n 21 de 2013 de la Contralor

Página 1 de 46
PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y MODIFICACIÓN
DEL PLAN DE ACCIÓN
Código documento:01001
Código formato: 01002002
Versión: 8.0
FECHA: 05 DE JUNIO DE 2013
Aprobó elaboración o modificación
Firma:
Firma:
Nombre: Ligia Inés Botero Mejía
Nombre: Edna Piedad Cubillos Caicedo
Cargo: Contralora Auxiliar.
Cargo: Directora Técnica de Planeación.
1. OBJETIVO
Identificar las actividades que cada proceso deberá
asumir para contribuir al cumplimiento de los Objetivos
Estratégicos de tal forma que permitan medir la gestión
de la Contraloría de Bogotá.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia cuando el Contralor de Bogotá
comunica los lineamientos de la Alta Dirección, los
cuales contienen la orientación estratégica para la
siguiente vigencia y termina con la elaboración anual
del Informe de Gestión del Sistema Integrado de
Gestión - SIG.
3. BASE LEGAL
Ver Normograma.
4. DEFINICIONES
Actividad: se entiende por actividad el conjunto de
tareas que conducen a un resultado específico y que
materializan los propósitos del Plan Estratégico. Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización; para
la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes
del Comité Directivo.
Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto
en el logro de los resultados planificados como en el
manejo de los recursos utilizados y disponibles1.
Eficacia (Logro): grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados1
1
16
Revisión técnica
(NTC GP 1000:2009)
Eficiencia (Gestión de recursos): relación entre el
resultado alcanzado y los recursos utilizados1.
Estrategia: manera que tiene la organización de conseguir sus objetivos, a partir de su misión y conforme
a sus valores.
La estrategia define qué, cuando, cómo, dónde y para
qué de los recursos, orientados a los resultados de la
organización.
Formato Plan de Acción: es el registro de la formulación de actividades e indicadores, que permite
visualizar los parámetros de la planeación en términos
de responsables, ejecutores, recursos requeridos,
fechas programadas de inicio y terminación, metas
e indicadores de gestión y los rangos de calificación.
Gestión: es el conjunto de acciones y actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad, involucra
la toma de decisiones orientada a cumplir la misión
institucional. La gestión parte del direccionamiento estratégico que involucra la misión, la visión, las políticas
y objetivos, los planes, las metas y la asignación de
los recursos para obtener los resultados en la forma
más eficiente y eficaz posible. Este proceso dinámico
y permanente se lleva a cabo mediante la toma de
decisiones la cual se apoya en los flujos de información, el control, la evaluación, el análisis de datos y la
cultura organizacional.
Gestores de Proceso: grupo de funcionarios multidisciplinario y representativo de cada dependencia que
participa en la gestión del proceso.
Hoja de Vida del Indicador: instrumento que permite
documentar el proceso de formulación del indicador
con el propósito de coadyuvar en su interpretación.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-16 • 2013 • JUNIO • 13
Permite consignar metas y registrar los resultados y
avances logrados durante la vida útil del indicador2.
Indicador: se define Indicador como la relación entre
variables cuantitativas o cualitativas que permite observar la situación y tendencias de cambio generadas
en los resultados, los productos y los procesos con
relación a los objetivos, metas previstas e impactos
esperados3.
Informe de Gestión: informe que refleja los resultados
claves de la gestión realizada durante un periodo de
tiempo determinado en términos de logros alcanzados,
proyecciones y la manera como la dependencia o el
proceso ha contribuido al cumplimiento de la misión
institucional, los objetivos, las estrategias y las actividades del Plan Estratégico.
Objetivos: son las expectativas claras, realistas, medibles y verificables que la Contraloría proyecta realizar
para satisfacer las necesidades de los ciudadanos a
partir de la Misión, la Visión, los Valores, Principios y
la Política definida.
Plan Estratégico: documento que consolida las intenciones globales y orientación de una organización
para un periodo determinado; e incorpora como mínimo
la misión, la visión, los valores y los principios institucionales, la política y los objetivos a desarrollar, y las
estrategias para su logro.
Plan de Acción: es la programación anual para asegurar la real y efectiva ejecución del Plan Estratégico
Institucional, que incluye: actividades, responsables,
indicadores, metas, entre otros.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Responsable de Proceso: encargado de garantizar
el cumplimiento de los procedimientos y actividades
del proceso a su cargo, su designación está definida
en el Manual del Sistema Integrado de Gestión.
Revisión: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos
No
RESPONSABLE
objetivos establecidos. La conveniencia se refiere al
grado de alineación o coherencia del objeto de revisión
con las metas y políticas organizacionales y adecuación a la determinación de la suficiencia total de las
acciones, decisiones, etc., para cumplir los requisitos.
Sistema de Gestión de la Calidad: herramienta de
Gestión sistemática y transparente que permite dirigir
y evaluar el desempeño institucional, en términos de
calidad y satisfacción social en la prestación de servicios a cargo de las entidades
Sistema Integrado de Gestión4: es el conjunto de
orientaciones, procesos, políticas, metodologías,
instancias e instrumentos enfocados en garantizar un
desempeño institucional articulado y armónico que
busque de manera constatable la satisfacción de los
grupos de interés. El sistema se encuentra conformado
por los siguientes subsistemas:
* Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC).
* Subsistema Interno de Gestión Documental y
Archivo (SIGA).
* Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
* Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional
(S&SO).
* Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
* Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).
* Subsistema de Control Interno (SCI).
5. ANEXOS
Anexo 1. Aspectos a tener en cuenta en la conformación
de los gestores de procesos
Anexo 2. Metodología para la Formulación del Plan
de Acción.
Anexo 3. Formato Plan de Acción.
Anexo 4. Formato Hoja de Vida del Indicador.
Anexo 5. Informe de Gestión.
Anexo 6. Estructura Informe Evaluación Plan de
Acción.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
REGISTRO
PUNTOS DE CONTROL/
OBSERVACIONES
6.1. Formulación de Actividades e Indicadores
1
Contralor de Bogotá D.C.
Comunica los lineamientos de la
Observación:
Alta Dirección, los cuales contienen Lineamientos de la Alta
la orientación estratégica para la
Dirección
Esta actividad se debe cumplir antes
siguiente vigencia.
de culminar la vigencia.
2
Guía Metodológica para la formulación de indicadores – DNP
3
BELTRAN JARAMILLO, Jesús Mauricio. Indicadores de Gestión. 3R
Editores Ltda. Bogotá, Colombia. 1998
4
NTD-SIG 001:2011
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-17 • 2013 • JUNIO • 13
17
No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTRO
Conforma el equipo de gestores de
proceso. (Ver Anexo 1).
2
Contralor Auxiliar, Director,
Subdirector, Jefe de Oficina.
Formula las actividades e indicadores
por proceso, que permitan medir el
desarrollo y cumplimiento de las
estrategias y objetivos determinados
en el Plan Estratégico Institucional.
Ver Anexo 2.
PUNTOS DE CONTROL/
OBSERVACIONES
Observación:
Formato Plan de
Acción.
Toda dependencia que integre el
proceso debe hacer parte del Plan de
Acción, formulando máximo tres (3)
actividades en el mismo.
Punto de control:
Diligencia el Formato Plan de Acción Formato Hoja de Vida
(Responsables de Proceso) – Anexo 3 y el Formato Hoja de Vida
Se debe asegurar que aquellos
del Indicador
indicadores que en la vigencia anterior
del Indicador – Anexo 4.
arrojaron resultado ó calificación
mínima, sean incorporados en el plan
de acción de la siguiente vigencia
Remite vía SIGESPRO u Outlook a la
ó en su defecto justificar su no
Dirección de Planeación el Formato
incorporación.
Plan de Acción y en medio físico el
Formato Hoja de Vida del Indicador,
debidamente firmado.
Punto de Control:
3
4
5
Profesional Universitario o
Especializado Dirección de
Planeación
Director Técnico de
Planeación
Las actividades definidas en el Plan de
Acción deben ser coherentes con los
objetivos y estrategias definidas en el
Plan Estratégico Institucional.
Efectúa revisión técnica de las
actividades e indicadores de cada
proceso y comunica al Director de
Planeación las observaciones al
respecto.
Verifica la aplicación de la metodología
determinada en el Anexo 2 de este
procedimiento.
Remite vía SIGESPRO u Outlook las
observaciones a los responsables de
proceso, en el evento de ser necesario.
Contralor Auxiliar, Director, Efectúa correcciones a la formulación
Subdirector, Jefe de Oficina. de actividades e indicadores del
proceso y remite nuevamente a la
(Responsables de Proceso) Dirección de Planeación.
Punto de control:
6
Director Técnico de
Planeación
Consolida el Plan de Acción de la
entidad y coordina su presentación
en el Comité Directivo.
7
Contralor Auxiliar,
- Representante del SIG
Convoca
a
Comité
Directivo
para socializar el Plan de Acción
consolidado.
8
Contralor, Contralor
Auxiliar, Directores, Jefes
de Oficina.
(Comité Directivo)
9
18
Profesional Universitario o
Especializado Dirección de
Planeación.
Aprueba el Plan de Acción o solicita
los ajustes a que haya lugar.
En caso de existir ajustes regresa
actividad número 5.
Verifica que el Plan de Acción
se encuentre articulado con los
lineamientos suministrados por la Alta
Dirección.
Acta Comité Directivo
Plan de Acción
Aplica procedimiento para el control
de documentos internos del Sistema
Integrado de Gestión.
Incorpora
la
información
de
actividades e indicadores en la
herramienta sistematizada diseñada
para tal fin.
Observación:
Las hojas de vida de los indicadores
deben ser incluidas en la herramienta
sistematizada diseñada para tal fin.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-18 • 2013 • JUNIO • 13
No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTRO
PUNTOS DE CONTROL/
OBSERVACIONES
6.2. Modificación de Actividades e Indicadores
10
11
Presenta al responsable de proceso
solicitud de modificación al Plan de
Contralor Auxiliar,
Acción de su dependencia, teniendo
Directores, Jefes de Oficina.
en cuenta el formato establecido en
el procedimiento para el control de
(Jefes de Dependencia).
documentos internos del sistema
integrado de gestión.
Contralor Auxiliar, Director,
Subdirector, Jefes de
Oficina.
(Responsables de Proceso)
12
Formato Solicitud
de elaboración,
modificación o
eliminación de
documentos del SIG
Aprueba ó desaprueba la solicitud de
modificación y comunica la decisión
al solicitante.
Envía solicitud debidamente firmada
Contralor Auxiliar, Director,
a la Dirección de Planeación, incluido
Subdirector, Jefe de Oficina.
el formato de Plan de Acción y el
formato Hoja de Vida del Indicador,
(Responsables de Proceso)
en el evento de ser aprobada.
Formato Solicitud
de elaboración,
modificación o
eliminación de
documentos del SIG.
Formato Plan de
Acción.
Formato Hoja de Vida
del Indicador
13
Profesional Universitario o
Especializado Dirección de
Planeación
14
Director Técnico de
Planeación
15
16
Efectúa revisión técnica de las
actividades e indicadores de cada
proceso y comunica al Director de
Planeación las observaciones al
respecto aplica Procedimiento para
el Control de Documentos Internos
del SIG.
Remite las observaciones a los
responsables de proceso, mediante
comunicación escrita, en el evento de
ser necesario.
Punto de Control:
Las actividades definidas en el Plan de
Acción deben ser coherentes con las
estrategias y objetivos definidos en el
Plan Estratégico Institucional
Comunicación Oficial
Interna
Contralor Auxiliar, Director, Efectúa correcciones a la formulación
Subdirector, Jefe de Oficina. de actividades e indicadores del
proceso y remite nuevamente a la
(Responsables de Proceso) Dirección de Planeación.
Profesional Universitario o
Especializado Dirección de
Planeación
Aplica el Procedimiento para el
Control de Documentos Internos del
Sistema Integrado de Gestión.
Registra
las
modificaciones
aprobadas
en
la
herramienta
sistematizada para tal fin
Observación:
La actualización de los datos debe
realizarse en el Formato Plan de
Acción y en el Formato Hoja de Vida
del Indicador.
6.3. Reporte de Resultados y Elaboración del Informe de Gestión
Recopila la información de
variables de los indicadores.
17
Profesional Universitario,
Especializado o Técnico de
cada Dependencia
las
Actualiza los Formatos del Plan de
Acción y Hoja de Vida del Indicador.
Efectúa análisis a los resultados de
los indicadores y elabora propuesta
de informe de gestión.
Observación:
La fecha de reporte y entrega del
informe de gestión será la establecida
por la Alta Dirección en la Circular de
reporte de información.
Entrega formatos y propuesta de
informe al jefe de la dependencia.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-19 • 2013 • JUNIO • 13
19
No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Aprueba la información incorporada
en el Formato del Plan de Acción y
en el Formato de Hoja de Vida del
Indicador.
