Guia 1 Manual de funciones y perfiles de los Cargos SED

República de Colombia
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
Diagnóstico, diseño e implementación de procesos para
la modernización de Secretarías de Educación
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL MAGDALENA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, MANUAL DE
FUNCIONES Y PERFILES DE LOS CARGOS
NOVIEMBRE DE 2011
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO
Versión Fecha
[dd/mm/yy]
Elaborado por:
Razón de la actualización
1.0
01/04/07
Equipo consultor
Elaboración del Documento
2.0
12/11/11
Modernización, SGC,
Despacho del Secretario
Actualización del
Documento
Revisado por:
Liliana Munar Bohórquez
Gerente Regional
Liborio Cuellar
Fecha: ______________
[01/04/07]
Aprobado por:
<Nombre y Firma>
Interventoría
Fecha: ___________
[dd/mm/yy]
<Nombre y Firma>
Ministerio de Educación Nacional
Fecha: ___________
[dd/mm/yy]
2
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
CONTENIDO
1.
1.1.
1.2.
INTRODUCCIÓN ..................................................................11
ANTECEDENTES ....................................................................................... 11
ALCANCE ................................................................................................ 12
2.
ESTRATEGIA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE
MAGDALENA ....................................................................................14
3.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PLANTA DE
PERSONAL PROPUESTA ................................................................15
3.1.
3.2.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROPUESTA POR ÁREAS............................ 15
ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTOS DE TRABAJO ................................ 18
4.
ÁREAS INVOLUCRADAS EN LOS PROCESOS Y ROLES
DE CADA UNA. (SEGÚN EL NUMERAL 3) ......................................30
5.
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
5.7
6.
DESCRIPCIÓN DE COMITÉS ............................................109
COMITÉ DIRECTIVO ................................................................................ 109
COMITÉ DE CALIDAD EDUCATIVA ............................................................. 113
COMITÉ DEPARTAMENTAL DE FORMACIÓN DOCENTE ................................ 115
COMITÉ DE CAPACITACIÓN, BIENESTAR E INCENTIVOS .............................. 117
COMITÉ DEL FONDO DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO .......... 119
COMITÉ ESPECIAL DE DOCENTES AMENAZADOS O DESPLAZADOS ............. 121
. ............................................................... COMITÉ DE COBERTURA
108
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGOS ........... 125
6.1.
DEPENDENCIA
NIVEL
DESPACHO DE LA SECRETARÍA DEL PRIMER
6.1.1.
Funciones
y
perfil
del
cargo Secretario
de
Despacho……………………………………………………...……………………...115
6.1.2. Funciones y perfil del cargo Secretario Ejecutivo de
Despacho………………………………………………………………...…………...119
6.1.3.
Conductor ………………………………………………………………….123
6.1.4. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Despacho
(Comunicaciones)……………………………………………………………………126
3
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.2. DEPENDENCIA PLANEACIÓN DEL SEGUNDO NIVEL………………...130
6.2.1.
Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de
Planeación…………………………..……………………………………………….130
6.2.2.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Análisis
Sectorial……………………………………………………………………………..136
6.2.3.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Planes,
Programas y Proyectos………………………………………………………….....142.
2.4.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario del Sistema
de
Gestión
de
Calidad
y
Control
Interno
de
Gestión……………………………………………………………………………….146
4
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.2.5.
Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de
Planeación………………………………………………………………………………152
6.3.
DEPENDENCIA JURÍDICA DEL SEGUNDO
NIVEL…………………………………………………………………..………………..157
6.3.1.
Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de
Jurídica…………………………………………………………………………………..157
6.3.2.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a
Jurídica…………………………………………………………………………………162
6.4.
DEPENDENCIA INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DEL SEGUNDO
NIVEL………………………………………………………………………………….166
6.4.1.
Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Inspección y
Vigilancia………………………………………………………………………………166
6.4.2.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a
Inspección
y
Vigilancia………………………………………………………………..172
6.4.3. Funciones y perfil del cargo Auxiliar Administrativo de Inspección y
Vigilancia………………………………………………………………………..……….176
6.5.
DEPENDENCIA CALIDAD EDUCATIVA DEL SEGUNDO
NIVEL……………………………………………………………………………………180
6.5.1.
Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Calidad
Educativa………………………………………………………………………………..180
6.5.2.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Evaluación
Educativa………………………………………………………………………………183
5
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.5.3.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a la
Evaluación Educativa…………………………………………………..188
6.5.4 Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Mejoramiento…..192
6.5.5.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo al
Mejoramiento…………………………………………………………...196
6.5.7.
Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Calidad
Educativa………………………………………………………………………………..201
6
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.6.
DEPENDENCIA COBERTURA DEL SEGUNDO NIVEL ……………...205
6.6.1. Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de
Cobertura…………………………………………………………………………….….205
6.6.2. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Acceso…………………………………………………………………………………...209
6.6.3.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Permanencia…………………………………………………………………………....213
6.6.4.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo al
Acceso…………………………………………………………………………………..217
6.6.5.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a la
Permanencia……………………………………………………………………………223
6.6.6.
Funciones y del cargo Técnico Operativo de
Cobertura………………………………………………………………………………..227
6.7.
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DEL SEGUNDO
NIVEL………………………………………………………………………………….231
6.7.1.
Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Administrativa y
Financiera…………………………………………………………………231
6.7.2.
Funciones y Perfil del cargo Auxiliar Administrativo de Administrativa y
Financiera…………………………………………………………………238
6.7.3. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Talento
Humano………………………………………………………………………………….241
6.7.4.
Funciones y perfil del cargo Auxiliar administrativo de Talento
Humano………………………………………………………………………………….247
7
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.5. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Talento
Humano (Nómina)………………………..…………………………………………….250
6.7.6.
Funciones y Perfil del cargo Técnico Operativo de Talento Humano
(Nómina)…………………………………………………………………………………254
6.7.7.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Talento
Humano(Bienestar-Salud Ocupacional)………………………..……...257
6.7.8.
Funciones del cargo Técnico Operativo de Talento Humano
(Bienestar y Salud Ocupacional)……………………………….…………………….262
6.7.9.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a
Talento Humano (Escalafón y Carrera Administrativa)…………………………….266
6.7.10.
Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Apoyo a Talento
Humano (Escalafón y Carrera Administrativa)………………………………..…….270
6.7.11.
Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Apoyo a Talento
Humano (Hojas de Vida)………………………………………………………………274
6.7.12. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Talento
Humano (Planta, Nombramiento e Inducción)………………………………………277
6.7.13.
Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Apoyo a Talento
Humano (Planta, Nombramiento e Inducción)………………………………………281
6.7.14.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a
Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio)…………………….……286
6.7.15.
Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo Apoyo a Talento
Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio)………….………….288
6.7.16
Funciones y Perfil del Cargo Auxiliar Administrativo de Apoyo a
Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio)………………………….291
8
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.17.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Atención al
Ciudadano
y
Correspondencia……...………………………………………………….293
6.7.18.
Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Atención al
Ciudadano…..297
6.7.19.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Gestión
Administrativa
de
Bienes
y
Servicios…………………………………………………………………..300
6.7.20. Funciones y Perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a Gestión
Administrativa de Bienes y Servicios……..…………………………………………304
6.7.21. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Gestión Administrativa
de Bienes y Servicios……………………..…………………………………………...307
6.7.22.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Servicios
Informáticos……………………………………………………………………………311
6.7.23.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a
Servicios Informáticos…………….……………………………………………………316
6.7.24. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Financiera………………………………………………………………………….……321
6.7.25.
Funciones y perfil del cargo Auxiliar de Financiera……………………325
9
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.26. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a
Financiera (Fondo de Servicios Educativos)………………………………………327
6.7.27. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo Gestión de Apoyo a
Financiera (Fondo de Servicios Educativos)………………………………………330
6.7.28.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a
Financiera (Presupuesto)……………………………………………………………..334
6.7.17.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a
Financiera (Contabilidad)……………………………………………………………337
7.
FUNCIONES DE LOS CARGOS SUPERVISOR Y
DIRECTOR DE NÚCLEO EDUCATIVO ...........................................341
8.
ACTIVIDADES NECESARIAS PARA LA IMPLANTACIÓN
DE ESTRUCTURA .........................................................................3502
10
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
INTRODUCCIÓN
Este Manual es un instrumento de Administración de Personal mediante el cual se
establece la estructura organizacional, las funciones y los perfiles exigidos para el
desempeño de los empleos que conforman la planta de personal de la Secretaría
de Educación de Magdalena.
El documento recopila la información correspondiente al que hacer de los
funcionarios en cada uno de sus cargos, describiendo la participación de cada
cargo en los procesos, subprocesos y actividades diseñados y de acuerdo con el
nivel ocupacional del cargo, el perfil que requiere el titular en términos de
educación, experiencia y competencias. También se describe las
responsabilidades asignadas y el funcionamiento de los diferentes comités que
apoyan la ejecución de determinados procesos en la Secretaría. De la misma
manera dentro del ejercicio de estructura se determina la planta de personal
básica necesaria para que la Secretaría funcione de manera adecuada y eficiente,
con base en las cargas de trabajo calculadas a partir de las actividades que se
ejecutan para desarrollar los diferentes subprocesos.
Está dirigido a cada uno de los servidores públicos de la Secretaría que aportan
con su trabajo al cumplimiento de sus objetivos, así como a quien pueda estar
interesado en conocer información más detallada sobre la manera como está
organizada la Secretaría en términos de distribución de cargos y
responsabilidades
de
cada
cargo.
1.1. Antecedentes
Al partir de este documento se da comienzo a establecer la estructura
organizacional de la Secretaría y definir las estrategias para su implementación
luego de la adopción a partir de la estructura de 70 cargos validada por el MEN.
De esta manera y para lograr su implantación se describe una serie de actividades
necesarias que la Secretaría debe cumplir para lograr la implantación formal de su
estructura.
La definición de la estructura organizacional de las Secretarías parte de un
referente conceptual denominado “Tipología de estructura para las Secretarías de
Educación”, con el cual se puede llevar a cabo la implantación de los procesos
diseñados dentro del marco del proyecto de diagnóstico, diseño e implantación de
procesos para las secretarías de educación. Para la definición de las tipologías se
hizo uso de la información de todas las Secretarías de Educación certificadas
para así asegurar la solidez del referente.
11
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Dentro del modelo se definieron 4 tipologías de estructura,
las cuales
corresponden a estructuras organizacionales acordes con una gestión por
procesos y que varían dependiendo del tamaño de las secretarías y de su
naturaleza (departamental o municipal y distrital). Cada una de las secretarías de
educación certificadas fue clasificada en una de las 4 tipologías definidas. Cada
estructura tipificada contempla las áreas necesarias para que una Secretaría
certificada encargada de la administración del servicio educativo pueda ejecutar
todos los procesos diseñados, tanto misionales como de apoyo.
Con el fin de facilitar la construcción de un referente para todas las secretarías, se
utilizó tipos de cargos en lugar de grados específicos para cada uno. Estos tipos
de cargos están basados en rangos que permiten diferenciar los roles de
funcionarios dentro de un mismo nivel de carrera, de acuerdo con las
características de su intervención en cada uno de los procesos. Los niveles de
carrera son los niveles jerárquicos definidos por el Decreto 785 de 2005 para los
Entes Territoriales.
La definición de perfiles se realizó con base en los tipos y rangos de cargos
mencionados, con lo cual se procedió a elaborar la descripción y los perfiles
específicos de cada uno de los cargos contemplando los requisitos mínimos en
cuanto a estudios y a experiencia para cada cargo. Se definen igualmente los
conocimientos específicos y áreas de estudios para cada cargo.
1.2. Alcance
Tomando en consideración lo descrito anteriormente en éste documento se
encontrará la propuesta de estructura. Esta propuesta es la base para la
definición de los funcionarios asignados para la implantación de los procesos en la
secretaría. Una vez inicie la implantación de procesos, se procederá a elaborar la
propuesta definitiva de estructura – incluyendo perfiles, planta de cargos y costeo,
teniendo en cuenta las particularidades de cada secretaría en cuanto a cargas de
trabajo, perfiles de cargos, niveles de carrera y asignaciones salariales. Los
perfiles de los cargos – principalmente los misionales – fueron enriquecidos con
las definiciones de cargos que se manejan al interior del Ministerio de Educación
para la ejecución de los ejes de política del sector.
Adicionalmente, la estructura propuesta contempla la existencia de instancias o
unidades desconcentradas a través de las cuales una Secretaría de Educación
organiza la administración de la educación en sus respectivas jurisdicciones y
coordina acciones con Municipios no certificados
(en secretarías
departamentales) cuando las condiciones geográficas lo ameritan. Estas unidades
serán coordinadas por el área Administrativa y Financiera dentro de cada
Secretaría y apoyarán principalmente la ejecución de los procesos misionales
relacionados con proyectos, calidad y cobertura y los de inspección y vigilancia en
12
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
un territorio específico. En este orden de ideas, cada parte del territorio contará al
menos con un cargo con funciones de apoyo y con otro diferente con funciones de
control. Esta división del territorio debe corresponder a lo que haya definido la
Secretaría para administrar el servicio educativo – llámese núcleo, región,
comuna, corregimiento, localidad. Es responsabilidad de cada Secretaría definir
esta división y se espera que esté alineada con el esquema administrativo que
haya definido el ente territorial respectivo con el fin de evitar conflictos
administrativos.
Así mismo y teniendo en cuenta que la implantación de los procesos dentro de las
secretarías puede requerir la asignación de Directores de Núcleo o Supervisores a
su ejecución, se incluye dentro de este documento un numeral adicional que da
claridad acerca de la definición de funciones para estos cargos siguiendo los
lineamientos definidos por la Ley 715 de 2001.
13
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
2. ESTRATEGIA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
DE MAGDALENA
El aporte que cada funcionario da a su cargo debe estar alineado a la estrategia
de la entidad; misión, visión y objetivos de calidad.
Para que el lector logre una contextualización y una mirada general a la razón de
ser de la Secretaría a continuación se describe la visión, la misión y sus objetivos.
Misión
Garantizar la Planeación, dirección, ejecución y control de las políticas que
contribuyan a elevar el nivel de calidad al sector educativo en el Departamento,
conjugando la optimización del Saber, la búsqueda de conocimiento y la
realización de planes y políticas gubernamentales en cumplimiento a las normas
legales vigentes.
Visión
Ser la dependencia que satisfaga las necesidades y llene las expectativas de la
población Magdalenense en materia educativa, consolidando un modelo piloto de
educación, con capacidad de transformación e interlocución a través de las
acciones que conlleven a fortalecer la adquisición de conocimientos, en busca de
la excelencia, participación, y emancipación del individuo en la sociedad.
Objetivos de calidad
Con el ánimo de asegurar la medición y controlar el SGC frente al servicio que se
presta se han definido los siguientes objetivos de acuerdo con las funciones y
niveles pertinentes de operación:
•
Aportar los lineamientos técnicos y pedagógicos que faciliten la ejecución
de la política educativa departamental permitiendo el mejoramiento de la
cobertura, calidad, y eficiencia del sector a fin de contribuir a la equidad
social.
•
Implementar un programa de mejoramiento para el desarrollo de los
procesos intelectuales, interpretativos, propositivos y argumentativos en
todos los niveles
4. Establecer estrategias tecnológicas y administrativas
14
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y pedagógicas para fortalecer la educación media técnica para el desarrollo
de competencias laborales, acorde con la vocación de las subregiones.
•
Desarrollar la cultura de proyectos sociales y pedagógicos, que contribuyan
al desarrollo de valores éticos, la cultura ciudadana y la sostenibilidad
ambiental.
•
Contribuir al desarrollo socioeconómico y mejoramiento de la calidad de
vida de las poblaciones iletradas del Departamento del Magdalena con el
programa Revolución Educativa El Magdalena Aprende.
3.
3.1.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y PLANTA DE
PERSONAL PROPUESTA
Estructura Organizacional Propuesta por áreas
Esta estructura es el resultado de las tipificaciones trabajadas y definidas con el
Ministerio de Educación Nacional, resultado del análisis de diferentes variables y
de los procesos definidos en la cadena de valor; una vez efectuado el análisis
anterior el resultado que se obtiene es la ubicación de la Secretaría de Educación
en algunas de las tipificaciones definidas. En esta estructura se muestra la
Secretaría de Educación por áreas de trabajo para visualizar de manera general la
conformación de la misma.
15
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
16
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
REPÙBLICA DE COLOMBIA
MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL
GOBERNACION DEL MAGDALENA
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL MAGDALENA
ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTO DE TRABAJO
ELABORO: SED del Magdalena
Revisó: Secretaria de Educación del Magdalena
Fecha: 17/11/10
Validó: SED/Ministerio de Educación Nacional
DESPACHO
JURÌDICA
PLANEACIÒN
INSPECCIÒN Y
VIGILANCIA
CALIDAD
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
COBERTURA
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
3.2.
Estructura Propuesta por puestos de trabajo
El origen de esta estructura parte de los resultados de los diseños detallados de
procesos, la asignación de cargos a las actividades de los procesos y de las
cargas de trabajo que se midieron en la fase de diagnóstico para poder establecer
el número de personas por cargos.
La estructura organizacional se conforma por cinco niveles, los cuales se definen
de la siguiente manera:
Nivel Directivo: Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de
dirección general, de formulación de políticas institucionales y de adopción de
planes, planes y programas
Nivel Asesor: Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar
y asesorar directamente a los empleados públicos del nivel directivo.
Nivel Profesional: Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y
aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional, diferente
a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley y que según su
complejidad y competencias exigidas les puede corresponder funciones de
coordinación, supervisión y control de áreas internas encargadas de ejecutar los
planes, programas y proyectos institucionales.
Nivel Técnico: Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de
procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como
las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología.
Nivel Asistencial: Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de
actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles
superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades
manuales o tareas de simple ejecución.
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
19
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL MAGDALENA
ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTO DE TRABAJO
ELABORO: SED del
Magdalena
Revisó: Secretaria de Educación del Magdalena
Auxiliar Administrativo
Secretario de Despacho G06,C020
Validó: SED/Ministerio de Educación Nacional
Fecha: 28/11/11
Nivel: 1
Directivo
1
Nivel: 2
Asesor
Profesional Especializado
G05, C222 de Administrativa
y Financiera
1
Profesional Universitario G04,
C219 Talento Humano
1
Profesional Universitario
Apoyo a Talento Humano
G03,C219 ( Nómina)
Profesional Universitario
G03,C219 apoyo a Talento
Humano (Bienestar 1
Salud Ocupacional)
1
Profesional
Universitario de Apoyo
a Talento Humano
G03,C219 (Escalafón
Carrera Administrativa)
Nivel: 3
Profesional
Profesional Universitario de
Apoyo a Talento Humano
G03,C219 (Planta,
Nombramiento e Inducción))
1
2
Técnico Operativo
de Talento Humano
G03,C314 (Nómina)
1
Técnico Operativo
G03,C314 de Apoyo
a Talento Humano (
(Hojas de Vida)
2
Técnico Operativo de Apoyo
a Talento Humano G03,C314
(bienestar - Salud
Ocupacional)
1
Auxiliar Administrativo G10
,C407 de Talento Humano
1
Técnico Operativo de
Apoyo a Talento
Humano G03,C314
(Escalafón y Carrera
Administrativa)
1
Técnico Operativo de
Apoyo a Talento
Humano G03,C314
C219 (Planta,
Nombramiento e
Inducción)
1
Profesional Universitario
de Apoyo a Talento
Humano G03,C219
(Prestaciones Sociales del
Magisterio)
Profesional Universitario
G03,C219 de Atención al
Ciudadano y Correspondencia 1
1
1
Técnico Operativo
G03,C314 de Atención
al Ciudadano
Técnico Operativo de
Apoyo a Talento
HumanoG03,C314
(Prestaciones Sociales del
Magisterio)
1
Nivel: 4
Técnico
5
Nivel: 5
Asistencial
Auxiliar Administrativo de Apoyo
al Talento Humano G10, C407
(Prestaciones Sociales del
Magisterio)
1
20
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL MAGDALENA
ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTO DE TRABAJO
ELABORO: SED del Magdalena
Revisó: Secretaria de Educación del Magdalena
Validó: SED/Ministerio de Educación Nacional
Fecha: 26/08/11
Auxiliar Administrativo
Secretario de Despacho G06, C020
Nivel: 1
Directivo
1
Nivel: 2
Asesor
Profesional Especializado
G05, C222 de Jurídica
Profesional Especializado
G05,C222 de Inspección y
Vigilancia
1
Profesional Universitario
G02,C219 de Apoyo a
Jurídica
Profesional
Universitario
G02,C219 de Análisis
1
Sectorial
Profesional Universitario
de Despacho G02,C219
(Comunicaciones)
Profesional Universitario
G02,C219 de Apoyo a
Inspección y vigilancia
2
Profesional Especializado
G05,C222 de Planeación
1
1
1
Profesional
Universitario
G02,C219 de Planes,
Programas y
1
Proyectos
1
Profesional
Universitario G02,C219
de Sistema de Gestión
de Calidad y Control
Interno de Gestión 1
Nivel: 3
Profesiona
l
Nivel: 4
Técnico Operativo
G03,C314 de
Planeación
Técnico
1
Nivel: 5
Asistencial
Auxiliar Administrativo
Auxiliar Administrativo
G10,C407 de Inspección
1
y Vigilancia
Secretario Ejecutivo
G11,C425
Conductor G03
1
1
21
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nivel: 1
Directivo
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL MAGDALENA
ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTO DE TRABAJO
ELABORO: SED del Magdalena
Revisó: Secretaria de Educación del Magdalena
Secretario de Despacho G06,C020
Validó: SED/Ministerio de Educación Nacional
Fecha: 26/08/11
1
Nivel: 2
Asesor
Profesional Especializado
G05, C222 de Cobertura
Profesional Especializado G05,
C222 de Calidad Educativa
1
1
Nivel: 3
Profesional
Profesional Universitario
G03, C219 de Evaluación 1
Educativa
Profesional Universitario
G02, C219 de Apoyo
Evaluación Educativa
Profesional Universitario
G03, C219 de Mejoramiento 1
Profesional Universitario G02,
C219 de Apoyo a
Mejoramiento
3
3
Técnico Operativo G03,C314
de Calidad Educativa
Profesional Universitario G03,C219
de Permanencia
1
Profesional Universitario G03, C219
de Acceso
1
Profesional Universitario G02,
C219 de Apoyo a la Permanencia 3
Profesional Universitario G02,
3
C219 de Apoyo al Acceso
Nivel: 4
Técnico
Técnico Operativo G03,C314
de Cobertura
1
1
Nivel: 5
Asistencial
Auxiliar Administrativo
22
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL MAGDALENA
ESTRUCTURA PROPUESTA POR PUESTO DE TRABAJO
Revisó: Secretaria de Educación del Magdalena
Validó: SED/Ministerio de Educación Nacional
Nivel: 1
Directivo
Secretario de Despacho G06,C020
Profesional Especializado G05,C222 de
Administración y Financiera
1
Profesional Universitario G03,C219
Gestión Administrativa de Bienes y
Servicios
1
Profesional Universitario
G02, C219 de Apoyo a
Gestión Administrativa
Bienes y Servicios
Profesional Universitario
G03,C219 de Servicios
Informáticos
1
Nivel: 2
Asesor
1
Profesional Universitario G03,
C219 de Financiera
1
1
Profesional Universitario
G02, C219 de Apoyo a
Servicios Informáticos
1
Fecha: 26/08/11
1
Nivel: 3
Profesional
Profesional
Universitario
G02,C219 de
Apoyo a Financiera
(Contabilidad) 1
Profesional Universitario
G02,C219 de Apoyo a
Financiera (Fondo de
Servicios Educativos)
1
1
Profesional
Universitario
G02,C219 de Apoyo
a Financiera
(Presupuesto)
1
Nivel: 4
Técnico
Técnico Operativo G03,C314 de
Gestión Administrativa de Bienes
1
y Servicios
ELABORO: SED del Magdalena
Técnico Operativo G03, C314
Apoyo a Financiera (Fondo de
1
Servicios Educativos)
Auxiliar Administrativo G10,C407 de
Administrativa y Financiera
1
Auxiliar Administrativo
G10,C407 de Financiera
23
Nivel: 5
Asistencial
1
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Planta de Personal Propuesta
#
Código
Grado
Nombre del cargo
1
020
06
Secretario de Despacho
2
425
11
Secretario Ejecutivo
3
482
03
Conductor
4
219
02
5
222
05
6
219
02
7
219
02
8
219
02
9
314
03
10
222
05
11
210
02
Profesional Universitario de
Despacho (Comunicaciones)
Profesional Especializado de
Planeación
Profesional Universitario de
Análisis Sectorial
Profesional Universitario de
Planes, Programas y Proyectos
Profesional Universitario de
Sistema de Gestión de Calidad y
Control Interno de Gestión
Técnico Operativo de
Planeación.
