Sistemas y procedimientos de control empresarial: la caja chica

Republica Bolivariana de Venezuela
Ministerio de Educación, Cultura y Deporte
Instituto de TecnologÃ−a
“Antonio, José de Sucre”
Maracay Edo-Aragua
INTRODUCCION
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los
últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento
de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen
para mantenerse en el mercado.
Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la
situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar
que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos
coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos,
verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, asÃ− como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la
gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son
importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de
afinar su funcionalidad dentro de la organización.
Definición de caja chica
Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja o en depósitos,
disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los
gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con cheques.
El control del efectivo en caja
Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las
actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por
objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:
División del trabajo
Delegación de autoridad
Asignación de responsabilidades
Promoción de personal eficiente
Identificación del personal con las polÃ−ticas de la Empresa.
1
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco
comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por: (a: efectivo en caja (b: cuentas
bancarias.
Objetivos y Alcance
El Fondo de Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo
Reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que no sean
factibles de sastifaccer mediante la emisión de cheques
El presente Reglamento tiene por objeto regular y establecer las normas y
La utilización del Fondo de Caja Chica a fin de que éstos cumplan con el propósito para el cual se
Los autoriza, y asÃ− permitir un rápido y eficiente manejo administrativo para el normal desarrollo de
Las actividades.
Los fondos de caja chica servirán única y exclusivamente para cancelar pagos en efectivo, que por
Su monto reducido no sea factible de satisfacer mediante el proceso normal del Reglamento de adquisiciones,
contratación de obras y prestaciones de servicios
Para cubrir necesidades en cada vicepresidencia, gerencia o jefatura según corresponda.
Vales no permitidos (caja chica)
Según el reglamento para la buena administración del fondo de caja chica se expide las siguientes normas a
seguir:
1.- El Director o Jefe de la Unidad Municipal, solicitará y justificará al Director Financiero, la necesidad de
la apertura de un Fondo de Caja Chica, para cubrir obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido
que estén permitidos solo para dicha empresa.
2.- El Director Financiero o su delegado velará para que la administración del fondo de la empresa cumpla
con lo dispuesto en el ArtÃ−culo Número 201 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y
Control.
3.- El custodio del Fondo Fijo de Caja Chica, a más de lo señalado en el artÃ−culo anterior, se ajustará a
lo dispuesto en el presente Reglamento.
4.- El fondo será destinado exclusivamente para gastos urgentes como: adquisición de suministros y
materiales que no existen en stock de bodega, útiles de aseo, fotocopias, correos y otros pagos de bienes y
servicios que no tiene el carácter de previsibles y que no pueden pagarse regularmente con cheques. Para el
caso de la AlcaldÃ−a, se autoriza el uso del fondo para el pago de refrigerios, decoraciones y/o arreglos
florales, cuando se efectúen reuniones de carácter oficial o cuando se produzcan visitas de funcionarios del
exterior; para justificar éstos gastos, el Secretario General certificará la lista de asistentes y los actos que
ameriten éstas erogaciones.
5.- Se prohÃ−be utilizar el fondo fijo de caja chica para el pago de servicios personales, anticipo de viáticos
y subsistencias y gastos que no tiene el carácter de previsibles o urgentes.
2
6.- El lÃ−mite máximo del monto del fondo de Caja Chica, según el artÃ−culo 81 del Decreto Ejecutivo
número 3410 del Registro Oficial N. 5 del 22 de enero del 2003, será:
Para la AlcaldÃ−a, el valor de 400.000 Bs.
Para las Direcciones Municipales, el valor 250.000 Bs.
Para las Unidades Administrativas en general, el valor 150.000 Bs.
9.- El responsable del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, es la única persona encargada de la recepción,
control y custodia de los recursos económicos entregados.
10.- Para asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo, se efectuarán arqueos periódicos y
sorpresivos, los mismos que pueden ser realizados por Delegados de la Dirección Financiero o Personal del
Departamento de AuditorÃ−a Interna.
11.- La solicitud de Reposición del fondo de Caja Chica, se efectuará cuando los gastos alcancen el 60%
del monto establecido, previo la presentación de Formulario “Solicitud de Reposición de Caja Chica”, al
que se adjuntará en originales: Vale de Caja Chica, Orden Administrativa y Factura, que justifique el pago
realizado.
