MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES OFICINA DE ASESORIA JURIDICO - LEGAL Indice 1. DE LA OFICINA DE ASESORIA JURIDICO - LEGAL 1.1 1.2 1.3 1.4 2 Objetivo Funciones Generales Relaciones de Autoridad y Coordinación Estructura de Cargos. E-2 E- 2 E-3 E-3 DE LOS CARGOS 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 3 Página Jefe Oficina Asesoría Jurídico Legal Secretaria Oficina Auxiliar Administrativo Jefe Departamento Procuraduría Especialista Jurídico – Procuraduría Jefe Departamento Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario Especialista Jurídico – Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA E- 4 E- 5 E- 6 E–7 E–8 E–9 E – 10 E - 11 PAG.: E - 2 / 11 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL 1. DE LA OFICINA DE ASESORIA JURIDICO - LEGAL 1.1 OBJETIVO La Oficina de Asesoría Jurídico – Legal tiene como propósito atender los aspectos jurídicos legales del BANMAT SAC, en salvaguarda de los intereses institucionales; presta asesoramiento y asistencia a la gestión de los órganos de la Alta Dirección y demás Unidades Organizativas. 1.2 FUNCIONES GENERALES La Oficina de Asesoría Jurídico – Legal tiene las siguientes funciones: a) Formular y proponer las políticas, sobre aspectos jurídicos y legales del BANMAT SAC, así como las normas de carácter legal y acciones judiciales necesarias para el mejor cumplimiento de los objetivos institucionales. b) Asesorar a la Gerencia General y a las demás Unidades Orgánicas del BANMAT SAC, sobre el contenido y alcances de los dispositivos legales vigentes. c) Interpretar, concordar y divulgar las normas legales de interés para la gestión institucional que se publiquen, debiendo absolver las consultas correspondientes. d) Ejercer y/o supervisar el patrocinio de los procesos judiciales, los procedimientos administrativos o de otra índole en los que sea parte el BANMAT SAC. e) Asesorar e informar oportunamente sobre asuntos jurídicos legales, y sus implicancias en el desarrollo de las funciones de las Unidades Orgánicas. f) Elaborar y/o asesorar en la formulación de proyectos de normas legales, convenios, contratos y otros documentos afines, debiendo refrendar el documento correspondiente. g) Atender los asuntos y trámites de carácter notarial y registral del BANMAT SAC. h) Proponer las políticas en materia de garantías y saneamiento legal inmobiliario, dirigiendo la ejecución de las mismas. i) Brindar apoyo en el levantamiento de la información legal inmobiliaria que resulte necesaria para la ejecución de los proyectos a su cargo. j) Llevar el archivo actualizado de la legislación vigente. k) Coordinar y ejecutar acciones de apoyo a la gestión de los órganos de la alta dirección, en las reuniones de Directorio y de las Juntas Generales. l) Coordinar la implementación de las disposiciones dadas por el Directorio, Juntas Generales y Gerencia General. m) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por la Gerencia General. _________________________________________________________________________________________ Vs. Diciembre 2004 BANCO DE MATERIALES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL 1.3 PAG.: E - 3 / 11 RELACIONES DE AUTORIDAD Y COORDINACION La Oficina de Asesoría Jurídico – Legal depende directamente de la Gerencia General del Banco de Materiales SAC. El Jefe de Asesoría Jurídico – Legal, ejerce autoridad sobre el personal a su cargo, y por la naturaleza de sus actividades ejerce autoridad funcional sobre el personal de Unidades Operativas. La Oficina de Asesoría Jurídico – Legal mantiene coordinación interna con la Gerencia General, así como con las demás Unidades Organizativas del Banco, y en el ejercicio de sus funciones, mantiene coordinación externa con las Instituciones y Entidades que le son afines y/o necesarias. 