proveedores - ANÁLISIS DE VIABILIDAD DE UNA INVERSIÓN

2010
PROVEEDORES
Proceso de búsqueda y de selección de proveedores
Pablo Peñalver Alonso
Juana Palencia Sarrión
Elisa Izquierdo Carnicero
2010
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TABLA DE CONTENIDOS
Proveedores. Buscar y seleccionar............................................................................................... 3
La búsqueda de proveedores .................................................................................................... 4
Proveedores. Criterios de selección ............................................................................................. 5
Criterios económicos................................................................................................................. 5
Criterios de calidad.................................................................................................................... 5
Proveedores. Evaluación y selección ........................................................................................... 7
Resumen ....................................................................................................................................... 9
PRIMERO: .................................................................................................................................. 9
SEGUNDO: ................................................................................................................................. 9
TERCERO: ................................................................................................................................. 10
CUARTO: .................................................................................................................................. 10
QUINTO: .................................................................................................................................. 11
SUPUESTO: .................................................................................................................................. 12
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Proveedores. Buscar y seleccionar
A la hora de llevar a cabo una idea de negocio e iniciar sus actividades, la
empresa necesita adquirir productos y servicios (materias primas,
componentes, seguros, servicios de comunicación, etc.).
Todas las empresas deben realizar un proceso de búsqueda y de selección
de proveedores de bienes y servicios que se adecuen a las necesidades de
la empresa.
El departamento de compras sería el que normalmente realice esta
función pero un proyecto de empresa que debe realizar el alumno en 2º
curso del ciclo superior de Administración y Finanzas, en el Módulo
Proyecto empresarial, deberá llevar a cabo la misma como uno de los
puntos importantes que influirá en la decisión de viabilidad del mismo.
Las fases que describimos son muy importantes ya que pueden influir
decisivamente en el capítulo de gastos como son las COMPRAS:
1. Describir el proceso de búsqueda y selección de proveedores.
2. Comunicarse correctamente, de forma escrita, con posibles
proveedores para recabar la información más adecuada.
3. Establecer criterios de selección de los proveedores idóneos para
satisfacer las necesidades de la empresa.
4. Evaluar las condiciones de varios posibles proveedores, de acuerdo
con los criterios establecidos, y elegir el más adecuado.
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La búsqueda de proveedores
Se trata de establecer una lista de las empresas que fabrican los bienes o
servicios que nos interesan para solicitarles información y, luego, elegir la
más adecuada a nuestros intereses.
Antes de decidir si se va tomar en cuenta a un proveedor, se debe estudiar
si los productos o materia prima que ofrece van a tener impacto positivo
en nuestra productividad, calidad y competitividad.
Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los
más adecuados basándose en los criterios de selección que se hayan
elegido hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. No es muy
recomendable tener a un solo proveedor y hacerle todo el pedido que
necesitamos; es preferible distribuir nuestras compras entre varios
proveedores, para que la empresa no quede sin abastecimiento si un
proveedor falla.
A su vez, se ha de tener en cuenta que el proceso de búsqueda y selección
tiene un coste económico para la empresa (aunque únicamente se
considere el tiempo dedicado por las personas encargadas de la
selección), por lo que sólo se realizará para la adquisición de los productos
que se compren con más asiduidad o en los que el ahorro final que se
obtenga sea superior a la inversión realizada en la búsqueda y selección de
los proveedores.
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Proveedores. Criterios de selección
Una vez elaborado un cuadro comparativo con las características de las
ofertas de todos los proveedores preseleccionados, se procederá a la
elección del proveedor que ofrezca el producto y las condiciones más
adecuadas a las necesidades de la empresa.
Para la selección de los proveedores se utilizan básicamente criterios
económicos y de calidad, aunque se puede utilizar una combinación de
ambos.
Igualmente importante son los Factores de Servicio: instalación,
mantenimiento, impuestos de aduana, atención al cliente, periodo de
garantía, asistencia técnica.
Criterios económicos
La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los
descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte,
embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra
(rappels) y los plazos de pago.
Se elegirá el proveedor cuyo precio final sea más bajo. Lógicamente,
cuando dos productos reúnan las mismas condiciones económicas, se
elegirá el de mayor calidad.
Criterios de calidad
Cuando a la hora de la selección el proveedor le conceda una gran
importancia a la calidad de los artículos, éstos han de ser sometidos a un
meticuloso estudio comparativo de sus características técnicas, analizar
muestras, realizar pruebas, etc. Este criterio se utiliza cuando lo que prima
en la empresa es conseguir un producto de una determinada calidad, que
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no tiene que ser necesariamente la mejor, sino la que interese al
comprador en ese momento.
También se utilizan criterios de calidad cuando el producto ha de
responder a unas características técnicas determinadas. Cuando los
artículos sean de la misma calidad se elegirá el que resulte más
económico.
