Manual 480 - informativas planillas 2013
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1 www.SucmTax.com Manual para Formas 480.6A y 480.6B 21/FEB/14 1 2 Pasos a seguir para Forma 480A 21/FEB/14 2 3 REGISTRARSE E N www.sucmtax.com Si es un usuario existente, favor de entra a la aplicación y comenzar con el Paso 1. Si es un usuario nuevo, favor de seguir los siguientes pasos para su registro. 1. Acceder a la página www.sucmtax.com. 2. Oprimir el botón de “Registro” o ”Regístrese aquí” para crear los códigos de acceso y contraseña de la aplicación. Nota: Sólo deberá completar el proceso de registración la primera vez que utilice la aplicación 21/FEB/14 3 4 REGISTRARSE E N www.sucmtax.com ( C ONTINUACIÓN ) 3. Completar todos los campos para poder continuar. Si algún campo es dejado en blanco, el sistema le devolverá un mensaje de error y no le permitirá completar la registración hasta tanta haya completado todos los espacios requeridos. 4. Una vez haya completado todos los campos, oprima el botón CONTINUAR. Este proceso enviará un correo electrónico de validación a la OCAM. Por razones de seguridad los registros serán validados por el Área de Sistemas de Información de OCAM previo a la activación. 5. Una vez OCAM valide su código de acceso recibirá un correo electrónico de validación, su registración ha sido completada y podrá acceder a la aplicación. 6. Encontrará en correo electrónico de validación en la cuenta de correo electrónico que utilizó para registrarse. 21/FEB/14 4 5 ENTRAR A L A A PLICACIÓN U TILIZANDO S U CÓ DIGO D E A CCESO Y CONTRASE Ñ A 1-­‐ De haber salido de la aplicación acceder a la página www.sucmtax.com. 2-­‐ Complete los renglones con su correo electrónico y su contraseña aprobada. 3-­‐ Oprima el botón “Entrar”. • Si desea guardar su información de acceso para acelerar la entrada la próxima vez que entre, seleccione el botón de “Guardar credenciales en esta computadora” antes de oprimir el botón “ENTRAR”. 21/FEB/14 5 6 AÑADIR N UMEROS D E S ECUENCIA E N L A 480.6A E N L A PANTALLA D E CONFIGURACIÓN 1-­‐ Seleccionar el enlace “INFORMATIVAS”. 2-­‐ Luego seleccionar el enlace “PASO 4 – Configuración”. 3-­‐ Añadir en “480.6A: Números de Control (Secuencia)”, verificar que hayan entrado en el número de “Comienzo” y “Fin”, para las 480.6A la secuencia asignada. 4-­‐ Oprimir el enlace “GUARDAR” una vez haya completado todos los campos. 21/FEB/14 6 7 PASO 1 – LLENAR E IMPORTAR D ATOS E N EXCEL P ARA L A 480.6A Para descargar las plantillas de la forma 480.6A: 1-­‐ Seleccione el botón “INFORMATIVAS”. 2-­‐ Seleccione el botón “Formas 480.6A”. 21/FEB/14 7 8 PASO 1 – LLENAR E IMPORTAR D ATOS E N EXCEL P ARA L A 480.6A 3-­‐ Seleccione el botón “Importar de Excel”. 4-­‐ Seleccione el archivo que contiene la tabla de Excel previamente guardada. 5-­‐ Seleccione el botón “Subir al Portal”. 21/FEB/14 8 9 PASO 1 – LLENAR E IMPORTAR D ATOS E N EXCEL PARA L A 480.6A 6-­‐ Verificar que los siguientes campos requeridos, estén completados en la tabla de Contribuciones: • Núm. Seg. Soc. (tienen que ser nueve dígitos sin guión y no pueden haber núm. Seguro Social repetidos) • Nombre (NO puede estar en blanco) • Dirección 1 (NO puede estar en blanco, ni tener parte del nombre de la Compañía) • Ciudad (NO puede estar en blanco) • Estado (NO puede estar en blanco) • Zip Code (NO puede estar en blanco, únicamente los primeros 5 dígitos) • Cantidad en el encasillado Pagado correspondiente a la 480.6A (no puede tener signo de $$ y escribir las cantidades con los centavos, Ej: 100.45 y/o 200.00) Nota: De encontrar algún error o necesitar modificas la información del Suplidor, deberá realizar los cambios en la tabla de Excel y volver a realizar el procedimiento 1. Este proceso se puede realizar varias veces hasta que el municipio esté seguro que la información está completa y correcta. 