1.4 ESTRUCTURA DE CARGOS La Oficina de Asesoría Jurídico Legal cuenta con los siguientes cargos: UNIDAD ORGANICA / CARGOS Oficina de Asesoría Jurídico Legal Jefe Oficina Asesoría Jurídico Legal Secretaria Oficina Auxiliar Administrativo Departamento de Procuraduría Jefe Departamento Procuraduría Especialista Jurídico – Procuraduría Departamento Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario Jefe Departamento Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario Especialista Jurídico – Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario 2. DE LOS CARGOS _________________________________________________________________________________________ Vs. Diciembre 2004 BANCO DE MATERIALES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL NOMBRE DEL CARGO : PAG.: E - 4 / 11 JEFE OFICINA ASESORIA JURIDICO-LEGAL FINALIDAD DEL CARGO Atender los asuntos jurídicos legales del BANMAT SAC, asesorando y prestando asistencia a la gestión de los órganos de la Alta Dirección y demás Unidades Organizativas. FUNCIONES a) Formular y proponer las políticas, sobre aspectos jurídicos y legales del BANMAT SAC, así como las normas de carácter legal y acciones judiciales necesarias para el mejor cumplimiento de los objetivos institucionales. b) Asesorar a la Gerencia General y a las demás Unidades Orgánicas del BANMAT SAC, sobre el contenido y alcances de los dispositivos legales vigentes. c) Interpretar, concordar y divulgar las normas legales de interés para la gestión institucional que se publiquen, debiendo absolver las consultas correspondientes. d) Ejercer y/o supervisar el patrocinio de los procesos judiciales, los procedimientos administrativos o de otra índole en los que sea parte el BANMAT SAC. e) Asesorar e informar oportunamente sobre asuntos jurídicos legales, y sus implicancias en el desarrollo de las funciones de las Unidades Orgánicas. f) Elaborar y/o asesorar en la formulación de proyectos de normas legales, convenios, contratos y otros documentos afines, debiendo refrendar el documento correspondiente. g) Atender los asuntos y trámites de carácter notarial y registral del BANMAT SAC. h) Proponer las políticas en materia de garantías y saneamiento legal inmobiliario, dirigiendo la ejecución de las mismas. i) Brindar apoyo en el levantamiento de la información legal inmobiliaria que resulte necesaria para la ejecución de los proyectos a su cargo. j) Llevar el archivo actualizado de la legislación vigente. k) Coordinar y ejecutar acciones de apoyo a la gestión de los órganos de la alta dirección, en las reuniones de Directorio y de las Juntas Generales. l) Coordinar la implementación de las disposiciones dadas por el Directorio, Juntas Generales y Gerencia General. m) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por la Gerencia General. RELACIONES Reporta a : Gerente General Supervisa a : Secretaria Oficina Jefe Departamento de Procuraduría Jefe Departamento de Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario _________________________________________________________________________________________ Vs. Diciembre 2004 BANCO DE MATERIALES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL PAG.: E - 5 / 11 SECRETARIA OFICINA NOMBRE DEL CARGO: FINALIDAD DEL CARGO Ejecutar actividades de apoyo secretarial y administrativa que conllevan un grado de responsabilidad y confidencialidad, requeridos por la Jefatura de la Oficina de Asesoría Jurídico Legal y Secretaria. FUNCIONES a) Recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la documentación de la Oficina, a través del sistema de Tramité Documentario, así como cautelar y mantener actualizado el archivo correspondiente. b) Preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento correspondiente. c) Efectuar la recopilación de antecedentes para la atención de consultas. d) Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como mantener actualizada la agenda diaria de la Jefatura de la Oficina, concertando reuniones y/o citas programadas. e) Tomar dictados taquigráficos, redactar documentos de acuerdo a instrucciones, así como mecanografiar o digitar los textos encargados. f) Efectuar el requerimiento, controlar y distribuir el stock de útiles de la Oficina, cautelando la seguridad y conservación de los mismos. g) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. RELACIONES Reporta a : Jefe