cierre contable presupuestario

CIERRE CONTABLE
GUBERNAMENTAL
CPC JUAN FRANCISCO ÁLVAREZ Y.
S U B - D I R E C TO R D E L A R E V I S TA A C T UA L I DA D G U B E R N A M E N TA L
CIERRE CONTABLE GUBERNAMENTAL
Apertura del
Ciclo Contable
 Inventario inicial.
 Asiento en Libro Diario.
 Los saldos iniciales o de apertura son
partidas o cuentas que existen al
comienzo del período que se muestran
en el balance general o estado de
situación financiera al inicio del ejercicio
y provienen de los saldos finales del
balance anterior, se basan en los saldos
de cierre del período anterior y reflejan
la aplicación de políticas contables
consistentes en el período anterior.
 El objetivo principal de analizar los
saldos iniciales, es el obtener seguridad
razonable de que los activos, pasivos y
las cuentas de patrimonio al cierre del
ejercicio anterior han sido presentados
en forma razonable, de conformidad con
los lineamientos y criterios establecidos
por las NIC SP
Desarrollo de
operaciones
durante el
ejercicio
 Hechos o sucesos contables
registrados en los módulos
SIAF correspondientes.
 Documentos:
- Comprobantes de pago
- Extractos bancarios
- Planillas de remuneraciones
 Libros y registros
- Diario general
- Caja
- Compras
- Ventas
- Otros
- Mayor
 Registros auxiliares
 Análisis de cuenta
Balance de
comprobación
Marco Normativo
NIC-SP
Marco normativo
DNCP
Otras Normas
Relacionadas
con los sistemas
administrativos
Normas
presupuestarias
Documento por medio
del cual se presentan
todas las partidas
incluidas en el Libro
Mayor cuyo objetivo es
comprobar la exactitud
de la sumatoria de los
saldos deudores y
acreedores y reflejar el
equilibrio entre cargos y
abonos.
Hoja de trabajo
ajustes técnicos
Cédulas a través de los cuales
se realizan los análisis
correspondientes de las
distintas cuentas para verificar
la consistencia de las cuentas:
 Detectar errores u
omisiones
 Operaciones no reportadas
 Operaciones no
formalizadas
 Regularización de activos y
 Pasivos diferidos
 Estimaciones contables,
etc.
Balance
constructivo
Hoja de trabajo que incluye los
asientos de ajuste necesarios
después de haber efectuado los
análisis de cuentas
correspondientes. Sirve de base
para elaborar los estados financieros
correspondientes
El Balance Constructivo HT‐1
contiene el movimiento acumulado
del Libro Mayor, cuyos saldos sirven
de base para la formulación
de los Estados Financieros, notas y
anexos.
Ajustes y
Reclasificaciones
Como consecuencia de contabilizar
las operaciones basadas en las NICSP y la aplicación de normas
emitidas por la DNCP, surgen
diferencias al determinar los
resultados del ejercicio para ello será
necesario realizar ciertos ajustes y
establecer las cifras reales, que
temgan consistencia y razonabilidad
en su revelación y presentación,
además se deberá realizar ciertas
reclasificaciones entre cuentas que
no son significativas para efectos
sólo de presentación, las mismas que
está, contenidas en la directiva
Estados
financieros y
presupuestarios
correspondiente del cierre contable
emitida cada año por la DNCP
ESTRUCTURA NORMATIVA PATA LA INFORMACIÓN
FINANCIERA EN EL SECTOR PÚBLICO
INFORMACION FINANCIERA
REGULADOR
Marco Conceptual - 2010
Auditoría Financiera
NIC - SP
Base normativa NIAs
PCG
Nuevo Manual de auditoría
financiera.