7-­‐ Continuar al siguiente paso. 21/FEB/14 9 10 PASO 2-­‐ IMPRIMIR E L F ORMULARIO D E R ESUMEN 480.5A 1-­‐ Seleccionar el botón “MENU”. 2-­‐ Seleccionar el botón “Formulario de Resumen PDF (480.5A)”. 3-­‐ Seleccionar “Open” y una vez sea generado, verificar que la información que presenta el formulario sea la correcta. 4-­‐ Luego podrá guardar el documento en formato PDF. Imprimir las formas y guardarla para sus records. 21/FEB/14 10 11 PASO 3-­‐ BAJAR E L A RCHIVO PARA COLECTURÍA VIRTUAL (480.6A) 1-­‐ Seleccione el botón “MENU”. 2-­‐ Seleccione el botón “Bajar Archivo de Colecturía Virtual (480.6A)”. 3-­‐ La aplicación generará un archivo ASCII llamado: F4806AY13_ NOMBRE DEL MUNICIPIO_2013. Oprimir el botón a la derecha del “Save”, escoger “Save as” y guardar el archivo en el directorio C:\TAX2013. 21/FEB/14 11 12 PASO 4 – IR A C OLECTURIA V IRTUAL Y S UBIR E L A RCHIVO (480.6A) 1-­‐ Seleccione el botón “MENU”. 2-­‐ Seleccione el botón “Ir a Colecturía Virtual y Subir Archivo”. 21/FEB/14 12 13 PASO 4 – IR A C OLECTURIA V IRTUAL Y S UBIR E L A RCHIVO (480.6A) 3-­‐ 4-­‐ 5-­‐ 6-­‐ Completar el campo “Nombre de usuario”. Completar el campo “Contraseña”. Completar este campo con el Código de seguridad generado por el sistema. Seleccionar el botón de “Entrar”. 7-­‐ Seleccionar el enlace “W2 / W2C e Informativas”. 21/FEB/14 13 14 PASO 4 – IR A C OLECTURIA V IRTUAL Y S UBIR E L A RCHIVO (480.6A) 8-­‐ Seleccionar el botón de “Transferencia de Archivos”. 9-­‐ Seleccione el Año Contributivo. 10-­‐ Seleccione la clase de formulario. 11-­‐ Oprima “Cargar” y seleccione el archivo llamado: F4806AY13_NOMBRE DEL MUNICIPIO _2013. 12-­‐ Oprima Transferir Archivo. Nota: Este proceso validará el archivo en línea cuyo tamaño máximo no excederá de 8MB. 21/FEB/14 14 15 PASO 4 – IR A C OLECTURIA V IRTUAL Y S UBIR E L A RCHIVO (480.6A) 13-­‐ Si el archivo no tiene errores, el botón de “Submit File” estará disponible, de lo contrario; aparecerá una tabla con los reparos correspondientes. 14-­‐ Oprima el “Submit File” para radicar electrónicamente la información. Nota: El programa Adobe Reader es requerido para poder leer este tipo de archivo. Este programa se puede obtener de forma gratuita en la siguiente dirección http://www.adobe.com • • Dependiendo de la seguridad del “Web Browser” en ocasiones las ventanas son bloqueadas automáticamente. Si su Hoja de Confirmación no aparece es muy probable que su “Web Browser” (navegador) esté bloqueando la misma o no tenga instalado Adobe Reader en su computadora. De no aparecer la imagen en pantalla, puede imprimirlo manualmente, seleccionando el botón de “Print” localizado al final de la pantalla. 15-­‐ Una Hoja de Confirmación aparecerá en otra ventana como un archivo en formato PDF, que debe ser guardada para sus “records”. 16-­‐ Identificar el Número de Confirmación. 21/FEB/14 15 16 PASO 5 – ENTRAR E L N UMERO D E CONFIRMACION (480.6A) 1-­‐ Seleccione el botón “MENU”. 2-­‐ Seleccione el botón “Entrar Número de Confirmación (408.6A)”. 3-­‐ Entrar el número de confirmación en el encasillado “Confirmación A”. 21/FEB/14 16 17 PASO 5 – ENTRAR E L N UMERO D E CONFIRMACION (480.6A) 4-­‐ Oprima el botón “GUARDAR” localizado en la parte de arriba o en la parte de debajo de la aplicación. 