Manual para la Administración de Bienes Muebles y el

Manual para la administración de bienes muebles y el manejo de almacenes del centro de ingeniería y desarrollo industrial
CID-PR-AR-RM-002
C.P. Judit Rivera Montealvo
Directora de administración Ing.
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Ing. Angel Ayala Orduña
s
Subdir. de Recursos Materiales
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Ing. Roberto C. Amores Reyes
Responsable de almacén
00
PROYECTO
EN
CUMPLIMIENTO
AL
SEGUNDO
TRANSITORIO DE LOS LINEAMIENTOS GENERALES
PARA LA ADMINISTRACION DE ALMACENES DE LAS
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PÚBLICA FEDERAL. (DOF 11-NOV-2004)
ÌNDICE
Pág.
CAPITULO 1
DISPOSICIONES GENERALES
3
1.- Objeto
2.- Definiciones
CAPITULO 2.- MARCO JURÍDICO
5
CAPITULO 3 ALCANCE
5
CAPITULO 4 RESPONSABILIDADES
5
CAPITULO 5 ACTIVIDADES REFERENTES AL ALMACÉN
GENERAL
7
ANTECEDENTES AL PROCESO DE ALMACÉN
5.1 RECEPCIÓN DE MATERIALES Y FACTURAS
5.2 ENTREGA DE MATERIALES
5.3 ENTREGA DE PAPELERIA Y CONSUMIBLES DE
CÓMPUTO
5.4 ENTREGA DE CAFETERÍA
5.5 ENTREGA DE TORNILLERIA
5.6 ADMINISTRACION DEL ALMACÉN
5.7 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO
5.8 RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES EN
EL ALMACÉN
5.9 RECEPCIÓN DE FACTURAS PARA COMPROBACIÓN
5.10 CONTROL DE MATERIAL NO CONFORME
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CAPITULO 6 CONTROL DE ACTIVO FIJO
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6.1 OBJETIVO
6.2 ALCANCE
6.3 PROCEDIMIENTO DE ALTAS Y BAJAS EN INVENTARIOS DE
ACTIVO FIJO (ASIGNACIÓN Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS)
CAPITULO 7 PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIÓN
30
DE BIENES OBSOLETOS
CAPITULO 8 INDICADORES
31
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
En cumplimiento a lo dispuesto en los Lineamientos Generales para la
Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la
Administración Publica Federal y demás ordenamientos jurídicos. Se emite el
presente manual.
1. Objeto
Artículo 1.- El presente documento es de observancia obligatoria para todos los
servidores públicos del Centro de Ingeniería y Desarrollo Industrial y tiene por
objeto establecer las normas que regirán la administración, planeación,
programación, operación, control, recepción y salida de materiales de almacén, así
como todo lo relativo al control, manejo y desincorporaciòn de los activos fijos de
esta Entidad en el marco regulatorio de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal.
2. Definiciones
Para los efectos del presente documento se entenderá por:
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I. Entidad: El Centro de Ingeniería y Desarrollo Industrial (CIDESI).
II. Bienes de consumo: los que por su utilización en el desarrollo de las
actividades que realizan las dependencias y entidades, tienen un desgaste parcial
o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su
naturaleza y finalidad en el servicio.
III. Bienes Instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el
desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, siendo
susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera
individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
IV. Ley: La Ley General de Bienes Nacionales.
V. SHCP: La Secretaría de Hacienda y Crédito Público
Vl. Órgano de Gobierno: Junta de Gobierno de la Entidad
Vll. Secretaria: La Secretaria de la Función Pública
Vlll. ALMACEN GENERAL: Es donde se registran y controlan todos los bienes de
consumo y bienes instrumentales así como los servicios que ingresan al Almacén.
IX. Comité: El comité de Bienes Muebles
X. Bienes no útiles: Los que por su estado Físico o cualidades Técnicas no
resulten funcionales, no se requieran para el servicio al cual se destinaron o sea
inconveniente seguir utilizándolos.
XI. Enajenación: La venta de Bienes.
Xll. Destino final: La determinación de enajenar, donar, permutar, transferir,
destruir u otorgar en dacion de pago los bienes no útiles.
Xlll. Baja de Bienes: La cancelación de los registros de los Bienes en los
inventarios de la Entidad.
XlV. Responsable de los Recursos Materiales: Es la Subdirección de Recursos
Materiales y Servicios Generales de la Entidad.
XV. Precio Mínimo: El precio general o específico que fije la Secretaria o para el
cual esta establezca una metodología que lo determine.
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XVl. Valuador: Las instituciones de crédito o terceros capacitados, considerando
dentro de estos últimos a la Comisión de Avaluos de Bienes Nacionales, a los
corredores públicos y a cualquier otra persona acreditada para ello.
XVll. Avalúo: El resultado del proceso de estimar en dinero el valor de los bienes
por parte de los valuadores.
XVlll. Normas: Las normas para la administración y baja de bienes muebles de las
Dependencias de la Administración Publica Federal.
XIX. Sistema R.P. Administrativo: Sistema computarizado por medio del cual se
controlan varios de los procesos principales de la Entidad, entre ellos lo referente a
la recepción y control de bienes que ingresan a los inventarios de la Entidad.
