Tema 5. los libros contables. Portada

TEMA 5: LOS LIBROS
CONTABLES
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
Página 1
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
Página 2
UNIDAD FORMATIVA 1: GESTIÓN CONTABLE.
BLOQUE
I
INTRODUCCIÓN.
LA TEORÍA
CONTABLE.
BLOQUE
II
BLOQUE
III
EL PLAN GENERAL
DE CONTABILIDAD
TRATAMIENTO DE LAS
MASAS
PATRIMONIALES
BLOQUE
IV
BLOQUE
V
CUENTAS ANUALES
ANÁLISIS
ECONÓMICO Y
FINANCIERO DE LAS
CUENTAS
Contenido del Bloque I
Tema 1: El patrimonio empresarial
Tema 2: Las cuentas
Tema 3: Los hechos contables.
Tema 4: La partida doble.
Tema 5: Los Libros Contables.
Tema 6: El ciclo contable
TIPO DE CONOCIMIENTO: CONCEPTUAL Y PRACTICO
TAREA: C1. Interpretar correctamente, desde el punto de vista contable, la información representada en los
documentos, justificantes de las operaciones económico-financieras, que afecten al patrimonio de la
empresa.
C3. Elaborar la información relativa a un ciclo económico aplicando adecuadamente la metodología
contables y los principios y normas del PGC.
TEMA 5: LOS LIBROS CONTABLES
Objetivo/ Puntos del Objetivo
FECHA
REALIZACIÓN
EVALUACIÓN
CE1.3 DESCRIBIR CORRECTAMENTE LOS DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTOS
MERCANTILES E INDICAR LA CLASE DE OPERACIÓN QUE REPRESENTAN.
CE1.4. EXPLICAR LA INFORMACIÓN RELEVANTE PARA LA CONTABILIDAD
REPRESENTADA EN LOS DOCUMENTOS MERCANTILES.
CE3.2. INTERPRETAR LAS PRESCRIPCIONES LEGALES QUE REGULAN LA
LEGALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE.
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
Página 3
Índice
1. Instrumentos materiales de la contabilidad. .................................................. 5
2. El código de comercio y leyes mercantiles...................................................... 5
LA CONTABILIDAD DE LOS EMPRESARIOS EN EL CODIGO COMERCIO (
ART. 25 a 49). ............................................................................................................... 6
LIBROS OBLIGATORIOS .................................................................................... 6
DILIGENCIADO DE LIBROS .............................................................................. 7
FORMAS DE LEGALIZACIÓN ............................................................................ 9
CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS .................................................................. 11
RECONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS:.......................................................... 12
LAS CUENTAS ANUALES: ............................................................................... 12
3. El libro de diario. ............................................................................................ 13
4. El libro de mayor. ........................................................................................... 16
5. El libro de inventario y cuentas anuales. ...................................................... 21
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
Página 4
1. Instrumentos materiales de la contabilidad.
Para que una empresa cumpla con el objetivo de la Contabilidad: reflejar la
imagen fiel de la empresa, de su situación económico - financiera y de los
resultados de la misma, es decir, sus beneficios o pérdidas, necesita de unos
instrumentos materiales a los que vamos a denominar: Libros de Contabilidad.
Los hechos contables o actos económico - financieros, que se generan en el
seno
de la
empresa
son
cronológicamente recogidos en
el
Libro Diario,
clasificados en el Libro Mayor y sintetizados en el Libro de Balances y Cuentas
Anuales , con el fin de saber la situación y evolución de la gestión de la empresa.
Cada una de estas operaciones es objeto de una anotación, la cuál se justifica en
virtud de los comprobantes o justificantes ( facturas, recibos, contratos, letras de
cambio, etc..). Esquemáticamente podemos representar la labor contable:
PR O C E SO C O N T AB LE B Á S IC O
J USTIF IC AN TES
DIAR IO
M AYO R
B AL ANCE S
A
P
S u m as
C u en ta
D
∑ D
=
H
S ald os
D
A
∑ H
∑= ∑
1.
Co ncreció n de lo s Hecho s Contables
2.
Captación Cro noló gica del a co ntec er de la E m presa
3.
Clasificació n
4.
