procedimiento de trámite de comunicaciones oficiales

GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
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10a. Actualización
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1. OBJETIVO
Definir las actividades requeridas para el trámite de las comunicaciones oficiales así como la
gestión de las mismas dentro de la Entidad.
2. ALCANCE
Inicia desde la recepción de las comunicaciones oficiales de entrada, hasta el envío de
comunicaciones oficiales de salida del COPNIA, incluyendo la generación y gestión de los
memorandos.
3. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Titulo
Fecha
Ley
527
Por medio de la cual se define y reglamenta el
acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las firmas digitales, y se 18/08/1999
establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones.
Ley
594
Ley General de Archivos
Acuerdo
060 (Consejo
Directivo del
Archivo
General de la
Nación)
Ley
1369
Ley
1437
Directiva
Presidencial
04
Ley
1755
Norma
Icontec
Norma
Icontec
3393
GTC 185
14/07/2000
Por el cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en
30/10/2001
las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas.
Por medio de la cual se establece el régimen de
los servicios postales y se dictan otras
disposiciones.
Por la cual se expide el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo
Eficiencia administrativa y lineamientos de la
política cero papel en la administración pública
Por medio de la cual se regula el Derecho
Fundamental de Petición y se sustituye un título
del Código de Procedimiento Administrativo y de
lo Contencioso Administrativo
30/12/2009
18/01/2011
03/04/2012
30/06/2015
Redacción de cartas y oficios comerciales
Documentación Organizacional
2009
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4. DEFINICIONES
5.1.1.
Comunicaciones Oficiales: Son todas todos los documentos recibidos o
producidos en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Entidad,
independientemente del medio utilizado.
5.1.2.
Comunicaciones Oficiales Externas: Son las comunicaciones de entrada o
salida, provenientes o con destino a otras entidades o particulares, que requieren
trámite por la Entidad.
5.1.3.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a
las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan
trámites para las instituciones.
5.1.4.
Correo Certificado: Es un servicio diseñado para el manejo de toda clase de
comunicaciones que requieren de tratamiento especial o con seguimiento y control
en todos sus procesos a nivel nacional. La distribución o entrega se realiza en cada
dirección destino obteniendo la firma e identificación de quien recibe el envío en
planillas de la empresa de correo y sirve como prueba judicial.
5.1.5.
Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
5.1.6.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una
persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto
de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior.
5.1.7.
Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo
de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o
unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan
manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta
su resolución definitiva.
5.1.8.
Firma digital: De acuerdo con lo establecido por la Ley 527 de 1999, es un
equivalente funcional de la firma manuscrita, para ello cuenta con los siguientes
atributos jurídicos:
 Autenticidad: permite garantizar la identidad del emisor de un mensaje y/o el
origen del mismo y tener la plena seguridad que quien remite el mensaje es
realmente quien dice ser.
 Integridad: garantiza que el mensaje de datos o información electrónica no
haya sido alterado ni modificado.
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 No repudio: el emisor no podrá negar el conocimiento de un mensaje de datos
ni los compromisos adquiridos a partir de éste.
 Confidencialidad: permite garantizar que un mensaje de datos no pueda ser
conocido sino por su emisor y los receptores deseados. El contenido del
mensaje de datos no podrá ser conocido por ningún tercero no autorizado
5.1.9.
Foliar: Acción de numerar hojas.
5.1.10.
Folio: Hoja
5.1.11.
Mensaje de datos: La información generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre
otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el
telegrama, el télex o el telefax
5.1.12.
Mensajería Especializada: Se entiende por mensajería especializada, la clase de
servicio postal prestado con independencia de las redes postales oficiales del
correo nacional e internacional, cuyas características especiales deben cumplir las
empresas que prestan este servicio.
5.1.13.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual
las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente
de radicado el documento.
5.1.14.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual,
las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de control,
todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de
la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario
responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
5.1.15.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
5.1.16.
Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de
una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas.
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5.1.17.
Tabla de retención documental (TRD): Listado de series y Subseries con sus
correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo o
permanencia en cada fase del ciclo vital de los documentos (archivo de gestión o
de oficina, archivo central y archivo histórico).
5.1.18.
Unidad de Correspondencia Nacional: Oficina principal encargada de gestionar
de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación y
distribución de las comunicaciones allegadas al COPNIA.
5.1.19.
Unidades de Correspondencia Seccionales: Puntos satélites de atención,
encargados de gestionar los servicios de recepción, radicación y distribución de las
comunicaciones allegadas al COPNIA con la dirección de la Unidad de
Correspondencia Nacional.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1.20.
La Unidad de Correspondencia Nacional, actuará como oficina central del COPNIA,
a través de la cual se coordinará toda la gestión y control de comunicaciones de
entrada y de salida de la Entidad. Conforme con la norma, los Consejos
Seccionales actuaran como puntos satélites de atención y se denominarán
Unidades de Correspondencia Seccionales.
Son funciones de la Unidad de Correspondencia Nacional:
a. Formular los proyectos y programas para administrar adecuadamente las
comunicaciones oficiales, el servicio de búsqueda y referencia de éstos
documentos, acorde con la misión, visión, plan estratégico, funciones y
programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos en
la ley, normas internas y reglamentación emanada por el Archivo General de la
Nación - AGN.
b. Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de
información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de
la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva y
oportunidad, con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno y la
entrega del radicado correspondiente al usuario.
c. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene
acceso y los asuntos de su competencia.
d. Proponer métodos y procedimientos, y propender por la incorporación y uso de
nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos de las
unidades de correspondencia.
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e. Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales,
a las dependencias que lo requieran.
f. Atender con prioridad a mujeres embarazadas o de niños de brazos, menores
de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de
correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones y solicitar
información sobre el trámite de su requerimiento.
5.1.21.
La coordinación y operación de la Unidad de Correspondencia Nacional está bajo la
supervisión del Profesional de Gestión Administrativa, apoyado por el Técnico de
Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional y en lo de su competencia por el
Profesional de Atención al Usuario.
5.1.22.
El objetivo de la figura de la unidad de correspondencia es servir como unidad
central de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de las
comunicaciones, por ende, debe contar con personal suficiente y debidamente
capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar
oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante
servicios de mensajería interna y externa, correo electrónico u otros, que faciliten la
atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la
observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
5.1.23.
Los procedimientos establecidos deben contribuir al desarrollo del programa de
gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de
gestión, central e histórico.
5.1.24.
Las Unidades de Correspondencia Seccionales tendrán las siguientes funciones:
a. Aplicar los proyectos y programas que adopte la Entidad para administrar
adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de búsqueda y
referencia de éstos documentos, acorde con la misión, visión, plan estratégico,
funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios
establecidos en la ley, normas internas y reglamentación emanada por el
Archivo General de la Nación - AGN.
b. Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de
información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de
la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva y
oportunidad, con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno y la
entrega del radicado correspondiente al usuario.
c. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene
acceso y los asuntos de su competencia.
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d. Atender con prioridad a mujeres embarazadas o de niños de brazos, menores
de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de
correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones y solicitar
información sobre el trámite de su requerimiento.
5.1.25.
La coordinación y operación de las Unidades de Correspondencia Seccionales está
bajo la supervisión del Secretario Seccional.
6. COMUNICACIONES OFICIALES POR MENSAJES DE DATOS
6.1.1.
La unidad de correspondencia controla las comunicaciones oficiales enviadas y
recibidas, por medios electrónicos, ópticos o similares, como Internet y correo
electrónico (mensajes de datos), tanto internas como externas del COPNIA en
cumplimiento de sus funciones.
6.1.2.
Toda comunicación oficial externa que sea recibida por medio de mensajes de
datos, en cumplimiento de las funciones de la Entidad, debe ser registrada y
radicada en el sistema de información creado para tal fin. Los mensajes de datos
que no requieren radicación son todos los mensajes de datos de carácter personal
y/o que no se enmarcan en el contexto de una comunicación oficial para el
COPNIA o aquellos mensajes recibidos por redes sociales o mensajes de chat,
puesto que los datos de la comunicación quedan registradas en dicho medio.
6.1.3.
El correo electrónico institucional de la entidad es [email protected], el
cual constituye el vínculo oficial de comunicación entre los ciudadanos y el
COPNIA; sin embargo de acuerdo a la ley 1437 de 2011 se ha habilitado el correo
electrónico [email protected] como buzón exclusivamente
para recibir notificaciones judiciales; estos dos canales serán los únicos que podrán
ser divulgados a la ciudadanía en general. Los siguientes correos institucionales
con su correspondiente administración solo podrán ser usados para la recepción de
temas relacionados a cada proceso o seccional, pero no serán comunicados a la
ciudadanía por la página web ni en los membretes de la papelería institucional o en
la publicidad.
Cuenta
Administración
1.
[email protected]
Unidad de Correspondencia Nacional
2.
3.
4.
Buzón electrónico página web
[email protected]
[email protected]
5.
[email protected]
6.
[email protected]
Oficina de Atención al Usuario
Área de Contratación
Subdirección Jurídica
Unidad de Correspondencia Seccional
Antioquia
Unidad de Correspondencia Seccional
Atlántico
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Cuenta
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Administración
7.
[email protected]
Unidad de Correspondencia Seccional Bolívar
8.
[email protected]
Unidad de Correspondencia Seccional Boyacá
9.
[email protected]
Unidad de Correspondencia Seccional Caldas
10. [email protected]
Unidad de Correspondencia Seccional Cauca
11. [email protected]
Unidad de Correspondencia Seccional Cesar
12
Unidad de Correspondencia Seccional
Córdoba
Unidad de Correspondencia Seccional
Cundinamarca
[email protected]
13. [email protected]
14. [email protected]
Unidad de Correspondencia Seccional Guajira
15. [email protected]
Unidad de Correspondencia Seccional Nariño
16. [email protected]
Unidad de Correspondencia Seccional Norte
de Santander
17. [email protected]
Unidad de Correspondencia Seccional Quindío
18. [email protected]
19. [email protected]
Unidad de Correspondencia Seccional
Risaralda
Unidad de Correspondencia Seccional
Santander
20. [email protected]
Unidad de Correspondencia Seccional Tolima
21. [email protected]
Unidad de Correspondencia Seccional Valle
27. [email protected]
30. [email protected]
Comité de Convivencia
Comité Paritario de Seguridad y Salud en el
Trabajo
Área de Tesorería
33. [email protected]
Área de Tecnología
39. [email protected]
Dirección General
29. [email protected]
6.1.4.
Para los siguientes correos electrónicos las comunicaciones recibidas serán
radicadas de acuerdo con las siguientes condiciones:
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 Correo electrónico institucional [email protected]: Por ser el
canal oficial de comunicación de la Entidad, su administración estará a cargo de
los funcionarios de la unidad de correspondencia Nacional, quienes revisaran
cada una de las comunicaciones recibidas y radicarán manualmente (mediante el
botón de radicación) aquellas que lo requieran. De igual forma, estos
funcionarios se encargaran de distribuir las comunicaciones a los jefes de área
según corresponda mediante el aplicativo InveSicres.