CAPITULO 2
MARCO JURÍDICO
El Marco Jurídico que será aplicable a los actos, recepción, salida de materiales,
alta, bajas, enajenaciones y donaciones de activo fijo, materia del presente manual.
I.El artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
II. La Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
III. La Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal.
IV. El Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio
fiscal correspondiente.
V. La Ley Federal del Procedimiento Administrativo.
VI. La Ley General de Bienes Nacionales
VII. La Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Públicos.
VIII. La Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
IX. El Código Civil Federal.
X. El Código Federal de Procedimientos Civiles.
XI. El Decreto de Creación del Centro de Ingeniería y Desarrollo Industrial
(CIDESI).
XII. Las demás Leyes, Reglamentos, Decretos, Políticas, Lineamientos y
Circulares que sean aplicables.
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CAPITULO 3
ALCANCE
Aplica a todas las actividades relacionadas con la recepción, almacenamiento,
entrega y resguardo de los bienes de consumo y de activo fijo que ingresan al
CIDESI. Incluye altas, bajas, desincorporaciones y resguardos de activo fijo
descritas en el alcance del Sistema de Gestión Calidad.
CAPITULO 4
RESPONSABILIDADES
4.1 DIRECTOR GENERAL: Verificar el correcto aprovechamiento y uso de los
recursos materiales, en apego a las medidas de racionalidad, austeridad y
disciplina presupuestal. Autorizar en situaciones justificadas el arrendamiento
de almacenes.
4.2 DIRECTORES DE AREA: Elaborar el programa anual de inversión en
activo fijo para su área en base a sus necesidades y someterlo a la aprobación
del Director General de la Entidad. Así como promover el cumplimiento del
presente lineamiento
4.3
DIRECTOR ADMINISTRATIVO: Elaborar el anteproyecto de
presupuesto, solicitar a la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico y ante el
Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología, la autorización del presupuesto
destinado a las adquisiciones y vigilar la correcta aplicación del mismo.
4.4 SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES: Coadyuvar en la elaboración de políticas y procedimientos
encaminados al control y resguardo de los bienes patrimoniales del Centro. Así
como administrar las funciones del área. Elaborar programas de inversión
anual, programa anual de adquisiciones y coordinar los esfuerzos del personal
de Adquisiciones, Servicios Generales y Almacén.
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4.5 COORDINADOR DE ALMACEN: Administrar el área del almacén
optimizando el manejo de materiales mediante indicadores. Así como también
llevar a cabo las actividades de recepción y entrega de materiales, sello de
facturas y todas las actividades relacionadas con la recepción, entrega
administración de la información del almacén.
4.6 CONTADOR FINANCIERO: Encargado de revisar y controlar los
Registros Contables así como la elaboración de estados financieros para la
toma de decisiones.
4.7
COORDINADOR DE INVENTARIOS: Administrar, asegurar,
resguardar tramitar altas y bajas de activo Fijo así como todas las actividades
relacionadas encaminadas al control, resguardo, aseguramiento, asignación y/o
reasignación de los bienes propiedad de la Entidad.
4.8
CONTADOR GENERAL: Encargado de elaborar estados financieros.
Así como también llevar el control de gasto presupuestal por medio de
seguimiento a proyectos en base a la autorización de requisiciones.
4.9
SERVIDOR PUBLICO: Mantener actualizado su registro de vales de
resguardo y cumplir el procedimiento.
4.10 RESPONSABLE DE SUMINISTROS: Realizar las compras de las
requisiciones autorizadas.
CAPITULO 5
ACTIVIDADES REFERENTES AL ALMACEN GENERAL
Antecedentes al Proceso del Almacén:
•
•
•
El usuario genera su Requisición de Compra en el sistema
R.P.
Administrativo en base a sus necesidades específicas.
El Director de Área aprueba la Requisición de Compra mediante su firma
electrónica.
El Contador Financiero recibe los reportes de entradas y salidas de
papelería y consumibles de cómputo del Almacén para su registro y
conciliación contable.
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•
•
•
•
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El Contador General analiza las requisiciones que el usuario genera y las
libera generando una Lista de Compra que a su vez por medio del Sistema
R.P. Administrativo le asigna a un Responsable de Suministros.
El Responsable de Suministros, una vez que recibe su Lista de Compra se
avoca a conseguir el proveedor mas idóneo en base a las políticas de la
Entidad y apegándose a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del Sector Público. Verificando que el bien no se encuentre en
existencia.
Una vez seleccionado el proveedor, el Responsable de Suministros elabora
la Orden de Compra correspondiente y finca el pedido al proveedor
seleccionado
El proveedor procede a entregar los materiales o servicios solicitados en el
Almacén General y presenta su factura a revisión
En cuanto al manejo de Almacén se describen las actividades necesarias para su
efectivo desempeño.
5.1 RECEPCION DE MATERIALES Y FACTURAS
5.1.1 En esta actividad se revisan tanto los materiales que el proveedor entrega al
área, así como las facturas correspondientes. Se coteja que los materiales cumplan
con las especificaciones solicitadas por CIDESI. Datos fiscales de la factura. Que
el contenido de dichas facturas corresponda al servicio o material solicitado así
como que coincidan con la Orden de Compra relacionada. Una vez cotejada esta
información, las facturas son “capturadas” en el sistema R.P. Administrativo y son
selladas para tramitar de pago.
