lineamiento para el control de los activos fijos del instituto

LINEAMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS
ACTIVOS FIJOS DEL INSTITUTO
TECNOLÓGICO SUPERIOR DE GUASAVE
INDICE
OBJETIVO ...........................................................................................................................................................4
ALCANCE ............................................................................................................................................................4
DISPOSICIONES GENERALES ......................................................................................................................4
GLOSARIO DE TÉRMINOS .............................................................................................................................5
POLÍTICAS GENERALES PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS .......................................................7
AREAS QUE INTERVIENEN ............................................................................................................................8
JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS .....................................8
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS ......................................................................................9
2
INTRODUCCIÓN
El lineamiento para el control de inventarios tiene el propósito de consolidar los
procedimientos que permitan controlar de manera eficiente los bienes muebles del Instituto
Tecnológico Superior de Guasave.
En su contenido, se describen las actividades a seguir y responsabilidades para la custodia y
seguimiento de los bienes muebles asignados a cada persona, para el cumplimiento de sus
tareas en beneficio de la educación en el mismo instituto.
Las atribuciones y responsabilidades asignadas a las áreas y personas que intervienen en el
proceso del control de inventarios se derivan de las leyes y reglamentos que regulan el ámbito
administrativo, laboral y educativo.
3
OBJETIVO
Contar con una herramienta que permita llevar un control adecuado del inventario de bienes
muebles del Instituto Tecnológico Superior de Guasave, identificando los que se encuentran
en uso, que han sido dados de baja por su deterioro u obsolescencia física, o que han sufrido
un siniestro.
ALCANCE
El presente lineamiento aplica para todos los bienes propiedad del Instituto Tecnológico
Superior de Guasave y los procesos de recepción, asignación, traspasos, comodato, donación
y bajas.
DISPOSICIONES GENERALES
ARTICULO 1. El propósito del presente documento es establecer las políticas, bases y
lineamientos que debe observar el Instituto Tecnológico Superior de Guasave para dar
cumplimiento a los distintos ordenamientos normativos en materia de contabilidad y
capitalización de activos que le afecten.
ARTICULO 2. Las disposiciones contenidas en este documento se rigen
legales de:
por las bases
l. Constitución Mexicana De Los Estados Unidos Mexicanos.
ll. Ley Del Impuesto Sobre La Renta.
lll. Reglamento Orgánico De La Administración Pública Estatal De
Sinaloa.
IV. Reglamento Interior De La Unidad De Transparencia Y Rendición De Cuentas.
ARTICULO 3. Las presentes políticas deberán modificarse cuando la base legal de éstas,
sufran modificaciones, para subsanar omisiones o actualizar lineamientos de sus
disposiciones, autorizadas por las personas correspondientes. “…el presente reglamento es
de orden público y tiene por objeto fijar la organización,
así como determinar el
funcionamiento de la unidad de transparencia y rendición de cuentas, estableciendo las
funciones y atribuciones de las unidades administrativas que integran dicha dependencia.”
4
(Reglameto Interior De La Unidad De Transparencia Y Rendición De Cuentas Arts 1 Y 5 Inciso
B Fraccion III).
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Activos fijos: Activo fijo es el conjunto de bienes tangibles que utilicen los contribuyentes
para la realización de sus actividades y que se demeriten por el uso en el servicio del
contribuyente y por el transcurso del tiempo. la adquisición o fabricación de estos bienes
tendrá siempre como finalidad la utilización de los mismos para el desarrollo de las actividades
del contribuyente, y no la de ser enajenados dentro del curso normal de sus operaciones.
(LISR Art. 38 Parrafo ll)
Activos fijos menores: Aquellos que por su descripción y características concuerdan con
uno o más de los puntos que identifican al gasto corriente, por la naturaleza de los mismos
deberán ser registrados como tal mediante partidas del capítulo 2000.
Activos fijos mayores: Aquellos que por su descripción y características concuerdan con uno
o más de los puntos que identifican el gasto del capital, por lo que por la naturaleza de los
mismos deberán ser registrados como tal mediante partidas del capítulo 5000.
Bienes muebles: Bienes cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser
trasladados de un lugar a otro sin altera ni su forma, ni su esencia tal es el caso del mobiliario,
equipo de oficina, maquinaria, automóviles, entre otros.
Alta.- Registro de un bien mueble, dentro de un procedimiento de control de inventarios,
originado por una adquisición, donación y/o producción.
Almacén.- Lugar donde se resguardan los materiales originando movimientos de entradas y
salidas de los mismos.
Baja por siniestro.- Registro de un bien mueble, dentro de un procedimiento de control de
inventarios, originado por robo o desastre natural.
Baja por enajenación.- Registro de un bien mueble, dentro de un procedimiento de control
de inventarios.
Bienes en condiciones de uso (nuevo o usado).- Bienes que por sus características y
condiciones físicas son utilizados para la prestación del servicio a que son destinados por las
áreas que los requieren.
