mecmec

mecmec
Concepto
mecmec para pda, es un sistema de
facturación para dispositivos móviles, concebido
para trabajar de forma totalmente autónoma
sin necesidad de ningún servidor ni equipo
adicional.
Basta disponer de una PDA tipo pocket-pc y de
una impresora PCL con conexión por
infrarrojos, bluetooth o mejor wifi para emitir
documentos des de la pda: presupuestos,
albaranes, facturas recibos, el libro del IVA, el
informe de volumen por clientes etc.
Página - 1-
mecmec
Los Datos
mecmec Facturación PDA
mecmec facturación, genera albaranes y
presupuestos a sus clientes.
Si un presupuesto es aprobado, podrá indicar a
mecmec que genere el albarán automáticamente.
En cualquier momento podemos facturar el albarán o
albaranes que decidamos, con sus correspondientes
recibos.
Página - 2-
mecmec
Los recibos, se generan automáticamente en función
de las condiciones de pago establecidas para cada
cliente.
1. Los clientes con domiciliación Recibos
automáticos al generar las facturas.
2.
Los Datos
Los clientes en efectivo Recibos en el
momento del cobro
Aquellos recibos que estén domiciliados, se pueden
remesar y generar el archivo bancario (Norma Q19)
correspondiente para su cobro.
Imprima cuando quiera y en donde este, con formato
A4. Entregue a sus clientes la documentación al
instante.
Página - 3-
mecmec
Los Datos
Presupuesto al cliente Recogel.
Página - 4-
mecmec
Los Datos
Albarán generado al aceptar el presupuesto
anterior.
Página - 5-
mecmec
Los Datos
Albarán directamente de Recogel.
Página - 6-
mecmec
Los Datos
Facturamos lo pendiente de Recogel. En la factura
102 ya aparecen los dos albaranes el 1403 y 1404
del ejercicio 2008.
Página - 7-
mecmec
Los Datos
RECOGEL nos paga la factura 102, en efectivo y en
tres plazos (3 recibos)
Página - 8-
mecmec
Las Petañas
mecmec organiza toda la información en diferentes
pestañas situadas en la ventana principal del
programa.
Des de un solo punto, accedemos a los diferentes
apartados de la facturación
En la parte inferior de la ventana disponemos de
unos botones ilustrados con las opciones permitidas
en función de la pestaña donde estamos situados.
Página - 9-
mecmec
Las Petañas
LAS PESTAÑAS de mecmec
CLIENTES
Página - 10-
mecmec
Las Petañas
ALBARANES
Página - 11-
mecmec
Las Petañas
FACTURAS
Página - 12-
mecmec
Las Petañas
ARTÍCULOS
Página - 13-
mecmec
Las Petañas
PRESUPUESTOS
Página - 14-
mecmec
Las Petañas
RECIBOS
Página - 15-
mecmec
Las Petañas
REMESAS
Página - 16-
mecmec
Las Petañas
CONFIGURACIÓN
Página - 17-
mecmec
Los botones
Añadir nuevo elemento.
Se usa en las pestañas:
Clientes, Albaranes,
Presupuestos, Artículos, y
Remesas.
Modificar elemento
seleccionado de la lista.
Se usa en las pestañas:
Clientes, Albaranes,
Presupuestos, Artículos, y
Remesas.
Suprimir elemento
seleccionado de la lista.
Se usa en las pestañas:
Clientes, Albaranes,
Presupuestos, Artículos, y
Remesas.
Página - 18-
mecmec
Los botones
Engranaje que simboliza la
ejecución de un proceso.
En las pestañas de Clientes,
Albaranes y Facturas, nos lleva
al proceso de facturación.
En la pestaña presupuestos,
nos permite pasar a un albarán
el presupuesto seleccionado.
Recalcular:
En la pestaña Facturas.
Permite volver a recalcular los
importes y valores de una factura
después de haber modificado
cualquiera de sus albaranes.
Página - 19-
mecmec
Los botones
Consultar
En la pestaña Facturas y
Recibos.
Nos permite consultar las
diferentes partes del elemento
seleccionado en la lista.
Imprimir
En la pestaña Albaranes,
Presupuestos, Facturas,
Recibos y Remesas:
Nos permite enviar a la
impresora configurada, el
elemento seleccionado de la
lista.
Página - 20-
mecmec
Los botones
Filtrar
Este botón se encuentra en la
mayoría de pestañas de
mecmec y es uno de los más
usados.
Nos permite filtrar y visualizar
los elementos de las listas en
función de unos criterios
establecidos en el filtro.
Cobrar
Este botón se encuentra en la
pestaña Facturas.
Nos permite emitir y cobrar
recibos en efectivo de las
facturas marcadas (X) que no
esten domiciliadas.
Página - 21-
mecmec
Los botones
Remesar
€
Este botón se encuentra en la
pestaña de recibos.
Permite remesar los recibos
seleccionados.
Nuevo
También usado para nuevas
líneas de detalle en
albaranes y presupuestos
así como en las pequeñas
tablas de series, familias,
bancos, irpf, iva.
Edición / modificación
Este botón edita la línea de
detalle seleccionada en
albaranes y presupuestos;
también se encuentra en las
pequeñas tablas de series,
familias, bancos, irpf, ivas.
Página - 22-
mecmec
Los botones
Eliminación.
