Manual de políticas del Sistema Integral de Archivo

MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
INSTITUTO NACIONAL PARA EL
DESARROLLO DE CAPACIDADES DEL
SECTOR RURAL, A.C.
MANUAL DE POLITICAS DEL SISTEMA
INTEGRAL DE ARCHIVO
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Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
INDICE
I.
Presentación
II.
Fundamento Legal
III.
Objetivos
1. Objetivos Generales
2. Objetivos Específicos
IV.
Políticas Generales
V.
Sistema de Archivo
1.
2.
3.
4.
VI.
Clasificación Archivistica
Catálogo de Disposición Documental
Inventarios Documentales
Guía Simple de Archivos
Órganos que darán funcionalidad y operatividad al Sistema Integral de
Archivos del INCA RURAL, A.C.
1. Unidades de Coordinación del Archivo
1.1
1.2
El Comité de Información
La Coordinación Archivística
2. Unidades Operativas del Sistema
2.1 Unidades Administrativas del INCA Rural, incluidas sus
Delegaciones Regionales
2.2 Archivo de Trámite
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
Funciones Básicas de los Archivos de Trámite
Integración y Clasificación de Expedientes
Trasferencias Primarias
Préstamo de Documentos Activos
2.3 Archivo de Concentración
2.3.1 Funciones Básicas de los Archivos de Concentración
2.3.2 Prevaloración y Valoración Documental
2.3.3 Baja Documental
2.3.4 Prestamos de Documentos Semiactivos
2.4 Archivo Histórico
VII.
Glosario
VIII.
Anexos
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I.
PRESENTACIÓN
El Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A.C. (INCA
Rural) es una empresa estatal mayoritaria, sectorizada a la Secretaria de Agricultura,
Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA) que tiene por misión
impulsar y coordinar los procesos de participación, educación no formal, capacitación,
actualización, evaluación y certificación que aseguren la calidad educativa y
coadyuven a lograr un desarrollo rural sustentable.
Por la importancia de la función de formación que desarrolla el Instituto y en
cumplimiento de los preceptos que regulan a las instituciones gubernamentales y a los
servidores públicos, quienes laboramos en el INCA Rural tenemos la obligación de
dejar constancia documentada de los asuntos oficiales que se atienden en la
institución, a efecto de integrar el archivo que formará parte de nuestro patrimonio y
del patrimonio Nacional.
Por ello, el artículo 4, fracción V de la Ley Federal de Transparencia y acceso a la
información Pública Gubernamental, establece como uno de los objetivos, “el mejorar
la organización, clasificación y manejo de los documentos” para asegurar su
conservación y custodia y con ello, evitar su mal uso u ocultamiento, destrucción,
divulgación o alteración.
Dentro de este contexto, el INCA Rural, ha emprendido la tarea de homogeneizar los
criterios y regular los procesos archivísticos de sus acervos documentales, con el fin
de orientar adecuadamente la operación de los archivos institucionales, no solo de las
oficinas centrales, sino también de las delegaciones regionales y con ello dar
cumplimiento cabal al esquema de organización, ordenación y conservación
documental planteado por el Archivo General de la Nación.
El propósito de este Manual es regular la organización y funcionamiento de las
estructuras encargadas de llevar a cabo las tareas de recepción, de registro,
organización, despacho, seguimiento, uso, resguardo y destino final de los
documentos públicos del INCA Rural, así como establecer los mecanismos de
integración de los documentos de consulta y control archivístico, para que los
servidores públicos, cuenten con una herramienta útil para la organización de sus
archivos y para facilitar el uso paulatino de tecnologías de la información en su
manejo.
Se formula el presente manual de operación de archivos, conforme a los Lineamientos
Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y
entidades de la Administración Pública Federal, emitidos por el Archivo General de la
Nación y el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.
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MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
II.
FUNDAMENTO LEGAL.
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Ley Federal de Entidades Paraestatales y su Reglamento.
Ley Federal de Transparencia y acceso a la información Pública
Gubernamental y su Reglamento.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Públicos.
Ley General de Bienes Nacionales.
Ley de Fiscalización Superior de la Federación.
Código fiscal de la Federación.
Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público.
Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría y su
Reglamento.
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los
Archivos en las Dependencias y Entidades de la Administración
Pública Federal.
Lineamientos de Clasificación y Desclasificación de la información
de la Dependencias y Entidades de la Administración Pública
Federal.
Decreto por el que las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, la Procuraduría General de la
República, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la
República y los órganos desconcentrados donarán a titulo gratuito a
la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de
papel y cartón a su servicio cuando ya no le sean útiles.
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III. O B J E T I V O S:
1. Objetivo General:
Establecer criterios normativos sobre la organización de los archivos de las unidades
administrativas del INCA Rural y sus Delegaciones Regionales, regulando su
descripción, registro, clasificación, valoración y destino final de los documentos, en
cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Administración Pública Gubernamental, así como su Reglamento.
2. Objetivos Específicos:
ƒ
Controlar y dar seguimiento a la documentación, producida y recibida por el
Instituto, para su pronta localización, conservación y preservación de las
características que le dieron origen.
ƒ
Definir el esquema básico de organización y funciones de las áreas
responsable del manejo de archivos.
ƒ
Aplicar un esquema de clasificación homogéneo para todo el INCA Rural, con
el fin de simplificar el acceso y control de archivos.
ƒ
Elaborar los inventarios documentales, que permitan conocer la ubicación,
contenidos y cronología de los archivos.
ƒ
Garantizar la integridad, localización oportuna y conservación de los
expedientes.
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IV. POLÍTICAS GENERALES:
1.-
El presente manual establece el conjunto de políticas y procedimientos técnicos
que regulan el ingreso, registro, organización, descripción, transferencia,
concentración, uso, custodia, localización y destino final de los documentos que
constituyen el Fondo Documental del Instituto.
2.-
La Coordinación de Archivos corresponde al Departamento de Recursos
Materiales del Instituto.
3.-
Las funciones a su cargo son:
a)
Coordinar los esfuerzos institucionales en la materia.
b)
Coadyuvar con la emisión de criterios que dicte el Comité de
Información.
c)
Elaborar, en coordinación con las unidades administrativas y
delegaciones regionales los archivos de trámite, concentración e
históricos, los documentos de consulta y control archivistico.
d)
Capacitar al personal responsable de los archivos de trámite,
concentración e históricos.
e)
Asesorar y orientar al personal responsable de la administración de los
archivos en relación a la materia.
f)
Administrar el Archivo de Concentración e histórico del Instituto.
g)
Evaluar los avances de la instrumentación de los criterios para la
operación de archivos.
h)
Todas aquellas funciones que señalen las normas vigentes en la
materia.
4.-
Las unidades administrativas y delegaciones regionales serán las responsables
de la administración del Activo de Trámite y deberá vigilar, en el ámbito de su
competencia,
los
cumplimientos
de
las
disposiciones
normativas
y
administrativas aplicables para su correcta operación.
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MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
5.-
Cada unidad administrativa y delegación regional, designarán al responsable
del Archivo en Trámite.
6.-
La Dirección General Adjunta de Planeación y Administración designará al
Coordinador de Archivos y responsable del Archivo en Concentración de
Histórico.
7.-
Los responsables de los Archivos de Trámite, de Concentración e Histórico,
proporcionarán la información que les sea requerida en relación con la
organización y conservación de los archivos, la integración de los instrumentos
de Consulta, y Control Archivístico y la situación de la documentación a su
cargo.
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V. SISTEMA DE ARCHIVO:
Se entenderá por Sistema Integral de Archivos al conjunto de normas, políticas y
procedimientos técnicos que regulan el ciclo vital de los documentos desde su ingreso,
gestión, turno, conservación y destino final; así como los procesos inherentes a los
archivos de trámite, concentración e históricos del INCA Rural.
La estructura documental del sistema de archivo del INCA Rural se compone de:
1.
CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA:
a) Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una
Dependencia o Entidad con cuyo nombre se identifica. (INCA Rural)
b) Sección: Dirección General y Direcciones Generales Adjuntas.
c) Subsección: Área de control dependiente de las Direcciones Generales
Adjuntas o Delegaciones Regionales.
d) Serie: Área especializada que genera documentos, resultado de actividades
especificas.
e) Subserie: Conjunto de expedientes homogéneos en que se dividen las series.
f) Expediente: Conjunto de documentos generados y/o recibidos ordenados y
relacionados por un mismo asunto.
g) Documento Electrónico: Soporte que contiene información relacionada con un
asunto de forma magnética o virtual. Anexo 1
2. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL:
Es el registro general y sistemático que establece los tipos o valores documentales, los
plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o
confidencialidad y el destino final de los archivos. Anexo 2
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3. INVENTARIOS DOCUMENTALES:
Es el instrumento de consulta que describe las secciones, series y expedientes del
archivo y que permite su localización y el control documental; las especificaciones en
relación con los plazos y condiciones que norman su transferencia de un archivo a otro
(Trámite y Concentración); o programan su baja documental. (Baja o Archivo Histórico)
Anexo 3
4. GUIA SIMPLE DE ARCHIVOS:
La guía simple constituye el esquema general de descripción de las series
documentales de los archivos del INCA Rural, indicando sus características
fundamentales, conforme a los establecido en el Cuadro General de Clasificación
Archivística, así como los datos Generales (nombre, cargo, dirección, teléfonos y
correo electrónico), correspondientes a los responsables de los archivos de Trámite,
de Concentración e Histórico, con el fin de facilitar la consulta de usuarios internos y
externos.
Para su aplicación:
a) Los titulares de las unidades administrativas y de las delegaciones regionales, así
como los responsables de los archivos, deberán requisitar la información
correspondiente, tomando como base el Cuadro General de Clasificación
Archivística. La información correspondiente, así como sus subsecuentes
modificaciones o actualizaciones deberán ser remitidas a la Dirección General
Adjunta de Planeación y Administración del INCA Rural, para que se someta a la
autorización del Comité de Información.
b) La Coordinación de archivo y responsable de Archivos de concentración e histórico
compilará la información remitida por conducto de los responsables del Archivo de
trámite, con el objeto de proceder a su publicación en el sito de Internet del INCA
Rural.
Para el desarrollo de este instrumento y sus subsecuentes actualizaciones se utilizará
el formato Anexo 4.
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VI. ÓRGANOS
QUE
DARÁN
FUNCIONALIDAD
Y
OPERATIVIDAD AL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS
DEL INCA RURAL.
Con la finalidad de dar funcionalidad y operatividad a los Archivos del INCA Rural, la
institución cuenta con dos tipos de unidades orgánicas, que interactúan entre si: las
Unidades de Coordinación y las Unidades Operativas.
1.
Unidades de Coordinación del Archivo
2.
1.1
El Comité de Información
1.2
L a Coordinación Archivística
Unidades Operativas
2.1
Unidades Administrativas del INCA Rural, incluidas sus Delegaciones
Regionales.
2.2
Archivo de Trámite
2.3
Archivo de Concentración
2.4
Archivó Histórico.
Cada una de estas unidades, para efectos del Sistema Integral de Archivos tendrá las
siguientes atribuciones:
1.
UNIDADES DE COORDINACIÓN DEL ARCHIVO:
1.1
El Comité de Información:
Es el órgano de coordinación responsable de normar el desarrollo documental, con el
objeto de mejorar la correcta regulación de la producción, circulación, conservación,
uso, selección y control de los documentos manejados en el ámbito institucional.
El Comité está integrado por el Director General Adjuntos de Planeación y
Administración, en calidad de Presidente; la Directora General Adjunta de Promoción y
Operación en calidad de Titular de la Unidad de Enlace; el Titular del Órgano Interno
de Control en el INCA Rural y el Director General Adjunto de Desarrollo y Difusión
como suplente del Presidente o de la Titular de la Unidad de Enlace, y el Titular del
Área de Auditoria, Control y Buen Gobierno como suplente del Titular del Órgano
Interno de Control. Los suplentes participarán en las reuniones cuando se les requiera
con las mismas facultades y responsabilidades que los titulares.
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1.2
La Coordinación Archivística:
La Coordinación Archivística es la unidad responsable de unificar los procedimientos
técnicos archivísticos en todas las Unidades Administrativas del Instituto, que permita
el buen funcionamiento del Sistema Integral de Archivos de la Institución.
2.
UNIDADES OPERATIVAS DEL SISTEMA:
2.1 Unidades Administrativas incluidas sus Delegaciones Regionales: Son todas
las áreas que integran la estructura de el INCA Rural, responsables de aplicar las
políticas y velar por la conservación del patrimonio documental.
2.2 Archivos de Trámite:
Es el responsable de dar seguimiento y organizar los
expedientes que se encuentran en etapa activa y son de uso constante; así como
de efectuar las transferencias primarias al Archivo de Concentración.
2.3 Archivo de Concentración: Es la Coordinación Archivistica responsable del
proceso y operación para el manejo de archivo semiactivo de uso esporádico.
Recibe de las unidades administrativas el archivo en trámite y los conserva de
manera precautoria durante su vigencia y hasta su destino final.
2.4 Archivo Histórico: Es la Coordinación Archivistica
de organizar, conservar,
administrar los expedientes valorados como patrimonio documental del INCA
Rural.
2.1
UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL INCA Rural, INCLUIDAS SUS
DELEGACIONES REGIONALES:
Las unidades administrativas, tiene la responsabilidad de dejar constancia
documental de todos y cada uno de los asuntos que les son inherentes y que por
su naturaleza son las receptoras y generadoras de documentos que dan cuenta de
los asuntos institucionales, por ello, son las responsables de conservar y
administrar su documentación en los términos establecidos en el presente manual
y en los términos de la legislación federal vigente en la materia.
Serán las responsables de constituir en su área el Archivo de Trámite, a efecto de
que la documentación que acredite el resultado de sus acciones se conserve en
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los términos definidos por el presente manual, así como nombrar a la personal
responsable que estará a su cargo.
El Archivo en Trámite será la instancia responsable de administrar para toda la
unidad
administrativa
la
documentación
oficial
que
tenga
relación
el
funcionamiento de dicha unidad.
a)
CONTROL DE CORRESPONDENCIA: RECEPCIÓN Y DESPACHO
DOCUMENTOS:
-
DE
Recepción de Documentos:
La recepción de documentos es la fase inicial del sistema de archivo, sus
implicaciones jurídicas y administrativas para los servidores públicos y la institución,
obligan a tener un proceso definido que se cuenta del ingreso oficial del documento, su
destino y tratamiento dentro del Instituto. Por ello, en la etapa de recepción de
documentos oficiales del INCA Rural se deberán cumplir tres principios.
1. Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida.
2. Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área
que se encargará de su atención y trámite.
3. Garantizar que la documentación recibida sea captada, organizada y
conservada como antecedente útil para la gestión y toma de decisiones.
Para la recepción de los documentos oficiales se observará lo siguiente:
•
La Dirección General, las Direcciones Generales Adjuntas y las Delegaciones
Regionales llevarán el control de la documentación que ingrese a sus
respectivas Unidades administrativas.
•
Al recibirse la documentación deberá cerciorarse de que ésta sea
efectivamente para el INCA Rural y que se encuentre integra y completa.
•
La correspondencia recibida por el área de Recursos Materiales se entregará
cerrada y directamente a las Unidades Administrativas correspondientes, salvo
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aquellas que no contengan el destinatario o Unidad Administrativa se abrirá
para su registro y entrega.
•
La correspondencia que tenga la leyenda de “confidencial” no se abrirá, ésta se
turnará al destinatario, salvo que exista alguna indicación en contrario.
•
Para dar seguimiento administrativo de la gestión a la que de lugar todo
documento ingresado al INCA Rural,
las unidades administrativas deberá
inscribir en el Registro Electrónico de Ingreso, como mínimo los siguientes
datos.
-
Número de identificador (folio consecutivo de ingreso, el cual deberá
reiniciarse anualmente).
•
-
Asunto (breve descripción del contenido del documento)
-
Fecha de recepción
-
Nombre y cargo del generador y receptor del documento, y
-
Procedencia.
Los criterios de prioridad que deberán tomar en consideración son:
-
Remitente
-
Destinatario
-
Plazos de vencimientos legales y fiscales
-
Notaciones de confidencialidad y urgentes
-
La documentación jurídica y fiscal, por su naturaleza, debe canalizarse
de forma inmediata.
•
El turno de la documentación a las unidades administrativas se hará mediante
volante contra sello de acuse recibo. Anexo 5
- Despacho de la Documentación:
Consiste en la correcta y oportuna distribución de todos los documentos que genera la
propia Institución con motivo de sus actividades.
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MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
Para garantizar el adecuado manejo de la documentación, para el despacho de los
documentos se observará puntualmente lo siguiente:
•
El despacho de documentación será un servicio destinado exclusivamente para
asuntos oficiales, deberá ser de óptima calidad, garantizando seguridad,
eficiencia y eficacia en el reparto de la documentación.
•
En las oficinas centrales, el Departamento de Recursos Materiales será el
canal generalmente usado para el despacho de los documentos oficiales hacia
el exterior de la Institución, cualquiera que sea su destino. En las delegaciones
regionales, el despacho de los documentos oficiales hacia el exterior de la
Institución se hará a través de responsable del Archivo en Trámite.