Síntesis P erió dic a
∑ =
∑
Sistem ática
2. El código de comercio y leyes mercantiles.
En el
ámbito
contable, la normativa mercantil contempla básicamente la
regulación de las siguientes materias:
1. Normas Contables de obligado cumplimiento.
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
Página 5
2. Obligación de Depósito de las Cuentas Anuales.
3. Obligación de Auditoria de Cuentas.
4. Obligación de Consolidación de cuentas.
LA CONTABILIDAD DE LOS EMPRESARIOS EN EL CODIGO
COMERCIO ( ART. 25 a 49).
La normativa contable contenida en el Código de Comercio responde a la
redacción dada a esta materia por la ley 19/ 1989. Se agrupa en el Título III del
Libro Primero del Código, “ De la
contabilidad de los empresarios”, que se divide
en las tres secciones siguientes:
1. Sección 1ª: libros de los empresarios ( arts. 25 a 33)
2. Sección 2ª: Cuentas Anuales ( arts. 34 a 41).
3. Sección 3ª: Presentación de las cuentas en grupos de sociedades ( arts. 42 a
49).
LIBROS OBLIGATORIOS
Todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la
actividad de su Empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus
operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.
Se llevarán necesariamente los siguientes libros:
1. Libro de Inventarios y Cuentas anuales:
detallado
de
la
empresa.
cada
se abrirá con
trimestre
deberán
el balance inicial
transcribirse
los
correspondientes balances de comprobación, con sumas y saldos. Al final del
ejercicio se transcribirán las Cuentas Anuales y el inventario de cierre del
ejercicio.
2. Libro Diario: registrará día a día todas las operaciones relativas a la
actividad de la empresa, aunque será válida la anotación conjunta de los
totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de
que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
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con la naturaleza de la actividad de que se trate. Los libros deberán ser
llevados, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones,
tachaduras ni raspaduras. Las anotaciones contables deberán expresar los
valores en euros.
3. Libros de Actas: en él constarán al menos todos los acuerdos tomados por
la junta de socios. Ha de expresar los datos de convocatoria y constitución
del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, intervenciones de las que
se solicite constancia y los resultados de la votación ( art. 26.1 Cco.).
4. Libro de Acciones Nominativas: de obligatoria llevanza para sociedades
anónimas y en comanditas por acciones. Puede confeccionarse por medios
informáticos.
5. Libro de socios: propio de las sociedades de Responsabilidad Limitada, se
anotarán las circunstancias personales, las participaciones sociales que cada
uno de los socios posea y las variaciones que se produzcan. También puede
llevarse por medios informáticos.
6. Libro Registro de Contratos: se registran los contratos celebrados entre el
socio
único
y
la
sociedad,
para
las
sociedades
unipersonales
de
responsabilidad limitada ( art. 128 de la LSRL).
DILIGENCIADO DE LIBROS
Se realizará en el Registro Mercantil del lugar del domicilio social. En caso
de libros manuales, se presentarán para que antes de su utilización se ponga diligencia
del número de folios que tuviese el libro y en todas las hojas de cada libro, sello
de Registro.
Se permite la llevanza de libros mecanizados, sobre hojas cambiables que
deberán ser encuadernadas correlativamente. En este caso, la legalización se realizará
antes de que trascurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
La instrucción del 26 de junio de 1996, de la D.G.R.N, sobre legalización y
depósito de las cuentas de las entidades jurídicas en el Registro Mercantil ha
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
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clarificado algunas contradicciones existentes entre el Reglamento del Registro
Mercantil y las normas del Impuesto de Sociedades. Expresamente determina que:
aun sin ser empresario, se legalizarán en el Registro Mercantil los libros de
aquellos que tengan obligación de legalizar en virtud de otra norma. Tal
obligación se particulariza para fundaciones, asociaciones, cooperativas, etc.
En el caso de sucursales de una empresa debidamente inscritas que lleven registros,
pueden legalizarlos en el Registro Mercantil correspondiente a la circunscripción
registral de su domicilio ( art. 337 del RRM).
Caso particular de las comunidades de bienes:
En el caso de que una comunidad de bienes constituida para el ejercicio de
una actividad empresarial se puede plantear si cabe o no la legalización por el
Registro Mercantil de sus libros de comercio.
La omisión de las comunidades
consecuencia, y por la aplicación
de bienes en la enumeración que de los sujetos pasivos d
del Código de Comercio ( art.27) y del
Reglamento del RM ( art. 329 y ss.), únicamente en la medida en que dichas
comunidades pueden ser calificadas como empresarios, cabe acceder a la legalización
de los libros obligatorios en el RM.
