CÓDIGO: U-PR-11.002.005

MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGÍA
INFORMÁTICA Y DE TELECOMUNICACIONES Y GESTIÓN DOCUMENTAL)
CÓDIGO: U-PR-11.002.005
PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DEL SERVICIO DE VIDEOCONFERENCIA
VERSIÓN: 0.0
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PROCESO: GESTIÓN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
Y LAS COMUNICACIONES TIC
SUBPROCESO: GESTION DE SOPORTE A USUARIOS E
INCIDENTES DE INFORMATICA Y COMUNICACIONES
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
1.
2.
OBJETIVO: Establecer el esquema atención de las solicitudes del servicio de videoconferencia hechas por la comunidad universitaria o dependencias de la Universidad
Nacional de Colombia
ALCANCE: Este procedimiento inicia con la recepción de la solicitud y finaliza con la prestación del servicio y su calificación.
El procedimiento solo aplica para las videoconferencias que son gestionadas desde el Nivel Nacional y únicamente a través de equipos especializados del sistema de
videoconferencia de la Universidad.
DEFINICIONES:
1. Videoconferencia: Sistema de comunicación diseñado para llevar a cabo encuentros a distancia en tiempo real, permitiendo la interacción visual, auditiva y verbal
entre personas con diferente ubicación geográfica.
2. Solicitud: requerimiento efectuado escrita a través de correo electrónico u oficio.
3. Comunidad Universitaria: Conjunto de personas que tienen una vinculación con la Universidad Nacional de Colombia, las cuales se encuentran clasificadas en:
administrativos, docentes y estudiantes
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Formato de solicitud de Videoconferencia
2. Formato: Préstamo sala videoconferencia
3. Procedimiento Aseguramiento de la calidad de los servicios
CONDICIONES GENERALES:
1. El usuario que realiza la solicitud del servicio de videoconferencia, debe tener vinculación activa con la Universidad Nacional de Colombia, además estará bajo su
responsabilidad el uso adecuado y devolución de los elementos y el lugar utilizado al área encargada, una vez prestado el servicio .
2. Este procedimiento aplica tanto para las videoconferencias entre Sedes como para videoconferencias con entidades externas a la Universidad.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ID
1
2
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
Recibir la solicitud
por parte del usuario.
Recibir la solicitud a través de oficio o
correo electrónico , en el formato de
solicitudes
de
videoconferencia
establecido por la DNIC
(Formato: Préstamo sala videoconferencia)
Revisar el
Revisión de la información consignada
DEPENDENCIA O
UNIDAD DE
GESTIÓN
CARGO Y/O
PUESTO DE
TRABAJO
Área de
Videoconferencia
del Nivel Nacional
Coordinación de
videoconferencia
Área técnica
Técnico de
REGISTROS
Solicitud de
Servicio
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
O APLICATIVOS
N/A
Formato
diligenciado
Correo
N/A
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INFORMÁTICA Y DE TELECOMUNICACIONES Y GESTIÓN DOCUMENTAL)
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PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DEL SERVICIO DE VIDEOCONFERENCIA
VERSIÓN: 0.0
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ID
ACTIVIDAD
cumplimiento de los
requisitos de
solicitud.
DESCRIPCIÓN
en el formato de solicitud.
Nota: El formato debe contener la
totalidad de la información solicitada.
DEPENDENCIA O
UNIDAD DE
GESTIÓN
Videoconferencia
del Nivel Nacional
CARGO Y/O
PUESTO DE
TRABAJO
Videoconferencia
Verificar si el evento
es entre sedes de la
Universidad o si es
externo
Si es entre sedes:
Gestionar la reserva del lugar donde se
prestará
el
servicio
y
elaborar
programación
semanal
de
videoconferencia de acuerdo a: número
de asistentes, confidencialidad del tema
y disponibilidad de lugares para la
conexión.
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
O APLICATIVOS
Electrónico /
Oficio
Formato de
Solicitud
Si no cumple los requisitos se envía
respuesta al usuario y finaliza el
procedimiento. En caso contrario pasa a
la actividad 3.
