BMC Bolsa Mercantil de Colombia S.A. MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC Septiembre 2016 1 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO.......................................................................................................................... 3 2. DEFINICIONES. .................................................................................................................. 3 3. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE PAGOS ........................................................................... 3 4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA........................................................................................... 4 4.1 Ingreso al sistema ......................................................................................................... 4 4.2 Menú principal ............................................................................................................. 5 5. DETALLE UTILIZACION SEGUIMIENTO EN PAGOS. ................................................................ 6 5.1 Modulo Selección de pago Operación:........................................................................ 6 5.2 . Archivo plano para el cargue de pagos ...................................................................... 7 5.2 Descuentos en pago: .................................................................................................. 13 5.3 Pago de IVA ................................................................................................................. 16 5.4 Pago Anticipado: ......................................................................................................... 19 5.5 Prorroga de Operaciones............................................................................................ 23 5.6. Anticipos .................................................................................................................... 26 6. 7. MÓDULO DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS: ........................................................................... 29 6.1. CREACION INGRESOS DATOS FINANCIEROS MANDANTES .................................... 29 6.2. DISTRIBUCION DE RECURSOS: ............................................................................... 31 6.3. Reporte Histórico de Distribución: ........................................................................ 34 6.4. Correos de Alerta Distribución de Recursos: ......................................................... 34 6.5. Distribución a cuentas de BMC: ............................................................................. 34 MODULO CUENTA COMPENSADA: ................................................................................... 35 7.1 Menú “ingreso en cuenta compensada”: .............................................................. 35 7.2 Archivo Plano Ingreso en cuenta: .......................................................................... 40 7.3 Asignación Movimiento Ingreso en cuenta: .......................................................... 40 7.4 Usar Movimiento de Ingreso en cuenta: ............................................................... 42 ANEXO 1 ................................................................................................................................. 44 2 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 1. OBJETIVO Establecer un manual detallado para los profesionales encargados del proceso de pagos de cada Sociedad Comisionista de Bolsa. 2. DEFINICIONES. ANTICIPO EN PAGO: Corresponde a una forma de atender al pago antes de la fecha pactada al inicio de la operación. PRÓRROGAS: Se define como la ampliación del plazo de la fecha de pago en donde la solicitud la realiza la Sociedad Comisionista Compradora y es aceptada por medio del sistema por la punta vendedora. DESCUENTOS: El descuento en una operación es una reducción o disminución del pago previamente establecidos en la Ficha Técnica de Negociación. De este modo, los descuentos son ingresados por la Sociedad Comisionista Compradora y deben ser aprobados por la SCB vendedora. SCB: Sociedad Comisionista de Bolsa. SISTEMA DE INFORMACION DE LA BOLSA (SIB): Aplicativo Tecnológico que permite realizar el registro y seguimiento a las operaciones celebradas en la BMC, así como el registro, modificación y seguimiento a las obligaciones de entrega y pago. 3. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE PAGOS El sistema de Información de la Bolsa (SIB), actualmente cuenta con un modulo de pagos que permitirá a las Sociedades Comisionistas tener acceso a funcionalidades del sistema tales como anticipos, prorrogas, ingreso de descuentos, consulta de pagos futiros, consulta de pagos realizados de una operación e historial general de las operaciones. El presente documento presenta el funcionamiento del sistema realizando una descripción completa y paso a paso de cada una de las pantallas que se muestran en cada opción del modulo. Es importante mencionar que los pagos, aplicación de descuentos prorrogas y demás posibilidades del sistema solo podrán aplicarse a operaciones que se encuentren debidamente acreditadas en los tiempos establecidos en el sistema. Los horarios parametrizados en el sistema no son objeto de modificación por lo tanto se requiere cumplimiento absoluto por parte de las Sociedades Comisionistas. 