En tal sentido, las comunidades de bienes no ostentan la condición de
empresarios, pues carecen de personalidad jurídica, de suerte que tal condición ha
de referirse a los comuneros o partícipes. Todo ello conduce a la conclusión de que
los libros que pueden llevar tales comunidades no son libros de comercio de un
concreto empresario, pues los asientos que en ellos se pueden recoger no reflejan
operaciones en las que la comunidad como tal sea parte, ni sus resultados le son
directamente imputables ( DGRN Resolución de 16 – 2- 2000).
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
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FORMAS DE LEGALIZACIÓN
Dos son las principales formas de Legalización de los libros de los
empresarios:
a) Legalización a priori, antes de su utilización, en cuyo caso se exige que
los libros se encuentren completamente en blanco y sus folios se encuentren
numerados de forma correlativa.
b) Legalización a posteriori, del libro, formado por hojas sobre las que
previamente se ha realizado los correspondientes registros y anotaciones por
cualquier procedimiento idóneo, en cuyo caso se exigen los siguientes requisitos:
1. Su previo encuadernamiento hasta formar el libro.
2. Estar encuadernados de modo que no sea posible la sustitución de los
folios.
3. Tener
el
primer
folio
en
blanco
y
los
demás
numerados
correlativamente y por orden cronológico que corresponda a los asientos
y anotaciones practicados.
4. Anular los posibles espacios en blanco.
En el caso de los libros obligatorios cuya legalización se pretenda a
posteriori, se exige que ésta se practique antes de que transcurran los 4 meses
siguientes a la fecha de cierre del ejercicio, dicho plazo de cuatro meses se refiere a
la presentación para su legalización.
El plazo previsto para practicar la legalización, en caso de que la solicitud se
haya realizado en debida forma y los libros reúnan los requisitos exigidos en cada
caso, es de 15 días contactos a partir de la fecha de su presentación en el Registro.
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
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Legalización por procedimientos telemáticos
La instrucción de 31 de diciembre de 1999, de la Dirección General de los
Registros y del Notariado, regula la legalización de libros en los Registros
Mercantiles a través de procedimientos telemáticos.
En virtud de la misma, los libros de los empresarios que pueden ser
presentados para su legalización después de ser utilizados, cuando se lleven en
soporte informático, pueden legalizarse mediante su presentación en algunos de de
estos soportes:
1. Impresos y encuadernados en soporte papel.
2. Mediante soporte informático.
3. A través de procedimientos telemáticos de comunicación en línea.
a) Soporte magnético: El registrador debe informar a los interesados sobre la
posibilidad de legalización mediante la presentación de libros en soporte informático
de disco de 3,5 pulgadas, y en su caso, en el soporte o soportes utilizados, de entre
los habituales en el mercado. Los discos deben cumplir ciertos requisitos de formato
y contenido establecidos en el anexo I de la instrucción referenciada.
La instancia de solicitud de legalización de libros a través de este medio
debe ajustarse al modelo especificado en el anexo II de la instrucción. A la instancia
debe acompañar una relación de libros cuya legalización se solicita, con indicación
de la firma digital generada por cada uno de ellos por aplicación del algoritmo
estándar MD5. la relación ha de ajustarse al modelo establecido en el anexo III de
la instrucción.
b) Vía telemática: los libros susceptibles de presentación en soporte
magnético pueden ser legalizados mediante la correspondiente solicitud remitida
telemáticamente a una dirección de correo electrónico que se debe habilitar al efecto
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
Página 10
y comunicar al público en lugar visible, y en su caso, en la página Web de la red
de Internet.
Las firmas de quienes autorizan la solicitud y la relación de firmas generadas
por los libros a legalizar deben reunir los requisitos establecidos
en materia de
firma electrónica avanzada y con la preceptiva intervención de entidad prestadora de
servicios de certificación. En lo demás se aplica lo establecido para la legalización
de libros presentados en soporte magnético.
CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y
justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a
partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por
disposiciones generales o especiales.
Supuestos especiales:
1. En
caso de cese de la actividad del empresario individual: persiste la
obligación del
ex - empresario de conservar los libros, documentación y
justificantes contables durante el plazo prescrito. Dicha obligación recae sobre
sus herederos en caso de fallecimiento del empresario.
