PROCESO: DIVULGACIÓN DEL PATRIMONIO CULTURAL

PROCESO: DIVULGACIÓN DEL PATRIMONIO CULTURAL
Código: DP-P03
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PROCEDIMIENTO:PROGRAMA DE PASANTÍAS
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1. OBJETIVO
Generar espacios y prácticas de intercambio académico e investigativo entre el IDPC y las
universidades a través de la vinculación semestral de estudiantes de carreras profesionales en
formación.
2. ALCANCE
El programa comienza con la identificación de los funcionarios del IDPC que requieran de un
apoyo en sus actividades. Prosigue con el seguimiento y avances mensuales del trabajo del
pasante y culmina luego de un periodo de cuatro meses con la entrega por parte de estos de los
productos finales a la coordinación de pasantías.
3. INSUMOS
Bases de datos de coordinadores de prácticas.
Bases de datos de estudiantes.
Correos electrónicos.
Documento de proyectos de pasantías.
4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA
Los pasantes durante el proceso de la práctica hacen entrega de avances del trabajo que van
realizando. Al finalizar la pasantía deben entregar el producto final, diseños, insumos o material de
apoyo para la investigación que desarrolla el supervisor de la práctica.
5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES
Consultar normograma.
6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Coordinador de pasantía: Es el funcionario que se encarga de hacer el vínculo entre el Instituto y
las universidades. Se encarga de identificar a los funcionarios que requieran del apoyo de un
pasante. De ajustar los proyectos de pasantías y enviarlos a las coordinaciones de prácticas de las
universidades y a los medios de comunicación para hacer la recepción de hojas de vida y hacer la
selección y entrevista de los aspirantes a la pasantía. Este funcionario se encarga de recibir el
informe mensual de los estudiantes y el producto final de la pasantía.
Pasantía: Es una práctica académica que desarrollan los estudiantes de últimos semestres de
una carrera profesional universitaria en una institución o empresa, con el objetivo de cumplir con
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un requisito en el pensum de su carrera para cumplir con los requisitos de grado o para obtener
experiencia académico-laboral.
Proyecto de pasantía: Es el documento que desarrollan los funcionarios que requieren del apoyo
de un pasante y donde se plantea el proyecto de la práctica. Este documento es el que se envía a
las coordinaciones de práctica de las universidades y los medios de comunicación. El documento
contiene la siguiente información: título del proyecto, número de vacantes, objetivo de proyecto,
tareas a realizar, procedimiento, perfil del estudiante, resultado final.
Supervisores: Se refiere a los funcionarios que requieren del apoyo de un estudiante para el
desarrollo de sus actividades laborales ya sea en investigación, diseño de material gráfico o
consecución de información, para lo cual desarrollan un proyecto de pasantía que presentan a la
coordinación de pasantías. Los supervisores son los que se encargan de proyectar, establecer
tareas, dirigir y corregir el trabajo del pasante durante los cuatro meses de la práctica.
7. CONDICIONES GENERALES
El programa de pasantías cuenta con un calendario específico:
- Se desarrollan dos convocatorias semestrales.
- Cada proyecto de pasantía debe comenzar y finalizar con el semestre académico de cada
universidad.
- El desarrollo de los proyectos y la convocatoria se desarrolla en el periodo de vacaciones
intersemestral y de final de año.
- Desarrollo de los proyectos: junio y diciembre.
- Convocatoria: julio y enero.
- El proceso de selección y entrevista se realiza en la primera semana de febrero y en la primera
semana de agosto.
Los estudiantes seleccionados deben ser de últimos semestres de la carrera que estén
cursando de IX o X semestre.
Deben preferiblemente tener una carga académica muy baja, una o dos materias.
Los estudiantes deben preferiblemente inscribir la pasantía en su universidad como
requisito para el cumplimiento de los créditos del pensum o como opción de grado.
Se debe notificar a las universidades la vinculación de los estudiantes al Instituto y se debe
por parte de ellas recibir la notificación de la presentación del estudiante por parte de la
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universidad y la respectiva inscripción de la pasantía en la universidad como materia,
requisito u opción de grado.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Inicio
1
2
3
4
5
Identificar
funcionarios que
requieran pasantes
Enviar modelo de
proyecto de pasantía
Diligenciar modelo
de proyecto de
pasantía
Revisar y ajustar
proyectos de
pasantía
Presentar proyectos
de pasantía al SG
Aprobar proyectos
de pasantía
6
2
Descripción de la actividad
Responsable
Documento
o Registro
Inicio del procedimiento
Se establece comunicación con los Coordinador
funcionarios
o
supervisores
de pasantías
proyecto que requieran de un pasante
para el desarrollo de sus actividades.
de Correo
electrónico.
Este documento, que es un "Modelo Coordinador
en blanco" de un proyecto de pasantía, pasantías
se envía por correo electrónico a los
funcionarios que requieran de un
pasante.
de Correo
electrónico.
Modelo de
proyecto de
pasantías.
Cada
funcionario
solicitante
o
supervisor de proyecto de pasantía
debe diligenciar el modelo de proyecto
donde establezca el objetivo, los
requisitos y las funciones del pasante.
Una vez el funcionario o supervisor del
proyecto culmine de desarrollar el
proyecto, lo envía a la coordinación de
pasantías para que el coordinador de
pasantías haga la respectiva revisión y
ajustes del documento.
Una vez ajustado el proyecto de
pasantía, este documento se le
presenta al Subdirector de Divulgación,
quien se encarga de dar los últimos
ajustes, se da aprobación al proyecto y
se hace la presentación del proyecto a
la Dirección General del IDPC.