Bienes inservibles.- Bienes que se encuentran totalmente fuera de uso por motivo
descompostura o siniestro y que se conservan en inventario para ser reparados, re aprovechar
sus partes.
5
Claves de mobiliario.- Conjunto de letras y números que identifican un bien mueble dentro de
un catálogo y que forma parte del número de inventario.
Catálogo de bienes.- Relación ordenada de claves y descripción de mobiliario que serán
utilizados para el correcto control y registro de los inventarios.
Inventario.- Relación detallada de bienes muebles asignados a un área laboral o persona.
Mobiliario escolar.- Bien mueble instrumental destinado para uso de alumnos y docentes
para el desempeño educativo, ubicado en el salón de clases y/o talleres.
Número de inventario.- Conjunto de letras y números que identifican y ubican un bien.
Siniestro.- Destrucción fortuita o pérdida importante que sufren las personas o las cosas por
causa de un accidente, catástrofe o robo.
Transferencias.- Registro de un bien mueble, dentro de un procedimiento de control de
inventarios, originado por un cambio de área.
Vale de resguardo.- Documento que contiene la relación de bienes que tiene asignado una
persona para el cumplimiento de sus tareas, tiene por objeto controlar la asignación de los
bienes muebles.
6
POLÍTICAS GENERALES PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
ARTICULO 5. Las presentes políticas y los procedimientos descritos en el manual de
procedimientos para el control de inventarios son de observancia obligatoria para el personal a
cargo.
ARTICULO 6. La actualización de catálogos, alta de claves nuevos bienes, asignación de
claves de acceso a usuarios, etc., es responsabilidad exclusiva del departamento de recursos
materiales y servicios, a través de la oficina de inventarios.
ARTICULO 7. Los titulares del vale de resguardo son responsables del resguardo de los
bienes asignados así como de mantener actualizado el inventario de los mismos.
ARTICULO 8. Todo bien mueble debe ser físicamente identificado con un número de
inventario.
ARTICULO 9. Todo bien mueble asignado a un usuario debe estar amparado por un vale de
resguardo firmado por el mismo.
ARTICULO 10. Los bienes muebles del instituto tecnológico superior de guasave son
asignados exclusivamente para el desempeño de las actividades propias del mismo.
ARTICULO 11. Para el caso de las aulas y cualquier área que quede sin personal los bienes
muebles de uso común queda bajo el resguardo del jefe de recursos materiales y servicios.
ARTICULO 12. Los bienes que no sean asignados a ningún personal, por ser de uso común,
estarán bajo resguardo y responsabilidad de la persona de mayor jerarquía que se encuentre
en el área donde se encuentre físicamente el bien, quien firmará el resguardo
correspondiente.
ARTICULO 13. Cuando el personal de trabajo, que tengan bajo su resguardo bienes
muebles, cambien de adscripción o terminen la relación de trabajo, debe efectuar la entregarecepción de los mismos.
ALTAS
ARTICULO 14. El responsable del proceso de inventarios tiene la obligación de levantar y
registrar el inventario físico.
ARTICULO 15. Los bienes muebles nuevos, recibidos y dados de alta en un almacén, deben
contar con número de inventario y etiqueta antes de su entrega a la persona asignada.
7
BAJAS
ARTICULO 16. Los bienes muebles inservibles deben darse de baja en el sistema de
inventarios. el responsable de cada bien asignado es el encargado inmediato para la
identificación del funcionamiento de cada mueble.
ARTICULO 17. En caso de que un activo fijo se pierda por no ser identificable individualmente
se dará de baja. “…cuando los activos fijos no identificables individualmente se pierdan por
caso fortuito o fuerza mayor o dejen de ser útiles, el monto pendiente por deducir de dichos
activos se aplicará considerando que los primeros activos que se adquirieron son los primeros
que se pierden.” (lisr art 43 parrafo ll).
ARTICULO 18. La baja de equipo de cómputo o electrónico, debe contar con un dictamen
técnico que avale la inutilidad para efectuar las tareas asignadas.
ARTICULO 19. La persona que solicite reposición de mobiliario deben entregar, a la oficina
de inventarios el bien mueble en desuso de lo contrario no será reemplazado.