Guías de aplicación
Resoluciones de contraloría
MAGU y NAGUs derogados
por R.C. 273-2014-CG y
aprueban las NGCC-Mayo
2014
Nuevas políticas
contables basadas en
las NIC-SP
Directivas
nacionales DNCP
ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTARIOS
Información
financiera
Información
presupuestaria
Estados
financieros
comparativos
(EEFF)
Estados
presupuestarios
(EEPPTT)
Estados consolidados información
financiera y presupuestal (sólo
pliegos)
Notas y anexos
Memoria anual
Información
auditada
ESTADOS FINANCIEROS
Estado de situación financiera (F-1)
Estados
financieros
comparativos
Estado de Gestión (F-2)
Notas a los EEFF
Estado de flujos de efectivo (F-3)
Estado de cambios en el
patrimonio (F-4)
Anexos a los EEFF
Notas a los estados financieros
Nota 1: Actividad Económica, revelará la base legal, fecha de creación, actividad y
domicilio legal.
Nota 2: Principios y Prácticas Contables aplicados en la formulación de los Estados
Financieros.
Nota 3: Notas por cada cuenta significativa de los Estados financieros
ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
ANEXOS
AF-1 Inversiones
AF-2 Propiedades, Planta y Equipo
 Anexo 1 AF-2 Propiedades, Planta y Equipo por Administración Funcional
 Anexo 2 AF-2 Propiedades, Planta y Equipo (Construcciones)
AF-2A Propiedades de Inversión
AF-3 Depreciación, Amortización, Agotamiento y Deterioro
AF-4 Otras Cuentas del Activo
AF-5 Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales
AF-6 Ingresos Diferidos
AF-7 Hacienda Nacional Adicional
AF-8 Fideicomiso, Comisiones de Confianza y Otras Modalidades
AF-8B Fondos Administrados y Financiados con Recursos Autorizados
AF-9 Movimiento de Fondos que Administra la Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público
AF-9A Movimiento de Fondos que Administra la Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público (Gastos)
AF-9B Movimiento de Fondos que Administra la Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público (Ingresos)
AF-9C Otras Operaciones con Tesoro Público
AF-10 Declaración Jurada sobre: Libros de Contabilidad, Estimaciones,
Provisiones, Conciliación de Saldos e Inventarios y Otros
AF-11 Declaración Jurada Funcionarios Responsables de la Elaboración y
Suscripción de la Información Contable y Complementaria
AF-12 Donaciones y Transferencias Recibidas
AF-13 Donaciones y Transferencias Otorgadas
ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
• OA-3 Reporte de Saldos de Cuentas del Activo por
Operaciones Recíprocas entre, Entidades del Sector
Público
• Anexo OA-3 Reporte de Saldos de Cuentas del Activo por
Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector
Público (Sólo para Unidades Ejecutoras)
• OA-3A Reporte de Saldos de Cuentas del Pasivo por
Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector
Público
REPORTES POR
• Anexo OA-3A Reporte de Saldos de Cuentas del Pasivo por
OPERACIONES
Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector
RECÍPROCAS
Público (Sólo para Unidades Ejecutoras)
• OA-3B Reporte de Cuentas de Gestión por Operaciones
Recíprocas entre Entidades del Sector Público
• Anexo OA-3B Reporte de Cuentas de Gestión por
Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector
Público (Sólo para Unidades Ejecutoras)
• Acta de Conciliación de Saldos de Cuentas por
Operaciones Recíprocas entre Entidades del Sector
Público
ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
OTROS REPORTES
INFORMACIÓN
COMPLEMENTARIA
• OA-1 Control de Obligaciones Previsionales
• OA-2 Demandas y Deudas por Sentencias
Judiciales, Laudos Arbitrales y Otros
• OA-2A Deudas por Impuestos, Contribuciones
y AFP
• OA-4 Gastos de Personal en las Entidades del
Sector Público
• OA-5 Estadística del Personal en las Entidades
del Sector Público
• OA-6 Reporte de Trabajadores y Pensionistas
de la Entidad, comprendidos en los Decretos
Leyes Nº 20530 y 19990
• OA-7 Registro de Contadores del Sector
Público
• HT-1 Balance constructivo
ESTADOS PRESUPUESTARIOS
NOTAS A LOS
ESTADOS PRESUPUESTARIOS
1. Estado de Ejecución del
Presupuesto de Ingresos
y Gastos (EP-1)
 Anexo del Estado de
Ejecución del
Presupuesto de Ingresos
y Gastos (por tipo de
financiamiento y tipo de
recurso).