•
Los datos mínimos que deberán consignarse en el registro electrónico de
correspondencia de salida son:
‰
Nombre de la unidad administrativa que solicita el servicio.
‰
Fecha y hora de recibido.
‰
El número identificador (folio consecutivo de egreso, el cual deberá
reiniciarse anualmente)
•
‰
El asunto (breve descripción del contenido del documento)
‰
Fecha y hora de salida.
‰
Nombre y cargo del remitente y receptor del documento,
‰
Destino.
Las unidades administrativas entregarán los documentos a despachar al
Departamento de Recursos Materiales y la cual deberá contener los siguientes
datos:
‰
Remitente.
‰
Destinatario: Nombre y cargo.
‰
Dirección completa: calle, número, piso, delegación, estado o Municipio,
localidad, código postal.
‰
Tipo de servicio preferente que se solicita.
‰
Deberá entregarse original y copia para acuse de recepción.
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•
Las unidades administrativas del INCA Rural deberán programar el envío de su
correspondencia con la finalidad de evitar, en lo posible, el envió de extrema
urgencia que alteren el programa normal de envió y generar gastos
adicionales. Anexo 6
•
El departamento de Recursos Materiales será el responsable de enlazar con el
prestador de servicios que haya contratado la institución, los servicios de envío
de mensajería y paquetería.
b) CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL FLUJO DOCUMENTAL:
El control y seguimiento del flujo documental recibida oficialmente, es un aspecto
fundamental para la correcta y oportuna gestión administrativa, y para la adecuada
integración y preservación de los acervos documentales.
El INCA Rural es responsable de disponer de los mecanismos de control y
seguimiento necesarios para conocer en cualquier momento, la situación en la que
se encuentra un documento que ingresó y su ubicación precisa.
El Seguimiento documental garantiza, por una parte, la recuperación archivística
de la información y por la otra, permite conocer el volumen y la situación que
guardan los asuntos recibidos y turnados a las unidades administrativas.
De acuerdo con lo anterior, y a efecto de garantizar un adecuado manejo de la
documentación en trámite dentro del INCA Rural, se deberá observar lo siguiente:
•
El seguimiento de los documentos en trámite se hará por medio de los registros
a cargo de la Dirección General, las Direcciones Generales Adjuntas o las
Delegaciones Regionales.
•
Las unidades administrativas a las que se les turne la documentación deberán
dar respuesta al asunto, marcando copia a quien se los turnó.
•
En los casos que los documentos remitidos a las unidades administrativas sean
para conocimiento o no ameriten una respuesta institucional, las áreas deberán
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anotar en el registro de documentos la leyenda “no genera documento de
respuesta”, para cada caso.
- Producción y Reproducción de Documentos.
Las unidades administrativas serán responsables de que:
•
La producción y reproducción de documentos institucionales se haga
atendiendo el criterio de suficiencia, con la finalidad de generar los documentos
en la cantidad necesaria, para evitar dispendio y explosión documental de
copias y fotocopias, que burocraticen los procesos y dupliquen los archivos
institucionales.
•
Los comunicados internos que generen las unidades administrativas evitarán
emitir copias para conocimiento; en los casos donde sea necesario e
indispensable ésta no deberán ser enviadas al Archivo de Concentración. Por
lo que la baja se hará en las mismas oficinas una vez que dejen de tener
utilidad administrativa.
•
Documentación No considerada como Material de Archivo:
-
Los documentos de apoyo informativo, así como aquellas carpetas que se
integran por documentos sueltos de control interno temporal tales como:
‰
Los controles de correspondencia de entrada y salida.
‰
Las carpetas que contienen documentos sin interrelación
alguna.
‰
Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya
se encuentran en un expediente de archivo, como aquellos
que reúnen copias de talonarios, de faxes, de vales al
almacén, de fotocopias o tarjetas utilizadas para registrar
entrada y salida del personal, entre otros.
‰
Las carpetas que solamente contienen copias o fotocopias de
diversos temas y sin interrelación.
‰
Las carpetas a las que se les da el nombre de una unidad
responsable o dependencia pero con contenido diverso y
variado sin relación entre sí.
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Carpetas con información incompleta y sin orden alguno.
‰
Materiales documentales tales como, revistas, periódicos, Diario Oficial
-
de la Federación u otro tipo de documentos que no reflejan una acción o
trámite.
Las publicaciones que reúnan las siguientes características:
-
‰
Las
entregadas
al
gubernamentales,
INCA
no
Rural
por
otros
gubernamentales,
organismos
privados
o
académicos, por las que no se efectuó reembolso alguno.
‰
No estar registradas como activo fijo de la dependencia.
‰
Las revistas, periódicos y otro material no registrado como
bien mueble dentro del activo fijo de la dependencia, bien
nacional del dominio público o monumento histórico.
‰
Otros impresos como folletos, papelería obsoleta, formas
continuas, formatos, carteles, etc.
‰
Fotografías, películas, videos o documentos en soporte
electrónico que no fueron registrados como un bien mueble y
que no sean considerados bien nacional del dominio público o
monumento histórico, y que no fueron clasificados o
conservados como partes integrantes de una Serie de archivo.
‰
Todos aquellos materiales con valor de desecho de los cuales
no
hay
constancia
en
los
registros
contables
de
la
dependencia en los últimos 6 años, o en el inventario de
bienes muebles de la misma.
•
Cuando la unidad administrativa y delegaciones regionales determine
prescindir de este material debido a que ya no es requerido o ya no es de uso
en el área, deberán notificar por medio de un memorandum al Departamento
de Recursos Materiales para que éste realice la donación a la Comisión
Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG).
•
La recolección se efectuará cada año en el mes de enero.
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c) DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.
Los documentos electrónicos, por su uso generalizado en la institución tienen la
misma importancia que el documento en papel, por lo tanto, deberán recibir el
mismo tratamiento archivístico.
Las unidades administrativas deberán seguir los siguientes criterios:
•
Todos los documentos electrónicos que tengan carácter de sustantivo
deberán imprimirse en papel y tendrán, para efectos de archivo, el
mismo trato que los demás.
•
En el caso que se considere necesario que algunos documentos deban
permanecer en archivos magnéticos por la naturaleza de la información,
se aplicará la misma metodología de organización valoración y
conservación que se aplica para los soportes tradicionales descritos en
el presente Manual de Políticas.
•
En lo que se refiere a la clasificación y ordenación de los documentos
electrónicos se aplicará el siguiente esquema:
•
‰
Directorio: Sección
‰
Subdirectorio: Serie
‰
Archivo: Expediente.
Los documentos electrónicos que deban ser conservados de manera
magnética, formarán parte de un programa de respaldo y migración de
soportes para garantizar el acceso, el uso y la adecuada preservación
de la información.
•
El INCA Rural reservará dentro del Archivo de Concentración un
espacio físico para resguardar los soportes magnéticos de información.
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2.2
ARCHIVOS DE TRÁMITE.
Por cada unidad administrativa se constituirá un Archivo de Trámite el cual tendrá
un responsable que se encargará de conservar y administrar los documentos de
uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de la unidad
administrativa.
Cada unidad administrativa y delegaciones regionales registraran ante la
Coordinación de Archivo, los nombres de los responsables del Archivo en Trámite.
Cada unidad administrativa y delegaciones regionales efectuarán, al menos un vez
al año, transferencias de archivos semiactivos al Archivo de Concentración.
2.2.1 FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS EN TRÁMITE:
•
Las unidades de Archivo de Trámite deberán de coordinar actividades
de clasificación, archivo y estricto resguardó de la documentación a su
cargo, asimismo, deberán de estar informadas del proceso y el lugar en
que se localizan los expedientes y documentos.
•
Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha
sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al Catálogo de
Disposición Documental.
•
Elaborar y administrar los inventarios de transferencia primaria.
•
Seleccionar los documentos y expedientes, con el objeto de llevar a
cabo la transferencia primaria al Archivo de Concentración del Instituto.
•
Operar el servicio de préstamo de expedientes activos.
2.2.2 INTEGRACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE EXPEDIENTES:
•
El expediente constituye la unidad documental constituida por un
conjunto de piezas que se interrelacionan y acumulan en forma natural
a lo largo del desarrollo de un asunto y su debida integración permite la
ordenación real de los archivos institucionales.
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•
El archivo en Trámite ingresará al archivo, documentos oficiales en
original o en fotocopia debidamente fundamentada, para su debida
integración en expedientes, con base al principio de prudencia y al
principio de respeto al orden original y en estricta observancia al Cuadro
General de Clasificación Archivistita del Instituto.