5.1.2 El Coordinador de Almacén imprime la Orden de compra correspondiente y le
anexa una copia de la factura sellada.
5.1.3 Archiva en carpetas por orden consecutivo de las Órdenes de Compra
atendidas para su futura consulta.
5.1.4 El coordinador de Almacén coloca el material en anaqueles y avisa al
usuario para que recoja su material y firme de recibido en la copia de la factura.
VER FORMATO “ORDEN DE COMPRA”
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CENTRO DE INGENIERIA Y DESARROLLO INDUSTRIAL
Av. Playa pie de la Cuesta
Orden de Compra
Col. Desarrollo Sn Pablo CP 761
Santiago de Querétaro, Qro.
__________________________________________________________________
Orden / Compra:
Comprador:
Proveedor:
Requisición:
Tipo:
Solicitante:
Proyecto:
Partida Presupuestal:
Núm.
Artículo
Cantidad
Um
Mon
Precio Neto
Total Neto
_____________________
Subtotal:
Descuento:
Iva:
Total:
Fecha:
Reporte: cs_ordenes_compra_r
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ENTREGA DE MATERIALES.
5.2.1 Se entregan materiales de papelería y cafetería solicitadas por las Asistentes
de cada área, así como tornillería y los diferentes materiales a los usuarios que
son proporcionados por los proveedores después de ser revisados en el almacén.
Para esto el almacén se divide en tres grupos:
1) Artículos de papelería y consumibles de computo
2) Cafetería
3) Tornillería.
5.3
ENTREGA DE PAPELERIA Y CONSUMIBLES DE COMPUTO.
5.3.1 El usuario genera y libera la solicitud de papelería por medio del sistema
R.P. Administrativo.
5.3.2 Se le da aviso al Coordinador de Almacén para que este imprima y observe
la solicitud por medio del mismo sistema computacional. Posteriormente, se surte
el material requerido según la solicitud.
5.3.3 Una vez surtido el material, se da aviso al usuario para que este reciba el
material firmando de conformidad la solicitud atendida, para después dar de baja
en el sistema las cantidades entregadas para que a su vez se modifique el
inventario. Por ultimo la solicitud impresa y firmada por el usuario será archivada
para consultas posteriores.
INSTRUCTIVO PARA GENERAR UNA SOLICITUD DE MATERIAL DE
ALMACEN (PAPELERIA)
1. Ingresar al Sistema R.P. Administrativo con la clave personal del
usuario.
2. Ingresar al campo Solicitud de Material.
3. Llenar los campos: Fecha, nombre del solicitante, justificación y
observaciones. Así como asignar el número del proyecto para descargar
la solicitud así como el área que la solicita.
4. Dar clic en recuadro de despliegue de información (Muestra la relación
del material que se encuentra controlado bajo el sistema R.P.
Administrativo) para seleccionar la partida que se requiera.
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5. Una vez seleccionado el material, se guarda la información y el sistema
automáticamente genera un número consecutivo que servirá para que el
Coordinador de Almacén lo visualice e imprima para surtir materiales y
este a su vez procese la información una vez terminado el proceso de
entrega.
VER FORMATO “SOLICITUD DE MATERIAL DE ALMACÈN”
Centro de Ingeniaría y Desarrollo Industrial
Solicitud de material de almacén
Fecha:
Folio:
Solicitante:
Área:
Proyecto:
Justificación:
Observaciones:
No. Cons.
Descripción
Cantidad
Cantidad
Solicitada
Recibida
Unidad
__________________________________________________________________
________________________
Totales:
Fecha:
Reporte: al_consumibles_pedidos_r
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ENTREGA DE CAFETERIA
5.4.1 Para este caso, el usuario registra la cantidad de lo requerido de cafetería
en un formato impreso generado en el programa Excel en el registro
correspondiente a su área. Posteriormente, el Coordinador de Almacén revisa el
registro y entrega las cantidades solicitadas.
5.4.2 A fin de mes se realiza un cierre para así determinar el monto de lo
consumido por cada área. Posteriormente estos montos le son entregados al
Subdirector de Recursos Materiales para su análisis y se archivan
electrónicamente los datos para consultas posteriores.
INSTRUCTIVO DE REGISTRO EN EL FORMATO PARA SOLICITAR MATERIAL
DE CAFETERIA
1. Se registra la fecha de cuando se requiere del material.
2. Se registra el número de proyecto al cual será cargado el consumo.
3. Se indica en cada campo con número la cantidad de material que se
requiere.
4. Se anota en la casilla correspondiente el nombre del usuario así como la
firma y posteriormente se indica para que evento se requiere el material
solicitado.
VER FORMATO “RELACION DE CONSUMO DE CAFETERÌA”
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CENTRO DE INGENIERIA Y DESARROLLO INDUSTRIAL
TE
CUCHARA
SERVILLLE.