Este botón elimina la línea de
detalle seleccionada en
albaranes y presupuestos;
también se encuentra en las
pequeñas tablas de series,
familias, bancos, irpfs,
ivas.
Página - 23-
mecmec
Pestaña Clientes
Gestión de Clientes
Desde el botón nuevo y modificar se accede a
la ficha del cliente; compuesta de tres
apartados:
1.1. Datos generales
Página - 24-
mecmec
Pestaña Clientes
1.2. Datos fiscales
Retención de IRPF por defecto / Recargo de
equivalencia por defecto / Dirección fiscal
Página - 25-
mecmec
Pestaña Clientes
1.3. Forma de pago
Descuento por defecto / Domiciliado / Fijar
Días de pago / Plazos pactados.
Página - 26-
mecmec
Pestaña Clientes
2.
Botón engranaje. Permite facturar lo
pendiente del cliente seleccionado.
3.
Botón filtro. Permite obtener visiones
reducidas de nuestra lista de clientes.
4.
3.1.
Por Población
3.2.
Por inicio nombre (Ejemplo: TRE...)
Permanente, la deuda del cliente en rojo
… Más detalles
Apartado:
CLIENTES guia avanzada
Página - 27-
mecmec
Pestaña Albaranes
Gestión de Albaranes
1.1. Nuevos, modificaciones o consultas.
1.2. Supresión si no esta facturado.
1.3. Impresión.
1.4. Vistas con filtros de la lista Albaranes.
1.4.1. Por Cliente
1.4.2. Por series
1.4.3. Por estado (Pendientes y/o
Facturados)
1.4.4. Entre fechas
1.5. Facturar
1.5.1. Pendientes de facturar
1.5.2. Los seleccionados
1.5.3. Uno en concreto
Página - 28-
mecmec
Pestaña Albaranes
Con el botón Nuevo o Modificar, accedemos a
la cabecera del albarán seleccionado en la lista
principal.
Página - 29-
mecmec
Pestaña Albaranes
Cabecera: Serie / Fecha / Cliente / Nota
LINEAS DE DETALLE DE UN ALBARÁN
1. Botón Lápiz (modificar)
2.
Botón (+) (nuevo)
3.
Botón (-) Suprime la linia seleccionada
en el detalle
Página - 30-
mecmec
Pestaña Albaranes
Si disponemos de código de barras, lo
introducimos y botón >>.
Si no, podemos usar el botón Código para
hallar el artículo a introducir a través de las
familias.
Página - 31-
mecmec
Pestaña Albaranes
1.
Buscamos la familia en la lista
2.
Seleccionamos el artículo deseado y
OK.
… Más detalles
Apartado: ALBARANES guia avanzada
Página - 32-
mecmec
Pestaña Facturas
Gestión de Facturas
1.1. Consultas.
1.1.1.
Datos Generales
1.1.2.
Desglose del IVA
1.1.3.
Albaran/es que forman la factura
En este grupo existe un botón
desfacturar
que
permite
en
algunos casos, quitar el albarán
seleccionado de la factura.
1.1.4.
Recibo/s de la factura
1.2. Gestión de cobros
1.2.1.
Para los domiciliados, se emite
recibo en el momento de facturar.
1.2.2.
Para los efectivos de una factura,
podemos cobrar todas las
aportaciones necesarias, hasta la
liquidación de la deuda. Cada
Página - 33-
mecmec
Pestaña Facturas
aportación, genera el recibo
correspondiente.
1.3. Impresión.
1.4. Vistas con filtros de la lista general de
Facturas.
1.4.1.
Por Cliente
1.4.2.
Por series
1.4.3.
Por estado de cobro (Pendientes
y/o Cobradas)
1.4.4.
Entre fechas
1.5. Facturar des de la pestaña de facturación,
permite diponer de todas las opciones:
1.5.1.
Pendientes de facturar
1.5.2.
De un serie
1.5.3.
Seleccionadas
1.5.4.
En un intervalo de fechas y de una
serie.
1.5.5.
De un cliente
Página - 34-
mecmec
Pestaña Facturas
1.6. Recalculo
Al modificar el/los albaranes que forman
una factura, debemos recalcularla para
obtener los nuevos importes o
modificaciones del albarán.
… Más detalles
Apartado: FACTURAS guia avanzada
Página - 35-
mecmec
Pestaña
Artículos
Gestión de Artículos
Artículos es la cuarta pestaña de la pantalla de
mecmec.
Los Botones
Botón Nuevo Nos presenta la pantalla de artículos
‘para crear uno de nuevo.
La lista Unidad seleccionar las unidades del producto:
metros lineales, litros, Kg., etc.
La lista familia nos permite agrupar los productos o
servicios para su mejor manejo en la entrada de
albaranes y presupuestos.
Botón Modificar usado para editar, consultar y/o
modificar el artículo seleccionado de la lista.
Botón Suprimir para borrar un artículo.
NOTA: Los artículos facturados
alguna vez, no se pueden
suprimir.
Sacar partido al campo codigo de barras
Página - 36-
mecmec
Pestaña
Artículos
Elartículos
campo código de barras nos permite anotar
más rápidamente si nuestra pda dispone de
lector de código de barras. ( No es necesario)
Peró podemos aprovechar este campo de código de
barras para nuestros servicios y descripciones.
Así, por ejemplo el artículo 3 que es un servicio, con
una descripción como:
“Perforadora tuneladora maxell 55”,
Podemos aprovechar el campo código de barras en
este artículo y poner el valor que deseemos, por
ejemplo la letra “p”.
