Sistematización del Proceso de gestión voluntaria en CIJ

7/8/2015
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Premio Interamericano a la Innovación para la Gestión Pública
Efectiva- Edición 2015
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06/03/2015 4:08 PM
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06/29/2015 12:27 PM
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I. INFORMACIÓN GENERALEstado Miembro Postulante
México
Institución Pública Postulante
Centros de Integración Juvenil, A.C.
Nombre de la Experiencia Innovadora
Expediente Electrónico de Voluntarios “Sistematización del Proceso de gestión voluntaria en CIJ”
Tiempo de implementación de la Experiencia Innovadora:
Se implementó a partir de 2010 (5 años).
Categoría a la que postula
Innovación en la Coordinación institucional (inter-institucional, intra-institucional, transinstitucional, con la sociedad civil, con el sector privado)
II. BREVE PRESENTACIÓN/SUMILLA DE LA EXPERIENCIA INNOVADORA: En este apartado, se
requiere hacer una presentación resumida de la Experiencia Innovadora (200 palabras como
máximo).
Centros de Integración Juvenil, A.C., (CIJ) es una asociación civil no lucrativa, fundada en 1969,
incorporada al Sector Salud. Con experiencia de 46 años en prevención, tratamiento,
rehabilitación e investigación científica del consumo de drogas, con una red de 116 Unidades
Operativas. Su programa preventivo “Para vivir sin adicciones” incorpora un abordaje comunitario,
cuya finalidad es la articulación con actores individuales y sociales de diversos contextos,
promueve la participación ciudadana y solidaria en la atención integral del consumo de drogas
realizando vínculos de colaboración con personas e instituciones. Anualmente se integran a la
Red de Voluntarios más de 8,000 personas que aportan experiencia y colaboración en el
desarrollo de actividades preventivas. Para el seguimiento y gestión de su participación en 2010
se apertura un micro sitio web denominado Portal del Voluntario (www.voluntarios.cij.gob.mx)
que integra un “Expediente Electrónico de Voluntarios”, cuya finalidad es eficientar el proceso de
gestión del voluntariado y sistematizar el trámite de registro de servicio social y prácticas
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académicas. Este recurso se alinea al Programa Federal Gobierno Cercano y Moderno, que tiene
como propósito establecer una Estrategia Digital Nacional para fomentar la adopción y desarrollo
de tecnologías de la información y la comunicación, e impulsar un gobierno eficaz.
III. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL
Nombre de la entidad
Postulante:
Centros de Integración Juvenil, A.C.
Dirección:
Tlaxcala No. 208, Col. Hipódromo, Delg. Cuauhtémoc, C.P. 06100
Teléfono:
59 99 49 49 y 59 99 77 29 Ext. 7737
Fax:
59 99 77 10 y 59 99 77 00
Página Web:
www.cij.gob.mx
E-mail:
[email protected]
Nivel Administrativo de la Entidad
Nivel Nacional
Naturaleza Administrativa de la Entidad
Otra, explíque::Asociación Civil.
IV. INFORMACIÓN DE LA EXPERIENCIA INNOVADORAPor favor, exponga el caso de la Experiencia
Innovadora de su Entidad utilizando un lenguaje claro y una redacción breve y concisa. Para tal
efecto, le pedimos organizar la información procurando responder las interrogantes contenidos en
los siguientes ítems:1. Descripción de la Experiencia innovadora En esta sección, se solicita exponer
en detalle la Experiencia Innovadora presentada. Por favor, facilite información que corrobore y
otrogue más elementos sobre la iniciativa y tome en cosnideración las siguientes interrogantes
para orientar su descripción:¿Cuál fue el problema que se buscó solucionar? (No más de 300
palabras).
La Red de Voluntarios en CIJ incorpora la participación de más de 8,000 personas. A nivel nacional
se tiene una coordinación interinstitucional con más de 1,500 escuelas del nivel medio y superior.
Por el impacto en el proceso de gestión, sistematización de información, integración de informes y
para optimizar los tiempos de entrega de documentación de cada una de las personas que
participan en CIJ como voluntarios, surge la necesidad de contar con un proceso digital de
sistematización que eficientara y redujera los tiempos invertidos de la institución en el registro,
validación de horas de colaboración y elaboración de documentación que acredita el inicio y
término de este procedimiento académico . Es así como el diseño del “Expediente Electrónico de
Voluntarios” da respuesta a las necesidades institucionales e interinstitucionales poniendo a la
vanguardia a CIJ en el uso de recursos tecnológicos que resultan eficientes en la sistematización
de procesos administrativos; su aplicación ha permitido contar con una base de datos de más de
20 mil personas que forman o han formado parte de la Red de voluntarios de CIJ.