No siempre la oferta más barata es la más conveniente, puesto que
también se pueden considerar como parámetros de calidad aspectos no
directamente relacionados con los productos como, por ejemplo: servicio
postventa, periodo de garantía, imagen que el producto y el proveedor
tengan en el mercado, existencia de servicios de atención al cliente,
etcétera. También se toman en cuenta del proveedor, su prestigio,
localización, instalaciones, fuerza técnica, capacidad financiera y nivel
organizativo y de administración (véase Ilustración 1.).
.
Ilustración 1. Aspectos sobre los que se puede pedir información a los proveedores.
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Proveedores. Evaluación y selección
Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los
más adecuados; esto implica el estudio exhaustivo de los posibles
proveedores y su eliminación sucesiva basándose en los criterios de
selección que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos
proveedores. Con la información que se recabe en el proceso de selección
se realiza el siguiente trabajo:
- Una ficha de cada proveedor para formar un fichero de proveedores en
el que se reflejarán las características de los artículos que cada proveedor
puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece (véase
Ilustración 2.).
Ilustración 2. Modelo de ficha de proveedores.
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- Un cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidas
por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago,
descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio
comparativo con toda la información recabada (véase Ilustración 3.).
Ilustración 3. Cuadro comparativo de proveedores.
No es conveniente depender de un único proveedor. Se deben repartir los
pedidos entre varios para garantizar el suministro en el caso de que
alguno falle y así evitar un desabastecimiento de la empresa con el
consiguiente perjuicio económico, al tener que parar el proceso
productivo o desabastecer a los clientes.
Tener varios proveedores puede generar el inconveniente de que, al
distribuir la cantidad comprada entre varios proveedores, los rappels
fuesen menores. Una vez elegido un proveedor o proveedores, es
conveniente notificar a los seleccionados la decisión que se ha tomado y
cuáles son las razones que han llevado a dicha elección. A los proveedores
no seleccionados se les puede notificar las causas que han motivado el no
aceptar sus condiciones, ya que podrían realizar nuevas ofertas que diesen
lugar a nuevas negociaciones comerciales, no sólo en el momento, sino
también en futuras ocasiones.
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Resumen
Pasos que debemos seguir para analizar y valorar las ofertas recibidas:
PRIMERO:
1.- PRESELECCIONAR LAS OFERTAS RECIBIDAS: eliminar las ofertas de
proveedores que no se ajusten a nuestras condiciones principales o
cualquiera que sea inadmisible. (Ver Ilustración 1)
2.- COMPLETAR UNA FICHA PARA CADA PROVEEDOR: debe contener los
datos de identificación de la empresa, los productos y las condiciones
comerciales que ofrece. (Ver Ilustración 2, Tabla 1)
3.- ELABORAR UN CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS: cuadroresumen que refleje la información sobre el precio, la calidad, la forma
de pago, el plazo de entrega y todas las condiciones que ofrezcan cada
uno de los proveedores seleccionados. (Ver Ilustración 3, Tabla 2, Tabla 3)
SEGUNDO:
Durante el proceso de baremación o valoración de las ofertas
preseleccionadas, pasos que se siguen para calcular la puntuación que
corresponde a cada una de las ofertas:
- Asignar un total de puntos entre los factores económicos, de calidad
y de servicio en función de la importancia, estableciendo un baremo
de
puntuación. Ver baremo (1) , (2)
, (3)
, (4)
.
- Calcular la puntuación, que en base al baremo, haya obtenido cada
una de las ofertas preseleccionadas. La puntuación total indica el
proveedor más idóneo. (Ver Tabla 4, Tabla 5, Tabla 6, Tabla 7)
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TERCERO:
Los conceptos aparecen en un cuadro comparativo de ofertas, agrupados
por factores de selección, como por ejemplo:
ECONÓMICOS
Gastos de peaje
Descuento comercial
Precio unitario del artículo
CALIDAD
Análisis de las muestras
Prueba de funcionamiento
Estudio características
técnicas
Transporte
Envases
Embalajes
Impuestos de aduana
Gastos de carga y descarga
Rappels
Plazo del pago
SERVICIO
Instalación
Plazo de entrega
Demanda del producto
Mantenimiento
Piezas de repuesto
Imagen de la marca
Atención al cliente
Periodo de garantía
Asistencia técnica
Solvencia del proveedor
Tabla 1. Cuadro Comparativo de ofertas
CUARTO:
Una vez realizado el análisis y valoración de ofertas debemos visitar al
proveedor o proveedores preseleccionados. La visita se hace necesaria
debido a factores específicos del producto y del proveedor. Estos factores
son:
- Las características técnicas y la facilidad de uso.
- La formación ofrecida por el suministrador y el tiempo requerido para
ello.
- La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del
cliente.
- La confianza y entendimiento entre comprador y vendedor que
aseguran la comodidad en el suministro del pedido.
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QUINTO:
La decisión de compra, en el seno de la empresa compradora, depende de
factores relacionados con la organización de la propia empresa y del
proceso de compra, los factores son:
El riesgo percibido y el tiempo disponible.
Estos factores derivan directamente de la organización del proceso de
compra, de que la toma de decisiones sea autónoma, donde resaltan las
preferencias del usuario principal del producto, o conjunta, donde las
condicionantes son los conflictos entre personas relacionadas con el
proceso de compra.
