fundación barcelona mobile world capital foundation pliego de

FUNDACIÓN BARCELONA MOBILE WORLD CAPITAL FOUNDATION
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS RELATIVAS AL CONTRATO DE
SERVICIOS RELATIVOS A LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE,
SOPORTE FISCAL Y SERVICIOS DE GESTIÓN DE PERSONAL PARA LA
FUNDACIÓN BARCELONA MOBILE WORLD CAPITAL FOUNDATION
Expediente 1/2015
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ÍNDICE
CLÁUSULA 1.-
OBJETO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
CLÁUSULA 2.-
LUGAR Y PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y
PLAZOS ESPECIALES
CLÁUSULA 3.-
PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS
CLÁUSULA 4.-
REQUISITOS DEL COORDINADOR DEL SERVICIO Y DE LA
PERSONA QUE REALICE LOS TRABAJOS PRESENCIALES
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CLÁUSULA 1.- OBJETO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
El objeto del presente pliego es establecer los requisitos y concretar los trabajos y
definir las obligaciones que corresponden a la contratación de un equipo para la
prestación de los servicios objeto de esta licitación, que deberán prestarse a la
Fundación Barcelona Mobile World Capital Foundation.
A estos efecto, deberá tenerse en cuenta que el presupuesto previsto de la Fundación
para el ejercicio 2015 es de 18.773.000,00 euros, que la plantilla media para el
ejercicio 2014 ha sido de 24 personas, previéndose para el 2015 una plantilla media
de 31 personas, existiendo una temporalidad aproximada del 20% y que se realiza una
media de 200 asientos contables al mes, siendo la Fundación titular de 2 cuentas
bancarias.
Los servicios a ejecutar consisten en la gestión administrativa y contable, soporte
fiscal y servicios de gestión de personal para la Fundación Barcelona Mobile World
Capital Foundation.
La Fundación dispone de un software de gestión propio (ERP), Fundanet, a través del
que se operan de manera automatizada los procesos de compra y de venta, desde la
generación de la propuesta del pedido hasta la contabilización y pago de la factura. La
llevanza de los libros contables deberá realizarse desde el sistema. Fundanet.
En cuanto a la llevanza de las nóminas, Fundanet no dispone de un módulo de
nóminas. El control y generación de nóminas debe llevarse desde otro software que,
mediante un proceso semi- automático con generación y carga automática de ficheros
Excel, o mediante una integración entre los dos sistemas, sea capaz de trasladar la
información a Fundanet sin que haya errores, duplicidades, ni problemas de
integración de la información.
Aunque la propia Fundación destina recursos propios a la llevanza de la dirección
financiera y del control sobre la administración y contabilidad, está interesada en
contratar la llevanza del día a día de la administración contable y administrativa, con
un nivel alto de conocimiento de las materias en el marco de la singularidad de su
naturaleza.
CLÁUSULA 2.- LUGAR Y PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y PLAZOS
ESPECIALES.
La prestación de los servicios que se detallan en el presente Pliego de Prescripciones
Técnicas se llevará a cabo por el adjudicatario en las oficinas de la Fundación y en las
del adjudicatario.
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Los trabajos que necesariamente deben realizarse en las instalaciones de la
Fundación, se determinan en el presente Pliego como “presenciales”. Las oficinas de
MWCB, están situadas en Roc Boronat 117, 3ª planta, 08018 Barcelona.
El presente contrato será vigente desde la fecha de su formalización y tendrá una
duración inicial hasta el 31 de diciembre de 2016, sin perjuicio de la obligación del
contratista de prestar aquellos servicios que por su naturaleza deban realizarse
forzosamente fuera del ejercicio fiscal (auditoría, elaboración y presentación de
cuentas anuales, etc). El contrato podrá ser objeto de una prórroga por el período de
UN AÑO hasta el 31 de diciembre de 2017.
Plazos especiales de obligado cumplimiento por parte del adjudicatario:
-
Durante los primeros quince (15) días de contratación se validarán los
procedimientos de trabajo y se definirán los entregables.
-
Antes de 30 días desde el inicio de la fecha del contrato, se deberá haber
introducido en el sistema todos los trabajadores y los datos necesarios para la
gestión de la nómina.
-
Se garantizará un traspaso ordenado de la documentación y de la gestión del
actual proveedor al nuevo.
-
Antes del día 5 de cada mes, obtención y envío a la Fundación de los
certificados de estar al corriente de pago con Hacienda y con la Seguridad
Social
-
Todos los apuntes/asientos contables del mes en curso deberán estar
introducidos en el sistema y validados a más tardar el día 10 del mes siguiente.