Actualmente en la institución este proceso de gestión contribuye a fortalecer distintas estrategias
y líneas de acción del gobierno federal, específicamente lo relacionado al Programa para un
Gobierno Cercano y Moderno, que enmarca objetivos para mejorar la gestión pública
gubernamental e impulsar un gobierno abierto que fomente la transparencia en la rendición de
cuentas. Respecto a los trámites de servicio social y prácticas que se llevan a cabo en CIJ, están
catalogados ante la Secretaría de la Función Pública como trámites y servicios federales de alto
impacto para la ciudadanía, en este sentido, la Institución en 2014 obtuvo el mayor promedio de
calificación en su ramo. Este resultado se obtuvo a través de una evaluación ciudadana de
servicios por medio de 6 atributos: Trato, Información, Instalaciones, Satisfacción, Honestidad y
Discriminación.
¿En qué consiste la Experiencia Innovadora? (No más de 300 palabras).
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El Expediente Electrónico de Voluntarios es único en su materia, integra una red de coordinación
intra-institucional a nivel nacional, y ha permitido elevar la calidad de los servicios que la
institución ofrece al voluntariado, resultando una herramienta eficaz para optimizar los tiempos
de entrega de la documentación que valida la colaboración de prestadores de servicio social y
prácticas académicas; ha permitido agilizar, optimizar y reducir los tiempos invertidos en este
proceso, asimismo, se ha eficientado el control, seguimiento y registro de la participación
voluntaria. Por otra parte, el Portal del Voluntario es una herramienta innovadora, que permite
potenciar el uso del internet como punto de encuentro para la promoción y difusión de la
participación voluntaria en CIJ, fortalece la red de coordinación intra-institucional e
interinstitucional existente, amplía canales de comunicación y la vinculación con organismos e
instituciones principalmente del sector educativo. Es un espacio para reconocer y motivar la
participación de jóvenes interesados en promover estilos de vida saludables, cuenta con distintas
secciones, entre ellas la del “Voluntario del Mes” que desde su creación ha reconocido a más de
1,300 personas que destacan por sus mejores prácticas en el desarrollo de intervenciones
preventivas.
2. Vinculación de la Experiencia Innovadora con la Categoría SeleccionadaPor favor, explique la
relación existente entre la Experiencia Innovadora y la Categoría seleccionada en forma breve y
concisa (No más de 300 palabras):
El Expediente Electrónico de Voluntarios fortalece la coordinación intra-institucional, eficientando a
nivel directivo, operativo y normativo la gestión de los servicios que la institución ofrece al
voluntariado, facilitando la red de en cada una de las 116 Unidades Operativas. Asimismo, en
materia de prevención del consumo de drogas, la vinculación interinstitucional es una pieza clave
para el desarrollo de los programas y proyectos de la institución, constituye la posibilidad de
integrar sinergias de colaboración con representantes de los principales sectores de la
comunidad. Las estrategias de vinculación que CIJ implementa son diversas; especialmente con el
sector educativo promueve actividades preventivas encausadas a la labor voluntaria, el contexto
escolar es el espacio idóneo para llevar a cabo las actividades de promoción y difusión
institucional con la realización de ferias de servicio social, stands informativos, pláticas y la
entrega de material promocional.
Bajo este contexto, la categoría en la cual se postula esta experiencia también vincula la
coordinación interinstitucional, principalmente con instituciones educativas y organismos que
apoyan con la derivación de estudiantes para realizar servicio social y prácticas académicas, la
institución tiene consolidados más de 3,000 convenios de colaboración con organismos públicos y
privados, específicamente mantiene coordinación permanente con 1,500 escuelas del nivel medio
y superior, manteniendo un vínculo con la mayor parte de instituciones educativas en todo el país.
3. Vinculación de la Experiencia Innovadora con los Criterios de EvaluaciónA continuación, le
solicitamos que proporcione información específica que será valorada por el Jurado Especial. Le
pedimos por favor brevedad, y en lo posible proporcionar datos e información específicos: a.