Al anotar la línea del albarán bastará con recordar
que el servicio “Perforadora tuneladora maxell 55”,
tiene el código “P”.
Anotaremos “P” en la caja del código y con el botón
>> se recuperar los datos del Artículo/servició en la
línea de detalle.
Página - 37-
mecmec
Pestaña
Artículos
Esparadecir
aprovechamos el campo codigo de barras
crear nuestras própias codificaciones.
Sipodemos
algunos artículos han quedado obsoletos, los
agrupar en una familia. Cree una familia
con el nombre que desee, por ejemplo
“Descatalogados” y mueva sus productos o servicios
que ya no utilice a esta familia.
Para
cambiar la familia de un producto, bastará con
editarlo y modificar el valor de la lista familia.
Repase la gestión de familias en la pestaña otros.
Página - 38-
Pestaña
Presupuestos
mecmec
Gestión de Presupuestos
Presupuestos es la quinta pestaña de la pantalla de
mecmec.
Nos permite:
1.1.
Creación, consultas, modificaciones
1.2.
Supresión si no esta aprobado.
1.3.
Impresión.
1.4.
Vistas con filtros de la lista general de
presupuestos.
1.4.1. Por Cliente
1.4.2. Por series
1.4.3. Por estado (aprobados y/o
Pendientes)
1.4.4. Entre fechas
1.5.
A la aprobación se genera el albarán
automáticamente
Página - 39-
mecmec
Pestaña
Presupuestos
Elfunción
botón de engranaje en presupuestos, tiene la
de generar un albarán a partir del
presupuesto seleccionado
Elpresupuestos
funcionamiento de las ventanas y opciones de
es totalmente análogo al explicado en
el apartado de albaranes.
Página - 40-
mecmec
Pestaña Recibos
Gestión de Recibos
1.1.
Filtro de la lista Recibos.
1.1.1. Por Cliente
1.1.2. Por estado de cobro
1.1.2.1. cobrados
1.1.2.2. pendientes
1.1.3. Por forma de pago
1.1.3.1. Domiciliados
1.1.3.2. No domiciliados
1.1.4. Los domiciliados por remesa
1.1.4.1. Remesados
1.1.4.2. Pendientes de remesar
1.1.5. Entre fechas de vencimiento
1.2.
Impresión de recibos
1.3.
Consultas de recibos
1.4.
Remesar recibos
… Más detalles
Apartado:
Recibos
guia
avanzada
Página - 41-
mecmec
Pestaña Remesas
Gestión de Remesas
Más detalles
Apartado:
Recibos
guia
avanzada
Página - 42-
mecmec
Pestaña Otros
GESTIÓN PESTAÑA OTROS
Pequeñas tablas
1.1. Botón series (Gestión de la tabla de series).
1.1.1. Edición/Modificación.
1.1.2. Nuevo.
1.1.3. Eliminación.
NOTA: La eliminación de una serie
no es posible si existen facturas /
albaranes o presupuestos de esta
serie.
1.2. Botón familias (Gestión de la tabla de
familias).
1.2.1. Edición/Modificación.
1.2.2. Nuevo.
1.2.3. Eliminación.
NOTA: La eliminación de una
familia no es posible si existen
artículos de esta familia.
Página - 43-
mecmec
Pestaña Otros
1.3. Botón Bancos (Gestión de la tabla de Bancos
para poder generar remesas).
1.3.1. Edición/Modificación
1.3.2. Nuevo
1.3.3. Eliminación
NOTA: No olvide dar de alta como
mínimo una cuenta bancaria para
poder generar remesas. Anote
correctamente NIF, Titular,
Entidad, Oficina y los 20 dígitos
bancarios (4 para la ENT, 4 para
OFI, 2 para DC y 10 para Cuenta)
1.4. Botón Irpf (Gestión de la tabla de tipos de
IRPFS).
1.4.1. Edición/Modificación.
1.4.2. Nuevo.
1.4.3. Eliminación.
Página - 44-
mecmec
Pestaña Otros
NOTA: La eliminación de un IRPF
no es posible si existen facturas /
albaranes o presupuestos con este
IRPF.
1.5. Botón IVA (Gestión de la tabla de tipos de
IVAS).
1.5.1. Edición/Modificación.
1.5.2. Nuevo.
1.5.3. Eliminación.
NOTA: La eliminación de un IVA no
es posible si existen facturas /
albaranes o presupuestos con este
IVA.
Informes
Opción que permite seleccionar el informe deseado
des de una lista.
Página - 45-
mecmec
Pestaña Otros
Definir las condiciones de filtro para el informe y
enviarlo a la impresora con el botón OK.
… Más detalles
Apartado: Informes guia avanzada
Impresoras
Apartado de configuración de la impresora
… Más detalles
Apartado: Impresión guia avanzada
Configurar
Apartado de configuración general de mecmcec así
como de la ubicación de los datos.
… Más detalles
Apartado: Configuración
guia avanzada
mecmec
Histórico
Página - 46-
mecmec
Pestaña Otros
Le permite agilizar el rendimiento de mecmec. Puede
acceder a esta opción a través del botón Histórico de
la pestaña Otros.
Si disponemos de un número elevado de facturas
totalmente liquidadas, podemos desactivar la visión
de estas facturas, albaranes, presupuestos y recibos
que estén totalmente liquidados.
