011 control gasto proyectos de inversión e-pgp-in-011

PROCESO
INSTRUCTIVO
CÓDIGO
E-PGP-IN-011
VERSIÓN
01
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VIGENTE DESDE
28/03/2016
PLANEACION DE LA GESTIÓN
Y PARTICIPACIÓN
CONTROL GASTO
PROYECTOS DE INVERSIÓN
1. OBJETIVO
Realizar seguimiento y control financiero de proyectos de inversión en sus conceptos de gasto, componentes de
inversión y metas
2. ALCANCE
El instrumento empieza con la generación de la consulta de IDOCUMENT y auxiliar de presupuesto por concepto de
gasto y termina con el envío del documento consolidado a la Oficina Asesora de Planeación para su ingreso al
seguimiento SEGPLAN.
3. DESCRIPCION
3.1 GENERALIDADES
RESPONSABLE
… Las metas del proyecto consisten en el conjunto de resultados concretos,
medibles, realizables y verificables que se esperan obtener en un tiempo señalado,
Las metas deben establecerse en términos de resultado o productos, en este
sentido, la gestión institucional que se adelante es el medio para llegar a la meta,
no es la meta en sí, debido a que no es un bien o servicio….
…La adecuada definición de las metas del proyecto no sólo permite medir el logro
de los objetivos y facilita su seguimiento, sino que constituye la base sobre la cual
se determinan las tareas a desarrollar. Cabe anotar que las metas no consisten en la
relación de un plan de compras y/o adquisiciones para el proyecto, ni
corresponden a la descripción de los rubros de gasto al interior del proyecto o al
reflejo de su estructura de costos….
3.2 RELACIÓN DE ACTIVIDADES
RESPONSABLE
REGISTRO
1
3.2.1. Generar consultas de IDOCUMENT y auxiliares aplicación financiera
3.2.1. Cruzar las dos bases y articular cada gasto con meta del proyecto.
3.2.2 Asignar ponderación, en el caso de que el gasto, por economía de escala,
apunte a dos o más metas asignar ponderación. Esta ponderación se puede
asignar de acuerdo con el peso porcentual de las metas o de acuerdo con
programación realizada en el ´proceso de compra.
.
3.2.3 Realizar las validaciones necesarias para comprobar que la suma del valor
de las metas ejecutadas coincida con ala ejecución presupuestal del proyecto
3.2.4 Una vez consolidada la información por metas, realizar la distribución por
punto de inversión. Se realiza de acuerdo al número de cupos ofertados o de
acuerdo a programación de compra
3.2.5 Enviar por correo electrónico a planeación herramienta con totales
acumulado por meta y por punto del proyecto de inversión, dentro de los cinco
primeros días del mes posterior al trimestre vencido, para su ingreso a la ejecución
trimestral de SEGPLAN
3.2.6 Ingresa información por meta en SEGPLAN
1
Profesional
administrador de
Proyecto
Profesional
administrador de
Proyecto
REGISTRO
Consultas
generadas por
IDOCUMENT
y aplicación
administrativa
Herramienta
administrativa
consolidada
Profesional
administrador de
Proyecto
Profesional
administrador de
Proyecto
Profesional
administrador de
Proyecto
Profesional
administrador de
Proyecto
Herramienta
administrativa
consolidada
Profesional
Universitario
Oficina Asesora
de Planeación
Manual para la administración, y operación del Banco Distrital de Programas y Proyectos, Mayo 2012, Pág 16 y 17
Vr 03; 21/08/2014
PROCESO
INSTRUCTIVO
CÓDIGO
E-PGP-IN-011
VERSIÓN
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VIGENTE DESDE
28/03/2016
PLANEACION DE LA GESTIÓN
Y PARTICIPACIÓN
CONTROL GASTO
PROYECTOS DE INVERSIÓN
3.2.7. Generar reportes SEGPLAN y enviar
administradores
a Gerentes de proyecto y
Profesional
Universitario
Oficina Asesora
de Planeación
4. CONTROL DE CAMBIOS
NO.
VERSIÓN
FECHA
(DD/MM/AA)
01
28/03/2016
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
ELABORO
FIRMA EN ORIGINAL
Creación de Instructivo
LIGIA STELLA ROZO REINA
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
5. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
NOMBRE
CARGO
FECHA
(DD/MM/AÑO)
REVISÓ
KATTIA JEANETH
PINZON FRANCO
JEFE DE OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN
28/03/2016
APROBÓ
KATTIA JEANETH
PINZON FRANCO
JEFE DE OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN
28/03/2016
FIRMA
FIRMA EN ORIGINAL
FIRMA EN ORIGINAL
Vr 03; 21/08/2014