Originalidad. Creación de procesos dentro de la Administración Pública sobre la base
del conocimiento y experiencia que tenga carácter inédito y transformador. A través de este criterio,
se busca estimular la creatividad de los gestores públicos en la solución de problemas cotidianos
relacionados al quehacer estatal.Precise la siguiente información:¿Quién ideó la Experiencia
Innovadora? (No más de 300 palabras).Por favor tomar en cuenta:- Informe de ConsultoríaPropuesta Política- Funcionarios de la misma entidad
De manera permanente la Dirección General y la Dirección Adjunta Normativa de Centros de
Integración Juvenil, A.C., promueven el desarrollo de proyectos y acciones que optimicen el
trabajo operativo, normativo y administrativo de la institución; es así como en 2009 la Dirección
de Prevención a través del Departamento de Movilización Comunitaria, dieron inicio a la
construcción del diseño de esta experiencia innovadora. Tomando como referencia la necesidad
de integrar una propuesta de mejora de la gestión voluntaria que contemplara como elemento
primordial el uso de nuevas tecnologías a través del diseño de un portal en internet sin
precedente en su tipo, y que además incorporara en sus secciones una herramienta de control y
registro de los voluntarios “Expediente electrónico de voluntarios”.
Describa los elementos que hacen que la Experiencia Innovadora en gestión pública de su
entidad sea innovadora (No más de 300 palabras): Por favor, tomar en consideración la siguiente
información: - Viabiliza poblaciones no atendidas - Primera vez que una Administración Pública se
ocupa del tema - Cuenta con un inédito apoyo del sector privado - Involucra en la gestión, por
primera vez, a los ciudadanos - Otros datos que ayuden a explicar el
carácter inédito y transformador de la Experincia Innovadora
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Centros de Integración Juvenil, A.C., es la primer institución en materia de gestión voluntaria que
cuenta con una iniciativa de este tipo en México. Esta estrategia ha permitido visibilizar la
importancia que enmarca el trabajo voluntario en la atención integral del consumo de drogas. El
Expediente Electrónico de Voluntarios como experiencia innovadora, permite brindar herramientas
de apoyo y agilizar de manera eficaz el proceso de gestión del voluntariado, teniendo y
fortaleciendo una coordinación inter e intra-institucional, de primera instancia con las 116
Unidades Operativas de CIJ a nivel nacional, y con diversas instituciones y organismos para
derivación de estudiantes y voluntarios. Entre otros beneficios, su implementación ha permitido
contar con una base de datos de identificación de personas voluntarias que en su mayoría
realizan servicio social y prácticas académicas; su operación ha impactado principalmente en la
descentralización de los servicios y actividades de seguimiento que la institución brinda al
voluntariado; cada Unidad Operativa de CIJ cuenta con acceso directo a la base de datos, lo que
permite contar con información objetiva, puntual e individual de cada registro, y optimizar los
tiempo de entrega de la documentación requerida por parte de las instituciones educativas; el
proceso de gestión del voluntariado que actualmente integra CIJ contribuye a fortalecer distintas
estrategias y líneas de acción del gobierno federal lo que impulsa un gobierno abierto y fomenta
que la rendición de cuentas de la institución sea benéfica. Dando cuenta a los lineamientos del
Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, que enmarca objetivos de Mejorar para la
gestión pública gubernamental.
¿Existieron algunos antecedentes de la Experiencia Innovadora?, ¿en la misma entidad u otras
entidades? (No más de 300 palabras).
No se tiene registro de instituciones especializadas en materia de atención integral de consumo
de drogas, que para el seguimiento y reconocimiento de sus voluntarios, utilicen una herramienta
como la que se presenta. Por otra parte, en materia de voluntariado en México existe un gran
número de organizaciones que incorporan como pieza fundamental la participación ciudadana y
voluntaria; sin embargo, no se identifica un antecedente y evidencia de este tipo de estrategia.
No se tiene registro de prácticas similares de alguna otra institución federal, regional o local que
haya incorporado este proceso de gestión del voluntariado.
b. Impacto Ciudadano. Implica demostrar que la innovación repercute en un mayor beneficio a la
ciudadanía. Por ejemplo, tiempo menor de espera, información en un lenguaje claro y sencillo,
procesos simplificados, etc. Precise la siguiente información: Población(es) beneficiaria(s)
objetivo. Precise datos cualitativos (quiénes). De no ser determinable. por favor precise la forma en
la que se benefician los(as) ciudadanos(as) (No más de 300 palabras).