3 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Nota: Los horarios definitivos serán los siguientes y empezaran a aplicarse una vez entre en producción el presente requerimiento: Plazo para ingreso de descuentos y autorización por ambas puntas (Compradora y Vendedora) hasta las 11:00 am. Plazo para el ingreso de anticipos por parte de la Sociedad Comisionista Compradora hasta las 12:00 pm. Plazo para el ingreso de prorrogas y autorización por ambas puntas (Compradora y Vendedora) hasta las 12:00 pm. 4. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 4.1 Ingreso al sistema El funcionario en cargado debe ingresar al Link de la Pagina SIB y digitar la clave personal e intransferible. Posteriormente deben aceptar si están seguros que se ha ingresado la clave correcta: 4 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 4.2 Menú principal Una vez el usuario ingrese al SIB encontrara una opción que le permitirá ingresar al modulo de pagos así: Ingreso Dectos Pagos: Opción para que la Sociedad Comisionista Compradora Ingrese el valor de los descuentos. Selección pago Operación: Este modulo es nuevo y le permite a las Sociedades Comisionistas consultar el numero de operación que desea cancelar. Es requisito que la operación se encuentre acreditada tanto por compra como por venta y que las fechas de pago no se encuentren vencidas. Cargue Archivo Selección de Pagos: Este modulo es nuevo y le permite a las Sociedades Comisionistas realizar pagos de varias operaciones cargadas desde un archivo de Excel. Anticipo en Pagos: Este modulo permite que las Sociedades Comisionistas Compradoras puedan ingresar pagos antes de la fecha pactada, solo el comprador ingresa el pago sin aprobación del vendedor. Prorroga en Pagos: Este modulo permite que las Sociedades Comisionistas Compradoras ingresen una prorroga a las operaciones que se encuentran acreditadas por compra y venta y que no tienen fechas de pago vencidas, para este modulo es necesario que la sociedad Comisionista Vendedora de su aprobación dentro de los horarios establecidos. Consulta de Pagos futuros y Pasados: Este modulo permitirá a la Sociedad Comisionista consultar las compensaciones de cualquier día tanto a futuro, como de una fecha de compensación que ya haya pasado. El histórico se encuentra a partir del 24 de marzo de 2015. 5 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Consulta Costos Diarios: Este es un Nuevo Modulo, permite a las firmas poder visualizar el pago de los Costos de las Operaciones cerradas en Rueda de Negocios, tanto a futuro como una fecha pasada. Consulta Seg Pagos: Aquí la Sociedad Comisionista podrá consultar todos los movimientos que se relacionan al pago de la operación. 5. DETALLE UTILIZACION SEGUIMIENTO EN PAGOS. Si usted desea realizar el pago de una operación debe realizar los siguientes pasos: 5.1 Modulo Selección de pago Operación: En esta pantalla la Sociedad Comisionista podrá realizar la consulta de las operaciones que ya fueron acreditadas por compra y venta y que a la fecha de la consulta tienen saldos pendientes de pago. En esta pantalla se permite al usuario realizar la búsqueda de las operaciones por medio de cualquiera de los siguientes filtros: Fecha de Pago Inicial: Se debe ingresar la fecha de pago inicial en formato YYYY/MM/DD. Fecha de Pago Final: Se debe ingresar la fecha de pago final en formato YYYY/MM/DD. El sistema validara que esta fecha no sea menor que la fecha de pago inicial. Firma Comisionista: Esta será por defecto la que se encuentra realizando la consulta. 6 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Numero Operación: Se ingresa el número de la operación que se desea consultar. Opción Excel: Permite visualizar la totalidad de las operaciones que tienen la posibilidad de ser pagadas al momento de la consulta. En este modulo adicionalmente, no se requiere de la aprobación de la Sociedad Comisionista Vendedora cuando se ingresa el pago, en este modulo, el sistema tiene programado un valor (X) es decir el valor que corresponde a la acreditación, de tal manera que permite hacer pagos parciales de la línea hasta por el total del monto acreditado por línea ó pagos de menores valores, el sistema ira creando sublineas por cada línea que se suba parcialmente, es decir: Pago Línea 1 = Pago parcial Línea 1 = Crea una Sublinea 1-1 = $100 $60 $40 El sistema creara tantas sublineas como se necesiten hasta completar el pago del 100% de cada línea. El orden del ingreso de cada pago: 1.- Se cambiar o no el valor del IVA 2.- Se ingresan los descuentos 5.2 . Archivo plano para el cargue de pagos En el menú principal tal como se menciono en el numeral 4.2 se encuentra la opción “Cargue Archivo Selección de Pagos”, este permitirá cargar la información de pagos y descuentos mediante un archivo plano. Se debe tener en cuenta que la utilización de este modulo a pesar de la facilidad del proceso requiere de especial atención y cuidado por parte de los usuarios del sistema, dado que una vez se ingresa la información no hay posibilidad de ajuste. Una vez tenidas en cuenta estas recomendaciones la creación de los archivos se debe realizar de la siguiente manera: 1. Se creara un plano (Archivo de líneas de pago) con los números de operación, numero de líneas, IVA y valor de los descuentos así: NUMERO OPERACIÓN 22268148 22268296 22268296 22268532 NUMERO LINEA 1 1 3 1 VALOR PRODUCTO 448400 1293600 1293600 637920 VALOR IVA 0 0 0 0 VALOR TOTAL DESCUENTOS 1000 2000 3000 4000 7 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC Numero Operación Numero Línea Valor Producto : : : CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Operación que se va cancelar Línea que se va a cancelar El valor línea que se va a cancelar, coma o punto decimales 2. Se creara un segundo archivo (Descuentos por líneas de pago) Excel que además debe contener el código del tipo de descuento que se desea aplicar: NUMERO OPERACIÓN 22268148 22268296 22268296 22268532 Numero Operación : Número de Línea : Código Tipo Descuento : NUMERO LINEA CODIGO TIPO DESCUENTO 1 1 3 1 VALOR DESCUENTO 3 3 3 10 1000 2000 3000 4000 Operación que se va a cancelar (Igual al archivo anterior) Línea que se va a cancelar (Igual al archivo anterior) Se debe identificar que código está asociado al tipo de descuento Los códigos se incluirán en el Anexo 1 del presente manual: 1 ID TASA DESCRIPCIÓN 3 RETENCION FTE 8 DESCUENTO CREE Una vez creados estos dos archivos se les debe borrar el encabezado y convertirlos a formato CSV, ingresar al modulo “Cargue Archivo Selección Pagos” y proceder a cargarlos así: Dar clic en examinar y se trae el primer archivo (Numeral 1) y de la misma manera con el segundo (Numeral 2) por último se da clic en CARGUE SELECCIÓN PAGOS. 