•
Los responsables de los Archivos de Trámite, integrarán y organizarán
los expedientes, para su fácil localización y eficaz consulta.
•
Los expedientes del INCA Rural se integrarán tomando en cuenta los
siguientes criterios:
‰
Los documentos deberán corresponder a un mismo asunto.
‰
Se integrarán siguiendo el orden cronológico ascendente del
trámite.
‰
Los documentos serán guardados en fólder o carpetas.
‰
Que los documentos que contengan anexos, sin importar el soporte
(disquetes, fotografías, CDROM, revistas o publicaciones), se
integren al expediente y de ser necesario, se incorporen en sobres.
‰
Que los documentos sean conservados en la forma más cuidadosa
posible, permitiendo su utilización cotidiana, pero salvaguardando
su integridad.
‰
Los documentos serán foliados de forma manual con lápiz o
mecánicamente conforme sean ingresados al expediente.
‰
La clasificación y ordenación de los expedientes se harán por
secciones y series de acuerdo al Cuadro General de Clasificación
Archivística.
‰
Además de los documentos que los conforman, los expedientes
deberán identificarse con una carátula (portada o guarda exterior) la
que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el
Cuadro General de Clasificación Archivística. Anexo 2
•
Específicamente, la documentación que haya sido calificada como
reservada o confidencial, conforme a las disposiciones de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y los
lineamientos que de ella manan, deberán identificarse con el mayor
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cuidado, incluyendo en la carátula de los expedientes, una leyenda que
así lo identifique como confidencial o reservada.
Con el fin de cumplir con estos lineamientos se anexa al presente manual
el formato de la carátula que se utilizará por los Archivos de Trámite para
su debida integración del expediente. Anexo 7
•
Asimismo los expedientes deberán señalar en la ceja los datos de
identificación básica: sección, subsección, serie y número de expediente
o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie documental
identifica a cada uno de los expedientes. Anexo 8
2.2.3 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS:
Las transferencias primarias de archivos consiste en llevar a cabo las actividades
necesarias para que los archivos semiactivos que se encuentran en las unidades
administrativas puedan enviarlos al Archivo de Concentración para su conservación
precautoria hasta cumplir su vigencia documental y realizar trámites para obtener la
autorización de baja o transferencia secundaria.
Para la realización de las transferencias primarias se establecen los criterios que los
Archivos de Trámite deberán observar:
•
Se realizarán las transferencias de los expedientes de los Archivos de Trámite
que hayan concluido su uso en las oficinas, según lo establecido en el
Catálogo de Disposición Documental.
•
La documentación original contable, de activos fijos y de obra pública deberá
conservarla por un periodo de tres años y después podrá turnarla al Archivo de
Concentración del Instituto. Asimismo está documentación deberá conservarse
por lo menos durante un periodo de 12 años.
•
La Coordinación de Archivo recibirá transferencias a partir del 1º de marzo al
31 de mayo y del 1º de septiembre al 30 de noviembre de cada año.
•
Todo archivo que se transfiera deberá estar respaldado en el Inventario de
Transferencia Primaria por lo que por ningún motivo se recibirán archivos, sin
21
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
estar debidamente inventariados en base al formato que se anexa a este
manual. Anexo 9
•
El responsable del Archivo de Trámite deberá separar los expedientes que
consideren Históricos y/o Reservados o Confidenciales de los demás.
•
Para la realización física de la transferencia primaria, el responsable del
Archivo de Trámite colocará en cajas de cartón de archivo muerto modelo
AM5000 tamaño oficio los expedientes. Para el embalaje se observarán las
siguientes normas:
-
Los expedientes se colocarán conforme al orden en el que aparecen en el
Inventario.
-
La caja no se cerrará con cinta adhesiva o material similar
-
Para su transferencia la caja se identificará en un costado, con la guarda
exterior, la cual contiene la siguiente información.
•
‰
Número secuencial de la caja
‰
Sección
‰
Serie
‰
Subserie
‰
Año en que fue generada la información. Anexo 10
La Coordinación de Archivo no recibirá las transferencias Primarias, si el
Inventario, los expedientes y las cajas no estén debidamente requisitadas de
conformidad a este manual.
•
Una vez autorizada la transferencia, ésta se llevará acabo mediante
memorando suscrito por el titular de la unidad administrativa o delegación
regional, en el que anexará el Inventario de Transferencia Primaria y señalará
el número de cajas o metros lineales, conforme al modelo de memorandum
que se anexa, Anexo 11. Para este fin, el responsable de Archivo de Trámite
de la unidad administrativa acude a la Coordinación de Archivo, con los
archivos debidamente organizados, el memorandum de transferencia suscrito
por el titular de la unidad administrativa o delegación regional.
22
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
•
Una vez realizada la revisión inicial, el Coordinador de Archivo, le sellará una
copia del memorando al responsable del Archivo en Trámite con la leyenda “Se
tiene por recibidas (os) --- (cajas o metros lineales), mismas que serán
revisadas en su contenido contra inventario. La referida copia hará las veces
de recibo y deberá ser conservada por el Archivo en Trámite. De encontrarse
anomalías se reportarán por escrito”.
•
El Coordinador de Archivo recibirá formalmente los expedientes una vez
realizada la revisión física de éstos. En caso de encontrar errores, no dará
entrada a los mismos.
2.2.4 PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS ACTIVOS:
Los expedientes conteniendo documentación activa, bajo la custodia de los
responsables de los Archivos de Trámite estarán a disposición de las áreas usuarias
del Instituto, las cuales las podrán utilizar en calidad de préstamo bajo su estricta
responsabilidad por un término de 15 días hábiles, mediante autorización del
responsable del Archivo en Trámite y el llenado de un vale de préstamo, cuyo modelo
se anexa y en el que se describirá puntualmente el contenido documental y los datos
de ubicación del usuario. En caso necesario, el período del préstamo podrá ampliarse,
previa actualización del formulario y autorización respectiva. Anexo 12
2.3
ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN.
El Coordinador de Archivo es el responsable del Archivo de Concentración, es la
unidad donde se concentran todos los expedientes que han concluido su vigencia
operativa para su guarda precautoria.
2.3.1
FUNCIONES BÁSICAS DEL COORDINADOR DE ARCHIVOS RESPECTO
DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN:
•
Recepción de la documentación semiactiva inventariada procedente de los
responsables de los Archivos de Trámite.
•
Organiza y conserva precautoria de la documentación semiactiva.
23
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
•
Coadyuva con el INCA Rural en el desarrollo de los instrumentos de
consulta y control archivístico.
•
Elaboración de Inventarios de Baja Documental y de Transferencia
Secundaria.
•
Facilita el servicio de préstamo de expedientes y su respectivo control.
•
Prevaloración documental, en coordinación con las áreas generadoras de
la documentación y realización de la gestión y seguimiento del proceso de
baja documental ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y el
Archivo General de la Nación, según se el caso.
•
Prevaloración de la información para su transferencia secundaria al Archivo
Histórico.
•
Realiza físicamente de las transferencias secundarias y disposición del
material autorizado por el Archivo General de la Nación para su disposición
por baja.
2.3.2
PREVALORACIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL:
La prevaloración constituye un proceso de análisis e identificación de los valores
documentales de los expedientes en custodia del Archivo de Concentración, con el fin
de determinar el destino final de aquellos cuyos valores administrativos, legales,
fiscales o contables hayan prescrito. Como resultado de este ejercicio se determinarán
los materiales documentales que serán conservados de manera permanente por
poseer valor histórico y/o valores secundarios evidenciales, testimoniales o
informativos o, en su caso, definir aquellos que se darán de baja.
Los criterios específicos para su realización son los siguientes:
•
La valoración sobre el destino final de los archivos del INCA Rural
corresponde exclusivamente al Archivo General de la Nación.
•
El Coordinador de Archivos será el responsable de la prevaloración de los
expedientes inactivos. El proceso de prevaloraciones se realizará una vez
concluido el plazo de conservación precautoria de aquellos archivos que ya
no posean valores primarios (Administrativo, legal, fiscal o contable) y se
llevará a cabo en estricta congruencia con el Catálogo de Disposición
Documental.
24
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
•
La prevaloración de los expedientes inactivos deberá ser realizada por la
Coordinación de Archivo con un máximo de atención y orden,
seleccionando los expedientes que serán dados de baja, en su caso,
conservados definitivamente y para ello, transferidos al Archivo Histórico
para su guarda permanente.
•
La prevaloración que realiza la Coordinación de Archivo sobre el Archivo de
Concentración constituirá el análisis de los expediente inactivos dentro del
contexto institucional más amplio, a fin de identificar la existencia de valore
secundarios
(evidénciales,
testimoniales
o
informativos)
de
la
documentación que amerite su conservación permanente. Para la
realización de estas tareas se contará con el apoyo e información de los
servidores públicos adscritos a las áreas generadoras de la documentación
respectiva.