Oficina Asesoría-Jurídico Legal Supervisa a : No aplicable _________________________________________________________________________________________ Vs. Diciembre 2004 BANCO DE MATERIALES PAG.: E - 6 / 11 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL NOMBRE DEL CARGO : AUXILIAR ADMINISTRATIVO FINALIDAD DEL CARGO Ejecutar actividades de apoyo administrativo que conllevan un grado de responsabilidad y confidencialidad, requeridos por la Jefatura de la Oficina de Asesoría Jurídico Legal y sus Departamentos. FUNCIONES a) Apoyar en todas las funciones de la Secretaria de la Oficina de Asesoría Jurídico Legal b) Coordinar con las Jefaturas de los Departamentos respecto a las acciones de apoyo necesario para la atención oportuna de la documentación, efectuando el seguimiento correspondiente. c) Apoyar en recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la documentación de la Oficina, a través del sistema de Tramité Documentario, así como cautelar y mantener actualizado el archivo correspondiente. d) Apoyar en preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento correspondiente. e) Apoyar en efectuar la recopilación de antecedentes para la atención de consultas. f) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. RELACIONES Reporta : Supervisa : Jefe Oficina Asesoría Jurídico Legal Jefes de Departamento No Aplicable _________________________________________________________________________________________ Vs. Diciembre 2004 BANCO DE MATERIALES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL NOMBRE DEL CARGO : PAG.: E - 7 / 11 JEFE DEPARTAMENTO PROCURADURIA FINALIDAD DEL CARGO Responsable de supervisar y controlar la ejecución de las actividades jurídico – legales vinculadas a los procesos judiciales y/o administrativos en los cuales sea parte el BANMAT SAC, garantizando que en los mismos se encuentre debidamente cautelados los intereses de la institución. FUNCIONES a) Ejercer y/o supervisar el patrocinio de los procesos judiciales y/o procedimientos administrativos, en los que sea parte el BANMAT SAC. b) Interpretar, concordar y divulgar las normas legales de carácter procesal o de carácter administrativo de interés para el Banco, supervisando su cumplimiento e implementando acciones correctivas y/o de mejora pertinentes. c) Emitir opinión en los asuntos de su competencia en los cuales corresponda al BANMAT SAC iniciar un proceso judicial o recomendar medidas correctivas que eviten acciones judiciales contra la empresa. d) Disponer acciones para el control y seguimiento de los procesos judiciales que mantiene en trámite el BANMAT SAC. e) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por la Jefatura. RELACIONES Reporta a : Jefe Oficina Asesoría Jurídico Legal Supervisa a : Especialista Jurídico - Procuraduría _________________________________________________________________________________________ Vs. Diciembre 2004 BANCO DE MATERIALES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL PAG.: E - 8 / 11 ESPECIALISTA JURÍDICO (PROCURADURÍA) NOMBRE DEL CARGO : FINALIDAD DEL CARGO Organizar y ejecutar los asuntos de carácter legal asignados por la Jefatura del Departamento de Procuraduría. FUNCIONES a) Preparar proyectos de consulta y opinión de carácter legal que se le asignen, así como, en aquellos aspectos comprendidos en el ámbito procesal y administrativo. b) Efectuar el seguimiento y control respectivo de los procesos judiciales en los que el BANMAT SAC sea parte. c) Evaluar las acciones o medidas correctivas que eviten acciones judiciales o de carácter administrativo contra la institución. d) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. RELACIONES Reporta a : Jefe Departamento Procuraduría Supervisa a : No Aplicable _________________________________________________________________________________________ Vs. Diciembre 2004 BANCO DE MATERIALES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL NOMBRE DEL CARGO : PAG.: E - 9 / 11 JEFE DEPARTAMENTO ASESORIA LEGAL Y SANEAMIENTO INMOBILIARIO FINALIDAD DEL CARGO Responsable de supervisar y controlar la ejecución de