A partir del 2010, el voluntariado que colabora en CIJ es la población que se beneficia
directamente con la implementación de esta estrategia, principalmente reduciendo los tiempos de
registro en la entrega de información y documentación; con el Expediente Electrónico de
Voluntarios la institución ha intencionado que todas las personas que colaboran voluntariamente
se les entregue una carta o constancia de colaboración que avale y reconozca su participación,
las horas y las actividades realizadas en materia de prevención del consumo de drogas. También
el voluntariado se ha beneficiado a través de un proceso de gestión más ágil y preciso, teniendo
a su alcance un micro sitio en la web especialmente diseñado para apoyar y reconocer su acción
voluntaria, facilitando a través de diversos recursos, la interacción, comunicación e información
específica de lo que representa el voluntariado en CIJ; asimismo, cuentan con herramientas de
apoyo a su proceso de capacitación, fomentando el trabajo autogestivo y facilitando la labor de
las personas que coordinan sus actividades. Esta herramienta tecnológica ha permitido ampliar la
promoción y difusión del voluntariado, lo cual implica visibilizar la acción voluntaria como un
elemento ponderante en la promoción de estilos de vida saludables.
Población(es) beneficiaria(s) objetivo. Precise datos cuantitativos (cuántos - directos e indirectos).
De no ser determinable. por favor precise la forma en la que se benefician los(as)
ciudadanos(as) (No más de 300 palabras).
Para CIJ, la participación voluntaria representa una pieza fundamental para el desarrollo de
proyectos y actividades institucionales, la colaboración voluntaria permite ampliar la cobertura en
la atención integral del consumo de drogas. Anualmente participan más de 8,000 personas como
voluntarios. Del 2010 a la fecha el voluntariado de CIJ realiza en promedio 280,275 acciones de
prevención y tratamiento anualmente, beneficiando a 3,88,847 personas. La participación
voluntaria es el reflejo del trabajo interinstitucional y de la acción solidaria que realizan de
manera sinérgica tanto instituciones como personas en beneficio de sus comunidades y contextos
de intervención. Como parte del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, en 2014 la
Secretaría de la Función Pública llevó a cabo un levantamiento de encuestas de satisfacción
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ciudadana a trámites y servicios de alto impacto; tomando en cuenta: la eficacia, el grado de
percepción en los atributos de trato, honestidad, información, discriminación, instalaciones y
satisfacción, la institución obtuvo una evaluación global de 9.5, lo que representó una de las
calificaciones más altas en su ámbito.
Explique, ¿cómo se beneficia a los(as) ciudadanos(as) (No más de 300 palabras).Por favor, tomar
en cuenta la siguiente información:- Menores tiempo de espera- Reducción de costos de trámitesMejora de condiciones de vida de ciudadanos(as) en diferentes dimensiones
El Expediente Electrónico de Voluntarios, se define como un proceso de sistematización de
registro que acredita la incorporación de los voluntarios y genera resultados cuantitativos del
impacto de la colaboración que éstos tienen en la ejecución de sus actividades preventivas;
asimismo, se visibiliza como una estrategia que agiliza de manera eficaz el proceso de
incorporación, facilita la elaboración de documentación que acredita ante las diversas
instituciones educativas su colaboración, reduce costos materiales y humanos permitiendo la
digitalización de documentación de cada una de las 116 Unidades Operativas. Se convierte en un
elemento fundamental para integrar toda la información del voluntariado en una base de datos y
para generar reportes específicos.
¿Cuenta con indicadores cualitativos que así lo demuestren? Específique, por favor (No más de
300 palabras):
En el Portal del Voluntario se integra una sección para conocer la opinión de los voluntarios
respecto al proceso de gestión que les brinda la institución, entre los resultados del 2014 en
cuanto a las sugerencias y comentarios para mejorar los servicios que la institución les brinda
destacan: Dar continuidad al seguimiento y capacitación por parte del Equipo Médico Técnico o el
personal de las distintas áreas en donde colaboran, se precisa que la institución brinda un
seguimiento óptimo y un buen trato al voluntariado. Se retoman los indicadores de la evaluación
ciudadana de servicios del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, con la finalidad de
contar con elementos evaluativos respecto a la calidad del servicio que la institución otorga al
voluntariado.