•
El Coordinador de Archivo deberá integrar un informe de prevaloración del
Archivo de Concentración, con base a la ficha técnica de prevaloración
documental Anexo 13 que describe detalladamente el conjunto documental
depurado; así como metodología de valoración aplicada y a la Declaratoria
de Prevaloración Anexo 14 que describe los resultados del proceso, en su
conjunto. Estos documentos deberán contar con el Visto Bueno de la
Unidad Administrativa. Podrán integrarse varios inventarios en una sola
Ficha Técnica y Declaratoria de Prevaloración.
2.3.3
BAJA DOCUMENTAL:
La documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales,
fiscales o contables y que no contenga valores históricos podrán ser eliminados de
acuerdo a los siguientes criterios:
•
El Coordinador de Archivos es el responsable de tramitar todas las
autorizaciones de baja ante el Archive General de la Nación.
•
El Coordinador de Archivos, llevará un control del Archivo de Concentración
de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental a efecto de detectar
oportunamente, aquella documentación que haya concluido su guarda
precautoria. En base a este control, el archivo de concentración preparará
25
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
un programa de transferencia para baja, en estricta congruencia con los
tiempos establecidos en el referido Catálogo.
•
El Coordinador de Archivos dará a conocer, mediante memorandum, a los
responsables de los Archivos en Trámite de las unidades administrativas el
programa de transferencia al Archivo de Concentración y solicitará la
confirmación aprobatoria por parte de las unidades administrativas que
generaron la documentación respectiva. La confirmación aprobatoria
deberá ser enviada al Coordinador de Archivos en un plazo máximo de 15
días hábiles, contando a partir de la fecha de recepción de la solicitud
respectiva.
•
En caso de que las unidades administrativas que generaron la información
requieran ampliar el plazo de conservación de los expedientes transferidos,
al Archivo de Concentración, lo informarán mediante memorandum,
estableciendo el nuevo período de guarda precautoria, señalando el
fundamento de utilidad ya sea legal, administrativa, fiscal o contable para
su revaloración por parte del Archivo de Concentración y visto bueno del
Comité de Información.
•
Una vez obteniendo la confirmación respectiva por parte de la unidades
administrativas, el Coordinador de Archivos con el Visto Bueno del Comité
de Información, deberán proceder a su trámite ante el Archivo General de
la Nación mediante oficio, solicitándole se analice y/o dictamine la baja
definitiva de los expedientes de conformidad con lo establecido en el
Catálogo de Disposición Documental, oficios de autorización emitidos por la
unidades administrativas y/o delegaciones regionales generadoras de la
información, los inventarios de baja y el dictamen de Prevaloración de
Archivos Institucionales y Ficha técnica de Prevaloración respectivamente.
•
Con relación a la baja de documentación contable y en estricta observancia
a la normatividad aplicable, se solicitará la intervención de la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público, por medio de la Unidad de Contabilidad
Gubernamental e informes sobre la Gestión Pública, a efecto de obtener la
autorización requerida para operar y vigilar la baja definitiva en cuestión, en
base a las formalidades previstas por dicha autoridad para ello.
26
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
•
Una vez recibida la Acta de Baja Documental emitida por el Archivo
General de la Nación o, de ser el caso la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público, se procederá a la baja del material documental.
•
Los Inventarios de Baja Documental autorizados por el Archivo General de
la Nación o por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público deberá
conservarse durante cinco años, contados a partir de la fecha de
autorización e incluirse en el Catálogo de Disposición Documental.
•
El Coordinador de Archivos deberá digitalizar y publicar en el sitio de
Internet del INCA Rural, las solicitudes de dictamen de destino final, el
dictamen del Archivo General de la Nación y las actas de baja documental
o de transferencia secundaria.
2.3.4
•
PRÉSTAMOS DE DOCUMENTOS SEMIACTIVOS:
Cada unidad administrativa registrará ante el Coordinador de Archivos en
su calidad de responsable del Archivo de Concentración a los servidores
públicos cuya firma está autorizada para solicitar préstamos del archivo de
concentración, a través del cual se efectuarán las solicitudes de préstamo.
•
Para el préstamo de los expedientes semiactivos, la unidad administrativa
deberá elaborar un vale Anexo 15, debidamente requisitazo, respaldado
por firma autorizada y en el cual se asientan los datos precisos de
localización del usuario. El Coordinador de Archivos estará obligado a
verificar dichos datos.
•
El préstamo de documentos semiactivos se concederá hasta por 15 días
hábiles. Concluido este plazo, el área solicitante pedirá por escrito la
extensión del préstamo por un máximo adicional de 10 días hábiles.
Transcurriendo los tiempos establecidos del préstamo, si no se ha realizado
la devolución correspondiente, el Coordinador de Archivos apercibirá por
escrito a la unidad administrativa para que realice la devolución inmediata
del expediente. En los casos excepcionales, el titular de la unidad
administrativa fundamentará por escrito la extensión del préstamo del
expediente.
27
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
•
En los casos que la unidad administrativa no justifique la retención del
expediente, se notificará de ello al titular de la misma y al Comité de
Información del INCA Rural.
•
Una vez realizada la devolución del expediente en préstamo, se cancelará
el formato de solicitud y se anotará esta información en los registros
respectivos.
2.4
ARCHIVOS HISTORICO.
El Archivo Histórico es la conservación adecuada de los expedientes con valor
histórico generados por el INCA Rural, culmina la labor desarrollada por el Sistema de
Archivos para la integración y organización de las fuentes de información producidas y
utilizadas por la Institución en el curso de sus gestiones, asimismo constituyen
testimonios fundamentales de la gestión pública y por lo tanto recursos informativos
valiosos, no sólo para la administración pública sino, también, para la sociedad en su
conjunto.
El funcionamiento, integración y clasificación de los Archivos Históricos, serán
similares a los Archivos de Concentración ya que la Coordinación de Archivo es la
responsable de los Archivos en comento.
A efecto de garantizar el adecuado manejo de la documentación histórica del INCA
Rural se observarán puntualmente lo siguiente:
•
La instancia responsable de la conservación y difusión de la documentación
histórica del INCA Rural será el Departamento de Recursos Materiales a través de
la Coordinación de Archivos.
•
Toda documentación que ingrese al Archivo Histórico, deberá considerar que su
valor administrativo, legal, fiscal, contable, judicial, jurídico se ha perdido y ha
ganado valor testimonial cultural e histórico.
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Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
•
El Departamento de Recursos Materiales a través de la Coordinación de Archivo
deberá ordenar e integrar los expedientes de conformidad con las series
documentales y el cuadro de clasificación.
•
El Departamento de Recursos Materiales a través de la Coordinación de Archivo
instrumentará los inventarios, catálogos de acceso y difusión, así como los
instrumentos de consulta y control requeridos.
•
El Departamento de Recursos Materiales a través de la Coordinación de Archivo y
con el visto bueno de la unidad administrativa y/o delegación regional validarán la
documentación que deba conservase permanentemente por tener valor histórico,
para el dictamen del Archivo General de la Nación.
•
El Departamento de Recursos Materiales a través de la Coordinación de Archivo
deberán determinar los programas para la protección física de sus acervos,
estableciendo las medidas de seguridad que exijan las áreas de depósito del
Activo Histórico.
•
Proporcionar los servicios institucionales de transferencias, incorporación de
acervos propios de la Entidad en atención a usuarios y desarrollo de recursos
técnicos y tecnológicos para la administración y manejo de los acervos y
documentos de valor permanente del INCA Rural.
29
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
GLOSARIO
Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos
o recibidos por las dependencias y entidades en el ejercicio de sus atribuciones.
Archivo de Concentración: Unidad de archivo encargada del proceso y operaciones
para el manejo de archivo semiactivos de uso esporádico. Recibe de las oficinas los
archivos de trámite y los conserva de manera precautoria durante su vigencia y hasta
su destino final.
Archivo de Trámite: Unidad archivistita responsable de procesos y técnicas
destinadas a los archivos que se encuentran en etapa activa y que son de uso
constante. Conserva archivos en forma temporal, posteriormente los transfiere al un
Archivo de Concentración.
Archivo Electrónico: Cualquier información registrada de tal forma que sólo puede
ser procesada por medios electrónicos y que tiene calidad de documento de archivo.
Archivo Histórico: Unidad archivística responsable de la organización, conservación,
administración, descripción y divulgación de archivos con valor permanente que
previamente han sido valorados y transferidos por el Archivo de Concentración o
recibidos por donación, depósitos o adquiridos por compra.
