PROCEDIMIENTO DONACIÓN DE BIENES MUEBLES

PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Código : PFI.22
PROCEDIMIENTO DONACIÓN DE BIENES MUEBLES REALIZADA POR LA
UNIVERSIDAD
Revisó:
Jefe División Financiera
Jefe Sección de Inventarios
Asesor Jurídico
Profesional Planeación
Versión : 02
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Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007
Resolución No. 1858
Aprobó: Rector
OBJETIVO
ALCANCE
Describir las actividades a seguir para transferir a título de donación los
bienes muebles dados de baja por la Universidad.
Aplica a todas las Unidades Académicas y/o Administrativas.
NORMATIVIDAD
·
·
·
Resolución 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la
Universidad Industrial de Santander.
Resolución 1744 de 2007, por la cual se modifica el artículo 41 “Salida de Bienes”, del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y
Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander.
Constitución Política de Colombia Art. 355
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
·
·
·
·
Acta de Entrega: Documento en donde se certifica que los bienes fueron entregados a la entidad oficial.
Escritura pública: Documento en el que se hace constar ante Notario Público un determinado hecho y derecho o declaración de
voluntad, lo cual se acredita mediante la firma de los intervinientes en el acto, bajo la autorización y supervisión del Notario.
Donación: Acto por el cual una persona natural o jurídica, denominada DONANTE transfiere a título gratuito y en forma irrevocable una parte de
sus bienes a otra que la acepta DONATARIO o BENEFICIARIO.
Elementos dados de Baja: Corresponde a elementos descargados de los inventarios de la Universidad y que ninguna UAA los requiere o no son
indispensables para la Universidad
CONSIDERACIONES
§
Los gastos de legalización que se generen en la donación deben ser asumidos por el beneficiario.
Para iniciar el procedimiento se deben cumplir las siguientes condiciones:
§ Los bienes a donar por la Universidad deben ser elementos dados de baja y que ninguna UAA los requiera o no son indispensables para la
Universidad.
§ La Universidad únicamente realizará donaciones a entidades públicas.
PROCESO FINANCIERO / SUBPROCESO INVENTARIOS
Código : PFI.22
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UNIVERSIDAD
Inicio/Fin
Decisión
Actividad
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
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Conector de página
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
1. Solicita donación de elementos mediante carta dirigida al
Rector de la Universidad. En dicho documento la entidad
debe certificar que no tiene impedimento legal, ni
inhabilidades o incompatibilidades para realizar los
respectivos tramites de donación.
Entidad oficial
Manual Normativo y
Procedimental para la
Administración y
Control de los Bienes
Muebles de la UIS
2. Recibe la carta enviada por la Entidad Oficial y la remite al
Jefe de la Sección de Inventarios.
Rector
3. Recibe carta de solicitud de donación y revisa en el
registro de elementos dados de baja la disponibilidad de los
bienes solicitados por la entidad oficial, y de ser necesario
procede a hacer la revisión en la bodega.
Jefe Sección de
Inventarios
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Conector
Procedimiento predefinido
Versión : 02
INICIO
1. Solicita donación de
elementos
Carta de solicitud
2. Recibe carta y la envía a
la Seccion de Inventarios
3. Recibe carta y revisa en
bodega la existencia de los
bienes solicitados
¿Se ajusta a la
solicitud?
Si
1
Pág
3
No
4. Informa al Rector y a la
Entidad Oficial
1
4. En caso de no encontrarse existencia de elementos
solicitados, informa al Rector y a la entidad oficial mediante
comunicación oficial.
Jefe Sección de
Inventarios
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UNIVERSIDAD
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
Versión : 02
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Jefe Sección de
Inventarios
Manual Normativo y
Procedimental para la
Administración y
Control de los Bienes
Muebles de la UIS
1
Carta
FIN
1
5. Relaciona los elementos
en un listado junto con el
costo de los bienes
5. Imprime listado de elementos a donar y costo de los
mismos.
Listado de elementos
6. Elabora autorización de
baja por donación y
prepara proyecto de
resolución
¿Donación > 50
SMMLV?