2. En
los supuestos de disolución de sociedad mercantil: la responsabilidad
recae sobre los liquidadores, al menos durante el periodo de liquidación. Una
vez liquidada y extinguida la sociedad, se prevé el depósito de los libros de
comercio, la correspondencia, la documentación y los justificantes concernientes
a su tráfico en el Registro Mercantil, salvo que en la escritura de liquidación
los liquidadores hubieran asumido el deber de conservación de dichos libros y
documentos durante el plazo de 6 años a contar desde la fecha del asiento de
cancelación de la sociedad, o hubiese manifestado que la sociedad carece de
ellos.
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
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3. Los
Auditores de
Cuentas: deben conservar durante un plazo de 5 años,
contado a partir de la fecha del informe de auditoría, la documentación y
papeles de trabajo que soportan el informe emitido.
RECONOCIMIENTO DE LAS CUENTAS:
La contabilidad de los empresarios es secreta, sin perjuicio de otras
disposiciones legales. El reconocimiento general de los libros, correspondencia y
demás documentos del empresario, sólo podrá decretarse de oficio o a instancia de
parte,
en
los
casos
de
sucesión
universal,
suspensión
de
pagos,
quiebras,
liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles, expedientes de regulación de
empleo, y cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan
derechos a
su examen directo. También podrá decretarse la exhibición de los libros
y documentos de los
empresarios a instancia de parte o de oficio, cuando la
persona a quien pertenezca tenga interés o responsabilidad en el asunto en que
proceda la exhibición. Dicho reconocimiento se hará en el establecimiento del
empresario, en su presencia o en la de la persona que designe, debiendo adoptarse
las medidas oportunas para la debida conservación y custodia de los libros y
documentos.
LAS CUENTAS ANUALES:
Las cuentas anuales, están compuestas por: el balance de situación, la cuenta
de pérdidas y ganancias, la memoria y el estado de cambios de patrimonio neto. En
casos excepcionales, si la aplicación de una disposición legal en materia de
contabilidad fuera incompatible con la imagen fiel que deben proporcionar las
cuentas anuales, tal disposición no será aplicable, dejando suficiente explicación en
la memoria. Los modelos de presentación de las cuentas anuales para su depósito
en el Registro Mercantil viene recogidos en la Orden de 30 de abril de 1999 por la
que
se modifica la de 14 de enero de 1994 por la que se aprobaban los modelos
de presentación de las Cuentas Anuales para su depósito en el Registro Mercantil
correspondiente y se aprueban los modelos de presentación en euros de las Cuentas
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
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anuales ( BOE 19/5/99) e Instrucción de 26 de mayo de 1999, de la Dirección
General de los Registros y del Notario, sobre presentación de las Cuentas Anuales
en los Registros Mercantiles mediante soporte informático y sobre recuperación de
sus archivos (BOE 10 / 6 / 99). Para el ejercicio 2001 habrá que tener en cuenta la
Orden de 8 de octubre que 2001 por lo que se aprueban los modelos de
presentación
de
cuentas anuales para
su
deposito
en
el Registro
Mercantil
correspondiente ( BOE 9 – 11- 2001).
El balance comprenderá con la debida separación los bienes y derechos que
constituye el activo y las obligaciones que forman el pasivo de la empresa,
especificando los fondos propios. Deben de figurar las cifras del ejercicio que se
cierra y las del inmediatamente anterior. La cuenta de pérdidas y ganancias
comprenderá con la debida separación los ingresos y los gastos del ejercicio y por
diferencia el resultado del mismo, distinguiendo los resultados ordinarios de los que
se originen en circunstancias de carácter extraordinario. La
memoria completará,
ampliará y comentará la información contenida en el balance y la cuenta de pérdidas
y ganancias, y cuando resulte preceptivo incluirá el cuadro de financiación, en el que
se inscribirán los recursos obtenidos en el ejercicio y sus diferentes orígenes, así
como la aplicación o el empleo de los mismos en inmovilizado o en corriente.
3. El libro de diario.
El Libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la
actividad de la empresa, aunque será válida la anotación conjunta de los totales de
las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle
aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la
actividad de que se trate. Los libros deberán ser llevados, por orden de fechas, sin
espacios
en
blanco,
interpolaciones, tachaduras
ni
raspaduras. Las
anotaciones
contables deberán expresar los valores en euros.
La Estructura del Libro Diario
la podemos observar en el siguiente
esquema:
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
Página 13
1
01/01/2.002
1 0 0 0 5 ( 570 ) Caja €
a ( 430) Clientes
8
1. 0 0 0
7
5 0 0
5
2 0 0 0
Cobro por caja la factura nº:....
del cliente:.............................