Carátula: Guarda frontal del expediente donde se establecerán los elementos
mínimos para describir su contenido.
Carpeta: Útil de escritorio formado por dos tapas de cartón o plástico de material
flexible, que sirve para integrar documentos de archivo.
Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a
asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de contenido de los
documentos de archivo.
Conservación precautoria: Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los
documentos en el Archivo de Concentración antes de procederá la selección y
prevaloración y valoración histórica para su conservación permanente o su baja
definitiva.
Baja documental: Eliminación de aquellos archivos cuyos valores administrativos,
legales, fiscales o contables hayan prescrito y que no contengan valor histórico.
Conservación de Archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a
asegurar la preservación y la prevenciónde alteraciones físicas y de contenido de los
documentos d archivo.
Conservación precautoria: Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los
documentos en el Archivo de Concentración antes de proceder a la selección y
prevaloración y valoración histórica para su conservación permanente o su baja
definitiva.
30
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
Destino final: Selección en los Archivos de Trámite y Concentración de aquellos
expedientes cuyo plazo de preservación o uso haya prescrito, con el fin de darlos de
baja o transferirlos al Archivo Histórico.
Descripción: Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el
acceso y conocimiento de los archivos.
Disposición: Producto final de la valoración vigencia de los documentos que resulta
en transferencia primaria o secundaria, conservación precautoria o permanente o, en
su caso, en la baja documental.
Documento: Unidad de información registrada en u soporte físico y que puede ser
consultada.
Documentación Activa: Aquella necesaria `para el ejercicio de las atribuciones de las
Unidades Administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el Archivo de
Trámite.
Documentación Histórica: Aquella que contiene evidencia y testimonios de las
acciones de la Dependencia o Entidad, por lo que debe conservarse
permanentemente.
Documentación Semiactiva: Aquella de uso esporádico que debe conservarse por
razones administrativas, contables o fiscales, legales o jurídicas, en el Archivo de
Concentración.
Documento de Archivo: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, contable o
fiscal, legal o jurídico, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las
facultades y actividades de las Dependencias y Entidades.
Documento electrónico de archivo: Pieza especifica de información producida o
recibida en el inicio, desarrollo o conclusión de una actividad institucional que
comprende contenidos, contexto y estructura suficiente para proporcionar evidencia de
la actividad y cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta
especifica para leerse o recuperarse.
Documentos comprobatorios: Documentos originales o copias autorizadas que
generan y amparan registros en la contabilidad de la Entidad y demuestran que:
recibió o proporcionó bienes y/o servicios, obtuvo o entregó dinero en efectivo o títulos
de crédito, sufrió transformaciones internas o se dieron eventos económicos
cuantificables que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes (facturas,
notas, nóminas, cheques, fichas de depósitos, cuentas por liquidar, pago de
contribuciones, avisos de cargo o débito, etc. )
Documento público: El soporte en donde se contiene información producida por
cualquier área del gobierno federal, estatal y municipal y que tiene el carácter de bien
de dominio público y monumento histórico.
Documentos sustantivos o vitales: Aquellos materiales que reflejan las actividades
vitales que cumplen con los objetivos fundamentales de un organismo.
31
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
y/o recibidos ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite a
cargo de una dependencia o entidad.
Fecha de Clasificación: Día en que se clasifique el documento o expediente como
reservado o confidencial.
Fecha de Desclasificación: Día en que se extingan las causas que dieron origine la
clasificación de la información o cuando haya transcurrido el periodo de reserva.
Guarda o retención precautoria: Es el tiempo establecido por las áreas
administrativas para conservar los documentos o expedientes en el Archivo de
Concentración durante un periodo precautorio ya sea por razones fiscales o legales, o
por razones de prudencia.
Inventario: Instrumento en donde se describe cada expediente anotando la sección y
serie a la que pertenece; la cronología, tomando fechas de inicio y fin del trámite; la
número de hojas; y la ubicación física del mismo.
Inventario Documental: Instrumento de consulta que describen las series y
expedientes de un archivo y permiten su localización (Inventario General),
transferencia (Inventario de Transferencia); o baja documental (Inventario de Baja
documental).
Ley: Regla y norma constante e invariable de las cosas, nacida de la causa primera o
de las cualidades y condiciones de las mismas.
Libro de registro electrónico: El instrumento que lleva el control de los documentos
que entran y salen en el organismo. Generalmente es una libreta, pero en muchos
casos el instrumento se automatiza a través de un software o en una sencilla base de
datos.
Orden cronológico del trámite: Es la posición que se le dan a los documentos en los
expedientes de acuerdo a las fechas en que van ingresando desde el punto de vista
del trámite.
Registro: Conjunto de actividades destinadas a la identificación y organización de un
documento de archivo dentro del conjunto de archivos y conforme a un cuadro de
clasificación.
Serie: División de una Sección que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre
asuntos o materias especificas.
Transferencia primaria: Es el envío de los expedientes de los archivos de trámite o
áreas administrativas al Archivo de Concentración siguiendo el Catálogo de
Disposición Documental y el Calendario de Transferencias.
Transferencia secundaria: Es el envío de los expedientes considerados valiosos
para el organismo y por ello, dignos de ser conservados definitivamente en el Archivo
Histórico.
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Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
Trámite: Cualquier solicitud o entrega de información que las personas físicas o
morales hacen ante una dependencia u organismo descentralizado, ya sea para
cumplir una obligación, obtener un beneficio o servicio o, en general, para que se
emita una resolución.
Unidad Documental: Elemento indivisible que puede estar constituido por una solo
documento o por varios y que forman un documento de archivo o un expediente como
unidad documental mínima.
Volante: Hoja de papel, ordinariamente la mitad de una cuartilla cortada a lo largo, en
la que se manda, recomienda, pide, pregunta o hace constar algo en términos
precisos.
Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores
documentales para establecer criterios de disposición acciones de transferencia.
Valor Administrativo: Es aquel que posee un documento, serie o sección para el
área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor administrativo se
encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institución u
organismo que corresponden a procesos y actividades administrativas.
Valor contable: Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación o
comprobación de las operaciones contables y financieras.
Valor fiscal: Valor de los documentos que tienen para documentar la forma que
guarda el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Valor histórico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia.
Valor jurídico: Es el valor que tiene los documentos que se refieren a derechos u
obligaciones legales o jurídicas y que sirven de testimonio ante la ley.
Valores primarios: Son los aplicados a los documentos y expedientes que tienen
vigencia operativa en las oficinas y también aquellos que se guardan de manera
precautoria en el Archivo de Concentración.
Valores secundarios o permanente: Son los aplicados a los documentos y
expedientes que terminaron su vigencia operativa y guarda precautoria y que son
dignos de ser conservados definitivamente en el Archivo de Histórico.
Vigencia operativa o administrativa: Es el tiempo de uso que se hace de los
expedientes en las áreas administrativas para cumplir con el trabajo asignado de
manera cotidiana. Está establecido por el Catálogo de Disposición Documental e base
a las consideraciones de las mismas áreas.
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Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA
Fondo
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
INCA
DG
DG
DG.1
DG.1.1
DG.1.2
DG.1.3
DG.1.4
DG.1.5
DG.1.6
DG.1.7
DG.1.8
DG.2
DG.2.1
DG.2.2
DG.2.3
DG.2.4
DG.2.5
DG
DRC.1
DRC.1.1
DRC.1.1.1
DRC.1.1.2
DRC.1.1.3
DRC.1.1.4
DRC.1.1.5
DRC.1.1.6
DRC.1.2
DRC.1.2.1
DRC.1.2.2
DRC.1.2.3
DRC.1.3
DRC.1.3.1
DRC.1.3.2
DG
DRN.2
DRN.2.1
DRN.2.1.1
DRN.2.1.2
DRN.2.1.3
DRN.2.1.4
DRN.2.1.5
DRN.2.1.6
DRN.2.2
DRN.2.2.1
DRN.2.2.2
DRN.2.2.3
DRN.2.3
DRN.2.3.1
DRN.2.3.2
DG
DRNE.3
DRNE.3.1
DRNE.3.1.1
DRNE.3.1.2
DRNE.3.1.3
DRNE.3.1.4
DRNE.3.1.5
DRNE.3.1.6
DRNE.3.2
DRNE.3.2.1
DRNE.3.2.2
DRNE.3.2.3
DRNE.3.3
DRNE.3.3.1
DRNE.3.3.2
Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A. C.