¿Cuenta con indicadores cuantitativos que así lo demuestren? Especifíque, por favor (No más de
300 palabras):
En 2013 la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública de la Secretaría de la Función
Pública, envió los resultados que se obtuvieron de la evaluación de los trámites y servicios
proporcionados por la institución al ciudadano, que son los siguientes: Trato (calificación 10);
información (calificación 9); instalaciones (calificación 9); satisfacción (calificación 10); honestidad
(calificación 10); discriminación (calificación 10). A través del levantamiento de encuestas de
evaluación ciudadana a trámites y servicios de alto impacto del Programa para un Gobierno
Cercano y Moderno, en 2014 se apreció que por el uso del Portal del Voluntario y el Expediente
Electrónico de Voluntarios se optimizó el trato, la información proporcionada y la satisfacción del
voluntario durante su periodo de colaboración en CIJ; asimismo, se calificaron las instalaciones, la
honestidad de la institución y el compromiso de no discriminación, los resultados son: en materia
de trato al voluntariado se obtuvo un promedio de 9.45; respecto a la información proporcionada
para la incorporación del voluntario la calificación obtenida fue de 9.23; en relación con las
instalaciones donde las personas voluntarias colaboran, se obtuvo un puntaje de 8.72; la
satisfacción que las y los voluntarios tuvieron en realizar su servicio en la institución arrojó un
promedio de 9.93; en lo que respecta a la honestidad de las personas que dan acompañamiento
a los proyectos donde ellos participan se obtuvo una calificación de 9.79; y en cuanto a que si en
algún momento se sintieron discriminados por alguien del personal que integra el CIJ el resultado
obtenido fue de 9.86. La escala que se manejo fue de 0 a 10, donde 0 era muy malo y 10 muy
bueno.
c. Replicabilidad. Se refiere a la capacidad de replicabilidad de la Experiencia Innovadora en otros
países de las Américas. Para tal efecto, deberían ser valorados la posibilidad de adaptación de los
procesos administrativos a otros contextos institucionales, accesibilidad de la financiación,
condicionamientos políticos y sociales, etc.Precise la siguiente información:¿Por qué la Experiencia
Innovadora de su Entidad es suceptible de ser replicada por otras entidades? (No más de 300
palabras)Por favor, tomar en consideración lo siguiente:- Adaptabilidad a instituciones de diferentes
dimensiones- No requiere de mucho presupuesto- Fácil manjeo de posibles conflictos de diversa
índole al tratarse de una iniciativa demandada y de uso común- No requiere de mucho personalCapacitación del personal se realiza de forma sencilla- Otros aspectos que considere pertinentes
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La acción voluntaria significa un pilar de muchas organizaciones de la sociedad civil,
organizaciones no gubernamentales nacionales e internacionales, brinda la posibilidad que
promover y fortalecer un ejercicio de ciudadanía derecho invaluable de cualquier sociedad,
convirtiendo a las personas en agentes de cambio indispensables en la gestión de bienes
colectivos, con derecho a recibir orientación, información, apoyo y en su caso los recursos
necesarios para el desarrollo de su colaboración; el Portal del Voluntario y el Expediente
Electrónico de Voluntarios, tienen una alta posibilidad de replicabilidad en otras instituciones e
inclusive en otros países de América, debido a que su metodología de implementación está
basada en la utilización del internet, instrumento que por sus características es de bajo costo,
con resultados de amplias coberturas que permiten políticas de acceso a la información pública y
con los cuales cuentan la mayoría de las instituciones. La realidad de la administración de las
instituciones en América Latina es similar; en general, es un sector que presenta diversidad de
recursos profesionales, financieros, técnicos, tecnológicos y voluntarios. Los costos del modelo
son mínimos y por lo que representa la metodología del uso de las nuevas tecnologías, son
completamente transferibles y reutilizables, propiciando dar respuesta a las necesidades
institucionales e interinstitucionales como un nuevo proceso de promoción, incorporación,
capacitación, seguimiento y registro de voluntarios en el que a través de los recursos
tecnológicos actuales (Internet), sirve como enlace de difusión.
¿Qué elementos centrales deberían ser considerados antes de que la Experiencia Innovadora sea
replicada en otras entiddades? Por favor, explíque (No más de 300 palabras):
Los elementos a considerar antes de replicar esta iniciativa son:
• Contar con la infraestructura en materia de equipos de cómputo y acceso a internet.
• Definir aspectos metodológicos alineados a las características de cada organización para la
implementación de un portal y expediente electrónico del voluntariado.
• Analizar la capacidad de cobertura de la red institucional.
• Desarrollar un plan de acción para el desarrollo del proyecto, su operación y mantenimiento.
• Capacitación permanente del personal que administrará el portal y el Expediente Electrónico de
Voluntarios.
• Fortalecer alianzas estratégicas con diversas áreas para el desarrollo y diseño del proyecto.