VASOS
SUBSTITUT
O CREMA
NESCAFE
AZUCAR
PROYECTO
GALLETAS
FECHA
AGUA
UEN: REC. MATER.
REFRESCO
RELACION DE CONSUMO DE CAFETERIA
FIRMA
EVENTO
REC. MATERIALES
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ENTREGA DE TORNILLERIA
5.5.1 Para la entrega de tornillería, existe un formato que el usuario tendrá que
llenar con todos los datos que se le piden.
5.5.2 El usuario presenta dicho formato al Coordinador de Almacén para que este
proceda a surtirlo. Y así poder llevar un control sobre las áreas que solicitan y a
que proyecto se cargaran. Estos datos son estregados cada semana a las áreas
que solicitaron tornillería para que analicen sus gastos.
5.5.3 Cuando el Coordinador del Almacén observa que el inventario de tornillos
llega a su punto mínimo, da aviso mediante un formato en Excel a la Asistente de
área para que proceda a generar una nueva requisición de compra.
INSTRUCTIVO PARA REGISTRAR DATOS EN EL FORMATO DE
TORNILLERIA
1. Se registra el nombre del usuario quien solicita el material. Así como el
proyecto al que se le va a cargar el pedido del material.
2. Anotar la clave del tornillo solicitado, así también como la cantidad y la
fecha de cuando se recibe el material.
VER FORMATO “RELACION DE SALIDAS DE TORNILLOS”
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RELACION DE SALIDAS DE TORNILLOS
NOMBRE
CLAVE
PROY TORNILLO CANT.
FECHA
(LINEAS DE PROCESO)
NOMBRE
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CLAVE
PROY TORNILLO
CANT.
FECHA
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5.6 ADMINISTRACIÒN DEL ALMACEN
5.6.1 Se controlan todos los materiales que se encuentran en dicha área. Para
llevar a cabo esto se cuenta con indicadores para optimizar el manejo del Almacén
y evitar pérdidas.
5.6.2 Se cuenta con un nivel de máximos y mínimos y estos son revisados
constantemente para conocer nuestras existencias y no caer en problemas de
faltantes o sobre inventario.
5.6.3 En el caso de los materiales de papelería y consumibles para cómputo, por
ser adquiridos por la modalidad de Licitación Publica se controlan por medio del
sistema informático R.P. Administrativo. Este sistema nos ayuda para consultar en
tiempo real las entradas, salidas y existencias en el almacén.
5.6.4 Cada fin de mes en el Almacén se realiza un cierre de inventario y de esta
manera nos aseguramos sobre la confiabilidad del inventario. Los datos obtenidos
son conciliados con el Contador Financiero, y los registros generados se archivan
para una futura consulta.
5.6.5 En el caso de la cafetería, se adquiere a través del fondo revolvente y
cuando su existencia llega al mínimo se solicita la cantidad necesaria para operar
en el centro y surtir a los usuarios.
5.6.6 Periódicamente se realiza una revisión al área con el fin de optimizar
espacios evitando acumulamientos y eliminando artículos obsoletos en el área. Ya
que por política de la Dirección General, no podemos sobre inventariarnos y
debemos adecuarnos al espacio disponible.
Nota: Dados los procesos productivos de las diferentes Unidades de Negocio de la
Entidad, no se compran materiales de producción para stock, solo se compra lo
que se requiere para la fabricación de los dispositivos relacionados con los
proyectos específicos y una vez que llegan esos materiales al Almacén, estos se
entregan inmediatamente a los usuarios, por lo tanto, no se almacenan. En el
Almacén solo se controlan papelería, consumibles de cómputo y algunos tornillos.
Sin embargo, la importancia del almacén estriba en que allí se registran todas las
operaciones de recepción de bienes y servicios que ingresan a la Entidad
relacionadas a una Requisición de Compra.
Por razones de racionalidad presupuestal, esta prohibida la utilización de
inmuebles para ser utilizados como almacenes.
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TOMA DE INVENTARIO FISICO
5.7.1 Se ingresa al sistema R. P. Administrativo a través de un Pass Word
personal.
5.7.1.1
Ingresar
(MOVIMIENTOS).
al
campo
(ALMACENES).
Posteriormente
al
campo
5.7.1.2 Después entrar al campo (EXISTENCIA POR UBICACIÓN). Para después
imprimir la relación de papelería y material de cómputo.
5.7.1.3 Se toma el inventario tal como muestra la relación impresa para después
cotejar existencias físicas contra teórico (sistemas).
5.7.1.4 Después de tomar inventario, se regresa al punto no. 5.7.1.1 Ingresar a los
campos (ALMACENES) y (MOVIMIENTOS).
5.7.1.5 Se ingresa al campo (NOTAS DE SALIDAS). En este campo registran los
datos que el sistema solicita que se llenen y posteriormente oprimir el botón de
despliegue de datos donde el sistema agrupa todas las solicitudes de material que
se le asignaron a un proyecto. Después de esto, se procesan los datos y así se
van agregando uno por uno las notas de salida de las áreas que consumieron
durante un mes artículos de papelería y computo. Estos datos servirán para
conjuntarlos para el momento de conciliar con el área de Recursos Financieros.