Página - 47-
mecmec
Pestaña Otros
Siempre puede regresar aquí y activarlos de nuevo
Aunque
desactive la visión de los cobrados. Recuerde
que en los filtros de las diferentes pestañas:
Facturas, albaranes presupuestos, recibos; dispone
de la opción de Incluir Datos históricos para
puntualmente seguir visualizado aquello que se
desee sin tener que venir aquí y activarlos todos.
Exportar .XML
Puede acceder a esta opción a través del botón
Export .XML de la pestaña Otros.
Le permite exportar las tablas de mecmec al formato
xml. mecmec crea un archivo xml por cada tabla de
la base de datos y deposita el archivo en el
directorio raíz de la PDA.
Página - 48-
mecmec
Clientes
Guia avanzada
Lista Principal
En la parte inferior de la pestaña clientes, tenemos
un pequeño rectángulo con la información más
relevante del cliente seleccionado.
El nombre, la dirección, la localidad, si esta o no
domiciliado, la deuda pendiente; toda está
información, nos evitará en algunos casos tener que
entrar a la ficha del cliente para consultar sus datos.
Grupo Datos Generales de la ficha.
El botón modificar, nos permite editar la ficha del
cliente seleccionado, para consultar sus datos o si lo
deseamos modificar algún valor.
En la pestaña Generales de la ficha tenemos la
información básica. No olvide el NIF y el nombre.
Grupo Fiscales de la ficha.
Si al cliente le hemos de aplicar una retención en
nuestras facturas podemos definir el porcentaje en la
lista Irpf, de esta manera al generar albaranes para
este cliente automáticamente se tendrá en cuenta
este valor.
Página - 49-
mecmec
Clientes
Guia avanzada
Si el cliente desea recibir las facturas en un domicilio
diferente al de la ficha general, podemos activar la
opción tiene dirección fiscal y definir el domicilio
fiscal en este apartado.
Grupo Forma de pago de la ficha.
Si deseamos que por norma al cliente se le aplique
un % de descuento, podemos definirlo en este
grupo. Definir un % dto en este grupo no significa
que en el momento de generar el albarán no
podamos modificarlo, sinó que por defecto colocara
en el campo %dto del albarán o presupuesto el
porcentage aquí definido.
Clientes con domiciliación bancaria
Si el cliente domicilia sus pagos, lo anotamos
activando el campo domiciliado y los 20 dígitos
bancarios.
Para estos clientes domiciliados, podemos establecer
los dos días mensuales en que este cliente realiza
sus pagos.
El la zona de plazos de pago, podemos establecer
los detalles pactados par el pago fraccionado.
Página - 50-
Clientes
Guia avanzada
mecmec
En el siguiente ejemplo, el cliente esta domiciliado,
no se le aplica descuento por defecto, sabemos que
paga el 2 y el 20 de cada mes y hemos pactado unos
plazos de pago del 50% a 30 días y del 50%
restante a 60 días.
Botón N
Nuevo plazo
Botón M
Modifica plazo
Botón X
Suprime plazo
Página - 51-
mecmec
Clientes
Guia avanzada
Todos
los parámetros expuestos anteriormente,
serán tomados en cuenta cuando mecmec facture a
este cliente y en función de ellos, calculará los días
de vencimiento y los importes correspondientes para
generar los recibos de forma automática.
Recuerde
que en la pestaña principal de clientes y
con el botón de engranaje, puede facturar todo lo
pendiente del cliente seleccionado.
Página - 52-
mecmec
Albaranes
Guia avanzada
Pestaña Principal
Albaranes es la segunda pestaña de la pantalla de
mecmec.
La lista
Contiene la información más relevante de los
albaranes, destacamos la primera columna de
nombre F usada para marcar (x) el o los albaranes
que deseamos facturar.
En los albaranes donde la columna F aparece como
(-), son los que ya están facturados.
Con la barra de desplazamiento horizontal nos
podemos desplazar de izquierda a derecha y
viceversa para visualizar las demás columnas.
La última columna de nombre Factura nos indica en
que factura se encuentra el albarán. Para los
albaranes no facturados el valor de esta columna es
(n.f.).
En la parte inferior tenemos un sumador que nos
muestra el valor de la base de todos los albaranes de
la lista. Este valor varía en función del filtro activo.
Página - 53-
Albaranes
Guia avanzada
mecmec
Los Botones de Albaranes
Botón Nuevo Nos presenta la pantalla del albarán
para crear uno de nuevo.
Botón Modificar usado para editar, consultar y/o
modificar un albarán seleccionado de la lista.
NOTA: Un albarán se puede
modificar, siempre que no este
facturado o si lo esta, se puede
modificar siempre que no este
parcial o totalmente cobrado.
Botón Suprimir para borrar un albarán.
NOTA: Un albarán se puede
suprimir, siempre que no esté
facturado.
Lea detalladamente la opción
Desfacturar…
del
grupo
albaranes en el interior de una
factura
Botón engranaje para facturar el albarán
seleccionado o los albaranes marcados en la
columna (F).