Profesional Especializado de
Jurídica
Profesional Universitario de
Apoyo a Jurídica
Dependencia
del segundo
nivel a la que
pertenece el
cargo
Despacho de
la Secretaría
Despacho de
la Secretaría
Despacho de
la Secretaría
Despacho de
la Secretaría
Número
de
personas
por cargo
1
1
1
1
Planeación
1
Planeación
1
Planeación
1
Planeación
1
Planeación
1
Jurídica
1
Jurídica
2
24
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre del cargo
Dependencia
del segundo
nivel a la que
pertenece el
cargo
Número
de
personas
por cargo
#
Código
Grado
12
222
05
Profesional Especializado de
Inspección y Vigilancia
Inspección y
Vigilancia
1
13
219
02
Profesional Universitario de Inspección y
Apoyo a Inspección y Vigilancia. Vigilancia
1
14
407
10
15
222
05
16
219
17
Auxiliar Administrativo de
Inspección y Vigilancia.
Profesional Especializado de
Calidad Educativa.
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
03
Profesional Universitario de
Evaluación Educativa.
Calidad
Educativa
1
219
02
Profesional Universitario de
Apoyo a la Evaluación Educativa
Calidad
Educativa
3
18
219
03
19
219
02
20
314
03
Calidad
Educativa
Calidad
Educativa
Calidad
Educativa
21
222
05
22
219
03
23
219
03
Profesional Universitario de
Mejoramiento
Profesional Universitario de
Apoyo a Mejoramiento
Técnico Operativo de Calidad
Educativa
Profesional Especializado de
Cobertura
Profesional Universitario de
Acceso
Profesional Universitario de
Permanencia
1
1
1
3
1
Cobertura
1
Cobertura
1
Cobertura
1
25
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
#
Código
Grado
24
219
02
25
219
02
26
314
03
27
222
28
Nombre del cargo
Profesional Universitario de
Apoyo al Acceso
Profesional Universitario de
Apoyo a Permanencia
Dependencia
del segundo
nivel a la que
pertenece el
cargo
Número
de
personas
por cargo
Cobertura
3
Cobertura
3
Técnico Operativo de Cobertura
Cobertura
1
05
Profesional Especializado de
Administrativa y Financiera
Administrativa
y Financiera
1
407
10
Auxiliar Administrativo de
Administrativa y Financiera.
Administrativa
y Financiera
1
29
219
04
Profesional Universitario de
Talento Humano
Administrativa
y Financiera
1
30
407
10
Administrativa
y Financiera
1
31
219
03
Administrativa
y Financiera
1
32
314
03
Administrativa
y Financiera
1
33
219
03
Administrativa
y Financiera
1
34
314
03
Auxiliar administrativo de
Talento Humano
Profesional Universitario de
Apoyo a Talento Humano
(Nómina)
Técnico Operativo de Talento
Humano (Nómina)
Profesional Universitario de
Apoyo a Talento Humano
(Bienestar-Salud Ocupacional)
Técnico Operativo de Talento
Humano (Bienestar y Salud
Ocupacional)
Administrativa
y Financiera
1
26
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
#
Código
Grado
35
219
03
36
314
03
37
314
03
38
219
03
39
314
03
40
219
03
41
314
03
42
407
10
43
219
03
Nombre del cargo
Profesional Universitario de
Apoyo a Talento Humano
(Escalafón y Carrera
Administrativa)
Técnico Operativo de Apoyo a
Talento Humano (Escalafón y
Carrera Administrativa).
Técnico Operativo de Apoyo a
Talento Humano (Hojas de Vida)
Profesional Universitario de
Apoyo a Talento Humano
(Planta, Nombramiento e
Inducción)
Técnico Operativo de Apoyo a
Talento Humano (Planta,
Nombramiento e Inducción)
Profesional Universitario de
Apoyo a Talento Humano
(Prestaciones Sociales del
Magisterio)
Técnico Operativo Apoyo a
Talento Humano (Prestaciones
Sociales del Magisterio)
Auxiliar Administrativo de Apoyo
a Talento Humano (Prestaciones
Sociales del Magisterio)
Profesional Universitario de
Servicio de Atención al
Dependencia
del segundo
nivel a la que
pertenece el
cargo
Número
de
personas
por cargo
Administrativa
y Financiera
2
Administrativa
y Financiera
1
Administrativa
y Financiera
2
Administrativa
y Financiera
1
Administrativa
y Financiera
1
Administrativa
y Financiera
1
Administrativa
y Financiera
1
Administrativa
y Financiera
1
Administrativa
y Financiera
1
27
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
#
Código
Grado
Nombre del cargo
Ciudadano
Técnico Operativo de Atención
al Ciudadano
Profesional Universitario de
Gestión Administrativa de
Bienes y Servicios
Profesional Universitario de
Apoyo a Gestión Administrativa
de Bienes y Servicios.
Técnico Operativo de Gestión
Administrativa de Bienes y
Servicios
Profesional Universitario de
Servicios Informáticos
Profesional Universitario de
Apoyo a Servicios Informáticos
Dependencia
del segundo
nivel a la que
pertenece el
cargo
Número
de
personas
por cargo
Administrativa
y Financiera
5
Administrativa
y Financiera
1
Administrativa
y Financiera
1
Administrativa
y Financiera
1
44
314
03
45
219
03
46
219
02
47
314
03
48
219
03
49
219
02
50
219
03
Profesional Universitario de
Financiera
Administrativa
y Financiera
1
51
407
10
Auxiliar de Financiera
Administrativa
y Financiera
1
52
219
02
Administrativa
y Financiera
1
53
314
03
Administrativa
y Financiera
1
Profesional Universitario de
Apoyo a Financiera (Fondo de
Servicios Educativos)
Técnico Operativo Gestión de
Apoyo a Financiera (Fondo de
Servicios Educativos)
Administrativa
y Financiera
Administrativa
y Financiera
1
1
28
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
#
Código
Grado
54
219
02
55
219
02
Nombre del cargo
Profesional Universitario de
Apoyo a Financiera
(Presupuesto)
Profesional Universitario de
Apoyo a Financiera
(Contabilidad)
Dependencia
del segundo
nivel a la que
pertenece el
cargo
Número
de
personas
por cargo
Administrativa
y Financiera
1
Administrativa
y Financiera
1
TOTAL
CARGOS
70
29
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
4. ÁREAS INVOLUCRADAS EN LOS PROCESOS Y ROLES DE CADA UNA.
(SEGÚN EL NUMERAL 3)
Nombre de
los
procesos
A01. Análisis
de
la
información
estratégica
educativa
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Identificar,
recopilar,
analizar y
caracterizar la
información
necesaria para
el análisis de la
información
estratégica del
sector
Identificar y
calcular los
indicadores
estadísticos
más
representativos
para cada eje
de política y con
base en estos
datos identificar
tendencias y
definir
proyecciones.
Verificar que los
aspectos
definidos en el
plan de
desarrollo
educativo
vigente estén
alineados con
los planes
nacionales y/o
sectoriales.
30
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Identificar los
elementos
claves de
interés para la
Secretaría.
Analizar los
resultados
obtenidos
utilizando
técnicas de
análisis de
problemas
como los
diagramas de
causa-efecto, o
el método
Delphi.
Desarrollar la
matriz de
debilidades,
oportunidades,
fortalezas, y
amenazas de
acuerdo al
análisis
efectuado
Generar el
diagnóstico
estratégico del
sector y el
boletín
estadístico de la
Secretaría de
Educación
A02.
Formulación
y aprobación
Sustentar ante
el Consejo de
Gobierno el
Definir el
momento en
que se va a
Verificar y
aprobar que
esté bien
Verificar y
aprobar que
esté bien
Verificar y
aprobar que
esté bien
Verificar y
aprobar que
esté bien
Verificar y
aprobar que
esté bien
31
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
del plan de
desarrollo
educativo
Plan de Acción
de la Secretaría
de Educación
para su
aprobación
realizar el
análisis y/o
definición de
estrategias, si
se va a realizar
el plan de
desarrollo
educativo para
la Secretaría de
Educación o se
va a realizar el
ó los ajustes
generados
periódicamente
al plan de
desarrollo.
definida la
estructura del
plan indicativo y
que haya
consistencia
con el plan de
desarrollo
educativo.
definida la
estructura del
plan indicativo y
que haya
consistencia
con el plan de
desarrollo
educativo
definida la
estructura del
plan indicativo y
que haya
consistencia
con el plan de
desarrollo
educativo
definida la
estructura del
plan indicativo y
que haya
consistencia
con el plan de
desarrollo
educativo
definida la
estructura del
plan indicativo y
que haya
consistencia
con el plan de
desarrollo
educativo
Analizar la
información
necesaria para
la elaboración
del proyecto de
plan de acción
de la secretaría
y verificar los
componentes
del plan.
Analizar la
información
necesaria para
la elaboración
del proyecto de
plan de acción
de la secretaría
y verificar los
componentes
del plan
Analizar la
información
necesaria para
la elaboración
del proyecto de
plan de acción
de la secretaría
y verificar los
componentes
del plan
Analizar la
información
necesaria para
la elaboración
del proyecto de
plan de acción
de la secretaría
y verificar los
componentes
del plan
Analizar la
información
necesaria para
la elaboración
del proyecto de
plan de acción
de la secretaría
y verificar los
componentes
del plan
Recopilar los
documentos
generados
dentro del
diagnóstico
estratégico del
sector.
Recibir el Plan
Operativo Anual
de Inversión
para generar el
Presupuesto
final de la
Secretaría de
Educación
Realizar los
ajustes
requeridos a el
ó los elementos
del componente
estratégico
Definir, revisar o
actualizar la
información
necesaria para
definir el
componente
estratégico y/o
programático
del Plan de
Desarrollo
32
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Educativo.
Convocar al
Comité directivo
y a la
comunidad
educativa para
realizar el
análisis de este
marco
estratégico y
registrar los
ajustes
establecidos en
la mesa de
trabajo.
Recopilar y
analizar la
información
financiera y el
componente
estratégico y/o
programático
del Plan de
Desarrollo
Educativo.
Junto con el
Ente Territorial,
definir la
inversión
necesaria para
cubrir los
programas y
proyectos
definidos en el
componente
estratégico y/o
programático,
analizar las
fuentes de
33
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
financiamiento y
definir el
presupuesto
disponible para
la SE.
Priorizar los
programas y los
proyectos,
garantizando
que éstos
cuenten con los
aspectos
mínimos de la
política nacional
y verificar que la
inversión para
cubrir los
programas y
proyectos sea
menor o igual al
presupuesto
definido.
Generar y
verificar el Plan
plurianual de
inversiones de
la SE.
Consolidar el
documento
definitivo del
Plan de
Desarrollo
Educativo y
verificar su nivel
de formulación.
Obtener la
consolidación
definitiva del
34
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Plan de
Desarrollo
Educativo y
presentarlo al
Comité
directivo.
Realizar los
trámites
respectivos
para presentar
el Plan ante la
Entidad
Territorial
competente
para su
aprobación.
Extraer del plan
de desarrollo
educativo los
elementos para
poder construir
el plan
indicativo.
Diligenciar la
matriz del plan
indicativo y
asignar
ponderaciones
a cada objetivo,
programa y
proyecto
definido.
Generar el plan
indicativo
definitivo y
comunicarlo a
las personas
interesadas,
enviando copia
35
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
al Ministerio de
Educación
Nacional.
Coordinar,
dirigir, apoyar y
orientar, el
proceso de
elaboración de
planes de
acción.
Realizar
seguimiento
anual al plan de
acción para
verificar su
cumplimiento y
enviar informe
de gestión al
Ente Territorial.
Recopilar y
priorizar los
programas,
subprogramas,
proyectos,
metas e
indicadores
definidos en el
Plan de
Desarrollo
Educativo.
De acuerdo a la
priorización de
proyectos
definida en el
plan de
inversiones y a
los recursos
disponibles en
36
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Identificar
necesidades
(oferta) y
analizar
solicitudes
(demanda) de
asistencia
técnica para
elaborar el plan
de asistencia
técnica.
Identificar
necesidades
(oferta) y
analizar
solicitudes
(demanda) de
asistencia
técnica para
elaborar el plan
de asistencia
técnica.
Identificar
necesidades
(oferta) y
analizar
solicitudes
(demanda) de
asistencia
técnica para
elaborar el plan
de asistencia
técnica.
Identificar
necesidades
(oferta) y
analizar
solicitudes
(demanda) de
asistencia
técnica para
elaborar el plan
de asistencia
técnica.
Identificar
necesidades
(oferta) y
analizar
solicitudes
(demanda) de
asistencia
técnica para
elaborar el plan
de asistencia
técnica.
Elaborar y
aprobar el Plan
de asistencia
técnica del área
y enviarlo al
área de
planeación.
Elaborar y
aprobar el Plan
de asistencia
técnica del área
y enviarlo al
área de
planeación.
Elaborar y
aprobar el Plan
de asistencia
técnica del área
y enviarlo al
área de
planeación.
Elaborar y
aprobar el Plan
de asistencia
técnica del área
y enviarlo al
área de
planeación.
Elaborar y
aprobar el Plan
de asistencia
técnica del área
y enviarlo al
área de
planeación.
Recibir la
agenda
coordinada de
asistencia
técnica y
preparar su
Recibir la
agenda
coordinada de
asistencia
técnica y
preparar su
Recibir la
agenda
coordinada de
asistencia
técnica y
preparar su
Recibir la
agenda
coordinada de
asistencia
técnica y
preparar su
Recibir la
agenda
coordinada de
asistencia
técnica y
preparar su
la Secretaría
definir el POAI
Una vez
aprobado el
presupuesto,
coordinar el
reajuste del
POAI y en
conjunto con
cada líder la
asignación de
recursos para
cada proyecto.
A03. Apoyo
y
fortalecimient
o a la gestión
de
los
municipios no
certificados y
establecimien
tos
educativos
Identificar
necesidades
(oferta) y
analizar
solicitudes
(demanda) de
asistencia
técnica para
elaborar el plan
de asistencia
técnica.
Elaborar y
aprobar el Plan
de asistencia
técnica del área
y enviarlo al
área de
planeación.
Recibir la
agenda
coordinada de
asistencia
técnica y
preparar su
Consolidar el
Plan de
Asistencia
Técnica de la
Secretaría.
Generar y
divulgar la
Agenda
coordinada de
asistencia
técnica de la
Secretaría
previa
aprobación.
Generar y
ajustar cuando
se requiera, el
informe de
asistencia
técnica
consolidado.
Evaluar
conjuntamente
con las áreas
37
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
ejecución.
Verificar si se
requiere
contratar
actividades o
eventos, y
tramitar la
contratación
necesaria;
Verificar y
tramitar si se
requiere
viáticos, para
realizar la
asistencia
técnica.
Verificar y
coordinar si se
requiere
aspectos
logísticos para
realizar la
asistencia
técnica.
Ejecutar la
asistencia
técnica de
acuerdo con la
agenda
coordinada de
asistencia
técnica
Prestar o
coordinar la
asistencia
técnica de
acuerdo con la
agenda
coordinada de
Planeación
de la SE, la
ejecución de la
asistencia
técnica.
Seleccionar y
establecer la
existencia de
los registros,
que son insumo
para la revisión
del Sistema de
Gestión de la
Calidad.
Realizar
la
revisión
del
sistema
de
gestión
de
calidad
mediante
los
resultados
de
las
auditorías
realizadas
en
los procesos de
la SE, con el fin
de
definir
acciones para
mejorar
el
desempeño de
los procesos.
Analizar manejo
y estado de
acciones
correctivas
y
preventivas, con
los
registros
insumo
para
este análisis y
los resultados
obtenidos
los
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
ejecución.
ejecución.
ejecución.
ejecución.
ejecución.
Verificar si se
requiere
contratar
actividades o
eventos, y
tramitar la
contratación
necesaria;
Verificar y
tramitar si se
requiere
viáticos, para
realizar la
asistencia
técnica.
Verificar si se
requiere
contratar
actividades o
eventos, y
tramitar la
contratación
necesaria;
Verificar y
tramitar si se
requiere
viáticos, para
realizar la
asistencia
técnica.
Verificar si se
requiere
contratar
actividades o
eventos, y
tramitar la
contratación
necesaria;
Verificar y
tramitar si se
requiere
viáticos, para
realizar la
asistencia
técnica.
Verificar si se
requiere
contratar
actividades o
eventos, y
tramitar la
contratación
necesaria;
Verificar y
tramitar si se
requiere
viáticos, para
realizar la
asistencia
técnica.
Verificar si se
requiere
contratar
actividades o
eventos, y
tramitar la
contratación
necesaria;
Verificar y
tramitar si se
requiere
viáticos, para
realizar la
asistencia
técnica.
Verificar y
coordinar si se
requiere
aspectos
logísticos para
realizar la
asistencia
técnica.
Verificar y
coordinar si se
requiere
aspectos
logísticos para
realizar la
asistencia
técnica.
Verificar y
coordinar si se
requiere
aspectos
logísticos para
realizar la
asistencia
técnica.
Verificar y
coordinar si se
requiere
aspectos
logísticos para
realizar la
asistencia
técnica.
Verificar y
coordinar si se
requiere
aspectos
logísticos para
realizar la
asistencia
técnica.
Elaborar el Plan
de asistencia
técnica del área
Ejecutar la
asistencia
técnica de
acuerdo con la
agenda
coordinada de
asistencia
técnica
Ejecutar la
asistencia
técnica de
acuerdo con la
agenda
coordinada de
asistencia
técnica
Ejecutar la
asistencia
técnica de
acuerdo con la
agenda
coordinada de
asistencia
técnica
Ejecutar la
asistencia
técnica de
acuerdo con la
agenda
coordinada de
asistencia
técnica
Prestar o
coordinar la
asistencia
técnica de
acuerdo con la
agenda
coordinada de
Prestar o
coordinar la
asistencia
técnica de
acuerdo con la
agenda
coordinada de
Prestar o
coordinar la
asistencia
técnica de
acuerdo con la
agenda
coordinada de
Prestar o
coordinar la
asistencia
técnica de
acuerdo con la
agenda
coordinada de
Ejecutar la
asistencia
técnica de
acuerdo con la
agenda
coordinada de
asistencia
técnica
Evaluar el
informe de
38
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
asistencia
técnica y
verificar el
cumplimiento de
la asistencia
técnica
prestada por la
Secretaría con
las necesidades
del cliente.
refleja en el
informe
de
análisis
de
resultados de la
revisión
del
sistema
de
gestión de la
calidad,
así
como el plan de
acción,
que
facilite tomar las
decisiones para
finalizar
las
acciones
correctivas
y
preventivas
establecidas.
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
asistencia
técnica y
verificar el
cumplimiento de
la asistencia
técnica
prestada por la
Secretaría con
las necesidades
del cliente.
asistencia
técnica y
verificar el
cumplimiento de
la asistencia
técnica
prestada por la
Secretaría con
las necesidades
del cliente.
asistencia
técnica y
verificar el
cumplimiento
de la asistencia
técnica
prestada por la
Secretaría con
las necesidades
del cliente.
asistencia
técnica y
verificar el
cumplimiento de
la asistencia
técnica prestada
por la
Secretaría con
las necesidades
del cliente.
Evaluar el
informe de
asistencia
técnica
consolidado.
Evaluar el
informe de
asistencia
técnica
consolidado.
Evaluar el
informe de
asistencia
técnica
consolidado.
Evaluar el
informe de
asistencia
técnica
consolidado.
Elaborar el
Informe de
asistencia
técnica y recibir
del solicitante
de la asistencia
técnica la
evaluación
sobre la calidad
del servicio
prestado por la
Secretaría.
Elaborar el
Informe de
asistencia
técnica y recibir
del solicitante
de la asistencia
técnica la
evaluación
sobre la calidad
del servicio
prestado por la
Secretaría.
Elaborar el
Informe de
asistencia
técnica y recibir
del solicitante
de la asistencia
técnica la
evaluación
sobre la calidad
del servicio
prestado por la
Secretaría.
Elaborar el
Informe de
asistencia
técnica y recibir
del solicitante
de la asistencia
técnica la
evaluación
sobre la calidad
del servicio
prestado por la
Secretaría.
Elaborar el
Informe de
asistencia
técnica y recibir
del solicitante
de la asistencia
técnica la
evaluación
sobre la calidad
del servicio
prestado por la
Secretaría.
Efectuar las
modificaciones
necesarias al
informe de
asistencia
técnica
consolidado, en
caso de
requerirse.
Efectuar las
modificaciones
necesarias al
informe de
asistencia
técnica
consolidado, en
caso de
requerirse.
Efectuar las
modificaciones
necesarias al
informe de
asistencia
técnica
consolidado, en
caso de
requerirse.
Efectuar las
modificaciones
necesarias al
informe de
asistencia
técnica
consolidado, en
caso de
requerirse.
Efectuar las
modificaciones
necesarias al
informe de
asistencia
técnica
consolidado, en
caso de
requerirse.
Medir los
indicadores,
Medir los
indicadores,
Medir los
indicadores,
Medir los
indicadores,
Evaluar el
informe de
asistencia
técnica
consolidado.
A04.
Evaluación
Medir los
indicadores,
Medir los
indicadores,
Jurídica
asistencia
técnica
consolidado.
Efectuar las
modificaciones
necesarias al
informe de
asistencia
técnica
consolidado, en
caso de
requerirse.