8 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 La sociedad comisionista puede verificar que el pago quedo programado para agosto 30 con los descuentos programados en el evento que se pretenda pagar en una fecha anterior a la pactada la Sociedad Comisionista podrá anticipar el pago. NOTA: Es posible que en el momento del cargue se genere error, esto podría ser el resultado de: Existen errores en los datos, es decir que los datos de una tabla no son coherentes con los datos de la otra. Se colocan punto o comas en el valor del producto y el sistema solo permite separador para los decimales punto o coma (Según configuración de cada computador). 9 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 No se guardo de manera adecuada (CSV) el archivo para el cargue de las operaciones. NOTA: Recordar que se debe grabar cada archivo con formato .CVS (delimitado por comas) y quitar los titulos para poder cargarlos en el sistema, en los campos del IVA cuando no aplique se debe digitar 0, igual para los campos de descuentos cuando no tenga se debe digitar 0. .- Veremos a continuación un ejemplo de pago de una operación detalladamente. Ejemplo: La Sociedad Comisionista 34 pretende realizar un pago a la operación No.22300126, así las cosas realiza la búsqueda de la misma por medio del filtro No. de Operación. Como se puede ver, esta operación cuenta con dos líneas acreditadas en entrega las cuales si se quiere pueden ser pagadas cada una hasta por un valor de $5.192.400. 10 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Al seleccionar la línea 3 de esta operación se puede observar que en la parte superior el sistema muestra cual es el saldo de la operación, esto para que la SCB pueda controlar los valores que desea pagar no sobre pasan los recursos que tiene disponibles. La Sociedad Comisionista si así lo quisiera, y contara con los recursos podría pagar un porcentaje de cada línea y en la parte superior se reflejaría la suma de estos dos valores. Para el ejemplo vamos a suponer que se “Anticipara” de la línea tres (3), es decir se realizara un pago por valor de $ 5.000.000 (Recordemos que el pago pendiente según la acreditación es de ($5.192.400). Como se puede ver, el sistema en la parte superior indica el valor del pago y el valor del IVA que se debe pagar de esta operación. Se procede a dar click en Autorización Pago Si la información es correcta y no se requiere de algún ajuste se procede a “Aceptar”, el sistema validara por segunda vez que el usuario este seguro de que la información allí consignada es la correcta es por ello que debe estar seguro de aprobar. 11 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Una vez se ha realizado la aprobación esta información NO será susceptible de modificación del valor del Pago. El sistema nos debe mostrar la siguiente pantalla donde confirma que el ingreso del registro quedo correcto. Ahora bien, Si la Sociedad Comisionista consulta de nuevo la operación podrá visualizar que en la Línea 3 de la operación No. 22300126, quedo el saldo para pagar es decir: Valor Inicial: $5.192.400 Valor Anticipo o Pago. $5.000.000 Saldo pendiente de pago: $192.400 (Valor que nos muestra en la pantalla siguiente). NOTA: Cuando el pago de la línea se realiza por el 100% esta línea desaparece del modulo. 12 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 El siguiente paso es ingresar al Modulo de Descuentos y se ingresan en caso de que apliquen para ello se debe tener en cuenta. 5.2 Descuentos en pago: El sistema por defecto tendrá creados los tipos de descuentos más utilizados. Es importante que la Sociedad Comisionista informe a la Dirección de C&L si requiere la creación de un nuevo concepto, lo anterior, para que la información allí consignada corresponda a la realidad de la operación. Actualmente los descuentos parametrizados son: 1 Retención en la Fuente 2 Rete IVA 3 Rete ICA 4 Descuento Calidad 5 Indemnización 6 Estampilla Pro adulto Mayor 7 Estampilla Pro cultura 8 Estampilla 9 Descuento por decimales 10 Industria y Comercio 11 Retención Servicios 12 estampilla pro desarrolló 13 estampilla pro univalle 13 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC 14 estampilla pro-hospitales 15 estampilla pro seguridad alimentaria 16 estampilla pro-uceva 17 reteind. fabricación productos alimenticios CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 NOTA: Es posible que en el sistema de pruebas no se encuentre la totalidad de los descuentos aquí mencionados. Favor probar con los establecidos de manera temporal. Es importante tener en cuenta que es en este modulo, donde la Sociedad Comisionista Compradora ingresara todos los descuentos que desee de acuerdo a lo informado por su mandante y acorde a lo establecido en la Ficha Técnica de Negociación a las Operaciones ya acreditadas por compra y por venta. Continuación Ejemplo: Una vez la Sociedad Comisionista ha identificado los descuentos que desea aplicar a una operación No. 22300126 debe realizar los siguientes pasos: 1. Ingresar al Modulo “Ingreso Dectos Pagos” 2. La pantalla que se habilitara una vez se ingresa al modulo “Ingreso Dectos Pagos” será la siguiente: 3. En esta pantalla podrá buscar la operación a la que desee aplicar los descuentos, los filtros de búsqueda con los que se puede realizar la consulta son Fecha de pago y No. de operación. El sistema únicamente va a reflejar la información de las operaciones en las cuales su Sociedad Comisionista participo por compra o venta. 