5/01/2.002
2
5 0 0 6 (400) Proveedores
a ( 572) Bancos C/C
Pago por el Banco:...... al
Proveedor:............................
2/02/2.002
3
2 0 0 0 9 (600) Compra de Mercaderías
a (570) Caja €
Pago por Caja la factura nº:......, por
Compra de mercaderías al proveedor:..
3 5 00
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
Suma y Sigue
3 5 0 0
Página 14
3 5 00
3 5 0 0
Suma anterior
18/03/2.002
4
4 0 0 0 5 (570 ) Caja €
a (700) Ventas de Mercaderías
10
4 0 0 0
6
1 0 0 0
Cobro por Caja de la Factura nº:....
por la venta al cliente:..........
5
7/ 04/ 2.002
1 0 0 0 9 (600) Compra de Mercaderías
a (400) Proveedores
Compra de mercaderías al proveedor:..
Nº:..... documentada en la factura nº
x
Como podemos observar, el diario tiene una estructura para registrar de
forma clara y ordenada los distintos asientos que recogen a los hechos contables.
En el mismo, se anotarán: el número de asiento, la fecha, los cargos y abonos de
las distintas cuentas ,
los números de los folios del mayor que representan
mediante cuentas a los distintos elementos patrimoniales y una explicación del
asiento. Al finalizar una hoja del diario sumaremos las cantidades cargadas que
serán las mismas que las abonadas y se anotará: suma y sigue; en la siguiente hoja
se comenzará con : suma anterior, que recogerá las sumas anteriores. Destacar, que
en la columna de abono de cantidades parciales , se recogen operaciones que están
constituidas por varias partes, como por ejemplo la compra de mercaderías por un
total de 1.000€ de las que existen mercaderías de tipo A ( 500€), tipo B ( 300€) y
tipo C (200€); así, en la columna de abonos de cantidades parciales aparecerán estas
cantidades y en la columna de cantidades totales, un solo abono por valor de
1.000€.
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
Página 15
Aquí podemos observar un esquema de la estructura del Diario:
Número del
Asiento
Abonos de
Cantidades
Parciales
Cantidades
Abonos de
Cantidades Totales
Cargadas
Número del
folio del Mayor
que recoge las
cuentas cargadas
Número del folio
del Mayor que
recoge las cuentas
abonadas
Descripción del Asiento y su explicación
..................................................................................
4. El libro de mayor.
El
Libro
Mayor
es
un
libro
que
no
es
obligatorio, pero
que
es
imprescindible por que recoge en cada uno de sus folios a la cuenta que representa
los valores iniciales y los movimientos de los distintos elementos patrimoniales.
Toda anotación en el libro Diario, en los distintos asientos con sus correspondientes
cargos y abonos, han de traspasarse a las distintas
cuentas del mayor que representan a los correspondientes elementos patrimoniales.
Cada folio del mayor, en realidad es una cuenta que recoge los movimientos
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
-
Página 16
cargos
y abonos - de los distintos elementos patrimoniales. En
el mayor, las
anotaciones recogen tanto en los cargos como en los abonos, los siguientes
aspectos: fecha en que se produce el correspondiente cargo o abono, el número del
asiento que recoge el cargo o abono, concepto o motivo del cargo o abono, las
cantidades cargadas o abonadas que correspondan a cada cargo o abono, las
cantidades totales de cantidades cargadas o abonadas. Veamos un pequeño ejemplo,
basado en movimientos realizados en el diario anterior.
FOLIO Nº: 5
DEBE
(570) CAJA€
Fecha N.A
1/01/02
0
1/01/02
1
Concepto
Parcial
Total
Fecha N.A
Asiento de apertura 2.000 2.000 2/02/02
Cobro Factura nº..
HABER
3
Concepto
Parcial
Pago Factura nº
Total
2.000
1.000 3.000
SIGUE EN EL FOLIO Nº: .....