2. Estado de Fuentes y Uso
de Fondos. (EP-2)
INFORMACIÓN SOBRE EL PRESUPUESTO DE
GASTOS POR RESULTADOS (PPR)
PPR-G1
PPR-G2
PPR-G3
Análisis del gasto PPR
Información sobre el Presupuesto de Inversión
Pública y Metas Físicas
PI-1
PI-1-A
PI-1-B
PI-1-C
PI-2
PI-3
Información sobre el Gasto Social
GS-1
GS-1 A
GS-1 B
GS-2
GS-3
Análisis del Gasto Social considerando metas
físicas y financieras
EEPPTT Y
CONCILIACIÓN
Notas a los
estados
presupuestarios
INFORMACIÓN SOBRE
TRANSFERENCIAS FINANCIERAS
RECIBIDAS Y OTORGADAS
PP-1 Presupuesto Institucional • TFR
de Ingresos
• Anexo 1 TFR
 Anexo del Presupuesto
• TFO-1
Institucional de Ingresos - PP- • Anexo 1 TFO-1
1 (a nivel específico)
• TFO-2
• Anexo 1 TFO-2
PP-2 Presupuesto Institucional • TFO-3
de Gastos
• Anexo 1 TFO-3
 Anexo del Presupuesto
• Actas de Conciliación por las
Institucional de Gastos -PP-2 Transferencias Financieras
(a nivel específico)
Recibidas y Otorgadas entre
Entidades del Estado
OTROS ESTADOS
PRESUPUESTARIOS
EP-3 Clasificación Funcional del
Gasto
EP-4 Distribución Geográfica del
Gasto
Conciliación
del Marco
Legal del
Presupuesto
de Gastos con
el órgano
rector del
Sistema
Nacional de
Contabilidad
a) Pasos previos antes de formular los estados financieros
i.
Promover condiciones favorables, para la formulación de los estados
financieros
ii. Coordinación previa con las diferentes áreas de actividad
iii. Se debe establecer las reglas de juego
b) Análisis y validación de las cuentas principales
i.
Análisis de cuentas
ii. Validación de las cuentas principales
c) Desarrollo de procedimientos para el cierre contable (ajustes técnicos,
corrección de errores y omisiones de operaciones) contingentes, los mismos
que corresponderían entre otros a las partidas siguientes:
• Estimación de cuentas de cobranza dudosa.
• Desvalorización de existencias.
• Fluctuación de valores.
• Depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo.
• Amortización de intangibles.
• Provisión para beneficios sociales.
• Provisión para obligaciones provisionales.
• Aplicación de cargas diferidas y gastos anticipados.
• Ajustes por tipos de cambios en moneda extranjera.
d)
Desarrollo de procedimientos para el cierre presupuestario.-
e)
Elaborar el balance constructivo
f)
Formular los estados financieros
g)
Elaborar las notas y anexos a los estados financieros
h)
Efectuar los asientos de cierre cuentas
i)
Presentación y revelación de los estados financieros a los organismos pertinentes
a)
Seleccione y aplique las políticas contables
b)
Presente información, que incluya a las políticas contables, de una forma que sea
relevante, fiable, comparable y comprensible.
c)
j)
Suministre información adicional,
Elaborar la memoria de gestión
4. Se adicionara información explicativa sobre las inversiones más significativas realizadas por
la entidad.
l) Cierre de libros y registros contables
ANÁLISIS DE CUENTAS
Efectuar una revisión del saldo de cada una de las cuentas del
libro mayor para saber si su valor coincide o no con la realidad,
para ello se debe:






Identificación del objeto de análisis (exactitud, integridad, razonabilidad, consistencia,
revelación suficiente) Se trata de una tarea trivial: delimitar la partida que va a ser
evaluada
Revisión de costos y gastos adquiridos
Identificación del interés del análisis (buscar su consistencia, origen de las operaciones
incidencia en los resultados o en el patrimonio de la empresa o determinar el origen
del error para realizar el ajuste correspondiente
Circularización de cartas o comunicaciones con terceros: Saldos en bancos, Cuentas
de ahorro, Obligaciones financieras, Inversiones efectuadas, Cuentas por cobrar
Revisión de las conciliaciones bancarias: Ajustes necesarios a las cuentas bancarias,
cheques girados no cobrados
Acopio de información, consiste en reunir toda la información posible así como la
documentación que sustenta la operación a fin de inferir conclusiones.