18
Analiza y aprueba Informe de Gestión
Contralor Auxiliar,
de la dependencia teniendo en
Directores, Jefes de Oficina. cuenta los parámetros establecidos
en el Anexo 5 “Informe de Gestión”.
(Jefes de Dependencia).
Remite al Responsable de Proceso
el Formato Plan de Acción, Formato
Hoja de Vida del Indicador e Informe
de Gestión de la dependencia.
19
20
21
22
20
Contralor Auxiliar, Director,
Subdirector, Jefes de
Oficina.
Consolida información reportada en
los formatos Plan de Acción y Hoja de
Vida del Indicador por proceso.
REGISTRO
PUNTOS DE CONTROL/
OBSERVACIONES
Punto de Control:
Formato Plan de
Acción.
Verifica que la información reportada
en los formatos sea coherente con el
informe de gestión
Formato Hoja de Vida
del Indicador
Informe de Gestión de
la dependencia.
Observación:
Para el caso del Proceso de Vigilancia
y Control, la información será remitida
a la Dirección de Planeación.
Observación:
Para el caso del Proceso de Vigilancia
y Control, la consolidación la realiza la
Dirección de Planeación.
Formato Plan de
Acción.
El formato actualizado de la hoja de
Vida del Indicador se debe archivar
en la dependencia del responsable del
proceso.
Formato Hoja de Vida
Consolida el Informe de Gestión
del Indicador
del proceso; teniendo en cuenta los
Las acciones de mejora propuestas
(Responsables de Proceso)
parámetros establecidos en el Anexo Informe de Gestión del por las dependencias deben ser
5 “Informe de Gestión”.
Proceso
analizadas y aprobadas por el
responsable de proceso, máximo tres
(3) acciones por proceso, dado que
una vez aprobadas deben ser llevadas
al Anexo 1 del Procedimiento de Plan
de Mejoramiento.
Observación:
Remite vía SIGESPRO u Outlook
Contralor Auxiliar, Director,
a la Dirección de Planeación el
Subdirector, Jefe de Oficina.
consolidado por proceso del Plan de
Acción y el Informe de Gestión del
(Responsables de Proceso)
proceso.
Director, Profesional
Especializado o
Universitario Dirección de
Planeación
Analiza la información remitida por
los Responsables de Proceso. Si
encuentra inconsistencias comunica
al responsable del proceso y solicita
corrección de los datos.
Informe de Evaluación
Plan de Acción
Genera el informe de Evaluación
al Plan de Acción, con destino a la
Auditoría Fiscal, con corte semestral
(junio).
Contralor Auxiliar, Director,
Subdirector, Jefe de Oficina. Presenta Informe de Gestión del
proceso en Comité Directivo.
(Responsables de Proceso)
Los informes de gestión de cada
proceso se deben archivar en la
dependencia del responsable del
proceso.
El informe de gestión del Proceso de
Vigilancia y Control se archiva en la
Dirección de Planeación.
Punto de Control:
Al revisar el Informe de Gestión verifica
la consistencia de los datos con los
reportes realizados en el formato Plan
de Acción.
Observación:
Ver Anexo 4.
Observación:
El informe de gestión por proceso,
se acompañará de una presentación
en PowerPoint utilizando la plantilla
oficial.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-20 • 2013 • JUNIO • 13
No
RESPONSABLE
23
Contralor, Contralor
Auxiliar, Directores, Jefes
de Oficina.
(Comité Directivo).
24
25
ACTIVIDAD
REGISTRO
Aprueba o desaprueba acciones
correctivas con base en los informes
presentados.
Acta Comité Directivo
PUNTOS DE CONTROL/
OBSERVACIONES
Incorpora las acciones correctivas
ó preventivas determinadas para
el proceso según el caso, de
conformidad con el Procedimiento
Planes de Mejoramiento: Acciones
(Responsables de Proceso)
Correctivas, Preventivas y de Mejora.
Contralor Auxiliar, Director,
Subdirector, Jefes de
Oficina.
Profesional Universitario o
Especializado Dirección de
Planeación.
Observación:
Incorpora en la Intranet los informes
de gestión de los procesos.
Este informe será el que se entrega a
Informe de Gestión del
las instancias pertinentes tales como:
SIG.
Auditoría General de la República,
Auditoría Fiscal y Oficina de Control
Interno, entre otros.
Elabora anualmente el Informe de
Gestión del Sistema Integrado de
Gestión - SIG.
ANEXO 1
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA CONFORMACIÓN DE LOS GESTORES DE PROCESO
El Responsable del Proceso integra los gestores conformados con personal multidisciplinario y representativo de cada dependencia que participa en la gestión
del proceso 5. Integrar el equipo con funcionarios
familiarizados con el proceso permite generar mayor
compromiso de cambio y sentido de pertenencia con
los resultados del análisis.
Para que un equipo funcione adecuadamente deben
existir aptitudes complementarias y un líder con una
clara visión de la tarea a realizar y con la capacidad
para capitalizar puntos fuertes colectivos de sus
miembros.
Se trata de establecer de que manera los resultados
contribuyen al cumplimiento de:
*
Las actividades programadas,
*
Los objetivos institucionales,
*
Las estrategias
*
El objetivo del proceso, descrito en el Manual del
Sistema Integrado de Gestión.
*
La política institucional y de calidad
*
La Misión y la Visión institucional.
*
Se gestionó el proceso de manera efectiva, eficaz
y eficiente.
Funciones de los gestores de procesos:
*
Efectuar análisis de datos relacionados con la
dependencia o el proceso, que sirvan para la toma
de decisiones.
*
Existen varios aspectos que los equipos deben
romper:
*
El conflicto de objetividad que resulta del hecho
de ser de parte del proceso;
*
Elaborar las actas de las reuniones que se llevan
a cabo.
*
Evitar el sesgo hacia informes de desempeño
positivo,
*
*
Validez y confiabilidad cuestionable de los datos,
Brindar apoyo para las modificaciones de los procedimientos y documentos del Sistema Integrado
de Gestión.
*
Datos contradictorios, (se recomienda utilizar la
técnica de triangulación de datos6)
*
Tendencia de evaluar el desempeño de algunos
funcionarios y no el desempeño de la dependencia, proceso o entidad en su conjunto.
Los integrantes del equipo deben crear hipótesis y
expresar con sus propias ideas por qué funcionan o
no las cosas y confrontarlas con los datos recopilados.
Velar por la implementación y seguimiento de las acciones correctivas y preventivas.
Establecer compromisos y responsabilidades frente
a las diferentes actividades que se deriven de
las reuniones dirigidas al mejoramiento continuo.
5
6
Proceso: Conjunto de actividades o etapas que reciben uno a más insumos de
una o varias dependencias con el fin de generar un valor agregado para conseguir
un resultado que satisfaga los requerimientos de los Clientes. Todo proceso tiene
sus entradas, valor agregado y salidas.
Triangulación de datos: Recoger los mismos datos de diferente fuente.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-21 • 2013 • JUNIO • 13
21
ANEXO Nº 2
Garantizar de manera permanente el cumplimiento de
las diferentes actividades que se le haya asignado.
METODOLOGÍA PARA LA FORMULACIÓN DEL
PLAN DE ACCION
Herramientas de Análisis de Datos7
Existen herramientas de representación de información
que facilitan el análisis de datos, ya que permiten observar el comportamiento de los hechos o situaciones,
para una adecuada toma de decisiones por parte de
los responsables. La representación de datos de forma
gráfica ofrece mensajes más claros para entender el
contexto y extraer conclusiones.
El presente documento contiene la metodología, diseñada por la Dirección de Planeación de la Contraloría
de Bogotá, para la formulación del Plan de Acción. Se
hará especial énfasis en la formulación de Actividades
e Indicadores, así como en la determinación del Índice
de Desempeño por dependencias.
Pero … ¿Cuáles son los pasos para formular el Plan de Acción del Proceso?
formular el Plan de Acción debes realizar los siguientes pasos:
Para
1 23
Identificar:
1. Proceso
2. Objetivo Corporativo
3. Estrategia
4.Dependencia Responsable de ejecutar
la actividad
Definir y Formular la Actividad.
Definir la Meta y su unidad de
medida.
45 6
Establecer el nivel de importancia
y calcular el factor de ponderación
para cada una de las actividades
formuladas (nivel de importancia).
Definir y formular el Indicador.
Establecer los
calificación.
rangos
de
1. FORMULACIÓN DE ACTIVIDADES
A continuación se presenta la metodología a seguir
para la formulación de Actividades e Indicadores y la
determinación del Índice de Desempeño de la dependencia y del proceso:
1.1. Definición:
Actividad: Es un conjunto de acciones concretas, que
ejecutadas logran el cumplimiento de un resultado
7
22
Guía para el diseño de un sistema de Evaluación y Control de Gestión. DAFP:
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-22 • 2013 • JUNIO • 13
específico que materializa tanto los objetivos de las
dependencias y de los procesos, como el aporte e
incidencia sobre los propósitos del Plan Estratégico y
de los Objetivos Corporativos.
1.2. Formulación:
La formulación de las actividades, al igual que los indicadores, parte del marco de referencia institucional
que contempla tres aspectos:
*
El Normativo: Es aquel que define funciones,
competencias, procesos y procedimientos, para
lo cual se requiere entre otros, tener de referencia
el marco normativo de la caracterización de cada
uno de los procesos.
*
El Plan Estratégico: El cual proporciona las intenciones globales de la organización.
*
Los Métodos de medición: A través de los cuales se establece el seguimiento y control sobre el
avance y el logro de las metas propuestas.
Las actividades se deben formular a través de acciones participativas en cada una de las dependencias e
incluso revisar actividades de otras dependencias que
no integran el proceso, pero que son necesarias para el
cumplimiento de las estrategias y objetivos planteados,
caso en el cual deben ser comunicadas al responsable
de dicho proceso para que sean concertadas.
De igual forma, las dependencias que tengan a cargo
proyectos de inversión deben trasladar las actividades
e indicadores al plan de acción con el fin de analizar
de manera integral el total de actividades ejecutadas
en la entidad.
Al formular las actividades se debe identificar y determinar para cada una de ellas, el Objetivo Corporativo
y Estrategia con la cual se tiene concordancia, según
el Plan Estratégico vigente, así como la dependencia
responsable.
La definición de la actividad debe ser estratégica, es
decir, que aporten al cumplimiento del objetivo de la
dependencia y/o proceso y evitar que dichas actividades hagan parte de acciones operativas del día a día.
La descripción o estructura de la actividad, al igual que
para un objetivo, debe tener en cuenta los siguientes
aspectos:
* Iniciar con un verbo en tiempo infinitivo que indique
claramente la acción a ejecutar, en consecuencia se
recomienda no utilizar verbos que usualmente describen funciones de las dependencias o de cargos, por
lo tanto, verbos como apoyar, coordinar, orientar, fomentar, participar, promover, gestionar, etc., no deben
utilizarse, por cuanto no permiten medir el avance de
la acción.
* Establecer una meta cuantitativa, concreta, medible,
realizable y verificable, que indique claramente el resultado esperado, teniendo en cuenta la realidad y los
recursos disponibles, teniendo en cuenta:
*
Debe ser posible de cumplir por la institución
con los recursos financieros, humanos, físicos y
tecnológicos disponibles.
*
Su logro debe depender de la Entidad y/o de la
Dependencia (establecer los supuestos).
*
Debe establecerse para ser cumplida en un plazo
determinado.
*
Debe ser conocida y acordada con los ejecutores
de la actividad (establecer los responsables por
el cumplimiento).
Para establecer la meta se deben considerar diferentes
parámetros:
*
Superar el resultado de la vigencia inmediatamente anterior (línea base) o el promedio del
desempeño histórico.
*
Desempeño de entidades similares (benchmarking).
*
Estándares aplicados a normas técnicas ó legales.
¿Qué es la línea base?
Se refiere al dato que se tomará como inicio para establecer los valores futuros a alcanzar por el indicador,
los que servirán para evaluar el grado de consecución
de las metas.
En los casos que el indicador se construye por primera
vez, podría suceder que no exista un valor base. Una
vez realizada la primera medición, se tomará como
línea de base el último dato obtenido.
Estándares de comparación:
*Pasado: Hace referencia a los datos históricos,
resultados anteriores del mismo objetivo o la propia Línea Base.
*Presente: Tiene que ver con la experiencia del
analista o evaluador del indicador, pues es muy
importante tener en cuenta la experticia y conocimientos de causa que el evaluador posee y utiliza
en el análisis de los resultados, principalmente
frente a los fenómenos que no tienen registro
alguno.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-23 • 2013 • JUNIO • 13
23
*Futuro: Este parámetro tiene relación con las metas propuestas, las cuales son los referentes para
determinar el grado de cumplimiento al objetivo
propuesto.