Este ejemplo recoge : el folio del mayor nº: 5, que representa al elemento
patrimonial ( 570) CAJA€, cuyo valor inicial de Caja€ es d e ( 2.000€), y los
movimientos: el cargo realizado el
día uno de Enero de 2.002,
en el asiento
número uno, por valor de 1.000€ debido al cobro de la factura nº:...., y el abono el
día 2 de Febrero de 2.002, en el asiento número 3, por valor de 2.000€ debido al
pago de la factura nº:... En este ejemplo, podemos observar cómo la columna de los
cargos
y abonos totales, recogen los cargos acumulados, así como los abonos
acumulados. Como estamos comentando, el mayor recoge la representación y medida
de cada uno de los distintos elementos patrimoniales, es decir, es una relación de
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
Página 17
2.000
cuentas que representan a cada uno de esos elementos patrimoniales. Por tanto, el
saldo de cada cuenta ( diferencia entre el total del Debe y el total del Haber), nos
indica el valor de cada uno de los distintos elementos patrimoniales. Como
indicamos anteriormente, cada asiento ha de trasladarse al libro mayor, por lo que
en
el
asiento
número
uno
del
Diario
del
ejemplo
anterior,
implicará,
independientemente del cargo reflejado en el folio del mayor, de la cuenta de
Caja€, por valor de 1.000€, el abono en el mayor, en la cuenta de (430) Clientes,
representada en el folio número 8, por valor de 1.000€, tal como se refleja en el
siguiente folio del mayor. Consideramos que el valor inicial de la cuenta de Clientes
es de 3.000€.
FOLIO Nº: 8
DEBE
Fecha
1/01/02
(430) CLIENTES
Concepto
Parcial
0 Asiento de apertura
3.000
Na
Total
Fecha
HABER
NA
Concepto
3.000 1/01/02 1 Pago Factura nº
Parcial Total
1.000
1.000
SIGUE EN EL FOLIO Nº: .....
Así, cada asiento que se realiza en el Diario, hay que traspasarlo al mayor,
en el caso anterior, en el asiento número uno, se ha traspasado al mayor el cargo
por valor de 1.000€ a la cuenta de ( 570) CAJA€, y el abono por valor de 1.000€
a la cuenta (430) CLIENTES. A modo de recordatorio, la cuenta de ( 570) CAJA€,
se ha cargado, puesto que es una cuenta de activo y ha tenido un aumento debido
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
Página 18
al cobro de una factura de un cliente, y como vimos en el estudio de motivos de
cargo y abono de las cuentas de activo, los aumentos se cargaban; así mismo, la
cuenta (430) CLIENTES, es una cuenta de activo, que disminuye, puesto que al
cobrar una factura, tenemos menos derechos de cobro documentados en facturas, por
tanto, las disminuciones de activo, se abonan. En el supuesto caso, de que la hoja
del mayor que representa a un elemento patrimonial, se agote bien en la columna
de cargos o de abonos, como podemos observar en la estructura de la hoja del
mayor, al final aparece: SIGUE EN EL FOLIO NÚMERO:....., así, en el caso de
que la columna de cargos o la de abonos del elemento patrimonial ( 570) Caja €,
representada en el folio número 5, se agotara , imaginemos el día 6/06/2.002, con
un total de cargos de 20.000€ y de abonos 16.000€, representaríamos a dicho
elemento en el
primer folio libre del mayor; supongamos que el primer folio libre
fuese el número 56, tendríamos: en el folio número 5, al final pondremos, SIGUE
EN EL FILIO NÚMERO 56, y en el folio número 56, pondremos: VIENE DEL
FOLIO NÚMERO 5,
a continuación, traspasaremos las sumas totales tanto del
debe como del haber y continuaremos con las correspondientes anotaciones de
cargos y abonos.
FOLIO Nº: 56
DEBE
Fecha
6/06/02
Na
VIENE DEL FOLIO NÚMERO: 5
(570) CAJA€
Concepto
Traspaso del folio 5
Parcial
20.000
Total
HABER
Fecha
20.000 6/06/02
NA
Concepto
Traspaso folio 5
Parcial
Total
16.000
16.000
Estructura del libro Mayor:
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
Página 19
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
Página 20
5. El libro de inventario y cuentas anuales.
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
es
un libro contable
obligatorio, que lo componen los siguientes apartados:
1. El Balance inicial detallado de la empresa.
2. Los Balances Trimestrales de Comprobación de Sumas y Saldos.
3. El Inventario Anual del Cierre del Ejercicio.
4. Las Cuentas Anuales:
a. El Balance de Situación
b. Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
c. Memoria.
d. El estado de cambios de patrimonio neto.
EL BALANCE INICIAL DETALLADO DE LA EMPRESA, recoge
todos los elementos patrimoniales con que cuenta la empresa al inicio de su
actividad, normalmente el día uno de Enero de los distintos ejercicios económicos.