 Correo electrónico Secretarias Seccionales: Canal de comunicación
establecido para los procesos y trámites específicos de las Secretarias
Seccionales. Su administración está a cargo del Secretario Seccional, quien
como responsable de la Unidad de Correspondencia Seccional realizara la
revisión de la competencia para la atención de las comunicaciones y radicará
aquellas que lo requieran.
 Correo electrónico [email protected]: Canal de
comunicación
exclusivamente para recibir notificaciones judiciales. Su
administración estará a cargo del Abogado Asistente y la Secretaria de la
Subdirección Jurídica, quien revisara cada una de las comunicaciones y radicara
manualmente (mediante el botón de radicación) aquellas que lo requieran. Estas
comunicaciones serán direccionadas automáticamente a la bandeja de
distribución de InveSicres donde los funcionarios de la Unidad de
Correspondencia Nacional se encardan de la distribución definitiva.
 Correo electrónico [email protected]: Canal de comunicación
establecido para la recepción de observaciones relacionadas con los procesos
de contratación que adelanta la Entidad. Su administración estará a cargo de la
Profesional de Contratación quien revisará cada una de las comunicaciones y
radicará manualmente (mediante el botón de radicación) aquellas que lo
requiera. Estas comunicaciones serán direccionadas automáticamente a la
bandeja de distribución de InveSicres donde los funcionarios de la Unidad de
Correspondencia Nacional se encardan de la distribución definitiva.
6.1.5.
Se dispondrá de un botón de radicación en los correos electrónicos de los
directivos y profesionales donde estos podrán realizar la radicación de las
comunicaciones que consideren que requieran trámite y trazabilidad en la entidad,
estas serán direccionadas automáticamente a la bandeja de distribución de
InveSicres donde los funcionarios de la Unidad de Correspondencia Nacional se
encargarán de la distribución definitiva. En caso de no contar con el botón
mencionado se debe solicitar al Área de Tecnología su instalación.
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6.1.6.
Los correos electrónicos recibidos en cuentas institucionales, que requieran
gestión, de acuerdo con el perfil se deberán radicar a través del sistema Outlook,
usando el botón de “radicar correo electrónico” de InvesFlow, conservando así las
cualidades de mensaje de datos valido y generando directamente un consecutivo
cuya finalidad es poder realizar el seguimiento del documento, trámite o proceso en
cuestión, por lo cual no se deberá imprimir dicho correo.
6.1.7.
En caso de recibir en los correos electrónicos personalizados por cada funcionario
(nombre + apellido + @copnia.gov.co) comunicaciones que deban ser radicadas y
no se cuente con el botón de radicación se deberá comunicar con el área de
Tecnología con el fin de que sea habilitado y proceder a la radicación
correspondiente.
6.1.8.
En la Sede Nacional las comunicaciones radicadas serán direccionadas de forma
automática a la bandeja de distribución del aplicativo InveSicres donde los
funcionarios de la unidad de correspondencia se encargaran de la distribución
definitiva a los jefes de área que corresponda, conforme al procedimiento
establecido (Ver documento GD-it-01 Instructivo INVESICRES).
6.1.9.
Las comunicaciones recibidas mediante mensajes de datos serán radicadas
directamente del correo electrónico receptor original, de forma manual en el
sistema con el mecanismo creado para tal fin, en ningún caso podrán ser
reenviados a un tercero para su radicación, lo anterior con el fin de garantizar la
validez y la veracidad de los atributos en los datos de la comunicación.
7.
COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS
7.1.
Consideraciones Generales
7.1.1.
Las comunicaciones oficiales que ingresen al COPNIA deberán ser revisadas, para
verificar si son o no de carácter oficial, los anexos, los datos de origen del
ciudadano o entidad que la remite (nombre y dirección), y el destino (nombre del
funcionario, dependencia, cargo y dirección donde se deba enviar respuesta) y
asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la
radicación del mismo.
7.1.2.
En caso de que las comunicaciones recibidas no estén relacionadas con las
funciones y competencia de la entidad, se orientara al ciudadano sobre el trámite a
seguir, teniendo en cuenta el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015 Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en el que se
establece que “Si la autoridad a quien se dirige la petición no es la competente, se
informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los
cinco (5) días siguientes al de la recepción, si obró por escrito”
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7.1.3.
El registro de ingreso de comunicaciones allegadas (física o electrónicamente) se
realiza a través de la herramienta InveSicres o mediante registro de contingencia,
atendiendo el procedimiento correspondiente (Ver documento GD-it-01 Instructivo
INVESICRES).
7.1.4.
En el proceso de radicación, el funcionario encargado deberá digitalizar la
comunicación y los anexos, verificando que toda la información sea capturada
usando las herramientas y mecanismos disponibles dependiendo del tamaño, tipo
de papel y estado del documento con el fin de garantizar la mejor calidad posible
en la imagen capturada.
7.1.5.
Todas las comunicaciones, independiente del medio en que se reciban (entrega
personal, entrega por mensajería, correo electrónico, portal web), son de carácter
institucional, por lo que ningún funcionario podrá atender o despachar directamente
asuntos relacionados con documentos que no hayan sido previamente radicados.
7.1.6.
El registro de comunicaciones recibidas se realizará siempre por un consecutivo de
radicación única e independiente para cada Seccional y Sede Nacional. Al inicio de
cada año se iniciará nuevamente el número de radicación consecutiva a partir de
uno.
7.1.7.
Todos los sobres sellados, cuyo destinatario sea la entidad, serán abiertos por el
funcionario encargado de recepción de la documentación, para verificar su
contenido, los datos del destinatario y remitente, previo a su radicación. La apertura
de los sobres se hará siempre y cuando no tenga ninguna anotación especial
como: no abrir, confidencial, privado o reservado, entre otros; o se trate del sobre
que contenga exclusivamente la oferta económica de un proceso de contratación.
7.1.8.
Todas las comunicaciones recibidas se radicaran dentro del horario de atención
establecido para cada sede. En caso de que una comunicación sea recibida fuera
de este horario será radicado al día siguiente.
7.1.9.
Toda comunicación oficial producida o recibida a través de mensajes de datos se
debe conservar en el soporte original en que se creó.
7.1.10.
Cuando una comunicación oficial no esté firmada ni presente el nombre del
responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima; no obstante,
se radicará en la herramienta InveSicres y será remitida a la oficina de su
competencia, quien determinará las acciones a seguir.
7.1.11.
En caso de recibir la misma comunicación oficial de un mismo remitente a un
mismo destinatario, por diferentes medios, como: correo electrónico, documentos
soporte papel u otro medio, se debe tener en cuenta la radicación y registro del
primer documento recibido en la Unidad de Correspondencia, ya sea en el sistema
manual o automatizado.
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7.1.12.
Cuando se requiera la anulación de una radicación de comunicación oficial, ésta
debe ser informada al área de Tecnología mediante memorando suscrito por parte
del funcionario firmante (dependiendo el área donde se haya presentado la
situación), para que efectúe el procedimiento de registro de causa de anulación,
reportando actividad en el sistema y finalización anormal del proceso.
7.1.13.
En casos específicos como problemas en el sistema o errores en la radicación de
las comunicaciones oficiales que requieran la anulación de un expediente creado y
radicado asignado, el profesional encargado de la unidad de correspondencia en
caso de comunicaciones recibidas o el profesional de gestión para el caso de
comunicaciones enviadas deberá radicar un “ticket” mediante la mesa de ayuda
web “IECISA / INVESFLOW” del área de Tecnología del COPNIA, justificando
debidamente la causa de la solicitud e indicando el número del radicado y el asunto
del mismo con el fin de que se elimine.
7.1.14.
El Sistema de Gestión Documental genera el libro digital de comunicaciones
oficiales (Salida o entrada). El archivo de estos libros se realiza automáticamente
en la herramienta InveSicres. (Ver documento GD-it-01 Instructivo INVESICRES).
7.1.15.
Los funcionarios con personal a cargo tienen la opción de consultar y reasignar, si
es del caso, los procesos asignados a estos, con el fin de monitorear y garantizar
su atención oportuna.
7.1.16.
Todas las comunicaciones asignadas a los funcionarios del COPNIA en el módulo
InvesFlow, sean estas comunicaciones oficiales internas o externas, o en su
defecto correspondencia (ésta última siempre y cuando no se visualice claramente
el destinatario), deben ser abiertas y revisadas. Una vez gestionada o determinado
el curso de atención o respuesta deberá siempre registrarse la acción de cierre ya
sea en la respuesta o el archivo de la misma.
7.1.17.
Las comunicaciones relacionadas con Derechos de Petición (PQRS), se registran a
través del sistema InveSicres, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento
de Peticiones, Quejas y Reclamos. AC-pr-01.
7.1.18.
La documentación recibida, radicada y que debe ser trasladada a otra oficina, no
lleva memorando remisorio, el sistema InvesFlow informa de la asignación y
traslado al interesado.
7.1.19.
Los paquetes y cajas no deben ser abiertos; si contienen comunicación remisoria
esta será radicada con el procedimiento normal, haciendo la observación en el
sistema InveSicres. Si no tiene comunicación remisoria, se colocara el número de
radicado en el empaque del paquete y se anexara como digitalización del
documento, la guía de envió.
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7.1.20.
7.1.21.
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Los derechos de petición deben ser radicados con prioridad, verificando que en
ellos se registre la dirección de notificación y datos del remitente a donde se debe
enviar la respuesta y remitir y asignar de manera inmediata al grupo de atención al
usuario.
Las acciones de tutela, se deben digitalizar y radicar de manera inmediata, y ser
asignadas a la Subdirección Jurídica, a quien se le deberá informar lo más pronto
posible de la llegada del documento.
7.1.22.
Los derechos de petición y acciones de tutela, se registran en el sistema
InveSicres, en donde se selecciona el tipo de petición por medio del cual se
establece el plazo de la respuesta.
7.1.23.
Las comunicaciones oficiales recibidas que contengan peticiones, quejas, reclamos
o consultas, se tramitaran en la forma y plazo que para tales casos establézcanlas
normas vigentes. Los términos dentro de los cuales se deberán responder estos
tipos de comunicaciones oficiales, empiezan a contarse a partir del día siguiente al
de su radicación, según lo establecido en el acuerdo No. 60 de 2011. Si se
constata que el asunto es competencia de otra dependencia, se debe proceder a
reasignar de manera inmediata al competente a través del sistema InvesFlow.
7.1.24.
Las ofertas de los procesos de selección presentadas por los oferentes, deberán
ser radicadas inmediatamente sean presentadas, realizando la digitalización de la
totalidad de los documentos contenidos en la oferta. Si se trata de una oferta bajo
la modalidad de subasta pública, la cual requiere presentación de la oferta en sobre
sellado, la radicación se realizará digitalizando únicamente la comunicación de
remisión y reportando en el sistema la novedad.
7.1.25.