*Benchmarking: Este parámetro es entendido
como un proceso que permite evaluar el resultado
obtenido frente a la comparación de resultados
obtenidos en otras organizaciones del sector, que
han evidenciado mejores prácticas en el desempeño de las actividades, es decir, se debe comparar
con el mejor.
*
Acotarse en el tiempo, debe contener la fecha
límite en la cual se prevé ejecutar, evacuar o
desarrollar la actividad propuesta.
*
Identificar el beneficiario, el sujeto o destinatario
al cual va dirigida la acción, el cual puede estar
referenciado de forma implícita o explícita, particularmente para el caso de la Contraloría de Bogotá,
D.C., las actividades de las dependencias que no
logren identificar de manera explícita el beneficiario, este será en fin último la misma entidad, en el
entendido que las dependencias son aportantes
al cumplimiento de la misión institucional.
Los anteriores datos se deben incorporar en los formatos: Plan de Acción y Hoja de Vida del Indicador,
los cuales hacen parte del procedimiento.
Ejemplos:
2.1. Definición:
INDICADOR: Es un instrumento de medición de la acción o la gestión, el cual permite observar la situación y
tendencias de cambio generados en los resultados, los
productos y los procesos con relación a los objetivos,
metas e impactos esperados.
El indicador por sí mismo es una medida cuantitativa
que expresa una cantidad o frecuencia o la observación cualitativa que expresa características o fenómenos intangibles, sin embargo, todos los resultados
cualitativos deben ser transformados y valorados para
poder establecer una unidad de medida, que permitan
identificar resultados en el tiempo, cuyo propósito
es determinar el logro o el avance de los objetivos y
metas; así mismo, como instrumento de seguimiento
y control genera alertas sobre la existencia de un
problema y permite tomar medidas correctivas para
solucionarlo.
La estructura del indicador es una expresión numérica
o perceptiva, que establece una relación entre dos o
más variables claves, cuyo resultado comparado con la
experiencia del evaluador, con períodos anteriores, resultados en organizaciones del sector (benchmarking)
o una meta o compromiso, permite evaluar y analizar
dicho resultado.
Características de los indicadores.
*
Decidir en un 95%, los hallazgos fiscales con auto
de apertura del proceso, mientras las posibilidades
legales lo permitan, durante la vigencia de 2013.
*
Desarrollar durante la vigencia 2013, dos (2) programas de pedagogía social, formativa e ilustrativa
en articulación con el control fiscal, dirigido a los
contralores estudiantiles.
*
Hacer la relatoría al 70% de los conceptos emitidos por la Oficina Asesora Jurídica durante el año
2013.
*
Adelantar dos campañas internas durante el año
2013 que fortalezcan el sentido de pertenencia de
los funcionarios hacia la entidad.
*
Actualizar durante el primer semestre de 2013 el
100% de los procedimientos del Proceso de vigilancia y Control de la Gestión Fiscal, enfocados
a construir una moderna auditoría fiscal.
*
Realizar jornadas de fortalecimiento sobre clima
organizacional en temas de comunicación, resolución de conflictos y trabajo en equipo, al 70% de
los funcionarios de la Contraloría de Bogotá D.C.,
durante la vigencia 2013.
24
2. FORMULACION DE INDICADORES
Las características más relevantes que deben tener los
indicadores para apoyar la gestión en el cumplimiento
de los objetivos institucionales son:
*Oportunidad: Deben permitir obtener información
en tiempo real, de forma adecuada y oportuna y
medir con un grado aceptable de precisión los
resultados alcanzados y los desfases con respecto a los objetivos propuestos, que permitan la
toma de decisiones para corregir y reorientar la
gestión antes de que las consecuencias afecten
significativamente los resultados o estos sean
irreversibles.
*Prácticos: Ser fáciles de generar, recolectar y
procesar.
*Medible: Poderse expresar numérica o cualitativamente.
*Claros: Ser comprensibles tanto para quienes los
desarrollen como para quienes los estudien o los
tomen como referencia. Por tanto, un indicador
complejo o de difícil interpretación, que sólo lo
entienden quienes lo construyen, debe ser replanteado.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-24 • 2013 • JUNIO • 13
*Finalidad: Ser útiles para la toma de decisiones.
Cada indicador debe tener un objetivo que justifique su diseño y adopción.
*
*Explícitos: Definir de manera clara las variables
con respecto a las cuales se analizará para evitar
interpretaciones ambiguas.
Proporción: Relación entre dos variables o magnitudes que se expresan de la forma a/b, donde el numerador está contenido en el denominador, es decir,
igual unidad de medida,
*Sensibles: Reflejar el cambio de la variable en el
tiempo, es decir, cambiar efectiva y persistentemente a lo largo de un periodo.
*Excluyentes: Cada indicador evalúa un aspecto
específico único de la realidad, una dimensión
particular de la gestión.
*Jerarquizados: De acuerdo con el grado de generalidad, los indicadores son globales, cuando se
refieren a la organización como un todo y específicos cuando se refieren a una de las dependencias
o de los procesos de esta, es decir identificar la
clase, el tipo o naturaleza del indicador.
*Representativos: El indicador debe expresar
efectivamente lo que se quiere medir.
*
Verificable: Su cálculo debe estar adecuadamente soportado y ser documentado para su seguimiento y trazabilidad. Puede ser verificado por
cualquier persona obteniendo el mismo resultado.
Valor de beneficios de control fiscal por cada $1,00
ejecutado del presupuesto de la entidad durante
la vigencia fiscal 2013.
Ejemplos:
*
Total de hallazgos devueltos frente al total de
hallazgos remitidos a responsabilidad fiscal.
*
Total de funcionarios capacitados sobre total
funcionarios de la entidad.
Porcentajes: Presentan el valor relativo de una cifra
con respecto de un valor de referencia igual a 100.
Cuando la relación o el coeficiente corresponde a la
misma medida o expresado en la misma unidad de
medida, se debe multiplicar por 100 para obtener el
porcentaje.
Ejemplo
*
Número de productos no conformes/Total de
productos x 100.
Razón: Relación entre dos datos, variables o magnitudes, con diferente unidad de medida, la cual se
expresa en la forma a/b, es decir, que los valores del
numerador y del denominador son independientes,
ninguno está contenido en el otro
Promedio: Es un valor representativo de un conjunto
de valores, Los más usuales son la media aritmética, la
mediana y la moda; la media aritmética, es la sumatoria
de los valores de todos los eventos numéricos dividida
entre el número eventos; la mediana de un conjunto
de datos ordenados del menor al mayor, es el valor
que ocupa la posición central, cuando la cantidad de
esos datos es par, la mediana es la medida aritmética
entre los dos datos centrales; la moda es el valor que
se representa el mayor número de veces.
Ejemplos:
Ejemplo:
*
Número total de hallazgos sobre Número total de
sujetos de control.
*
*
Total hallazgos con incidencia Fiscal frente al total
hallazgos con incidencia Penal.
*
Total presupuesto distrital asignado sobre el total
de la población de Bogotá.
2.3. Formas de presentar los resultados de los
indicadores.
Tasas: Relación entre dos magnitudes que se expresa en número de eventos frente a una cantidad
referente (potencia de 10), y en un periodo de tiempo
determinado.
Ejemplos:
*
Número de funcionarios con accidente de trabajo
por cada 100 funcionarios de la entidad durante
el periodo 2013.
Medir la oportunidad en la solución a un requerimiento por parte de la subdirección de recursos
materiales.
De acuerdo con los registros que tiene la dependencia,
el tiempo de respuesta para cada una de las solicitudes
se resume en el siguiente cuadro:
No. de Solicitud
Tiempo de respuesta en días
1
2
3
4
5
6
7
1
3
6
9
4
6
6
Se procede a ordenar los datos: 1, 3, 4, 6, 6, 6, 9 (7
eventos).
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-25 • 2013 • JUNIO • 13
25
*
Media Aritmética: de (1+3+4+6+6+6+9)/7 = 35/7
= 5; Promedio aritmético=5.
*Mediana: = Valor del centro: 6
*Moda: El valor que más eventos se repite es: 6
*
Números Índice: Es un valor estadístico que
permite establecer las variaciones relativas entre
dos o más periodos, de los cuales uno de ellos
es denominado base, este cálculo proporciona
un método simple para establecer cambios que
presenta una variable a través del tiempo.
Fórmula para calcular el índice de variación: ((Valor
año 1 / Valor año 0) -1) *100
Sus objetivos son determinar y evaluar el cumplimiento
de planes, programas, proyectos y actividades de la
entidad.
En resumen, la eficacia está relacionada con las respuestas que demos al interrogante de qué se hizo o
que se ha cumplido de las metas u objetivos propuestos inicialmente.
Denominaciones de indicadores de eficacia.
Dentro de esta categoría, se pueden agrupar los siguientes nombres de indicadores:
*
Cobertura.
Ejemplos:
*
Cumplimiento.
*
*
Producto.
*
Meta.
*
Logro.
*
Proyecto.
Índice de inflación o variación de precios de la
canasta familiar (supuesto solo un producto.)
Precio del bien X, para el año 0 es de $800/unidad y
para el año 1 es de $816/unidad:
Año base: 0
*
*
Índice de variación de los precios ((816/800)1)*100 = 2%
Ejemplos:
*
Nivel de cumplimiento de la meta (Decidir el
30% de los hallazgos fiscales e indagaciones
preliminares con auto de apertura del proceso o
memorando de devolución).
*
Porcentaje de Sujetos auditados.
*
Nivel de Auditorias ejecutadas.
*
Número de funcionarios capacitados.
*
Adquisición de equipos de Cómputo.
Índice de variación de acciones correctivas.
AÑO
2011
2012
No. de acciones correctivas
80
60
Año base, 2011
((60/80)-1) x 100 = -25%
Las acciones correctivas disminuyeron en un 25% con
respecto al año inmediatamente anterior.
2.4.Tipo de indicadores.
Son aquellos que permiten evaluar, controlar y justificar los resultados obtenidos, para lo cual, se espera
que toda actividad u objetivo cuente con diferentes
aspectos de evaluación, tales como Eficacia, Eficiencia y Efectividad y son utilizados en todos los niveles
jerárquicos de la organización.
2.4.2 Eficiencia:
Es la valoración del recurso (financiero, tiempo, talento
humano, tecnológico, etc.), utilizado en la ejecución
de las diferentes actividades o en el desempeño dado
para el logro de los resultados, de igual forma, la norma
NTC GP 1000:2009, define eficiencia como “Relación
entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados”.
Es el logro obtenido o nivel de cumplimiento alcanzado
de resultados esperados, asimismo, la norma NTC GP
1000:2009 define eficacia como “Grado en el que se
realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados”.
Los indicadores de eficiencia se enfocan en el control
de los recursos y evalúan su grado de aprovechamiento por parte de los procesos o actividades, es decir, se
examinan los costos en que se incurre para alcanzar
los objetivos y resultados, en el entendido que el indicador se asocia a la utilización de recursos, resulta
comprensible que a menor uso de recursos para el
logro del objetivo es mayor eficiencia, lo que implica
una proporción inversa.
Los indicadores de eficacia se enfocan en el control
de los resultados, evalúan la relación entre la salida y
el valor esperado (meta).
En resumen, la eficiencia está relacionada con las
respuestas que demos al interrogante de: cómo se
hizo? y cuánto se gastó?, etc.
2.4.1. Eficacia:
26
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-26 • 2013 • JUNIO • 13
Denominaciones de indicadores de eficiencia.
*
Efecto.
Dentro de esta tipología, se pueden agrupar los siguientes nombres de indicadores:
*
Impacto.
*
Desempeño.
*
Productividad.
*
Oportunidad.
Ejemplos:
*
Tiempo.
*
*
Calidad.
*
Costos.
Desempeño en la decisión del 30% de los hallazgos fiscales e indagaciones preliminares con
auto de apertura del proceso o memorando de
devolución.
*
Economía.
*
Desempeño en el proceso de capacitación de
funcionarios.
*
Efectividad en la adquisición de equipos de Computo
*
Impacto en la austeridad del gasto de la entidad
por la ejecución del PAD.
Ejemplos:
*
Oportunidad (tiempo) en la decisión de hallazgos
fiscales e indagaciones preliminares con auto de
apertura del proceso o memorando de devolución.
*
Traslado oportuno de los hallazgos a las instancias
competentes.
*
Tiempo utilizado en la ejecución de auditorías
regulares.
*
Desempeño en el traslado de los hallazgos a las
instancias competentes.
*
Número de Advertencias fiscales comunicadas a
la administración, del total de proyectos de advertencia.
*
Efectividad en la ejecución de auditorías regulares.
*
Tiempo promedio de respuesta a un requerimiento.
*
Costo de una visita fiscal frente al costo promedio
de PAD.
Actividad: Decidir en un 90%, las indagaciones preliminares con auto de apertura del proceso o memorando de devolución.
*
Costo para la ciudad de recuperar un peso ($1,00)
por detrimento al patrimonio Distrital.