• Previo a su implementación realizar un piloto, con el objetivo de evaluar resultados y hacer
ajustes necesarios.
d. Eficacia. Hace referencia a la capacidad de medir/alcanzar los resultadis esperados por medio
de la Experiencia Innovadora, en función a los objetivos que se han propuesto en una determinada
política pública (entendida en sentido amplio como programa, actividad, proceso, etc).Precise la
siguiente información:¿Cuáles fueron los plazos que se consideran desde el inicio de la política
pública?, ¿se cumplieron? (No más de 300 palabras)
Los plazos programados en cada fase se cubrieron de acuerdo a lo planeado, desde el diseño
hasta la implementación. Actualmente la estrategia está en una fase de consolidación y
actualización de sus secciones todo ello basado en un proceso de mejora continua.
Precise por favor, los resultados obtenidos, en datos cualitativos (No más de 300 palabras):
La aceptación de esta estrategia se ha visto plasmada a través de los comentarios que realizan
las instituciones educativas, voluntarios y el personal de la institución, en términos generales
este recurso es visto como una herramienta institucional que pone a la vanguardia a la institución
en el uso de nuevas tecnologías.
Las evaluaciones que ha realizado la Secretaría de la Función Pública sobre el proceso de
digitalización y sistematización nos ubica en una calificación en promedio de 9 puntos tomando
como referencia que la calificación mayor es de 10.
Precise por favor, los resultados obtenidos, en datos cuantitativos (No más de 300 palabras):
Desde su creación el Portal del Voluntario ha registrado 211,327 accesos, el Expediente
Electrónico de Voluntarios ha permitido generar una base de datos de más de 20 mil personas
que colaboran de manera voluntaria en la institución, esta base de datos integra tanto a
voluntarios activos que están colaborando en alguna modalidad de voluntariado en CIJ; o bien
aquellos voluntarios que concluyeron su participación.
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¿Cuál fue el medio de evaluación de la política pública innovadora? (No más de 300 palabras)
Los resultados se obtienen de la encuestas de evaluación ciudadana a trámites y servicios de
alto impacto 2014 del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno; también se realiza una
encuesta de satisfacción que el voluntariado realiza cuando concluye su colaboración.
Si pudiera dar una opinión sobre los reusltados obtenidos a través de la Experiencia Innovadora:
¿Diría Ud. que los resultados obtenidos han sido de mayor, regular o menor impacto? Por favor,
explíque (No más de 300 palabras):
Los resultados obtenidos han sido de mayor impacto, ya que esta experiencia innovadora ha
permitido que la institución se identifique entre las organizaciones de la sociedad civil con trabajo
voluntario, como ejemplo en el proceso de sistematización del voluntariado. Actualmente, en
México está dando inicio un proyecto para crear una plataforma nacional de acción voluntaria, que
marcará la pauta para formalizar acciones normativas en materia de gestión voluntaria. En este
sentido, el Portal del Voluntario y el Expediente Electrónico de Voluntarios se han puesto como
ejemplo a seguir para otras organizaciones que cuentan con trabajo voluntario; adicionalmente,
las encuestas realizadas por la Secretaría de la Función Pública a través de la Comisión Federal
de Mejora Regulatoria (COFEMER) han arrojado resultados positivos y de alto impacto. A nivel
interinstitucional, se tiene contemplado que para el último trimestre del 2015 se dé un informe de
resultados de la aplicación de un instrumento de Estándares de Calidad dirigido a voluntarios y
personal que coordina a voluntarios, con el objetivo de eficientar y optimizar los servicios que
brinda nuestra institución y establecer acciones concretas dirigidas a la mejora continua en el ciclo
de gestión voluntaria.
¿En qué medida se solucionó el problema público inicial? (No más de 300 palabras)
A través de esta iniciativa el voluntariado en CIJ, cuenta con un seguimiento y acompañamiento
oportuno respecto a su trámite administrativo de incorporación, cuenta con un sistema que avala
sus horas de colaboración y sus actividades realizadas en cada Unidad Operativa. Actualmente se
está intencionando la adopción de estándares y buenas prácticas para continuar con el óptimo
cumplimiento de las obligaciones con la Ley de Transparencia, facilitando la continuidad del
modelo de sistematización de gestión voluntaria a través del Portal del Voluntario.
e. Eficiencia. Se refiere a la capacidad de la Administración Pública para ordenar sus procesos de
tal forma que éstos optimicen sus recursos (financieros, humanos, etc); y a su vez, generen
mayores y mejores resultados. Precise la siguiente información: Presupuesto General de toda la
Entidad y Presupuesto de la Experiencia Iinnovadora postulante¿Se ejecutó todo el
Presupuesto? (No más de 300 palabras)
No existe un presupuesto específico destinado para el desarrollo de la Experiencia.