Página - 54-
mecmec
Albaranes
Guia avanzada
Botón de Filtro para obtener visiones particulares
de la lista de albaranes, en función de:
Las series
y/o Clientes
y/o Facturado o pendientes
y/o Intervalo de fechas
Recuerde
que la opción Incluir datos
históricos, permite incorporar en el filtro,
aquellos
albaranes
que
ya
tenemos
desactivados y traspasados al histórico. Lea
el apartado (Histórico de la pestaña otros)
Recuerde
que para quitar el filtro solo es
necesario ir al botón filtro y salir con el
botón OK sin seleccionar ningún valor.
Botón de Imprimir para enviar a la impresora el
documento albarán seleccionado.
Recuerde
leer el apartado impresión
si
desconoce como configurar una impresora
para mecmec.
Página - 55-
Albaranes
Guia avanzada
mecmec
El Albarán
Una vez nos hallamos en el interior de un albarán en
concreto, observamos:
La cabecera del albarán con:
1. La fecha
2. La serie
3. El numero
4. El ejercicio
5. El cliente
6. Una Nota, para tomar anotaciones
puntuales e información adicional.
El detalle con las líneas que lo forman.
Un pequeño resumen de datos en la parte inferior:
Bruto, Base y total.
Podemos manipular las líneas de productos o
servicios que forman el detalle con los siguientes
botones:
+
-
Editar la línea
de detalle
seleccionada
Crear una
nueva línea de
detalle
Suprimir la
línea de detalle
seleccionada
Página - 56-
mecmec
Albaranes
Guia avanzada
El detalle del Albarán
Con la caja de código de barras (Primer rectángulo
blanco de la ventana) y el botón >>, podemos
acceder al articulo deseado de forma inmediata.
Con el botón código: podemos buscar el artículo por
familias.
Página - 57-
mecmec
Albaranes
Guia avanzada
Una vez anotado el artículo, mecmec anota
automáticamente:
1. Las Unidades, el PVP y el IVA en función del
artículo.
2. El % de descuento y el recargo de
equivalencia en función del cliente.
Estos valores se pueden modificar para una línia de
detalle del albarán en concreto, pero normalmente
serán los deseados.
Solo necesitaremos introducir la cantidad de
producto y aceptar con OK. Una nueva línea de
detalle aparecerá en el albarán.
Lee
en la sección de Artículos: Como sacar
provecho del campo código de barras para
introducir líneas de detalle en albaranes y
presupuestos.
Página - 58-
mecmec
Facturas
Guia avanzada
pestaña Principal
Facturas es la tercera pestaña de la pantalla de
mecmec.
La lista
Contiene la información más relevante de las
facturas, destacamos la primera columna de nombre
F usada para marcar (x) la o las facturas que
deseamos cobrar en efectivo y emitir recibo/s.
En las facturas donde la columna F aparece como (), nos indica que esta cobrada y el importe pendiente
es cero.
Con la barra de desplazamiento horizontal nos
podemos desplazar de izquierda a derecha y
viceversa para visualizar las demás columnas.
En la parte inferior tenemos una lista con un
sumador que nos permite controlar la suma total de
la lista para los valores:
1. Base
2. Total
3. Pendiente
Este valor varía en función del filtro de factura.
Página - 59-
mecmec
Facturas
Guia avanzada
Las
facturas de mecmec se generan
automáticamente a partir de los albaranes y
des de las pestañas donde el proceso de
facturación
(Botón
engranaje)
este
operativo.
Los botones de facturas
Botón engranaje para facturar albaranes. Cuando
el proceso de facturación se llama desde aquí, todas
las opciones están disponibles.
Botón de Filtro para obtener visiones particulares
de la lista de facturas, en función de:
Las series
y/o Clientes
y/o Cobradas o pendientes
y/o Intervalo de fechas
Página - 60-
mecmec
Facturas
Guia avanzada
Recuerde
que
históricos,
la opción Incluir datos
permite
incorporar
momentáneamente en el filtro, aquellas
facturas que ya tenemos desactivadas y
traspasadas al histórico. Lea el apartado
(Histórico de la pestaña otros)
Recuerde
que para quitar el filtro solo es
necesario ir al botón filtro y salir con el
botón OK sin seleccionar ningún valor.
Botón de Imprimir para enviar a la impresora el
documento de la factura seleccionada.
Botón de Recalcular si de una factura emitida,
modificamos cualquiera de los albaranes que la
forman (recuerde en que casos es posible modificar
un albarán), debemos acudir a la pestaña facturas,
seleccionar la factura correspondiente y activar este
botón, el proceso de recalcular actualizara los valores
e importes.
Página - 61-
mecmec
Facturas
Guia avanzada
Botón Cobros nos permite cobrar las facturas
marcadas. Cuando quiera cobrar más de una factura
a la vez, asegúrese que las facturas marcadas
pertenecen al mismo cliente.
mecmec le pregunta el importe a cobrar. Si usted
ha marcado varias facturas de un mismo cliente,
mecmec ira saldando la deuda por orden de
antigüedad y emitiendo un recibo por cada factura
saldada.
Si marca una factura e introduce un importe inferior
al de la factura, mecmec emitirá un recibo por valor
del importe introducido y deja pendiente de pago la
diferencia
Recuerde
que podemos marcar una o varias
facturas de un mismo cliente.
Recuerde
que las facturas con domiciliación
bancaria no admiten cobros y se dan por
cobradas al remesarlas.
Página - 62-
mecmec
Facturas
Guia avanzada
Botón Consultar nos permite repasar la
información de una factura seleccionada, distribuida
en 4 grupos.
1.
2.
3.