-
Los documentos obligatorios a presentar a terceros (cuentas anuales,
impuestos, documentación requerida por las Administraciones patronos, etc...)
se deberán entregar a la Fundación como mínimo tres (3) días hábiles antes
del fin de plazo.
CLÁUSULA 3.- PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS
1.1.
Descripción y tipología.
Los servicios objeto del presente procedimiento se prestarán en las condiciones que a
continuación se señalan, siendo responsabilidad del Adjudicatario disponer de los
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recursos materiales y humanos necesarios para hacer frente a los servicios que se le
soliciten en cada caso.
1.2.
Servicios
Los servicios requeridos incluirán, pero no se limitarán, a los siguientes servicios:
1. Gestión contable:
a. Llevanza de los libros contables y elaboración de los estados
financieros (presencial).
b. Elaboración de las cuentas anuales (presencial), además de depósito
en los registros competentes (excepto Protectorado aunque sí el control
de calendario y de que se ha realizado correctamente).
c. Asesoramiento en la elaboración e interpretación de los datos contables
de la Fundación.
d. Conciliaciones (presencial).
e. Elaboración de inventarios, análisis, preparación, contabilización y
seguimiento de los elementos del inmovilizado y su amortización
(presencial).
f.
Elaboración de inventarios, análisis, preparación, contabilización y
seguimiento de las provisiones de carácter ordinario y extraordinario
que se deban contabilizar y apoyo para la preparación de datos que se
manejarán en los respectivos órganos de gobierno (presencial).
g. Ajustes contables, reclasificaciones y periodificaciones (presencial).
h. Soporte en los procesos de auditoría de los estados financieros, de
auditoría de subvenciones o de cualquier otra naturaleza (presencial).
i.
Revisión y consolidación con los datos del departamento de Control de
Gestión de la Fundación (presencial).
j.
Procesos de cierre trimestral y raporting (presencial).
k. Asesoramiento contable en la gestión ordinaria de la Fundación.
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2. Gestión administrativa:
a. Confección, presentación y gestión de todo tipo de altas, bajas,
declaraciones y autoliquidaciones periódicas, ingresos o solicitudes de
impuestos y tasas inherentes a la actividad de la Fundación, tanto
locales, como autonómicas y estatales (presencial).
b. Gestión de las cuentas bancarias de la Fundación, preparando todos
los cobros y pagos que procedan conforme a las instrucciones y
autorizaciones de la Fundación; control de saldos; confección de
recibos, letras de cambio, cheques y pagarés a cargo de clientes y su
posterior entrega a los bancos; compra y venta de divisas; repaso y
comprobación de liquidaciones de intereses, comisiones y otros gastos
bancarios (presencial).
c. Elaboración de documentos y trámite de la información exigida por la
Ley Orgánica 2/2012, de estabilidad presupuestaria y sostenibilidad
financiera, o cualquier otra norma que la desarrolle, complemente o
sustituya en cualquier momento durante el plazo de duración de la
prestación del servicio (presencial):
i.
Anual
ii.
Trimestral (personal,
inversiones,….)
ejecución
trimestral,
anexo
de
d. Elaboración de los documentos y trámites necesarios para la
aprobación de los pagos -cartas de pago- (presencial).
e. Gestión de los proveedores de la Fundación (presencial).
f.
Generación de ficheros en Excel para las cargas de nóminas en
Fundanet y comprobación de carga correcta tanto en conceptos como
en asignación analítica.
g. Alta del personal en Fundanet (presencial).
3. Soporte fiscal:
a. Elaboración y presentación de declaraciones de impuestos (presencial).
b. Análisis y respuesta a los requerimientos de Hacienda (presencial).
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c. Asesoramiento y soporte de la eficiencia en la gestión del IVA.
d. Asesoramiento fiscal en la gestión ordinaria de la Fundación.
4. Servicios de gestión de personal:
a. Realización de los trámites necesarios para llevar a cabo la contratación
laboral incluyendo aspectos administrativos de la contratación y las
oportunas gestiones ante la seguridad social
b. Estudio y resolución de todas las cuestiones relacionadas con
sanciones, despidos, bajas por enfermedad, permisos y demás
cuestiones relacionadas con los contratos laborales del personal de la
Fundación.
c. Gestión de nóminas, incluyendo el envío de las mismas cada mes,
mediante medios telemáticos (e-mail) al personal de la Fundación, y el
certificado anual de retenciones.
d. Gestión de las declaraciones y gestiones con la Seguridad Social y
otros organismos relacionados con la gestión del personal.
e. Gestión de los paquetes de incentivos al personal con otros
proveedores de la Fundación, tales como mutuas de salud, cheques
guardería, cheques restaurant, compras de equipos informáticos, etc.
f.