*
Precio de adquisición de sistemas de cómputo
frente a precios de mercado.
*
Beneficios esperados frente al costo de implementación sistemas tecnológicos y de comunicaciones.
*
Ahorro en procesos de formación a funcionarios
por alianzas estrategias.
Ejemplo para el cálculo con los tres tipos indicadores:
Supuestos:
*
De acuerdo con los registros, las dependencias
encargadas del trámite de las indagaciones preliminares reportaron que durante la vigencia 2012
se culminaron 28 indagaciones preliminares de
las 36 iniciadas en el periodo.
Eficacia: Nivel de cumplimiento de la meta.
Nombre del Indicador: Nivel de cumplimiento en el
trámite de la Indagación Preliminar
2.4.3. Efectividad:
Es la capacidad de cumplir con la meta establecida con
la menor cantidad de recursos posibles, asimismo, la
norma NTCGP 1000:2009, ha definido el término de
Efectividad como “la medida del impacto de la gestión
tanto en el logro de los resultados planificados como
en el manejo de los recursos utilizados y disponibles”.
Denominaciones de indicadores de efectividad.
Indicador. de . Eficacia =
Ejecutado
* 100
P
r ogramado
Ejecutado = (28/36) * 100
Ejecutado = 77.8%
Eficacia = (77.8/90)*100
Dentro de esta tipología se pueden agrupar los siguientes nombres de indicadores:
Eficacia = 86.4%
*
Nivel de cumplimiento de la meta. La meta de decisión
era del 90% de 36, es decir 32 indagaciones, como cul-
Efectividad.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-27 • 2013 • JUNIO • 13
27
minó 28, el grado de eficacia alcanzado fue del 86.4%.
Eficiencia: Oportunidad (tiempo). En la decisión de
las indagaciones preliminares con auto de apertura
del proceso o memorando de devolución.
Nombre del Indicador: Oportunidad en el trámite de
la Indagación Preliminar
Indicador. de . Eficiencia =
Tiempo... programado
* 100
Tiempo...utilizado
Supuesto: En términos generales según la ley, se tienen 180 días para terminar la indagación preliminar.
La Alta Dirección estableció como meta, adelantarlas
en un tiempo promedio de 150 días.
Las dependencias responsables de adelantar las indagaciones, reportaron que en la vigencia 2012, promedio
el tiempo utilizado fue de 160 días.
Eficiencia = (150 / 160) * 100
Eficiencia = 93.75%
El grado de eficiencia no alcanzó la meta establecida,
al utilizar en promedio 10 días adicionales para el trámite de las indagaciones preliminares, en este sentido
se alcanzó el 93.75% de eficiencia.
Efectividad: Impacto.
Nombre del Indicador: Efectividad de las Indagaciones Preliminares
Efectividad = (Indagaciones preliminares terminadas
con recomendación de apertura de proceso de responsabilidad Fiscal / Total de Indagaciones Preliminares
Terminadas) * 100
Las dependencias responsables de adelantar las
indagaciones, reportaron que en la vigencia 2012,
de las 28 indagaciones preliminares terminadas, en
SATISFACTORIO
Cuando el resultado obtenido se encuentra
ubicado en el límite superior establecido, se
recomienda que esta calificación sea asignada
si, y sólo si se presenta el cumplimiento de la
meta o ésta ha sido superada.
28
20 de ellas se recomendó la apertura del proceso de
responsabilidad fiscal y el resto condujeron al archivo.
Efectividad = (20/28) * 100
Efectividad = 71.4%
El nivel de efectividad alcanzado por la dependencia
en la ejecución de la actividad propuesta, es del 71.4%.
El resultado de cada indicador se compara con los
rangos establecidos para determinar si se ubica en
mínimo, aceptable o satisfactorio.
2.5 Análisis de resultados de los indicadores.
El resultado obtenido en el indicador, por sí solo, no
permite inferir algún concepto posible, por lo que se
hace necesario establecer parámetros de comparación, con referentes establecidos, que se denominan
“Estándares de comparación ó Línea Base”, los cuales
permiten evaluar y analizar el nivel de cumplimiento o
avance de los objetivos propuestos.
Se debe tener en cuenta que los resultados pueden estar afectados por elementos externos no controlables,
de tal manera que se deben mencionar en el análisis
y mantener un registro histórico y documentado de
adversidades que han afectado directa o indirectamente el proceso o la ejecución de la actividad a medir,
los cuales serán un insumo importante a la hora de
elaborar planes de acción correctivos, preventivos o
de mejora, y evitar afectaciones futuras, a causas de
eventos externos ya sucedidos.
2.6 Rangos de Calificación.
Cada uno de los indicadores debe tener un criterio
propio y justificado de evaluación de los resultados, el
cual debe establecer intervalos o límites de calificación
que se toman como referencia para determinar si el
resultado obtenido en un periodo específico es Satisfactorio, Aceptable o Mínimo.
ACEPTABLE
Esta calificación será asignada cuando el
resultado obtenido se encuentre ubicado
en el límite intermedio establecido,
asimismo, se requiere de una justificación
documentada, frente al incumplimiento del
logro.
MINIMO
Cuando el resultado obtenido se
encuentra ubicado en el límite inferior
establecido, de igual forma, se
requiere un registro documental, frente
al incumplimiento del logro para la
construcción de un plan correctivo o de
mejoramiento en futuras acciones.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-28 • 2013 • JUNIO • 13
Criterios para la determinación de los rangos:
1. La determinación del rango Satisfactorio debe ser
mayor o igual al valor de la meta.
2. La determinación del rango Aceptable tendrá un
intervalo de máximo 20 puntos porcentuales por
debajo de la meta.
3. La determinación del rango Mínimo no debe ser
mayor a 20 punto porcentuales por debajo la meta.
Ejemplo:
Meta: 80%
MINIMO
<=60%
ACEPTABLE
>60% y <80%
SATISFACTORIO
>= 80%
alimentar y reflejar los resultados acumulados hasta el
periodo correspondiente.
3. ÍNDICE DE DESEMPEÑO:
Se denomina índice de desempeño al resultado o la
medición de la gestión de las dependencias y los procesos, el cual se calcula a partir del resultado de sus
propios indicadores, constituyéndose en un indicador
compuesto.
El índice de desempeño de una dependencia se calcula
de la siguiente manera:
1. Se listan los resultados de los indicadores de las
diferentes actividades ejecutadas por la dependencia.
2. Se pondera de manera justificada cada actividad.
La sumatoria del total de las actividades debe ser
igual al 100%.
Meta: 100%
MINIMO
<=80%
ACEPTABLE
>80% y <100%
SATISFACTORIO
>= 100%
2.7 Monitoreo y seguimiento:
Con el objeto de evaluar el comportamiento y avance
en el cumplimiento de la meta establecida en la actividad u objetivo, se establece una periodicidad trimestral
para realizar el seguimiento, es decir, la matriz se debe
3. Finalmente se calcula el índice de desempeño
(Factor de ponderación por el cumplimiento del
indicador con relación a la meta) se suman las
proporciones y el resultado obtenido es el denominado índice de desempeño de la dependencia,
el cual debe ser analizado e interpretado teniendo
en cuenta, tanto el aporte en el cumplimiento de
las actividades como a la importancia dada.
Ejemplo:
ACTIVIDAD
CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR CON
RELACION A LA META
FACTOR DE
PONDERACION
A
B
C
D
80%
100%
80%
60%
29%
36%
21%
14%
100%
TOTAL
INDICE DE DESEMPEÑO
(0.8 * 0.29)= 0.229
(1.0 * 0.36)=0.357
(0.8 * 0.21)=0.171
(0.6 * 0.14)=0.086
0.84*100=84%
Total Índice de desempeño de la dependencia: 84%.
El índice de desempeño de un proceso se calcula mediante el promedio aritmético de los índices de desempeño
de las dependencias que hacen parte de su propio proceso.
Ejemplo:
DEPENDENCIA
INDICE DE DESEMPEÑO DEPENDENCIA
INDICE DE DESEMPEÑO DEL PROCESO
A
B
C
80%
80%
50%
70%
Total Índice de desempeño del proceso: 70%.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-29 • 2013 • JUNIO • 13
29
ANEXO 3
FORMATO PLAN DE ACCIÓN
FECHA DE SEGUIMIENTO (1):_________________________
FORMULACION
SEGUIMIENTO
ACTIVIDAD
No. de
Actividad
(2)
PLAN ESTRATEGICO
OBJETIVO
(3)
ESTRATEGIA
(4)
PROCESO
(5)
DEPENDENCIA
RESPONSABLE
(6)
ACTIVIDAD
(7)
INDICADORES
META
(8)
UNIDAD DE MEDIDA
(9)
FECHA LIMITE DE
EJECUCIÓN
(10)
FACTOR DE
PONDERACIÓN DE
LA ACTIVIDAD
(11)
CÓDIGO
INDICADOR
(12)
NOMBRE DEL
INDICADOR
(13)
TIPO DE
INDICADOR
(Eficacia,
Efectividad,
Eficiencia)
(14)
RESULTADO Y ANÁLISIS DEL INDICADOR
RANGOS DE CALIFICACIÓN (16)
FORMULA DEL
INDICADOR
(15)
MÍNIMO
ACEPTABLE
SATISFACTORIO
NUMERADOR (17) DENOMINADOR (18)
RESULTADO DEL
INDICADOR
(19)
CUMPLIMIENTO DEL
RANGO DE
INDICADOR CON
CALIFICACIÓN DEL
RELACION A LA
RESULTADO
META
(21)
(20)
INDICE DE
DESEMPEÑO (22)
FIRMA RESPONSABLE DE PROCESO (23):
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
FORMATO PLAN DE ACCIÓN
FORMULACION
(1) Fecha de Seguimiento: Corresponde a la fecha
de corte en la cual se realiza el seguimiento.
(2) No. de Actividad: Corresponde a la secuencia de
las actividades determinadas.
(3) Objetivo: Registre el No. de objetivo de acuerdo
con el Plan Estratégico de la Entidad al cual le apunta
la actividad.
(7) Actividad: Describa la actividad a desarrollar al
interior de la dependencia.
(8) Meta: Relacione la expresión cuantitativa, concreta,
medible, realizable y verificable que se espera lograr.
Debe tener en cuenta los parámetros establecidos en
la presente metodología.
(9) Unidad de Medida: Magnitud referencia para la
medición; ésta unidad de medida se relaciona con la
unidad asignada a la meta a evaluar. Puede ser expresada en valores absolutos con su respectiva variable:
tiempo (años, semestres, bimestres, meses, días, horas, etc.), o en forma relativa (porcentual), entre otros.
(4) Estrategia: Registre el No. de la estrategia de
acuerdo con el Plan Estratégico de la Entidad al cual
le apunta la actividad.
(10) Fecha límite de ejecución: Corresponde a la
fecha límite de ejecución de la actividad.
(5) Proceso: Se registra el proceso que se quiere
medir de acuerdo con los identificados en la implementación del Sistema de Integrado De Gestión.
(11) Factor de Ponderación de la Actividad: Se pondera de manera justificada cada actividad. La sumatoria del total de las actividades debe ser igual al 100%.
(6) Dependencia Responsable: Registre la dependencia responsable encargada de ejecutar la actividad.
(12) Código indicador: Número asignado para identificar el Indicador de acuerdo con el proceso al que
pertenece y su consecutivo:
Código dell
proceso
Ejemplo: 0101
donde
(13) Nombre del Indicador: Establece la identidad
del indicador, por lo tanto, debe hacerse en la forma
sencilla y de acuerdo con la actividad que se quiere
medir. Debe ser el nombre definido en la hoja de vida
del indicador.
30
010
No. Consecutivo del
indicador
+
1
(14) Tipo de Indicador: Se identifica el principio que
mide el Indicador así: Eficacia, Eficiencia o Efectividad.
(15) Fórmula del indicador: Determina la estructura
o la forma en que se comparan las variables definidas
para el indicador.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-30 • 2013 • JUNIO • 13
(16) Rangos de calificación: Se registra en cada
una de las actividades los intervalos definidos por el
responsable del indicador en términos de la meta, así:
Mínimo, Aceptable, Satisfactorio. Ver Criterios para la
determinación de los rangos del Anexo 2 “Metodología
para la Formulación del Plan de Acción”.
correspondiente con relación a la meta planteada
(19/16).
(21) Rango de calificación del resultado: se compara el Cumplimiento del Indicador con relación a la
meta y los rangos determinados en la formulación de
la actividad, el cálculo es automático.
SEGUIMIENTO
(22) Índice de Desempeño: Es el índice de desempeño de la actividad. Se multiplican las columnas 20 y 11.
(17) Numerador: Registre el valor obtenido del numerador que ha sido descrito para el indicador
(23) Firmas: Se suscribe por quienes definen y revisan
las actividades e indicadores:
(18) Denominador: Registre el valor del denominador
que ha sido descrito para el indicador
(19) Resultado del Indicador: Da como resultado
el nivel de avance o cumplimiento de ejecución de la
actividad correspondiente
*
Los indicadores definidos serán responsabilidad
del Responsable de Proceso.