ANÁLISIS DE CUENTAS








Evaluación de la integridad, fiabilidad y validez de la información, aquí desempeña un
importante papel la experiencia del propio analista, a la hora de evaluar las
posibilidades de que se hayan empleado mecanismos de contabilidad creativa e
incluso de error material o fraude que pueden afectar a la información facilitada por la
empresa.
Análisis de errores frecuentes: Recepción de comprobantes de pago sin los requisitos
exigidos por ley.
Determinar operaciones sin sustento documentario
Registros contables errados.
Falta de conciliación entre declaraciones tributarias y cumplimiento de obligaciones
tributarias
Depuración de la información: validez, rechazo, ajuste, reclasificaciones, dependerá de
numerosas circunstancias, tales como el tipo de análisis, la información disponible,
criterios técnicos, etc.
Búsqueda de información complementaria que confirme la validez de las
aseveraciones
Conclusiones parciales y definitivas.
ANÁLISIS DE CUENTAS

Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes
necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización, tal
como lo establecen nuestros principios de contabilidad.

Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le ha aplicado a las adiciones o
mejoras de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los
activos que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado.
EVALUAR LAS POLÍTICAS CONTABLES
APLICADAS
OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR
1. Se debe de establecer una fecha definida de presentación de los estados financieros,
considerando un cronograma de actividades de cierre, que comprenderá; La
ejecución de inventarios físicos, entrega de rendición de cuentas, de caja chica,
conciliaciones bancarias, cierre de facturación así como la decepción de facturas de
proveedores
2. Revise las cifras presentadas una vez que los estados financieros definitivos de fin de
año hayan sido preparados, siempre es importante que la gerencia sostenga una
reunión con los responsables del área de contabilidad para aclarar cualquier duda
sobre las cifras mostradas o algunos hechos económicos posteriores.
3. Aprovechar la oportunidad para analizar sobre aspectos tributarios: retenciones,
cumplimiento de obligaciones tributarias, pago de impuestos, etc.
4. Verificar que todos los registros administrativos estén en situación de aprobado,
incluyendo secuencias del registro SIAF
5. Verificar que no hayan registros de Compromisos pendientes de devengar al
31.12.2014
6. Verificar que solicitudes enviadas al Tesoro Público para corregir registros no se
encuentren de regularización
7. Verificar que la ejecución presupuestaria de gastos no se encuentre sobregirada
respecto al Marco Presupuestal (a nivel genérica, específica de gasto y meta
presupuestaria).
8. Verificar que la ejecución de ingresos y gastos se encuentre equilibrada (o con
superávit).
9. En el Módulo de Procesos Presupuestarios verificar que todas las notas de
modificaciones presupuestarias se encuentren sustentadas sus respectivas
Resoluciones de Modificación Presupuestaria
10. Conciliar la base de datos de los registros SIAF con la base de datos del Marco y
Ejecución Presupuestaria de ingresos y gastos. (utilizando el módulo de conciliación).
11. Revisar que la ejecución de ingresos sea igual o superior a la ejecución de gastos a
nivel de cada concepto, especialmente las fuente de financiamiento de donaciones y
transferencias
12. Revisar que el PIM sea mayor a la ejecución de Gastos a nivel de cada concepto
13. Verificar que los saldos del asiento de apertura sean los mismos con los cuales el
pliego cerró su información financiera el año anterior
14. Verificar las validaciones que muestra el sistema SIAF y corrija las inconsistencias que
hubiera hasta que éstas desaparezcan, inconsistencias en la revelación y presentación
de la información financieras, así como en otros registros sobre actividades, partidas
genéricas, específicas, proyectos, fuente de financiamiento, etc.