Cada Nota de Salida es impresa para ser firmada de enterado por cada asistente
de área y esta impresión se archiva para el cierre de mes.
INSTRUCTIVO PARA GENERAR EL REPORTE DE NOTAS DE SALIDA
1. Una vez ingresado al campo (NOTAS DE SALIDA), se ingresa a la opción
(AGREGAR).
2. Automáticamente el sistema dará un número consecutivo de referencia y se
llenan los campos: Concepto, almacén, proyecto, número de clave del
usuario y dar clic en el botón de despliegue de datos para que se muestre la
información. Después de esto imprimir el reporte.
VER FORMATO “REPORTE DE NOTAS DE ALMACEN POR REFERENCIA
(SALIDAS)”
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Reporte de Notas de Almacén por referencia (Salidas)
Referencia:
Almacén:
Tipo de Movimiento:
Moneda:
TC:
Estatus:
Concepto:
Costo Total:
Part
Grupo
Artículo
Nombre
Cantidad
Costo Unitario
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5.7.2
Se ingresa al sistema R. P. Administrativo a través de un pass Word
personal.
5.7.2.1 Para el caso de material de nuevo ingreso. Se ingresan a los campos
(ALMACENES) Y (MOVIMIENTOS)
5.7.2.2
Posteriormente ingresar al campo (NOTAS DE ENTRADA). En este
campo se registran los campos que el sistema solicita que se llenen y
posteriormente con la copia de la factura del proveedor del material surtido se va
ingresando cada partida indicando (cantidades y precio unitario). Después de
ingresar los datos completos se procesan y se imprime la Nota de Entrada para
archivarla para el cierre de mes.
INSTRUCTIVO PARA GENERAR EL REPORTE DE NOTAS DE ENTRADA
1. Una vez ingresado al campo (NOTAS DE ENTRADA), se ingresa a la opción
(AGREGAR).
2. Automáticamente el sistema dará un número consecutivo de referencia y se
llenan los campos: Concepto, almacén y posteriormente ir agregando el
número de partidas para recepción de cada material entrante, así como las
cantidades y el precio unitario.
VER FORMATO “REPORTE DE NOTAS DE ALMACEN POR REFERENCIA
(ENTRADA)”
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Centro de Ingeniería y Desarrollo Industrial
Reporte de Notas de Almacén por referencia (Entrada)
Referencia:
Almacén:
Tipo de Movimiento:
Moneda:
TC:
Estatus:
Concepto:
Costo Total:
Part
Grupo
Artículo
Nombre
Cantidad
Costo Unitario
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5.7.3 Al terminar de capturar tanto las Notas de Salida como las Notas de Entrada,
el sistema R.P. Administrativo realiza la operación para obtener la información
siguiente. Se analizan los datos obtenidos. El Saldo anterior de consumo de
papelería y consumibles de cómputo del mes pasado, mas el monto total de las
Notas de Entrada menos el monto total de las Notas de Salida. Esto nos dará como
resultado, el Monto del inventario Final del mes actual.
5.7.4 Los datos de este resultado son conciliados con el área de Recursos
Financieros y para esto se imprime un reporte de conciliación para ser firmado por
el Contador Financiero y el Coordinador de Almacén. Así también se requiere se
agrupen las impresiones de Notas de Salida, así como las Notas de Entrada, y la
relación del Inventario Final obtenido.
Los reportes elaborados para la conciliación son archivados en la carpeta
(CONSUMIBLES) para una consulta futura.
VER FORMATO CONCILIACION DE ENTRADAS Y SALIDAS
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REPORTE DE
MES
AÑO
CONCILIACIÒN
FECHA MOV .
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CONCILIACION DE ENTRADAS Y SALIDAS
FECHA
CONCILIACION
FOLIO DE
SALDO ANTERIOR MONTO DE ENTRADAS MONTO DE SALIDA
CONCILIACION
No. MOV.
MONTO ENTRADA
MONTO SALIDA
SALDO ACTUAL:
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RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES EN EL ALMACEN
Recepción de facturas
A continuación se describen las dos formas de cómo se reciben y se entregan
materiales y facturas en el almacén, cuando apliquen:
RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIALES. CON PAGO A TRANSFERENCIA
BANCARIA (BUZON).
5.8.1 Se recibe el material con su factura correspondiente y se coteja el material
contra la factura con el fin de observar que la descripción de dicha factura
coincida con el con el material o servicio.
Nota:
La
factura
debe
estar
acompañada
1) Proveedor, 2) Usuario y 3) Almacén (para archivo).
por
tres
copias:
5.8.2 Se revisa que la factura cuente con los datos fiscales de CIDESI y que
sean los correctos. Así también que tenga una Orden de Compra asignada y
liberada.
5.8.3 Si los datos completos antes mencionados son correctos, se ingresa al
sistema R. P. Administrativo. En este sistema se busca la Orden de Compra en el
campo (ORDENES DE COMPRA). Posteriormente ingresar al siguiente campo
(CONSULTA DE ORDENES DE COMPRA). En esta ultima, por medio de filtros se
obtiene la Orden de Compra que se necesita para cotejarla con el contenido de la
factura.