*
La revisión técnica la realiza la Dirección de Planeación
(20) Cumplimiento del indicador con relación a la
meta: nivel de avance o cumplimiento de la actividad
ANEXO 4
FORMATO HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
DEPENDENCIA:
Lista desplegable
OBJETIVO DEL
PROCESO:
Lista desplegable
OBJETIVO
CORPORATIVO:
Lista desplegable
OBJETIVO
AMBIENTAL :
No Aplica
PROCESO:
Lista desplegable
ESTRATEGIA:
Lista desplegable
PROYECTO DE INVERSIÓN No Aplica
ASOCIADO:
ACTIVIDAD ASOCIADA:
CARGO DEL RESPONSABLE QUE RECOPILA LA INFORMACIÓN:
CARGO DEL RESPONSABLE QUE ANALIZA LA INFORMACIÓN:
CARGO DEL RESPONSABLE QUE TOMA DECISIONES:
II. IDENTIFICACIÓN DEL INDICADOR
CODIGO DEL
INDICADOR
NOMBRE:
OBJETIVO DEL INDICADOR:
TIPO DEL INDICADOR
EFICACIA
□
□
EFICIENCIA
FÓRMULA DE CÁLCULO
EFECTIVIDAD
□
□
VALOR
MES
□
SEMESTRAL
MARZO
□
CUMPLIMIENTO EN EL
PERÍODO
TENDENCIA
N:
D:
RANGOS DE GESTIÓN
MÍNIMO
ACEPTABLE
D:
TENDENCIA HISTORICA
META ANUAL
SATISFACTORIO
2008
2009
2010
2011
2012
2013
META
0
LOGRO
0
ANUAL
III REGISTRO DE RESULTADOS
JUNIO
SEPTIEMBRE
DICIEMBRE
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
b
m
#¡VALOR!
#¡VALOR!
1
NUMERADOR
DENOMINADOR
1
0
FUENTE DE DATOS DE LAS VARIABLES
N:
PERIODICIDAD DE SEGUIMIENTO DEL INDICADOR
TRIMESTRAL
DEFINICION DE LAS VARIABLES
UNIDAD DE MEDIDA
RESULTADO
ACUMULADO
CUMPLIMIENTO DEL
INDICADOR CON
RELACION A LA META
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
Serie1
Lineal (Serie1)
CUMPLIMIENTO ACUMULADO
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-31 • 2013 • JUNIO • 13
31
Y= mx+b
REGISTRO DE RESULTADOS PERIODICOS O PARCIALES
MONITOREO- AVANCE ACUMULADO
1
1,2
1
1
1
Serie3
0,8
1
Serie1
0,6
0,4
1
Lineal
(Serie3)
0,2
0
1
META
0
LOGRO
0
M
AR
ZO
O
NI
JU
PT
SE
M
IE
E
BR
E
CI
DI
M
E
BR
0
0
0
META
GRAFICA 1, TENDENCIA RESULTADOS
LOGRO
GRAFICA 2, MONITOREO
OBSERVACIONES
FIRMA DE RESPONSABLE
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO
FORMATO HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
FIRMA DIRECTOR TÉCNICO DE PLANEACIÓN
*
Responsable que recopila la información:
Corresponde al cargo o rol del responsable de
registrar la información, para la construcción del
indicador.
*
Responsable que analiza la información:
Corresponde al cargo o rol del responsable de
analizar y evaluar el comportamiento del indicador
a través de los periodos evaluados, este debe ser
el líder del proceso.
*
Responsable que toma decisiones: Corresponde al cargo o rol del responsable de tomar
determinaciones y suministrar oportunidades de
mejora.
*Versión: Identifica la versión vigente del indicador,
indicando desde cero (0)
*Fecha: Hace referencia a la fecha de elaboración
del documento. Digite DD/MM/AAAA
IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
*Dependencia: Registre el nombre de la dependencia a la cual pertenece la responsabilidad de
ejecutar la actividad.
*Proceso: Identifique y registre el nombre del
proceso al cual pertenece el indicador
*
Objetivo del proceso: Señale el fin del proceso
con el cual hace concordancia el indicador.
*
Objetivo Corporativo: Identifique y registre el
objetivo estratégico descrito en el Plan estratégico
de la entidad, con el cual se relaciona el indicador.
*Estrategia: Identifique y registre la estrategia
descrita en el Plan estratégico de la entidad, con
el cual se relaciona el indicador.
*
32
Objetivo Ambiental: Señala el objetivo ambiental
descrito en el PIGA (Plan Institucional de Gestión
Ambiental), con el cual se relaciona el indicador.
En caso de no aplicar seleccionar de la lista desplegable la frase “No Aplica”
*
Proyecto de Inversión Asociado: Corresponde
al proyecto de Inversión con el cual se relacione
el Indicador. En caso de no aplicar seleccionar de
la lista desplegable la frase “No Aplica”
*
Actividad Asociada: Corresponde a la Actividad
del Plan de Acción con la cual se asocia el indicador.
IDENTIFICACIÓN DEL INDICADOR
*Nombre: Nombre que identifica el indicador.
*
Código del indicador: Número asignado para
identificar el Indicador de acuerdo con el proceso
al que pertenece y su consecutivo.
*
Objetivo del Indicador: señala la razón de ser
del indicador y lo que se quiere medir al efectuar
el seguimiento.
*
Tipo de Indicador: Se identifica con una X el
principio que mide el Indicador así: Eficacia, grado
en el que se realizan las actividades planificadas y
se alcanzan los resultados planificados; Eficiencia,
relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados; Efectividad, medida del impacto
de la gestión tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos
utilizados y disponibles.
*
Fórmula de Cálculo: Determina la forma en que
se comparan las variables definidas del indicador
en relación con la unidad de medida establecida.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-32 • 2013 • JUNIO • 13
*
Unidad de Medida: Magnitud referencia para la
medición. Ejemplo: porcentaje, número de asesorías, etc.
*
Definición de Variables: Características, cualidades, elementos o componentes expresados en
términos de valor y unidad de medida, que hace
parte de la fórmula de un indicador, el cual permite
medir el grado de avance o resultado de la actividad, que pueden modificarse o variar a través del
tiempo. Mediante el estudio del comportamiento
de las variables se puede explorar, descubrir,
explicar, planificar, gestionar y transformar la
realidad hacia una situación deseable.
ción del indicador con relación a la meta planteada.
*Tendencia: Proporciona información gráfica relacionada con el comportamiento del indicador de
los periodos de medición.
*Observaciones: Se debe relacionar el consecutivo de acciones preventivas, correctivas o de
mejora formuladas, que están asociadas al análisis del comportamiento del indicador teniendo
en cuenta la Tendencia y que es asignado por el
Responsable de Toma de Decisiones.
*
Grafica 1. Tendencia Resultados: Proporciona
información visual sobre el comportamiento del
indicador.
*Denominador: Se registra el nombre de la variable que representa el universo a comparar o el
100%.
*
Grafica 2. Monitoreo: Proporciona información
visual del logro del objetivo frente a la meta establecida.
*Nota: Cuando el indicador corresponde a un valor
absoluto se diligencia solamente el numerador.
*
Firmas: Se suscribe por quienes definen y revisan
las actividades e indicadores:
*
Nota. Los indicadores definidos serán responsabilidad
del Responsable de Proceso.
*Numerador: Se indica el nombre de la variable a
comparar.
*
Fuente de Datos: origen de los datos, documentos o sistemas de información, que sirven de base
para obtener la información relacionada con un
indicador en un tiempo determinado.
Periodicidad de Seguimiento del Indicador:
Espacio de tiempo con el cual se deben registrar
los datos de medición del indicador (mensual,
trimestral, semestral, anual) Si las metas son
anuales, la evaluación y seguimiento es trimestral.
*
Rangos de Gestión: Establece intervalos ó límites
de calificación que se toman como referencia para
determinar si el resultado obtenido en un periodo
específico es mínimo, aceptable o satisfactorio.
*
Meta Anual: Valor que se espera obtener al final
de la vigencia, o del tiempo límite disponible para
el cumplimiento de la acción.
*
Tendencia Histórica: Registro de datos finales
correspondientes a los últimos cinco (5) años
anteriores y lo corrido del año vigente.
*
Registro de Resultados: Es el registro de los
resultados obtenidos en el periodo de evaluación
para cada una de las variables definidas.
*
Cumplimiento en el periodo: Proporciona el
resultado del indicador medido en el periodo de
evaluación.
*
Cumplimiento del indicador con relación a la
meta: nivel de avance o cumplimiento de ejecu-
La revisión técnica la realiza la Dirección de Planeación.
ANEXO 5
Informe de Gestión
El informe de gestión esboza los resultados claves
de la gestión realizada durante un periodo de tiempo
establecido (es de anotar que el periodo es acumulativo hasta completar la vigencia), determinando logros
alcanzados, proyecciones y la manera como la dependencia o el proceso ha contribuido al cumplimiento de
la misión institucional, los objetivos y las actividades
del Plan Estratégico; por tanto se considera un insumo
fundamental de información para la toma de decisiones
en la Alta Dirección.
El informe no es un fin en sí mismo, es un medio de
diagnóstico que refleja la necesidad de tomar acciones,
en consecuencia busca cumplir con el objetivo fundamental de implementar las recomendaciones, logrando
la mejora continua y el incremento de la capacidad
institucional para responder de manera adecuada
al mandato que la ciudadanía ha encomendado a la
Contraloría de Bogotá, D.C.
El primer paso para elaborar un informe es definir
a quien va dirigido y cual es su propósito. Debe ser
corto pero analítico, reflejar las tres dimensiones del
desempeño: eficacia, eficiencia y efectividad. Com-
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-33 • 2013 • JUNIO • 13
33
parar los resultados con líneas base (resultados de
vigencias anteriores) o puntos de referencia (metas,
otras organizaciones similares).
INSUMO
Para la construcción del informe de gestión se deben
tener en cuenta los siguientes insumos:
ACTIVIDAD
Objetivo del proceso descrito en el manual del
Sistema Integrado de Gestión.
PLAN ESTRATÉGICO
planes
(PAD,
BIENESTAR,
Comparar:
Ejecutado/programado *100
EFICACIA
Seguimiento al Plan de acción.
Resultados
de
CAPACITACION,
COMPRAS)
Meta/ejecutado *100
EFICIENCIA
PAE,
PIGA,
Seguimientos de los planes de mejoramiento.
Impacto de los resultados
EFECTIVIDAD
Informe de Gestión en el Periodo
transcurrido de la vigencia de
acuerdo con la periodicidad de
reporte establecida.
¿De qué manera se ha cumplido
con el Objetivo del Proceso?
Otras actividades relevantes que han
contribuido al cumplimiento del Plan
estratégico y que no han sido contempladas
en el Plan de acción.
ANÁLISIS DE DATOS
Estructura del Informe de Gestión
que no han sido contemplados en el Plan
de Acción.
Los informes de gestión deben contener como mínimo:
Portada.
Presentación.
1. Resultados de la gestión (Análisis de datos):
Es decir el aporte que cada dependencia ó proceso realiza al cumplimiento de cada uno de los
objetivos del Plan Estratégico. Para este punto se
tendrá en cuenta:
34
SALIDA
*
Análisis Plan de Acción (Todos los
procesos). Se debe analizar el resultado
de cada uno de los indicadores definidos
en el Plan de Acción y determinar el índice
de desempeño de la dependencia y/o
proceso (ver numeral 2.5 del Anexo No.
2).
*
Satisfacción del cliente. Proceso de
Participación Ciudadana.
*
Conformidad con los requisitos del
producto. Procesos misionales.
*
Resultados de seguimiento a planes y
programas (PAD, PAE, Plan de Capacitación, PIGA, entre otros).
*
Otros resultados. Relacionar aquellos
resultados relevantes que han contribuido
al cumplimiento del Plan Estratégico y
2. Seguimiento Plan de Mejoramiento: Breve
análisis sobre estado y avance de las acciones
contempladas en el Plan de Mejoramiento: acciones correctivas, preventivas y de mejora por
dependencia y/o proceso (abiertas, cerradas y/o
sin iniciar, entre otras).
3. Acciones de mejora. Parte dinámica del mejoramiento continuo es señalar las correcciones8 o
acciones correctivas9 en un momento dado para
orientar y mantener los recursos y esfuerzos en
el logro de los objetivos y metas previstas., en
consecuencia, las acciones de mejora propuestas por las dependencias deben ser analizadas y
aprobadas por el responsable de proceso, máximo
tres (3) acciones por proceso, dado que una vez
aprobadas deben ser llevadas al Anexo 1 del
Procedimiento de Plan de Mejoramiento.