Medir los
indicadores,
39
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
de
Resultados
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
evaluar su
comportamiento
y suministrar la
información
requerida.
evaluar su
comportamiento
y suministrar la
información
requerida.
evaluar su
comportamiento
y suministrar la
información
requerida.
evaluar su
comportamiento
y suministrar la
información
requerida.
evaluar su
comportamiento
y suministrar la
información
requerida.
evaluar su
comportamiento
y suministrar la
información
requerida.
evaluar su
comportamiento
y suministrar la
información
requerida.
Divulgar el
Informe General
del Sistema de
Gestión de la
Calidad al
interior de la
entidad.
Recolectar y
analizar los
registros para la
revisión del
SGC.
Recibir los
ajustes, que
surgen del
análisis de los
informes de
seguimiento a
programas y
proyectos
Recibir los
ajustes, que
surgen del
análisis de los
informes de
seguimiento a
programas y
proyectos
Recibir los
ajustes, que
surgen del
análisis de los
informes de
seguimiento a
programas y
proyectos
Recibir los
ajustes, que
surgen del
análisis de los
informes de
seguimiento a
programas y
proyectos
Recibir los
ajustes, que
surgen del
análisis de los
informes de
seguimiento a
programas y
proyectos
Recibir los
ajustes, que
surgen del
análisis de los
informes de
seguimiento a
programas y
proyectos
Elaborar y
presentar al
Comité
directivo, el
informe General
del Sistema de
Gestión de la
Calidad.
Analizar los
resultados de
las metas y
logros de los
programas y
proyectos de la
vigencia fiscal.
Solicitar las
acciones y
recursos
necesarios para
los programas y
proyectos
rezagados con
las metas, para
que puedan
cumplirlas en su
totalidad.
Convocar al
40
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Comité
directivo, para
revisar la
consistencia y
contenido de los
informes de
seguimiento de
programas y
proyectos y el
plan indicativo.,
y si es
necesario hacer
ajustes a los
mismos
Consolidar los
informes de
Gestión del
Tablero de
Indicadores,
seguimiento al
plan indicativo y
seguimiento a
programas y
proyectos.
Preparar el
informe de
gestión de la
Secretaría de
Educación, para
que sea
revisado,
ajustado y
aprobado por el
Comité
directivo.
Divulgar a
través de los
medios
existentes, el
41
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Preparar la
información
correspondiente
a la ficha EBI y
generar la
planeación del
proyecto
incluyendo la
definición de
actividades, el
cronograma, el
plan de calidad,
el plan de
riesgos y la
estructura
organizacional
del proyecto.
Preparar la
información
correspondiente
a la ficha EBI y
generar la
planeación del
proyecto
incluyendo la
definición de
actividades, el
cronograma, el
plan de calidad,
el plan de
riesgos y la
estructura
organizacional
del proyecto.
Preparar la
información
correspondiente
a la ficha EBI y
generar la
planeación del
proyecto
incluyendo la
definición de
actividades, el
cronograma, el
plan de calidad,
el plan de
riesgos y la
estructura
organizacional
del proyecto.
Llevar a cabo el
registro del
proyecto, en el
Banco Regional
de Proyectos y
si este presenta
problemas,
verificar las
razones por las
cuales no fue
Llevar a cabo el
registro del
proyecto, en el
Banco Regional
de Proyectos y
si este presenta
problemas,
verificar las
razones por las
cuales no fue
Llevar a cabo el
registro del
proyecto, en el
Banco Regional
de Proyectos y
si este presenta
problemas,
verificar las
razones por las
cuales no fue
Informe de
Gestión
aprobado por el
Comité
directivo.
Identificar los
ajustes que
sean necesarios
al componente
estratégico o
programático
del plan de
desarrollo
B01.
Análisis,
formulación e
inscripción de
programas y
proyectos
Ingresar la
información de
cada iniciativa
presentada por
la Comunidad
Educativa o las
áreas de la
Secretaría de
Educación, en
el módulo de
identificación de
la metodología
general
ajustada MGA.
Asegurar el
correcto
diligenciamiento
de los
documentos del
modulo de
identificación,
de la
metodología
general
ajustada MGA,
correspondiente
42
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
s a cada
iniciativa.
inscrito.
inscrito.
inscrito.
Preparar la
información
correspondiente
a la ficha EBI y
generar la
planeación del
proyecto
incluyendo la
definición de
actividades, el
cronograma, el
plan de calidad,
el plan de
riesgos y la
estructura
organizacional
del proyecto.
Enviar la
información de
programas y
proyectos
formulados e
inscritos en el
Banco Regional
de Proyectos,
para adelantar
la definición del
POAI
Enviar la
información de
programas y
proyectos
formulados e
inscritos en el
Banco Regional
de Proyectos,
para adelantar
la definición del
POAI
Enviar la
información de
programas y
proyectos
formulados e
inscritos en el
Banco Regional
de Proyectos,
para adelantar
la definición del
POAI
Llevar a cabo el
registro del
proyecto, en el
Banco Regional
de Proyectos y
si este presenta
problemas,
verificar las
razones por las
cuales no fue
inscrito.
Enviar la
información de
programas y
proyectos
formulados e
inscritos en el
Banco Regional
de Proyectos,
para adelantar
la definición del
43
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
POAI
B02.
Ejecución,
control y
seguimiento
de
programas y
proyectos
Validar
formulación e
integrantes del
proyecto y
generar acta de
inicio.
Validar
formulación e
integrantes del
proyecto y
generar acta de
inicio.
Validar
formulación e
integrantes del
proyecto y
generar acta de
inicio.
Validar
formulación e
integrantes del
proyecto y
generar acta de
inicio.
Validar
formulación e
integrantes del
proyecto y
generar acta de
inicio.
Validar
formulación e
integrantes del
proyecto y
generar acta de
inicio.
Validar
formulación e
integrantes del
proyecto y
generar acta de
inicio.
Ejecución de las
actividades del
proyecto.
Recopilar la
información de
los proyectos
formulados y
registrados en
el Banco
Regional de
Proyectos, los
cuales están
por ejecutar.
Ejecución de las
actividades del
proyecto.
Ejecución de las
actividades del
proyecto.
Ejecución de las
actividades del
proyecto.
Ejecución de
las actividades
del proyecto.
Ejecución de las
actividades del
proyecto.
Actualización de
la información
de ejecución del
proyecto en el
módulo de
programación
de la
metodología
MGA.
Actualización de
la información
de ejecución del
proyecto en el
módulo de
programación
de la
metodología
MGA.
Actualización de
la información
de ejecución del
proyecto en el
módulo de
programación
de la
metodología
MGA.
Actualización
de la
información de
ejecución del
proyecto en el
módulo de
programación
de la
metodología
MGA.
Actualización de
la información
de ejecución del
proyecto en el
módulo de
programación
de la
metodología
MGA.
Actualización de
la información
de ejecución del
proyecto en el
módulo de
programación
de la
metodología
MGA.
Comunicar la
secuencia de
iniciación de los
proyectos, a
cada uno de los
gerentes
asignados a los
mismos.
Asegurar que el
alcance, el
cronograma, el
equipo de
trabajo y las
premisas
establecidas
para cada
proyecto, se
mantengan, de
lo contrario
44
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
determinar la
necesidad de
ajustes al
mismo.
En caso de
evidenciarse la
falta de
información del
programa o
proyecto a los
miembros del
equipo, deberá
gestionar y
asegurar la
entrega de la
misma
Verificar las
solicitudes de
cambio
recibidas y
luego gestionar
la consulta al
Comité
directivo, de las
solicitudes de
cambio a los
proyectos,
recibidas.
En caso, que el
cambio, haya
obligado a
modificar la
formulación del
proyecto,
asegurar que
todos los
ajustes se
hayan
45
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
realizado.
Distribuir la
documentación
con la nueva
formulación, a
cada uno de los
responsables
de los
proyectos, a los
cuales se
aprobó los
cambios
solicitados.
Administrar el
archivo del
proyecto,
analizar
informes y
resultados del
mismo y
verificar a su
finalización
Ejecución de las
actividades del
proyecto.
Actualización de
la información
de ejecución del
proyecto en el
módulo de
programación
de la
metodología
MGA.
46
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
C01.
Establecer
las
directrices,
criterios,
procedimient
os y
cronograma
para la
organización
y gestión de
cobertura del
servicio
educativo
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Definir los
lineamientos,
directrices,
criterios y
procedimientos
del
Macroproceso
Gestión de la
Cobertura del
Servicio
Educativo en su
jurisdicción, con
base en las
disposiciones
legales
estipuladas a
nivel Nacional,
Municipal y
Departamental.
Preparar
jornadas de
despliegue de
los lineamientos
a través de
talleres de
capacitación
dirigidos a los
directivos
docentes, en
coordinación
con el grupo de
recursos
humanos de la
Secretaría de
Educación..
C02.
Proyectar
cupos
Preparar la
auditoría
externa y
verificar en
campo la
Acompañamient
o continúo a los
Establecimiento
s Educativos
para el cálculo
47
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
veracidad y
calidad de la
información
registrada en
los reportes de
proyección de
cupos.
Administrativa
y Financiera
de la oferta
educativa y la
identificación de
estrategias y
recursos
necesarios para
garantizar la
continuidad.
Analizar la
viabilidad de los
requerimientos
de cada
Establecimiento
para ampliar su
oferta
educativa,
concertar
Acuerdos de
Ampliación
entre
Establecimiento
s Educativos y
apoyar la
priorización de
asignación de
recursos para
aprobarla.
Consolidar la
información de
los
Establecimiento
s Educativos y
realiza la
validación de la
información de
matrícula del
año lectivo
vigente
reportada en los
anexos de la
Resolución 166
por los
Establecimiento
s Educativos.
Gestionar,
coordinar y
supervisar las
transferencias
por convenios
de continuidad
o a contratos de
prestación de
servicios de
educación.
Recolectar,
verificar la
consistencia y
analizar los
reportes de
proyección de
cupos
diligenciados y
entregados por
los
Establecimiento
s Educativos.
Acompañamient
o continúo a los
Establecimiento
48
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
s Educativos
para la
ejecución del
proceso.
Impartir la
capacitación
para el
diligenciamiento
de los formatos
y apoyarlos en
la elaboración
de los mismos.
Asesorar a los
Establecimiento
s Educativos en
la definición de
las estrategias
que se
utilizarán para
garantizar la
continuidad de
los alumnos.
Consolidar los
reportes de
proyección de
cupos de los
Establecimiento
s Educativos de
su jurisdicción
para su análisis,
verificación y
posterior
reporte al MEN.
Recibir
información
para conocer y
actualizar la
realidad del
sector y
49
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
establecer
estrategias
macro
C03.
Solicitar,
reservar y
asignar
cupos
oficiales
.
Preparar,
organizar y
apoyar la
ejecución del
proceso.
Distribuir los
formatos de
prematrícula a
los
Establecimiento
s Educativos
que lo
requieran.
Liderar y
coordinar el
proceso para
toda la
jurisdicción de
la Secretaría.
Identificar los
cupos
disponibles en
los
Establecimiento
s Educativos de
su zona.
Consolidar
solicitudes de
Traslado y
enviar
información
sobre resultado
de traslados o
transferencias.
Recibir y enviar
respuesta de la
solicitud de
cupo.
Determinar
criterios de
asignación de
cupos y asignar
cupos de
traslado.
Asignar cupos
manual o
automáticament
e según criterios
previamente
determinados.
Gestionar la
comunicación
con las
Entidades de
Bienestar Social
o Familiar para
facilitar el
acceso de los
niños al
Distribuir los
formatos de
prematrícula a
los
Establecimiento
s Educativos
que lo
requieran.
50
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Sistema
Educativo
Oficial.
Garantizar la
disponibilidad
de cupos para
los niños
provenientes
del las
Entidades de
Bienestar Social
o Familiar.
Realizar
acuerdos con
Bienestar Social
o Familiar de la
jurisdicción.
Solicitar
Registro de los
niños al
Bienestar Social
o Familiar de la
jurisdicción que
requieren cupo
para acceso en
el
Establecimiento
Educativo.
Enviar a cada
Establecimiento
Educativo los
formatos de los
alumnos que
debe atender.
Informar al
acudiente o
responsable,
51
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
sobre el EE
donde será
atendido el niño
y el resultado
de la asignación
de cupos.
Coordinar con
los EE la
distribución de
los formatos de
inscripción de
alumnos
nuevos.
Cuando
aplique, asignar
cupos manual o
automáticament
e según
criterios
previamente
determinados.
Participar de la
definición de los
centros de
distribución y
acopio de los
formatos de
inscripción de
alumnos
nuevos.
C04.
Registrar
matrícula de
cupos
oficiales
Orientar al
padre de familia
para la
ubicación de
cupo disponible
en
Establecimiento
s Educativos de
la Zona
Orientar al
padre de familia
para la
ubicación de
cupo disponible
en
Establecimiento
s Educativos de
la Zona.
52
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
C05. Hacer
seguimiento
a la gestión
de matrícula
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Asegurar el
cumplimiento
de los ciclos de
auditoría tanto
en los
Establecimiento
s Educativos
como en la
Secretaría de
Educación, en
lo referente a
los procesos de
Gestión de la
Cobertura del
Servicio
Educativo.
Recibir reportes
de reserva de
cupos de
alumnos
antiguos.
Revisar
Informes de
auditoría y
actualizar
información de
matrícula.
Identificar casos
críticos y
reportarlos a
Asuntos
Disciplinarios.
D01. Gestión
de la
evaluación
educativa
Publicar
cronograma de
aplicación de
las pruebas
SABER en la
página Web
Realizar la
evaluación
pertinente para
la verificación
de la correcta
ubicación del
Establecimiento
Educativo en el
régimen
correcto, con el
fin de generar el
acto
administrativo
Realizar
Auditoría
externa a los
procesos de
Gestión de la
Cobertura del
Servicio
Educativo en los
Establecimiento
s Educativos y
concertar Plan
de
Mejoramiento.
Analizar y
difundir los
lineamientos y
metodología
para la
incorporación
de estándares
para las
competencias
básicas.
Brindar
asistencia
técnicopedagógica a
los EE para la
implementación
de los
estándares de
competencias
básicas.
Recibir,
Garantizar el
53
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
de clasificación
respectivo.
organizar y
remitir los
cuadernillos de
las pruebas
SABER,
reportando al
MEN los
deterioros.
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Directivo de las
pruebas SABER
participando en
la ejecución de
la logística de
acuerdo con lo
que se
establezca con
el ICFES.
Recibir los
resultados de
las pruebas
SABER y de
Estado por
parte del
ICFES.
Enviar y recibir
la
correspondenci
a interna y
externa,
conforme a lo
dispuesto en el
Proceso E01.
Gestionar
solicitudes y
correspondenci
a
Verificar la
Estrategia para
la aplicación de
las pruebas
SABER
Realizar
jornadas de
sensibilización
para promover
la cultura de la
evaluación,
como una
herramienta de
mejoramiento.
Generar y
ejecutar la
estrategia
planteada para
realizar el
ejercicio de
evaluación de
desempeño de
Docentes y
Directivos
Docentes, a
partir de los
lineamientos y
metodología del
MEN.
Hacer
seguimiento a
los planes de
acción de los
EE para mejorar
el desempeño
de sus
Docentes y
Directivos
Presentar al
MEN los
resultados
54
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Docentes.
consolidados
del ejercicio de
evaluación de
Docentes y
Directivos
Docentes.
Recolectar la
información de
las
autoevaluacione
s diligenciadas
por los EE a su
cargo, y realizar
un consolidado.
Verificar si el
plan de
evaluación de
docentes y
directivos
docentes
cumple con los
requisitos.
Llevar a cabo
seguimiento al
proceso de
Auto-evaluación
institucional.
Preparar los
instrumentos
para
alistamiento de
la evaluación de
docentes y
directivos
docentes
Realizar la
contratación del
equipo para la
verificación de
la información
reportada por el
establecimiento
educativo.
Revisar los
criterios y
elaborar o
ajustar los
instrumentos
necesarios para
la recolección
de la
información.
Prestar
asistencia
técnica a los
Rectores para
el proceso de la
Auto-evaluación
institucional en
55
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
instituciones no
oficiales y
oficiales, con el
fin de
estandarizar y
facilitar el uso
del instrumento
definido por la
SE.
Realizar
jornadas de
sensibilización
sobre la
importancia de
la autoevaluación
como
herramienta de
mejoramiento y
cambio cultural
en la
comunidad
educativa.
Garantizar el
análisis,
promoción y
socialización de
los resultados
de las
evaluaciones,
permitiendo
facilitar la
focalización de
las acciones de
apoyo a los EE
con desempeño
bajo. Así
mismo
identificar los
que obtienen
56
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
buenos
resultados para
que sirvan de
referencia en el
mejoramiento
de otros.
Verificar el
cumplimiento de
la estrategia de
acompañamient
o a EE con el
Plan de Calidad
Educativa.
Recopilar las
autoevaluacione
s
correspondiente
a los EE
oficiales y la
separa de los
resultados de
los EE privados.
Apoyarse en un
grupo de
expertos o ente
externo con las
competencias
necesarias para
garantizar el
resultado del
proceso de
autoevaluación
institucional.
Realizar los
cálculos para la
ubicación en el
régimen que le
corresponda a
57
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
cada EE
privada y la
determinación
de las tarifas de
conformidad
con la
reglamentación
que expide el
Ministerio de
Educación.
Elaborar
informe
consolidado a
nivel
departamental
de los
resultados de la
autoevaluación
institucional.
Verificar el
cumplimiento de
la estrategia de
acompañamient
o para la
autoevaluación
institucional.
Analizar
resultados de
las pruebas
saber, de
autoevaluación
e identificar
fortalezas y
debilidades
institucionales
Verificar
conformidad del
plan de calidad
58
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
educativa con
los requisitos
Formular
proyectos de
calidad
educativa
Realizar
seguimiento
bimestral a
acciones
planeadas y
evolución de
indicadores
D02.
Garantizar el
mejoramiento
continuo de
los
establecimien
tos
educativos.
Recibir la
solicitud del EE
para que la SE
haga una
asesoría en la
elaboración del
PEI y asignar
un equipo de
acompañamient
o.
Liderar la
asesoría,
asistencia
técnicopedagógica,
acompañamient
o a los EE en la
formulación o
modificación del
PEI acorde con
su realidad.
Revisar y
aprobar los
planes de
acción
derivados de los
análisis de
resultados de la
revisión del PEI
y la evaluación
institucional.
Dar soporte en
la formulación ó
modificación del
PEI y analizar la
gestión de los
EE, una vez se
ha
implementado el
PEI.
Analizar la
gestión de los
EE, una vez sea
ejecutada la
Enviar y recibir
la
correspondenci
a interna y
59
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
externa,
conforme a lo
dispuesto en el
Proceso E01.
Gestionar
solicitudes y
correspondenci
a.
implementación
del PEI.
Verificar la
alineación del
plan de
acompañamient
o y las
actividades
planificadas.
Ejecutar la
asesoría,
asistencia
técnicopedagógica, y
acompañamient
o a los EE en la
formulación del
PMI acorde con
su realidad.
Identificar la
población objeto
de
acompañamient
o para apoyar la
formulación de
los Planes de
Mejoramiento
Institucional
PMI.
Realizar y
remitir
resultados
consolidados e
informes de
eficacia de la
estrategia de
acompañamient
o utilizada por la
SE.
Diseñar la
estrategia de
acompañamient
o, tanto para los
EE que
obtienen bajo
desempeño en
los PMI y como
para los que
presentan un
excelente
desempeño.
Garantizar por
medio de
asesorías y
acompañamient
o, que el EE
involucre las
estrategias
pedagógicas
transversales en
su currículo,
plan de estudios
Identificar las
principales
debilidades de
los EE en la
formulación y/o
gestión del PMI;
esto para
60
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
y en general en
su PEI.
plantear
alternativas de
solución ó
estrategias para
subsanar dichas
carencias.
Asesorar y
acompañar a
los EE, en la
articulación de
los niveles.
Verificar la
conformidad del
plan de
acompañamient
o.
Formular
convenios que
pueden requerir
de un plan o
programa
especial.
Identificar de
acuerdo con las
evaluaciones,
las necesidades
de formación y
capacitación. A
partir de allí,
definir
estrategias y
metodologías.
Garantizar por
medio de
asesorías y
acompañamient
o, que los EE
hagan buen uso
de los medios
educativos
asignados.
Hacer
seguimiento al
proceso; liderar
y ejecutar
planes.
Desarrollar
convenios que
permitan suplir
las necesidades
de los EE.
Definir metas,
objetivos y
lineamientos de
formación y
capacitación.
Enviar
convocatorias
de experiencias
significativas a
los EE.
Participar en el
Comité
Municipal de
Formación y
Capacitación
61
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Docente.
Facilitar
recursos
económicos,
logísticos y
procedímentale
s
Promover
programa de
Formación y
Capacitación
entre los
docentes.
Recibir y
evaluar
informes finales
de programas
de
investigación.
Coordinar las
asesorías en la
articulación de
lo niveles
educativos,
fomentar los
convenios con
entidades
externas, hacer
seguimiento a
los convenios y
las actividades
planificadas.
Identificar las
principales
debilidades de
los EE en la
articulación de
62
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
los niveles
educativos, y
plantear
alternativas de
solución ó
estrategias para
subsanar dichas
carencias.
Identificar
programas y
proyectos
necesarios para
la articulación
de los niveles
educativos.
Verificar que los
EE han
cumplido con la
articulación de
los niveles
educativos.
Identificar las
necesidades de
medios
educativos de
los EE y
generar
estrategia para
la provisión y
manejo de los
mismos.
Analizar la
gestión de los
EE en el
manejo de los
medios
asignados.
63
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Identificar las
principales
debilidades de
los EE en el
manejo
adecuado de
los medios
educativos, y
plantear
alternativas de
solución ó
estrategias para
subsanar dichas
carencias.
Garantizar la
difusión de las
experiencias
educativas con
el fin de servir
como base para
el mejoramiento
de los demás
EE.
Preparación
logística de los
foros
municipales y
departamentale
s.
Analizar la
gestión de los
EE una vez se
han incorporado
las estrategias
pedagógicas de
ejes
transversales.
64
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Atender y dar
respuesta a los
requerimientos
de solicitudes,
peticiones,
quejas,
reclamos y
trámites de los
usuarios o entes
con los cuales
interactúa la SE
y archivar las
respuestas
suministradas
en archivo de
gestión.
Verificar la
alineación del
Plan de
experiencias
significativas.
Analizar
propuestas de
proyectos.
E01.
Gestionar
solicitudes y
corresponden
cia
Atender y dar
respuesta a los
requerimientos
de solicitudes,
peticiones,
quejas,
reclamos y
trámites de los
usuarios o
entes con los
cuales
interactúa la SE
y archivar las
respuestas
suministradas
en archivo de
gestión.
Atender y dar
respuesta a los
requerimientos
de solicitudes,
peticiones,
quejas,
reclamos y
trámites de los
usuarios o
entes con los
cuales
interactúa la SE
y archivar las
respuestas
suministradas
en archivo de
gestión.
Atender y dar
respuesta a los
requerimientos
de solicitudes,
peticiones,
quejas,
reclamos y
trámites de los
usuarios o
entes con los
cuales
interactúa la SE
y archivar las
respuestas
suministradas
en archivo de
gestión.