21/FEB/14 17 18 PASO 6 – GENERAR L AS IMÁGENES E N P DF (480.6A) 1-­‐ Seleccione el botón “INFORMATIVAS”. 2-­‐ Seleccione el botón “Formas 480.6A”. 3-­‐ Seleccione el botón “MENU”. 21/FEB/14 18 19 PASO 6 – GENERAR L AS IMÁGENES E N P DF (480.6A) 4-­‐ Seleccione el botón “Generar Batch de PDF (480.6A)”. La aplicación comenzará a crear las imágenes de las formas oficiales. 5-­‐ Seleccionar “Open” y una vez sean generadas en la pantalla, podrá guardarlas en un archivo en formato PDF. Luego imprimir las formas y entregarlas a los Suplidores. 21/FEB/14 19 20 Pasos a seguir para Forma 480.6B 21/FEB/14 20 21 AÑADIR N UMEROS D E S ECUENCIA E N L A 480.6A E N L A PANTALLA D E CONFIGURACIÓN 1-­‐ Seleccionar el enlace “INFORMATIVAS”. 2-­‐ Luego seleccionar el enlace “PASO 4 – Configuración”. 3-­‐ Añadir en “480.6B: Números de Control (Secuencia)”, verificar que hayan entrado en el número de “Comienzo” y “Fin”, para las 480.6B la secuencia asignada. 4-­‐ Oprimir el enlace “GUARDAR” una vez haya completado todos los campos. 21/FEB/14 21 22 PASO 1 – LLENAR E IMPORTAR D ATOS E N EXCEL P ARA L A 480.6B Para descargar las plantillas de la forma 480.6B: 1-­‐ Seleccione el botón “INFORMATIVAS”. 2-­‐ Seleccione el botón “Formas 480.6B”. 3-­‐ Seleccione el botón “Importador de Excel”. 21/FEB/14 22 23 4-­‐ Seleccione el archivo que contiene la tabla en Excel para la 480.6B previamente guardada. 21/FEB/14 23 24 PASO 1 – LLENAR E IMPORTAR D ATOS E N EXCEL PARA L A 480.6B 5-­‐ Seleccione el botón “Subir al Portal”. 21/FEB/14 24 25 PASO 1 – LLENAR E IMPORTAR D ATOS E N EXCEL PARA L A 480.6B 6-­‐ Verificar que los siguientes campos requeridos, estén completados en la tabla de Contribuciones: • Núm. Seg. Soc. (tienen que ser nueve dígitos sin guión y no pueden haber núm. Seguro Social repetidos) • Nombre (NO puede estar en blanco) • Dirección 1 (NO puede estar en blanco, ni tener parte del nombre de la Compañía) • Ciudad (NO puede estar en blanco) • Estado (NO puede estar en blanco) • Zip Code (NO puede estar en blanco, únicamente los primeros 5 dígitos) • Cantidad en los encasillados Pagado y Retenido correspondiente a la 480.6B (no puede tener sigo no $$ y escribir las cantidades con centavos, Ej: 100.45 y/o 200.00) ** NOTA: Favor de NO modificar el formato de las tablas (Excel), ya que esto altera el proceso de validación al importar la data en la aplicación SUCMTAX. De encontrar algún error o necesitar modificas la información del Suplidor, deberá realizar los cambios en la tabla de Excel y volver a realizar el procedimiento 1. Este proceso se puede realizar varias veces hasta que el municipio esté seguro que la información está completa y correcta. 7-­‐ Continuar al siguiente paso. 21/FEB/14 25 26 PASO 2 – ENTRAR C UADRE D E R ETENCIONES (480.6B1) 1-­‐ Seleccione el botón “MENU”. 2-­‐ Seleccione el botón “Entrar Cuadre de Retenciones (480.6B1)”. 3-­‐ Completar todos los campos requeridos de Pagado, Retenido y Depositado en ambas partes. 21/FEB/14 26 27 PASO 2 – ENTRAR C UADRE D E R ETENCIONES (480.6B1) 4-­‐ Una vez haya completado todos los campos, seleccione el botón “Guardar” localizado en la parte de arriba o de abajo de la pantalla. De haber alguna diferencia, la aplicación le dará una advertencia sobre el error encontrado y no permitirá guardar la información. 5-­‐ Seleccione el botón “<Regresar”. 21/FEB/14 27 28 PASO 3 – IMPRIMIR E L F ORMULARIO D E R ESUMEN PDF (480.5B) 1-­‐ Seleccione el botón de “MENU”. 2-­‐ Oprima el botón “Formulario de Resumen PDF (480.5B)”. 