Dirección General
Dirección General
Administración
Gestión Sectorial
Gestión Administrativa
Informes de la Entidad
Vinculos de Coordinación Institucional
Vínculos de Coordinación Estatal
Vínculos de Coordinación Internacional
Gestión de Control de Asuntos
SGC: Documentación ISO
Operación
Instrumentos de Operación
Marco Legal de la Entidad
Órganos de Gobierno
Políticas de Capacitación
Programas Sustantivos
Dirección General
Delegación Regional Centro
Técnico Operativo
Taller de Diseño
Taller de Puesta en Marcha
Taller de Asesoria Técnica y Consultoria
Taller Capacitación de Empresas Rurales
Telesesiones
Eventos Especiales
SINACATRI
Contratos Coordinadores Estatales
Contratos Formadores.
Eventos Especiales
Administración y Finanzas
Recursos Financieros
Recursos Materiales
Dirección General
Delegación Regional Norte
Técnico Operativo
Taller de Diseño
Taller de Puesta en Marcha
Taller de Asesoria Técnica y Consultoria
Taller Capacitación de Empresas Rurales
Telesesiones
Eventos Especiales
SINACATRI
Contratos Coordinadores Estatales
Contratos Formadores.
Eventos Especiales
Administración y Finanzas
Recursos Financieros
Recursos Materiales
Dirección General
Delegación Regional Noroeste
Técnico Operativo
Taller de Diseño
Taller de Puesta en Marcha
Taller de Asesoria Técnica y Consultoria
Taller Capacitación de Empresas Rurales
Telesesiones
Eventos Especiales
SINACATRI
Contratos Coordinadores Estatales
Contratos Formadores.
Eventos Especiales
Administración y Finanzas
Recursos Financieros
Recursos Materiales
Anexo 1
34
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA
Fondo
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subsección
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
INCA
DG
DRS.4
DRS.4.1
DRS.4.1.1
DRS.4.1.2
DRS.4.1.3
DRS.4.1.4
DRS.4.1.5
DRS.4.1.6
DRS.4.2
DRS.4.2.1
DRS.4.2.2
DRS.4.2.3
DRS.4.3
DRS.4.3.1
DRS.4.3.2
DG
DRSE.5
DRSE.5.1
DRSE.5.1.1
DRSE.5.1.2
DRSE.5.1.3
DRSE.5.1.4
DRSE.5.1.5
DRSE.5.1.6
DRSE.5.2
DRSE.5.2.1
DRSE.5.2.2
DRSE.5.2.3
DRSE-5.3
DRSE-5.3.1
DRSE-5.3.2
DGAPA
DGAPA.1
DGAPA.1.1
DGAPA.1.1.1
DGAPA.1.1.2
DGAPA.1.1.3
DGAPA.1.2
DGAPA.1.2.1
DGAPA.2
DGAPA.2.1
DGAPA.2.1.1
DGAPA.2.1.2
DGAPA.2.1.3
DGAPA.2.2
DGAPA.2.2.1
DGAPA.2.2.2
DGAPA.2.2.3
DGAPA.2.3
DGAPA.2.3.1
DGAPA.2.4
DGAPA.2.4.1
DGAPA.2.4.2
DGAPA.2.4.3
DGAPA.2.4.4
DGAPA.2.4.5
Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A. C.
Dirección General
Delegación Regional Sur
Técnico Operativo
Taller de Diseño
Taller de Puesta en Marcha
Taller de Asesoria Técnica y Consultoria
Taller Capacitación de Empresas Rurales
Telesesiones
Eventos Especiales
SINACATRI
Contratos Coordinadores Estatales
Contratos Formadores.
Eventos Especiales
Administración y Finanzas
Recursos Financieros
Recursos Materiales
Dirección General
Delegación Regional Sureste
Técnico Operativo
Taller de Diseño
Taller de Puesta en Marcha
Taller de Asesoria Técnica y Consultoria
Taller Capacitación de Empresas Rurales
Telesesiones
Eventos Especiales
SINACATRI
Contratos Coordinadores Estatales
Contratos Formadores.
Eventos Especiales
Administración y Finanzas
Recursos Financieros
Recursos Materiales
Dirección General Adjunta de Planeación y Administración
Planeación
Planeación
Planes
Informes
Convenios (Finiquitos)
Calidad
Calidad
Administración y Finanzas
Recursos Humanos
Sueldos y Salarios
Honorarios Asimilados y Honorarios Regimen General
IMSS, SAR e INFONAVIT
Recursos Materiales
Adjudicación Directa, Invitación Restringida y Licitación Publica
Servicios Generales
Activos
Tesorería
Respaldo General de Pagos
Contabilidad
Estados Financieros
Pólizas
Impuestos
Conciliaciones Bancarias
Expedientes Contables
Anexo 1
35
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA
Fondo
Subsección
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Serie
Subserie
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Subserie
Serie
Subserie
Subserie
INCA
DGAPA.3
DGAPA.3.1
DGAPA.3.1.1
DGAPA.3.1.2
DGAPA.3.1.3
DGAPAUTON.1.1
DGAPAUTON.1.1.1
DGAPAUTON.1.1.2
DGAPAUTON.1.2
DGAPAUTON.1.2.1
DGAPAUTON.1.3
DGAPAUTON.1.3.1
DGAPAUTON.1.3.2
DGAPAUTON.1.4
DGAPAUTON.1.4.1
DGAPAUTON.1.5
DGAPAUTON.1.5.1
DGADD
DGADD.1
DGADD.1.1
DGADD.1.1.1
DGADD.1.2
DGADD.1.2.1
DGADD.1.2.2
DGADD.1.3
DGADD.1.3.1
DGADD.1.3.2
DGADD.1.3.3
DGADD.1.4
DGADD.1.4.1
DGADD.1.4.2
DGAPO
DGAPO.1
DGAPO.1.1
DGAPO.1.1.1
DGAPO.1.1.2
DGAPO.1.1.3
DGAPO.1.1.4
DGAPO.1.2
DGAPO.1.2.1
DGAPO.1.2.2
DGAPO.1.2.3
DGAPO.1.2.4
DGAEC
DGAEC.1
DGAEC.1.1
DGAEC.1.1.1
DGAEC.1.1.2
DGAEC.1.1.3
DGAEC.1.1.4
DGAEC.1.1.5
DGAEC.1.1.6
DGAEC.1.1.7
DGAEC.1.2
DGAEC.1.2.1
DGAEC.1.2.2
Instituto Nacional para el Desarrollo de Capacidades del Sector Rural, A. C.
Informatica
Informatica
Soporte Técnico
Actualización
Licencias
Contabilidad UTON
Polizas Contables, de apoyos, gastos de operación y P.D.F.
Carpetas Contables
Tesorería UTON
Bancos (Carpeta Bancaria )
Formalización de Autorizaciones
Fichas de Analisis
Minutas CRyS
Expedientes de Apoyos Otorgados
Proyecto, ficha de análisis, carta autorización, Convenio, Finiqutio
Informatica UTON
Informe de Avance Físico Financiero Mensual PAPIR, PRODESCA Y
PROFEMOR
Dirección General Adjunta de Desarrollo y Difusión
Desarrollo
Formación Presencial
Planeación de la Formación Presencial
Formación a Distancia
Telesesiones
Formación en Linea
Materiales Impresos y Audiovisuales
Materiales Impresos
Audiovisuales
Paquetes Pedagógicos
SINACATRI
Comité Técnico
Programas Locales
Dirección General Adjunta de Promoción y Operación
Operación
Formación Presencial
Diplomados
Talleres derivados de los diplomados
Modalidades de Formación Presencial: Seminarios, talleres, cursos, foros y
otras
Seguimiento y Control de Operación
Unidad de Enlace
Control de Operación
Actas
Informes
Normatividad
Dirección General Adjunta de Evaluación y Certificación
Evaluación y Certificación
Evaluación
Evaluación de Formadores
Acreditación de Programas
Acreditación de PSP´s
Evaluacion para la selección de formadores
Acreditación de Programas (Organizaciones Cafetaleras)
Acreditación de Programas (Sinacatri)
Acreditación de Programas (Sistema Producto)
Análisis y Seguimiento
Evaluacion de eventos ( Satisfacción del Cliente )
Evaluacion de eventos ( Secretaría de la Reforma Agraria )
Anexo 1
36
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Fondo
Sección
subsección
Series
Administración
Dirección General
Operación
Técnica Operativa
INSTITUTO NACIONAL PARA EL DESARROLLO DECAPACIDADES DEL SECTOR RURAL,A.C.