Atender y dar
respuesta a los
requerimientos
de solicitudes,
peticiones,
quejas,
reclamos y
trámites de los
usuarios o
entes con los
cuales
interactúa la SE
y archivar las
respuestas
suministradas
en archivo de
gestión.
Atender y dar
respuesta a los
requerimientos
de solicitudes,
peticiones,
quejas,
reclamos y
trámites de los
usuarios o
entes con los
cuales
interactúa la SE
y archivar las
respuestas
suministradas
en archivo de
gestión.
Atender y dar
respuesta a los
requerimientos
de solicitudes,
peticiones,
quejas,
reclamos y
trámites de los
usuarios o
entes con los
cuales
interactúa la SE
y archivar las
respuestas
suministradas
en archivo de
gestión.
Realizar el
tratamiento
requerido al
PNC (acciones
correctivas) a
las quejas y
reclamos que
ingresan a la
SE a través de
Servicio de
Atención al
Ciudadano.
Realizar el
tratamiento
requerido al
PNC (acciones
correctivas) a
las quejas y
reclamos que
ingresan a la
SE a través de
Servicio de
Atención al
Ciudadano.
Realizar el
tratamiento
requerido al
PNC (acciones
correctivas) a
las quejas y
reclamos que
ingresan a la
SE a través de
Servicio de
Atención al
Ciudadano.
Realizar el
tratamiento
requerido al
PNC (acciones
correctivas) a
las quejas y
reclamos que
ingresan a la
SE a través de
Servicio de
Atención al
Ciudadano.
Realizar el
tratamiento
requerido al
PNC (acciones
correctivas) a
las quejas y
reclamos que
ingresan a la
SE a través de
Servicio de
Atención al
Ciudadano.
Realizar el
tratamiento
requerido al
PNC (acciones
correctivas) a
las quejas y
reclamos que
ingresan a la
SE a través de
Servicio de
Atención al
Ciudadano.
Recibir, revisar,
registrar y dar
solución o hacer
seguimiento a
las solicitudes,
peticiones,
quejas,
reclamos y
trámites.
Archivar la
información
soporte remitida
al área.
65
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Efectuar el
trámite
requerido con la
correspondenci
a recibida,
elaborar
respuesta y
enviar al
remitente a
través de
Servicio de
Atención al
Ciudadano,
archivando la
correspondenci
a recibida en el
archivo de
gestión.
Efectuar el
trámite
requerido con la
correspondenci
a recibida,
elaborar
respuesta y
enviar al
remitente a
través de
Servicio de
Atención al
Ciudadano,
archivando la
correspondenci
a recibida en el
archivo de
gestión.
Efectuar el
trámite
requerido con la
correspondenci
a recibida,
elaborar
respuesta y
enviar al
remitente a
través de
Servicio de
Atención al
Ciudadano,
archivando la
correspondenci
a recibida en el
archivo de
gestión.
Efectuar el
trámite
requerido con la
correspondenci
a recibida,
elaborar
respuesta y
enviar al
remitente a
través de
Servicio de
Atención al
Ciudadano,
archivando la
correspondenci
a recibida en el
archivo de
gestión.
Efectuar el
trámite
requerido con la
correspondenci
a recibida,
elaborar
respuesta y
enviar al
remitente a
través de
Servicio de
Atención al
Ciudadano,
archivando la
correspondenci
a recibida en el
archivo de
gestión.
Efectuar el
trámite
requerido con la
correspondenci
a recibida,
elaborar
respuesta y
enviar al
remitente a
través de
Servicio de
Atención al
Ciudadano,
archivando la
correspondenci
a recibida en el
archivo de
gestión.
Realizar el
tratamiento
requerido
(tratamiento al
PNC, acciones
correctivas o
acciones
preventivas) a
las quejas y
reclamos que
ingresan a la
Secretaría en
compañía de los
profesionales
universitarios de
las áreas
responsables.
Recibir la
correspondenci
a, distribuir a las
áreas de
gestión, recibir
las respuestas a
la
correspondenci
a generadas por
las áreas de
gestión, enviar
las respuestas
de la
correspondenci
a a los usuarios
usando el medio
más apropiado,
consolidar la
información
recopilada.
Analizar el
informe de
Reporte de
66
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Atención al
Ciudadano y
preparar
reunión
mensual de
seguimiento con
las
dependencias
de la Secretaría.
Para asuntos
específicos del
área
administrativa y
financiera,
efectuar el
trámite
requerido con la
correspondenci
a recibida,
elaborar
respuesta y
enviar al
remitente a
través de
Servicio de
Atención al
Ciudadano,
archivando la
correspondenci
a recibida en el
archivo de
gestión.
E02.
Desarrollar y
mantener
relaciones
con el
ciudadano
Definir
mecanismos
para identificar
necesidades y
expectativas de
los clientes y
contratar la
medición y
67
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
aplicación de la
satisfacción del
cliente,
Generar y
analizar los
datos obtenidos
de la medición
de la
satisfacción del
cliente y la
información que
le permita a la
Dirección de la
Secretaría de
Educación
definir acciones
encaminadas a
mejorar
continuamente
la satisfacción
de sus clientes.
F01.
Inspección y
vigilancia a la
gestión de
establecimien
tos
educativos
Revisar y
aprobar el
reglamento
territorial y plan
operativo anual
de inspección y
vigilancia.
Revisar la
documentación
requerida para
hacer la
evaluación de
los EE.
Revisar
normatividad
vigente para el
control de los
EE.
Elaborar y
revisar de
reglamento
territorial y plan
operativo anual
de inspección y
vigilancia.
Radicar la
documentación
de los EE en la
Secretaría de
Educación.
En caso de ser
encargados,
ejecutar las
visitas de
Enviar plan de
acción para
ajustes con
68
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
evaluación.
base en el plan
operativo anual
de inspección y
vigilancia; esto
para asegurar
su
complementarie
dad y
coherencia.
Enviar
comunicación a
los EE y a las
partes
interesadas.
Proyectar acto
administrativo
donde se
apruebe el
reglamento
territorial y el
plan anual
Directivo anual
de inspección y
vigilancia.
Comunicar a las
partes
interesadas de
la visita, las
disposiciones
basadas en el
reglamento
territorial y plan
operativo anual
Organizar
logística para
realización de
las visitas
Registrar
producto no
conforme del
reglamento
territorial y del
plan operativo
69
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Reportar
novedades
encontradas en
los EE como
resultado del
desarrollo de
los diferentes
procesos de la
Secretaría.
Reportar
novedades
encontradas en
los EE como
resultado del
desarrollo de
los diferentes
procesos de la
Secretaría.
Reportar
novedades
encontradas en
los EE como
resultado del
desarrollo de
los diferentes
procesos de la
Secretaría.
Reportar
novedades
encontradas en
los EE como
resultado del
desarrollo de los
diferentes
procesos de la
Secretaría.
Revisar la
documentación
requerida para
la aprobación
de licencia o
reconocimiento
oficial.
.
anual de
inspección y
vigilancia.
Realizar las
visitas con fines
de evaluación a
los EE.
Hacer
seguimiento al
plan operativo
anual de
inspección y
vigilancia según
la dinámica de
la realización de
las visitas.
F02.
Legalización
de
establecimien
tos
educativos
Reportar
novedades
encontradas en
los EE como
resultado del
desarrollo de
los diferentes
procesos de la
Secretaría.
Reportar
novedades
encontradas en
los EE como
resultado del
desarrollo de
los diferentes
procesos de la
Secretaría.
Reportar
novedades
encontradas en
los EE como
resultado del
desarrollo de
los diferentes
procesos de la
Secretaría.
Entregar
información a
los interesados
en la
legalización de
EE.
Revisar la
documentación
requerida para
otorgar licencias
de
funcionamiento
Elaborar y
revisar Plan de
visitas.
70
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
o
reconocimiento
oficial.
Ejecutar las
visitas de
verificación de
requerimientos.
Radicar la
documentación
de los EE, en la
Secretaría de
Educación.
Proyectar actos
administrativos
que concedan
las licencias o
reconocimientos
y que
encarguen las
comisiones de
visitas.
En caso de ser
encargados,
ejecutar las
visitas de
verificación de
requerimientos.
Registrar
producto no
conforme del
plan de visita.
Cuando aplique,
levantar el
inventario y
notificar el cierre
del EE, a las
partes
interesadas
para que
procedan a
recoger los
bienes.
Revisar y
analizar la
documentación
requerida para
las diferentes
novedades.
Ejecutar las
visitas de
verificación de
requerimientos
para trámite de
novedades.
Cuando aplique,
tomar acciones
pertinentes,
relacionadas
con la
reubicación del
personal.
Elaborar
concepto
técnico de las
diferentes
novedades.
Enviar
comunicación a
los EE y a las
partes
interesadas
Proyectar actos
71
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
administrativos
para dar
respuesta a la
novedad.
sobre el trámite
de las
novedades.
Recibir las
novedades de
los EE y los
documentos
que las
soportan.
Registrar
producto no
conforme de las
diferentes
novedades.
Actualizar DUE
o sistema que
haga sus veces,
con las
novedades
causadas.
G01.
Gestión del
sistema de
información
Administrativa
y Financiera
Revisar la
documentación
entregada por el
interesado para
el trámite de las
diferentes
novedades.
Recopilar,
validar y
entregar la
información
solicitada por la
SE, en los
formatos
establecidos y
dentro de los
plazos
estipulados.
Recopilar,
validar y
entregar la
información
solicitada por la
SE, en los
formatos
establecidos y
dentro de los
plazos
estipulados.
Recopilar,
validar y
entregar la
información
solicitada por la
SE, en los
formatos
establecidos y
dentro de los
plazos
estipulados.
Recopilar,
validar y
entregar la
información
solicitada por la
SE, en los
formatos
establecidos y
dentro de los
plazos
estipulados.
Recopilar,
validar y
entregar la
información
solicitada por la
SE, en los
formatos
establecidos y
dentro de los
plazos
estipulados.
Recopilar,
validar y
entregar la
información
solicitada por la
SE, en los
formatos
establecidos y
dentro de los
plazos
estipulados.
Recibir, planear
y distribuir los
requerimientos
de información.
Analizar
conjuntamente
con el
profesional
universitario de
servicios
informáticos, la
información
entregada como
resultado de la
Analizar
conjuntamente
con el
profesional
universitario de
servicios
informáticos, la
información
entregada como
resultado de la
Analizar
conjuntamente
con el
profesional
universitario de
servicios
informáticos, la
información
entregada como
resultado de la
Analizar
conjuntamente
con el
profesional
universitario de
servicios
informáticos, la
información
entregada como
resultado de la
Analizar
conjuntamente
con el
profesional
universitario de
servicios
informáticos, la
información
entregada como
resultado de la
Analizar
conjuntamente
con el
profesional
universitario de
servicios
informáticos, la
información
entregada como
resultado de la
Recopilar la
información
solicitada.
Recibir la
información
requerida a los
EE, áreas de la
SE y entidades
fuentes de
Elaborar acto
administrativo
fijando plazos
para entrega de
información y
sanciones.
72
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
solicitud.
Planeación
solicitud.
Jurídica
solicitud.
Inspección y
Vigilancia
solicitud.
Calidad
Educativa
solicitud.
Cobertura
solicitud.
Administrativa
y Financiera
información.
Validar los
datos para
verificar que la
información
recibida sea
clara, completa,
consistente,
real, oportuna y
segura.
Consolidar
información,
generar,
analizar y enviar
reportes para
las diferentes
entidades que
han requerido
información,
dentro de los
plazos
establecidos
para su entrega.
G02.
Gestionar
comunicacion
es
institucionale
s
Divulgar el plan
de
comunicaciones
Divulgar el plan
de
comunicaciones
Divulgar el plan
de
comunicaciones
Divulgar el plan
de
comunicaciones
Divulgar el plan
de
comunicaciones
Divulgar el plan
de
comunicaciones
Divulgar el plan
de
comunicaciones
Preparar
información a
ser publicada
de acuerdo al
plan de
comunicaciones
o información
de interés.
Preparar
información a
ser publicada
de acuerdo al
plan de
comunicaciones
o información
de interés.
Preparar
información a
ser publicada
de acuerdo al
plan de
comunicaciones
o información
de interés.
Preparar
información a
ser publicada
de acuerdo al
plan de
comunicaciones
o información
de interés.
Preparar
información a
ser publicada
de acuerdo al
plan de
comunicaciones
o información
de interés.
Preparar
información a
ser publicada
de acuerdo al
plan de
comunicaciones
o información
de interés.
Preparar
información a
ser publicada de
acuerdo al plan
de
comunicaciones
o información
de interés.
Divulgar al
interior de las
áreas la
Divulgar al
interior de las
áreas la
Divulgar al
interior de las
áreas la
Divulgar al
interior de las
áreas la
Divulgar al
interior de las
áreas la
Divulgar al
interior de las
áreas la
Divulgar al
interior de las
áreas la
73
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
información
interna que
requiere darse a
conocer.
información
interna que
requiere darse a
conocer.
información
interna que
requiere darse a
conocer.
información
interna que
requiere darse a
conocer.
información
interna que
requiere darse a
conocer.
información
interna que
requiere darse
a conocer.
información
interna que
requiere darse a
conocer.
Realizar el
informe de
medición del
impacto de
acuerdo a la
evaluación.
Realizar el
informe de
medición del
impacto de
acuerdo a la
evaluación.
Realizar el
informe de
medición del
impacto de
acuerdo a la
evaluación.
Realizar el
informe de
medición del
impacto de
acuerdo a la
evaluación.
Realizar el
informe de
medición del
impacto de
acuerdo a la
evaluación.
Realizar el
informe de
medición del
impacto de
acuerdo a la
evaluación.
Realizar el
informe de
medición del
impacto de
acuerdo a la
evaluación.
Elaborar la
estrategia y
plan de
comunicaciones
de la Secretaría
de Educación.
Presentar
estrategia y
plan de
comunicaciones
en las
instancias a que
haya lugar y
hacer los
ajustes
respectivos.
Publicar plan de
comunicaciones
en la página
Web.
Presentar el
plan de
comunicaciones
de la SE al Ente
Territorial.
74
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Revisar y
ajustar
información a
publicar.
Enviar
información a
publicar a los
diferentes
medios o al
Ente Territorial.
Publicar
información
solicitada en la
página Web.
Realizar
seguimiento al
plan de
comunicaciones
.
Realizar
medición del
impacto de las
comunicaciones
, esto es definir
instrumento,
tomar la
muestra, aplicar
los
instrumentos,
consolidar,
analizar la
información y
generar el
informe de
seguimiento al
plan de
comunicaciones
75
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
.
H01.
Administrar la
planta de
personal
Sancionar actos
administrativos
relacionados
con novedades
de la planta de
personal
docente,
directivo
docente y
administrativos.
Revisar los
actos
administrativos
de novedades
de planta de
personal.
Generar
solicitud de
asignación de
funciones al
personal
administrativo
para la
ejecución de las
visitas de
control a los
establecimiento
s educativos.
Presentar la
planta de
personal
docente y
administrativo al
comité directivo
de la SE, para
su aprobación.
Aprobar los
reportes de
planta de
personal
docente y
administrativo
aprobada y lo
desglosa por
cada
Establecimiento
Educativo y
nivel central de
la SE.
Realizar los
estudios
técnicos para la
definición de
planta de
personal
docente y
administrativo
de la SE.
Aprobar los
reportes de
planta de
personal
docente y
administrativo y
desglosarlos
76
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
por:
Establecimiento
Educativo y
nivel central de
la SE.
Realizar el
control de
planta de
personal
docente y
administrativo.
Realizar la
selección de
personal para el
cubrimiento de
vacantes.
Revisar y
aprobar con su
visto bueno los
reportes de
planta de
personal
Generar los
listados de
personal
disponible para
traslados.
Entregar los
actos
administrativos
de
insubsistencia
de
nombramiento.
Dar trámite a las
77
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
novedades
administrativas
de personal
docente y
administrativo
de la SE.
Determinar el
cubrimiento de
vacantes.
Ingresar las
novedades de
planta de
personal al
sistema de
información de
recursos
humanos y
nómina.
Generar los
listados de
personal para
encargos
H02.
Selección e
inducción de
personal
Realizar la
posesión del
personal
nombrado para
dar inicio al
desempeño de
sus labores en
el área.
Realizar la
posesión del
personal
nombrado para
dar inicio al
desempeño de
sus labores en
el área
Realizar la
posesión del
personal
nombrado para
dar inicio al
desempeño de
sus labores en
el área
Realizar la
posesión del
personal
nombrado para
dar inicio al
desempeño de
sus labores en
el área
Realizar la
posesión del
personal
nombrado para
dar inicio al
desempeño de
sus labores en
el área
Realizar la
posesión del
personal
nombrado para
dar inicio al
desempeño de
sus labores en
el área
Realizar la
posesión del
personal
nombrado para
dar inicio al
desempeño de
sus labores en
el área
Realizar
concurso
docente.
Emitir lista de
cargos a
78
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
proveer,
establecer
términos de
convocatoria a
concurso,
coordinar
inscripciones a
pruebas y a
concurso,
tramitar
publicación de
elegibles y
admitidos a
entrevista y
responder
reclamaciones.
Entregar la
información
sobre la planta
de personal
para generar el
informe de
cargos vacantes
a ser provistos
mediante
concurso.
Emitir la lista de
cargos a
proveer, para la
realización del
concurso
docente.
Proveer de la
información
necesaria de
cargos vacantes
de la planta
administrativa
para dar inicio a
79
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
los concursos
administrativos.
Verificar el
cumplimento de
los requisitos
mínimos para la
inscripción,
suscribir
listados de
aspirantes
inscritos,
publicación y
resultados de
las pruebas,
listado de
aspirantes a
entrevista,
publicación de
resultados de
entrevistas,
publicación de
la calificación de
antecedentes,
publicación de
listado de
elegibles.
Proveer de la
información
necesaria de
cargos vacantes
de la planta
administrativa
para dar inicio a
los concursos
administrativos.
Realizar los
trámites
correspondiente
s a la selección
80
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
de personal.
Generar el
listado de
vacantes a
cubrir.
Llevar a cabo
los
nombramientos
del personal
seleccionado.
Llevar a cabo
las novedades
de personal
para los
encargos y
traslados de
personal.
Generar las
listas de
elegibles de
personal por
concursos
docentes y
administrativos,
además de las
listas de
elegibles de
selección de
personal.
Desarrollar todo
el proceso de
nombramiento
de personal.
Realizar la
inducción del
81
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
personal a la
entidad y su
nuevo cargo.
Generar el
reporte de
evaluación del
desempeño del
personal en
periodo de
prueba.
Llevar a cabo
los trámites de
inscripción,
actualización y
ascenso en el
escalafón
docente o
carrera
administrativa.
Ingresar las
novedades de
nombramiento,
en el sistema de
información de
recursos
humanos y
nómina.
Entregar los
listados de
personal
nombrado.
Realizar la
inducción de
personal.
Elaborar
82
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
certificados de
inducción y
oficios de no
asistencia.
H03.
Desarrollo de
personal
Aprobar el plan
anual de
incentivos y
reconocimientos
, plan anual de
formación y
capacitación y
otorgar
incentivos y
reconocimientos
.
Realizar
oportunamente
la evaluación de
desempeño del
personal
administrativo
asignado al
área.
Asistir a los
eventos de
capacitación y
bienestar
programados.
Suministrar la
información
para las
mediciones de
clima
organizacional y
necesidades de
capacitación.
Identificar las
necesidades de
Realizar
oportunamente
la evaluación de
desempeño del
personal
administrativo
asignado al
área.
Atender las
peticiones y
recursos
presentados por
el personal
sobre
evaluación del
desempeño.
Realizar
oportunamente
la evaluación de
desempeño del
personal
administrativo
asignado al
área.
Realizar
oportunamente
la evaluación de
desempeño del
personal
administrativo
asignado al
área.
Realizar
oportunamente
la evaluación de
desempeño del
personal
administrativo
asignado al
área.
Asistir a los
eventos de
capacitación y
bienestar
programados.
Suministrar la
información
para las
mediciones de
clima
organizacional y
necesidades de
capacitación.
Revisar los
actos
administrativos
de
insubsistencia
de
nombramiento.
Asistir a los
eventos de
capacitación y
bienestar
programados.
Suministrar la
información
para las
mediciones de
clima
organizacional.
y necesidades
de capacitación.
Asistir a los
eventos de
capacitación y
bienestar
programados.
Suministrar la
información
para las
mediciones de
clima
organizacional y
necesidades de
capacitación.
Asistir a los
eventos de
capacitación y
bienestar
programados.
Suministrar la
información
para las
mediciones de
clima
organizacional y
necesidades de
capacitación.
Identificar las
necesidades de
bienestar y
capacitación del
personal
docente,
directivos
docentes y
administrativos.
Identificar las
necesidades de
bienestar y
capacitación del
personal
docente,
directivo
docente y
administrativo.
Identificar las
necesidades de
bienestar y
capacitación del
personal
docente,
directivo
docente y
administrativo.
Identificar las
necesidades de
bienestar y
capacitación del
personal
administrativo.
Realizar
oportunamente
la evaluación de
desempeño del
personal
administrativo
asignado al
área.
Asistir a los
eventos de
capacitación y
bienestar
programados.
Suministrar la
información
para las
mediciones de
clima
organizacional y
Realizar el
nombramiento
definitivo de
personal que
supera la
evaluación del
desempeño del
periodo de
prueba.
Actualizar
lineamientos de
evaluación de
desempeño
emitidas por las
entidades que la
regulan.
Generar y
distribuir
listados,
formatos de
evaluación e
instructivo,
programar las
evaluaciones,
consolidar la
información,
verificar
novedades de
los funcionarios,
elaborar
informes y
reportes, y
difundir los
resultados de la
evaluación de
desempeño.
83
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
bienestar y
capacitación del
personal
docente,
directivo
docente y
administrativo.
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
necesidades de
capacitación.
Administrativa
y Financiera
Recibir el
reporte de
evaluación del
desempeño
para iniciar los
trámites para la
inscripción,
actualización y
ascenso en
carrera
administrativa.
Identificar las
necesidades de
bienestar y
capacitación del
personal
administrativo.
Ingresar las
novedades de
evaluación del
desempeño de
los funcionarios
administrativos
que gozan de
prima técnica
Generar y
distribuir
listados e
informes,
formatos de
necesidades de
capacitación e
instructivos,
actualizar base
de datos,
formular el plan
de formación y
capacitación,
programar las
actividades,
consolidar la
información,
efectuar el
diagnostico,
gestionar
requerimientos
84
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
del plan, citar a
eventos,
administrar los
registros de
asistencia y
participación,
generar
estadísticas de
capacitación y
bienestar.
Realizar
oportunamente
la evaluación de
desempeño del
personal
administrativo
asignado al
área.
Asistir a los
eventos de
capacitación y
bienestar
programados.
Suministrar la
información
para las
mediciones de
clima
organizacional y
necesidades de
capacitación.
Identificar las
necesidades de
bienestar y
capacitación del
personal
docente,
directivos
docentes y
85
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
administrativos.
H04.
Administració
n de carrera
Aprobar las
solicitudes de
inscripción,
actualización o
ascenso en el
escalafón
docente.