14 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 4. Una vez se identifica la operación se ingresa al Modulo “ Descuentos en Pago”, en este momento habilitara la siguiente pantalla: Aquí se ingresan los descuentos que se desean aplicar a la operación, para nuestro ejemplo se ingresara un descuento por concepto de “RETE ICA” por valor de $50.000, se da clic en crear y debe salir la siguiente pantalla: Nota: En tipo de descuento se desplegaran los descuentos mencionados al inicio del numeral 5.2. 15 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 5. Si se requiere ingresar otro descuento por ejemplo “RETE FUENTE” por valor de $100.000, repetimos el proceso es decir se acepta. De esta manera se puede (50.000+100.000=150.000) así: visualizar que el sistema suma los descuentos 6. Una vez se termine de ingresar los descuentos se debe dar click en Aprobación Descuentos es necesario proceder con este paso para que el sistema proceda a grabar los descuentos y los apruebe. El sistema enviara a la contraparte un correo avisando el ingreso y aprobación o rechazo de los descuentos de manera que la Sociedad Comisionista Vendedora ingrese al sistema los revise y los apruebe o rechace .Esta aprobación se debe realizar antes de las 11:00 am. Es importante resaltar que en caso de que la firma vendedora RECHACE el descuentos ingresado por el comprador, en el momento de autorizar la compensación el valor queda sin la aplicación de los mismos y podría ser objeto de incumplimiento NOTA: Es aconsejable que las Sociedades Comisionistas Compradoras sin perjuicio del correo que será enviado por el sistema antes de ingresar los descuentos, se comunique con la Sociedad Comisionista Vendedora y le informe los descuentos que va a aplicar a cada línea. 5.3 Pago de IVA Al respecto conviene señalar que solo se podrán modificar el IVA a aquellas operaciones que correspondan a lotes de lo contrario el sistema calculara el valor del IVA de acuerdo al creado para el subyacente, únicamente se podrá modificar este valor en el Modulo de Descuentos de Pago Continuando con el ejemplo: 16 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 1. Para el ejemplo de la operación 22300126, el sistema nos muestra valor IVA de $797.552,64. 2. Así las cosas, para el ejemplo modificamos el valor del IVA a $500.000: 3. Una vez se ajusta el valor de IVA y se “Actualiza IVA” el sistema mostrara la siguiente pantalla: 17 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 4. Aquí nuevamente el sistema solicita la validación de la información con un mensaje el siguiente mensaje “Esta seguro que desea actualizar el IVA” si se acepta este valor no será sujeto a modificaciones. 5. Teniendo en cuenta que la operación del ejemplo no corresponde a un LOTE el sistema valido la operación y dado que es por cantidad No permite cambiar el valor del IVA, por lo tanto la Sociedad Comisionista debe cancelar la línea 3 con el IVA que el sistema trae por defecto. 6. Validando la información del ejemplo la Sociedad Comisionista ingresa nuevamente por DESCUENTOS PAGOS, consulta la operación 22300126, y puede ver que trae el valor de IVA que inicialmente tenía el sistema es decir $ 797.552.64. Si la operación correspondiera a un lote mostrara el valor de IVA ajustado. En caso de ser Lote el sistema permitirá el cambio del Valor. 18 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Nota: Datos relevantes para tener en cuenta al realizar el ingreso del IVA: Cuando la operación es por LOTE el sistema permite cambiar el valor del IVA. Cuando la operaciones es por cantidad el sistema NO, permite cambiar el valor de IVA, es sistema lo calcula proporcional de acuerdo al valor que se va a cancelar. Si la Sociedad Comisionista quisiera cambiar el valor del IVA de una operación que no es lote el sistema le muestra un aviso en el cual informa que no le permite hacer el cambio es decir siempre tendrá la información. 5.4 Pago Anticipado: Las sociedades comisionistas compradoras que realicen pagos anticipados de acuerdo a las instrucciones de su comitente, deberán registrar en el “Módulo Anticipo de Pagos” del SIB, a más tardar a las 12:00 P.M. del día en que éste se efectúe, el monto que debe ser acreditado por ambas puntas y se descontara del valor total de la operación por este concepto. En el evento que la firma Comisionista compradora ingrese al sistema un anticipo y por razones de fuerza mayor o por equivocación ya no proceda el anticipo, la firma comisionista el día que vaya a realizar de nuevo el movimiento del anticipo al sistema de la misma operación no lo podrá realizar hasta tanto informe al departamento de Operaciones para que proceda a rechazar el movimiento ingresado en días pasados, una vez el departamento de Operaciones rechace el movimiento la firma podrá ingresar de nuevo el anticipo. En el modulo de Anticipos el comprador ingresara la operación sin que se requiera aprobación de la Sociedad Comisionista Vendedora, es aconsejable que se haga este movimiento al sistema una sola vez, cuando se esté seguro que se va a realizar el pago. 19 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Los campos que se deben tener en cuenta para realizar el anticipo de una operación son los siguientes: Número de Operación Consultar Seleccionar Causal Anticipo Fecha Anticipo Anticipar : : : : : : Ingresa el número de la operación Dar clic Dar clic Ingresar el motivo del anticipo (Ej: Recursos disponibles) Se debe ingresar la fecha del Anticipo Dar clic NOTA: Recuerde No se podrán anticipar las operaciones con fechas de pago vencidas o que no estén acreditadas por compra y venta. Ejemplo de anticipo 1. Para el ejemplo podemos ver en el Modulo de “Ingreso Descuentos Pago” que el pago de la operación está para el 16 de Julio, y la vamos a anticiparla para el 10 de julio. 