Delegación Regional
Centro
SINACATRI
Administración y Finanzas
Técnica Operativa
Delegación Regional
Norte
SINACATRI
Administración y Finanzas
Dirección General
Técnica Operativa
Delegación Regional
Noroeste
SINACATRI
Administración y Finanzas
Técnica Operativa
Delegación Regional
Sur
SINACATRI
Administración y Finanzas
Técnica Operativa
Delegación Regional
Sureste
SINACATRI
Administración y Finanzas
Subserie
Gestión Sectorial
Gestión Administrativa
Informes de la Entidad
Vinculos
de
Coordinación
Institucional
Vínculos de Coordinación Estatal
Vínculos
de
Coordinación
Internacional
Gestión de Control de Asuntos
SGC: Documentación ISO
Instrumentos de Operación
Marco Legal de la Entidad
Órganos de Gobierno
Políticas de Capacitación
Programas Sustantivos
Taller de Diseño
Taller de Puesta en Marcha
Taller de Asesoria Técnica y
Consultoria
Taller Capacitación de Empresas
Rurales
Telesesiones
Eventos Especiales
Contratos
Coordinadores
Estatales
Contratos Formadores.
Eventos Especiales
Recursos Financieros
Recursos Materiales
Taller de Diseño
Taller de Puesta en Marcha
Taller de Asesoria Técnica y
Consultoria
Taller Capacitación de Empresas
Rurales
Telesesiones
Eventos Especiales
Contratos
Coordinadores
Estatales
Contratos Formadores.
Eventos Especiales
Recursos Financieros
Recursos Materiales
Taller de Diseño
Taller de Puesta en Marcha
Taller de Asesoria Técnica y
Consultoria
Taller Capacitación de Empresas
Rurales
Telesesiones
Eventos Especiales
Contratos
Coordinadores
Estatales
Contratos Formadores.
Eventos Especiales
Recursos Financieros
Recursos Materiales
Taller de Diseño
Taller de Puesta en Marcha
Taller de Asesoria Técnica y
Consultoria
Taller Capacitación de Empresas
Rurales
Telesesiones
Eventos Especiales
Contratos
Coordinadores
Estatales
Contratos Formadores.
Eventos Especiales
Recursos Financieros
Recursos Materiales
Taller de Diseño
Taller de Puesta en Marcha
Taller de Asesoria Técnica y
Consultoria
Taller Capacitación de Empresas
Rurales
Telesesiones
Eventos Especiales
Contratos
Coordinadores
Estatales
Contratos Formadores.
Eventos Especiales
Recursos Financieros
Recursos Materiales
Admon.
Tipo de Documento
Legal
Contable
Clasificación
Reservada
Confidencial
Vigencia Operativa
Tramite
Concentración
6
6
6
X
X
X
X
X
X
X
X
6
6
X
X
X
X
X
X
6
6
6
6
6
6
6
X
X
2
2
4
4
2
4
2
2
2
4
4
4
2
2
2
2
2
2
2
4
4
4
4
4
4
4
2
4
2
2
2
4
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4
2
2
2
2
2
2
2
4
4
4
4
4
4
4
2
4
2
2
2
4
4
4
2
2
2
2
2
2
2
4
4
4
4
4
4
4
2
4
2
2
2
4
4
4
2
2
2
2
2
2
2
4
4
4
4
4
4
4
2
4
2
2
2
4
4
4
2
2
2
2
2
4
4
4
4
4
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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X
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X
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X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
37
Destino Final
Baja
Histórico
X
X
X
X
X
X
X
X
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X
X
X
X
X
X
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X
X
X
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X
X
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X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Fondo
Sección
subsección
Series
Planeación
Calidad
Recursos Humanos
Recursos Materiales
INSTITUTO NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE CAPACIDADES DEL SECTOR RURAL, A.C.
Tesoreria
Dirección General Adjunta de
Planeación y Administración
Dirección General
Adjunta de
Administración y
Planeación
Contabilidad
Informatica
Contabilidd UTON
Tesorería UTON
Formalización de
Autorizaciones UTON
Expedientes de Apoyos
Otorgados UTON
Informatica UTON
Formación Presencial
Dirección General Adjunta de
Desarrollo y Difusión
Dirección General
Adjunta de Desarrollo y
Difusión
Formación a Distancia
Materiales Impresos y
Audiovisuales
SINACATRI
Formación Presencial
Dirección General Adjunta de
Promoción y Operación
Dirección General
Adjunta de Promoción y
Difusión
Unidades de Enlase
Evaluación
Dirección General Adjunta de
Evaluación y Certificación
Dirección General
Adjunta de Evaluación
y Certificación
Analisis y Seguimiento
Subserie
Admon.
Planes
Informes
Calidad
Sueldos y Salarios
Honorarios Asimilados y Hornarios
Regimen General
Nominas
IMSS, SAR e INFONAVIT
Adjudicación Directa, Invitación
Restringida y Licitación Pública
Servicios Generales
Activos
Respaldo General de Pagos
Estados Financieros
Pólizas
Impuestos
Conciliaciones Bancarias
Expedientes Contables
Soporte Técnico
Actualización
Licencias
Polizas Contables, de apoyos, gastos
de operación y P.D.F.
Carpetas Contables
Bancos (Carpeta Bancaria )
Fichas de Analisis
Minutas CRyS
Proyecto, ficha de análisis, carta
autorización, Convenio, Finiqutio
Informe de Avance Físico Financiero
Mensual PAPIR, PRODESCA Y
PROFEMOR
Planeación de la Formación
Presencial
Telesesiones
Formación en Linea
Materiales Impresos
Audiovisuales
Paquetes Pedagógicos
Comité Técnico
Programas Locales
Diplomados
Talleres
derivados
de
los
diplomados
Modalidades
de
Formación
Presencial: Seminarios, Talleres,
Cursos, Foros y otras.
Seguimiento
y
control
de
operación
Control de Operación
Actas
Informes
Normatividad
Evaluación de Formadores
Acreditación de Programas
Acreditación de PSP´s
Evaluació para la selección de
formadores
Acreditación
de
Programas
(Organizaciones Cafetaleras)
Acreditación
de
Programas
(Sinacatri)
Acreditación
de
Programas
(Sistema Producto)
Evaluación
de
Eventos
(Satisfacción del Cliente)
Evaluación de eventos (Secretaria
de la Reforma Agraria)
Tipo de Documento
Legal
Contable
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Clasificación
Reservada
Confidencial
Vigencia Operativa
Tramite
Concentración
2
2
2
3
4
4
5
5
3
3
3
5
5
5
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
8
8
8
8
10
10
10
10
10
8
8
5
2
2
2
2
2
5
5
5
5
5
2
5
2
5
1
1
1
1
1
1
1
1
1
2
5
5
5
5
5
5
5
4
1
4
1
4
Destino Final
Baja
Histórico
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1
1
1
1
1
1
1
3 MESES
4
4
4
4
4
12
12
6
3 MESES
6
1
4
1
4
1
4
1
12
1
6
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
ANEXO 2
38
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
INSTITUTO NACIONAL PARA EL DESARROLLO DE CAPACIDADES DEL SECTOR RURAL, A. C.
INVENTARIO DOCUMENTAL
TRAMITE
CAJA
UBICACIÓN
FISICA
SECCIÓN
SUBSECCIÓN
SERIE
SUBSERIE
EXPEDIENTE
DOCUMENTO
FECHA
DESTINO FINAL PREVISTO
CONSERVACIÓN
TIEMPO
TIEMPO DE
REMANENTE
TIEMPO DE
FECHA DE
FECHA DE
CONSERVACIÓN
PARA
CONSERVACIÓN
RECLASIFICACIÓN
RECLASIFICACIÓN
(AÑOS)
RECLASIFICAR
(AÑOS)
(AÑOS)
TIEMPO
REMANENTE
PARA
DISPOSICIÓN
FINAL (AÑOS)
BAJA
ARCHIVO
HISTORICO
ANEXO 3
39
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO
FONDO:
ARCHIVO DE:
TRÁMITE
CONCENTRACIÓN
HISTORICO
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
DIRECCIÓN:
TÉLEFONO:
CORREO ELECTRÓNICO:
CARGO:
NOMBRE DEL RESPONSABLE:
CLAVE:
SERIE
DESCRIPCIÓN DE LA SERIE
ANEXO 4
40
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES PARA SU DISTRIBUCIÓN A
LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS.
FOLIO
ASUNTO
FECHA Y HORA
DE RECEPCIÓN
NOMBRE Y CARGO DEL
REMITENTE
NOMBRE Y CARGO DEL
RECEPTOR.
FIRMA
FECHA DE
RECIBIDO
ANEXO 5
41
Julio de 2007
MANUAL DE POLÍTICAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVO
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA ENTREGADA AL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MATERIALES PARA SU ENVIO
No. DE OFICIO
ASUNTO
FECHA Y HORA
DE RECEPCIÓN
NOMBRE DEL RECEPTOR
FIRMA
ANEXO 6
42
Julio de 2007