No obstante la anterior estructura, el Directivo responsable del informe verificará que se hayan incluido
los aspectos de la gestión realizada y la totalidad de
resultados obtenidos en el periodo, así como la congruencia de los datos reportados con los remitidos a
otras instancias.
8
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección puede realizarse junto con una acción
9
Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la
causa de una no conformidad detectada otra situación indeseable.
correctiva.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-34 • 2013 • JUNIO • 13
ANEXO 6
Introducción.
ESTRUCTURA INFORME EVALUACIÓN PLAN
DE ACCIÓN
El informe de evaluación al Plan de Acción refleja los
resultados de las actividades formuladas al inicio del
período y el seguimiento de cada período efectuado
por cada una de las dependencias que tienen a cargo
la ejecución de actividades con el fin de saber como
ha sido el cumplimiento de las estrategias y objetivos
formulados en el plan estratégico.
Para la elaboración de este informe se debe tener en
cuenta a quien va dirigido y cual es su finalidad, su
estructura debe tener como mínimo lo siguiente:
1. Programación Plan de Acción vigencia actual
*
Formulación de Actividades e Indicadores.
*
Modificaciones al Plan de Acción.
*
Distribución de actividades por objetivo.
*
Distribución por proceso y tipo de
indicador
2. Resultados a la fecha de corte
*
Resultados por Proceso.
*
Resultados por Objetivo.
*
Resultados por tipo de indicador.
Portada.
3.Conclusiones
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
1.0
No. Del acto administrativo
que lo adopta y fecha
Resolución Reglamentaria 044
Cambia de versión
de Noviembre 30 de 2005.
Naturaleza del cambio
Se incorpora el procedimiento de Revisión por la Dirección, modificando el objetivo, alcance, base
legal, definiciones, registros, anexos, descripción del procedimiento; en sus partes pertinentes.
Se suprimen definiciones como: Catálogo único, Fecha, Fuente Gestión Fiscal, logro, meta,
proceso, responsable, tablero de control de gestión, unidad de medida, variable, valor y verbo de
acción.
2.0
Se retoman definiciones del procedimiento de Revisión por la Dirección tales como: Alta Dirección,
política, política de calidad, registro, responsable de proceso, revisión y Sistema de Gestión de la
Resolución Reglamentaria 017 Calidad.
de Agosto 2 de 2006.
Se reorganizan y reformulan las actividades del procedimiento para la formulación de actividades
e indicadores, modificación de actividades e indicadores, reporte de resultados y elaboración del
informe de gestión y Revisión por la Dirección.
Se eliminan los formatos: Catálogo único de variables (1001002), Hoja de vida del indicador
(1001003), formato solicitud modificación de actividades e indicadores (1001004).
Se complementa el anexo 1 metodología para la formulación de actividades e indicadores.
Se incluye el anexo 2 Informe de Gestión.
Se modifican todas las páginas del procedimiento.
Se cambia el nombre del Procedimiento Para la Formulación del Plan de Actividades y Sistema de
Medición de la Gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C. por Procedimiento para la Formulación y
Seguimiento del Plan de Acción.
Se cambia la palabra Objetivos Estratégicos por Objetivos Corporativos y Plan de Actividades por
Plan de Acción en todo el procedimiento.
Se ajusta y actualiza la Base Legal incluyendo: Acuerdo 361 de enero 6 de 2009, Ley 152 de 1994.
3.0
Se incluyeron las definiciones de: estrategia y objetivo.
Resolución Reglamentaria 022 Se discriminan los Puntos de Control y Observaciones en la respectiva columna.
de Noviembre 23 de 2007.
Se cambia el formato formulación de actividades, indicadores y seguimiento por formato de
Actividades.
En el numeral 7.1. FORMULACIÓN DE ACTIVIDADES E INDICADORES, se incluye la actividad 6.
En el numeral 7.3. REPORTE DE RESULTADOS Y ELABORACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN
se complementa la actividad 9 y se incluye la actividad 12.
En la Estructura del Informe de Gestión, se deja como enunciado las acciones de mejora y se
complementa la definición.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-35 • 2013 • JUNIO • 13
35
Versión
No. Del acto administrativo
que lo adopta y fecha
Naturaleza del cambio
Se modifica el nombre del procedimiento.
Se incluye en la base legal las normas reguladoras de calidad.
En las definiciones se modifican las correspondientes a: Efectividad, Eficacia y Eficiencia retomando
las establecidas en las normas de calidad NTC ISO y NTCGP.
4.0
Resolución Reglamentaria 028 En la revisión por la dirección numeral 7.4 se actualiza la actividad 2 de acuerdo con las entradas
del numeral 5.6.2 de la norma NTCGP 1000:2009.
de Noviembre 3 de 2009.
Se modifica el formato de actividades (formato código 1001001) y su respectivo instructivo de
diligenciamiento.
Se actualiza el anexo 1 “Metodología para la formulación de actividades e indicadores” con lo
establecido en la Guía de la función pública sobre diseño, manejo, interpretación y seguimiento de
indicadores de gestión.
5.0
Se adiciona un punto de control para los indicadores que presentan una calificación mínima en la
vigencia anterior.
R. R. 016 de mayo 31 de 2010 Se adiciona en el anexo 1 las funciones que deben desarrollar los integrantes de los equipos de
análisis.
Se adiciona el anexo 4, denominado Estructura del informe de evaluación del Plan de Acción.
Se modifica la versión del documento a Versión 7.0.
Se incluyen las definiciones de Hoja de Vida del indicador y Sistema Integrado de Gestión.
Se reemplaza el término SGC por SIG.
6.0
R.R. 017 de junio 29 de 2011
Se incluye el formato Hoja de Vida del Indicador, código 1001002 y el instructivo de hoja de vida
del indicador.
Se modifica el término “Equipo de Análisis” por “Gestores de Proceso”.
Se modifica el anexo 2 “Metodología para la formulación de Actividades e Indicadores”
En el Procedimiento “MODIFICACIÓN DE ACTIVIDADES E INDICADORES” se incluye la actividad
de revisión de las modificaciones y solicitud de ajustes.
Se incluyen puntos de control en las actividades de revisión técnica del formato de actividades.
El procedimiento se ajustó de acuerdo con la versión 11.0 del Manual del Sistema Integrado de
Gestión de la Contraloría de Bogotá D.C., adoptada mediante Resolución Reglamentaria No. 020
del 09 de mayo de 2013.
7.0
R.R. 026 de diciembre 20 de
2012
Se modificó el Alcance de acuerdo con la modificación de las actividades del procedimiento y se
complementaron las definiciones.
En la descripción del procedimiento se revisaron y ajustaron las actividades, observaciones y
puntos de control del citado procedimiento.
8.0
R.R. 021 de junio 11 de 2013
Página 1 de 17
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN
ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI
Código documento:01003
Código formato: 01002002
Versión: 8.0
FECHA: 05 DE JUNIO DE 2013
Aprobó elaboración o modificación
36
Revisión técnica
Firma:
Firma:
Nombre: Ligia Inés Botero Mejía
Nombre: Edna Piedad Cubillos Caicedo
Cargo: Contralora Auxiliar.
Cargo: Directora Técnica de Planeación.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-36 • 2013 • JUNIO • 13
1. OBJETIVO
Definir las actividades para elaborar el Plan Estratégico
Institucional – PEI.
Plan Estratégico. Documento que consolida las intenciones globales y la orientación de una organización.
Contiene los siguientes elementos:
*Misión.
2. ALCANCE
*Visión.
El procedimiento inicia con la socialización de la propuesta programática del Contralor al nivel directivo, la
cual contiene las intenciones globales y la orientación
de la Entidad para el período que fue elegido por el
Concejo de Bogotá y termina con los ajustes al Plan
Estratégico Institucional en el evento de modificación
del PEI.
*
Valores y Principios Institucionales
*
Políticas Institucionales: Institucional, del SIG, de
Calidad, de Administración del Riesgo, Ambiental,
entre otras.
*
Objetivos Corporativos.
3. BASE LEGAL
*Estrategias.
4. DEFINICIONES
Política Ambiental. Es la orientación general relacionada la naturaleza, magnitud e impactos ambientales
de actividades, productos y servicios de la Entidad.
Amenazas. Eventos, hechos o tendencias en el entorno de una organización que inhiben, limitan o dificultan
su desarrollo operativo.
Política de Calidad. Corresponde a las intenciones
globales de la Organización relativas a la calidad y se
formalizan por la Alta Dirección.
Debilidades. Actividades o atributos internos de una
organización que inhiben, limitan o dificultan el éxito
de una empresa.
Política Institucional. Son las intenciones Globales de
la Organización y se formalizan por la Alta Dirección a
través del Plan Estratégico.
DOFA. Diagnóstico institucional que contiene las
Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.
Política Administración del Riesgo. Es la orientación
general relacionada con la toma de decisiones respecto
al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior
de la Entidad.
Ver Nomograma.
Estrategia. Conjunto de acciones que se llevan a cabo
para lograr un determinado objetivo estratégica.
Fortalezas. Actividades o atributos internos de una
organización que contribuyen y apoyan el logro de los
objetivos de la institución.
Mandato Ético. Se denomina así al código de ética o
decálogo de valores. Es la declaración explícita de valores y principios, construida de manera participativa.
Misión Institucional. Es la formulación de los propósitos duraderos de la Contraloría que la distingue
de otros negocios en cuanto al cubrimiento de sus
operaciones, sus productos, los mercados y el talento
humano que soporta el logro de éstos propósitos.
Objetivo de Calidad. Propósito ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad, puede señalarse
también como estrategia.
Valor Institucional. Hace relación al comportamiento
que debe caracterizar a los funcionarios de la Contraloría en el ámbito laboral y personal. Este conjunto de
valores se definen de manera colectiva y forman parte
de la cultura organizacional.
Visión. La Visión es un conjunto de ideas generales,
algunas de ellas abstractas, que proveen el marco de
referencia de lo que la Contraloría es y quiere ser en
el futuro en criterio de quien la lidera en el momento.
3. ANEXOS
Anexo No.1 Modelo Formulación diagnóstico DOFA
(Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas).
Anexo No.2 Modelo Valores y Principios Institucionales
(Mandato Ético).
Objetivo Corporativo. Son las expectativas claras,
realistas, medibles y verificables que la Contraloría
proyecta realizar para satisfacer las necesidades de los
ciudadanos a partir de la Misión, la Visión, los Valores,
Principios y la Política definida.
Anexo No.3 Modelo Objetivos Corporativos y Estrategias.
Oportunidades. Son situaciones, eventos o hechos
favorables, actuales o futuros que ofrece el entorno a
la Contraloría, cuyo aprovechamiento adecuado mejoraría sus procesos, su desarrollo operativo y posición
de competencia.
Anexo No.6 Modelo Taller definición de Políticas Institucionales.
Anexo No.4 Modelo Taller Misión Institucional.
Anexo No.5 Modelo Taller Visión Institucional.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-37 • 2013 • JUNIO • 13
37
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
PUNTOS DE CONTROL/
OBSERVACIONES
6.1 Formulación del Plan Estratégico
1
Contralor de Bogotá
Socializa al nivel directivo la propuesta programática
del Contralor, la cual contiene las intenciones globales Acta de Comité
y la orientación de la Entidad para el período que fue
Directivo
elegido por el Concejo de Bogotá.
Socializa con los funcionarios de la dependencia
la propuesta programática del Contralor y elabora
diagnóstico de la dependencia (DOFA), teniendo en
cuenta:
2
Contralor Auxiliar,
Directores, Jefes de
Oficina.
• Objetivo del proceso.
• Informe de gestión.
• Informes de Control Interno.
• Auditoria Interna de Calidad.
• Resultados de la Revisión por la Dirección.
Diagnóstico
DOFA de la
Dependencia
Observación:
Ver
anexo
1.
diagnóstico DOFA.
Formulación
Remite vía SIGESPRO u Outlook el diagnóstico de la
dependencia al responsable de proceso.
3
Contralor
Auxiliar, Director,
Consolida el diagnóstico (DOFA) por proceso y
Subdirector, Jefe de remite en medio magnético vía SIGESPRO u Outlook
oficina(Responsables a la Dirección de Planeación.
de Procesos)
Diagnóstico
DOFA por
proceso.
Observación:
4
Director Técnico de
Planeación
Consolida el Diagnóstico Institucional, propuesta
de principios y valores, objetivos y estrategias
institucionales.
Socializa la propuesta con el nivel directivo.
Prepara material para el taller de Formulación del
Plan Estratégico a desarrollarse en Comité Directivo.
5
Contralor de Bogotá
D.C.
Convoca a Comité Directivo con el fin de elaborar el
Plan Estratégico Institucional.
6
Director Técnico de
Planeación
Presenta la propuesta de principios y valores,
objetivos y estrategias institucionales ante el Comité
Directivo.
DOFA
Institucional.
Propuesta
de principios
y valores,
objetivos y
estrategias
7
(Comité Directivo)
38
Aprueba en Comité Directivo el Plan Estratégico
Institucional - PEI, con la siguiente estructura:
• Misión.