Todas las facturas que reciba el COPNIA para pago, deberán ser radicadas en el
sistema InveSicres, seleccionando uno de los siguientes asuntos según sea el caso
y se deberán distribuir a los funcionarios que se relacionan:
 Facturas de Proveedores. Distribuir al Profesional de Gestión de Presupuesto.
 Facturas pagadas por Caja Menor. Distribuir a cada encargado de la caja
menor.
 Facturas de servicios públicos pagados por el nacional. Distribuir al
Profesional de Gestión de Presupuesto.
 Facturas de otros servicios (administración, cuotas extraordinarias, etc.),
pagados por el nacional. Distribuir al Profesional de Gestión de Presupuesto.
7.1.26.
Las unidades productoras se identificaran en las comunicaciones mediante las
siguientes abreviaturas:
a. NAL = Sede Nacional
b. WEB = Buzón en página web
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c. ANT = Seccional Antioquia.
d. ATL = Seccional Atlántico
e. BLV = Seccional Bolívar
f. BYC = Seccional Boyacá
g. CLD = Seccional Caldas
h. CAU = Seccional Cauca
i. CES = Seccional Cesar
j. COR = Seccional Córdoba
k. CND = Seccional Cundinamarca
l. GJR = Seccional Guajira
m. NRO = Seccional Nariño
n. NTS = Seccional Norte de Santander
o. QND = Seccional Quindío
p. RIS = Seccional Risaralda
q. STD = Seccional Santander
r. TLM = Seccional Tolima
s. VLL = Seccional Valle
Subtítulo: Manejo de Comunicaciones oficiales recibidas por e-mail
7.2.
7.2.1.
Registro de contingencia para Comunicaciones Oficiales Recibidas.
En caso de que se presenten fallas en el funcionamiento de la herramienta
InveSicres, se desarrollaran las siguientes actividades para la radicación de
comunicaciones oficiales de entrada de la entidad:
1. La unidad de correspondencia recibe el documento verificando que tengan
carácter de comunicación oficial para proceder a la radicación.
2. La radicación se realizará ubicando el sello que únicamente tiene el logo de la
entidad, en la parte superior derecha de la comunicación sin que este oculte
información relevante de la comunicación y registrando en la parte inferior del
logo fecha, hora, nombre y apellido del funcionario que realiza la radicación.
3. Se digitaliza la comunicación y la totalidad de los anexos con el fin de realizar la
posterior actualización del registro en el Sistema InveSicres.
4. Se debe solicitar al usuario un correo electrónico de contacto, con el fin de
indicarle posteriormente el número de radicado que identifica su trámite en la
entidad.
5. La Unidad de Correspondencia se encarga de generar una planilla de control o
libro de radicados con los siguientes datos:
GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES








Vigente a partir de
Abril de 2016
10a. Actualización
Pág.14/41
Número de radicación
Fecha de radicación
Hora de radicación
Remitente (Entidad y/o persona)
Correo electrónico del remitente
Asunto (resumen)
Dependencia y funcionario Destinatario
Número de folios y anexos
6. Una vez se restaure el funcionamiento de la herramienta InveSicres, las
Unidades de Correspondencia de cada seccional radicarán las comunicaciones
recibidas en orden cronológico de llegada, registrando en el campo de resumen
y al final de las observaciones la palabra “RADICACIÓN DE CONTINGENCIA”,
fecha y hora del recibo de la comunicación y el nombre y apellido del
funcionario que realizo la radicación.
7. El área de Tecnología emitirá una comunicación donde autorizará el
restablecimiento de las actividades de radicación en las Unidades de
Correspondencia.
Notas:
7.2.2.
El proceso de radicación mencionado usando el sello de la entidad, se autoriza
únicamente en los casos de contingencia cuando la herramienta InveSicres no esté
en funcionamiento.
7.2.3.
La fecha y hora de recepción registrada en de forma manual en la parte inferior del
sello, se entenderá como el dato oficial de radicado de las comunicaciones.
7.2.4.
Una vez radicada la comunicación, se deberá enviar un correo electrónico a los
usuarios indicando el número de radicado asignado con el fin de que pueda
identificar y verificar la trazabilidad de su trámite en la entidad.
7.3.
No.
1
2
Descripción de la Actividad
Nombre de la
actividad
Inicio del
Procedimiento
Radicar
comunicaciones
oficiales de
Descripción
Responsable
Se diligencia formato de radicación en el Recepcionista
sistema InveSicres de acuerdo con lo indicado (Nacional )
en el instructivo GD-it-01 “Registro de Auxiliar Operativo
GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
No.
Nombre de la
actividad
entrada
Descripción
Vigente a partir de
Abril de 2016
10a. Actualización
Pág.15/41
Responsable
comunicaciones oficiales de entrada en la (Seccional
herramienta INVESICRES”
Cundinamarca) o
Secretaria (los
Se digitaliza en archivos independientes el demás seccionales)
documento principal (comunicado) y en otro los
anexos (soportes)
Nota: para el caso de los permisos temporales
debe crearse una carpeta en la opción “añadir
documento” y digitalizar requisito por requisito
de forma independiente.
Nota: Recuerde que al asignar estos campos
una copia del documento se anexará al
expediente seleccionado, apoyando con la
clasificación y ordenación digital.
Se selecciona “IMPRIMIR ETIQUETA”, para
impresión de sticker de radicación para
documentos físicos en original
3
4
5
En COPNIA
Se asigna y reparte las comunicaciones NACIONAL:
Distribuir
allegadas para los funcionarios designados de Auxiliar de Archivo
comunicaciones acuerdo con su ubicación geográfica y y Correspondencia
competencia sobre el tema.
SECCIONALES:
Secretario
Seccional
Si el documento es de competencia del
funcionario se debe usar la opción de “aceptar,
por el contrario si no es competente deberá
Aceptar o
Usuario
utilizar la opción de “Rechazar”, con la
rechazar registro
responsable
respectiva justificación de la no aceptación,
para que el registro vuelva al distribuidor, para
que este realice el traslado correcto.
a. Secretarias
Auxiliares y
Profesionales
Redistribuir
En la lista de comunicaciones de entrada del
de gestión
documentos
Sistema InveSicres se redistribuyen aquellos
b. Auxiliar de
(Opcional)
registros que hayan sido rechazados
Archivo y
Correspondenci
a (Nacional)
GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Vigente a partir de
Abril de 2016
10a. Actualización
Pág.16/41
Responsable
Secretaria
(CND) Auxiliar
de Archivo y
Correspondenci
a (ANT, VLL,
STD) Secretaria
(Otros
Seccionales)
6
7
Verificar
asignación de
comunicaciones
Tramitar el
documento
8
Archivo de
documento
9
Fin del
procedimiento
Director General,
Jefe de Oficina
Control Interno,
Se verifica si la documentación recibida del Subdirectores y
traslado es competencia del asignado, si es así Profesional de
pasa a la actividad 7 de lo contrario se realiza gestión
rechazo.
(Nacional) /
Secretario
Seccional
(Seccionales)
Se acepta el registro en el sistema InvesFlow y
recibe el documento para trámite. Se gestiona
y se da respuesta (si requiere). Para esto se
abrirá un expediente en el sistema de acuerdo
con el proceso que aplique.
Tanto el documento digital como el documento
físico se archivarán en la serie y subserie
seleccionada inicialmente que le corresponda,
de acuerdo con su temática y como soporte.
8.
COMUNICACIONES OFICIALES DE SALIDA (ENVIADAS)
8.1.
Condiciones Generales
8.1.1.
Funcionarios del
COPNIA a quienes
se les asignó la
actividad.
Funcionarios del
COPNIA a quienes
se les asignó la
actividad.
Todo documento de carácter oficial que se genere y envíe por mensajes de datos
(Correo electrónico entre otros), servicios postales y de mensajería o notificación
personal, deberá cumplir con la condición de radicación y registro en el sistema de
correspondencia y por ende debe ser suscrita por quienes la entidad ha definido
como aquellos que tienen la autoridad para hacerlo.
GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
Vigente a partir de
Abril de 2016
10a. Actualización
Pág.17/41
8.1.2.
El registro de comunicaciones oficiales de salida se realizará siempre por un
consecutivo de radicación única e independiente. Al inicio de cada año se iniciará
nuevamente el número de radicación consecutiva a partir de uno.
8.1.3.
Está prohibido el envío por la unidad de correspondencia de elementos como
dinero,
encomiendas,
comidas,
estupefacientes,
líquidos
corrosivos,
comunicaciones privadas (extractos bancarios, recibos de pagos, entre otras) de
toda índole.
8.1.4.
Los documentos que van a ser despachados no deben estar manchados, rotos,
con errores, repisados, tachaduras, enmendaduras, entre otros.
8.1.5.
El funcionario de la Unidad de Correspondencia debe verificar que los documentos
estén correctamente empacados y sellados.
Los documentos deben contener los siguientes datos de remitente:
8.1.6.




8.1.7.
Nombres y apellidos completos.
Cargo
Dirección, ciudad, departamento, teléfono.
Número de Radicado (Proporcionado por el sistema).
Los documentos deben contener los siguientes datos de destinatario:
 Nombres y apellidos completos.
 Entidad y/o Dependencia destinataria, dirección o correo electrónico, ciudad,
departamento, teléfono.
8.1.8.
Las comunicaciones oficiales enviadas deben ir foliadas.
8.1.9.
La redacción de documentos deben reunir las siguientes características: Breves,
claras, corteses, estéticamente bien presentadas, con una sintaxis correcta, sin
ningún error de ortografía y unificada la identificación del destinatario.
8.1.10.
El texto se redacta en tiempo presente generalmente de manera impersonal, o en
tercera persona señalando el responsable de la actividad.
8.1.11.
Las comunicaciones oficiales de respuesta a peticiones, deben cumplir con la
estructura y condiciones dadas en este procedimiento, independientemente de que
su notificación o respuesta sea a través de correo electrónico. (Anexos 12.3 y
12.4).
Las comunicaciones oficiales de salida que tengan notificación por medio de correo
electrónico, no se deberán imprimir, ya que la constancia de envío quedara
automáticamente anexada en el expediente. Para las comunicaciones oficiales que
se notifiquen personalmente, se imprimirán un (1) original y una (1) copia que
8.1.12.
GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
Vigente a partir de
Abril de 2016
10a. Actualización
Pág.18/41
contenga la constancia de recepción del documento por parte del destinatario, la
cual será remitida al funcionario encargado de hacer la distribución de
correspondencia para la respectiva notificación, en este proceso se identificara el
expediente al cual se relacionara la comunicación de forma digital de acuerdo al
siguiente tramite:
1. Digitalizar la prueba de entrega de la comunicación con la firma o sello y fecha
de recibido.
2. Seleccionar la opción “comunicación oficial”.
3. En el contenido del documento, seleccionar la opción “notificación”, y registrarlo
como “realizado”.