las actividades jurídico – legales vinculadas al asesoramiento y consultoría sobre la operatividad del BANMAT SAC, así como otorgamiento, constitución y cautela de las garantías otorgadas por terceros a favor del BANMAT SAC, cautelando que las mismas se encuentren en las disposiciones legales vigentes. FUNCIONES a) Elaborar o analizar proyectos de normas legales, directivas, convenios, dispositivos, contratos b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) y otros documentos afines a la operatividad del BANMAT SAC, así como temas vinculados a los asuntos de garantías y saneamiento inmobiliario que le sean encargados y procedimientos jurídicos especializados, emitiendo opinión legal según corresponda. Interpretar, concordar y divulgar las normas legales de interés para el Banco, supervisando su cumplimiento e implementando acciones correctivas y/o de mejora pertinentes. Interpretar i emitir opinión legal especializada sobre aspectos de carácter legal, como el alcance e implicancia de los convenios, contratos y otros sometidos a su consideración. Asesorar e informar oportunamente sobre asuntos jurídico legales y sus implicancias en el desarrollo de las funciones de las Unidades Orgánicas. Atender los asuntos y tramites de carácter notarial y registral vinculados a las funciones a su cargo. Proponer las políticas en materia de garantías y saneamiento legal inmobiliario, dirigiendo la ejecución de las mismas. Llevar a cabo las acciones de saneamiento legal que resulten necesarias para el debido respaldo hipotecario de los prestamos que otorgue el BANMAT SAC. Supervisar la ejecución de los tramites notariales y regístrales vinculadas a las funciones a su cargo. Brindar apoyo en el levantamiento de información que resulte necesaria para la ejecución de los proyectos a su cargo. Mantener actualizado el archivo de la legislación vigente. Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por la Jefatura de Asesoría Jurídico Legal. RELACIONES Reporta a Supervisa a : : Jefe Oficina Asesoría Jurídico Legal Especialista Jurídico - A. Legal y Saneamiento Inmobiliario _________________________________________________________________________________________ Vs. Diciembre 2004 BANCO DE MATERIALES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL PAG.: E - 10 / 11 ESPECIALISTA JURÍDICO (ASESORIA LEGAL Y SANEAMIENTO INMOBILIARIO) NOMBRE DEL CARGO: FINALIDAD DEL CARGO Organizar y ejecutar los asuntos relacionados a garantías otorgadas a favor del BANMAT S.A.C. y saneamiento legal inmobiliario asignados por la Jefatura del Departamento de Garantía y Saneamiento Inmobiliario. FUNCIONES a) Preparar proyectos e informes relativos a las políticas en materia de garantías y saneamiento legal inmobiliarios. b) Realizar las acciones de saneamiento legal para el respaldo hipotecario de los préstamos otorgados por el BANMAT S.A.C. c) Elaboración de proyectos de normas legales; directivas, convenios, contratos y otros documentos afines a los asuntos de garantía y saneamiento inmobiliario. d) Efectuar y supervisar el seguimiento de los trámites notariales y regístrales vinculados a los asuntos de garantías y saneamiento inmobiliario. e) Realizar otras funciones afines que le sean asignadas. RELACIONES Reporta a : Supervisa a : Jefe Departamento de Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario No Aplicable _________________________________________________________________________________________ Vs. Diciembre 2004 BANCO DE MATERIALES MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES – OFICINA DE ASESORIA JURIDICO LEGAL 3 PAG.: E - 11 / 11 DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA OFICINA DE ASESORIA JURÍDICO LEGAL Jefe Oficina Asesoría Jurídico-Legal Secretaria Oficina Auxiliar Administrativo Jefe Departamento Procuraduría Jefe Departamento Asesoría Legal y Saneamiento Inmobiliario Especialista Jurídico Procuraduría Especialista Jurídico - A.Legal - S. Inmobiliario _________________________________________________________________________________________ Vs. Diciembre 2004 BANCO DE MATERIALES