Nota: En caso que la descripción de la factura no coincida con la Orden de
Compra. El Coordinador del Almacén tiene la facultad de regresar al proveedor el
material y la factura o bien dar aviso tanto al Responsable de Suministros como al
usuario a fin de determinar que acción tomar. (Se regresa al proveedor o bien se
acepta el material). Y se modifica o corrige la descripción de la Orden de Compra y
continúa el proceso en el punto (5.8.4).
Si la descripción de la Orden de Compra coincide con el contenido de la factura se
continúa en el punto (5.8.4).
5.8.4 Una vez impresa la Orden de Compra y revisado contra la factura, se
ingresa al campo (RECEPCION DE FACTURAS). En este campo se registra la
Orden de Compra, se revisan que los datos tales como: Descripción, cantidad,
precio y monto total sean iguales a lo que indica la factura. Posteriormente se
captura el numero correspondiente a la factura y se procesan los datos oprimiendo
la tecla (PROCESAR).
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5.8.5 Al ser procesado los datos, se sellan tanto la factura original como las
copias. Existen 4 tipos de sellos:
1) Almacén General (No requiere nota de entrada). Y se usa para aquellos
artículos y/o productos que son consumidos dentro del Centro y no
requieren ser inventariados.
2) Servicio. Aquellas facturas que indiquen que se ha realizado o prestado un
servicio para el Centro.
3) Activo Fijo. Cuando un articulo requiere ser inventariado por su
importancia.
4) Recibo. Cuando se ha entregado el material al usuario y como forma de
contra recibo para el proveedor.
5) Cancelado. Para el caso que se requiera cancelar una factura.
Para saber que tipo de sello usar, deberá fijarse en la Orden de Compra impresa y
observar que partida presupuestal (material de consumo o activo fijo) determina
esta compra y así se sabrá el tipo de sello se ha de utilizar.
A) Si es partida presupuestal indica (2000). El sello a utilizar es el Num. (1).
Indicado anteriormente. “Almacén General”
B) Si la partida presupuestal indica (3000). El sello a utilizar es el num. (2).
C) Si la partida presupuestal indica (5000). El sello a utilizar es el num. (3).
D) El sello num. (4) se ocupa para sellar las 3 copias de factura que contengan
cualquiera de las 3 partidas presupuestales antes mencionadas.
5.8.6 Una vez sellada la factura original y sus copias. Se entrega la factura y una
copia (contra recibo) al proveedor. La factura original la ingresa el proveedor al
buzón de Tesorería para la programación de su pago. La segunda copia se anexa
a la hoja de Orden de Compra impresa y con la 3ª. Copia se deposita junto con el
material o servicio en uno de los anaqueles ubicados dentro del Almacén cuidando
no se dañen y quede separado de otros materiales para una mejor visualización e
identificación.
Nota: En el caso de las sustancias químicas, se encuentran con un área especial
para estos cuidando también no juntarlos cuando sean sustancias diferentes.
5.8.7 Posteriormente se da aviso al usuario vía red o telefónica para que este
reciba el material solicitado. En la hoja de Orden de Compra impresa indica a que
persona hay que entregarle el material o servicio.
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5.8.8 Cuando
el material sea entregado, se incluye también una copia
correspondiente al usuario para que este revise y archive posteriormente. Si el
usuario esta de acuerdo con el contenido, firmara de conformidad la copia para el
Almacén (fecha y nombre), y a continuación se archivará esta última copia de
factura firmada en la carpeta correspondiente al número de Orden de Compra
asignada.
5.9 RECEPCION DE FACTURAS PARA COMPROBACION
Para este caso, se siguen los mismos pasos del 5.8.1 al 5.8.5 de la recepción de
facturas y materiales con forma de pago por transferencia bancaria. Con la
aclaración que para esta forma de pago, se requiere de una copia de la factura
para archivo del almacén. Ya que el contra recibo para el proveedor es firmada por
el Responsable de Suministros y una copia para el usuario también le es
entregada.
El último punto se describe continuación:
5.9.1 Una vez sellada y firmada la factura original y la copia por Coordinador del
Almacén, se entrega la factura al Responsable de Adquisiciones para que este
compruebe los gastos de la compra realizada y la copia se anexa a la hoja de
Orden de Compra impresa. Esta última se archivará en la carpeta
correspondiente al número de Órden de Compra.
5.10 CONTROL DE MATERIAL NO CONFORME
El Almacén cuenta con un procedimiento documentado que asegura que los
materiales que no cumplan con los requerimientos sean detectados, identificados,
evaluados y notificados para implantar acciones.
5.10.1 Cuando se detectan materiales no conformes, estos se colocan en el área
asignada para tal fin (en la zona de los anaqueles).
5.10.2 Se registra en el formato (REGISTRO DE ORDENES DE COMPRAS
RECHAZADAS).
• El número de Órden de Compra
• Descripción del insumo
• Área a la que pertenece el solicitante
• Razón del Rechazo
• Fecha de Rechazo
• Fecha de aceptación (en su caso)
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5.10.3 Se anexa una copia de la factura y la hoja de Órden de Compra impresa
como referencia.
Nota: No olvidar registrar todos los datos mencionados en el punto No. 5.10.2 todo
esto para ver que acciones se tomaron y llevar un registro histórico.