4. Relacionar la fecha de notificación en los campos correspondientes.
5. Seleccionar la opción “tramite de documento” y anexar el documento digital
seleccionando como tipo documental “guía de transporte”
6. Guardar los cambios y finalizar el expediente.
8.1.13.
El tiempo máximo establecido para la oportuna atención del trámite de
comunicaciones oficiales es el siguiente:
 Comunicaciones oficiales de entrada (recibidas): 15 días
 Comunicaciones oficiales de salida (enviadas): Debe radicarse en el momento
que se va a enviar.
 Memorandos: 15 días, a excepción de los memorandos sobre información de
competencia de profesionales correspondiente a procesos disciplinarios los
cuales deben ser respondidos por los funcionarios designados en la sede
Nacional en cinco (5) días.
8.1.14.
Para la resolución del objeto del comunicado, el funcionario asignado, debe realizar
las actividades que se requieran en el sistema InvesFlow, registrando en él, la
trazabilidad necesaria y al final proceder a registrar en el sistema la acción a
ejecutar de acuerdo con las siguientes opciones: “archivar” o “gestionar” si no
requiere un trámite, “iniciar expediente” en caso de que se requiera elaborar
respuesta o “trasladar control de lectura” si el competente es otro funcionario para
dar respuesta, siguiendo los pasos establecidos en el Instructivo GD-it-02
"Operación INVESFLOW”.
8.1.15.
Toda comunicación oficial y/o acto administrativo que se emite en el COPNIA, debe
relacionar las radicaciones a las cuales que hace referencia para efectos de
garantizar la trazabilidad de los procesos. Es obligatorio el uso, por parte de todos
los usuarios, del mecanismo implementado en la plataforma InvesFlow que permite
“relacionar expedientes” para asociar los comunicados y así realizar la trazabilidad
al proceso.
8.1.16.
En las comunicaciones oficiales de salida, la firma del funcionario autorizado debe
indicar el nombre, apellido y el cargo sin agregar o identificar el Seccional, por
cuanto el membrete de la comunicación ya lo identifica (Anexos 12.3 y 12.4)
GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
8.1.17.
Vigente a partir de
Abril de 2016
10a. Actualización
Pág.19/41
Las comunicaciones externas del Consejo son firmadas oficialmente así:
 COPNIA NACIONAL: Presidente, Director General, Jefe de la Oficina de
Control Interno, Subdirectores, Profesionales de Gestión (en casos de
supervisión de contratos, asuntos de administración de bienes inmuebles o
certificaciones que deban dar y se relacionen con sus funciones). En el caso
específico de la respuesta a Peticiones de carácter general, se autoriza al
Profesional de Atención al Usuario para que suscriba y firme comunicaciones
oficiales de salida externas.
 CONSEJOS SECCIONALES: Presidente del Consejo Seccional, Secretario
Seccional y abogados en cumplimiento de sus funciones.
8.1.18.
Las comunicaciones oficiales de salida de los Consejos Seccionales describe las
iniciales del título profesional del firmante (Ejemplo: Ing., Abg.,…) como se
establece en la descripción del modelo de las cartas y oficios.
8.1.19.
Toda comunicación que se envía por e-mail conserva su estructura, el sistema
InvesFlow envía el documento en PDF con la firma digital y anexa el reporte de
Outlook del envío respectivo.
8.1.20.
Los oficios que se generan en el COPNIA Nacional o en los Consejos Seccionales
se elaboran en el sistema InvesFlow, de acuerdo con los modelos parametrizados y
plantillas suministradas por el Área Administrativa en su proceso de gestión
documental. Únicamente se imprimirá en el caso de que la entrega sea por
empresa de correo o de forma personal. El archivo de las comunicaciones oficiales
de salida se realizará automáticamente en el sistema de gestión documental en el
consecutivo respectivo de manera digital.
8.1.21.
Para la estructura de los oficios se adoptan recomendaciones de la norma de
Icontec GTC-185, en la que las comunicaciones del COPNIA se elaboran con las
siguientes características indicadas por el Manual de Identidad Corporativa: (Ver
anexos 12.5 y 12.6)
ESTILO: Bloque extremo, todas las líneas parten del margen izquierdo.
TIPO DE LETRA: Tahoma a 10 pts.
INTERLINEADO: Sencillo.
MARGENES: Superior 3 cm, inferior 3 cm, lateral izquierdo 4 cm, lateral derecho 2
cm. El encabezado será el mismo en todas las hojas a 2 cm.
GD-pr-01
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OFICIALES
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IDENTIFICACIÓN DE PAGINAS SUBSIGUIENTES Y CODIGO: El encabezado, pie
de página y el código de la comunicación están parametrizados en la plantilla del
sistema InvesFlow, la cual también genera la paginación consecutiva en la barra
lateral izquierda donde se identifica los datos de la firma digital.
Encabezado
Codificación
Paginación
y firma
digital
Pie de página
LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN: Datos del nombre de la ciudad
de origen, se imprime a cinco interlíneas del margen superior. A partir de la ciudad,
se dejan tres interlineas según la extensión de la carta.
DATOS DEL DESTINATARIO: Los datos del destinatario se expresan en forma
determinada, a un funcionario especifico. Si es imposible obtener el nombre, se
envía a la jefatura responsable.
Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial: Señor, Señora, Doctor,
Doctora, Licenciado, Ingeniero, Ingeniera, Economista, etc.
El nombre del destinatario, se ubica en la segunda línea en mayúscula sostenida y
en negrilla; de preferencia se escriben los dos apellidos.
En el siguiente renglón se escribe el cargo con mayúscula inicial, cuando los cargos
son demasiados extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar proporción
visual con los otros datos, no se efectúa separación silábica.
Entidad, se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más
ampliamente conocida, en caso de nombre completo, la escritura se efectúa con
mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda
contener la razón social.
GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
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10a. Actualización
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Dirección y/o correo electrónico o apartado, solo se utiliza uno, en la comunicación
se registra la misma dirección o apartado que en el sobre, entre el número de la
calle y el de la puerta se emplea la abreviatura de número (N°). No se abrevian las
palabras calle, carrera, avenida y demás, en caso de que la dirección esté errada
se deja copia anexa de la guía con la dirección correcta.
Nombre de la ciudad: Se identifica la ciudad por su nombre, aun tratándose de una
ubicación local. Si la carta va dirigida al exterior, también se anota el nombre del
país en esta línea.
ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del documento, se escribe la palabra
asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, con negrilla y sin subrayar. Es
aconsejable expresarlo en cuatro palabras máximo. Se escribe a tres líneas de los
datos del destinatario.
SALUDO: Apreciado, Respetado o Estimado, señor o doctor o ingeniero etc. (en
minúsculas). Se escribe a dos interlíneas del asunto. El tratamiento o título debe
ser consistente con el que se utilizó en los datos del destinatario, por lo que si el
interesado principal es una entidad se debe utilizar la frase en plural Ej.
“Respetados señores”.
TEXTO: Se escribe en interlineado sencillo y doble entre párrafos. Comienza a tres
interlineas del saludo, se utiliza el tipo de letra Tahoma Normal N° 10 pts. del
programa Word, y se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, de
preferencia, se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque se
representa a la entidad, así se trate de un único firmante.
Se utiliza tratamiento de usted, no deberá presentar errores ortográficos,
gramaticales ni de puntuación.
PAGINA SUBSIGUIENTE: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los
mismos en todas las hojas. El encabezado se ubica a 2 cms del borde superior de
la hoja. Está constituido por el número de la página contra el margen derecho en
letra Tahoma No. 10.
El primer renglón de las páginas subsiguientes se inicia a 3 cms del borde superior
de la hoja. Con el fin de evitar que en la última hoja de la comunicación solo
aparezca la firma del remitente, se desplaza el último párrafo o parte de éste a la
última hoja, buscando que permanezca la estética en la comunicación.
DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto,
despedida breve seguida de coma (Atentamente, o Cordialmente, o
Sinceramente,); despedidas con frase de cortesía terminada en punto así:
Agradecemos su gentil colaboración., Nos despedimos atentamente y esperamos
su respuesta., etc.
GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
Vigente a partir de
Abril de 2016
10a. Actualización
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REMITENTE: El nombre se sitúa a cuatro interlineas de la despedida, y en
concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida y
con negrilla. Para cartas y oficios suscritos por Secretarios Seccionales, el nombre
va precedido por las iniciales de su título profesional. El cargo se anota en la línea
siguiente con Mayúscula inicial al margen izquierdo, sin centrar y sin indicar el
Seccional al cual pertenece, ya que el membrete de las comunicaciones de los
Seccionales indican la sede a la cual pertenecen (Ejemplo: Secretario Seccional).
LINEAS ESPECIALES: Se escriben en Tahoma N°8, la palabra Anexo, si se
requieren se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlineas del firmante,
se anota con mayúscula inicial la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos
(:). A dos espacios se enuncia la cantidad, entre parentesis se relaciona el numero
de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma cotinua horizontalmente y
separados por coma. Ejemplo Anexo: uno (10 folios) o dos (ocho flios y un CDROM).
Copia: a dos renglones del firmante o a una interlínea de anexos (si los hay), contra
el margen izquierdo, se escribe con matuscula inicial la palabra Copia, sin abreviar
y seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios
alineados así: tratamiento de cortesía o título, nombre cargo y entidad, (uno en
cada renglón), si se dirige a un área o funcionario del COPNIA se omite el nombre
de la Entidad. las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por
ser reglamentarias de la entidad. Ejemplo:
Copia: Señor Juan Perez, Jefe de Calidad, COPAV
Doctor Andres Nuñez, Gerente General, Textiles S.A.
Área Administrativa.
IDENTIFICACIÓN DE QUIEN PROYECTA Y QUIEN TRANSCRIBE: A dos
interlineas del firmante o a una interlínea del último renglón escrito, se anota con
mayúscula fija los nombres y apellidos, seguido de un guion y en mayúsculas
iniciales la identificación del cargo de la persona que proyecta en mayúscula inicial.
Si el documento requiere visto bueno de otro funcionario, se anota a dos interlineas
la palabra visto bueno, seguido del nombre del funcionario bajo la misma estructura
utilizada para el proyectante con las mismas características. Esta información se
digita en letra Tahoma N° 8.
NUMERO DE RADICACION: El número de radicación y la fecha será impreso por
el sistema InvesFlow en el momento de firma y radicación del documento, y
quedará plasmado en el PDF con la firma digital.
8.2.
Registro de contingencia para Comunicaciones de Salida (Enviadas)
GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
8.2.1.
Vigente a partir de
Abril de 2016
10a. Actualización
Pág.23/41
En caso que se presenten fallas en el sistema o hayan cortes de energía que
impidan proyectar y enviar comunicaciones oficiales y sea estrictamente necesario
realizar dichas actividades, se deberá seguir el siguiente procedimiento; sin
embargo, es de resaltar que las actividades de control serán desarrolladas por la
Unidad de Correspondencia Nacional que unificará el registro de correspondencia
en coordinación con las demás Unidades seccionales:
1. Verificar que las comunicaciones cumplan con los criterios establecidos por la
entidad para la proyección de oficios y que los documentos estén correctamente
empacados y sellados.