Entregar el
reporte de
evaluación de
desempeño de
los docentes y
directivos
docentes.
Sustanciar
solicitud.
Proyectar acto
administrativo
de aprobación o
no de la
solicitud.
Elaborar
solicitud de
certificado de
disponibilidad
presupuestal.
Ingresar los
actos
administrativos
de inscripción,
actualización y
ascenso en el
escalafón
docente en la
hoja de vida.
Ingresar los
actos
administrativos
de inscripción,
actualización y
ascenso en el
escalafón
docente
Entregar los
actos
administrativos
de
nombramiento
86
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
de personal y la
evaluación de
desempeño.
Evaluar y remitir
la información
del funcionario
para la
inscripción,
actualización y
ascenso en la
carrera
administrativa.
Ingresar el
registro de la
inscripción,
actualización y
ascenso en
carrera
administrativa
en el sistema de
información de
recursos
humanos y
nómina.
H05. Manejo
del fondo
prestacional
Refrendar las
resoluciones de
reconocimiento
de prestaciones
sociales.
Atender las
reclamaciones
por los servicios
medico
asistenciales a
los docentes.
Recibir y dar
trámite a las
solicitudes de
las prestaciones
sociales y dar
una segunda
firma a la
resolución de
87
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
reconocimiento.
Generar los
certificados de
historia laboral y
salarial para el
trámite de
prestaciones
sociales.
H06.
Administració
n de la
nómina
Aprobar los
listados de
nómina
liquidados.
Tramitar las
novedades de
nómina del
personal
administrativo,
docente y
directivo
docente.
Liquidar
oportuna y
correctamente
la nómina del
personal
administrativo,
docente y
directivo
docente y
generar los
reportes
asociados.
Remitir los
actos
administrativos
correspondiente
s a novedades
de nómina para
su respectivo
archivo en la
hoja de vida del
personal.
88
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Recibir,
clasificar,
revisar e
ingresar las
novedades al
sistema de
información de
recursos
humanos y
nómina. Remitir
los actos
administrativos
al proceso H07.
Administración
de hojas de
vida.
Preliquidar y
corregir
inconsistencias
y errores
presentes en la
nómina, liquidar
la nómina.
Imprimir y
aprobar los
reportes de
nómina.
H07.
Administració
n de las
hojas de vida
Solicitar
información de
las hojas de
vida del
personal
administrativo,
docente y
directivo
docente.
Solicitar
información de
las hojas de
vida del
personal
administrativo,
docente y
directivo
docente.
Solicitar
información de
las hojas de
vida del
personal
administrativo,
docente y
directivo
docente.
Solicitar
información de
las hojas de
vida del
personal
administrativo,
docente y
directivo
docente.
Solicitar
información de
las hojas de
vida del
personal
administrativo,
docente y
directivo
docente.
Solicitar
información de
las hojas de
vida del
personal
administrativo,
docente y
directivo
docente.
Remitir los
documentos
Remitir los
documentos
Remitir los
documentos
Remitir los
documentos
Remitir los
documentos
Remitir los
documentos
Gestionar el
archivo de las
hojas de vida
del personal
docente,
directivo
docente y
administrativo.
Generar las
certificaciones
solicitadas por
89
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
que deben ser
archivados en la
hoja de vida del
personal
administrativo,
docente y
directivo
docente.
que deben ser
archivados en la
hoja de vida del
personal
administrativo,
docente y
directivo
docente.
que deben ser
archivados en la
hoja de vida del
personal
administrativo,
docente y
directivo
docente.
que deben ser
archivados en la
hoja de vida del
personal
administrativo,
docente y
directivo
docente.
que deben ser
archivados en la
hoja de vida del
personal
administrativo,
docente y
directivo
docente.
que deben ser
archivados en
la hoja de vida
del personal
administrativo,
docente y
directivo
docente.
el personal
administrativo,
docente y
directivo
docente.
I02.
Gestionar
recursos
físicos
Establecer tipo
de servicio
general a
solicitar,
diligenciar y
enviar
solicitudes a la
dependencia de
gestión
administrativa.
Llevar control
sobre las
fotocopias por
área, generar
acciones
correctivas
cuando se
requiera.
Establecer tipo
de servicio
general a
solicitar,
diligenciar y
enviar
solicitudes a la
dependencia de
gestión
administrativa.
Llevar control
sobre las
fotocopias por
área, generar
acciones
correctivas
cuando se
requiera.
Establecer tipo
de servicio
general a
solicitar,
diligenciar y
enviar
solicitudes a la
dependencia de
gestión
administrativa.
Llevar control
sobre las
fotocopias por
área, generar
acciones
correctivas
cuando se
requiera.
Establecer tipo
de servicio
general a
solicitar,
diligenciar y
enviar
solicitudes a la
dependencia de
gestión
administrativa.
Llevar control
sobre las
fotocopias por
área, generar
acciones
correctivas
cuando se
requiera.
Establecer tipo
de servicio
general a
solicitar,
diligenciar y
enviar
solicitudes a la
dependencia de
gestión
administrativa.
Llevar control
sobre las
fotocopias por
área, generar
acciones
correctivas
cuando se
requiera.
Establecer tipo
de servicio
general a
solicitar,
diligenciar y
enviar
solicitudes a la
dependencia de
gestión
administrativa.
Llevar control
sobre las
fotocopias por
área, generar
acciones
correctivas
cuando se
requiera.
Establecer tipo
de servicio
general a
solicitar,
diligenciar y
enviar
solicitudes a la
dependencia de
gestión
administrativa.
Llevar control
sobre las
fotocopias por
área, generar
acciones
correctivas
cuando se
requiera.
J01.
Presupuesto
Verificar y
aprobar
proyecto de
presupuesto.
Suministrar
información
faltante
relacionada con
la
documentación
soporte del
compromiso de
pago.
Suministrar
información
faltante
relacionada con
la
documentación
soporte del
compromiso de
pago.
Suministrar
información
faltante
relacionada con
la
documentación
soporte del
compromiso de
pago.
Suministrar
información
faltante
relacionada con
la
documentación
soporte del
compromiso de
pago.
Suministrar
información
faltante
relacionada con
la
documentación
soporte del
compromiso de
pago.
Solicitar
información de
partida
presupuestal y
elaborar el
proyecto de
presupuesto.
Verificar y
aprobar
solicitud de
CDP, informar
negación de
ésta, aprobar
compromiso de
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Realizar la
publicación del
decreto de
liquidación del
90
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
presupuesto,
utilizando los
medios
disponibles en
la SE.
pago, verificar y
solicitar
modificaciones
al presupuesto.
Suministrar
información
faltante
relacionada con
la
documentación
soporte del
compromiso de
pago.
Registrar el
presupuesto en
el sistema.
Recibir y
verificar
solicitudes de
CDP, RP y
compromisos de
pago para
generarlos y
registrarlos.
Analizar informe
de gestión
presupuestal,
solicitar al ET
modificaciones
al presupuesto
y presentar
informes a
organismos de
control.
Suministrar
información
faltante
relacionada con
la
documentación
soporte del
compromiso de
pago.
Elaborar matriz
de gastos e
ingresos,
analizar
presupuesto
aprobado contra
el ejecutado,
presentar
informe de
gestión
presupuestal,
constituir
reservas
presupuestales
91
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
y de caja y
realizar cierre
de la vigencia.
Enviar informe
de seguimiento
presupuestal al
despacho y
verificar
respuesta a
solicitud de
modificaciones.
J03.
Contabilidad
Suministrar
soportes para
parametrización
y registros
contables y
generar archivo
plano para ser
registrado en el
ET y suministrar
información de
estos para los
ajustes que se
requieran.
Suministrar la
información
correspondiente
de
conciliaciones al
ET.
Revisar y
analizar estados
financieros,
reportes e
indicadores
(financieros y
del proceso).
92
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Realizar
asesorías a las
IE sobre la
presentación de
información
financiera,
económica y
social, realizar
seguimiento a
su entrega y
revisar,
consolidar y
enviar al ET
esta
información.
K01.
Autocontrol.
Actividades de
autoevaluación
tales como
resolver
encuesta de
autoevaluación
y generar
mapas de
riesgos y
acciones de
mejoramiento
con
acompañamient
o.
Actividades de
autoevaluación
tales como
resolver
encuesta de
autoevaluación
y generar
mapas de
riesgos y
acciones de
mejoramiento
con
acompañamient
o.
Actividades de
autoevaluación
tales como
resolver
encuesta de
autoevaluación
y generar
mapas de
riesgos y
acciones de
mejoramiento
con
acompañamient
o.
Actividades de
autoevaluación
tales como
resolver
encuesta de
autoevaluación
y generar
mapas de
riesgos y
acciones de
mejoramiento
con
acompañamient
o.
Actividades de
autoevaluación
tales como
resolver
encuesta de
autoevaluación
y generar
mapas de
riesgos y
acciones de
mejoramiento
con
acompañamient
o.
Actividades de
autoevaluación
tales como
resolver
encuesta de
autoevaluación
y generar
mapas de
riesgos y
acciones de
mejoramiento
con
acompañamient
o.
Actividades de
autoevaluación
tales como
resolver
encuesta de
autoevaluación
y generar
mapas de
riesgos y
acciones de
mejoramiento
con
acompañamient
o.
Entregar
información y
atender las
visitas de los
entes externos
de control y
definir acciones
de
Entregar
información y
atender las
visitas de los
entes externos
de control y
definir acciones
de
Entregar
información y
atender las
visitas de los
entes externos
de control y
definir acciones
de
Entregar
información y
atender las
visitas de los
entes externos
de control y
definir acciones
de
Entregar
información y
atender las
visitas de los
entes externos
de control y
definir acciones
de
Entregar
información y
atender las
visitas de los
entes externos
de control y
definir acciones
de
Entregar
información y
atender las
visitas de los
entes externos
de control y
definir acciones
de
93
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
mejoramiento.
mejoramiento.
Jurídica
mejoramiento.
Inspección y
Vigilancia
mejoramiento.
Calidad
Educativa
mejoramiento.
Cobertura
mejoramiento.
Administrativa
y Financiera
mejoramiento.
Validar y
aprobar las
respuestas e
informes de
entes externos
de control y las
acciones de
mejoramiento.
Recibir, analizar
y aprobar la
inclusión en el
informe final de
autoevaluación
institucional y/o
la Matriz de
riesgos
institucional, las
recomendacion
es generadas
por la Oficina de
Control Interno
del Ente
Territorial.
L01.
Formulación
y ejecución
del plan de
tecnología e
informática.
Alinear el plan
estratégico de
tecnología
informática
(PETI) con la
estrategia de la
entidad.
Coordinar y
ejecutar
proyectos de
tecnología
informática,
94
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
revisar
permanentemen
te la alineación
entre su
estrategia y la
estrategia de la
entidad.
L02.
Mantenimient
o y soporte
técnico de la
infraestructur
a tecnológica
Realizar el
soporte
requerido y
solucionar de
forma eficiente
cada una de las
solicitadas
realizadas por
las áreas de la
Secretaría de
Educación y los
establecimiento
s educativos.
Garantizar la
ejecución y
resultados del
mantenimiento
preventivo de la
Plataforma
tecnológica
informática
L03.
Administració
n de la
plataforma
tecnológica
informática
Realizar
actividades de
administración y
solución a
requerimientos
de hardware
identificados en
la Secretaría o
en los
establecimiento
95
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
s educativos.
Realizar
actividades de
administración y
solución a
requerimientos
de
comunicación y
enlace
identificados en
la Secretaría o
en los
establecimiento
s educativos.
Realizar
actividades de
administración y
solución a
requerimientos
de software
identificados en
la Secretaría o
en los
establecimiento
s educativos.
L04.
Mantenimient
oy
administració
n de la
seguridad de
la plataforma
tecnológica
Realizar
actividades de
administración y
gestión de
copias de
seguridad y
solucionar los
requerimientos
de respaldo de
información
identificados en
la Secretaría.
Realizar
96
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
actividades de
administración y
gestión de la
matriz de
usuarios, así
como la
creación,
eliminación o
modificación de
los perfiles y
autorizaciones
en los
diferentes
sistemas de
información y
recursos IT.
Programar y
administrar las
actividades de
contingencia.
M01. Atender
asuntos
disciplinarios.
Entregar
información
solicitada por el
órgano de
control
disciplinario
externo que
adelanta la
investigación.
Entregar
información
solicitada por el
órgano de
control
disciplinario
externo que
adelanta la
investigación.
Entregar
información
solicitada por el
órgano de
control
disciplinario
externo que
adelanta la
investigación.
Entregar
información
solicitada por el
órgano de
control
disciplinario
externo que
adelanta la
investigación.
Entregar
información
solicitada por el
órgano de
control
disciplinario
externo que
adelanta la
investigación.
Entregar
información
solicitada por el
órgano de
control
disciplinario
externo que
adelanta la
investigación.
Entregar
información
solicitada por el
órgano de
control
disciplinario
externo que
adelanta la
investigación.
Cuando el
proceso se lleva
dentro del ente
territorial, se
recolectan
pruebas para la
investigación y
cuando la falta
es leve se hace
Cuando el
proceso se lleva
dentro del ente
territorial, se
recolectan
pruebas para la
investigación y
cuando la falta
es leve se hace
Cuando el
proceso se lleva
dentro del ente
territorial, se
recolectan
pruebas para la
investigación y
cuando la falta
es leve se hace
Cuando el
proceso se lleva
dentro del ente
territorial, se
recolectan
pruebas para la
investigación y
cuando la falta
es leve se hace
Cuando el
proceso se lleva
dentro del ente
territorial, se
recolectan
pruebas para la
investigación y
cuando la falta
es leve se hace
Cuando el
proceso se lleva
dentro del ente
territorial, se
recolectan
pruebas para la
investigación y
cuando la falta
es leve se hace
Cuando el
proceso se lleva
dentro del ente
territorial, se
recolectan
pruebas para la
investigación y
cuando la falta
es leve se hace
97
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
un llamado de
atención verbal.
un llamado de
atención verbal.
un llamado de
atención verbal.
un llamado de
atención verbal.
un llamado de
atención verbal.
un llamado de
atención verbal.
un llamado de
atención verbal.
Recibir la
notificación del
fallo emitido,
tanto en primera
como en
segunda
instancia.
Recibir la
notificación del
fallo emitido,
tanto en primera
como en
segunda
instancia.
Recibir
la
notificación del
fallo
emitido,
tanto en primera
como
en
segunda
instancia.
Recibir la
notificación del
fallo emitido,
tanto en primera
como en
segunda
instancia.
Recibir la
notificación del
fallo emitido,
tanto en primera
como en
segunda
instancia.
Recibir la
notificación del
fallo emitido,
tanto en primera
como en
segunda
instancia.
Recibir la
notificación del
fallo emitido,
tanto en primera
como en
segunda
instancia.
Ejecutar el acto
administrativo.
Recibir
comunicación y
aplicar sanción.
M02.
Tramitar
acciones
judiciales y
litigios.
Atender
solicitudes de
proyección de
respuesta a
peticiones,
solicitar y enviar
soportes
necesarios a las
diferentes
áreas, proyectar
la respuesta y
cierre.
Atender
solicitudes de
proyección de
respuesta a
peticiones,
solicitar y enviar
soportes
necesarios a las
diferentes
áreas, proyectar
la respuesta y
cierre.
Atender
solicitudes de
proyección de
respuesta a
peticiones,
solicitar y enviar
soportes
necesarios a las
diferentes
áreas, proyectar
la respuesta y
cierre.
Atender
solicitudes de
proyección de
respuesta a
peticiones,
solicitar y enviar
soportes
necesarios a las
diferentes
áreas, proyectar
la respuesta y
cierre.
Atender
solicitudes de
proyección de
respuesta a
peticiones,
solicitar y enviar
soportes
necesarios a las
diferentes
áreas, proyectar
la respuesta y
cierre.
Atender
solicitudes de
proyección de
respuesta a
peticiones,
solicitar y enviar
soportes
necesarios a las
diferentes
áreas, proyectar
la respuesta y
cierre.
Atender
solicitudes de
proyección de
respuesta a
peticiones,
solicitar y enviar
soportes
necesarios a las
diferentes
áreas, proyectar
la respuesta y
cierre.
Proyectar el
estudio jurídico,
técnico y
económico
necesario para
atender el
proceso
conciliatorio,
participar en el
comité de
conciliación del
ente territorial,
asistir a la
Proyectar el
estudio jurídico,
técnico y
económico
necesario para
atender el
proceso
conciliatorio,
participar en el
comité de
conciliación del
ente territorial,
asistir a la
Proyectar el
estudio jurídico,
técnico y
económico
necesario para
atender el
proceso
conciliatorio,
participar en el
comité de
conciliación del
ente territorial,
asistir a la
Proyectar el
estudio jurídico,
técnico y
económico
necesario para
atender el
proceso
conciliatorio,
participar en el
comité de
conciliación del
ente territorial,
asistir a la
Proyectar el
estudio jurídico,
técnico y
económico
necesario para
atender el
proceso
conciliatorio,
participar en el
comité de
conciliación del
ente territorial,
asistir a la
Proyectar el
estudio jurídico,
técnico y
económico
necesario para
atender el
proceso
conciliatorio,
participar en el
comité de
conciliación del
ente territorial,
asistir a la
Proyectar el
estudio jurídico,
técnico y
económico
necesario para
atender el
proceso
conciliatorio,
participar en el
comité de
conciliación del
ente territorial,
asistir a la
98
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
audiencia de
conciliación
para presentar
la posición de la
SE respecto a
las pretensiones
expuestas por
la contraparte y
hacer
seguimiento al
cumplimiento
del acuerdo de
conciliación.
audiencia de
conciliación
para presentar
la posición de la
SE respecto a
las pretensiones
expuestas por
la contraparte y
hacer
seguimiento al
cumplimiento
del acuerdo de
conciliación.
audiencia de
conciliación
para presentar
la posición de la
SE respecto a
las pretensiones
expuestas por
la contraparte y
hacer
seguimiento al
cumplimiento
del acuerdo de
conciliación.
audiencia de
conciliación
para presentar
la posición de la
SE respecto a
las pretensiones
expuestas por
la contraparte y
hacer
seguimiento al
cumplimiento
del acuerdo de
conciliación.
audiencia de
conciliación
para presentar
la posición de la
SE respecto a
las pretensiones
expuestas por
la contraparte y
hacer
seguimiento al
cumplimiento
del acuerdo de
conciliación.
audiencia de
conciliación
para presentar
la posición de la
SE respecto a
las pretensiones
expuestas por
la contraparte y
hacer
seguimiento al
cumplimiento
del acuerdo de
conciliación.
audiencia de
conciliación
para presentar
la posición de la
SE respecto a
las pretensiones
expuestas por
la contraparte y
hacer
seguimiento al
cumplimiento
del acuerdo de
conciliación.
Facilitar
documentos
relacionados
con la acción
judicial.
Facilitar
documentos
relacionados
con la acción
judicial.
Dar
cumplimiento a
los acuerdos
consignados en
el acta de
conciliación y
verificar los
acuerdos de
conciliación
existentes.
Facilitar
documentos
relacionados
con la acción
judicial.
Facilitar
documentos
relacionados
con la acción
judicial.
Facilitar
documentos
relacionados
con la acción
judicial.
Facilitar
documentos
relacionados
con la acción
judicial.
Recibir solicitud
de conciliación
e invitación a
conciliar,
delegar y hacer
seguimiento a la
misma” y Acatar
el fallo de la
acción judicial
Acatar el fallo
de la acción
judicial.
Recibir
solicitudes y
enviar
respuestas a
solicitudes o
comunicación,
informando
motivos de
retraso cuando
se presentan.
Facilitar
documentos
relacionados
con la acción
judicial.
Emitir concepto
u orientación
jurídica cuando
se requiera.
Recibir la
notificación,
estudiar,
analizar,
proyectar y
revisar
99
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
contestación de
acción judicial.
Identificar
necesidad de
interponer una
acción judicial e
iniciar el trámite
respectivo.
Atender
el
proceso
e
interponer
recurso
de
apelación
cuando
se
requiera
y
acatar el fallo.
M03. Prestar
asesoría
jurídica.
Solicitar revisión
de actos
administrativos,
ajustarlos si se
requiere y
archivar copia
de actos
administrativos.
Solicitar revisión
de actos
administrativos,
ajustarlos si se
requiere y
archivar copia
de actos
administrativos.
Solicitar revisión
de actos
administrativos,
ajustarlos si se
requiere y
archivar copia
de actos
administrativos.
Solicitar revisión
de actos
administrativos,
ajustarlos si se
requiere y
archivar copia
de actos
administrativos.
Solicitar revisión
de actos
administrativos,
ajustarlos si se
requiere y
archivar copia
de actos
administrativos.
Solicitar revisión
de actos
administrativos,
ajustarlos si se
requiere y
archivar copia
de actos
administrativos.
Solicitar revisión
de actos
administrativos,
ajustarlos si se
requiere y
archivar copia
de actos
administrativos.
Solicitar
concepto
jurídico y
suministrar
información a
jurídica cuando
sea solicitada
para dar
respuesta al
requerimiento.
Solicitar
concepto
jurídico y
suministrar
información a
jurídica cuando
sea solicitada
para dar
respuesta al
requerimiento.
Solicitar
concepto
jurídico y
suministrar
información a
jurídica cuando
sea solicitada
para dar
respuesta al
requerimiento.
Solicitar
concepto
jurídico y
suministrar
información a
jurídica cuando
sea solicitada
para dar
respuesta al
requerimiento.
Solicitar
concepto
jurídico y
suministrar
información a
jurídica cuando
sea solicitada
para dar
respuesta al
requerimiento.
Solicitar
concepto
jurídico y
suministrar
información a
jurídica cuando
sea solicitada
para dar
respuesta al
requerimiento.
Solicitar
concepto
jurídico y
suministrar
información a
jurídica cuando
sea solicitada
para dar
respuesta al
requerimiento.
100
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Perfeccionar o
sancionar actos
administrativos.
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Notificar acto
administrativo
cuando se
requiera.
Revisar actos
administrativos
aportando el
componente
legal y enviar a
firma y
numeración o
numerar según
sea el caso.
Gestionar la
divulgación del
acto
administrativo
cuando se
requiera.
Recibir y enviar
información
relativa a
conceptos u
orientaciones
de tipo jurídico.
Recibir, analizar
y
proyectar
conceptos
jurídicos cuando
estos
son
requeridos.
Cuando no son
necesarios,
generar
la
respectiva
aclaración
al
solicitante.
N01.
Seguimiento,
análisis y
mejora
Administrativa
y Financiera
Detectar las no
conformidades
Detectar las no
conformidades
Detectar las no
conformidades.
Detectar las no
conformidades.
Detectar las no
conformidades.
Detectar las no
conformidades.
Detectar las no
conformidades.
Analizar las
causas del
problema y
determinar las
acciones
correctivas a
tomar para
eliminar las
causas.
Analizar las
causas del
problema y
determinar las
acciones
correctivas a
tomar para
eliminar las
causas.
Analizar las
causas del
problema y
determinar las
acciones
correctivas a
tomar para
eliminar las
causas.
Analizar las
causas del
problema y
determinar las
acciones
correctivas a
tomar para
eliminar las
causas.
