UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN OFICINA DE INFORMATICA Y COMUNICACIONES Unidad de Desarrollo de Aplicaciones PROYECTO DE INVESTIGACIÓN: “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CON TECNOLOGÍA WEB PARA EL MEJORAMIENTO DEL CONTROL DE AUTORIZACIONES DE SALIDAS” COORDINADOR: COLABORADOR: Tarapoto, Enero Del 2012 1 1. NOMBRE DEL PROYECTO “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CON TECNOLOGÍA WEB PARA EL MEJORAMIENTO DEL CONTROL DE AUTORIZACIONES DE SALIDAS” 2. UBICACIÓN GEOGRAFICA DEL PROYECTO El desarrollo del Proyecto abarca las Oficinas administrativas del local central que requieren soporte técnico por parte de la Oficina de Informática y Comunicaciones, para ello se implementará un sistema de información realizado en entorno web. 3. PERIODO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO Tres (03) meses. 4. DEPENDENCIA QUE PRESENTAN EL PROYECTO Oficina de Informática y Comunicaciones – Unidad de desarrollo de aplicaciones. 5. JUSTIFICACION Y ANTECENDENTES En el local central se encuentran las oficinas administrativas de la Universidad Nacional de San Martin; entre las facilidades que se brinda al trabajador se encuentra la de gestionar las autorizaciones de salida por medio de papeletas, si es que requiere ausentarse de sus labores por motivos de enfermedad, asuntos particulares, otros. El proceso se realiza a través del llenado de un formato denominado “Papeleta de Autorización de Salida” que es otorgado por el Jefe de Oficina y que es firmada por el mismo, por el Jefe de Personal y el trabajador solicitante. Dicha papeleta es entregada al vigilante que verifica las firmas correspondientes, luego hace las anotaciones de la hora de salida y la hora de llegada; luego se verifica la hora de llegada del trabajador y anota las observaciones del caso. La papeleta es dirigida a la oficina de personal. 2 Siendo en la actualidad una exigencia y necesidad implementar procesos automatizados a través de los sistemas de Información por internet, en este caso en particular gestionar el control de autorizaciones de salidas de los trabajadores; la Oficina de Informática y Comunicaciones donde laboran profesionales que cuentan con la capacidad de elaborar, desarrollar y ejecutar este tipo de implementación con apoyo de la Facultad de Ingeniería de sistemas e Informática, se plantea el Proyecto de Investigación “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CON TECNOLOGÍA WEB PARA EL MEJORAMIENTO DEL CONTROL DE AUTORIZACIONES DE SALIDAS”. 6. OBJETIVOS Y RESULTADOS a. OBJETIVOS GENERAL Implementar un sistema de información con tecnología web para el mejoramiento del control de autorizaciones de salidas. b. OBJETIVOS ESPECÍFICOS o Optimizar el flujo del proceso de la gestión de autorizaciones de salida. o Contar con información oportuna para la generación de reportes correspondientes. o Mejorar la atención de los reclamos por parte de trabajadores sobre sus horas ausentadas en base a datos históricos. 3 c. RESULTADOS ESPERADOS o Los manuales del sistema. o Un Sistema de Información con tecnología web para la gestión de autorizaciones de salidas: o Agilización de la gestión de autorizaciones de salidas. 4 7. VIABILIDAD TÉCNICA DEL PROYECTO MATRIZ DE MARCO LOGICO Resumen Narrativo Contribuir a la mejora del control de información necesaria para la autorización de salidas. Indicadores y Objetivamente Verificable Medios de Verificación Número de salidas Reportes personalizados por trabajador del registradas en el número total de sus salidas. aplicativo web. Fines Objetivo General Agilizar los procesos de gestión de las autorizaciones de salidas de los Mayor grado de satisfacción de los usuarios trabajadores del local central de la UNSM- con respecto al sistema de control. T. Encuesta a los usuarios Implementar un sistema de información Las diferentes dependencias administrativas con tecnología web para el mejoramiento del local central de la UNSM obtendrán mayor del control de autorizaciones de salidas. satisfacción referente a la gestión de autorizaciones de las salidas. Número de salidas registradas y reclamos atendidos. Supuestos Mantener aplicación para los usuarios central de una adaptable diferentes del local la UNSM Optimizar el flujo del proceso de la gestión de autorizaciones de salida. Objetivo Especifico Contar con información oportuna para la Usuarios atendidos e informados en un 100% generación de reportes correspondientes. respecto a su estado de sus papeletas de Mejorar la atención de los reclamos por autorización de salida. parte de trabajadores sobre sus horas ausentadas en base a datos históricos. Encuesta a los usuarios Usuarios identificados con el aplicativo Web. 5 1. Los manuales del sistema. Resultados 2. Un Sistema de Información con tecnología web para la gestión de autorizaciones de salidas. 