4.
La cabecera de la factura, datos generales
El desglose del IVA
Los recibos según los plazos y condiciones
del cliente
Los Albaranes que forman la factura.
NOTA:
En el apartado de albaranes de una
factura, existe el botón Desfacturar, este nos
permite excluir el albarán seleccionado, de
la factura actual.
No
podemos excluir un albarán de una
factura, si es el único que la forma.
Sidebemos
excluimos un albarán de la factura
recalcularla para actualizar sus
valores e importes.
Página - 63-
mecmec
Recibos
Guia avanzada
Pestaña Principal
Recibos es la sexta pestaña de la pantalla de
mecmec.
La lista
Contiene la información más relevante de los recibos,
destacamos la primera columna de nombre F usada
para marcar (x) el o los recibos domiciliados que
deseamos remesar.
En las facturas donde la columna F aparece como (), nos indica que este recibo o ya ha sido remesado
o bien es un recibo de efectivo, que lógicamente no
se puede remesar.
Con la barra de desplazamiento horizontal nos
podemos desplazar de izquierda a derecha y
viceversa para visualizar las demás columnas.
En la parte inferior tenemos una lista con un
sumador que nos permite controlar la suma del
importe de la lista de recibos en función del filtro
activo.
Página - 64-
mecmec
Recibos
Guia avanzada
Los botones de recibos
Botón de Filtro para obtener visiones particulares
de la lista de recibos, en función de:
1.
Por Cliente
2.
Por estado de cobro
2.1. cobrados
2.2. pendientes
3.
Por forma de pago
3.1. Domiciliados
3.2. No domiciliados
4.
Los domiciliados por remesa
4.1. Remesados
4.2. Pendientes de remesar
Botón de Imprimir para enviar a la impresora el
documento del recibo seleccionado.
Botón de Modificar permite modificar los datos del
recibo.
Página - 65-
mecmec
Recibos
Guia avanzada
Botón de Remesar Permite remesar el/los recibos
marcados Columna S (X). Podemos acumular los
recibos a una remesa existente o crear una remesa
nueva.
Sibancario
la remesa ya a sido pasada al cuaderno 19
no se podrán añadir nuevos recibos
y deberemos crear una de nueva.
Página - 66-
mecmec
Remesas
Guia avanzada
Pestaña Principal
Remesas es la septima pestaña de la pantalla
principal de mecmec.
La lista
Contiene la información más relevante de las
remesas, destacamos:
la fecha de la remesa, la cuenta bancaria donde la
hemos remesado si esta pasada al quaderno 19.
Con la barra de desplazamiento horizontal nos
podemos desplazar de izquierda a derecha y
viceversa para visualizar las demás columnas.
En la parte inferior tenemos una lista con un
sumador que nos permite controlar la suma del
importe de la lista de remesas en función del filtro
activo.
Botón Nuevo Nos presenta la pantalla de remesas
para crear una de nueva.
Página - 67-
mecmec
Remesas
Guia avanzada
Botón Modificar usado para editar, consultar y/o
modificar datos de una remesa.
NOTA: El botón Q19 permite
generar el archivo de norma Q19
bancario para poderlo enviar al
banco.
mecmec
guarda los archivos Q19 generados,
dentro de una carpeta de nombre Q19 y en
la misma ubicación que hemos definido para
la base de datos.
Recuerde
que la ubicación
memoria flash de su PDA.
mejor es la
Botón Suprimir para borrar una remesa.
NOTA: Una remesa pasada a
Q19, no se puede borrar.
Botón de Filtro para obtener visiones particulares
de la lista de recibos, en función de:
1.
Entre fechas.
2.
Por estado de pasada o no al Q19.
Página - 68-
mecmec
Informes mecmec
Informes
Con mecmec
impresora.
puede imprimir
informes en
su
El botón de Informes, se encuentra en la pestaña
Otros, y le lleva al siguiente menú.
Página - 69-
mecmec
Informes mecmec
En la lista Informe
Seleccione el informe que desee imprimir
Modifique los valores de la lista Series, fechas,
Cliente y volumen según el informe seleccionado.
Imprima el informe con el botón OK.
Página - 70-
mecmec
Config. Impresora
Impresión en mecmec
Con mecmec puede configurar su impresora para
poder imprimir los diferentes documentos.
El botón de Impresoras, se encuentra en la pestaña
Otros, y le lleva al siguiente menú.
La lista printer
Página - 71-
mecmec
Config. Impresora
La opción más recomendable para la lista printer es
HP PCL. Asegúrese adquirir una impresora que
admita lenguaje PCL.
La lista Port
Mecmec le permite imprimir a trabes de:
1. Infrarrojos (Opción Infrared de la lista
Port)
2. Bluetooth (Opción Bluetooth Hp ipaq de
la lista Port)
3.
Wifi (Opción Network: IP printer de la
lista Port)
Configuración impresión wifi
Actualmente la mayoría de pdas disponen de tarjeta
Wifi, asegúrese de que la suya la tiene.
La opción wifi es la mejor opción de impresión por
seguridad y rapidez.
Página - 72-
mecmec
Config. Impresora
Primero
debe tener configurada la impresora
con una IP dentro de un rango de IP valido
por ejemplo 1.1.1.1
Refiérase
al manual de su impresora y
aprenda como configurar la impresora Wifi
correctamente
Desde mecmcec, solo debe acceder al botón SET
PRINTER IP del menú de impresora y establecer la Ip de
la impresora
Y guardar con el botón SAVE.