2. Todas las comunicaciones serán generadas en soporte físico, firmadas de forma
manuscrita por las personas que sean autorizadas para ello en forma expresa; y
entregadas a la Unidad de correspondencia quien controlara el flujo de
comunicaciones enviadas.
3. Los administradores del Sistema Invesflow e InveSicres suministraran a los
funcionarios de Unidad de Correspondencia Nacional, el número del ultimo
radicado asignado en el sistema, con el fin de que está se encargue de coordinar
y asignar los consecutivos de radicado siguientes a las comunicaciones que
deban ser radicadas a nivel nacional.
4. El funcionario de la Unidad de correspondencia, recibirá el documento y anexos,
original y una copia, original para el destinatario, una copia para la serie
consecutivo de comunicaciones oficiales con el cual se realizara la posterior
actualización en el sistema InvesFlow.
5. La Unidad de Correspondencia se encarga de generar una planilla de control o
libro de radicados de comunicaciones oficiales de salida con los siguientes
datos:








Número de radicación
Fecha de radicación
Hora de radicación
Dependencia y funcionario remitente.
Asunto
Destinatario (Entidad y/o persona), dirección, teléfono, correo electrónico,
ciudad.
Número de folios y anexos.
Forma de notificación (correo electrónico, mensajería o correo postal)
6. Para las comunicaciones enviadas por correo electrónico, el canal autorizado
para el envío será el correo institucional [email protected], por lo cual
las dependencias y Seccionales entregaran a la Unidad de Correspondencia la
GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
Vigente a partir de
Abril de 2016
10a. Actualización
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comunicación y sus anexos digitalizados con la firma, con el fin de controlar el
proceso de envío.
7. Para las comunicaciones enviadas por correo postal o notificación de forma
personal, la Unidad de Correspondencia asignara el radicado y conservara la
prueba de la notificación (firma o sello de recibido o código postal de envío) con
el fin de realizar la posterior actualización en el sistema.
8. El área de Tecnología emitirá una comunicación donde autorizará el
restablecimiento de las actividades de radicación en las Unidades de
Correspondencia.
9. Una vez vuelva en funcionamiento de la herramienta InvesFlow, las Unidades de
Correspondencia de cada seccional radicaran las comunicaciones enviadas en
orden cronológico de llegada, incluyendo la digitalización de los mismos de
acuerdo al procedimiento establecido para tal fin (Ver documento GD-it-02
Instructivo INVESFLOW) y registrando en el campo de anotaciones la palabra
“radicación de contingencia de salida”, fecha y hora del recibo de la
comunicación y el nombre y apellido del funcionario que realizo la radicación.
Notas:
8.2.2.
Solo se enviaran aquellas comunicaciones que por su carácter y relevancia deban
ser proyectadas y remitidas de forma inmediata.
8.2.3.
La fecha y hora de envío registrada, se entenderá como el dato oficial de radicado
de las comunicaciones.
8.2.4.
La Unidad de Correspondencia Nacional es la encargada de asignar número de
radicado a las comunicaciones oficiales enviadas, por lo cual, en caso de ser
estrictamente necesario su envío las Unidades de Correspondencia Satélite
deberán comunicar en este proceso deberá ser coordinado con el fin de comunicar
los datos de radicación, documentos digitalizados, anexos y conservar un
consecutivo único.
8.3.
No.
1
Descripción de la Actividad
Nombre de la
actividad
Inicio del
Procedimiento
Descripción
Responsable
GD-pr-01
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OFICIALES
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Vigente a partir de
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10a. Actualización
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Responsable
Se proyecta la comunicación a enviar,
seleccionando en el sistema InvesFlow la opción
“INICIAR EXPEDIENTE” (En caso que sea
comunicación iniciadora y no sea respuesta de
una petición previa o asociada a un expediente ya
creado). Si se trata de una respuesta a una
comunicación oficial recibida se aceptara el
registro distribuido y se iniciará expediente.
2
Proyectar
comunicación de
salida
Se diligencian los campos correspondientes en el
sistema InvesFlow: destinatario, asunto, texto de
Proyectante
la comunicación, información remitente y anexos.
Se selecciona el firmante de acuerdo con los roles
establecidos.
Se configura la plantilla conforme la estructura
normalizada de comunicaciones.
Se termina el trámite y si es el caso se delega la
siguiente actividad al firmante para lo de su
competencia.
3
Relacionar
expediente
Se crea o relaciona el título del expediente en el
cual se archivara dicha comunicación, de acuerdo Proyectante
a la serie y subserie que corresponde.
4
Editar
comunicación
(opcional)
Si el texto de la comunicación tiene errores, se
Proyectante
edita el documento en el aplicativo InvesFlow
El usuario responsable abre el proyecto de
comunicación en el sistema InvesFlow, verifica y
edita de ser necesario el contenido del
documento.
5
Firmar
comunicación
Responsable
Si el firmante no está de acuerdo con el contenido
de firmar
del documento devuelve el trámite para que se
realicen las correcciones del caso (vuelve a paso
3).
Si está de acuerdo con el contenido, el firmante
GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
No.
Nombre de la
actividad
Descripción
Vigente a partir de
Abril de 2016
10a. Actualización
Pág.26/41
Responsable
selecciona “firmar y registrar de salida” en el
sistema.
Selecciona la firma digital a utilizar y estampa su
aceptación
Se registra en el sistema Invesflow el envío del
documento, según medio utilizado:


“NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA”
“NOTIFICACIÓN POSTAL ”
Auxiliar de
Archivo y
Correspondenci
a (Nacional)
Técnico de
Archivo y
Si se selecciona la opción de notificación postal, Correspondenci
este registro lo realizará el usuario que tanga el a (Seccional
rol de distribución en cada oficina, para cual se Cundinamarca)
o Auxiliar de
deben diligenciar manualmente los campos de:
Archivo y
 Estado Notificación:
Correspondenci
 Fecha de envío:
a ( ANT, STD,
 Fecha Estado Notificación:
VLL) o
 Nº Guía Transporte:
Secretaria
 Tipo Transporte:
(otros
Seccionales)
Recuerde que el sistema no permite seleccionar
una fecha anterior a la actual por lo que la fecha
de cierre debe realizarse el mismo día de entrega.
Si se selecciona la notificación electrónica el
sistema automáticamente remitirá el mensaje a la
dirección electrónica del destinatario y el registro
de notificación en el sistema lo realizará el usuario
que tramita.
6
Envío y
Notificación
Se cierra la actividad en el sistema Invesflow
como “TERMINAR”
7
Archivar
8
Fin del
Puesto que no se debe imprimir copia del
documento firmado digitalmente el sistema
guarda la copia de archivo respectiva, únicamente
debe conformarse una carpeta en el caso de que
la notificación sea física.
Secretaria de la
Subdirección
Administrativa y
Financiera
(Nacional)
o Secretaria
(Seccionales)
GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
No.
8.4.
8.4.1.
Nombre de la
actividad
procedimiento
Descripción
Vigente a partir de
Abril de 2016
10a. Actualización
Pág.27/41
Responsable
Diligenciamiento de Sobres y paquetes para el envío de comunicaciones
oficiales.
De acuerdo a las normas postales vigentes y las recomendaciones de la empresa
prestadora el servicio de mensajería postal 4-72, los sobres y paquetes (sin
importar su tamaño o material) deben diligenciarse correctamente sin tachones y
sin enmendaduras (Ver gráfico 1 y 2).
REMITENTE: Se escribe en la parte superior izquierda del sobre o paquete:
Número de radicación, nombres y apellidos completos, cargo, dirección, teléfono,
departamento/país.
DESTINATARIO: Se escribe en la parte central del sobre o paquete, con
mayúscula: Nombres y apellidos completos, cargo, nombre de la entidad, dirección
con la nomenclatura, teléfono, ciudad y departamento/país.
8.4.2.
Las unidades de correspondencia deben coordinar la hora de recogida para el
servicio de correspondencia simple (documentación) con el personal de 4-72, una
vez establecido el horario, debe informar a los funcionarios de la sede del COPNIA
correspondiente con el fin de que realicen la entrega de correspondencia para el
envío con el tiempo suficiente para el desarrollo de actividades de embalaje y
envío.
8.4.3.
En cuanto al envió de paquetería (mercancías, equipos, suministros) ya que este
un servicio diferente al de documentación es necesario que se solicite a 4-72 cada
vez que lo requieren antes de las 10 am para que salga el mismo día al lugar de
destino, de lo contrario quedara pendiente para el proceso del siguiente día.
8.4.4.
Si los funcionarios entregan la correspondencia de envío a la Unidad de
Correspondencia posterior a la hora indicada, esta será despachada al día
siguiente de la recepción.
8.4.5.
Servicios Postales Nacionales devolverá la correspondencia que no cumpla con los
requisitos, por lo tanto, las Unidades de Correspondencia a Nivel Central como a
Nivel Desconcentrado, no recibirán comunicaciones oficiales que incumplan con lo
señalado.
GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
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Abril de 2016
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Gráfico 1. Diligenciamiento de sobres
Gráfico 2. Diligenciamiento de empaques.
9.
9.1.1.
TRAMITE DE ENVIO DE COMUNICACIONES POR SERVICIO CORRA
CORRA es un servicio de recolección y entrega a domicilio que facilita el
intercambio confidencial de correspondencia entre las diferentes sedes del COPNIA
a nivel nacional a través del continuo envío y recepción de valijas selladas por
medio de precintos.
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PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
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9.1.2.
El hecho de intercambiar correo implica que una vez se reciba la valija, se debe
verificar y extraer el contenido y enviarla de vuelta al Seccional de origen
preferiblemente NO vacía; aunque tiene carácter confidencial, las prohibiciones
mencionadas para el envío de correspondencia también aplican para este servicio.
9.1.3.
La coordinación de la recolección de las valijas debe ser coordinada desde cada
Seccional con los mensajeros de 4-72 o la regional correspondiente.
9.1.4.
El servicio debe realizarse de acuerdo al siguiente procedimiento:
1. Empacar lo que se tenga para enviar, cuidando la integridad del contenido
usando carpetas, sellando e identificando los elementos adecuadamente; el
servicio de CORRA es bidireccional, ósea se debe enviar, recibir y devolver, por
lo que el flujo de las valijas entre los seccionales debe ser constante y la
comunicación entre las Unidades de Correspondencia continua, con el fin de
evitar la acumulación de correspondencia y retrasar los procesos de envío.
2. Una vez se tenga empacados los elementos se procede a sellar las tulas con un
precinto de seguridad (Ver gráfico 3) suministrados por la empresa 4-72, se
recomienda utilizarlos en forma consecutiva por el número asignado. Es
importante cuando se reciban las tulas verificar este número con el fin de
detectar cualquier violación del contenido.