2. Luego ingresamos al modulo de anticipos así: 20 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 3. Ingresamos el numero de la operación y consultamos: 4. Posteriormente ingresamos la causal del anticipo, se debe tener en cuenta que de no existir la causal que se requiere se puede solicitar a la Departamento de Operaciones la creación de la misma de manera que la información sea real. 5. Se ingresa la nueva fecha de pago, para nuestro ejemplo 10 de Julio de 2015. 21 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 En resumen la Sociedad Comisionista Compradora debe validar: Numero de Operación, Fecha de pago y Causal de Anticipo. 6. Posteriormente se da clic en anticipar para ello debe de salir la siguiente pantalla para finalizar con la aceptación: 7. Finalmente si se quiere validar la información la Sociedad Comisionista puede irse con la barra al final e ingresar en anticipos: 8. La sociedad comisionista podrá verificar que la fecha del anticipo quedo programada para el 13 de Julio. 22 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 El sistema enviara un correo electrónico a la Bolsa para que se proceda con la autorización del anticipo. Nota: Podrá comunicarse con el Departamento de Operaciones para validar la autorización si lo considera. 5.5 Prorroga de Operaciones Cuando la Sociedad Comisionista requiera realizar la prorroga de una operación debe tener en cuenta que solo se podrán realizar a operaciones que se encuentran acreditadas en la compra y en la venta y que no tienen fecha de pago vencida. Se debe tener en cuenta que las prorrogas ingresadas por la Sociedad Comisionista Compradora deben ser aprobadas por la Sociedad Comisionista Vendedora, es aconsejable ingresar la prorroga una única vez al sistema. Los campos que se deben tener en cuenta el comprador para realizar la prorroga de una operación son los siguientes: Causal de Prorroga Fecha pago Prorroga Observación Prorrogar : : : : Se debe ingresar el motivo por el cual se va a ingresar prorroga Se debe ingresar la nueva fecha de pago Datos que debe ingresar comprador (Justificación) Dar clic NOTA: Recordar que de acuerdo a las normas vigentes el sistema solo permite hacer una UNICA Prorroga de cada línea. Si el vendedor no autoriza la prorroga el pago queda en el sistema y quedara como NO PAGA para iniciar el proceso de incumplimiento. Ejemplo de Prorroga: Ingresamos al modulo “Prorroga en Pagos”, dado que se requiere prorrogar la operación No. 20936113 línea 10 cuya fecha de pago está definida para el 10 de Octubre de 2015. 23 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Se ingresa la causal de la prorroga (Si la SCB considera que debe existir otra causal favor solicitar la creación en el Departamento de C&L), se da la autorización de la prorroga en “Autoriza Prorroga” y finalmente se incluye la fecha a la que se desea prorrogar la operación. Se da clic en prorrogar y se acepta. Actualmente dentro de la regulación establecida por la BMC no hay límites de prórroga. Si el usuario del sistema requiere confirmar que la prorroga se realizo, este puede ir al final de la fila de operación ingresar en prorroga y verificar las fechas de la operación, es decir confirmar la prorroga. Una vez el comprador ha ingresado la prorroga, es importante tener en cuenta que el sistema enviara un correo informando al vendedor y a la Bolsa la prorroga, el vendedor deberá ingresar al sistema dentro de los horarios establecidos y aprobar o rechazar debe buscar por numero de operación e ingresar a prorrogas para validar la fecha propuesta por la punta compradora. Para el ejemplo vamos a suponer que Reyca es el vendedor. 24 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 En la pantalla puede visualizar la fecha de prorroga que fue ingresada por la Sociedad Comisionista Compradora (EJ. Es Bursagan) la firma vendedora va al final y da click en prorrogas para volver a la pantalla anterior debe dar clic en REGRESAR y si está de acuerdo procede a autorizar o no en el sistema, El vendedor ingresara que SI autoriza la prorroga, incluye una observación y da click en ENVIA INFORMACION VENTA. y por ultimo da aceptar. Finalmente se debe reflejar en la pantalla un mensaje que informa que el registro quedo procesado correctamente. 25 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 El sistema enviara un mensaje a la Dirección de Operaciones para que se proceda a la aprobación o rechazo de la prorroga. Nota: Si lo considera para confirmar puede comunicarse con el Departamento de Operaciones, de igual manera se aclara que la causal de prórroga por ACH es únicamente del perfil de la Bolsa. 