Art. 12.- La Dirección Financiera a través de la Unidad de Contabilidad verificará, analizará,
liquidará y contabilizará los valores correspondientes al Fondo de Caja Chica.
Art. 13.- Las facturas, liquidaciones de compras y/o servicios y comprobantes de retención, deberán estar
de acuerdo a lo dispuesto en las disposiciones legales que en materia tributaria rigen sobre el particular.
Monto de la caja chica
EL SISTEMA DE FONDO FIJO FUNCIONA DE LA SIGUIENTE FORMA:
A)- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para realizar pagos de menor
cuantÃ−a.
- Gastos de fotocopias
- Gastos de compra de medicamentos para botiquÃ−n
- Gastos en taxis- pasajes urbanos
- Gastos de Revistas y periódicos
- EnvÃ−os de correspondencia
- Gastos de llamadas telefónicas
- Gastos de servicios de limpieza
- Gastos de artÃ−culos de limpieza
- Se puede considerar pago de compra de suministros excepcionalmente
- Pagos de remuneraciones, impuestos, y otro etc.
B)- Este tipo de gastos se efectúa el pago en efectivo.
C)- Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizando, para ello es
conveniente confeccionar un formato que se utilice para solicitar la reposición de los fondos (llamase Recibo
de Egresos)
Herramientas del Control de Gastos
3
Es una planilla de cálculo muy simple que facilita llevar la contabilidad de la caja chica durante el año.
Está compuesta por trece hojas, cada una representa el estado de un mes de la caja chica, desde enero hasta
diciembre, y la última -anual- es un resumen de los movimientos realizados durante todo el año.
Como funciona
Lo primero que deberá hacer es definir un monto fijo con el que la caja chica deberá operar cada mes. Se
debe comenzar ingresando este monto en el aporte inicial del mes de enero, sin importar en qué mes
efectivamente empezamos a usar esta administración.
Luego, simplemente se van ingresando los egresos y/o aportes que se realicen en el mes que corresponde. Para
hacer esto hay que completar la información de las siguientes columnas:
Fecha: fecha en que se realizó el cargo o aporte.
Glosa: detalle o motivo del cargo o del aporte.
Proveedor: nombre de la empresa o particular que provee el producto o servicio.Â
Debe: en esta columna se ingresan solamente los montos de los aportes que se hagan a la caja chica. Todo
monto ingresado en esta columna será sumado al saldo de la caja chica.
Haber: en esta columna se ingresa el monto del cargo o egreso realizado. Todo monto ingresado en esta
columna será restado del saldo de la caja chica.
Saldo: en esta columna la planilla indica el saldo parcial que va resultando luego de ingresar un cargo o un
aporte.
Con cada mes nuevo que comienza, el monto del Saldo Final del mes anterior es trasladado al campo Saldo
Anterior de la hoja siguiente. Lo único que tienes que hacer es ingresar el Aporte Inicial del nuevo mes y
empezar a ingresar los cargos y los aportes. La costumbre o regla general indica que el Aporte Inicial de
cada mes reponga el dinero gastado de la caja chica durante el mes pasado, de modo que esta vuelva a
tener el monto definido para su operación al empezar un nuevo mes.
Viático de venta (Reglamento)
El reglamento de viáticos para viajes dentro del paÃ−s, toda solicitud debe cumplir con lo siguiente:
1- La solicitud de los viáticos debe ser tramitada, por la dependencia a la cual esté adscrito el funcionario
designado en misión oficial ante la instancia superior correspondiente, por lo menos con tres (3) dÃ−as
hábiles de anticipación.
2- A la solicitud de viáticos debe anexarse los datos que respalden la misión encomendada como por
ejemplo convocatorias, programas, invitaciones etc.
3- No se admitirán solicitudes de viáticos por perÃ−odos de tres (3) a cinco (5) dÃ−as que comprendan
dÃ−as feriados (sábados, domingos y festivos).Sólo podrá hacerse por vÃ−a de excepción, con motivos
plenamente justificados y autorizados por la instancia correspondiente.