• Visión.
• Valores y principios Institucionales.
• Políticas Institucionales.
• Objetivos Corporativos.
• Estrategias.
Ver anexos 4, 5 y 6.
Punto de Control:
Para la elaboración de la propuesta
se tendrá en cuenta, entre otros:
propuesta
programática
del
Contralor, diagnóstico institucional,
Ideario Ético del Distrito, informe
de gestión de la entidad.
Observación:
Los funcionarios de la Dirección de
Planeación serán los facilitadores
de este proceso.
Realiza talleres de revisión de Misión, Visión,
valores y principios, políticas, objetivos y estrategias
institucionales.
Contralor Auxiliar,
Directores, Jefes de
Oficina.
Ver anexos 1, 2 y 3.
Punto de Control:
Acta Comité
Directivo
El PEI, debe incorporar
las
intenciones
globales
y
la
orientación de la Entidad para el
cuatrienio.
Observación:
En el PEI debe quedar claramente
identificado(s) el(los) Objetivo(s) de
Calidad.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-38 • 2013 • JUNIO • 13
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
8
Director Técnico
de Planeación y
Funcionarios de
la Dirección de
Planeación
9
Director Técnico de
Planeación
10
Realiza diseño y edición del PEI e implementa
Jefe Oficina Asesora
estrategias de difusión del Plan a los funcionarios de
de Comunicaciones
la Entidad.
PUNTOS DE CONTROL/
OBSERVACIONES
REGISTROS
Consolida el Plan Estratégico Institucional y se activa
Plan Estratégico
Procedimiento para Control de Documentos Internos
Institucional
del SIG.
Envía la Oficina Asesora de Comunicaciones a
través de SIGESPRO u Outlook, el Plan Estratégico
Institucional aprobado para su difusión.
6.2 Modificación del Plan Estratégico
11
Contralor Auxiliar
Diligencia solicitud de elaboración, modificación o
eliminación de documentos del Sistema Integrado de
Gestión.
Presenta la solicitud al Comité Directivo para su
aprobación.
12
Contralor Auxiliar,
Directores, Jefes de
Oficina.
(Comité Directivo)
13
Director Técnico
de Planeación y
Funcionarios de la
Dirección
Observación:
Las modificaciones podrán surgir
de la Revisión por la Dirección o
del establecimiento de una nueva
política institucional.
Punto de Control: Verifica que las
Aprueba o desaprueba la solicitud de modificación
Acta de Comité modificaciones solicitadas estén
y remite a la Dirección de Planeación e caso de ser
Directivo
acorde con las políticas y directrices
aprobada.
institucionales.
Realiza los ajustes al Plan Estratégico Institucional,
según aprobación y continúa con la actividad No. 8
del procedimiento.
ANEXO No. 1
Modelo
FORMULACIÓN DIAGNÓSTICO DOFA
(Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas)
DIAGNÓSTICO DOFA
DIAGNOSTICO INTERNO (1)
DIAGNÓSTICO EXTERNO (2)
DEBILIDADES
AMENAZAS
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
(1) DIAGNÓSTICO INTERNO: Se refiere a aquellos
aspectos internos de la organización que se deben
maximizar (fortalezas) o minimizar (debilidades) para
hacer frente a los retos del entorno. Las fortalezas y
debilidades tienen que ver con todos los sistemas internos de la organización, tales como: productos, recursos
humanos, tecnología, insumos, administración, etc.
Algunas variables consideradas como internas,
entre otras, son:
- La capacidad de la dependencia y/o proceso en el
diseño, ejecución y obtención de resultados, en términos de su misión, condición jurídica, capacidad de
innovación y recursos físicos, tecnológicos, humanos
y financieros.
- Procesos administrativos (planeación, organización,
coordinación, dirección, control interno, flujos de información, comunicación, etc.).
- Estructura organizacional (responsabilidad, distribución de funciones, cargas de trabajo, etc.).
(2) DIAGNÓSTICO EXTERNO: Tiene como objetivo
fundamental identificar y prever los cambios que se
producen en términos de su realidad actual y comportamiento futuro. Estos cambios deben ser identificados
en virtud de que ellos pueden producir un impacto
favorable (oportunidad) o adverso (amenaza).
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-39 • 2013 • JUNIO • 13
39
Algunas variables externas, entre otras, se tienen:
*
- Políticas macroeconómicas o sectoriales dadas o
potenciales.
*
- Disponibilidad oportuna de recursos: Hay que tener
en cuenta que los recursos de financiación de la Contraloría provienen del presupuesto distrital, y que estos
recursos son escasos.
Ser medibles: es decir susceptibles de cuantificar
en el tiempo a través de metas e indicadores.
Ser entendibles por todos los funcionarios de la
entidad.
Estrategias: conjunto de acciones que se llevan a
cabo para lograr un determinado objetivo corporativo.
- Reglamentación o normas externas que afectan a la
dependencia y/o Proceso.
No.
- Analizar las fortalezas y debilidades de las entidades
auditadas, otras instituciones o instancias externas
que afecten el funcionamiento de la dependencia y/o
Proceso.
1
ANEXO No. 2
Modelo
VALORES Y PRINCIPIOS INSTITUCIONALES1
(Mandato Ético)
Los colaboradores de la Contraloría de Bogotá, establecemos el conjunto de valores y principios alrededor
de los cuales se constituirá la vida de nuestra organización y servirán de guía o marco de referencia de
nuestro accionar personal e institucional (Ejemplos:
Respeto, Responsabilidad, Honestidad, Productividad,
Competitividad).
No.
1
2
Descripción
3
4
5
6
ANEXO No. 3
Modelo
OBJETIVOS
CORPORATIVOS
ESTRATEGIAS
1.1.
1.2.
2.1.
2.2.
2
ANEXO No. 4
Modelo Taller
MISION INSTITUCIONAL
La misión es la razón de ser de la entidad y contiene
la formulación de los propósitos duraderos de la Contraloría que la distingue de otros negocios en cuanto
al cubrimiento de sus operaciones, sus productos, los
mercados y el talento humano que soporta el logro de
éstos propósitos.
De esta manera se tendrá mayor conciencia y claridad
del aporte que la Contraloría de Bogotá D.C. hace al
distrito, al Estado y a la sociedad en general, asimilando los siguientes aspectos:
* ¿Qué hace la organización hoy?.
* ¿Qué tendría que hacer de acuerdo con el marco
constitucional y legal?.
* ¿En qué posición dentro de la estructura del Estado se encuentra?.
* ¿Cuál es su población objetivo?.
* ¿Cuáles son los productos que ofrece?.
OBJETIVOS CORPORATIVOS Y ESTRATEGIAS
Con base en la misión establecida, debemos
resumirla, de tal manera que sea manejada y
expresada por cualquier funcionario.
Con base en el Propuesta Programática del Contralor,
el marco constitucional y legal, las necesidades de la
Ciudadanía y las Partes Interesadas y el Diagnóstico
DOFA, plantee objetivos corporativos y estrategias.
MISIÓN PROPUESTA
Objetivos corporativos: son las expectativas claras,
realistas, medibles y verificables que la Contraloría
proyecta realizar para satisfacer las necesidades de los
ciudadanos a partir de la Misión, la Visión, los Valores,
Principios y la Política definida.
Para la formulación de los objetivos estratégicos tener
en cuenta las siguientes características:
*
*
40
Apuntar al cumplimiento de la misión de la entidad.
Ser alcanzables, realistas y realizables.
1
Tener en cuenta los principios y valores éticos para el ejercicio de la función
pública en Distrito Capital, establecidos mediante el Acuerdo 244 de 2006
y sus respectivas actualizaciones de conformidad con lo determinado en
el Artículo 14 del Decreto 489 de 2009 “Por el cual se crea la Comisión
Intersectorial de Gestión Ética del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-40 • 2013 • JUNIO • 13
ANEXO No. 5
Modelo Taller
VISION INSTITUCIONAL
La Visión es un conjunto de ideas generales, algunas
de ellas abstractas, que proveen el marco de referencia
de lo que la Contraloría es y quiere ser en el futuro en
criterio de quien la lidera en el momento, se sugiere
seguir los siguientes parámetros:
* Debe ser formulada por los líderes de la Entidad.
* Debe tener dimensión de tiempo.
* Ser integradora.
* Amplia y detallada.
* Positiva y alentadora.
* Realista y posible.
*Consistente.
* Debe ser difundida interna y externamente.
Para su redacción se debe pensar en:
* ¿Hacia dónde se quiere ir en el futuro?.
* ¿Para qué se quiere ir allí?.
VISIÓN PROPUESTA
Política del SIG
Directrices relacionadas con la operación interna, la
prestación del bienes y servicios, atención al usuario,
mitigación de los impactos ambientales, coherencia
con los principios de de la seguridad de la información
y la gestión documental, cumplimiento de los requisitos
legales aplicables relacionados con el SIG, compromisos de mejorar continuamente y la sostenibilidad
del SIG.
POLÍTICA DEL SIG
Política de Calidad
Corresponde a las intenciones globales y orientación
de la Organización relativas a la calidad y se formalizan
por la Alta Dirección. Debe ser coherente con la política
institucional y proporcionar un marco de referencia
para el establecimiento de los objetivos de la calidad.
POLÍTICA DE CALIDAD
Política de Administración del Riesgo
Es la orientación general relacionada con la toma de
decisiones respecto al tratamiento de los riesgos y sus
efectos al interior de la Entidad.
ANEXO No. 6
Modelo Taller
DEFINICIÓN DE POLÍTICAS
Política Institucional
Es el conjunto de directrices generales de acción,
encaminadas a orientar la gestión de la Contraloría
de Bogotá, D.C.
POLÍTICA INSTITUCIONAL
POLÍTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Política Ambiental
Es la orientación general relacionada la naturaleza,
magnitud e impactos ambientales de actividades,
productos y servicios de la Entidad.
POLÍTICA AMBIENTAL
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-41 • 2013 • JUNIO • 13
41
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
No. Del acto administrativo
que lo adopta y fecha
Naturaleza del cambio
Se cambio todo el procedimiento que fue adoptado mediante la Resolución No. 019 del 14 de
marzo de 2003:
1.0
R.R. 019 de marzo 14 de
2003
El alcance del procedimiento se hizo coherente con lo mencionado en su descripción.
Se incluye lo pertinente al manejo de las posibles solicitudes de modificación del Plan Estratégico
formuladas dentro del término de su ejecución, se reformula actividades y se aclara la
responsabilidad de la socialización y difusión de la política de calidad y del manejo del documento
Plan Estratégico como documento controlado.
Se modificó el procedimiento suprimiendo la ejecución de actividades a cargos que no tienen la
responsabilidad de hacerlo, asignándolas a los que era pertinente.
Se suprimieron actividades que no generaban valor agregado y se configuran como tareas que
están inmersas en otras actividades.
2.0
R.R. 029 de mayo 9 de 2003
Se ajustó el procedimiento y sus registros en coherencia con la política institucional y el Plan
Estratégico.
Se modificó la denominación del cargo Coordinador del Grupo de Indagaciones Preliminares a
Coordinador del Grupo de Actuaciones Especiales.
Se unificaron actividades con el mismo objetivo, las cuales se configuraban como tareas y podían
incluirse en una sola.
Se mejoró la redacción de las actividades para ser más claras y precisas que no permitan
interpretaciones.
3.0
4.0
R.R. 052 de Diciembre 31
de 2004
R. R. 017 de 2006
El procedimiento se modifica de conformidad con los cambios determinados en el procedimiento
para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante
Resolución Reglamentaria No. 042 de Noviembre 9 de 2005.
Incorporar los conceptos de política institucional, de calidad, de administración del riesgo y de
objetivos estratégicos.
Adecuar la normatividad de acuerdo con el MECI.
En la base legal del procedimiento se cambia Acuerdo 24 de 2001, por Acuerdo 361 de 2009.
Se modifica la denominación de objetivo estratégico por objetivo corporativo.
5.0
R. R. 022 de 2007
Se reorganizan los anexos de acuerdo al orden de las actividades.
Se unifican las actividades 2, 3 y 5 correspondientes a la formulación del plan.
Se elimina la actividad 12.
Se modifica el anexo relacionado con el diagnóstico DOFA, con el fin de hacerlo más sencillo.
6.0
Resolución Reglamentaria
028 de Noviembre 3 de
2009.
Se incorpora dentro de la normatividad el Acuerdo 244 de 2006 y Decreto 489 de 2009,
relacionados con los principios y valores éticos para el ejercicio de la función pública.
Se incorporan actividades relacionadas con la actualización del Diagnostico (DOFA) Institucional
Anual, el cual servirá de insumo para la elaboración de los diferentes planes y programas.
Se modifica el nombre del procedimiento incluyendo la actualización del Diagnóstico Estratégico
Anual.