5.6. Anticipos Las sociedades comisionistas compradoras que de acuerdo a lo estipulado en la Ficha Técnica de Negociación efectúen anticipos, deberán registrar el valor de éste y la fecha en que el mismo se llevará a cabo, en el “Módulo Cargue ID Físicos” del SIB, luego de lo cual dicha información será ingresada al sistema de compensación y liquidación de la Bolsa, el proceso para subir el pago es el siguiente: 1.- La firma Comisionista debe crear el ID de la operación en donde debe quedar establecido: .- Valor del anticipo .-La fecha del anticipo de pago a la operación. .- Marcar Anticipo = SI Una vez creado el ID, publicado y cerrada la operación el anticipo programado crea una linea 98 en el sistema de compensación y liquidación así: 26 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Dentro del valor del anticipo de acuerdo a la Ficha Técnica están incluidos los valores de costos de registro, en el momento de reflejarse el pago del anticipo de la operación en la compensación, los valores no son acordes con lo ingresado en la creación del ID, de acuerdo a lo anterior la firma debe enviar correo al Departamento de Operaciones informando el valor a cancelar con el valor del IVA (el valor del IVA debe ser proporcional al valor que se va a cancelar, es decir si se paga $ 100 y el IVA es 16%, el valor del IVA reportado a cancelar es de $16=, no puede ser un valor inferior). El departamento de Operaciones validara la información y ajustara el pago de acuerdo a lo solicitado por la firma compradora previa instrucción del comitente comprador. Es importante resaltar que en el momento de la complementación de la operación por parte del departamento de registro el sistema programara el pago de acuerdo a la fecha creada en el ID, al igual que todas, estas operaciones se podrán prorrogar y anticipar. El día de la compensación de este pago las firmas en sus pagos verán el pago de la línea 98, una vez realizado este pago como no va condicionado a ninguna acreditación en la entrega, el sistema va descontar el valor del pago del anticipo a medida que las firmas vayan creando acreditaciones hasta completar el valor del anticipo de la operación es decir: Ejemplo 1: Una operación vale $ 100.000.000 Un anticipo de $ 30.000.000 En el momento en que la firma empieza acreditar la operación lo que sucede es: Acreditación Línea 1 por X% equivalente a $10.000.000 (No sale para pago porque se descuenta del anticipo) Acreditación Línea 2 por X% equivalente a $ 40.000.000 Así las cosas la operación quedaría: Anticipo $ 30.000.000 27 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC (-) Acreditación Línea 1 Saldo CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 $10.000.000 $20.000.000 Acreditación Line 2 $40.000.000 (-)Valor para completar valor anticipo $20.000.000 Valor a pagar de la línea 2 $20.000.000 Este valor sale para pago En el sistema Seguimiento de Pagos, en la parte de Selección Pagos, mostrará para pago la línea 2 por un valor de $ 20.000.000 saldo que quedo de la línea descontando el valor que faltaba para completar el valor del anticipo cancelado. Ejemplo 2: Una operación vale $ 100.000.000 Un anticipo de $ 30.000.000 En el momento en que la firma empieza acreditar la operación lo que sucede es: Acreditación Línea 1 por 100% equivalente a $100.000.000 Cuando se acredita el 100% el sistema descuenta $30.000.000 del anticipo y para pago en la línea 1 solo saldrá $70.000.000. 28 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 6. MÓDULO DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS: El módulo de Distribución de recursos es una hherramienta que permite a las SCB hacer directamente en el sistema de información Bursátil “SIB” la distribución de Recursos bajo la instrucción de sus comitentes, favoreciendo la agilidad y seguridad de la información. 6.1. CREACION INGRESOS DATOS FINANCIEROS MANDANTES Ruta: Compensacion/Distribución de Recursos/Ingreso datos Financieros Mandante Corresponde al registro de las cuentas bancarias de los comitentes para la posterior distribución de los recursos. Digitar el NIT del mandante en el campo “tercero” y luego clic en la opción “nuevo” Una vez se despliega la nueva pantalla, se debe proceder a digitar la información solicitada, para finalmente dar clic en el Botón “Crear” 29 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Cuando sea un tercero diferente, se debe digitar en el campo “tercero” el NIT del tercero autorizado y en el campo “Nit y Nombre Mandante” los datos del mandante al cual se le va a asociar el tercero. ***Al crear la cuenta del mandante queda en estado C y solo hasta la aprobación por parte de la BMC queda activa. SE DEBE TENER EN CUENTA: Solo se aprueban las cuentas que tengan todos los soportes respectivos, de acuerdo a la Circular Única de Bolsa. Cada vez que una SCB cree o modifique los datos financieros del mandante en el menú “ingreso datos financieros mandante”, llegará un correo automático a [email protected]. Texto mail a BMC: “ La SCB “XXX” creó una nueva cuenta del mandante “XXX” tercero “XXXX” Así mismo, cuando la BMC rechace o apruebe la creación de una cuenta, se generará un correo automático para la SCB. 30 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 “Texto mail a SCB: “ La BMC ha aprobado la creación de la cuenta del mandante “XXXXX” y tercero “XXXXX” “Texto mail a SCB: “ La BMC ha rechazado la creación de la cuenta del mandante “XXXXX” y tercero “XXXXX” 6.2. DISTRIBUCION DE RECURSOS: Corresponde a la distribución de recursos a favor de los comitentes vendedores de acuerdo con las cuentas bancarias previamente registradas. Ruta: Compensacion/Distribución de Recursos/Distribución Pago Recursos Compensación Distribución de recursos: Se habilitó un filtro por fecha de compensación, Recuerde marcar en el filtro “pagos anteriores”: SI, cuando se vaya a realizar