Grafico 3. Precinto de Seguridad
3. Con el fin de generar un control interno de los elementos enviados a través del
servicio CORRA, la Unidad de Correspondencia se encarga de generar una
cuadro donde se relacionan los datos de identificación y contenido de cada una
de las valijas enviadas, de acuerdo a los siguientes criterios:





Fecha de envío.
Seccional de destino.
Numero de Valija
Numero de Precinto.
Contenido de la Valija (Descripción de cada uno de los elementos enviados)
GD-pr-01
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4. Se genera la ordenes de servicio, que es una planilla suministrada en un archivo
de Excel por parte de 4-72, donde se relaciona la ciudad de destino, numero de
valija y numero de precinto asignado a cada una, posteriormente el funcionario
de la Unidad de Correspondencia imprime dos copias y las firma en la parte
inferior.
5. Entregar la(s) tulas correspondientes al operador, quién debe firmar y sellar las
planillas de imposición con su firma, nombre y cédula y devolver una copia a la
Unidad de Correspondencia.
6. Las ordenes de servicio generadas en las Unidades de Correspondencia
Satélite, deben ser organizadas por fecha de generación, compiladas por mes y
enviadas a la Unidad de Correspondencia de la Sede Nacional los primeros 5
días del mes siguiente con el fin de realizar el proceso de conciliación.
7. Al momento de recibir las tulas es necesario verificar que los datos de
identificación de las valijas concuerden con los relacionados en la planilla de
entrega de 4-72, igualmente el estado de las valijas y de ser posible el contenido
e informar cualquier anomalía con todos los datos relevantes (Número de
precinto, descripción de la novedad, fecha de recibo, etc.) para escalar dicha
información al Ejecutivo de Cuenta de la Empresa 4-72.
8. Es importante resaltar que cada Seccional debe mantener en su custodia en
todo momento una (1) tula del servicio CORRA de cada Seccional, puesto que el
servicio completo es envío y retorno de cada valija, cuando se reciba una se
debe retornar la otra para completar el flujo correspondiente.
10.
Comunicaciones Oficiales Internas
10.1. Memorandos
10.1.1.
Condiciones Generales
10.1.2.
Las comunicaciones oficiales internas emitidas mediante memorando del Consejo
son suscritas oficialmente así:
CARGO
Director General
Jefe de Oficina
de Control
Interno
Subdirectores
DIRIGIDO A
los funcionarios
del
funcionarios
del
funcionarios
del
Todos
COPNIA
Todos los
COPNIA
Todos los
COPNIA
OBSERVACIONES
GD-pr-01
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OFICIALES
Jefe de Oficina
de Control
Interno
Disciplinario
Secretarios
Seccionales
Todos los
COPNIA
funcionarios
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del
Los memorandos para el
COPNIA Nacional según el
tema de que se traten se
dirigen
a
la
jefatura
correspondiente. (Ej. Envío
de documentos físicos de
expedientes de matrículas al
Director General, envío de
documentos contables al
Subdirector Administrativo y
Financiero,
envío
de
expedientes de procesos
disciplinarios al Subdirector
Jurídico)
Profesionales de Director General
Se autoriza también al
Gestión
Subdirector del que dependen Profesional de Atención al
jerárquicamente.
Usuario y el Profesional de
Jefe de Oficina de Control Interno Comunicaciones,
para
Profesionales de Gestión
suscribir
comunicaciones
Secretarios Seccionales
internas.
Personal a cargo.
Jefe de Oficina de Control Interno No
podrán
emitir
memorandos con directrices,
Disciplinario
ni llamados de atención.
Abogados
Director General
Están autorizados para firmar
Regionales
Subdirector
Administrativo
y memorandos que tengan que
Financiero
ver exclusivamente con la
Subdirector Jurídico
gestión realizada en cuanto a
Secretarios Seccionales
procesos
disciplinarios
Abogados Regionales
consultados.
Jefe de Oficina de Control Interno
Disciplinario
Funcionarios
Director General
Comunicaciones relacionadas
que estén
Secretarios Seccionales
con las funciones asignadas
obrando como
Funcionarios que corresponda
como supervisor del contrato
supervisores de Jefe de Oficina de Control Interno
contrato
Disciplinario
10.1.3.
Director General
Jefe de Oficina de Control Interno
Subdirectores
Secretarios Seccionales
Profesionales de Gestión
Funcionarios a su cargo
Jefe de Oficina de Control Interno
Disciplinario
Las comunicaciones internas no deberán imprimirse y se tramitarán en el sistema
Invesflow de manera digital.
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10.1.4.
En los memorandos en el campo del destinatario, los cargos de los funcionarios de
los Seccionales deben identificar el Seccional al cual pertenecen (Ejemplo:
Secretaria Seccional – Valle del Cauca, Abogado Regional - Valle del Cauca,
Secretaria-Valle del Cauca). En el COPNIA Nacional las Secretarias deben
identificarse como pertenecientes al Nacional.
10.1.5.
Los memorandos son generados digitalmente y radicados automáticamente por el
sistema Invesflow una vez se firman digitalmente por el funcionario, no se
imprimen y se archivan dependiendo del objeto en su respectiva serie y Subserie.
El sistema genera una copia automática para el consecutivo de comunicaciones
oficiales internas, por lo que no se debe seleccionar dicha serie como sitio de
archivo.
10.1.6.
No se deben tratar temas de procesos diferentes en un el mismo memorando para
efectos de poder garantizar la trazabilidad en el sistema. Por ejemplo si se remite
una “solicitud de elementos de almacén” y en la misma se remiten “guías
imposición de correo”; en este caso, aunque los dos temas tiene que ver con el
Área de Gestión Administrativa, las primeras van para el proceso de administración
de bienes y las guías para el proceso de gestión documental. Dado que la
asignación en el sistema Invesflow solo puede ser para un funcionario, se estaría
perdiendo la trazabilidad del funcionario al cual no se le asignó el memorando, en
este caso se deben generar dos memorandos uno con cada tema.
10.1.7.
Todos los funcionarios tienen habilitada la opción de proyectar memorandos, pero
solo algunos la autoridad para firma el documento, de acuerdo con lo establecido
en este procedimiento. Una vez se firme el documento quedará registrado en el
sistema.
10.1.8.
Los memorandos dirigidos a grupos específicos como Secretarios Seccionales,
Funcionarios del COPNIA Nacional, Profesionales de Gestión, Abogados
Regionales, Secretarias, o los otros que estén configurados en el sistema
Invesflow, se deberán seleccionar y generar mediante el aplicativo. Todas las
comunicaciones oficiales internas (memorandos), deberán ser proyectadas,
firmadas y radicadas a través del aplicativo Invesflow.
10.1.9.
Para la estructura de documentos se adoptan recomendaciones de la Guía Técnica
Colombiana GTC 185, en la que las comunicaciones del COPNIA se elaboran con
las siguientes características: (Ver anexo 12.5):
HOJA: En blanco
ESTILO: Bloque extremo, todas las líneas parten del margen izquierdo.
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INTERLINEADO: Sencillo.
MARGENES: Superior 3 cm, inferior 2 cm, lateral izquierdo 3 cm, lateral derecho 2
cm. El encabezado de la página subsiguiente a 2 cm.
DENOMINACION DEL DOCUMENTO: A partir del margen superior, a una
interlínea se ubica la palabra MEMORANDO, en negrilla, mayúscula sostenida y
centrado.
RADICACION: Es generado por el sistema InvesFlow, se ubica en la margen
superior izquierda a dos interlíneas de la palabra MEMORANDO y en negrilla.
LUGAR Y FECHA: Datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se
imprime a dos interlíneas de la palabra memorando, en orden de: nombre del
lugar de origen,día, mes en mayúscula inicial y año sin separar con punto.
ENCABEZAMIENTO: A tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo, se
ubica la preposición PARA en negrilla y mayúscula sostenida, seguida de dos
puntos (:). A dos espacios a frente se anota el nombre del funcionario en
mayúscula sostenida y negrilla, a renglón seguido, el cargo con mayúscula inicial.
A una interlineas del cargo se ubica la preposición DE negrilla y al margen
izquierdo, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) Al frente el cargo del
remitente, con mayúscula inicial y sin negrilla.
A una interlínea de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, en mayúscula
sostenida seguida de dos puntos (:), al frente se anotará la síntesis del tema del
memorando, con mayúscula inicial y negrilla, o el número de radicación de la
comunicación a que se refiere o le dio origen (tabular según el modelo).
TEXTO: Comienza a tres interlíneas del ASUNTO. Se escribe en interlineado
sencillo entre renglones y a doble entre párrafos. El texto se redacta en forma clara,
breve, directa, sencilla y con la cortesía requerida. Se expresa en modo impersonal
o en primera persona del plural. Se utiliza tratamiento de usted y no debe presentar
errores ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
PAGINA SUBSIGUIENTE: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los
mismos en todas las hojas, utilizar hojas en blanco. El encabezado se ubica a 2 cm
del borde superior, el número de página contra el margen derecho. El primer
renglón de las páginas subsiguientes se inicia a 3 cm del borde superior. Con el fin
de evitar que en la última hoja de la comunicación sólo aparezca la firma del
remitente, se debe desplazar el último párrafo o parte de éste a la última hoja,
buscando que permanezca la estética en la comunicación
DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto
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(Atentamente o Cordialmente o Sinceramente), seguido por una coma.
REMITENTE: El nombre del funcionario que envía el memorando se sitúa a cuatro
interlineas libres de la despedida, se escribe con mayúscula sostenida y negrilla.
LINEAS ESPECIALES: Se escriben en Tahoma N°8, la palabra Anexo, si se
requieren se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlineas del firmante,
se anota con mayúscula inicial la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos
(:). A dos espacios se enuncia la cantidad, entre parentesis se relaciona el numero
de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma cotinua horizontalmente y
separados por coma. Ejemplo Anexo: uno (10 folios) o dos (ocho flios y un CDROM).
Copia: a dos renglones del firmante o a una interlínea de anexos (si los hay), contra
el margen izquierdo, se escribe con matuscula inicial la palabra Copia, sin abreviar
y seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios
alineados así: tratamiento de cortesía o título, nombre cargo y entidad, (uno en
cada renglón), si se dirige a un área o funcionario del COPNIA se omite el nombre
de la Entidad. las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por
ser reglamentarias de la entidad. Ejemplo:
Copia: Señor Juan Perez, Jefe de Calidad, COPAV
Doctor Andres Nuñez, Gerente General, Textiles S.A.
Área Administrativa.
IDENTIFICACIÓN DE QUIEN PROYECTA: A dos interlineas del firmante o a una
interlínea del último renglón escrito, se anota con mayúscula fija los nombres y
apellidos, seguido de un guion y en mayúsculas iniciales la identificación del cargo
de la persona que proyecta en mayúscula inicial. Si el documento requiere visto
bueno de otro funcionario, se anota a dos interlineas la palabra visto bueno,
seguido del nombre del funcionario bajo la misma estructura utilizada para el
proyectante con las mismas características. Esta información se digita en letra
Tahoma N° 8.
