Módulos SADE - Mi Buenos Aires Web

Talleres
“Módulos SADE”
Informe Anual de Actividades y Resultados 2015
(Versión 1.0 – Noviembre de 2015)
Contenido y Docencia:
Secretaría Legal y Técnica
DG de Gestión Documental
GO de Capacitación y Formación Continua
Organización y Logística:
Dirección General Relaciones Laborales e Institucionales
GO UCCOP
1
1) Introducción
El presente informe tiene como objetivo describir y presentar las acciones
desarrolladas y los resultados alcanzados en la implementación de las capacitaciones
denominados genéricamente “Módulos SADE”, integrados por los talleres:
Introducción al SADE y Escritorio Único; Comunicaciones Oficiales (CCOO) I y II;
Generación de Documentos Oficiales (GEDO) I, II y III; Expediente Electrónico (EE)
niveles I, II, III y IV; Caja Chica Común y Especial; Gastos de Movilidad; Viáticos,
Alojamientos y Pasajes; y Procedimiento de Nombramientos Electrónicos para el
Ministerio de Salud (NOE) correspondientes tanto al Programa de Entrenamiento para
Responsables de Oficinas de Personal (PEROP) como a su Ciclo de Actualización,
desarrollados durante 2015.
Estos talleres se realizan conjuntamente entre la DG de Gestión Documental (GO
de Capacitación y Formación Continua) y la GO UCCOP, dependientes de la Secretaría
Legal y Técnica de Jefatura de Gobierno y del Ministerio de Modernización,
respectivamente, y el aval del Instituto Superior de la Carrera (ISC), con la finalidad de
capacitar a los empleados de áreas de recursos humanos de todo el GCBA en el uso
cotidiano de las nuevas herramientas electrónicas que va adoptando el Gobierno local.
Cabe aclarar que el contenido de estos talleres está actualizado, con validez
operativa desde julio de 2012 hasta finales de 2015, ya que se considera necesario
asentar estas capacitaciones teniendo en cuenta que se seguirán agregando y
actualizando más módulos al Sistema de Administración de Documentos Electrónicos
(SADE), lo que obligará a extender la grilla académica. Así, podemos resumir los
2
talleres SADE dictados durante 2015, de los que participaron un total de 733
personas, de la siguiente manera:
Introducción al SADE y Escritorio Único
Este taller introductorio consiste en una clase teórica en la que se explica qué
es la plataforma SADE, cuáles son los elementos que la componen, sus usos y
aplicaciones. Se realizaron 5 encuentros con un total de 188 asistentes. De estos
encuentros 2 estuvieron destinados sólo al Ministerio de Educación (161 asistentes) y
uno al Ministerio de Desarrollo Social (10 participantes).
Módulo CCOO I y II
Del módulo Comunicaciones Oficiales I (CCOO) se llevaron a cabo 4 encuentros
con un total de 53 participantes, mientras que del Nivel II hubo 3 encuentros con la
participación de 46 personas. En total fuer on 7 talleres con la asistencia de 99
empleados de áreas de RRHH.
Esta herramienta permite el intercambio electrónico de las notas y memos que
se realizan dentro del ámbito del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.
A través de esta aplicación -que se incorpora al SADE con el objetivo de agilizar
los tiempos de gestión administrativa- se ejecuta la creación, numeración, firma,
comunicación y archivo de las comunicaciones internas de un modo más seguro,
controlado, automático; con un soporte y registro digital, que elimina la necesidad de
su registro y conservación en soporte papel.
En el nivel II, creado este año, se profundizan la práctica de estos
conocimientos.
Módulo GEDO (Niveles I, II y III)
El módulo Generador de Documentos Electrónicos Oficiales (GEDO), que
también integra el Sistema de Administración de Documentos Electrónicos – SADE,
permite la generación electrónica, registro y archivo de documentos tales como
informes, providencias y disposiciones que se realizan dentro del ámbito del Gobierno
3
de la Ciudad de Buenos Aires. Cada nivel complejiza y profundiza la práctica de esta
temática.
Del Módulo GEDO, en todos sus niveles (I, II y III), se realizaron 14 cursos con
un total de 150 personas, 65 en GEDO I (repartidos en 6 encuentros), 35 en GEDO II
(2 talleres) y 50 en GEDO III (2 cursos).
Modulo EE I, II, III y IV
Por Expediente Electrónico se entiende al conjunto ordenado de documentos
electrónicos que se encuentran en el Repositorio Único de Documentos Oficiales, para
la resolución de un trámite. Este módulo permite vincular documentos electrónicos, de
modo de conformar un expediente, teniendo en cuenta que todos los documentos que
formen parte de un expediente electrónico tienen que haber sido previamente
generados en forma electrónica a través de CCOO, GEDO, el propio EE, o bien, si
existieran en papel u otro formato, ser digitalizados a través de GEDO.