En la presentación del Subdirector de
Divulgación al Director General, se
hace la aprobación final del proyecto
de pasantías.
Funcionario
supervisor
solicitante
o Borrador de
proyecto de
pasantía.
Coordinador
pasantías.
de Proyecto de
pasantías
Subdirector
Divulgación
de Proyecto de
pasantía
Subdirector
de Proyecto de
Divulgación
y pasantía
Director General
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Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
2
Descripción de la actividad
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Documento
o Registro
de Oficio
de
envío
Responsable
Los proyectos se deben enviar Coordinador
mediante oficio a las coordinaciones pasantía
de prácticas de cada universidad.
7
Enviar proyectos a
Universidades
8
Enviar proyectos a
Comunicaciones
para su divulgación
de Correo
electrónico Hojas
de
vida
Realizar primera
selección de hojas
de vida
De acuerdo a las hojas de vida Coordinador
recibidas y el perfil de los estudiantes pasantías
se hace una primera selección para
enviarlas a cada funcionario o
supervisor de proyecto.
de Correo
electrónico
Realizar segunda
selección de hojas
de vida
El funcionario o supervisor de cada
proyecto de pasantía de acuerdo a la
primera selección de hojas de vida
hecha por el coordinador de pasantía,
hace una selección definitiva de los
estudiantes a entrevistar.
Funcionario
Supervisor
proyectos
pasantías
o Correo
de electrónico
de
Por medio de un correo electrónico se Coordinador
cita a los estudiantes a entrevista.
pasantías
de Correo
electrónico
Recibir hojas de vida
11
Los proyectos se deben publicar para
su consulta en la página web de la
entidad en el vínculo de programa de
pasantías.
Se reciben por correo electrónico las Coordinador
hojas de vida de los aspirantes a pasantías
participar en un proyecto de pasantía.
9
10
Los proyectos se deben enviar la Oficina
de Correo
Oficina de Comunicaciones para su comunicaciones electrónico
divulgación (Página Web y otros
medios de comunicación).
Realizar citación a
entrevista para
pasantía
12
3
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Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
3
13
14
15
Entrevistar a
aspirantes de
pasantía
Realizar
confirmación a
estudiantes
seleccionados
Entrevistar a
aspirantes de
pasantía
Presentar carta de
aceptación de la
Universidad
16
17
Enviar carta a la
universidad
notificando la
aceptación del
estudiante en la
pasantía
Entregar informes
mensuales
18
4
Descripción de la actividad
Los estudiantes se entrevistan junto
con el funcionario o supervisor del
proyecto. En esta actividad se indaga
por el interés la idoneidad del
estudiante para participar en el
proyecto de pasantía.
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Responsable
Coordinador
pasantías
Supervisor
proyecto
pasantía
Documento
o Registro
de
de
de
Por medio de un correo electrónico se Coordinador
confirma a los estudiantes su pasantías
aceptación en los diferentes proyectos
de pasantías.
de Correo
electrónico
El
estudiante
debe
firmar
un Coordinador
documento establecido por el Instituto pasantía
donde se comprometen a realizar las
actividades encomendadas en la
pasantía.
de Acta
de
compromiso
Los estudiantes deben presentar una Pasante
carta dirigida por parte de la
universidad al Instituto, donde conste
que
la
universidad
acepta
la
vinculación del estudiante a la pasantía
y donde se verifique que la pasantía se
inscribe dentro de la carga académica
del estudiante como materia, práctica,
opción o requisito de grado.
Se envía una carta a la universidad Coordinador
donde se le notifica a la universidad pasantías
que el estudiante se encuentra
vinculado como pasante al IDPC.
Carta
de
aceptación
por parte de
la
universidad.
Los pasantes deben entregar a la Pasante
coordinación de pasantías un informe
mensual de los avances de sus
actividades.
de Carta
de
notificación
enviada a la
universidad.
Informe
mensual
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Nº
Actividad
(Diagrama de Flujo)
Descripción de la actividad
20
Responsable
Los pasantes deben entregar a la Pasante
coordinación de pasantías en el último
mes de la práctica un informe final y
los productos finales de su práctica.
Estos productos son insumos para las
labores de los funcionarios o
supervisores de práctica.
4
19
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Entregar informe
final y productos
Una vez culminada la pasantía y sean
entregados el informe final y los
productos finales, se les entrega al
estudiante un certificado de práctica
firmado por el director del IDPC.
Entregar certificados
a pasantes
Documento
o Registro
Informe final
y productos
finales
Coordinador de
pasantías.
Certificado
Subdirector
de de pasantía
Divulgación
Director General.
Fin del procedimiento
Fin
9. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha
Cambios realizados
0
26 de Diciembre de 2012
Documento original
10. APROBACIÓN
Elaboró y Validó
Apoyó y Revisó
Aprobó
ALFREDO BARÓN LEAL
Profesional Contratista
SUBDIRECCIÓN GENERAL
CATHERINE CIFUENTES
Profesional Contratista
SUBDIRECCIÓN GENERAL
ALEJANDRO BURGOS BERNAL
Subdirector de Divulgación de los Valores del
Patrimonio Cultural
SUBDIRECCIÓN DE DIVULGACIÓN DE LOS
VALORES DEL PATRIMONIO CULTURAL
-Original Firmada Subdirección General-
-Original Firmada Subdirección General-
Fecha: 19 de diciembre de 2012
-Original Firmada Subdirección General-
Fecha: 26 de diciembre de 2012
Fecha: 26 de Diciembre de 2012