No
6. Elabora la autorización de baja por donación la cual es
firmada por el Jefe de la División Financiera y prepara
proyecto de resolución.
Jefe Sección de
Inventarios
8. Si la donación es superior a 50 SMMLV, tramita escritura
pública de insinuación de donación.
Entidad oficial
2
Pág 4
Si
8. Tramita escritura
pública de insinuación de
donación.
2
Manual para la
Administración y
Control de los Bienes
Muebles de la UIS
Código : PFI.22
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PROCEDIMIENTO DONACIÓN DE BIENES MUEBLES REALIZADA POR LA
UNIVERSIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
9. Remite proyecto de resolución a la Oficina Jurídica para su
revisión, adjuntando autorización de baja, relación del listado
de los elementos a donar junto con su valor en libros.
Jefe Sección de
Inventarios
10. Estudia proyecto de resolución.
Asesor Jurídico
11. Envía documentos con
observaciones
11. En caso de presentarse observaciones, envía documentos
al Jefe de la Sección de Inventarios para que realice los ajustes
pertinentes.
Asesor Jurídico
Revisa observaciones y
remite a Asesoría Jurídica.
12. Revisa observaciones, realiza ajustes y remite a Asesoría
Jurídica.
Jefe Sección de
Inventarios.
13. Si no hay observaciones devuelve a la Sección de
Inventarios el proyecto resolución revisado, autorización de
baja y relación de los elementos a donar para continuar
tramite en Secretaria General.
Asesor Jurídico
DIAGRAMA DE FLUJO
2
9. Remite proyecto de
resolución, autorización
de baja y listado de
elementos
2
Proyecto de Resolución
Autorización de baja
Listado de elementos
10. Estudia Proyecto de
Resolución por donación
No
¿Hay observaciones?
Si
13. Envía proyecto de
resolución revisado, y
demás documentos
3
Versión : 02
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Código : PFI.22
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Versión : 02
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
3
14. Envía el proyecto de
Resolución revisado junto
con los documentos
soporte.
15. Recibe y revisa
proyecto de resolución y
documentos soporte
16. Remite resolución
para firma
17. Firma resolución
18. Envía copia de
resolución
y/o escritura pública a
Inventarios
Resolución
Escritura pública
4
14. Envía el Proyecto de Resolución revisado junto con los
documentos soporte a Secretaría General.
Jefe Sección de
Inventarios
15. Recibe y revisa proyecto resolución y demás documentos
soporte.
Secretario(a) General
16. Asigna número, firma resolución y la remite para firma del
Rector.
17. Estudia documentos y firma resolución de aprobación de
la donación. En el caso de donaciones superiores a 50
SMMLV firma escritura pública, por medio de la cual se
realiza la insinuación de donación.
18. Envía copia de la resolución y/o escritura pública al Jefe
de la Sección de Inventarios.
Secretario General
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Procedimental para la
Administración y
Control de los Bienes
Muebles de la UIS
Rector
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Procedimental para la
Administración y
Control de los Bienes
Muebles de la UIS
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
19. Recibe documentos, levanta acta de entrega y envía copia
a la entidad oficial.
Jefe Sección de
Inventarios
20. Hace entrega de los elementos donados.
Jefe Sección de
Inventarios
4
19.Levanta acta de entrega
y envía copia
Acta de entrega
20. Hace entrega de los
elementos donados
FIN
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DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
1
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Diciembre 04 de 2007 Creación del Documento
·
·
2
Marzo 21 de 2012
·
·
Cambio en el objetivo del procedimiento “Describir las actividades a seguir para
transferir a titulo de donación los bienes muebles dados de baja por la Universidad”.
Cambio en la definición “Escritura pública: Documento en el que se hace constar ante
Notario público un determinado hecho y derecho o declaración de voluntad, lo
cual se acredita mediante la firma de los intervinientes en el acto, bajo la
autorización y supervisión del Notario”.
Cambio en las actividades 2,3,5,9,12,13 y 14
Cambio en el responsable de “Jefe Grupo de Inventarios” a “Jefe Sección de Inventarios”