Analizar las
causas del
problema y
determinar las
acciones
correctivas a
tomar para
eliminar las
causas.
Analizar las
causas del
problema y
determinar las
acciones
correctivas a
tomar para
eliminar las
causas.
Analizar las
causas del
problema y
determinar las
acciones
correctivas a
tomar para
eliminar las
causas.
Analizar las
causas del
problema
potencial y
determinar las
Analizar las
causas del
problema
potencial y
determinar las
Analizar las
causas del
problema
potencial y
determinar las
Analizar las
causas del
problema
potencial y
determinar las
Analizar las
causas del
problema
potencial y
determinar las
Analizar las
causas del
problema
potencial y
determinar las
Analizar las
causas del
problema
potencial y
determinar las
101
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
acciones
preventivas a
tomar para
eliminar las
causas.
acciones
preventivas a
tomar para
eliminar las
causas.
acciones
preventivas a
tomar para
eliminar las
causas.
acciones
preventivas a
tomar para
eliminar las
causas.
acciones
preventivas a
tomar para
eliminar las
causas.
acciones
preventivas a
tomar para
eliminar las
causas.
acciones
preventivas a
tomar para
eliminar las
causas.
Identificar el
producto no
conforme.
Identificar el
producto no
conforme.
Identificar el
producto no
conforme.
Identificar el
producto no
conforme.
Identificar el
producto no
conforme.
Identificar el
producto no
conforme.
Identificar el
producto no
conforme.
Establecer el
tratamiento al
producto no
conforme y
ejecutarlo.
Establecer el
tratamiento al
producto no
conforme y
ejecutarlo.
Establecer el
tratamiento al
producto no
conforme y
ejecutarlo.
Establecer el
tratamiento al
producto no
conforme y
ejecutarlo.
Establecer el
tratamiento al
producto no
conforme y
ejecutarlo.
Establecer el
tratamiento al
producto no
conforme y
ejecutarlo.
Establecer el
tratamiento al
producto no
conforme y
ejecutarlo.
Liberar el
producto
corregido
(teniendo en
cuenta el
permiso de
desviación
aprobado por el
cliente en caso
de aplicar) una
vez verificado.
Liberar el
producto
corregido
(teniendo en
cuenta el
permiso de
desviación
aprobado por el
cliente en caso
de aplicar) una
vez verificado.
Liberar el
producto
corregido
(teniendo en
cuenta el
permiso de
desviación
aprobado por el
cliente en caso
de aplicar) una
vez verificado.
Liberar el
producto
corregido
(teniendo en
cuenta el
permiso de
desviación
aprobado por el
cliente en caso
de aplicar) una
vez verificado.
Liberar el
producto
corregido
(teniendo en
cuenta el
permiso de
desviación
aprobado por el
cliente en caso
de aplicar) una
vez verificado.
Liberar el
producto
corregido
(teniendo en
cuenta el
permiso de
desviación
aprobado por el
cliente en caso
de aplicar) una
vez verificado.
Liberar el
producto
corregido
(teniendo en
cuenta el
permiso de
desviación
aprobado por el
cliente en caso
de aplicar) una
vez verificado.
Gestionar
los
recursos para la
realización de
las
auditorías
internas
de
calidad,
teniendo
en
cuenta
los
parámetros de
eficiencia
establecidos,
para
dar
cumplimiento al
programa
de
102
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
auditoría.
Elaborar
el
programa
de
auditorías
internas
de
calidad y liderar
la ejecución de
éste, aplicando
las
disposiciones
técnicas
definidas en el
Manual
de
Procesos
y
Procedimientos,
con el fin de dar
cumplimiento a
los
requisitos
exigidos por la
norma
ISO
9001:2000.
Elaborar
el
reporte
de
auditorías
internas
de
calidad,
cumpliendo las
disposiciones
técnicas
definidas en el
Manual
de
Procesos
y
Procedimientos,
con el fin de
hacer la revisión
general
al
sistema
de
gestión
de
calidad.
103
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Definir,
hacer
seguimiento y
verificar
la
eficacia de las
acciones
preventivas
y
correctivas
definidas para
eliminar
las
causas de las
no
conformidades
reales
o
potenciales
identificadas en
los
procesos,
con el fin de
garantizar
la
calidad
del
servicio y el
mejoramiento
continuo de la
SE.
Consolidar
registro
de
producto
no
conforme para
facilitar
el
análisis
del
estado de la no
conformidad.
Evaluar
la
gestión
del
auditor interno
al terminar cada
ciclo
de
auditoria, para
garantizar
el
mejoramiento
continuo de su
104
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Administrar,
conservar
y
almacenar
la
documentación
en
cada
proceso en la
Secretaría
de
Educación que
es sometido a
continua
utilización
y
consulta
administrativa.
Administrar,
conservar y
almacenar la
documentación
en cada
proceso en la
Secretaría de
Educación que
es sometido a
continua
utilización y
consulta
administrativa.
Administrar,
conservar y
almacenar la
documentación
en cada
proceso en la
Secretaría de
Educación que
es sometido a
continua
utilización y
consulta
administrativa.
Administrar,
conservar y
almacenar la
documentación
en cada
proceso en la
Secretaría de
Educación que
es sometido a
continua
utilización y
consulta
administrativa.
Administrar,
conservar y
almacenar la
documentación
en cada
proceso en la
Secretaría de
Educación que
es sometido a
continua
utilización y
consulta
administrativa.
Identificar
las
necesidades de
actualización y
mantenimiento
al
SGC
conforme a los
estándares
preestablecidos.
Identificar las
necesidades de
actualización y
mantenimiento
al SGC
conforme a los
estándares
preestablecidos.
Identificar las
necesidades de
actualización y
mantenimiento
al SGC
conforme a los
estándares
preestablecidos.
Identificar las
necesidades de
actualización y
mantenimiento
al SGC
conforme a los
estándares
preestablecidos.
Identificar las
necesidades de
actualización y
mantenimiento
al SGC
conforme a los
estándares
preestablecidos.
desempeño.
Verificar
eficacia de las
acciones
correctivas
y
preventivas
implementadas,
para conocer su
impacto
y
mejorar
continuamente.
N02.
Administració
n de
documentos
Administrar,
conservar y
almacenar la
documentación
en cada
proceso en la
Secretaría de
Educación que
es sometido a
continua
utilización y
consulta
administrativa.
Identificar las
necesidades de
actualización y
mantenimiento
al SGC
conforme a los
estándares
preestablecidos.
Registrar
y
controlar
los
registros
externos
que
afecten
la
ejecución de los
procesos
definidos para
la SE.
Aprobar
la
elaboración
o
actualización de
documentos y/o
formatos previa
verificación de
la viabilidad de
su modificación
o
elaboración
para
la
documentación
de los procesos.
Elaborar
o
actualizar
documentos y/o
formatos
que
son
soporte
para
los
105
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
procesos, con el
fin de mantener
la
documentación
actualizada.
Distribuir
documentos y
formatos
actualizados o
modificados de
acuerdo a las
necesidades de
los procesos o
por
las
normativas
generadas que
puedan
afectarlos, con
el
fin
de
mantener
informados
a
todas las áreas
de la secretaría
respecto a las
nuevas
disposiciones
frente a los
procesos.
Publicar
la
nueva versión
del documento
y controlar los
documentos
obsoletos, para
garantizar
la
utilización
de
los documentos
vigentes en la
Secretaría
de
educación.
106
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
Velar por la
adecuada
actualización de
los documentos
del sistema de
gestión
de
calidad de tal
manera que se
garantice
la
coherencia y la
integralidad del
sistema
de
gestión
de
calidad.
Archivar
registros
generados en el
proceso
para
garantizar
el
control de los
documentos y
dar
cumplimiento a
lo establecido
en la tabla de
retención
documental.
Realizar
la
transferencia
secundaria de
los documentos,
después
de
haber cumplido
el tiempo de
retención, con
el fin de dar
cumplimiento a
lo establecido
en la tabla de
retención
107
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Nombre de
los
procesos
Despacho
Planeación
Jurídica
Inspección y
Vigilancia
Calidad
Educativa
Cobertura
Administrativa
y Financiera
documental.
108
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
5. DESCRIPCIÓN DE COMITÉS
A continuación se muestran los comités que se han definido en cada uno de los
diseños de procesos y que permiten la toma de decisión participativa de las
personas de la Secretaría de Educación. Para cada comité identificado se
menciona el objetivo, quienes lo conforman, periodicidad de la reuniones y
funciones específicas relacionadas con cada uno de los procesos en los que
participa.
5.1. Comité directivo
OBJETIVO
Realizar la revisión, validación, aprobación y seguimiento integral a la gestión de
la SE, de forma que se maximice el logro de los objetivos estratégicos definidos
en relación a los ejes de política de calidad educativa, cobertura y eficacia,
utilizando instrumentos idóneos de gerencia que fortalezcan el cumplimiento cabal
y oportuno de las funciones de la SE dentro de los lineamientos y políticas
establecidas para el desarrollo del sistema de control interno de gestión y el
sistema de gestión de la calidad.
QUIENES LO CONFORMAN
•
Secretario de Despacho o quien lo presidirá
•
Profesional Especializado de Planeación
•
Profesional Especializado de Administrativa y Financiera
•
Profesional Especializado de Cobertura
•
Profesional Especializado de Calidad Educativa
•
Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia.
•
Profesional Especializado de Jurídica
PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES
Cada mes y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, con
agendas muy concretas. El funcionario encargado hacer la citación al comité será el
de mayor rango dentro los funcionarios que lo conforman.
109
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL COMITÉ
PROCESO A01. Análisis de la información estratégica educativa.
1. Revisar, analizar y aprobar el boletín estadístico y el informe de diagnóstico
estratégico del sector, teniendo en cuenta los ejes de política, territorios y
principales indicadores de la Secretaría, con el fin de que sirvan como insumo y
referencia para la formulación el plan de desarrollo educativo.
PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo educativo
2. Aprobar el componente estratégico y/o programático del plan de desarrollo
educativo previa verificación de su consistencia y completitud en relación a los
resultados del boletín estadístico y del diagnóstico del sector educativo.
3. Aprobar el plan de inversiones del plan desarrollo educativo previa verificación de
su coherencia con la definición del componente estratégico, y de la inclusión de
los programas y proyectos prioritarios de la Secretaría.
4. Verificar que el plan de desarrollo educativo cumpla con los lineamientos, que
contenga una parte estratégica y programática y un plan de inversiones bien
definido y que la evaluación total del plan haya sido adecuada y aprobada por la
Asamblea.
5. Aprobar el plan indicativo, los planes de acción por área y el plan operativo anual
de inversiones previa verificación de la adecuada formulación de las metas por
proyecto, de la distribución de recursos por proyecto, de la distribución de
proyectos por áreas y de la consistencia con el plan de desarrollo educativo
aprobado..
PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los municipios no
certificados y establecimientos educativos.
6. Verificar y aprobar el plan de asistencia técnica y la agenda coordinada de
asistencia técnica.
7. Evaluar los resultados de la ejecución de la asistencia técnica.
PROCESO A04. Evaluación de resultados
8. Revisar semestralmente el informe del estado del sistema de gestión de la
calidad, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, e identificar
las oportunidades de mejora y las necesidades de efectuar cambios en el sistema,
incluyendo la política y los objetivos de la calidad. Adicionalmente efectuar la
divulgación de los resultados obtenidos en la revisión del SGC.
9. Revisar y analizar los informes de seguimiento al plan indicativo y a los programas
y proyectos de la Secretaría, verificando el cumplimiento de los objetivos
propuestos y el adecuado avance en la ejecución de los programas y proyectos
de la Secretaría.
10. Estudiar, analizar y clasificar el logro obtenido por cada uno de los indicadores
110
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
que hacen parte del Tablero e identificar los ajustes y acciones necesarias a
implementar para que aquellos indicadores con logro regular y malo alcancen la
meta.
11. Validar el informe de gestión de la SE y coordinar su respectiva divulgación a la
comunidad como un mecanismo de rendición de cuentas.
PROCESO B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y proyectos
12. Aprobar la inscripción de proyectos teniendo en cuenta su articulación con los
componentes del plan de desarrollo educativo vigente y asignar las funciones de
gerente de proyecto a un funcionario de la SE.
13. Aprobar las actividades, el cronograma, el plan de calidad, el plan de riesgos, y la
estructura organizacional de los proyectos con el fin de asegurar la adecuada
administración y ejecución de los programas y proyectos de la Secretaría.
PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y proyectos
14. Aprobar las solicitudes de cambio con los ajustes requeridos sobre los programas
y proyectos, previa verificación de su necesidad e impactos potenciales en el
proyecto y en sus objetivos, y en concordancia con el plan de desarrollo.
15. Aprobar el cierre anticipado de programas y proyectos, en los casos que esta
situación lo amerite.
PROCESO D01. Gestión de la evaluación educativa
16. Aprobar el plan anual de calidad educativa previa verificación de su articulación
con el plan de desarrollo educativo y lo establecido en las normas vigentes.
PROCESO D02. Garantizar el mejoramiento continuo de los establecimientos
educativos.
17. Aprobar el informe de necesidades de medios educativos de los establecimientos
educativos.
PROCESO F01. Inspección y vigilancia a la gestión de establecimientos
educativos
18. Aprobar el plan operativo anual de inspección y vigilancia previa verificación de su
articulación con el plan de desarrollo educativo y lo establecido en las normas
vigentes..
PROCESO H01. Administrar la planta de personal
19. Aprobar la planta de personal docente, directivo docente y administrativo de la SE
previa verificación del cumplimiento de las normas vigentes y de las necesidades
establecidas para alcanzar el logro de los objetivos establecidos en el plan de
desarrollo educativo y ser presentado al MEN y al Ente Territorial.
PROCESO K01. Autocontrol
20. Analizar las acciones de mejoramiento propuestas, en el informe institucional,
ajustándolas o complementándolas con nuevas acciones de mejoramiento para
las cuales asignará los recursos necesarios.
21. Revisar el avance institucional analizando el informe de seguimiento al
111
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
mejoramiento institucional y evaluando las acciones que no se han ejecutado de
acuerdo con el plan inicial establecido.
22. Identificar y definir las acciones o medidas de carácter institucional necesarias
para responder a los riesgos y/o problemas que pueden afectar el logro de los
objetivos de la Secretaría de Educación en los términos de eficiencia, eficacia,
economía, y transparencia esperados o que no permiten que se mantenga
alineada con su misión institucional.
PROCESO L01. Formulación y ejecución del plan de tecnología e informática
23. Aprobar el PETI previa verificación de su articulación con el plan de desarrollo
educativo y controlar su ejecución para asegurar su eficacia.
PROCESO L04. Mantenimiento y administración de la seguridad de la
plataforma tecnológica.
24. Identificar, clasificar y evaluar el impacto de los riesgos de la plataforma de
tecnología informática de la SE para determinar los planes y procedimientos a
implementar para asegurar la continuidad y seguridad de las operaciones de la
SE.
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
25. Aprobar el programa de auditorías internas de calidad verificando que su
formulación responda al objetivo de auditoría establecido.
Nombrar el secretario del comité, el cual es el encargado de elaborar las actas de
comité, recoger las firmas y custodiarlas.
112
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
5.2. Comité de Calidad Educativa
OBJETIVO
Gestionar el plan de calidad educativa con el fin de asegurar el cumplimiento de
las metas establecidas.
QUIENES LO CONFORMAN
•
Secretario de Despacho.
•
Profesional Especializado de Planeación
•
Profesional Especializado de Administrativa y Financiera.
•
Profesional Especializado de Calidad Educativa.
•
Profesional Universitario de Mejoramiento.
•
Profesional Universitario de Evaluación Educativa .
PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES
Mensual y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, con
agendas muy concretas. El funcionario encargado hacer la citación al comité será
el de mayor rango dentro los funcionarios que lo conforman.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL COMITÉ
PROCESO D01. Gestión de la evaluación educativa
1.
Planear las estrategias para la aplicación de las pruebas SABER, para la
evaluación de desempeño de docentes y directivos docentes, para la
autoevaluación institucional, para el acompañamiento en la elaboración de los
planes de mejoramiento de los establecimientos educativos con el fin de
asegurar de las metas establecidas.
2.
Elaborar el plan de calidad educativa bajo los parámetros fijados por el MEN y
las necesidades identificadas en calidad educativa y efectuar el respectivo
seguimiento para evaluar su cumplimiento o la necesidad de efectuar ajustes
para garantizar su eficacia.
PROCESO D02. Garantizar el mejoramiento continuo de los establecimientos
educativos.
3. Analizar los lineamientos de las estrategias pedagógicas transversales definidas
por el MEN para definir alternativas viables de acción intersectorial y la
113
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
estrategia de su implantación y asesoría a los establecimientos educativos.
4. Definir la estrategia para promover la articulación de niveles educativos de
acuerdo a las necesidades identificadas en la prestación del servicio educativo.
5. Planear las actividades anuales para la consolidación y difusión de experiencias
significativas para promover su desarrollo en los establecimientos educativos.
6. Definir el equipo evaluador y líneas de investigación que se tendrán en cuenta
para la selección de experiencias significativas de acuerdo los lineamientos
establecidos por el MEN.
Nombrar el secretario del comité, el cual es el encargado de elaborar las actas de comité,
recoger las firmas y custodiarlas.
114
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
5.3. Comité Departamental de Formación Docente
OBJETIVO
Asesorar y definir las orientaciones, los criterios, las prioridades y las reglas
generales para la organización, desarrollo y seguimiento de programas
académicos y de perfeccionamiento que tengan por finalidad la formación,
la profesionalización, actualización, especialización, perfeccionamiento y el
mejoramiento profesional de los educadores manejados por la Secretaría
de Educación.
QUIENES LO CONFORMAN
•
Secretario de Despacho.
•
Representantes de las Instituciones de Educación Superior
•
Representantes de los Centros de Investigación Educativa
•
Representante de las Instituciones Educativas Departamentales
•
Profesional Especializado de Calidad Educativa
•
La secretaría técnica del comité debe ser determinada por el secretario de
despacho.
PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES
Trimestral y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, con
agendas muy concretas. El funcionario encargado hacer la citación al comité será el
de mayor rango dentro los funcionarios que lo conforman.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL COMITÉ
PROCESO D02. Garantizar el mejoramiento continuo de los establecimientos
educativos.
1. Asesorar en la organización de programas de investigación dirigidos a educadores
2. Evaluar propuestas de programas de investigación dirigidos a educadores
3. Definir los requerimientos de forma, contenido y calidad para el registro o
aceptación que deben reunir los programas de formación permanente o en
servicio
115
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
4. Evaluar y formular recomendaciones sobre el plan anual de formación de
educadores del respectivo ente territorial
5. Formular propuestas de políticas para la elaboración del plan de formación de
educadores de la respectiva entidad territorial.
6. Identificar, analizar y priorizar las necesidades de formación, actualización,
profesionalización, profundización, especialización, perfeccionamiento y/o
mejoramiento e investigación de acuerdo a los resultados de la evaluación de
desempeño, de la autoevaluación institucional de los EE y a los objetivos del plan
de calidad educativa.
7. Definir criterios para el seguimiento, control y evaluación de los planes de
formación de los educadores del departamento o distrito.
8. Definir mecanismos para la organización y actualización del registro de programas
de formación de educadores.
9. Evaluar resultados de los beneficiados del programa de capacitación, formación e
investigación para determinar su eficacia y adecuación
10. Formular criterios para el seguimiento y verificación de los programas registrados
y verificar el cumplimiento de la ejecución de las actividades del plan territorial de
formación para asegurar su eficacia.
Evaluar y definir la aceptación de los cursos ofrecidos por instituciones y organismos
internacionales o los realizados por instituciones de educación superior del exterior, cuya
finalidad sea la actualización y perfeccionamiento de educadores.
Nombrar el secretario del comité, el cual es el encargado de elaborar las actas de comité,
recoger las firmas y custodiarlas.
116
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
5.4. Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos
OBJETIVO
Establecer, aprobar y desarrollar los planes de capacitación, bienestar e
incentivos para el personal de la SE con el fin de crear, mantener y mejorar las
condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento
de su nivel de vida y el de su familia; así mismo que permitan elevar los niveles de
satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el
servicio de la SE.
QUIENES LO CONFORMAN
•
Profesional Especializado de Calidad Educativa
•
Profesional Especializado de Cobertura
•
Profesional Especializado de Administrativa y Financiera
•
Profesional Universitario de Talento Humano
•
Profesional Especializado de Planeación
PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES
Cada (6) seis meses y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo
requieran, con agendas muy concretas. El funcionario encargado hacer la
citación al comité será el de mayor rango dentro los funcionarios que lo
conforman.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL COMITÉ
PROCESO H03. Desarrollo de personal.
1. Elaborar, aprobar y garantizar que el plan de estímulos e incentivos se lleve a
cabo dentro de los términos establecidos por la ley, con el fin de incentivar al
personal de la Secretaría de Educación y motivar el desarrollo de las actividades
propias de su cargo.
2. Elaborar, aprobar y garantizar que el plan de formación y capacitación de la
Secretaría de Educación se lleve a cabo, para contar con personal que cumpla
con los perfiles y conocimientos necesarios para el desarrollo de las actividades y
procesos propios de su trabajo.
3. Evaluar resultados de los beneficiados con los planes de capacitación y de
estímulos e incentivos para determinar su eficacia y adecuación.
4. Velar por que los funcionarios de la secretaría cuenten con las competencias
117
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su vez, contribuir al
mejoramiento de su calidad de vida desarrollando programas que permitan
incrementar el sentido de pertenencia y la satisfacción en el desempeño de sus
funciones.
Nombrar el secretario del comité, el cual es el encargado de elaborar las actas de
comité, recoger las firmas y custodiarlas.
118
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
5.5. Comité del Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio
OBJETIVO
Estudiar y analizar las solicitudes específicas sobre prestación de servicios médico
asistenciales, de salud ocupacional y riesgos profesionales presentadas por los
docentes de la jurisdicción, para evaluar su viabilidad y/o generar recomendaciones al
Consejo Directivo del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio.
QUIENES LO CONFORMAN
•
El Secretario de Despacho de la respectiva entidad territorial certificada o su
delegado, quien lo presidirá.
•
El profesional universitario de Talento Humanos de la Secretaría de
Educación, o quien haga sus veces.
•
Un rector de una de las Instituciones Educativas del Estado de la respetiva
entidad territorial certificada, quien deberá ser escogido por la mayoría simple
de los votos de los miembros de la planta de directivos docentes de la entidad
territorial que participen en el proceso de elección, quien ejercerá por un
período de dos (2) años, reelegible por una sola vez.
•
Un representante de la unión sindical de educadores al servicio del Estado con
el mayor número de afiliados en la entidad territorial. A falta de éste, si no
fuere comunicada su designación dentro de los dos (2) meses siguientes a la
fecha en la que entre a regir este decreto, el de la organización gremial de
docentes o directivos docentes al servicios del Estado que le siga en número
de afiliados en el respectivo ente territorial.
PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES
Mensualmente o cuando lo determine su presidente, previa citación por escrito del
Secretario con indicación del lugar, fecha, hora y orden del día. De manera
extraordinaria cuando las circunstancias lo requieran, con agendas muy concretas. El
funcionario encargado hacer la citación al comité será el de mayor rango dentro los
funcionarios que lo conforman.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL COMITÉ
PROCESO H05. Manejo del fondo prestacional
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Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
1. Presentar al Consejo Directivo del Fondo recomendaciones para la
implementación de políticas generales en materia de prestación de servicios
medico asistenciales, de salud ocupacional y riesgos profesionales, para los
docentes a cargo de la respectiva entidad territorial.
2. Presentar anualmente al Consejo Directivo del Fondo Nacional de Prestaciones
Sociales del Magisterio un informe de seguimiento a la calidad y oportunidad de
los servicios prestados por la entidad fiduciaria administradora de los recursos del
Fondo y de sus contratistas médicos.
3. Recibir y analizar las quejas que presenten los docentes por deficiencias e
irregularidades en la prestación de los servicios médico asistenciales e Informarlo
a la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del Fondo Nacional de
Prestaciones Sociales del Magisterio.
4. Canalizar hacia la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del Fondo
Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio las quejas presentadas en
relación con el trámite de reconocimiento de las prestaciones sociales del
magisterio y realizar un seguimiento de las mismas.
El secretario del comité regional será el profesional especializado de Talento humano
de la secretaria de educación o quien haga sus veces, el cual es el encargado de
elaborar las actas de comité, recoger las firmas y custodiarlas.
La información contemplada en este comité, se basa en el Decreto 2831 del 16 de
agosto de 2005, por el cual se reglamentan el inciso 2° del artículo 3° y el numeral 6°
del artículo 7° de la Ley 91 de 1989, el artículo 5 6 de la Ley 962 de 2005 y se dictan
otras disposiciones.
Las decisiones por medio de las cuales, se adopte alguna recomendación de
conformidad con lo dispuesto en la Ley 91 de 1989, que modifiquen las condiciones
en la prestación de los servicios a cargo del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales
del Magisterio, se apruebe o se modifique el presupuesto del Fondo, se denominarán
Acuerdos y deberán llevar las firmas del presidente y el secretario. Las demás
decisiones adoptadas por el Consejo Directivo, sin perjuicio de su obligatoriedad,
constarán en las actas de las respectivas sesiones.
120
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
5.6. Comité Especial de Docentes Amenazados o Desplazados
(Con base en la Resolución 1240 de 2010 y Resolución 3900 de 2011)
OBJETIVO
Estudiar y evaluar los casos que se presenten sobre amenazas a la vida e integridad
personal de los docentes y directivos docentes que laboran en los establecimientos
educativos departamentales.
QUIENES LO CONFORMAN
•
El Gobernador de la entidad territorial quien lo presidirá y quien podrá delegar
su participación.
•
El Secretario de Educación (Despacho).
•
El Procurador Departamental.
•
Profesional Universitario de Talento Humano o quien haga sus veces.
•
Un Representante del Sindicato que agrupe el mayor número de docentes de
la entidad territorial y dos representantes del sindicato sòlo en aquellas que
superen los cinco mil (5.000) docentes en su planta de personal
En las entidades territoriales que no cuenten con organizaciones sindicales,
participará un representante de los docentes seleccionado para este efecto en
una reunión general de los docentes.
•
El profesional universitario de talento humano de la Secretaría de Educación,
quien actuará como secretario.
PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES
Cuando las circunstancias lo requieran, con agendas muy concretas. El funcionario
encargado hacer la citación al comité será el de mayor rango dentro los funcionarios
que lo conforman.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL COMITÉ
PROCESO H01. Administrar la planta de personal
1. Estudiar, evaluar y resolver las solicitudes de reconocimiento de la condición de
121
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
amenazado y de protección especial del derecho a la vida o a la integridad
personal por parte del Estado, que los docentes y directivos docentes afectados
presenten por escrito.
2. Solicitar a la autoridad de policía competente que adelante el estudio de cada caso
con el fin de establecer si en las condiciones planteadas se presenta el riesgo en
uno de los niveles existentes, para lo cual deberá tener en cuenta la escala de
valoración establecida en la presente resolución.
3. Solicitar a la autoridad nominadora la adopción de las medidas inmediatas y
definitivas necesarias para salvaguardar la vida o integridad personal del docente y
directivo docente. Dichas solicitudes serán motivadas y se consignarán en actas
que llevarán las firmas de los integrantes del Comité.
4. Presentar al Ministerio de Educación Nacional, el primer día hábil de cada mes, un
informe detallado de los casos de docentes directivos docentes que estén bajo la
situación de amenaza, empleando el formato que el Ministerio diseñe para tal fin.
La información contemplada en este comité, se basa en la Resolución 1240 de 2010
del Decreto 520 de 2010, por el cual se reglamenta el artículo 22 de la Ley 715 de
2001, en relación con traslados de docentes y directivos docentes de los
establecimientos educativos estatales.
122
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
5.7. Comité de Cobertura
OBJETIVO
Analizar y aprobar la oferta educativa y tomar de decisiones estratégicas para el
sector educativo.
QUIENES LO CONFORMAN
•
Secretario de Despacho.
•
Profesional Especializado de Planeación.
•
Profesional Especializado de Administrativa y Financiera.
•
Profesional Especializado de Cobertura.
•
Profesional Universitario de Acceso.
•
Profesional Universitario de Permanencia.
PERIODICIDAD DE LAS REUNIONES
Ordinariamente cada seis (6) meses y de manera extraordinaria cuando las
circunstancias lo requieran, con agendas muy concretas. El funcionario
encargado hacer la citación al comité será el de mayor rango dentro los
funcionarios que lo conforman.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL COMITÉ
•
PROCESO C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos y
cronogramas para la organización y gestión de cobertura del servicio
educativo.
1. Identificar e interactuar con entidades externas que tengan ingerencia en el
Macroproceso Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo, como insumo para
la definición de las directrices y procedimientos.
2. Establecer directrices, criterios, procedimientos y cronograma para la
organización y gestión de la cobertura del servicio educativo en concordancia con
lo establecido en el plan de desarrollo educativo y las normas vigentes.
3. Identificar recursos disponibles y necesarios, con el fin de evaluar la viabilidad
para el desarrollo del Macroproceso Gestión de la Cobertura del Servicio
Educativo.
4. Definir estrategias de divulgación de lineamientos de Gestión de Matrícula a la
población demandante del servicio educativo y en general a la comunidad
123
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
educativa, para asegurar el despliegue y la aplicación de estas directrices.
Nombrar el Secretario del comité el cual es el encargado de elaborar las actas de
comité, recoger las firmas y custodiar las actas.
124
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGOS
A continuación se especifican para los cargos propuestos en el numeral 3 las
funciones que deben ser ejecutadas por cada uno ellos.
NOTA: La información detallada a continuación es la base para proyectar el acto
administrativo ante el ente que le corresponda la aprobación.
6.1.
Dependencia despacho de la secretaría del primer nivel
6.1.1.
Funciones y perfil del cargo Secretario de Despacho.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Secretario de Despacho
CÓDIGO
020
GRADO
06
NÚMERO DE CARGOS
1
DEPENDENCIA
Despacho de la secretaría
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Gobernador
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Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Profesional Especializado Planeación
Profesional Especializado de Jurídica
Profesional Especializado de Calidad Educativa
Profesional Especializado de Cobertura
CARGOS QUE LE REPORTAN
Profesional Especializado de Administrativa y
financiera
Profesional
vigilancia
Especializado
Profesional
Universitario
(Comunicaciones)
de
de
inspección
y
Despacho
Secretario Ejecutivo
Conductor
OBJETIVO DEL CARGO
•
Planear, diseñar, administrar y evaluar políticas, estrategias y programas
para el sector educativo, de conformidad con la legislación vigente y
propendiendo por la cobertura, el mejoramiento de la calidad y la eficiencia
de la educación de los diferentes niveles, garantizando una óptima
administración y manejo de la prestación de servicio educativo en el
Departamento de Magdalena
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Formular políticas institucionales para mejorar la prestación del servicio
educativo y buscar la concertación sectorial del plan educativo en
concordancia con las diferentes instancias del gobierno, teniendo en
cuenta la normatividad legal vigente.
•
Coordinar el direccionamiento estratégico de las funciones de la secretaría
de educación, para adoptar los planes, programas y proyectos que
garanticen el desarrollo de los ejes de la política educativa con la eficiente
administración de los recursos disponibles y asignados para la jurisdicción.
•
Liderar la interacción y la comunicación permanente con los diferentes
grupos de interés y con los actores principales del sistema educativo,
orientada a la resolución conjunta de problemas, a la adopción de enfoques
126
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y metodologías eficaces y al empoderamiento de los mismos, de acuerdo a
los roles que cada quien asuma.
•
Asegurar la conceptualización de la educación en sus aspectos de calidad,
cobertura y desarrollo social, evaluando permanentemente sistemas y
enfoques que mejoren las capacidades de aprendizaje, incorporando
dentro de las mismas metodologías de medición del impacto y la
efectividad del proceso educativo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo
educativo
1. Garantizar la formulación, aprobación y ajuste del plan de desarrollo
educativo de conformidad con el plan nacional, departamental y
municipal de desarrollo, con el fin de lograr el cumplimiento y
seguimiento de las metas, políticas y estrategias del sector
educativo.
•
PROCESO A04. Evaluación de resultados
2. Evaluar los resultados de la gestión de la SE para poder tomar
acciones que permitan optimizar su desempeño.
•
PROCESO
C01.
Establecer
las
directrices,
criterios,
procedimientos y cronogramas para la organización y gestión de
cobertura del servicio educativo
3. Establecer y aprobar los lineamientos generales para la organización
de la gestión de matrícula oficial de acuerdo a los parámetros
establecidos por el MEN y los requerimientos del servicio educativo
en departamento de Magdalena.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
4. Proyectar respuesta oportuna o revisar calidad de las respuestas a
solicitudes o correspondencia que lo requieran y firmar cuando
corresponda.
•
PROCESO G02. Gestionar comunicaciones institucionales
5. Establecer y aprobar los procedimientos y políticas a seguir en la
divulgación de la gestión que adelanta por la SE y la comunicación
127
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
interna.
6. Presentar la estrategia y el plan de comunicaciones al Ente
Territorial y gestionar la aprobación para la divulgación de la
información no programada, con el fin de mantener informada a la
comunidad educativa.
•
PROCESO H03. Desarrollo de personal
7. Revisar y aprobar el plan anual de estímulos, incentivos, de
formación, capacitación y de bienestar para el personal docente,
directivo docente y administrativo para garantizar en desarrollo
integral del personal y de su familia.
8. Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal
a su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente
y promover el desarrollo integral de los funcionarios.
9. Identificar las necesidades de bienestar de tal forma que respondan
a las necesidades organizacionales e individuales del funcionario
dentro del contexto laboral, los retos y cambios organizacionales,
políticos y culturales con el fin de fortalecer a la entidad y esto se
viabilice en un servicio más eficiente y amable frente al ciudadano.
10. Colaborar en la elaboración del plan de formación y capacitación
para que el personal de la Secretaría de Educación cuente con las
competencias necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su
vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida desarrollando
programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la
satisfacción en el desempeño de sus funciones.
•
PROCESO H04. Administración de carrera
11. Sancionar el acto administrativo de inscripción, ascenso o
actualización en escalafón docente para cumplir con los derechos
del personal docente.
•
PROCESO H05. Manejo del fondo prestacional
12. Sancionar el acto administrativo de reconocimiento de prestaciones
sociales para cumplir con los derechos del personal docente.
•
PROCESO H06. Administración de la nómina
13. Aprobar los listados y reportes e nómina de manera oportuna con el
fin de canelar los salarios al personal docente, directivo docente y
128
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
administrativo.
•
PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios
14. Asignar los interventores o supervisores internos de los contratos o
convenios suscritos por la Secretaría de Educación, con el fin de
realizar seguimiento y posterior liquidación a los mismos asegurando
de parte del contratista o proveedor, el cumplimiento a las normas
establecidas y a los términos contractuales.
15. Revisar y aprobar el acta de liquidación de los contratos o
convenios.
•
PROCESO J01. Presupuesto
16. Verificar, aprobar y gestionar la aprobación del presupuesto
asignado al sector educación ante el Gobernador o Alcalde y las
instancias pertinentes, con el fin de garantizar la viabilidad financiera
y ejecución de los programas, proyectos, planes de acción y
operaciones diarias de la SE.
17. Verificar las solicitudes de modificación del presupuesto y
solicitarlas, en los casos en que aplique, al Ente Territorial para su
aprobación con el fin de que sean incluidas en el presupuesto de la
Secretaría de Educación.
18. Analizar los informes de gestión presentados por el área Financiera
y determinar las acciones a seguir de acuerdo a los resultados
obtenidos del análisis y presentarlos a los organismos de control
cuando se requiera.
19. Efectuar seguimiento y control a la ejecución del presupuesto
asignado a la SE para asegurar su correcta utilización.
20. Revisar y aprobar los informes que la Secretaría de Educación envía
al Ministerio de Educación y a los demás entes de control.
•
PROCESO K01. Autocontrol
21. Implementar el desarrollo del sistema de control interno de gestión
en la Secretaría de Educación y los establecimientos educativos,
dando cumplimiento a los lineamientos y políticas establecidas por la
Oficina de Control Interno del ente territorial y la normatividad
vigente.
22. Recibir, analizar y aprobar la inclusión en el informe final de
129
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
autoevaluación institucional y/o el mapa de riesgos institucional, las
recomendaciones generadas por la Oficina de Control Interno del
Ente Territorial.
23. Responder a lo solicitado por los entes de control, con el fin de
entregar la información de manera oportuna para su análisis,
demostrando la transparencia de la Administración.
24. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
•
PROCESO M01 Atender asuntos disciplinarios.
25. Acatar y ejecutar las sanciones o decisiones resultantes de los
procesos disciplinarios instaurados al personal de la SE.
26. Asignar al servidor encargado de atender los requerimientos de los
organismos de control.
•
PROCESO M02 Tramitar acciones judiciales y litigios.
27. Firmar y dar cumplimiento a las acciones judiciales con el fin de
acatar lo establecido por los organismos competentes.
28. Delegar a un funcionario responsable dentro de la Secretaría para la
representación en las conciliaciones y acciones judiciales que se
requieran para su correcta atención y resolución.
29. Proyectar o revisar la calidad de las respuestas a peticiones que lo
requieren; y firmar cuando corresponda oportunamente.
30. Participar en el Comité de de Conciliación del Ente Territorial,
cuando este sea convocado, con el fin de coadyuvar en el estudio
de casos, determinación de la viabilidad de las conciliaciones y
revisión de los enfoques de la administración.
•
PROCESO M03. Prestar asesoría jurídica
31. Sancionar los actos administrativos que le correspondan a la
Secretaría de Educación con el fin de formalizar las actuaciones y
decisiones.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
32. Asegurar que toda la SE conozca y comprenda la importancia de
130
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y
reglamentarios.
33. Establecer y actualizar la política y los objetivos de calidad de la SE,
los cuales debe ser adecuados al propósito de la SE y asegurarse
de su comunicación y entendimiento por todos los funcionarios.
34. Llevar a cabo las revisiones del sistema de gestión de la calidad
para evaluar su eficacia, adecuación y conveniencia.
35. Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para
implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y
mejorar continuamente su eficacia.
Las siguientes funciones están basadas en lo definido en la Ley 715 de 2001:
Garantizar la prestación de la asistencia técnica educativa, financiera y
administrativa a los municipios y establecimientos educativos, cuando a ello
haya lugar para asegurar el mejoramiento de la eficiencia, calidad y cobertura
en la prestación del servicio educativo.
Administrar y responder por el funcionamiento, oportunidad y calidad de la
información educativa departamental para garantizar el suministro de la
información a la Nación en las condiciones que se requiera.
Garantizar el apoyar técnico y administrativo a los municipios para que se
certifiquen en los términos previstos en la normatividad y procedimientos
vigentes.
Efectuar las gestiones necesarias para otorgar la certificación a los municipios
que cumplen los requisitos para asumir la administración autónoma de los
recursos del Sistema General de Participaciones de acuerdo a los términos
definidos en la normatividad vigente.
Dirigir, planificar; y prestar el servicio educativo en los niveles de preescolar,
básica, media en sus distintas modalidades, en condiciones de equidad,
eficiencia y calidad, en los términos definidos en la normatividad vigente en los
municipios no certificados.
Administrar y distribuir entre los municipios no certificados los recursos
financieros provenientes del Sistema General de Participaciones, destinados a
la prestación de los servicios educativos a cargo del Estado, atendiendo los
criterios y lineamientos establecidos en la normatividad vigente y los
impartidos por el Sr Gobernador.
Administrar las instituciones educativas y el personal docente y administrativo
131
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
de los planteles educativos, sujetándose a la planta de cargos aprobada para
el Departamento. Para lo cual, realizará concursos, efectuará los
nombramientos del personal requerido, administrará los ascensos, sin superar
en ningún caso el monto de los recursos disponibles en el Sistema General de
Participaciones y trasladará docentes entre los municipios no certificados,
preferiblemente entre los limítrofes, sin más requisito legal que la expedición
de los respectivos actos administrativos debidamente motivados. Teniendo
con base lo establecido en la normatividad vigente y los lineamientos
impartidos por el Sr Gobernador.
Efectuar las gestiones necesarias para la asignación de recursos propios en la
financiación de los servicios educativos a cargo del Estado, en la
cofinanciación de programas y proyectos educativos y en las inversiones de
infraestructura, calidad y dotación con el fin de asegurar la viabilidad financiera
de la ejecución del plan de desarrollo educativo y el cumplimiento de los
objetivos estratégicos establecidos.
Establecer estrategias y programas para mantener la cobertura actual y
propender por su ampliación.
Evaluar el desempeño de rectores y directores, y de los docentes directivos,
de conformidad con las normas vigentes.
Garantizar la ejecución de la función de inspección, vigilancia y supervisión de
la educación en el Departamento, en ejercicio de la delegación que para tal fin
realice el Presidente de la República.
Promover la aplicación y ejecución de planes de mejoramiento de la calidad
para asegurar la optimización de la prestación del servicio educativo.
Apoyar al Sr Gobernador en la organización y administración del servicio
educativo en el Departamento.
Las siguientes son funciones generales:
Representar al Departamento y a la Secretaría de Educación cuando se
requiera de conformidad con los lineamientos establecidos por el Ente
Territorial con el fin de asegurar la integridad de los intereses de la entidad.
Liderar activamente los comités directivo, estratégico, departamental de
formación docente y de compras para que sus reuniones sean productivas y
se adopten y tomen las decisiones que contribuyan de manera eficaz a
mejorar la gestión de la SE y al logro de los objetivos establecidos.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con
132
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título profesional en Ciencias de la Educación,
Económicas,
Administrativas,
Empresariales,
Financiera, Sociales, Jurídica.
Título
de
postgrado
Especialización y Maestría.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
en
áreas
afines:
Dos (2) años de experiencia profesional y un (1)
año de experiencia relacionada en el sector
educativo.
Planeación estratégica.
Planeación del sector educativo.
Análisis de información.
Administración de indicadores de gestión.
CONOCIMIENTOS
ESPECIFICOS DEL
CARGO
Sistema de gestión de calidad.
Metodología plan de desarrollo y plan Indicativo.
Manejo de herramientas ofimáticas.
Legislación del sector educativo.
Conocimientos de administración y manejo de
personal.
COMPETENCIAS
Orientación a Resultados: Realizar las funciones y cumplir los compromisos
organizacionales con eficacia y calidad.
Orientación al usuario y al ciudadano: Dirigir las decisiones y acciones a la
satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos,
de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad.
Transparencia: Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos,
eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el
133
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
acceso a la información gubernamental.
Compromiso con la organización: Alinear el propio comportamiento a las
necesidades, prioridades y metas organizacionales.
Liderazgo: Guiar y dirigir grupos, establecer y mantener la cohesión de grupo
necesaria para alcanzar los objetivos organizacionales.
Planeación: Determinar eficazmente las metas y prioridades institucionales,
identificando las acciones, los responsables, los plazos y los recursos requeridos
para alcanzarlas.
Toma de decisiones: Elegir entre una o varias alternativas para solucionar un
problema o atender una situación, comprometiéndose con acciones concretas y
consecuentes con la decisión.
Dirección y desarrollo de personal: Favorecer el aprendizaje y desarrollo de
sus colaboradores, articulando las potencialidades y necesidades individuales
con las de la organización para optimizar la calidad de las contribuciones de los
equipos de trabajo y de las personas, en el cumplimiento de los objetivos y metas
Conocimiento del entorno: Estar al tanto de las circunstancias y las relaciones
de poder que influyen en el entorno organizacional.
Resolución de problemas: Emplear métodos y una lógica rigurosa para
resolver eficazmente los problemas presentados, agotando todos los recursos a
fin de encontrar soluciones efectivas y oportunas.
Capacidad de negociación: Solucionar de manera oportuna las divergencias
que se presenten en situaciones difíciles de manera hábil, discreta, obteniendo
la confianza de los participantes y concesiones sin dañar las relaciones.
134
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.1.2.
Funciones y perfil del cargo Secretario Ejecutivo.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Secretario Ejecutivo
CÓDIGO
425
GRADO
11
NÚMERO DE CARGOS
1
DEPENDENCIA
Despacho de la Secretaría
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Secretario de Despacho
CARGOS QUE LE REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar y prestar colaboración en todas las actividades donde interviene el
despacho de la Secretaría de Educación.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de los procesos,
procedimientos y actividades donde interviene el Secretario de Despacho.
• Asistir al Secretario de Despacho en la recepción de visitas, el manejo del
archivo documental y la administración de correspondencia.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Recibir las solicitudes y la correspondencia de Servicio de Atención al
Ciudadano o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de
correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer
seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar
las respuestas y enviar a Servicio de Atención al Ciudadano para su
respectivo envío al destinatario.
•
PROCESO K01. Autocontrol
2. requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten
135
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigio.
3. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos relacionados con su área y funciones.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
4. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
5. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Las funciones descritas para este cargo, corresponden al soporte operativo y la
asistencia prestada al Secretario de Despacho para el desarrollo de las labores
asociadas con la ejecución de los diferentes procesos:
6. Registrar en la agenda del Secretario de Despacho, los compromisos
que deba cumplir.
7. Preparar y organizar la información que debe presentar el Secretario
de Despacho.
8. Asistir al Secretario de despacho, en el desarrollo de las actividades
que deba realizar, para el cumplimiento misional de la Secretaría.
9. Verificar oportunamente las citas, entrevistas o reuniones del
Secretario de Despacho.
10. Solicitar oportunamente los insumos requeridos para el normal
funcionamiento del despacho.
11. Recibir llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y
entregar los mensajes respectivos.
12. Apoyar al secretario de despacho en la ubicación de archivos y
documentos requeridos para el normal desempeño de las funciones.
13. Apoyar al Secretario de despacho en la preparación y presentación
de informes.
136
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
14. Recolectar, actualizar y procesar la información básica para la
elaboración de estudios e investigaciones que se realicen.
15. Prestar apoyo logístico al secretario de despacho.
16. Aplicar los métodos, tecnologías y procedimientos que garanticen la
eficiencia y eficacia en el desarrollo de las tareas propias del cargo.