distribución de otros días. Seleccione la “fecha de compensación” y posteriormente marque en “consultar”. Cuando la Distribución es Total al mandante: En la pantalla de distribución al dar clic en “aprobar” el sistema generará un mensaje para la SCB que le indique “Esta seguro de la aprobación – Recuerde que la totalidad del giro sale a la cuenta del mandante vendedor. De lo contrario realice distribución masiva” 31 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Distribución masiva o Distribución a Terceros: Esta opción de distribución corresponde a aquella en la cual los recursos no se giran en su totalidad al comitente vendedor. Una vez se requiera realizar la distribución a terceros, se debe dar clic en el botón Distribución masiva”, el cual habilitará la pantalla para seleccionar las cuentas a las que se deberá girar Una vez se tenga la certeza de la distribución, debe marcar “aprobar distribución”, así las cosas, el proceso quedará en firme, sin necesidad de regresar a la pantalla anterior. 32 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Totales en Pantalla Distribución Masiva: Se incluyó un campo para totalizar “el pago”, “valor GMF”, y “valor del Giro”, adicionalmente se incluyó un campo que totaliza por tercero, ya sea por mandante o por tercero autorizado. 33 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 6.3. Reporte Histórico de Distribución: Corresponde a un reporte donde las SCB pueden generar informe de distribución filtrando por operación, fecha de compensación y/o mandante; en este visualizarán el detalle de la distribución, fecha de pago, fecha de distribución y aprobaciones por parte de la Bolsa. Ruta: Compensacion/Distribución de Recursos/Inf. Distribución Recursos SCB 6.4. Correos de Alerta Distribución de Recursos: Cada vez que una SCB apruebe una distribución de recursos (ya sea de manera directa o por distribución masiva) se generará un correo automático a [email protected]. “Se autorizó distribución SCB “XXX” de la compensación del día “XXXX” correspondiente al mandante “XXXXX” De igual manera se generará un correo automático que informe a la SCB cuando se rechaza la distribución. “Se rechazó distribución de la compensación del día “XXXX” correspondiente al mandante “XXXXX” 6.5. Distribución a cuentas de BMC: Las distribuciones a cuentas de la Bolsa (Cuenta de Garantías y Cuenta de Costos) serán exentas de GMF. 34 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 7. MODULO CUENTA COMPENSADA: Ruta: Compensacion/Cuenta Compensada/ El objetivo de módulo es permitir de manera ordenada realizar el seguimiento de los recursos que ingresan a la cuenta compensada, tanto para las SCB como para la BMC, y en consecuencia, facilitar la aplicación de recursos. La BMC cargará diariamente al sistema de información bursátil “SIB” los movimientos de la cuenta compensada. 7.1 Menú “ingreso en cuenta compensada”: Ruta: Compensacion/Cuenta Compensada/ Ingreso en Cuenta Compensada La Sociedad Comisionista podrá ingresar al sistema y consultar por valor los recursos que se encuentran disponibles de acuerdo a la información cargada por BMC y extraídos del portal bancario. De existir valores iguales en la consulta y en estado “disponibles”, el sistema los mostrará todos con las respectivas fechas de ingreso y con la información del campo transacción para que la SCB seleccione uno de ellos: Para realizar la consulta, deberá dar Clic en el botón “Nuevo” Posteriormente se habilitará la siguiente pantalla, Si solo se requiere consultar un valor, la SCB solo deberá diligenciar el campo “valor movimiento” para luego oprimir la tecla “tab” ; 35 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 si el valor existe, el sistema habilitará el siguiente campo donde se visualiza el detalle del movimiento bancario. Ahora bien, si el movimiento no se encuentra en la cuenta compensada, el sistema arrojará el siguiente mensaje. En cambio, Si adicionalmente se requiere realizar el ingreso en cuenta, deberá diligenciar toda la información requerida en la pantalla y la cual es detallada en el ítem siguiente: Ingreso en cuenta Compensada: Ruta: Compensacion/Cuenta Compensada/Ingreso en Cuenta Compensada En este menú la SCB podrá “identificar” el valor que le corresponde de acuerdo a los soportes que le ha suministrado su mandante, para lo cual deberá seleccionar: 36 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Tipo de Movimiento : 1. Ingreso en cuenta Número de Cuenta : 080181647 37 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Mandante: Identificación o nombre del mandante del cual provienen los recursos. 1. 2. 3. 4. 5. Origen de Recursos: Corresponde a la fuente de los recursos, por ejemplo: SCB: El giro es realizado por la Comisionista Entidades Estatales: El giro es realizado por una entidad del estado, Ejm: (IDIPRON) Mandantes: El Giro de recursos lo realiza un mandante participante de alguna Operación diferente a una Entidad Estatal. Cuenta de Garantias: Cuando los recursos provienen de Liberaciones de Garantias. Cuenta admitiva BMC: Cuando los recursos provienen de la cuenta de recursos propios de la BMC 38 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC 1. 2. 3. 4. CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Tipo de Ingreso: Corresponde a la forma de pago mediante la cual el mandante o SCB realiza el giro: ACH Cheque Transferencia Dispersión de fondos Valor del Movimiento: Corresponde al valor consignado por los mandantes o SCB para cubrir las obligaciones derivadas del sistema de compensacion y liquidacion, este valor debe ser digitado y exacto. Referencia Cuenta recaudadora: Numero de operación. Observaciones: Corresponde a una breve descripción de los recursos; para los casos en que, con un movimiento esten pagando varias operaciones, se recomienda digitar el número de operación. 