Coordinación con el equipo de contabilidad para el cuadre mensual de
costes de personal, seguridad social y pagos y retenciones de IRPF.
g. Envío mensual a la Fundación del cuadro de costes de personal real y
el previsto a final de año (durante los cinco primeros días del mes
siguiente).
h. Asesoramiento a la Fundación en materia laboral relacionada con la
actividad ordinaria.
5. Cierres trimestrales (presencial):
Entre los principales aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de confeccionar
los cierres trimestrales serán:
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-
Inmovilizado:
o
o
o
-
Proveedores:
o
o
o
-
o
o
Verificar que el importe de contabilidad cuadra con la cartera de
clientes.
Hacer una revisión de los saldos de clientes para detectar posibles
incidencias: saldos de clientes con signo acreedor, antigüedad de
saldos y plazo de cobro, etc…, así como proceder al análisis individual
de las incidencias detectadas.
En caso de saldos de clientes pendientes de cobro, iniciar
procedimiento de gestión de cobro según metodología de la entidad.
Periodificaciones:
o
-
Verificar que el importe contabilizado cuadra con la cartera de
proveedores.
Hacer una revisión de los saldos de proveedores para detectar posibles
incidencias: saldos de proveedores con signo deudor, antigüedad de los
saldos, término de pago, etc…, así como, proceder a analizar
individualmente las partidas con incidencias detectadas.
Revisar la cancelación de los saldos de la cuenta de proveedores
facturas pendientes de recibir del ejercicio anterior.
Clientes:
o
-
Verificar que el importe del inmovilizado cuadra con el registro auxiliar.
Si ha existido altas durante el periodo, verificar que son conceptos
activables.
Revisar los cálculos de la dotación en la amortización y que los bienes
activados en el mes, en concreto se están aplicando correctamente.
Revisión de las periodificaciones de ingresos y gastos existentes:
previsiones de gastos, periodificación de las subvenciones, ingresos
anticipados, etc…
Cuentas pendientes de aplicación (cte. 555):
o
Análisis de la evolución de estas cuentas y elaborar un detalle de los
apuntes que conformen el saldo a efectos de llevar a cabo las gestiones
para su cancelación.
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-
Tesorería:
o
o
-
Elaborar las conciliaciones bancarias.
Análisis de las partidas de conciliación.
Servicios exteriores:
o
Alquileres:
Razonabilidad del gasto imputado.
o
Mantenimiento:
Verificar la no existencia de partidas activables.
En caso de existencia de contratos, validar que el gasto
contabilizado se corresponde con las condiciones del contrato.
o
Servicios profesionales, publicidad:
Revisión del gasto imputado y correspondencia con condiciones
contratadas.
o
Suministros:
Razonabilidad del saldo contabilizado: número de periodos
contabilizados, razonabilidad del gasto respecto de periodos
anteriores, etc…
-
Gastos de personal:
o
o
o
-
Cuadrar el gasto de personal contabilizado con los resúmenes
mensuales de nómina.
Verificar que el ratio seguridad social/gasto de personal, es razonable.
Correspondencia de la retribución variable imputada a los resúmenes
de nómina con la realmente contabilizada y con la de los proveedores
de esta retribución variable.
Liquidaciones de impuestos:
o
o
o
o
Cuadrar la cuenta contable del IVA soportado y repercutido con soporte
de programa auxiliar.
Revisar facturas intracomunitarias trimestralmente.
Cuadrar saldo de cuentas de liquidación con registro auxiliar.
Cuadrar retenciones practicadas con contabilidad.
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Como ya se ha establecido en la cláusula 1 del presente pliego, el sistema de gestión
de la Fundación es por proyectos e iniciativas, existiendo por tanto una necesidad de
contabilidad analítica por áreas, programas, proyectos e iniciativas.
CLÁUSULA 4.- REQUISITOS DEL COORDINADOR DEL SERVICIO Y DE LA
PERSONA QUE REALICE LOS TRABAJOS PRESENCIALES
El adjudicatario deberá nombrar a una persona que coordinará todos los servicios
objeto de la presente licitación, que se reunirá periódicamente con la Fundación y
coordinará los trabajos presenciales y deberá designar a una persona que realizará los
trabajos presenciales.
El coordinador del servicio deberá ser una persona con calificación profesional como
Auditor-Censor Jurado de cuentas con un mínimo de 10 años de experiencia
profesional y que actuará como coordinador y supervisor del servicio. Asimismo, la
persona que realizará la mayoría de los trabajos presenciales deberá tener
experiencia en el programa ERP Fundanet o equivalente y con experiencia mínima de
3 años en la llevanza de libros contables, cierres mensuales, cálculo y liquidación de
impuestos, conciliación de cuentas y gestión de proveedores.
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