Número de personas de la Entidad y Número de las personas involucradas en la Experiencia
Innovadora postulante (No más de 300 palabras)
El Expediente Electrónico de Voluntarios es operado en las 116 Unidades Operativas de la
institución, existe en cada Unidad Operativa un responsable de la administración de este recurso,
en total más de 450 personas están involucradas en el manejo de esta experiencia.
Si pudiera dar una opinión sobre el costo-beneficio de la aplicación de la Experiencia Innovadora,
¿diría Ud. que es positiva? (No más de 300 palabras)
El Expediente Electrónico de Voluntarios ha beneficiado de manera positiva a la institución, a
partir de reducir los tiempos invertidos en la administración del proceso de gestión que aplicaban
lo responsables de cada Unidad Operativa; asimismo, minimizando los períodos de entrega de
documentación. Específicamente el Portal del Voluntario ha permitido utilizar positivamente los
beneficios de promoción y difusión que brinda el acceso a internet cuyos costos son mínimos,
también ha facilitado los procesos de seguimiento con el ahorro de recursos impresos y de
espacio, para el almacenamiento de información y registros de cada uno de los voluntarios. Por
otra parte, la experiencia exitosa facilita el acceso a bases de datos de gran volumen, lo que
apoya directamente en el trabajo de horas involucradas para la toma de decisiones a mediano
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plazo.
¿Qué dificultades encontró en el proceso de implementación de la Experincia Innovadora y qué
hicieron para superarlas? (No más de 300 palabras)Asimismo, precise por favor la siguiente
información: - Dificultades presupuestales - Dificultades políticas - Dificultades sociales- Otras
(Explicar, por favor)
En cuatro años de trabajo el Expediente Electrónico de Voluntarios ha adaptado diversos
componentes a su configuración y programación, ha perfeccionado sus alcances tanto en la
captura de información, así como en la vinculación hacia otras bases de mayor tamaño dentro de
la institución. En el ámbito de lo social, la operación del proyecto se enfrentó a la barrera
generacional con las personas que integran los equipos de trabajo en cada Unidad Operativa,
quienes no estaban acostumbrados a este tipo de tecnologías administrativas, se requirió de un
acompañamiento, así como la generación de materiales y manuales que fungieran como
elementos de apoyo para el uso e implementación de estos recursos.
f. Complejidad del problema que soluciona. Hace alusión a la complejidad del problema y de la
solución que desde la Administración Pública se puede dar. En ese sentido, son más valorados las
experiencias innovadoras que tienen que ver con el manejo central de la Administración Pública,
aquellas que involucran a una mayor población, aquellas están relacionadas con la administración
de problemas en múltiples niveles de gobierno y mancomunidades, etc.Precise la siguiente
información:¿Por qué su Experiencia Innovadora es compleja? Explíque (No más de 300
palabras):Por favor, tomar en consideración los siguientes datos:- Involucra poblaciones disímiles y
grandes- Involucra distintos niveles administrativos- Escasez de Recursos- Esfuerzo adicional por
concertar con diferentes actores para implementar la experiencia, ¿con quiénes fue necesario
coordinar?- Contexto superlativamente hostil para el trabajo de las entidades públicas- Otros (Por
favor, explíque)
La complejidad radica en lo siguiente:
• El número de voluntarios anual en la institución es de más de 8 mil personas a nivel nacional, lo
cual puede complejizar el proceso de seguimiento y coordinación de quienes administran en cada
Unidad Operativa el Expediente Electrónico de Voluntarios.
• Romper con paradigmas de trabajo administrativo de gestión voluntaria tradicional, así como las
brechas generacionales para el uso de las TIC´S.
• Homologar información que sea de utilidad para el voluntariado, tomando en cuenta cada una
de las actividades y regiones donde están ubicados los CIJ donde colaboran.
• Identificar los procesos que cada institución educativa establece para la realización de servicio
social y/o prácticas académicas.
g. Sustentabilidad de la Experiencia Innovadora. Implica el nivel de "enraizamiento" de
la Experiencia Innovadora que la haga capaz de mantenerse en el tiempo, a cambios políticos de la
administración, cambios institucionales y organizativos, financiamiento, grado de compromiso de las
autoridades y funcionarios(as) gubernamentales, etc.Precise la siguiente información:Tiempo de
implementación de la Experiencia Innovadora (No más de 300 palabras):
La experiencia está operando simultáneamente desde hace 5 años a nivel nacional en las 116
Unidades Operativas. El implementar una estrategia que haga uso de las herramientas de la
tecnología permite estar a la vanguardia y tener un control administrativo óptimo del voluntariado
que colabora en Centros de Integración Juvenil, A.C.