5.10.4 El formato una vez llenado en todas sus líneas, se archivará en la carpeta
Registros de Órdenes de Compra Rechazadas para fines estadísticos, de consulta y
para tomar acciones preventivas.
VER FORMATO “REGISTRO DE ORDENES DE COMPRAS RECHAZADAS”
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CENTRO DE INGENIERIA Y DESARROLLO INDUSTRIAL
REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRAS RECHAZADAS
No. DE
ORDEN
DESCRIPCION DEL INSUMO
AREA
SOLICITANTE
RAZON DEL RECHAZO
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FECHA DE
RECHAZO
FECHA DE
ACEPTACION
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CAPITULO 6
CONTROL DE ACTIVO FIJO
6.1 OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para llevar a cabo la administración
eficiente (altas-bajas, resguardos y desincorporaciones de activo fijo) de la
Entidad, en el marco regulatorio de los Lineamientos Generales para la
Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal y demás leyes aplicables.
6.2 ALCANCE
Aplica a todas las actividades relacionadas con la recepción, asignación,
reasignación, resguardo y desincorporación de los bienes muebles (activo fijo)
que ingresan a la Entidad.
6.3 PROCEDIMIENTO DE ALTAS Y BAJAS EN INVENTARIO DE
BIENES INSTRUMENTALES (ACTIVO FIJO).
Este procedimiento está sujeto a las Normas Generales que expide la Secretaría,
a la Ley y demás leyes aplicables.
ASIGNACION Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
6.3.1 Se reciben los bienes muebles que se han de inventariar verificándolos
contra su factura original con los requisitos siguientes: descripción, marca,
modelo, y número de serie para alimentar esta información en el sistema R.P.
Administrativo.
6.3.2 El valor de los bienes instrumentales al momento de su ingreso a los
inventarios debe hacerse a precio de adquisición del bien de que se trate. (De
conformidad la Sexta Disposición General del Cap. II de las Normas para la
Administración y baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la
Administración Pública Federal.
6.3.3 Registro de bienes en la base de datos del R.P. Administrativo.
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6.3.4 Se elabora la etiqueta y se pega en un lugar visible del bien, que contiene lo
siguiente: los primeros diez dígitos corresponden al CABMS, año de adquisición,
clave estado y numero consecutivo del bien del año en que se adquirió. Esto es de
conformidad a la “V Disposición General del Capítulo II de las Normas para la
Administración y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la
Administración Pública Federal”.
6.3.5
Se captura esta información en el Sistema R.P. Administrativo
alimentándose:
a) Número de inventario
b) Descripción del Bien
c) Marca y modelo
d) Número de serie
e) Proveedor
f) Fecha de adquisición
g) Número de factura y monto
h) Familia a la que pertenece el bien (por ejemplo bienes informáticos, autos,
escritorios, etc)
i) Usuario quien va a resguardar el bien
j) Lugar de operación del bien.
6.3.6 Se consulta al Director del Área para que designe a la persona quien ha de
resguardar el bien y lugar de operación o colocación del mismo.
6.3.7 Cuando hay la necesidad de hacer una reasignación de algún bien, se
actualiza el vale de resguardo por cada movimiento durante el ejercicio,
utilizándose el formato Baja / Reasignación de mobiliario o equipo; y lo debe firmar
el usuario para demostrar que está de acuerdo en que se le reasigne ese Bien a
su cargo. Se archiva el resguardo en el expediente.
6.3.8 Toda reasignación de bienes deberá ser notificada por el usuario a la
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales (mediante el formato
baja / reasignación de mobiliario o equipo) para su conocimiento y control por
parte del Coordinador de Inventarios, quien se encarga de actualizar en el R.P.
Administrativo todos los movimientos que afecten los inventarios de la entidad.
6.3.9 Los usuarios tienen la responsabilidad de mantener la copia del o (los) vales
de resguardo que firmó y le fueron entregado (s) por el Coordinador de
Inventarios; donde demuestra la responsabilidad sobre los bienes que le han sido
asignados.
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6.3.10 Bajo ninguna circunstancia deben ser dañadas o retiradas las etiquetas
que contienen el número de identificación de los equipos, es responsabilidad del
usuario notificar al Coordinador de Inventarios la ausencia de esta en el bien, a
efecto de que sea colocada nuevamente y el bien mantenga su identificación.
6.3.11 En los casos de robo de un bien, el usuario deberá de notificar por escrito
a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y a su vez
notificar a las autoridades competentes, es decir, a través, del levantamiento del
acta ministerial en la Agencia del Ministerio Publico del fuero Federal
correspondiente.
6.3.12 Cuando esto sucede, el representante Legal nombrado por el Director
General, debe ratificar la denuncia ante el Ministerio Público del Fuero Federal
para que proceda la reclamación ante la aseguradora y que el Coordinador de
Inventario efectúe la baja correspondiente en los inventarios de la Entidad. (La
disposición de este punto y el que le antecede, son de acuerdo al Capítulo III
fracción décima primera de las Normas para la Administración y Baja de Bienes
Muebles de las Dependencias de la Administración Pública Federal “Afectación,
Destino final y Baja de Bienes Muebles”.