3-­‐ La aplicación le generará el archivo que deberá ser guardado. 21/FEB/14 28 29 PASO 4 – BAJAR A RCHIVO D E L A C OLECTURIA V IRTUAL (480.6B) 1-­‐ Seleccione el botón “MENU”. 2-­‐ Seleccione el botón “Bajar Archivo de Colecturía Virtual (480.6B)”. 3-­‐ La aplicación generará un archivo ASCII llamado: F4806BAY13_NOMBRE DEL MUNICIPIO_2013. Oprimir el botón a la derecha del “Save”, escoger “Save as” y guardar el archivo en el directorio C:\TAX2013. 21/FEB/14 29 30 PASO 5 -­‐ IR A C OLECTURIA V IRTUAL Y S UBIR E L A RCHIVO (480.6B) 1. Seleccione el botón “MENU”. 2. Seleccione en botón “Ir a Colecturía Virtual y Subir Archivo”. 21/FEB/14 30 31 PASO 5 – IR A C OLECTURIA V IRTUAL Y S UBIR E L A RCHIVO (480.6B) 3. 4. 5. 6. Completar el campo “Nombre de usuario”. Completar el campo “Contraseña”. Completar este campo con el Código de seguridad generado por el sistema. Seleccionar el botón de “Entrar”. 7. Seleccionar el enlace “W2 / W2C e Informativas”. 21/FEB/14 31 32 PASO 5 – IR A C OLECTURIA V IRTUAL Y S UBIR E L A RCHIVO (480.6B) 8. Seleccionar el botón de “Transferencia de Archivos”. 9. Seleccione el Año Contributivo 2013. 10. Seleccione la clase de formulario 480.6B. 11. Oprima “Cargar” y seleccione el archivo llamado: F4806BY13_NOMBRE DEL MUNICIPIO _2013. 12. Oprima Transferir Archivo. Nota: Este proceso validará el archivo en línea cuyo tamaño máximo no excederá de 8MB. 21/FEB/14 32 33 PASO 5 – IR A C OLECTURIA V IRTUAL Y S UBIR E L A RCHIVO (480.6B) 13. Si el archivo no tiene errores, el botón de “Submit File” estará disponible, de lo contrario; aparecerá una tabla con los reparos correspondientes. 14. Oprima el “Submit File” para radicar electrónicamente la información. 15. Una Hoja de Confirmación aparecerá en otra ventana como un archivo en formato PDF. Nota: El programa Adobe Reader es requerido para poder leer este tipo de archivo. Este programa se puede obtener de forma gratuita en la siguiente dirección http://www.adobe.com • • Dependiendo de la seguridad del “Web Browser” en ocasiones las ventanas son bloqueadas automáticamente. Si su Hoja de Confirmación no aparece es muy probable que su “Web Browser” (navegador) esté bloqueando la misma o no tenga instalado Adobe Reader en su computadora. De no aparecer la imagen en pantalla, puede imprimirlo manualmente, seleccionando el botón de “Print” localizado al final de la pantalla. 16. Una hoja de Confirmación aparecerá en otra ventana como un archivo en formato PDF, que debe ser guardada para sus “records”. 17. Identificar el Número de Confirmación. 21/FEB/14 33 34 PASO 6 – ENTRAR E L N UMERO D E CONFIRMACION (480.6B) 1-­‐ Seleccione el botón “MENU”. 2-­‐ Seleccione el botón “Entrar Número de Confirmación (480.6B)”. 21/FEB/14 34 35 PASO 6 – ENTRAR E L N UMERO DE C ONFIRMACION (480.6B) 3-­‐ Entrar el número de confirmación en el encasillado “Confirmación B”. 4-­‐ Oprima el botón “GUARDAR” localizado en la parte de arriba o en la parte de debajo de la aplicación. 21/FEB/14 35 36 PASO 7 – GENERAR L AS IMÁGENES E N PDF (480.6B) 1-­‐ Seleccione el botón “INFORMATIVAS”. 2-­‐ Seleccione el botón “Formas 480.6B”. 3-­‐ Seleccione el botón “MENU”. 21/FEB/14 36 37 PASO 7 – GENERAR L AS IMÁGENES E N PDF (480.6B) 4-­‐ Seleccione el botón “Generar Batch de PDF (480.6B)”. La aplicación comenzará a crear las imágenes de las formas oficiales. 5-­‐ Seleccionar “Open” y una vez sean generadas en la pantalla, podrá guardarlas en un archivo en formato PDF. Luego, imprimir las formas y entregarlas a los Suplidores. 21/FEB/14 37