De los módulos EE I, II, III y IV se realizaron 14 encuentros en los que se
especificó acerca de sus usos y beneficios operativos, según correspondiera por nivel:
6 de EE I (uno de ellos destinado únicamente al Ministerio de Educación); 4 de EE II; 2
de EE III y 2 de EE IV con un total de 151 asistentes.
Módulo EE NOE
El módulo NOE desarrolla todo lo referente a la Gestión de los expedientes de
llamado a concurso y de designación para la cobertura de cargos en dependencias del
Ministerio de Salud (Caratulación, Carga de documentación obligatoria, control de
documentación y admisibilidad., Emisión Disposición Transitoria, Control y
actualización de información, Confirmación o Rechazo del trámite, Carga definitiva en
SIAL, Control de LUE, Cierre del expediente, Finalización de los procedimientos. Envío
del expediente a guarda temporal, entre otros temas).
Este taller se creó en 2015, orientado exclusivamente al Ministerio de Salud.
Se realizó en 4 oportunidades con un total de 55 participantes.
4
Módulo SADE EE Caja chica común y especial
En este taller se realiza una descripción general del trámite, su normativa y
recomendaciones, cómo se inicia y se caratula el trámite, y cómo es su procedimiento
administrativo electrónico para la prosecución del trámite. Este año se realizó 1 sólo
taller de esta temática con un total de 7 asistentes.
Módulo EE Gastos de Movilidad
El Módulo Gastos e Movilidad desarrolla una descripción general del trámite, su
normativa y recomendaciones, cómo se inicia y se caratula el trámite, y cómo es su
procedimiento administrativo electrónico para la prosecución del trámite.
De este curso se llevaron a cabo 2 encuentros con un total de 25
participantes.
Módulo EE Viáticos, Alojamiento y Pasajes
Durante su desarrollo, en este módulo se describen los aspectos generales del
trámite, su normativa y recomendaciones, cómo se inicia y se caratula el trámite, y
cómo es su procedimiento administrativo electrónico para la prosecución del trámite.
Este módulo se replicó en dos oportunidades con la asistencia total de 27
empleados
Módulo SADE LUE
El Legajo único Electrónico (LUE) es el único medio de creación, guarda y
archivo del legajo de cada empleado, que permite tener la información centralizada,
actualizada y en línea, además de que optimiza el tiempo de búsqueda y gestión de
dicha información, evita su duplicidad, resguarda el acceso a la misma y posibilita la
existencia de un archivo electrónico con validez legal transformando el Legajo en un
conjunto ordenado de documentos electrónicos. Se realizaron 2 talleres con un total
de 31 asistentes.
5
2) Implementación de la actividad de Capacitación
Agradecemos la colaboración de las autoridades de la Secretaría Legal y Técnica
(SECLYT), donde se destaca el apoyo de Rita Domínguez (Directora General de Gestión
Documental) y de Gastón García, Gerente Operativo de Capacitación y Formación
Continua, y la labor de Mónica Mougan, Christian Ramos, Mariana Barbero, Paloma
Mayer, Marina Leone, Carla Corvalán y Facundo Casela, todos ellos de la SECLyT,
quienes contribuyeron con sus conocimientos y su amplia capacidad para la
transmisión de conceptos, en sus roles de docentes.
La GO UCCOP, responsable de la logística de las reuniones presenciales, realizó
la convocatoria, la difusión, la inscripción y registro de participantes y gestionó el uso
de las instalaciones y equipamiento en diferentes lugares, ya que estos talleres
estuvieron orientados a diferentes públicos, y acreditados por el ISC.
Estas actividades de capacitación, conjuntas y articuladas para los programas
de la UCCOP, resultan desde 2013 hasta noviembre de 2015 en un total de
2771 empleados de RRHH capacitados efectivamente. (Para mayor detalle
ver Anexo 1).
6
Contabilizando todos los talleres de Módulos SADE, en 2015 participaron,
en total, 733 personas, tal como se puede observar en el Gráfico N° 1.