Página - 73-
mecmec
Config. Impresora
Para que su PDA este dentro de un rango Ip correcto y
acorde con su impresora configure la tarjeta de red de su
pda, con una IP del mismo rango que la impresora. Por
ejemplo 1.1.1.3
Refiérase
al manual de su PDA para conocer
como configurar una red inalámbrica de
equipo a equipo (Adhoc) y establecer la IP a
una dirección específica.
Si realiza estos pasos correctamente ya tiene
configurada la impresora wifi.
Página - 74-
mecmec
Config. Impresora
Hemos
realizado diferentes pruebas con
impresoras Brother, Hp y el resultado ha
sido el esperado.
Se ha probado con brother 2170 W, brother
1670 NW HP 1022 nw
Página - 75-
mecmec
Config. mecmec
Pantalla de configuración
En esta ventana debe definir los datos de su
empresa, estos datos se tendrán en cuenta para
generar sus documentos.
Página - 76-
mecmec
Config. mecmec
Nombre y ubicación de los datos.
La última lista de esta ventana merece especial
interés. En ella podrá seleccionar la ubicación de la
base de datos.
Es muy aconsejable ubicar la Base de datos en la
memoria flash de la PDA y no hacerlo en unidades
para tarjetas SD.
Todas las PDAS disponen de una unidad de memoria
flash. En modelos de HP suele llamarse ipaq file
Store, en modelos de Acer ROM storage etc.
Averigüe en el manual de su PDA cual es el nombre
de su unidad de memoria Flash.
Reserve
la unidad de tarjetas SD para
realizar copias periódicas de la Base de
datos.
Alunadecir
periódicas, nos referimos al menos
cada dia.
Página - 77-
mecmec
Config. mecmec
evitara
Recuerde que hacer copias de seguridad le
verdaderos desastres por perdidas
de información.
Una
vez hecha la copia de seguridad guarde
la tarjeta SD en lugar seguro. Si la deja en la
PDA y la pierde de nada le habrá servido
hacer la copia.
El Archivo de datos.
Mecmec actúa sobre el archivo de datos mecmecdat,
usted solo debe copiar este archivo en un lugar
seguro y tendrá la copia de seguridad hecha.
Laparamayoría
de PDAS ya llevan utilidades
hacer y recuperar copias de seguridad,
pero nunca estará de mas que usted realice
una copia de mecmecdat
Página - 78-
mecmec
Preguntas Frequentes
¿Cómo puedo conozer la deuda pendiente de
cada cliente?
Cuando nos encontramos en la lista principal de
clientes, en el recuadro inferior de la pantalla nos
muestra en rojo la deuda pendiente de cobro del
cliente seleccionado. Este valor se actualiza al generar
cobros o facturas.
¿Puedo definir condiciones de pago específicas
para un cliente en concreto?
Si, para este fin se ha desarrollado la pestaña Forma
de pago de la fitxa de clientes. En esta pestaña se
puede definir:
En las dos casillas de dias de pago, los dias que
acepta cobros el cliente.
En el apartado de plazos de pago podemos definir
por ejemplo un 50% a 30 dias i un 50% a 60 dias.
Estos datos serán tomados en cuenta
automaticamente, a la hora de facturar a este cliente.
¿Puedo factuar, los albaranes pendientes de
un cliente?
Página - 79 -
mecmec
Preguntas Frequentes
Sí, por este motivo, podemos acceder a facturación
des de la pestaña CLIENTES i nos lleva a la pantalla de
facturar con solo la opción de un cliente activada.
RECUERDE!!! Si solo desea facturar uno o unos
quantos (pero no todos) los albaranes de un cliente
debe hacerlo des de la pestaña de albaranes,
marcando préviamente los albaranes que desea
facturar.
¿Puedo modificar mis albaranes antes de
facturar?
Sí, a un albaran no facturado, les podemos añadir las
linias de detalle que queramos, modificar i eliminar las
existentes, cambiar la serie, la fecha, el cliente etc…
Tambien puede borrar el albarán directamente. Esto
hara que se borren automaticamente las línias de su
detalle y si este albarán derivava de un presupuesto,
se actualizara automaticamente el campo Numero de
albarán de la tabla presupuestos a ( N.A) “No
albarán”.
Página - 80 -
mecmec
Preguntas Frequentes
¿Puedo modificar mis albaranes después de
facturarlos?
Si un albarán esta facturado peró no esta total ni
parcialmente cobrado, se permite modificar el detalle
del albarán. PERO UNA VEZ MODIFICADO EL
ALBARÁN, ES NECESARIO IR A LA FACTURA
CORRESPONDIENTE Y ACTIVAR EL PROCESO
RECALCULAR FACTURA.
¿Cuando puedo modificar un albaran?
Siempre que no este facturado; o si lo está, siempre
que la factura correspondiente no este ni parcial ni
totalmente cobrada.
¿Cuando debo recalcular una factura?
Siempre que modifique el detalle de uno de sus
albaranes.
¿Cuándo creo un albaran a un cliente, Que
IRPF selecciona?
Página - 81 -
mecmec
Preguntas Frequentes
El definido en la fitxa de este cliente. Eso implica que
no pueda modificarlo para un albaran en concreto;
Peró por defecto anota el que figura en la fitxa del
cliente.