Número de años con Presupuesto asegurado (precisar horizontes presupuestales de 1, 5, 10
años) (No más de 300 palabras):
No aplica
Número de administraciones que la han seguido desarrollando (No más de 300 palabras):
Desde su diseño hasta la ejecución de esta estrategia, ha sido la misma administración que ha
seguido puntualmente el desarrollo e implementación.
Origen del Presupuesto ¿Público o Privado) (No más de 300 palabras):
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Survey Results
El presupuesto de la institución y de los proyectos que desarrolla es público.
Reconocimiento Legal de la Experiencia Innovadora que la haga obligatoria en el tiempo (No más
de 300 palabras):
No aplica
Otra información que comprenda la Sustentabilidad de la Experiencia Innovadora postulada (No
más de 300 palabras):
No aplica
h. Perspectiva de Género. Implica determinar como la Experiencia Innovadora sometida a
concurso impacta de forma diferenciada en hombres y mujeres, y cómo las Administraciones
Públicas han adaptado sus procesos internos en la planificación, implementación, evaluación y
monitoreo para atender esta realidad. Por favor, precise la siguiente información:Precise la
sigueinte información:Al momento de diseñar y planificar la Experiencia Innovadora se tomço en
cuenta la realidad de mujeres y hombres y se consideró que ésta podría impactarlos de forma
diferenciada? (No más de 300 palabras)
La experiencia no advierte un impacto diferenciado según la variable de género, debido a que el
voluntariado implica acciones solidarias que realizan aquellas personas en beneficio de otras para
mejorar las condiciones y problemáticas entre las comunidades. Por consiguiente, al momento de
planificar y diseñar la iniciativa, solo se incluye como dato estadístico en el Expediente Electrónico
de Voluntarios esta distinción, sin embargo la información es dirigida a toda persona que quiera
realizar una labor voluntaria en CIJ y su ejecución implica a todo el personal operativo sin
distinción de género.
¿La iniciativa ha considerado un porcentaje diferencial de hombres y mujeres en su administración
e implementación? De ser el caso, indique cifras, por favor (No más de 300 palabras):
La experiencia no advierte un impacto diferenciado según la variable de género, sin embargo se
tiene un registro de que el 69% del personal operativo que es responsable autorizado del
registro y coordinación de los voluntarios en el expediente electrónico son mujeres y el 31% son
hombres.
¿Los cargos directivos son ocupados por hombres y mujeres?, ¿Existió algún mecanismo de
selección expecífico como cuotas?. De ser el caso, por favor, indique cifras (No más de 300
palabras):
La selección de los cargos directivos no advierte un impacto diferenciado según la variable de
género.
¿La Experiencia Innovadora cuenta con una Estrategia explícita/institucionalizada de acción
afirmativa o discriminación positiva con los beneficiarios atendiendo las diferencias de género? Por
ejemplo: servicios diferenciados, horarios especiales para madres de familia, entre otros. Explíque
cuáles, por favor (No más de 300 palabras):
No se advierte un impacto diferenciado de la iniciativa según la variable de género.
¿La Experiencia Innovadora ha considerado un porcentaje diferencial de hombres y mujeres entre
sus beneficarios? De ser el caso, indique cifras, por favor (No más de 300 palabras):
La experiencia no advierte un impacto diferenciado según la variable de género, sin embargo de
las acciones que realiza el voluntariado en la institución, se tiene registro de que el 72 % del
recurso voluntario son mujeres y el 28% hombres.
¿A considerado la Experiencia Innovadora algún método de monitoreo y evaluación distinta para
determinar cómo impacta diferencialmente a hombres y mujeres? Si es así, se cuenta con alguna
estrategia adoptada para superar las dificultades? (No más de 300 palabras)
La experiencia no advierte un impacto diferenciado según la variable de género.
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DECLARACIÓN DE LOS(AS) PARTICIPANTES
Nombre del
Representante Legal:
Lic. Carmen Fernández Cáceres
Cargo:
Directora General de Centros de Integración Juvenil, A.C.
Teléfono:
59 99 49 49 y 59 99 77 29 Ext. 7737
E-mail:
[email protected]
Nombre de la persona
de contacto:
Dr. Ricardo Sánchez Huesca
Cargo:
Director General Adjunto Normativo
Teléfono:
59 99 49 49 Ext. 7742
E-mail:
[email protected]
He leído y acepto los términos y condiciones descritos anteriormente en relación al Premio
Interamericano a la Innovación para la Gestión Pública Efectiva - Edición 2015
Yes
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