En el mismo, aparecerán relacionados todos los
elementos de Activo: bienes y
derechos, y las obligaciones que forman el Pasivo de la empresa, especificando los
Fondos Propios, de acuerdo a los modelos establecidos. En el balance deben
aparecer los valores tanto del ejercicio que se comienza como del anterior en la
fecha correspondiente.
La estructura la podemos analizar en la página siguiente. Junto al Balance
Inicial detallado de la empresa, debemos recoger y realizar trimestralmente los
BALANCES
DE COMPROBACIÓN O DE
SUMAS Y SALDOS. Este
documento, se realiza para comprobar que la Contabilidad, en sus distintos libros, se
está realizando adecuadamente. Mediante este balance podemos comprobar que no
existen errores en los distintos documentos o libros: Diario y Mayor.
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
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Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
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Para confeccionar el Balance de Comprobación o de Sumas y Saldos,
seguiremos la estructura de la página siguiente y de acuerdo a las siguientes
instrucciones:
1. Se trasladarán las sumas totales de cada cuenta que hay abierta en el Libro
Mayor, tanto del Debe como del Haber.
2. La Diferencia, nos da el saldo correspondiente a cada cuenta, que en este caso
será: Deudor, Acreedor o Cero. Colocaremos el saldo deudor en su casilla
correspondiente, poniendo una rayita en el saldo acreedor. Si el saldo es
acreedor, la rayita se colocará en el saldo deudor y la cantidad que corresponda
en el saldo acreedor. Si el saldo es Cero, se pondrán dos rayas, una en cada
tipo de saldo.
3. Sumaremos las columnas del Debe y del Haber, así como las de los Saldos
deudores y las de los saldos acreedores.
4. Para comprobar que la contabilidad se está desarrollando correctamente,
observaremos que las columnas de las Sumas del Debe y del Haber son iguales,
así como, que coinciden con las sumas del Libro Diario. Otra condición es que
las sumas de los saldos acreedores y deudores también coincidan entre ellas.
Hemos de tener en cuenta que en la diferencia principal entre el Balance de
Situación y el de Comprobación es que en el Balance de Situación, sólo aparecen
las cuentas de Inventario, es decir, las cuentas de Activo y de Pasivo, que
pertenecen a los grupos del Plan General Contable: 1 a 5. Sin embargo, en el
Balance de Comprobación, aparecerán las cuentas de Inventario , de Activo y Pasivo,
así como las cuentas del grupo 6 : Compras y Gastos por Naturaleza, y las cuentas
del grupo 7: Ventas e Ingresos por Naturaleza. Los Balances de Comprobación se
realizarán trimestralmente: los días 31 de marzo, 30 de Junio, 30 de Septiembre y
31 de Diciembre antes del asiento de Regularización : asiento mediante el cuál se
determina el Resultado ( Benéfico o Pérdida ) del ejercicio. Mediante este asiento,
todas las cuentas del grupo 6 y 7, se llevarán a Pérdidas y Ganancias, quedando
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
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cerradas y sus totales, aparecerán en la cuenta del grupo uno ( 129) PÉRDIDAS Y
GANANCIAS.
Los balances de Comprobación son muy útiles puesto que cualquier error en
el Libro Diario o en el Libro Mayor se detectará en la confección de dicho
Balance
nce al no coincidir las comprobaciones anteriormente especificadas.
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
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LA CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS O CUENTA
DE RESULTADOS:
1. Está destinada a poner de manifiesto el resultado derivado de la Gestión
empresarial a lo largo del ejercicio económico.
2. Comprende, separadamente, los ingresos y gastos del ejercicio. Y por la
diferencia entre ambas magnitudes, el resultado del mismo.
3. Se distingue entre los resultados propios de la Explotación de los que no lo
sean o se originen en circunstancias extraordinarias.
4. La
Ley de Sociedades Anónimas ( LSA), desarrolla su estructura obligatoria.
5. Para determinadas sociedades se permite la formulación de la Cuenta de
Pérdidas y Ganancias de forma abreviada.
La Cuenta de Resultado del ejercicio aparecerá en el libro mayor con sus
correspondientes cargos por la suma total de Compras y Gastos del Ejercicio, y
sus
abonos
por
la
suma
total
de
Ventas
e
Ingresos
del
Ejercicio.