¿Al entrar línias de detalle en un albaran o
en un presupuesto, se actualiza el precio, el %
descuento, el % IVA i el Recargo de
equivalencia.?
Si, para agilizar la entra de datos, al entrar lineas en el
detalle de albaranes i presupuestos mecmec trabaja
por usted:
1. En función del articulo seleccionado,
anota el precio i el % IVA. Puede
modificarlos directamente en la linia
del albaran o presupuesto, si asi lo
desea.
2.
En función del cliente al que estamos
anotando se anota para cada linia el % de
descuento y si tiene o no recargo de
equivalencia. Puede modificar estos
valores si asi lo desea puntualmente.
Página - 82 -
mecmec
Preguntas Frequentes
¿Puedo usar el campo codigo de barras de los
articulos para agilizar la facturación de mis
conceptos?
Si, imagine que tienes el articulo x, como el siguiente:
“Transporte material y personal”
Puedes poner en el campo Codigo de barras el valor
“t”
A la hora de entrar la línia podrá introducir “t” en la
caja y con el botón >> se anotará el artículo
¿Cuántos recibos puedo generar, para una
factura?
Si la factura esta domiciliada, se generan
automaticamente el recibo o recibos en funcion de las
condiciones de pago del cliente.
Si la factura no esta domiciliada (efectivo), se van
generando tantos recibos como cobros se realicen.
Página - 83 -
mecmec
Preguntas Frequentes
¿Puedo anotar el pago efectivo de una
aportacion, en varias facturas?
Si, en la pestaña de facturacion, puede seleccionar
diferentes facturas de un mismo cliente, con el boton
cobrar introducimos un importe i mecmec ira
emitiendo recibos de las diferentes facturas pendientes
por orden de antiguedad.
Si el importe introducido és superior a la
deuda, mecmec da un mensage de
advertencia i no efectua ningún proceso.
¿Puedo desfacturar un albaran?
Si, siempre que la factura no este parcial o
totalmente
cobrada.
Al
consultar
la
factura,subpestaña albaranes tenemos el botón de
desfacturar que nos quita el albaran seleccionado de la
factura i nos la recalcula.
Página - 84 -
mecmec
Preguntas Frequentes
¿ Se puede modificar el importe de un recibo?
Si, des de la pestaña de recibos puede modificar el
importe de un recibo emitido.
¿ Que documentos imprime mecmec?
mecmec, permite imprimir tantas veces como desee,
des de sus diferentes pestañas, el albaran,
presupuesto,
factura
o
recibo
previamente
seleccionado.
mecmec tambien le permite imprimir los informes:
1)
2)
El Libro de Iva de un período.
El volumen de ventas por cliente a partir del
importe deseado
RECUERDE!! estàs opciones están en la
pestaña otros, en el boton informes
Página - 85 -
mecmec
Preguntas Frequentes
¿ Que sistema de impresión admite mecmec?
mecmec, le permite imprimir sus documentos via:
Infrarrojos, Bluetooth o Wifi. Lea el apartado de
impresión para aprender a configurar su pda.
¿ Que son los filtros?
mecmec, dispone de una función filtro en cada una de
sus pestañas. Esta opción le sera muy util para
acceder a los datos que necesita en cada situación.
Por ejemplo, puede necesitar ver los albaranes
de un cliente en un intervalo de tiempo
concreto; vaya al botón filtro en la pestaña de
albaranes, seleccione el intervalo de fechas i el
cliente deseado, salga con OK
Quizas quiera saber los recibos domiciliados
que vencen este mes para poderlos remesar.
Vaya al filtro de la pestaña recibos, i filtre por
domiciliados, ente fechas i pendientes.
Página - 86 -
mecmec
Preguntas Frequentes
¿ Como desactivar los filtros?
Puede desactivar el filtro de qualquier pestaña, vasta
con acceder al filtro de la pestaña deseada i salir con
Ok sin seleccionar nada.
¿Qué necesito para poder hacer remesas?
Haber definido una cuenta bancaria en el apartado de
Bancos de la pestaña configuración.
¿Cómo se hace una remesa?
Des de la pestaña de recibos seleccionamos aquellos
que queremos remesar.
recuerda que un filto por fecha de
vencimiemto i domiciliados, te dara esta
información, facilmente.
Una vez seleccionados, actuamos con el boton
remesar i seguimos los pasos indicados.
mecmec ya no permite marcar los recibos
en efectivo, asi evitamos errores a la hora
de remesar
Página - 87 -
mecmec
Preguntas Frequentes
¿Qué debo hacer con los archivos Q19?
En la ventana de remesas dispone del botón
Q19. Este botón, le permite generar un archivo en
formato Q19 que se creará en una carpeta de
nombre Q19 en la misma ubicación que hayamos
definido para la base de datos al instalar mecmec.
Q19 es el archivo electrónico para el envío por
transmisión telemática (Internet) o por entrega con
un soporte magnético, de un fichero de datos con
toda la información correspondiente a una remesa
de recibos y que tienen un formato standard con las
normas y procedimientos bancarios, publicado por
el Consejo Superior Bancario.
Usted debe coger el archivo correspondiente y
enviarlo a su entidad por el método que esta le
indique.
Ejemplo de contenido de la carpeta Q19
Q19
REM0001
REM0002
…
26/07/2008
27/09/2008
1,92K
3,20K
Página - 88 -