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SUPUESTO:
La empresa MADERERA GUTIERREZ, S.A. dedicada a la compraventa de
madera quiere realizar un contrato de suministro de un año, teniendo en
cuenta que los pedidos se realizarán cada 10 días. Para ello, se ha
seleccionado a dos proveedores potenciales para realizar la baremación,
que tendrá las siguientes características:
ARTÍCULO
MADERA PINO
MADERA NOGAL
CANTIDAD
2000
3000
MADERAS VALDEPEÑAS, S.A.
PRECIO
DTO.
PORTES
CALIDAD
1.300 €
5%
18.000 € Muy Buena
2.250 €
F.PAGO
PLAZO ENTREGA
Al Contado
4 días
Tabla 2. Oferta Proveedor 1.
ARTÍCULO
MADERA PINO
MADERA NOGAL
CANTIDAD
2000
3000
SUMINISTROS DE MADERA, S.L.
PRECIO
DTO.
PORTES
CALIDAD
1.400 €
6%
20.000 € Buena
2.380 €
F.PAGO
A 60
días
PLAZO ENTREGA
4 días
Tabla 3. Oferta Proveedor 2.
La empresa decidirá cuál de estas empresas va a ser su proveedor,
concediéndole todo el pedido a una sola.
El baremo (1) a aplicar será:
- La calidad es muy importante, por lo que se le asignará:
M. Buena = 40 puntos.
Buena = 30 puntos.
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PROVEEDORES
CARACTERÍSTICAS
Calidad:
BAREMO
MADERAS
VALDEPEÑAS, S.A
SUMINISTROS DE
MADERA, S.L.
40
Muy Buena
40
Buena
30
Tabla 4. Solución Baremo Calidad.
(2)
- El precio más idóneo para el artículo madera de pino es 1.200 €
unidad. Por lo que se aplica:
1.200 = 15 puntos.
Y para el artículo madera de nogal es de 2.300 €. Por lo que se le
aplica:
2.300 = 15 puntos.
PROVEEDORES
CARACTERÍSTICAS
BAREMO
MADERAS
VALDEPEÑAS, S.A
SUMINISTROS DE
MADERA, S.L.
Precio madera Pino
15
14,55
13,65
Precio madera Nogal
15
16,11
15,39
Tabla 5. Solución Baremo Precio.
MADERAS VALDEPEÑAS, S.A.
Madera pino: (1.200x15):1.237,5= 14,55
Madera nogal: (2.300x15):2.141,83= 16,11
SUMINISTROS DE MADERA, S.L.
Madera pino: (1.200x15):1.318,82= 13,62
Madera nogal: (2.300x15):2.241,99= 15,36
(3)
- En la forma de pago debemos desechar el pago al contado, por lo que
se aplica:
90 días = 15 puntos.
60 días = 10 puntos.
30 días = 5 puntos.
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PROVEEDORES
CARACTERÍSTICAS
Forma de pago
BAREMO
MADERAS
VALDEPEÑAS, S.A
SUMINISTROS DE
MADERA, S.L.
15
0
10
Tabla 6. Solución Baremo Forma de Pago.
(4)
- Debemos considerar que los plazos de entrega a nuestros clientes son
de 5 días, por lo tanto se desestimará todo plazo superior a esos días.
Teniendo en cuenta que si se demoran le aplicaríamos una
penalización del 7% en el siguiente pedido. El baremo sería:
0 días = 15 días.
2 días = 10 puntos.
4 días = 5 puntos.
PROVEEDORES
CARACTERÍSTICAS
Plazo de entrega
BAREMO
MADERAS
VALDEPEÑAS, S.A
SUMINISTROS DE
MADERA, S.L.
15
5
5
Tabla 7. Solución Baremo Plazo de entrega.
- Si se demorasen en el plazo de entrega, tendríamos que realizar el
pedido a otro proveedor, y al comprar fuera del contrato de
suministro nos cargaría el nuevo proveedor un 6% más sobre el precio.
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REALIZAR:
1. Calcular los costes de cada producto y proveedor.
2. Aplicar el baremo correspondiente.
3. Decidir cuál es el proveedor más idóneo.
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INDICE ILUSTRACIONES Y TABLAS
Ilustración 1. Aspectos sobre los que se puede pedir información a los proveedores................. 6
Ilustración 2. Modelo de ficha de proveedores. ........................................................................... 7
Ilustración 3. Cuadro comparativo de proveedores. .................................................................... 8
Tabla 1. Cuadro Comparativo de ofertas .................................................................................... 10
Tabla 2. Oferta Proveedor 1. ....................................................................................................... 12
Tabla 3. Oferta Proveedor 2. ....................................................................................................... 12
Tabla 4. Solución Baremo Calidad. .............................................................................................. 13
Tabla 5. Solución Baremo Precio. ................................................................................................ 13
Tabla 6. Solución Baremo Forma de Pago................................................................................... 14
Tabla 7. Solución Baremo Plazo de entrega. ............................................................................... 14
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