Gráfico N° 1
Talleres “Módulos SADE” – Cantidad total de asistentes
Distribución por tipo de Módulo/Taller
Fuente: Datos propios GO UCCOP
7
Gráfico N° 2
Talleres “Módulos SADE” - 2015
Distribución de Asistentes por Ministerio (Total 733)
Fuente: Datos propios GO UCCOP
Del gráfico N° 2 se desprende que la mayoría del público concurrente pertenece
a los Ministerios de Educación (59%), y Salud (13%). Esto se debe a que en 2015 se
llevaron a cabo acciones específicas para estos ministerios, como Introducción al SADE
y Escritorio único para el primero caso y NOE para Salud. El resto de los ministerios
tuvieron una participación menor que oscila entre el 7% (Modernización) y el 1%. (Para
mayor detalle ver Anexo II)
8
3) Encuesta de Calidad y Satisfacción – Resultados
De acuerdo a los procedimientos internos de trabajo y la búsqueda constante de
mejorar la tarea de formación y transmisión de conocimientos, la GO UCCOP, administró luego
de finalizado cada taller, una encuesta anónima cuyo objetivo es conocer la satisfacción de los
asistentes y así poder documentar y evaluar la calidad de los talleres y efectuar los ajustes que
resulten necesarios para optimizar el servicio interno que realiza esta gerencia, como parte de
sus responsabilidades primarias.
Esta encuesta indaga la opinión de los participantes sobre las características del curso:
el desempeño de los docentes, la dinámica y metodología, los materiales didácticos, el tiempo
de duración del encuentro, entre otros.
Además, consulta sobre la utilidad actual y futura de los conocimientos adquiridos por
los empleados de las áreas de personal, en relación a las actividades que desarrollan en el
GCBA.
9
Entre todos los cursos SADE del 2015 se respondieron 617 encuestas, lo que
representa la respuesta del 84% de los asistentes (base 733). Los resultados de las
diferentes variables evaluadas se exponen a continuación en el Gráfico N° 3.
Gráfico N° 3
Talleres “Módulos SADE” 2015
Resultados de las encuestas de calidad/satisfacción
Fuente: Datos propios GO UCCOP
10
Destacando algunos resultados de las encuestas realizadas podemos observar
en el gráfico que el balance general del curso ha sido “Excelente” o “Muy bueno” para
el 77% de los encuestados. En relación a la aplicabilidad de los contenidos en sus
funciones/actividades actuales en el GCBA el resultado fue positivo para el 74% y en
cuanto a la aplicabilidad de los contenidos en sus funciones/actividades proyectadas
en el GCBA también fue positivo para el 75%.
El desempeño del/los docente/s fue considerado “Excelente” y “Muy Bueno”
para el 88% de los encuestados, y la dinámica y metodología del trabajo obtuvo el
95% de respuestas en las categorías “excelente”, “muy buena” y “buena”.
El tiempo asignado a la duración del curso, obtuvo la opinión positiva del 94% de
satisfacción y, la puntualidad en el inicio del curso, el 93% .
Por último, la valoración del material bibliográfico/didáctico ha sido considerado
como “excelente” y “muy bueno” por el 69% de los encuestados y “bueno” por otro
23%.
11
4) Conclusiones
A partir del nivel de concurrencia se puede confirmar el alto interés que generan
estas capacitaciones, tanto para los responsables como para los integrantes de las
áreas de RHH, así como para los empleados en general.
La realización de los talleres ha resultado de gran utilidad para las tareas de los
asistentes de las diferentes jornadas realizadas, con un fuerte impacto positivo al
unificar los criterios y conceptos para la conformación documental en función de la
normativa vigente, teniendo en cuenta el proceso de modernización administrativa
adoptado por todo el Gobierno de la Ciudad.
Es importante destacar que en 2015, se han abierto cursos nuevos, sumando
nuevos públicos de diferentes Ministerios y ofreciendo la misma posibilidad de acceso
a una formación, que tienda a la mejora continua de la organización, a todo el universo
que compone las áreas administrativas -orientado especialmente a los temas de
recursos humanos del GCBA.
Se propone continuar con la realización de estos cursos durante el 2016 para
extender la cobertura de formación a un mayor porcentaje de oficinas y áreas de
personal, e incrementar el alcance del conocimiento y la homogeneización de los
criterios sobre la temática SADE, tanto en el PEROP como en su Ciclo de Actualización
anual.
Por último, se considera importante actualizar y evaluar permanentemente los
materiales utilizados durante los encuentros para garantizar la correcta interpretación
de los conocimientos impartidos en dicho curso.