39 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Una vez haya diligenciado la información solicitada, se deberá hacer clic en el botón “crear” de manera que el valor ya no podrá visualizarlo otra SCB una vez la BMC apruebe. Nota: una vez creado el movimiento, el sistema generará un consecutivo automático (No. de garantía) con el cual la SCB podrá realizar consultas. 7.2 Archivo Plano Ingreso en cuenta: Ruta: Compensacion/Cuenta Compensada/Carga plano Ing Cuenta Compensada Corresponde al archivo que se puede crear para subir al SIB varios movimientos, debe estar en formato CSV; a continuación se detalla la estructura que debe tener: Códigos Origen de Recursos 1. SCB 2. Entidades Estatales 3. Mandantes 4. Cuenta de Garantias 5. Cuenta admitiva BMC Códigos Tipo de Ingreso: 1. ACH 2. Cheque 3. Transferencia 4. Dispersión de fondos Ejemplo: 1 1 1 1 1 080181647 080181647 080181647 080181647 080181647 899999162 899999061 899999061 899999034 899999034 2 2 2 2 2 6 6 6 6 6 90,768,981.00 77,327,200.00 49,449,787.00 26,847,694.00 10,000,000.00 ABC1 ABC2 ABC3 ABC4 ABC5 PRUEBA 02 06 2016 PRUEBA 02 06 2016 PRUEBA 02 06 2016 PRUEBA 02 06 2016 PRUEBA 02 06 2016 7.3 Asignación Movimiento Ingreso en cuenta: Ruta: Compensacion/Cuenta Compensada/Asignación movimiento Ing Cuenta En esta pantalla se visualizan todos los movimientos de ingreso en cuenta que estén aprobados por la SCB y la BMC, y que tengan saldo o no por asignar. 40 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Para la asignación, la SCB debe dar clic en el link “Asignación” del movimiento requerido, esto con el fin de “usar” los recursos. Seguidamente el sistema lo lleva a la pantalla de ingreso de datos de la asignación: Todos los campos de la pantalla son obligatorios: Se deben capturar los siguientes campos: Valor Asignación: corresponde al valor que se usará para la compensación (puede corresponder al total de los recursos que ingresaron al banco, o solo a un valor parcial del movimiento del banco). Observación Asignación: clave, digitar N° de operación, adicional a esto puede ingresar más observaciones. Archivo PDF: corresponde al soporte que justifica la asignación de los recursos (por ejemplo: SIIF, carta de aplicación, entre otros). Luego de diligenciar todos los campos, es necesario dar clic en el botón “Asignar”, si no se tiene la certeza de la información o está incompleta, podrá hacer clic en el botón “Regresar”. Nota: En la creación del movimiento, El sistema valida que el valor a asignar no supere el Saldo del Movimiento seleccionado. 41 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Adicionalmente, en la opción “Det. Asignación”, la SCB podrá consultar las asignaciones realizadas al movimiento. La información también se puede exportar a Excel dando clic al botón 7.4 Usar Movimiento de Ingreso en cuenta: Ruta: Compensacion/Cuenta Compensada/Usar movimiento ingreso en cuenta Esta opción corresponde a los Movimientos de ingreso en cuenta que realiza la BMC, y los cuales no han sido identificados por las SCB; esto sucede principalmente cuando hay cierre de mes y los recursos deben ser atados a un comitente. Así pues, si la SCB realiza la consulta en el menú “Ingreso en Cuenta Compensada” y los recursos no se visualizan, deberá recurrir a este menú: “Usar movimiento ingreso en cuenta”. La SCB debe realizar la consulta por valor y cuenta compensada y dar clic en el Botón “consultar”, si los recursos están disponibles, deberá dar clic en el botón “Usar” 1 2 3 42 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 Se informa a las SCB que los movientos de ingreso, asignacion y uso de recursos quedarán pendientes de aprobacion por parte de la BMC. A I R Estados de los movimientos Aprobado: ya fue autorizado por BMC Identificado : aún la BMC no lo ha aprobado, pero la SCB lo identificó Rechazado: cuando la BMC rechaza la identificación Para la distribución a terceros se podrá editar el GMF de manera que se pueda aplicar a la operación objeto del giro, sin que se promedie entre las demás. 43 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 ANEXO 1 CODIGOS TIPOS DESCUENTO Archivo plano - (Ambiente de pruebas) Código descuento Descripción 3 RETENCION FTE 8 DESCUENTO CREE 9 Retencion Iva 10 RETE ICA 11 INDEMNIZACION 12 DESCUENTO POR TIMBRE Para tener en cuenta al cargar archivos planos ARCHIVO DESCUENTOS CAMPO NUMERO OPERACIÓN NUMERO LINEA CODIGO TIPO DESCUENTO VALOR DESCUENTO CAMPO NUMERO OPERACIÓN NUMERO LINEA VALOR PRODUCTO VALOR IVA VALOR TOTAL DESCUENTOS DESCRIPCION Numero de la Operación Numero de la Linea de Pago Codigo del Tipo de Descuento de acuerdo a los descuentos parametrizados en el sistema. Valor del Descuento TIPO DE DATO NUMERICO NUMERICO LONGITUD 10 3 NUMERICO NUMERICO 3 22 ARCHIVO LINEAS DE PAGO TIPO DE DESCRIPCION DATO Numero de la Operación NUMERICO Numero de la Linea de Pago NUMERICO Valor de Pago de la Linea antes de descuentos NUMERICO Valor del Iva de la Linea. Solo se permite para las operaciones de lotes. De lo contrario debe ir en 0 NUMERICO Valor Total de los descuentos de la linea. Debe ser igual a la suma de los descuentos del archivo de descuentos para el mismo consecutivo. Si no hay descuentos NUMERICO LONGITUD 10 3 VALOR POR DEFECTO VALOR POR DEFECTO 22 22 0 22 0 44 MANUAL MÓDULO DE SEGUIMIENTO EN PAGOS, DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS Y CUENTA COMPENSADA PARA SOCIEDADES COMISIONISTAS BMC CÓDIGO: VIGENCIA DESDE: 12/09/2016 VERSIÓN: 3 debe ir en 0 45