42
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-42 • 2013 • JUNIO • 13
Versión
No. Del acto administrativo
que lo adopta y fecha
Naturaleza del cambio
El procedimiento se ajustó de acuerdo con la versión 11.0 del Manual del Sistema Integrado de
Gestión de la Contraloría de Bogotá D.C., adoptada mediante Resolución Reglamentaria No. 020
del 09 de mayo de 2013.
7.0
R.R. 017 de junio 29 de
2011
Se modificó el nombre del Procedimiento por “Procedimiento para Elaborar el Plan Estratégico
Institucional - PEI”, de acuerdo con lo establecido en artículo 129 de la Ley 1474 de julio 12 de
2011 y se ajustó el procedimiento a la nueva estructura definida en el Procedimiento para el
Control de Documentos Internos del SIG.
Se modificó el objetivo, alcance, actividades, observaciones, puntos de control del procedimiento.
Así mismo, en la descripción del procedimiento se suprimió el numeral “7.3 Actualización del
Diagnóstico Estratégico Anual”.
8.0
R.R.021 de junio 11 de 2013
Página 1 de 10
Código documento:01009
PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR
LA DIRECCIÓN
Código formato: 01002002
Versión: 2.0
FECHA: 05 DE JUNIO 5 DE 2013
Aprobó elaboración o modificación
Revisión técnica
Firma:
Firma:
Nombre: Ligia Inés Botero Mejía
Nombre: Edna Piedad Cubillos Caicedo
Cargo: Contralora Auxiliar.
Cargo: Directora Técnica de Planeación.
1. OBJETIVO
Establecer las actividades para realizar a intervalos
planificados la Revisión por la Dirección, con el objeto
de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia,
eficiencia, efectividad del Sistema de Integrado de
Gestión.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con el establecimiento y
difusión de los lineamientos para efectuar la Revisión
por la Dirección y termina con la incorporación de las
acciones correctivas y preventivas aprobadas en el
Comité Directivo.
3. BASE LEGAL
Ver Normograma.
4. DEFINICIONES
Alta Dirección: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización; para
la Contraloría de Bogotá se asimila a los integrantes
del Comité Directivo.
Efectividad: medida del impacto de la gestión tanto
en el logro de los resultados planificados como en el
manejo de los recursos utilizados y disponibles (NTC
GP 1000:2009).
Eficacia (Logro): grado en que se realizan las ac-
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-43 • 2013 • JUNIO • 13
43
tividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados. (ISO 9000: 2005 - NTC GP 1000:2009).
Nota: los términos conveniencia y adecuación se
refieren a:
Eficiencia (Gestión de Recursos): relación entre el
resultado alcanzado y los recursos utilizados. (ISO
9000: 2005 - NTC GP 1000:2009).
*
Conveniencia: grado de alineación o coherencia
del objeto de revisión con las metas y políticas
organizacionales.
Revisión: actividad emprendida para asegurar la
conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y
efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar
los objetivos establecidos.
*
Adecuación: determinación de la suficiencia total
de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los
requisitos.
Ejemplo: revisión por la dirección, revisión de los
requisitos del cliente y revisión de no conformidades.
Sistema Integrado de Gestión: Conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias
e instrumentos orientados a garantizar un desempeño
institucional articulado y armónico.
5. ANEXOS
No aplica.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTRO
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
Observación:
La revisión debe realizarse por lo menos una vez
al año e incluir la evaluación de las oportunidades
de mejora y la necesidad de efectuar cambios en
el sistema integrado de gestión, contemplando la
política y los objetivos.
Punto de Control:
1
Contralor ó
Contralor Auxiliar
Establece y difunde lineamientos
para efectuar la Revisión por
la Dirección, en los cuales se
determinan insumos y fecha para
realizar la revisión.
Comunicación
Oficial Interna
Verifica que se establezca la información de
entrada para la revisión por la dirección y todos los
requisitos establecidos en los numerales 5.6.2 de la
NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, 4.6 de la ISO
14001:2004 y 4.3 literal f de la NTDSIG 001:2011.
Verifica que se cumpla con lo establecido en los
numerales 4.6, de la ISO 14001:2004, 5.6 de la
NTCGP1000:2009 e ISO 9001:2008, Revisión
por La Dirección, relacionada con la periodicidad
e intervalos planificados para revisar el sistema
integrado de gestión de la entidad, para asegurarse
de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia
y efectividad continuas.
44
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-44 • 2013 • JUNIO • 13
No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTRO
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
Elabora informe sobre:
a. Resultados de las
auditorias tanto internas como
externas.
b. Estado de las acciones
correctivas, preventivas
(Riesgos) y de mejora.
c. Acciones de seguimiento
de revisiones previas efectuadas
por la dirección.
2
Jefe Oficina de
Control Interno.
d. Resultados de la gestión
realizada sobre los riesgos
identificados para la entidad, los
cuales deben estar actualizados.
Informe
e. Resultados de las
evaluaciones de cumplimiento
de los requisitos legales y otros
requisitos ambientales
Remite vía SIGESPRO u Outlook
el Informe a la Dirección de Apoyo
al Despacho y presenta en Comité
Directivo.
3
Director Técnico
Desarrollo Local
y Participación
Ciudadana.
Elabora informe sobre Resultados
de la Medición de la Satisfacción de
los Clientes, incluidas las quejas,
sugerencias y reclamos.
(Responsable
Proceso de
Participación
Ciudadana)
Remite vía SIGESPRO u Outlook
el Informe a la Dirección de Apoyo
al Despacho y presenta en Comité
Directivo.
Director de Talento
Humano
4
5
6
(Responsable
Proceso de
Gestión del
Talento Humano)
Director de
Tecnologías de l
Información y las
Comunicaciones
(Responsable
Proceso de
Tecnologías de la
Información y las
Comunicaciones)
Contralor
Auxiliar, Director,
Subdirector y Jefe
Oficina.
(Responsables de
Proceso)
Informe Medición
de la Satisfacción
de los Clientes
Elabora informe sobre el desempeño
de la seguridad y salud ocupacional Informe
y presenta en Comité Directivo.
Elabora informe sobre el desempeño
de la seguridad de la información y
Informe
presenta en Comité Directivo.
Elabora el informe sobre el
desempeño de los procesos y
la conformidad del producto,
de conformidad con las fechas
establecidas por la Alta Dirección.
Remite vía SIGESPRO u Outlook el
Informe del Procesos a la Dirección
de Apoyo al Despacho y presenta en
Comité Directivo.
Observación:
Informe de Gestión
por Proceso
El informe sobre la conformidad del producto aplica
para los procesos misionales.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-45 • 2013 • JUNIO • 13
45
No
7
RESPONSABLE
Director
Administrativo y
Financiero
ACTIVIDAD
Elabora informe sobre:
• Desempeño ambiental.
• Grado de cumplimiento de los
objetivos, metas y programas.
• Cambios en las circunstancias
y evolución de los requisitos
legales y otros requisitos
ambientales.
• Resultados de los indicadores
ambientales.
• Cumplimiento del Plan de Acción
del PIGA.
REGISTRO
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
Informe
Remite vía SIGESPRO u Outlook
el Informe a la Dirección de Apoyo
al Despacho y presenta en Comité
Directivo.
8
9
Director Técnico
de Planeación.
Director Técnico
de Apoyo al
Despacho
Elabora informe sobre los cambios
que podrían afectar al Sistema
Integrado de Gestión y las
recomendaciones para la mejora del
mismo.
Remite vía SIGESPRO u Outlook
el Informe a la Dirección de Apoyo
al Despacho y presenta en Comité
Directivo.
Convoca a Comité Directivo para
efectuar la revisión por la Dirección.
Comunicación
oficial interna
Observación:
Revisa los informes presentados y
determina:
10
Contralor,
Contralor Auxiliar,
Directores, Jefes
de Oficina.
(Comité Directivo)
Analiza si es necesario el replanteamiento del Plan
Estratégico, Planes, Política, Objetivos entre otros.
• Acciones relacionadas con la
mejora de la eficacia, eficiencia y
efectividad del Sistema Integrado
de Gestión y sus procesos.
Los resultados de la Revisión por la Dirección deben
hacer parte del acta de Comité Directivo y reflejar
el estado del Sistema Integrado de Gestión, su
conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y
efectividad.
• Acciones de mejora del producto
en relación con los requisitos del
cliente
Punto de Control
• Necesidades de recursos.
Verificar el cumplimiento de los numerales 5.6.3 de
la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001.2008, 4.6
de la ISO 14001:2004 y 4.3 literal g de la NTDSIG
001:2011, relacionado con los resultados de la
revisión por la dirección que deben incluir todas las
decisiones y acciones señaladas.
Observación:
Los informes presentados son el soporte del acta del
Comité Directivo respectivo.
• Posibles cambios en la
política, objetivos, metas y
otros elementos de la gestión
coherentes con el compromiso de
mejora continúa.
10
46
Director de Apoyo
al Despacho
Elabora acta de Comité Directivo
de Revisión por la Dirección y
remite copia de la misma a los
Responsables de Proceso y a la
Dirección de Planeación.
Acta de Comité
Directivo
Punto de Control:
Verifica que los resultados de la Revisión por la
Dirección hagan parte del acta de Comité y refleje
el estado del Sistema, en términos de conveniencia,
adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-46 • 2013 • JUNIO • 13
No
11
RESPONSABLE
Contralor
Auxiliar, Director,
Subdirector y Jefe
Oficina.
(Responsables de
Proceso)
ACTIVIDAD
Incorpora, en el plan de
mejoramiento por proceso, las
acciones correctivas y preventivas
aprobadas en el Comité Directivo
para el proceso según el caso.
REGISTRO
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
Observación:
Se activa Procedimiento para Plan de Mejoramiento
- Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
No. DEL ACTO
ADMINISTRATIVO QUE
LO ADOPTA Y FECHA
NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0
R.R.026 de diciembre 20 de El procedimiento se ajustó de acuerdo con la versión 11.0 del Manual del Sistema Integrado de
2012
Gestión de la Contraloría de Bogotá D.C., adoptada mediante Resolución Reglamentaria No.
020 del 09 de mayo de 2013.
2.0
R.R.021 de junio 11 de
2013
Se ajustó el alcance, actividades, observaciones y puntos de control del citado procedimiento.
Resolución Reglamentaria
Número 022
(Junio 11 de 2013)
“Por la cual se asignan responsabilidades y
funciones para la formulación, ejecución y
seguimiento de los proyectos de inversión de la
Contraloría de Bogotá D.C.”
EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C.
En ejercicio de sus atribuciones constitucionales
y legales, en especial las conferidas en los Artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política y
los Artículos 6, 7 y 21 del Acuerdo No. 519 del 26
de diciembre de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que el Concejo de Bogotá D.C., expidió el Acuerdo
No. 519 del 26 de diciembre de 2012, “Por el cual se
dictan normas sobre la organización y funcionamiento
de la Contraloría de Bogotá D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las funciones de
sus dependencias, se modifica su planta de personal,
se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de
la escala salarial de la planta de personal y se dictan
otras disposiciones”.
Que el citado Acuerdo en sus Artículos 6, 7 y 8,
establece la autonomía administrativa, contractual y
presupuestal que ejerce la Contraloría de Bogotá D.C.,
por lo cual le corresponde al Contralor de Bogotá,
D.C., determinar los métodos y procedimientos para la
adecuada administración de los recursos disponibles
en la Entidad.
Que la Contraloría de Bogotá D.C., expidió la Resolución Reglamentaria No. 011 de 2005, “Por la cual se
asignan Responsabilidades y Funciones para la ejecución de los Proyectos de Inversión de la Contraloría
de Bogotá D. C.”, la cual se encuentra desactualizada
en todo su contenido, por lo que se hace necesario su
derogación
Que la Contraloría de Bogotá D.C., en el marco de las
disposiciones establecidas en el artículo 129 de la Ley
1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas
a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad
del control a la gestión pública”, tiene formulado el Plan
Estratégico 2012-2015 “Por un control fiscal efectivo
y transparente”.
Que para cumplir con los postulados formulados en el
Plan Estratégico 2012-2015, se debe contar como instrumento de planeación con la formulación, ejecución y
seguimiento de los proyectos de inversión y mantener
el control, evaluación, seguimiento físico y financiero
permanente sobre las actividades relacionadas con
los mismos, en el marco del Decreto 449 de 1999 que
determina el seguimiento y control de los proyectos
de inversión inscritos y registrados en el Banco de
Programas y Proyectos de Inversión.
Que de conformidad con el Manual de Seguimiento
al Plan – SEGPLAN – debe existir una coordinación
adecuada con el fin de realizar con éxito el seguimiento
y evaluación correspondiente.
REGISTRO DISTRITAL • bOGOTÁ dISTRITO CAPITAL (COLOMBIA) • AÑO 47 • Número 5138 • pP. 1-47 • 2013 • JUNIO • 13
47