12
FICHA INSTITUCIONAL
Secretaría Legal y Técnica
Pablo Clusellas
Dirección General de Gestión Documental
Rita Domínguez
Equipo SADE
Gastón García (GO de Capacitación y Formación Continua)
Mónica Mougan (Sub GO de Organización y Gestión de Contenidos)
Cristian Ramos (Sub GO de Capacitación)
Mariana Barbero (Docente)
Paloma Mayer (Docente)
Facundo Casela (Docente)
Marina Leone (Docente)
Carla Corvalán (Docente)
Instituto Superior de la Carrera (Ministerio de Modernización)
Coordinadora General Ejecutiva
Karina Chierzi
Formación Continua (ISC)
Florencia Spagnolli Jaramillo
Emiliana Lorenzetti
Dirección General de Relaciones Laborales e Institucionales (Ministerio de Modernización)
Carlos Lelio
Gerencia Operativa Unidad de Coordinación y Comunicación de Oficinas de Personal
Sergio Meza
Coordinación de Capacitación/ Enlace Organizacional e institucional (GO UCCOP)
Carla Balzan
Logística, Soporte Operativo y Documentación (GO UCCOP):
Beatriz Sánchez Mariana Leone Lorena Iñiguez Grisel Quiroga
Oscar Amor Patricia Prieto Daniel Cao Dolores Eichelbaum Sebastián Tornamira
Dirección: Maipú 116, piso 13. Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
Teléfonos: 4131-3700 int. 1252/1254
Correo Electrónico: [email protected]
UCCOP en mibuenosairesweb
http://www.mibuenosairesweb.gob.ar/uccop
Desarrollo de Aplicativos para encuestas UCCOP
Dirección General Capital Humano/ Gerencia Operativa Tecnología de Recursos Humanos
Javier Corniola
Nuria Sainato
Realización Audiovisual
Diego Dorado
13
ANEXO I
Cantidad de personas de áreas de RRHH capacitadas (Por Ministerios y Módulos SADE)
2013+2014+2015
CCOO
CCOO
Nivel II
GEDO
31
11
6
11
12
Cultura
35
21
1
23
11
Educación
723
61
17
117
19
Desarrollo Social
54
30
6
32
28
2
Desarrollo Urbano
2
2
1
4
5
Desarrollo Económico
5
2
6
4
1
Hacienda
12
4
1
9
5
Modernización
32
18
8
28
5
Jefatura de Gobierno
6
6
1
7
4
Jefatura de Gabinete
24
6
1
6
3
Gobierno
5
2
Ministerio
Ambiente y Espacio Público
Intro SADE
y EU
GEDO GEDO
Nivel II Nivel III
1
EE
EE
EE
EE
Nivel
Nivel II Nivel III
IV
8
5
1
1
13
10
3
32
112
23
7
35
35
4
4
1
6
1
6
4
1
4
18
8
2
1
6
11
LUE
3
1
12
5
8
29
4
11
2
11
1
11
7
6
2
2
1
13
7
5
1
2
19
2
12
1
17
2
17
4
5
7
5
5
1
6
12
2
23
3
5
1
2
1
5
2
7
4
5
2
1
4
6
Salud
56
26
4
40
22
6
32
21
992
193
46
288
122
50
250
133
15
20
Viaticos,
Caja Chica
Gastos de Alojamient
TRACK Común y
Movilidad
os y
Especial
Pasajes
1
20
Justicia y Seguridad
TOTALES
LOYS
SADE
SADE /
funciona
CEPA
rios
59
TOTALES
130
16
5
1
2
2
162
46
1
2
7
9
1276
1
248
5
57
1
1
2
7
4
1
1
55
3
177
86
1
1
1
55
1
1
101
17
9
2
8
2
24
29
40
2
18
189
71
211
20
59
NOE
2
7
50
2
1
50
357
25
27
55
2771
ANEXO II
Cantidad de personas de áreas de RRHH capacitadas (Por Ministerios y Módulos SADE)
AÑO 2015
Ministerio
Intro SADE
y EU
CCOO
Ambiente y Espacio Público
Cultura
GEDO GEDO
Nivel II Nivel III
CCOO II
GEDO
6
1
5
1
EE
EE
EE
EE
Nivel
Nivel II Nivel III
IV
5
1
LUE
Caja
Gastos Viaticos,
Chica
de
Alojami
Común y Movilid entos y
Especial
ad
Pasajes
1
1
NOE
TOTALES
21
1
1
1
3
4
1
2
4
3
1
3
1
2
2
29
Educación
173
44
17
49
7
32
54
14
7
8
13
2
7
9
436
Desarrollo Social
10
2
6
2
1
1
3
1
1
27
5
12
Desarrollo Urbano
1
Desarrollo Económico
1
Hacienda
Modernización
1
Jefatura de Gobierno
1
Jefatura de Gabinete
1
2
1
1
4
1
1
1
1
2
2
1
1
1
1
8
4
2
4
6
3
2
1
1
1
1
1
1
1
2
1
1
Justicia y Seguridad
1
1
2
TOTALES
1
1
2
1
5
2
4
1
1
6
Gobierno
Salud
1
3
1
2
7
18
4
1
3
50
1
1
19
1
1
13
1
8
1
2
1
2
4
3
7
6
9
4
188
53
46
65
35
50
84
34
15
2
2
18
31
7
6
2
1
50
93
25
27
55
733