3. Agilización de la gestión de autorizaciones de salidas. Las dependencias administrativas del local central de la UNSM contarán con un aplicativo web para gestionar papeletas de autorización de salidas. Número de registros de salidas en el aplicativo web. 1. Análisis de la Información y de los Sistemas. 2. Diseño de la Estructura de la Base de Datos. Actividades 3. Elaboración Sistema. de las Pantallas del 4. Desarrollo y Programación. 5. Pruebas de Funcionalidad. 6. Elaboración de Manual. 7. Capacitación al usuario encargado del Sistema. Condiciones Designación de un responsable para la Previas administración del panel del aplicativo web 6 1. IMPACTO SOCIAL, ECONOMICO y TECNICO o Permite un uso eficiente de recursos. o Permite eliminar o disminuir barreras de costo de licenciamiento de software. o Permite justificar las posibles sanciones a los trabajadores. 2. ORGANIGRAMA DE TRABAJO DEL PROYECTO Para la implementación de este Proyecto de Investigación, se trabajara con el siguiente Organigrama: COORDINADOR ANALISTA PROGRAMADOR Y PRACTICANTE 3. LIMITANTES Las limitantes para la ejecución del presente proyecto están dadas básicamente por dos factores: a. La información necesaria para implementar el diseño no sea oportuna. b. Las autoridades no den importancia a este proyecto. 4. FACTORES Y PUNTOS RELEVANTES a. Autorizar el ingreso a la UNSM al personal asignado para el desarrollo y ejecución del proyecto. b. Los trabajadores involucrados den importancia y apoyo en las actividades a realizar. c. La cooperación del personal involucrado en la gestión de la autorización de salida, para la obtención de la información necesaria para la creación del sistema de información. 7 5. RELACION DE IMPACTOS NEGATIVOS Y POSITIVOS, PREVISION DE MEDIDAS DE MITIGACION Y CONTINGENCIAS IMPACTO NEGATIVOS o Lentitud en la carga del portal por la baja capacidad del equipo computo o por interrupción del servicio de internet. o Que los usuarios del sistema no se encuentren suficientemente capacitados para publicar, actualizar y consultar en el sistema de información web. IMPACTO POSITIVOS o Fácil accesibilidad a la información referente a la gestión de la autorización de salidas. o Información detallada y oportuna para la toma de decisiones de los interesados referente a sus papeletas de salida. o Adecuada distribución y administración de los datos e información. o Usuarios contentos con los servicios ofrecidos. o Control eficiente del cumplimiento de horas laboradas por el trabajador. PLAN DE CONTINGENCIAS o En el caso de desperfecto tecnológico o desconocimiento del usuario, respecto a la publicación o actualización del sistema de información, se contará con el apoyo y soporte de la Oficina de Informática y Comunicaciones – Unidad de Desarrollo de Aplicaciones. o En el caso de pérdida de información, se utilizará la última copia de seguridad generada, con la finalidad de seguir con la continuidad del servicio que brinda la misma. 8 6. Nro CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Actividad / Semana 1 Levantamiento de Información 2 Análisis de la Información 3 Diseño de la Estructura de la Base de Datos 4 Elaboración de las Pantallas del Sistema 5 Desarrollo y Programación 6 Pruebas de funcionalidad 7 Elaboración del Informe final y manuales 8 Capacitación al personal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 9 7. PRESUPUESTO DEL PROYECTO Equipos Nº Descripción Corel Dúo (incluye Cant. U/M 01 Unid. Modalidad 1 Computadora accesorios) 2 Impresora 01 Unid. Oficina de Informática y Comunicaciones 3 Cable UTP, 2 conectores RJ45 01 Unid. Oficina de Informática y Comunicaciones 4 Servicio de Internet 01 Unid. Oficina de Informática y Comunicaciones Préstamo Total S/. 0.00 P.U.S/. Costo S/. . U/M. S/. Costo S/. Materiales Nº Descripción Cant. U/M 1/16 Millar 1 Papel Bulky 2 Lapiceros 05 Unid. 3 Lápiz 02 Unid. 4 Fólder Manila 02 Unid. Oficina de Informática y Comunicaciones Total S/. 0.00 Mano de Obra Nº Descripción Cant Meses U/M P.U.S/. Costo S/. 1 Coordinador 01 03 Pers. 400 1,200.00 2 Programador de Sistemas 01 03 Pers. 0 0 3 Practicante de la FISI 01 03 Pers. 100 300.00 Total S/. 3,900.00 / Imprevistos . Nº 1 Descripción Imprevistos Cant 1 Meses U/M P.U.S/. Costo S/. 3 Pers. 40 120.00 Total S/. 120.00 10 Totales RUBROS Nº Descripción 1 Equipos OIyC 2 Materiales OIyC 4 Mano de Programador) 5 Obra(OIyC, UDA, Imprevistos 0 120.00 Total 8. Importe S/. 0 FINANCIAMIENTO El costo del proyecto es de (S/.00) considerando que los equipos y materiales serán facilitados por la Oficina de Informática y Comunicaciones, la mano de obra a través de la Director de la OIyC, Unidad de Desarrollo de Aplicaciones y un Programador de Sistemas de Información. 11