4- La aprobación de la solicitud de los viáticos dentro del paÃ−s estará sujeta a la disponibilidad del
monto previsto para las facultades y para la Dirección Superior en la partida presupuestaria correspondiente.
5- Es obligación de todo funcionario presentar un informe da la gestión realizada, en un lapso no mayor a
4
cinco (5) dÃ−as hábiles siguientes a fecha de culminación de viaje.
6- Los organismos contralores podrán solicitar los recaudos que consideren pertinentes en cada oportunidad,
a los fines de preservar el patrimonio Universitario. Si se demostrase falsedad en la información
suministrada por el beneficiado, el mismo quedara sujeto a lo previsto en las Leyes y Reglamentos vigentes.
7- Si el viaje objeto de la misión no se realiza y en caso de que el funcionario haya recibido las asignaciones
señalas en el Reglamento, deberá reintegrarlas en un plazo no mayor de dos (2) dÃ−as hábiles.
8-A fin de cumplir con las disposiciones emanadas de Consejo Universitario mucho sabré agradecerle
ceñirse a la normativa señalada para asÃ− poder procesar las solicitudes, ya que de no ser asÃ− estas no
podrán ser transmitidas, y nada podemos hacer al respecto.
Gastos administrativos de la empresa:
GASTOS
A cualquier empresa -industrial, comercial o de prestación de servicios para funcionar normalmente le
resulta ineludible adquirir ciertos bienes y servicios como son: mano de obra, energÃ−a eléctrica,
teléfono, etc.
La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestación real del exterior, es decir, cuando percibe
alguno de estos bienes o servicios. AsÃ−, incurre en un gasto cuando disfruta de la mano de obra de sus
trabajadores, cuando utiliza el suministro eléctrico para mantener operativas sus instalaciones, etc.
El hecho de que la entidad utilice ciertos servicios le obliga a pagarlos. Ahora bien, el pago de éstos se
produce en la fecha en la que sale dinero de tesorerÃ−a para remunerarlos. Por ello, es sumamente importante
distinguir los conceptos de gasto y de pago. Se incurre en un gasto al disfrutar de cierto servicio; se efectúa
el pago del mismo en la fecha convenida, en el instante en que reciba el bien o servicio o en fechas
posteriores, puesto que el aplazamiento del pago es una práctica bastante extendida en el mundo empresarial.
Por lo tanto, la realización de un gasto por parte de la empresa lleva de la mano una disminución del
patrimonio empresarial. Al percibir la contraprestación real, que generalmente no integra su patrimonio,
paga o aplaza su pago, minorando su tesorerÃ−a o contrayendo una obligación de pago, que integrará el
pasivo.
INGRESOS
La empresa en el ejercicio de su actividad presta servicios y bienes al exterior. A cambio de ellos, percibe
dinero o nacen derechos de cobro a su favor, que hará efectivos en las fechas estipuladas.
Se produce un ingreso cuando aumenta el patrimonio empresarial y este incremento no se debe a nuevas
aportaciones de los socios.
Las aportaciones de los propietarios en ningún caso suponen un ingreso, aunque sÃ− un incremento
patrimonial. Los socios las realizan con la finalidad de cubrir pérdidas de ejercicios anteriores o de engrosar
los recursos con los que cuenta la empresa con el objeto de financiar nuevas inversiones o expansionarse.
Es importante distinguir los ingresos de los cobros. AsÃ−, por ejemplo, si una empresa dedicada a la
compraventa de electrodomésticos vende uno de éstos por 1.000. y acuerda con el comprador que éste
lo hará efectivo a partes iguales en el momento de la venta y 30 dÃ−as después, en la fecha de la venta, se
produce un ingreso de 1.000. y un cobro de 500. El importe restante no se hará efectivo hasta dentro de 30
5
dÃ−as, será en esa fecha cuando se produzca otro cobro de 500.
Si es importante diferenciar los gastos de los pagos y los ingresos de los cobros, no es menos relevante
distinguir los gastos de las pérdidas y los ingresos de los beneficios. Ha de quedar claro que pérdidas y
beneficios se determinan en función de los ingresos y gastos producidos en un perÃ−odo de tiempo
determinado.
6