10.2. Registro de contingencia para comunicaciones oficiales Internas
10.2.1.
En caso de que se presenten fallas en el funcionamiento de la herramienta
InvesFlow y sea estrictamente necesario, el trámite de comunicaciones internas se
desarrollara por medio de los correos electrónicos institucionales autorizados para
cada proceso o seccional, siguiendo los canales y lineamientos mencionados
anteriormente para su proyección.
10.2.2.
El documento será enviado vía correo electrónico dejando registro en el asunto el
tema de la comunicación precedido por la palabra “memorando” con el fin de
facilitar la posterior identificación de las mismas.
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10.3. Descripción de la actividad.
No
.
1
Nombre de la
actividad
Inicio del
Procedimiento
Descripción
Responsable
Se proyecta la comunicación a enviar, seleccionando
en el sistema Invesflow la opción
“INICIAR
EXPEDIENTE” (En caso que sea comunicación
iniciadora y no sea respuesta de una petición previa).
2
Proyectar
comunicación
de salida
Se diligencian los campos correspondientes en el
sistema InvesFlow: destinatario, asunto, texto de la
comunicación, información remitente y anexos.
Funcionario
que transcribe
Se selecciona el firmante de acuerdo con los roles
el memorando
establecidos.
Se configura la plantilla conforme la estructura
normalizada de comunicaciones.
3
Editar
comunicación
(opcional)
4
Firmar
comunicación
Se AVANZA ACTIVIDAD y termina el trámite. (Si es el
caso se delega la siguiente actividad al firmante para lo
de su competencia).
Si el texto de la comunicación tiene errores, se edita el Proyectante
documento en el aplicativo InvesFlow
El usuario responsable abre el proyecto de Responsable
comunicación en el sistema InvesFlow, verifica y edita de firmar
de ser necesario el contenido del documento.
Si el firmante no está de acuerdo con el contenido del
documento devuelve el trámite para que se realicen las
correcciones del caso (vuelve a paso 3).
Si se está de acuerdo con el contenido el firmante
selecciona “firmar y registrar interno” en el sistema.
Selecciona la firma digital a utilizar y estampa su
aceptación
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No
.
Nombre de la
actividad
Descripción
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Responsable
La distribución del documento es automática al
terminar el trámite anterior por lo que cada usuario
receptor debe abrir el documento
5
Distribuir
En la opción “CONTROL DE LECTURA” se escoge una Usuario
de las acciones a realizar:
receptor
Si no es de su competencia, escogerá la opción
“Reasignar Control de Lectura” para trasladar a otro
funcionario la resolución del trámite.
En la opción “CONTROL DE LECTURA” se escoge una
de las acciones a realizar:



6
GESTIONAR
ARCHIVAR
RESPONDER
Gestión
y Las primeras dos opciones cerraran el expediente y la
trámite
de última generara el ciclo de respuesta como una nueva Responsable
comunicación (paso 1, 2, 3 y 4)
documentos
El expediente pasará a Fase de Archivo
automáticamente cuando todos los memorandos
distribuidos hayan sido leídos o gestionados.
Los memorandos se cierran mediante las opciones
señaladas y posterior a ello se archivan
automáticamente en forma digital en el sistema
7
Fin
del
procedimiento
11.
Circulares
11.1.1.
Condiciones Generales
11.1.2.
Las Circulares son comunicaciones internas o externas de carácter general
informativa o normativa con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a
conocer actividades internas de la Entidad, así como las normas generales,
cambios, políticas, proposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
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11.1.3.
Deben tratar un solo tema, iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía, ser
redactada en forma clara, precisa, concreta y concisa, usar un tratamiento
respetuoso y cortes y emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
11.1.4.
Las circulares solo pueden ser suscritas por el Director General, por lo tanto la
Dirección General conservara dichos documentos de acuerdo a los parámetros
Establecidos en la Tabla de retención Documental.
11.1.5.
Para la estructura de documentos se adoptan recomendaciones de la norma GTC
185, en la que las comunicaciones del COPNIA se elaboran con las siguientes
características:
ENCABEZADO: A una interlinea del margen superior se escribe la palabra circular,
en mayúscula sostenida y centrada, acompañada por la numeración consecutivo
que la identifica, esta numeración es única e independiente para la circular. Al inicio
de cada año se iniciará nuevamente el número de radicación consecutiva a partir
de uno.
LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE PUBLICACIÓN: Los datos del nombre de la
ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres interlíneas de la
palabra circular. En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año sin
separarlo con punto. Ejemplo:
Bogotá D.C, 13 de marzo de 2015.
DESTINATARIO: A tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo; en
mayúscula sostenida, se ubica la preposición PARA, a un espacio se escribe el
grupo destinatario de la circular. Ejemplos:
PARA SECRETARIOS SECCIONALES
Nota: La preposición PARA; no va seguida de dos puntos (:).
Asunto: Constituye la síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras. Se
escribe la palabra ASUNTO seguido de dos puntos (:) en mayúscula sostenida y
seguida de a dos interlineas libres de los datos del destinatario contra el margen
izquierdo, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguido de dos
puntos. Ejemplo:
ASUNTO: Cambio de horario.
Texto: Se inicia a tres interlíneas del asunto. Se escribe a interlineación sencilla y
cada párrafo se separa del anterior con una interlinea libre. En circulares de uno o
dos párrafos se puede dejar interlineación de uno y medio entre renglones y doble
entre párrafos.
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Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural. Ejemplo:
La Dirección General tiene el gusto de...
Con agrado, informamos a los funcionarios del COPNIA...
Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto.
Remitente: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas después de la
despedida en mayúscula sostenida. El cargo se anota a un renglón del nombre, con
mayúscula inicial, sin centrar.
Líneas especiales: A dos interlíneas de la línea del cargo se escriben los anexos,
si los hay, y a dos renglones los datos del transcriptor.
Identificación de páginas subsiguientes: El encabezado se escribe de tres a
cuatro centímetros del borde superior de la hoja en papel sin membrete o a dos
interlineas libre del logotipo o razón social, con mayúscula inicial. Está constituido
por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de página
contra el margen derecho.
La línea de identificación debe contener el número de la circular o la fecha.
El primer párrafo de las paginas subsiguientes se inicia de una a dos interlineas
libres del encabezamiento. La última página debe contener como mínimo, el párrafo
de cierre antes de la despedida.
Línea de identificación en el margen izquierdo y número de página en el margen
derecho.
EJEMPLO 1 circular 040 Cúcuta 12 de mayo de 2009.
11.2.
1
2
Descripción de la actividad.
Inicio del
Procedimiento
Proyectar
comunicación.
Se proyecta la comunicación determinando el
carácter interno o externo de la misma y siguiendo
Dirección
los parámetros establecidos para su proyección.
General o
Funcionario que
Se configura la plantilla conforme la estructura
proyecte la
normalizada de comunicaciones y las necesidades
circular.
del contenido de la circular a proyectar.
GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
4
Revisión y
Firma de la
comunicación
5
Distribuir
Archivar
7
Fin
del
procedimiento
12.
ANEXOS
13.
Revisar que el documento proyectado sea claro y Director General
consistente con lo que se pretende comunicar, una
vez se encuentre adecuado se procede a firmar.
Dar a conocer a los destinatarios definidos el
documento emitido por la Dirección General, la
publicación de este documento será realizada Dirección
mediante correo electrónico cuando sea dirigido a General
funcionarios o en la página web cuando los
destinatarios sean usuarios externos.
Se debe conformar una carpeta para conservar las
Secretaria de la
Circulares emitidas por la Entidad de acuerdo con los
Dirección
parámetros establecidos en la Tabla de Retención
General
Documental.
6
12.1.1.
12.1.2.
12.1.3.
12.1.4.
12.1.5.
12.1.6.
12.1.7.
12.1.8.
Vigente a partir de
Abril de 2016
10a. Actualización
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Modelo, Libro de registro de comunicaciones de entrada
Modelo, Libro de registro de comunicaciones de salida
Modelo, Comunicación oficial externa
Modelo, Memorando
Modelo, Circular
Listado varios destinatarios
Formato, Planilla de Control recorridos mensajería Interna
Formato, Notificaciones por aviso
CONTROL DE CAMBIOS
No
.
1
2
3
4
Fecha
Descripción del cambio o modificación
Mar /03
Sep /04
Sep /07
Abr /08
5
Abr/10
Emisión de Manual de Archivo y Correspondencia
Actualización del Manual de Archivo y Correspondencia
Ajuste a estructura de Procedimientos y Sistema WorkFlow
Ajustes del proceso según implementación del Sistema WorkFlow
Ajustes establecidos en el Comité de Gestión de Calidad y Control Interno
realizado el 4 de noviembre de 2009.
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PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
6
7
May/11
Mar/12
Vigente a partir de
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Se modificó el formato de libro de Correspondencia para que este reflejara los
nombres de los destinatarios, como se informó mediante NAL-CI-2010-00520
de febrero de 2010. Además se incluyeron los modelos de los libros de
Correspondencia enviada, memorandos y peticiones y reclamos, los cuales no
estaban relacionados ni codificados.
Se incluyó la autorización de la firma de memorandos por parte de los
Abogados Regionales como se informó mediante NAL-CI-2010-00923 de
marzo de 2010.
Actualización solicitada por el Comité del Sistema de Gestión de Calidad y
Control Interno según acta 01-2011 (establecer en las comunicaciones el
registro del radicado interno del documento al cual se hace referencia) y acta
02-2011 (aclarar en las comunicaciones quien transcribe y quien proyecta). Se
aclaró que el pantallazo que se debe conservar en los consecutivos de CR en
los casos de traslado es el de “Gestión de comunicación oficial recibida” el
cual indica el destino del documento.
Dada la modificación de la Estructura Orgánica, la adopción de la Planta de
Personal y la adopción del Manual de Funciones se actualiza el procedimiento
de control de documentos: con cambio de responsables,
Se ajustan los anexos 6.6, 6.7, 6.8 y 6.9 para incluir la columna que permita
ver el estado del radicado, en especial, cuando han sido anulados, para el
control que debe ejercer el Área de Gestión Administrativa, dentro del proceso
de Gestión Documental.
Se actualizan los anexos 6.3 y 6.4 con el membrete que refleja el sello de
Certificación de Calidad del COPNIA.
8
9
Se incluyen las últimas instrucciones dadas por el Comité de Gestión de
Calidad y Control Interno, en especial la del memorando NAL-CI-2012-00621
del 13 de febrero de 2012.
Se incluye la autorización para que el Profesional de Gestión Administrativa
firme respuestas a Peticiones y reclamos y la autorización para que el Técnico
Sep./12
o el Auxiliar de Archivo y Correspondencia del Co Nacional puedan asignar
comunicaciones.
Se modifica el procedimiento incluyendo los lineamientos del nuevo sistema
de Gestión documental y sus módulos InveSicres e InvesFlow y se realiza el
Sep./15
cambio de nombre del Procedimiento de correspondencia por Procedimiento
de Trámite de Comunicaciones Oficiales.