6.3.13 La asignación de mobiliario y equipo se hará únicamente a los empleados
al servicio del Centro, en el caso de personal de estancia temporal se les asignará
bienes muebles bajo la responsabilidad del Director del Área correspondiente.
6.3.14 Se hace la conciliación mensual y anual con la Subdirección de Recursos
Financieros, para cotejar los bienes por grupo de activo.
CAPITULO 7
PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACION DE BIENES
OBSOLETOS
Para llevar a cabo la desincorporaciòn de bienes muebles activo fijo, se hace bajo
los Lineamientos de los artículos 131, 132 y 133 de la Ley General de Bienes
Nacionales.
7.1 El Coordinador de Inventarios recibe físicamente los bienes que los usuarios
le entregan porque ya no son útiles, verificando contra el formato de bajas y
reasignación.
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7.2 El Coordinador de Inventarios Concentra los bienes en un solo lugar para
esperar su avalúo, necesario para que no se incremente el costo del servicio.
7.3 El Coordinador de Inventarios prepara la relación por sistema dando una
clave al activo para identificar la baja y que el bien se elimine del vale de
resguardo del usuario.
7.4 El avalúo se realiza de conformidad con el artículo 45 del Reglamento de la
Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público.
7.5 Preparar la información para presentarlo ante la Junta de Gobierno para su
autorización.
7.6 Esperar la Sesión de la Junta de Gobierno siguiente para poder determinar la
Donación.
7.7 La Donación solamente la puede autorizar el Director General de la Entidad.
7.8 Elaborar el Contrato de Donación.
7.9 Preparar los reportes de bajas para determinarlas por grupo de activo y
conciliar con la Subdirección de Recursos Financieros para desincorporarlos de
nuestra base de datos.
7.10 Imprimir un reporte final por grupo.
CAPITULO 8
INDICADORES
Para controlar los niveles de inventarios se dan a conocer las definiciones de
algunos indicadores que se emplean en el área.
Nivel Máximo: Es el nivel de existencias que se debe respetar y no exceder. El
exceder este nivel produce un costo alto en el valor del inventario.
Nivel Mínimo: Es el nivel de existencias por abajo del cual la operación puede
llegar a parar y por lo tanto al llegar a este nivel es critico volver a surtirse.
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Punto de Reorden: Este punto esta ubicado entre el máximo y mínimo, es la
existencia en la cual debe hacerse el pedido y depende de la rapidez de respuesta
para surtirse.
Lote de Reposición: Es la cantidad programada a comprar.
A) ROTACION DE INVENTARIOS. Dada la naturaleza de los bienes que se
controlan (Papelería, y consumibles de computo), no se aplica la rotación de
inventarios, ya que estos artículos se adquieren por Licitación Pública Nacional y
se pacta la entrega de dichos materiales con el proveedor cuando las existencias
llegan al punto mínimo, además de que por la naturaleza de las actividades de la
Entidad, los consumos de estos materiales no son regulares mes con mes, sino
que varían de acuerdo a los proyectos que se atiendan. Por lo regular se solicitan
3 pedidos durante el ejercicio. Uno en Marzo, el segundo en Julio y el tercero en
Noviembre.
B) CONFIABILIDAD DE LOS INVENTARIOS.
Dado que al término de cada mes se tiene que reportar el monto total del cierre
ante la Subdirección de Recursos Financieros para la conciliación de datos
obtenidos, además de contar con dos periodos de auditoria externas (Apertura y
Cierre), se asegura que los datos manejados sean los confiables para ser
consultados en cualquier momento.
C) Determinación optima de existencias.
Para poder determinar que las cantidades con las que el área de Almacén sean
las óptimas, se debe de apegar a los indicadores de máximos y mínimos. Esto
para no sobre inventariarnos o bien que tengamos faltantes por no contar con
parámetros adecuados.
D) Tiempos de reposición.
Este punto va relacionado con el tipo de de material que se maneja en el Almacén,
el consumo que se tenga de dicho material, así como de la ubicación del
proveedor para una pronta reposición del material que haga falta surtir. Dado que
los volúmenes de material que se manejan son muy pequeños, el tiempo de
reposición de estos se basa mas que nada en la inspección visual que se realiza
diariamente, lo que nos permite solicitar los materiales oportunamente antes de
agotarse.
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E) Confiabilidad en los registros de movimientos.
Para asegurar la confiabilidad en los registros obtenidos por las operaciones que
se realizan diariamente en el Almacén, se capturan en el sistema R.P.
Administrativo, además que se pueden imprimir la información para el caso de ser
analizados como por ejemplo: Órdenes de Compras recibidas, que son auditadas
por el Órgano Interno de Control. Además de otros documentos como Reportes de
Entradas y Salidas que son conciliadas con la Subdirección de Recursos
Financieros.
F) Compras directas a través de Fondos Revolventes.
Las compras de materiales con fondos revolventes, son exclusivamente para
compras de mostrador, es decir compras de monto mínimo. Y las llevan a cabo los
Responsables de Suministros y solo se compra lo requerido para realizar los
proyectos; por lo tanto estos materiales no se almacenan.
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