ARTICULO 20. La baja o desincorporación de activos fijos debe llevarse a cabo mediante
actas administrativas supervisadas por la unidad de transparencia y rendición de cuentas si
así se requiere. “… vigilar y supervisar que las dependencias de la administraciòn pública,
cumplan con las normas y disposiciones en materia de sistemas de registro y contabilidad,
contratación y pago de personal, contratación de servicios, obras públicas,
adquisiciones, arrendamientos, conservación, uso, destino, afectación, enajenación y baja
de bienes muebles e inmuebles, acervos o archivos documentales, almacenes y demás
activos y recursos materiales con que cuenten las dependencias y organismos de la
administraciòn pública;” (reglamento orgánico de la administraciòn pública estatal de sinaloa;
capitulo lll, art 51 párrafo vll). y “vigilar y supervisar que las dependencias y organismos,
cumplan con las normas y disposiciones en materia de sistemas de registro y contabilidad,
contratación y pago de personal, contratación de servicios, obras públicas, adquisiciones,
(arrendamientos, conservación, uso, destino, afectación, enajenación y baja de bienes
muebles e inmuebles, acervos o archivos documentales, almacenes y demás activos y
recursos materiales con que cuente; (reglamento orgánico de la administraciòn pública estatal
de sinaloa; capítulo tercero, art 8, x)
AREAS QUE INTERVIENEN
JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
ARTICULO 21. Administrar el sistema de inventarios de bienes muebles del Instituto
Tecnológico Superior de Guasave.
ARTICULO 22. Apoyar en la difusión del sistema de control de inventarios de bienes muebles.
8
ARTICULO 23. Dictaminar, autorizar o rechazar la baja de bienes muebles solicitada.
JEFE DE OFICINA DE INVENTARIOS
ARTICULO 24. Mantener actualizado el inventario.
ARTICULO 25. Capturar los datos correspondientes de los bienes muebles recibidos.
ARTICULO 26. Administrar el sistema de inventarios de bienes muebles del Instituto
Tecnológico Superior de Guasave.
ARTICULO 27. Asesorar el sistema de control de inventarios de bienes muebles.
ARTICULO 28. Registrar la actualización de resguardos individuales del personal adscritos al
almacén.
ARTICULO 29. Generar números de inventario, solicitar y colocar etiquetas a los bienes
muebles asignados.
ARTICULO 30. Registrar el alta y baja de bienes muebles mediante formato asignado para
tales efectos.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
ARTICULO 31. Mantener actualizada la plantilla de personal adscrito al Instituto Tecnológico
Superior de Guasave.
ARTICULO 32. NUMERO DE INVENTARIO
El número de inventario está compuesto por 16 caracteres. Eemplo: 1601-541-00001
1601
Los primeros cuatro caracteres son el número de cuenta con los que se registran en
contabilidad:
No
CUENTA
1501
1503
1507
1509
1601
1605
NOMBRE DE LA CUENTA
MOBILIARIO Y EQUIPO DE AULA
MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA
MOBILIARIO Y EQUIPO DE LABORATORIO
MOBILIARIO Y EQUIPO DE BIBLIOTECA
EQUIPO DE TRANSPORTE
MOBILIARIO Y EQUIPO DE CÓMPUTO
9
1607
1609
1611
1612
1614
1616
1618
1620
MAQUINARIA
EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES
ESTRUCTURA EN NUCLEO
SALA AUDIOVISUAL
SALA DE JUNTAS
CAFETERÍA
MOBILIARIO Y EQUIPO EDUCACIONAL Y RECREATIVO
COCINETA EDIFICIO B
511
Estos tres dígitos identifican el tipo de bien al que pertenece de acuerdo al sistema de Korima:
ID
511
512
513
515
519
521
522
523
529
531
541
564
565
566
567
569
589
591
592
593
594
597
599
DESCRIPCIÓN
MUEBLES DE OFICINA Y ESTANTERÍA
MUEBLES, EXCEPTO DE OFICINA Y ESTANTERÍA
BIENES ARTÍSTICOS, CULTURALES Y CIENTÍFICOS
EQUIPO DE COMPUTO Y DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
OTROS MOBILIARIOS Y EQUIPOS DE ADMINISTRACIÓN
EQUIPO Y APARATOS AUDIOVISUALES
APARATOS DEPORTIVOS
CÁMARAS FOTOGRÁFICAS Y DE VIDEO
OTRO MOBILIARIO Y EQUIPO EDUCACIONAL Y RECREATIVO
EQUIPO MÉDICO Y DE LABORATORIO
AUTOMÓVILES Y CAMIONES
SISTEMAS DE AIRE ACONDICIONADO, CALEFACCIÓN Y DE
REFRIGERACIÓN INDUSTRIAL Y COMERCIAL
EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y TELECOMUNICACIÓN
EQUIPOS DE GENERACIÓN ELÉCTRICA, APARATOS Y
ACCESORIOS ELÉCTRICOS
HERRAMIENTAS Y MÁQUINAS –HERRAMIENTA
OTROS EQUIPOS
OTRO BIENES INMUEBLES
SOFTWARE
PATENTES
MARCAS
DERECHOS
LICENCIAS INFORMÁTICAS E INTELECTUALES
OTROS ACTIVOS INTANGIBLES
00001
Los últimos cinco caracteres identifican el número consecutivo del grupo al que pertenece.
Este reglamento fue aprobado en la segunda sesión ordinaria de la junta directiva de 2013.
10