Independientemente de que aparezca en el Libro Mayor, es Obligatorio realizar una
cuenta de Pérdidas y Ganancias donde se relacionen todas las Compras y Gastos
del Ejercicio y, todas las Ventas e Ingresos del Ejercicio, de acuerdo a los modelos
establecidos por Ley.
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
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La Estructura la podemos observar en la página siguiente.
LA MEMORIA
es un documento de las Cuentas Anuales en el cuál se
explica, por qué ell resultado obtenido es el que es, así como que normas,
principios y criterios de valoración e interpretación se han seguido. Estará
compuesta:
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1. Ha de ser completa, amplia y comenta la información contenida en el
balance y en la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
2. Las sociedades que formulan un balance abreviado pueden presentar una
memoria abreviada.
3. Recogerá las excepciones y desviaciones de los principios contables.
4. Los principios y prácticas contables utilizadas por la empresa.
5. Criterios
de
Valoración
aplicados
y
Métodos
de
Cálculo
de las
correcciones de valor.
6. La imposibilidad si existiese de comparar las cifras del ejercicio que se
cierra con las del ejercicio anterior.
7. La justificación del cambio de estructura del balance y de la cuenta de
Pérdidas y Ganancias de un ejercicio a otro.
8. Determinadas partidas de las cuentas anualizadas.
9. La propuesta de distribución de beneficios, que sólo puede ir a reservas
o a dividendos.
10. El cuadro de Financiación ( E. O.A.F), donde se especifican los recursos
obtenidos, su origen, aplicación o empleo. En definitiva, el cuadro de
financiación recoge los recursos obtenidos en el ejercicio y sus diferentes
orígenes,
así
como
la
aplicación
o
empleo
de
los
mismos
en
inmovilizado o en circulante.
11. Los ingresos por un lado y los gastos por otro.
12. Los acontecimientos posteriores al cierre. Por ejemplo, posibles pérdidas.
13. La situación fiscal. Incluyendo inspecciones y las contingencias fiscales.
14. La conciliación entre el resultado contable después de impuestos y la
Base imponible. Es decir, las diferencias entre el resultado contable y el
fiscal, cuando éste no coincida con los principios contables.
15. Cuando sea necesario para la comprensión de las cuentas anuales, debe
indicarse la relación de unas partidas con otras o si un elemento del
activo o del pasivo puede figurar en varias partidas.
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
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16. La información a incluir en la Memoria de las Cuentas Anuales,
correspondiente al ejercicio en que se realiza la conversión de pesetas a
euros es la siguiente:
•
Planes elaborados para
la introducción del euro: importes estimados,
plazo para realizarlos e inversiones futuras.
•
Cuantificación de las diferencias de cambio derivadas de la introducción
del euro.
•
Operaciones o contratos de tipo de cambio respecto a monedas de
Estados participantes.
•
Importe de los Gastos y pérdidas derivados de la introducción del euro,
así como posibles provisiones.
•
Diferencias significativas ocasionadas por el redondeo. En particular,
sobre la cifra de capital.
En el caso de Cuentas consolidadas, se informará sobre el importe de las
diferencias de conversión correspondientes a las sociedades dependientes en Estados
participantes a las que se les aplica el método de tipo de cambio de cierre. Y si se
aplica el método monetario – no monetario se incluirá información sobre los
resultados de la conversión indicando el criterio empleado para su imputación a
resultados y sobre las diferencias de valoración respecto al valor histórico que se
producen
en las
sociedades
extranjeras
expresadas
en
monedas
de Estados
participantes.
1. Tras el cierre del ejercicio Social: se dispondrá de seis meses para la aprobación
por los socios. En los tres primeros meses se formulará por parte del Consejo de
Administración o el órgano de Administración
( según la sociedad) las
cuentas anuales. En los siguientes tres meses se presentarán para su aprobación
por los socios, previa convocatoria de 15 días de antelación, donde los
documentos contables deben quedar a disposición de los socios y accionistas .
Bloque I: Introducción, La Teoría Contable
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2. Una vez aprobadas las cuentas se dispone de un mes para su Depósito en el
Registro Mercantil. En un plazo de 15 días se producirá una Calificación del
Registrador: Asiento en el libro de Depósito de Cuentas; Defecto subsanable,
donde se dispone de 5 meses para su nueva presentación y cierre del registro;
Defecto subsanable.
3. Las sanciones pecuniarias por no Registro son de: 1. 200 € a 60.000 €.
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