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CÜBlENN'O AUTONOMO DESCENÍ KALlZADO MUNICIPAL DE SANTA CLARA
E L C O N C E J O MUNICIPAL D E L G O B I E R N O A U T Ó N O M O D E S C E N T R A L I Z A D O
MUNICIPAL D E S A N T A C L A R A
Considerando:
Que, de acuerdo a la norma de control interno 405-08 se establece que
pertenecen a los fondos de reposición de caja chica institucional, la cual debe
implementarse por razones de agilidad y costo, cuando la demora en la
tramitación rutinaria de un gasto imprevisto y de menor cuantía pueda afectar la
eficiencia de la operación, y su monto no amerite la emisión de un cheque y sea
fijado de acuerdo a la reglamentación emitida por el Ministerio de Finanzas.
Que, en el acuerdo N° 086 del 9 de abril de 2012 emitido por el Ministerio de
Finanzas se fija en su numeral 8,1.1 los limites del monto para la caja chica.
Que, es necesario y oportuno actualizar la normativa institucional referente al
fondo fijo de Caja Chica con sujeción a las normas reglamentarias vigentes
emitidas tanto por la Contraloría General del Estado como el Ministerio de
Finanzas.
En ejercicio de la facultad que le confiere el Art. 57 literal a) del Código Orgánico
de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización.
Expide:
R E G L A M E N T O D E L M A N E J O D E L F O N D O FIJO D E C A J A C H I C A
CAPITULO I
DESCRIPCION Y NATURALEZA D E L FONDO
A r t . 1 . - El fondo fijo de caja chica servirá para pagar obligaciones no previsibles,
urgentes y de valor reducido.
C A P I T U L O II
DE LA A P E R T U R A
A r t . 2.- Se estable como limites del fondo do caja chica el valor de trecientos
dólares (USD 300.00) para la Dirección de Obras Públicas y doscientos dólares
(USD 200.00) para Administración General.
Art. 3.- La máxima Autoridad en coordinación con el Director Financiero,
designarán por escrito a ios servidores municipales responsables del manejo y
custodia de cada fondo de caja chica.
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Art. 4.- Los servidores municipales designados deberán ser independientes de
quienes administren efectivo o valores y realicen registros contables.
CAPITULO
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DE L O S D E S E M B O L S O S
Art. 5.- El fondo de caja chica será utilizado solamente para cubrir obligaciones no
previsibles, urqentes v de valor reducido.
Art. 6.- El monto máximo de cada desembolso del fondo de caja chica, es el
equivalente al 20% del valor tota!, en cada oportunidad.
Art. 7.- El fondo de caja chica puede ser utilizado para atender
pagos
relacionados con los costos de ios siguientes servicios y adquisiciones en
beneficio de la municipalidad:
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•
•
Materiales de imprenta y reproducción
Publicaciones
Gastos notariales
Fletes
Alquiler de maquinaria y/o equipos de construcción
Repuestos y accesorios de vehículos
Mantenimiento de vehículos y maquinaria
Accesorios informáticos (siempre que no conste en el caíáíogo electrónico)
Materiales y herramientas menores
Art. 8.- Se prohibe utilizar el fondo de caja chica para el pago de bienes y
servicios en beneficio personal, anticipo de viáticos, subsistencias, alimentación,
sueldos, horas extras, préstamos, donaciones, multas, agasajos, suscripción a
revistas y periódicos, arreglos florales, compra de activos fijos, decoraciones de
oficinas (no incluye mantenimientos menores ni adquisición de símbolos patrios),
movilización relacionada con asuntos particulares, insumos de cafetería y, en
general, gastos que no tienen el carácter de previsibles o urgentes y menor
cuantía.
Art. 9.- Todo egreso del fondo de caja chica deberá estar respaldado por la
correspondiente factura o nota de venta debidamente autorizada por el SRI, de
acuerdo a las normas tributarias vigentes.
Art. 10.- Todo documento que respalde un egreso del fondo de caja chica, deberá
contener el sello de pagado o cancelado, a fin de evitar su futura presentación.
GOBIERNO AUTONOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE SANTA CLARA
C A P I T U L O IV
DE LA REPOSICION
Art. 11,- La reposición del fondo de caja chica se la realizará cuando se haya
consumido mínimo el sesenta por ciento del valor establecido.
Art, 12,- Para la reposición del fondo de caja chica se utilizará el formulario de
resumen de caja chica, que contendrá número, fecha, concepto, valor y partida
presupuestaria, así como las firmas de los responsables de la administración y
control del fondo de caja chica,
Art. 13.- Para la reposición del fondo de caja chica se presentarán los originales
de las facturas o notas de venta que justifiquen los pagos realizados, el mismo que
será autorizado por la máxima Autoridad,
Art, 14.- Las reposiciones se realizarán mediante transferencia bancaria a la
cuenta de los custodios del fondo de caja chica.
DEL REGISTRO Y CONTROL
Art. 15.- El fondo de caja chica será registrado en una cuenta de mayor general
separada de otros fondos de caja y bancos.
Art. 1®.- Los fondos de caja chica serán verificados mediante arqueos sorpresivos
por parte del personal de la Dirección Financiera con la frecuencia necesaria para
su debido resguardo.
Art. 17.- Los arqueos serán realizados por personal independiente de las
funciones de registro, autorización y custodia de ios fondos o valores sujetos a
este control,
Art. 18.- Se dejará constancia escrita de los arqueos con las firmas de las
personas que realizaron el arqueo y del responsable del manejo de custodia del
fondo de caja chica.
Art. 19.- Todo faltan te del fondo de caja chica será cubierto por la persona
responsable de la custodia y manejo del mismo.
DISPOSICION GENERAL
UNICA," La Dirección Financiera será ¡a encargada de la ejecución y cumplimiento
del presente Reglamento que entrará en vigencia a partir de su aprobación, sin
perjuicio de su publicación en la Gaceta Municipal y en la página web institucional.
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GOBIERNO A U T O N O M O D E S C E Ñ I KAL.iZ.AbO M U N I C I P A L D E S A N T A CLARA
DISPOSICION TRANSITORIA
Dentro del plazo de 30 días la Dirección Financiera se encargará de liquidar los
fondos actuales de las cajas chicas existentes en la Dirección de Obras Públicas y
Administración General.
DISPOSICIÓN DEROGATORIA
S e deroga en forma expresa Ordenanzas, Reglamentos y Resoluciones que s e
opongan a este Reglamento.
El presente Reglamento entrará en vigencia a partir de su aprobación por e!
Concejo Municipal, sin perjuicio de su publicación en la Gaceta Municipal y en la
página Web Institucional.
Dado en la sala de sesiones del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
Santa Clara a los veinte días del mes de junio del año dos mil catorce.
AB. DIANA MOSQUERA
Secretaria del Concejo Munic
CESAR CASTRO
Alcalde del Cantón Santa Clara
CERTIFICACIÓN.- El presente Reglamento del Manejo del Fondo de Caja Chica, fue
discutido y aprobado en la Sesión Ordinaria del Concejo Municipal, el veinte de junio
del año dos mil catorce.
ÁBJ^NCTeSOUERA'
Secretaria del Concejo Municipal
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