10 Abr./16
Se modifica el procedimiento incluyendo la creación de la figura de “unidades
de correspondencia”, las pautas para el diligenciamiento de sobres y
paquetes, el trámite de envío de comunicaciones por servicio corra, los
criterios de acción para registros de contingencia para comunicaciones
oficiales y todos los lineamientos necesarios para la creación y trámite de
circulares. Adicionalmente se actualizaron los cargos de acuerdo al último
cambio de Estructura Organizacional adoptado por la Entidad, mediante la Resolución
Nacional 363 del 30 de marzo de 2016.
GD-pr-01
PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE COMUNICACIONES
OFICIALES
DIEGO FERNANDO BRIÑEZ
HERNANDEZ
Profesional de Gestión
Administrativa
ACTUALIZÓ
FRANCISCO LUIS
VALENCIA CARVAJAL
Subdirector Administrativo
y Financiero
REVISÓ
Vigente a partir de
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10a. Actualización
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RUBÉN DARIO OCHOA
ARBELAEZ
Director General
APROBÓ
Registro de entrada
Pág.núm:1
Relacion: 2
NACIONAL
Dia:
28/04/15
Destino:
NAC-NACIONAL
Núm. registro
Fecha de registro
2015NAL00006644
4/28/15 4:03 AM
ALEXANDRA CARDENAS PINZON EMAIL.PQR-PQRS Email
A TRAVS DE LINKEDIN
<[email protected]>,
LA INVITACIN DE ALEXANDRA
CARDENAS PINZON ESPERA TU
RESPUESTA
CORREO ELECTRONICO RECIBIDO
EL: TUE, 28 APR 2015 04:00:34 0500
2015NAL00006645
4/28/15 5:06 AM
CSAR SNCHEZ A TRAVS DE
EMAIL.PQR-PQRS Email
LINKEDIN
<[email protected]>,
LA INVITACIN DE CSAR SNCHEZ
ESPERA TU RESPUESTA
CORREO ELECTRONICO RECIBIDO
EL: TUE, 28 APR 2015 05:00:25 0500
2015NAL00006646
4/28/15 5:43 AM
ZIGURAT <[email protected]>,
EMAIL.PQR-PQRS Email
LAS 3 LLAVES MAESTRAS PARA
ALCANZAR EL XITO PROFESIONAL
CORREO ELECTRONICO RECIBIDO
EL: TUE, 28 APR 2015 05:38:08 0500
2015NAL00006647
4/28/15 5:46 AM
ZIGURAT <[email protected]>,
EMAIL.PQR-PQRS Email
LAS 3 LLAVES MAESTRAS PARA
ALCANZAR EL XITO PROFESIONAL
CORREO ELECTRONICO RECIBIDO
EL: TUE, 28 APR 2015 05:46:05 0500
2015NAL00006648
4/28/15 5:46 AM
ZIGURAT <[email protected]>,
EMAIL.PQR-PQRS Email
LAS 3 LLAVES MAESTRAS PARA
ALCANZAR EL XITO PROFESIONAL
CORREO ELECTRONICO RECIBIDO
EL: TUE, 28 APR 2015 05:46:07 0500
2015NAL00006649
4/28/15 6:03 AM
ACIS
EMAIL.PQR-PQRS Email
<[email protected]
INSCRIBASE SEMINARIO-TALLER
IMPLEMENTACIN DE UNA PMO
CORREO ELECTRONICO RECIBIDO
EL: TUE, 28 APR 2015 06:02:05 0500
2015NAL00006650
4/28/15 7:36 AM
GERENCIA GENERAL, GESTIN
HUMANA, GERENCIA
ADMINISTRATIVA
<[email protected]
MEJORE EL DESEMPEO DE SUS
EMPLEADOS
CORREO ELECTRONICO RECIBIDO
EL: TUE, 28 APR 2015 07:35:48 0500
SICRES 103
Origen
Remitente
Asunto
EMAIL.PQR-PQRS Email
Resumen
28/04/2015,11:46:38
Registro de salida
Pág.núm:1
Relacion: 0
NACIONAL
Dia:
27/04/15
Destino:
Núm. registro
Fecha de registro
Origen
2015NAL00002677
4/27/15 9:45 AM
NAC-NACIONAL
Expediente: EXP2015/012790
2015NAL00002678
4/27/15 2:31 PM
NAC-NACIONAL
Respuesta PQRS - Ref.Exp.:
EXP2015/012742
2015NAL00002679
4/27/15 4:35 PM
NAC-NACIONAL
Expediente: EXP2015/009547
2015NAL00002680
4/27/15 4:38 PM
NAC-NACIONAL
Expediente: EXP2015/009227
2015NAL00002681
4/27/15 4:41 PM
NAC-NACIONAL
Expediente: EXP2015/012462
2015NAL00002682
4/27/15 4:44 PM
NAC-NACIONAL
Expediente: EXP2015/008057
2015NAL00002683
4/27/15 4:50 PM
NAC-NACIONAL
Expediente: EXP2015/008800
2015NAL00002684
4/27/15 4:53 PM
NAC-NACIONAL
Expediente: EXP2015/009871
2015NAL00002685
4/27/15 4:56 PM
NAC-NACIONAL
Expediente: EXP2015/010031
2015NAL00002686
4/27/15 4:59 PM
NAC-NACIONAL
Expediente: EXP2015/010034
2015NAL00002687
4/27/15 5:02 PM
NAC-NACIONAL
Expediente: EXP2015/010644
2015NAL00002688
4/27/15 5:04 PM
NAC-NACIONAL
Expediente: EXP2015/011779
SICRES 203
Asunto
Resumen
28/04/2015,11:54:34
Registro de salida
Pág.núm:2
Relacion: 0
NACIONAL
Dia:
27/04/15
Destino:
Núm. registro
Fecha de registro
Origen
Asunto
Resumen
DILIGENCIA: SE HAN RECIBIDO TODOS LOS DOCUMENTOS RELACIONADOS EN ESTA HOJA
Fdo.:
SICRES 203
28/04/2015,11:54:34
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL
DE INGENIERIA - COPNIA
RADICADO:
2016NAL0000XXXXX
FECHA: 28/01/2016 16:33:04
DESTINO: ENTIDAD
FOLIOS: 1
Bogotá, x de xxx de 2016
Señor / Doctor / Ingeniero “Solo uno”
NOMBRES Y APELLIDOS (Mayúsculas sostenidas)
Cargo del funcionario
Entidad
Dirección
Ciudad
Asunto: Síntesis de la comunicación
Estimado señor / Doctor / Ingeniero “Solo uno” :
Para cualquier texto de las comunicaciones que se elaboren en el COPNIA y sus Seccionales, debe
utilizarse el tipo de letra Tahoma 10 puntos, los textos deben ir siempre al margen y después de
punto dejar doble espacio.
El nombre del funcionario a quien se dirige la comunicación, el asunto y el nombre del funcionario
que firma la comunicación debe ir en negrilla.
Cordialmente,
NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo del funcionario
Anexo:
1.
2.
Anexo 1
Anexo 1
Proyecta: NOMBRES APELLIDOS - Cargo
Copia: NOMBRES APELLIDOS - Cargo
Revisó: NOMBRES APELLIDOS - Cargo
1
MEMORANDO
Bogotá D.C., xx de xx de 2016
PARA:
NOMBRE DEL FUNCIONARIO (EN MAYUSCULAS)
Cargo del funcionario
DE:
Cargo del funcionario que remite el memorando
ASUNTO:
DESCRIPCIÓN BREVE DEL TEMA A TRATAR EN EL MEMORANDO
El texto de las comunicaciones que se elaboren en el COPNIA y sus Seccionales, debe utilizarse el
tipo de letra Tahoma 10 puntos, los textos deben ir siempre al margen y después de punto dejar
doble espacio.
El nombre del funcionario a quien se dirige la comunicación, el asunto y el nombre del funcionario
que firma la comunicación debe ir en negrilla.
PAGINA SIGUIENTE:
1. un lugar central y cerca de la sede principal en Bogotá.
Cordialmente,
NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo del funcionario
Anexo: uno (10 folios)
Copia: NOMBRE DEL FUNCIONARIO - Cargo
Proyecta: NOMBRE DEL FUNCIONARIO - Cargo
1
CIRCULAR 001
Bogotá, D.C. xx de xx de 2016
PARA
NOMBRE DEL GRUPO AL CUAL SE DIRIGE LA COMUNICACIÓN
ASUNTO: CAMBIO DE HORARIO.
El texto de las comunicaciones que se elaboren en el COPNIA y sus Seccionales, debe utilizarse el tipo de
letra Tahoma 10 puntos, los textos deben ir siempre al margen y después de punto dejar doble espacio.
El nombre del funcionario a quien se dirige la comunicación, el asunto y el nombre del funcionario que firma
la comunicación debe ir en negrilla.
Gracias por su atención y colaboración.
Atentamente,
NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo del Funcionario
Anexos: uno (10 folios)
Proyecta: NOMBRE DEL FUNCIONARIO - Cargo
ANEXO 7.6
LISTADO DE DESTINATARIOS
RADICADO:
ASUNTO:
DESTINATARIOS
EMPRESA
NOMBRE
CARGO
*ENTREGADO
* Espacio para firma y/o sello de recibido en caso de entrega personal; cuando la entrega se realiza por correo certificado se debe relacionar
el número de la guía con el que fue remitido, de lo contrario colocar visto bueno de entrega una vez se haya realizado el envio de la
comunicación.
COD.
DOCUMENTO
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA
PLANILLA No.: ___________________
PLANILLA DE CONTROL RECORRIDOS MENSAJERÍA INTERNA
FECHA : ________________________
NOMBRE EMPRESA
ASUNTO
Area Administrativa
FECHA ENTREGA
HORA
/ TRÁMITE
FIRMA / SELLO
Verificado: ________________
NOTIFICACIÓN POR AVISO
FALLO PRIMERA (SEGUNDA) INSTANCIA
Ciudad, fecha -> dd de MM de AAAA
Señor
(Nombre completo)
(Dirección)
(Teléfono)
(Correo electrónico)
Ciudad
El Secretario Seccional
HACE SABER:
Que por medio del presente aviso se le notifica el contenido de la Resolución N° numResSeccional, proferida
por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería- Seccional seccional. Se adjunta copia del acto
administrativo en XXX folios.
Contra dicha decisión procede el recurso de apelación ante la Junta Nacional del Consejo Profesional
Nacional de Ingeniería-COPNIA-, que deberá ser interpuesto en este despacho dentro de los diez (10) días
contados a partir del día siguiente en que se entiende surtida la presente notificación por aviso, es decir, al
finalizar el día siguiente al de la entrega de este aviso en el lugar de destino, de conformidad con lo
establecido en el artículo 69 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
(CPACA).
SECRETARIO SECCIONAL
Seccional
Nombre de quien proyecta – Cargo de quien proyecta