3
REGISTROS
Área técnica
Videoconferencia
del Nivel Nacional
Técnico de
Videoconferencia
Programación
semanal del
servicio
N/A
Área técnica
Videoconferencia
del Nivel Nacional
Técnico de
Videoconferencia
Calendario de
Videoconferenci
a
N/A
Para ver la disponibilidad se debe
consultar
la
programación
oficial
publicada
en
el
calendario
de
videoconferencia.
Si no hay disponibilidad se emite
respuesta y termina el procedimiento. Si
hay disponibilidad continua con la
actividad 4.
Si es un evento externo continuar con la
actividad 6
4
Verificar la
disponibilidad Nivel
Nacional y Sedes
Verificar la disponibilidad para el evento
y la logística para el mismo.
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PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DEL SERVICIO DE VIDEOCONFERENCIA
VERSIÓN: 0.0
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ID
ACTIVIDAD
DEPENDENCIA O
UNIDAD DE
GESTIÓN
DESCRIPCIÓN
CARGO Y/O
PUESTO DE
TRABAJO
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
O APLICATIVOS
(espacio, soporte
técnico, horario,
equipos)Videoconfere
ncia
5
Programar el evento
en el calendario y
emitir respuesta para
el usuario
Incluir el evento en el calendario del
servicio de videoconferencia y confirmar
con el usuario
Sitio
Área técnica
Videoconferencia
del Nivel Nacional
Técnico de
Videoconferencia
Correo
Electrónico /
Oficio
N/A
Área técnica
Videoconferencia
del Nivel Nacional
Técnico de
Videoconferencia
Correo
Electrónico /
N/A
Área técnica
Videoconferencia
del Nivel Nacional
Técnico de
Videoconferencia
Correo
Electrónico /
N/A
Área técnica
Videoconferencia
Técnico de
Videoconferencia
Grabación del
evento
(opcional)
N/A
web:
http://unwebcal.unal.edu.co:81/command.shtml?vie
w=weekview&calid=videoconfe_dnic&tzid=America
/Indianapolis&security=1
6
Programar una
prueba y hacer
reserva en la agenda
Coordinar realización de pruebas con los
técnicos de los diferentes sitios a
conectar.
Programar prueba en el calendario
oficial de Videoconferencia.
7
Realizar prueba de
verificación de
funcionamiento del
servicio
Se
Realizan
las
pruebas
de
conectividad,
audio,
video
y
herramientas de colaboración de datos.
Si la prueba es exitosa se confirma el
agendamiento del evento y se da
respuesta positiva al usuario
Si no es exitosa la prueba, se retira la
reserva de agendamiento y se emite
respuesta negativa
8
Brindar la atención
del servicio
Prestar soporte técnico
transmisión del evento.
durante
la
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PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN DEL SERVICIO DE VIDEOCONFERENCIA
VERSIÓN: 0.0
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ID
ACTIVIDAD
DEPENDENCIA O
UNIDAD DE
GESTIÓN
DESCRIPCIÓN
CARGO Y/O
PUESTO DE
TRABAJO
REGISTROS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
O APLICATIVOS
Formato:
Préstamo sala
videoconferencia
9
Solicitar la
calificación al usuario
Solicitar la calificación del servicio
siguiendo el formato establecido.
(Formato: Préstamo sala videoconferencia)
Área técnica
Videoconferencia
Área técnica
Videoconferencia.
Registro
respuesta del
usuario y
calificación
(cierre)
Registro en el
formato.
N/A
Técnico de
Videoconferencia
ELABORÓ
CARGO
FECHA
FANNY TORCOROMA SOLANO
COORDINADORA AREA DE
VIDEOCONFERENCIA
Julio 7 de 2011
REVISÓ
CARGO
FECHA
ADRIANA MONTAÑA BARON
SECRETARIA TÉCNICA EQUIPO DE
PROCESO DE GESTIÓN DE TIC
Julio 11 de 2011
APROBÓ
CARGO
FECHA
PEDRO AGUSTIN PEREZ TORRES
DIRECTOR DNIC – LIDER DE
PROCESO DE GESTIÓN DE TIC
Julio 28 de 2011