17. Mantener informado al Secretario de Despacho de todos los
procesos que se desarrollen anormalmente y suministrar la
información que se requiera para la toma de decisiones.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Administración Pública.
Normatividad del Sector Educativo.
Ofimática e Internet.
Manejo de correspondencia y administración de
archivo.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Manejo de la información.
Adaptación al cambio.
Disciplina.
Relaciones interpersonales.
Colaboración.
137
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.1.3.
Funciones y perfil del cargo Conductor.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO
Conductor
CÓDIGO
480
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS
1
DEPENDENCIA
Despacho de la Secretaría
CARGO DEL JEFE INMEDIATO
Secretario de Despacho
CARGOS QUE LE REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Realizar las actividades de conducción y mantenimiento preventivo vehículo
asignado, propiedad del parque automotor de la entidad, para garantizar el
desplazamiento del Secretario de Educación a los lugares de destino dentro
o fuera dela jurisdicción departamental.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
•
•
•
•
•
Conducir el Vehículo asignado, transportar al superior inmediato, al personal
que este le asigne, transportar suministros, materiales o equipos a los
lugares destinados, previa autorización del superior inmediato.
Desplazar al personal asignado de un lugar a otro cuando se le requiera de
acuerdo con las programaciones, técnicas establecidas y directrices
recibidas.
Efectuar las actividades de conducción, revisar diariamente el vehículo
asignado y asegurarse de su correcto estado de funcionamiento,
mantenimiento preventivo, presentación y aseo del parque automotor de la
entidad, de acuerdo con las programaciones y técnicas establecidas.
Dar estricto cumplimiento a las normas de tránsito, sobre seguridad y
prevención de accidentes y realizar las reparaciones menores del vehículo
cuando éste presente fallas en el funcionamiento y los trámites ante talleres
especializados cuando se requiera reparación del vehículo.
Solicitar oportunamente los elementos para el mantenimiento preventivo y
correctivo del vehículo asignado y responder por las herramientas y equipo
de carretera a su cargo.
Participar en el cargue y descargue en el vehículo y responder por el
138
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
traslado de elementos y personas.
Atender a los usuarios y suministrarles de manera precisa y oportuna el
servicio, la información y la orientación requerida relacionados con la misión
del área y los procedimientos establecidos.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
•
•
•
•
•
•
•
Los recorridos programados se cumplen dentro de las normas establecidas y
de acuerdo con las programaciones autorizadas.
El mantenimiento del vehículo asignado se realiza siguiendo los
procedimientos establecidos y de acuerdo con la programación realizada y
estándares de calidad.
La atención a los usuarios internos (servidores de entidad) y externos se
basan en normas de cordialidad y claridad de acuerdo con los estándares de
calidad de la entidad.
El transporte o desplazamiento del vehículo se realiza con el cumplimiento
de las normas y de acuerdo con los estándares de calidad y servicio
establecidos en la Administración Central.
Los traslados de insumos, elementos y materiales se hacen de acuerdo con
los procedimientos establecidos y con la periodicidad requerida.
El mantenimiento se realiza continuamente y mantiene en buen estado del
vehículo.
Las normas de tránsito y transporte se cumplen a cabalidad.
Los documentos de rodamiento de los vehículos y las licencias de
conducción se ajustan a los requerimientos de las normas de Tránsito y
Transporte.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Educación Básica
Conducción.
TIEMPO DE EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia relacionada.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL CARGO
Conocimiento de Código de Transito vigente.
Conocimientos de mecánica automotriz.
Primaria
y
Licencia
de
Licencia de conducción.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
139
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
140
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.1.4.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Despacho (Comunicaciones).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Profesional universitario
CÓDIGO
219
GRADO
02
NÚMERO DE CARGOS
1
DEPENDENCIA
Despacho de la Secretaría
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Secretario de Despacho
CARGOS QUE LE REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Llevar a cabo los procesos de comunicaciones de la Secretaría de
Educación, con el fin de mantener informada a la comunidad educativa y
público en general de los planes, programas y proyectos, además de la
información generada por la ejecución de cada uno de los procesos.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Coordinar, supervisar y controlar los asuntos relacionados con las
Comunicaciones Institucionales de la Secretaría de Educación.
• Prestar apoyo táctico y de coordinación para asegurar que las actividades
asignadas al Despacho de la Secretaría y asociadas con la ejecución de los
procesos, se realicen en las fechas y parámetros acordados.
• Formular y ejecutar el Plan de comunicaciones de la SED.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
141
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
PROCESO G02. Gestionar comunicaciones institucionales
2. Gestionar el desarrollo el plan de comunicaciones de la SE, con el fin
de contar con una herramienta que permita guiar el desarrollo de las
comunicaciones de la entidad, entregando de manera oportuna, clara
y veraz la información de interés general y particular a la comunidad
educativa y público en general.
3. Evaluar el cumplimiento del plan de comunicaciones y el desarrollo de
las comunicaciones no programadas con el fin de tomar acciones
correctivas que permitan llevar de manera clara y oportuna la
información al público objetivo.
4. Medir el impacto de las comunicaciones realizadas por la Entidad a
través de cada uno de los medios, utilizando los instrumentos
definidos y entregar los resultados al comité de comunicaciones para
que se definan las acciones necesarias para lograr que la información
generada llegue a todo el público objetivo.
5. Presentar al Comité de Comunicaciones una propuesta sobre la
información a la que se le puede medir el impacto, para que sea
validada y aprobada como población objeto de la medición de
impacto.
6. Revisar sistemáticamente contenidos y asegurar las actualizaciones
realizadas a la página Web de la Secretaría de Educación.
•
PROCESO K01. Autocontrol
7. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigios
8. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos relacionados con su área y funciones.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
9. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
10. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
142
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
11. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Participar activamente
Comunicaciones.
en
las
funciones
descritas
en
el
Comité
de
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas
para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título
Profesional
en
Comunicación
Social,
Periodismo, Relaciones Públicas o Mercadeo.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia profesional en el sector
educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Administración Pública.
Normatividad del Sector Educativo.
Administración del Sistema de Información.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continuo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
143
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.2.
Dependencia planeación del segundo nivel
6.2.1.
Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Planeación.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Especializado
CÓDIGO
222
GRADO
05
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Planeación
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Secretario de despacho
Profesional Universitario Análisis Sectorial
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Profesional Universitario de Planes, Programas y
Proyectos.
Profesional Universitario de Sistema de Gestión de
Calidad y Control Interno de Gestión.
Técnico Operativo de Planeación
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar y coordinar la gestión de la Secretaría de Educación en su
componente estratégico, planes, programas y proyectos, para asegurar el
cumplimiento de parámetros técnicos, legales y sectoriales.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la Gestión
Estratégica de la Secretaría de Educación.
• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la Gestión
de Planes, Programas y proyectos.
• Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos con los Entes de
Control y otros dependencias.
144
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO A01. Análisis de la información estratégica educativa.
1. Revisar, analizar y aprobar el boletín estadístico y el informe de
diagnóstico estratégico de la Secretaría de Educación y del sector,
teniendo en cuenta los ejes de política, territorios y principales
indicadores de la Secretaría tendencia, proyección y conclusión por cada
indicador, para cada territorio de la Secretaría, con el fin de que sirvan
como insumo y referencia para la formulación del plan de desarrollo
educativo.
2. Revisar y verificar el diagnóstico estratégico del sector, para garantizar
su consistencia y que contemple una introducción, participantes en el
diagnóstico, los resultados del diagnóstico, identificado los actores
relacionados con la Secretaría de Educación y los servicios que presta;
además los componentes internos y externos identificados en el análisis
de la información estratégica del sector y las áreas prioritarias de
desarrollo y áreas geográficas de y grupos sociales con prioridad para
intervenir, y conclusiones obtenidas de este diagnóstico.
•
PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo
educativo
3. Aprobar el componente estratégico y/o programático del plan de
desarrollo educativo previa verificación de su consistencia y completitud
en relación a los resultados del boletín estadístico y del diagnóstico del
sector educativo.
4. Aprobar el plan de inversiones del plan desarrollo educativo previa
verificación de su coherencia con la definición del componente
estratégico, y de la inclusión de los programas y proyectos prioritarios de
la Secretaría.
5. Verificar que el plan de desarrollo educativo cumpla con los lineamientos,
que contenga una parte estratégica y programática y un plan de
inversiones bien definido y que la evaluación total del plan haya sido
buena y aprobada ante el Concejo Municipal.
6. Aprobar el plan indicativo, los planes de acción por área y el plan
operativo anual de inversiones previa verificación de la adecuada
formulación de las metas por proyecto, de la distribución de recursos por
proyecto, de la distribución de proyectos por áreas y de la consistencia
con el plan de desarrollo educativo aprobado.
145
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los
establecimientos educativos.
7. Verificar y aprobar el Plan de asistencia técnica y la agenda coordinada
de asistencia técnica.
8. Evaluar los resultados de la ejecución de la asistencia técnica.
9. Revisar y verificar que esté completo el componente estratégico y/o
programático del plan de desarrollo educativo, con el fin de garantizar su
consistencia, verificando además que contemple los posibles escenarios
de futuro para identificar las estrategias de desarrollo más adecuadas, el
análisis de la misión, visión, política, objetivos estratégicos y específicos,
estrategias definidas para la Secretaría de Educación, y que los
programas y proyectos definidos hayan cumplido una estructura bien
definida.
10. Revisar y verificar el plan de inversiones del plan de desarrollo educativo,
con el fin de garantizar su consistencia y que esté completo, verificando
que la capacidad de inversión de la Secretaría, cubra todos los
programas y proyectos de inversión y con sus respectivas metas
definidas y que den respuesta a las necesidades de cobertura y calidad
que requiere el sector educativo para mejorar sus condiciones de
desarrollo, y que esta inversión sea menor o igual a la definida en el
presupuesto.
11. Revisar y verificar el proyecto del plan de desarrollo educativo, para
garantizar su consistencia y que contenga su componente estratégico y
/o programático y el plan de inversiones.
12. Revisar y verificar el plan indicativo de la Secretaría de Educación, con el
fin de analizar su alineación con el plan de desarrollo educativo,
verificando que esté completo y que los objetivos programas y proyectos
definidos para cada eje de política, se les haya asignado ponderaciones,
con su respectivo indicador y metas definidas para cada periodo de
gobierno, además verificar los recursos y fuentes de financiamiento
necesarios para los programas y proyectos en cada vigencia, y la
definición de los responsables de su realización.
13. Revisar la consolidación de los planes de acción generados por cada
área SE, para verificar su consistencia y complementariedad,
garantizando que las actividades definidas para cada vigencia incluyan
los proyectos específicos provenientes del plan de desarrollo educativo y
del plan indicativo.
146
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
14. Revisar los informes de avance de los planes de acción de cada área de
la Secretaría, para verificar su cumplimiento en cada vigencia, de los
objetivos, actividades e indicadores establecidos en cada plan de acción.
15. Preparar los planes de acción del área teniendo en cuenta los objetivos
de cada una y los programas y proyectos de la Secretaría, con la
coordinación y aprobación de la oficina asesora de planeación, para
verificar, ordenar y coordinar las acciones, proyectos y recursos que se
van a desarrollar en la vigencia, y dar cumplimientos a las metas
previstas en el plan que son de su competencia.
16. Elaborar el documento ampliado del Plan de Desarrollo Educativo, para
facilitar su seguimiento y actualización por parte de la Secretaría de
Educación.
17. Construir el plan indicativo, a partir de la verificación de las metas de
programas y proyectos, la definición de las ponderaciones para los
objetivos, programas y proyectos, la asignación de recursos y los
responsables.
Posteriormente, gestionar la aprobación del Plan
Indicativo por parte del Comité Directivo y su divulgación al Ministerio de
Educación Nacional.
18. Socializar el Plan Plurianual de Inversiones a las dependencias de la
Secretaría de Educación, identificando la capacidad institucional para
llevarlo a cabo.
19. Elaborar conjuntamente con el funcionario asignado, el plan de acción
del área, estableciendo los proyectos, las actividades, las metas, los
recursos y los indicadores del mismo, asegurándose que cumpla con las
directrices del Plan de Desarrollo Educativo y el Plan Indicativo de la SE.
20. Recopilar la información de programas y proyectos de cada dependencia
y los recursos asignados al sector, para establecer el orden de ejecución
de los proyectos, la vigencia para cada uno de ellos y proceder a realizar
su registro.
21. Establecer criterios para la priorización de los programas y proyectos de
inversión, así como las vigencias necesarias para la ejecución de los
mismos. Registrar los programas, subprogramas, metas y proyectos que
se van a ejecutar durante la vigencia fiscal por área, para la
consolidación y generación del Plan Operativo Anual de Inversiones
POAI.
22. Gestionar la aprobación del Plan Operativo Anual de Inversiones,
teniendo en cuenta la necesidad de coordinar su ajuste en caso
147
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
necesario.
•
PROCESO A04. Evaluación de resultados
23. Revisar semestralmente el informe del estado del sistema de gestión de
la calidad, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, e
identificar las oportunidades de mejora y las necesidades de efectuar
cambios en el sistema, incluyendo la política y los objetivos de la calidad.
Adicionalmente efectuar la divulgación de los resultados obtenidos en la
revisión del SGC.
24. Revisar y analizar los informes de seguimiento al plan indicativo y a los
programas y proyectos de la Secretaría, verificando el cumplimiento de
los objetivos propuestos y el adecuado avance en la ejecución de los
programas y proyectos de la Secretaría.
25. Evaluar y definir ajustes requeridos al estado de programas y proyectos,
a partir de la identificación de los retrasos y los ajustes realizados para
cumplir con los objetivos.
26. Estudiar, analizar y clasificar el logro obtenido por cada uno de los
indicadores que hacen parte del Tablero e identificar los ajustes y
acciones necesarias a implementar para que aquellos indicadores con
logro regular y malo alcancen la meta.
27. Validar el informe de gestión de la SE y coordinar su respectiva
divulgación a la comunidad como un mecanismo de rendición de
cuentas.
28. Generar el informe de seguimiento de programas y proyectos, el cual es
enviado al comité directivo para su revisión. Así mismo estudia la
disponibilidad de la información, para realizar el seguimiento del plan
indicativo.
29. Generar los cambios necesarios en los programas y proyectos, teniendo
cuidado que estos garanticen el cumplimiento de las metas establecidas.
30. Generar el informe de seguimiento al tablero de indicadores mediante la
consolidación de los informes de resultado del tablero y el análisis del
comportamiento de los indicadores; lo anterior, para divulgarlo en la SE
utilizando los medios de comunicación disponibles.
31. Actualizar la matriz de eficacia, verificando los logros obtenidos en los
programas y proyectos, y generar y divulgar el informe de seguimiento al
plan indicativo.
148
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
32. Generar el informe de Gestión de la SE, ajustarlo en caso necesario y
gestionar su aprobación y divulgación a la Comunidad Educativa.
•
PROCESO B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y
proyectos
33. Revisar y verificar el plan del proyecto, con el fin de garantizar su
consistencia y que esté completo, teniendo en cuenta que contemple el
cronograma del proyecto, el plan de calidad, el plan de riesgos y la
estructura organizacional del proyecto, para garantizar el cumplimiento
de los objetivos del proyecto.
34. Verificar y revisar los programas y proyectos para la definición del plan
operativo anual de inversiones POAI de la Secretaría de Educación,
garantizando que la información esté completa y sea consistente.
•
PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y
proyectos
35. Revisar y verificar los ajustes realizados al alcance, cronograma y
equipos de trabajo a los planes de programas y proyectos, para asegurar
que la información este completa y se mantenga la consistencia de las
directrices del proyecto.
•
PROCESO K01. Autocontrol
36. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
37. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
38. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado en
el proceso, con el fin de garantizar que este no se entregue de manera
intencional al cliente.
Participar activamente en las funciones descritas en el Comité directivo, comité
de comunicaciones y comité de capacitación, bienestar e incentivos.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
149
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título profesional en Administración de Empresas,
Administración Pública, Arquitectura, Ingeniería,
Ciencias Contables o Económicas y Título de
Postgrado en áreas afines al cargo.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia profesional y un (1) año
de experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Planeación, Administración de Empresas y Pública,
Conocimientos en la norma ISO 9001 vs. 2008 y la
norma NTC-GP 1000: 2004.
Administración de Programas y Proyectos.
Conocimientos en el modelo estándar de control
interno para entidades del estado MECI.
Normatividad del Sector Educativo.
Administración del Sector Educativo.
Metodologías de planeación y proyectos del DNP.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos de trabajo.
Toma de decisiones.
150
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.2.2.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Análisis Sectorial.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional universitario
CÓDIGO
219
GRADO
02
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Planeación
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado Planeación
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar y coordinar la gestión de la Secretaría de Educación en su
componente estratégico, programas y proyectos educativos, para asegurar
el cumplimiento de parámetros técnicos, legales y sectoriales.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el
análisis de la información estratégica educativa.
•
Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la
formulación y aprobación del Plan de Desarrollo Educativo.
•
Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el apoyo
y fortalecimiento a la gestión de los municipios no certificados y
establecimientos educativos.
•
Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la
evaluación de resultados, en lo referente a SGC, Tablero de Indicadores
y avance de Planes y programas
151
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO A01. Análisis de la información estratégica educativa
1. Clasificar y analizar la información estratégica educativa para
generar el boletín estadístico de la Secretaría de Educación y el
diagnóstico estratégico del sector.
2. Analizar el contexto de la política nacional y territorial, identificando
elementos claves de interés para la Secretaría, analizar la información
e identificar oportunidades y amenazas, fortalezas y debilidades del
sector y servicio educativo, realizar una matriz DOFA con los
aspectos identificados y que incluya todos los ejes de la política
educativa, para complementar el diagnóstico estratégico del sector
definiendo áreas prioritarias de desarrollo, áreas geográficas y grupos
sociales con prioridad para intervenir.
•
PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo
educativo.
3. Definir el momento en que se va a realizar el análisis y/o definición
de estrategias, si se va a formular el plan de desarrollo educativo o si
se van a realizar los ajustes generados periódicamente al plan de
desarrollo.
4. Definir, analizar, verificar y generar el plan de inversiones del plan de
desarrollo educativo para definir la inversión necesaria para cubrir
todos los programas y proyectos de la Secretaría de Educación,
analizar y definir las fuentes de financiamiento contemplando
recursos externos y establecer la capacidad de endeudamiento del
territorio; definir el presupuesto disponible para la Secretaria de
Educación, definir programas y proyectos a ejecutar según prioridad
y presupuesto y verificar que los programas, proyectos y sus metas
incluidos en el plan plurianual de inversiones cuenten con los
aspectos mínimos de la política nacional: La Revolución Educativa;
verificar que la sumatoria de la inversión necesaria para realizar los
programas y proyectos sea menor o igual al presupuesto disponible.
5. Definir el componente de seguimiento y evaluación del plan de
desarrollo educativo, consolidar y construir el plan de desarrollo
educativo en su componente estratégico y/o programático y el
componente de inversiones y verificar su nivel de formulación.
6. Presentar el Plan de Desarrollo Educativo ante el Consejo territorial
152
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
en caso que se sugieran cambios al documento, realizarle los ajustes
necesarios y gestionar nuevamente su aprobación. Luego,
establecer los medios por los cuales se divulgará su contenido a la
Comunidad Educativa.
7. Elaborar el documento ampliado del Plan de Desarrollo Educativo,
para facilitar su seguimiento y actualización por parte de la
Secretaría de Educación.
8. Formular el plan indicativo, a partir de verificar las metas de
programas y proyectos, la definición de las ponderaciones para los
objetivos, programas y proyectos, la asignación de recursos y los
responsables. Por último, gestionar la aprobación del plan indicativo
por parte del Comité directivo y su divulgación al Ministerio de
Educación Nacional.
9. Socializar el Plan Plurianual de Inversiones a las dependencias de la
Secretaría de Educación, identificando la capacidad institucional para
llevarlo a cabo.
10. Elaborar en compañía con el funcionario asignado , el plan de acción
del área, estableciendo los proyectos, las actividades, las metas, los
recursos y los indicadores del mismo, asegurándose que cumpla con
las directrices del Plan de Desarrollo Educativo y el Plan Indicativo
11. Gestionar ante el Comité directivo la aprobación de los planes de
acción por área, y luego comunicar los resultados del análisis del
cumplimiento de los mismos.
12. Recopilar la información de programas y proyectos de cada
dependencia y los recursos asignados al sector, para establecer el
orden de ejecución de los proyectos y la vigencia por cada uno de
ellos, para luego realizar su registro.
•
PROCESO A04. Evaluación de Resultados.
13. Evaluar el estado de programas y proyectos, a partir de la
identificación de los rezagos y los ajustes necesarios para lograr los
objetivos y luego generar el informe de seguimiento de programas y
proyectos y el de seguimiento al plan indicativo.
14. Establecer periódicamente los ajustes al componente estratégico y/o
programático del plan de desarrollo educativo.
15. Consolidar los informes de resultados del tablero de indicadores,
para analizar el comportamiento de los indicadores, y luego divulgar
153
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
el resultado del estudio, por los medios disponibles en la SE.
16. Consolidar los informes generados en el proceso Evaluación de
resultados como son: Informe de Gestión del tablero de indicadores,
Informe a seguimiento de programas y proyectos e Informe de
seguimiento al plan indicativo.
17. Generar el informe de seguimiento al tablero de indicadores, para su
divulgación a las dependencias de la Secretaría de Educación.
18. Generar el informe de Gestión de la SE, ajustarlo en caso necesario
y gestionar su aprobación y divulgación a la Comunidad Educativa.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
19. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO K01. Autocontrol
20. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
21. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
22. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
23. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
24. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
154
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas
para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Título Profesional en Ciencias de la Educación,
Administración, Administración Pública, Estadística,
Sociales o Económicas.
Un (1) año de experiencia profesional y un (1) año de
experiencia en el sector educativo.
Planeación y Administración Pública.
Administración de Planes y programas
Normatividad del Sector Educativo.
Administración del Sector Educativo, estadísticas,
proyecciones, análisis y tendencias.
Metodologías de planeación y proyectos del DNP.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
155
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.2.3.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Planes,
Programas y Proyectos.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Universitario
CÓDIGO
219
GRADO
02
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Planeación
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado Planeación
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Desarrollar las actividades que permitan, que las iniciativas de planes y
programas de las dependencias de la Secretaría o de los establecimientos
educativos, sean viables, se formulen y se ejecuten adecuadamente para
bien de la comunidad y del sector educativo.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el análisis,
la formulación y la inscripción de planes y programas.
•
Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la
ejecución, control y seguimiento de planes y programas.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y
proyectos
156
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
1. Analizar el diligenciamiento de los formatos del módulo de
identificación de la metodología general ajustada MGA de acuerdo a
las características de la iniciativa a desarrollar, asegurándose que
estén correctamente elaborados y registrados en la SE.
2. Divulgar al interior del comité directivo la viabilidad de las iniciativas
recibidas, para que se generen las directrices necesarias y se tramite
su aprobación o ajuste.
•
PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y
proyectos
3. Gestionar las actividades necesarias para el inicio de los proyectos y
divulgarlas a cada uno de los responsables de los proyectos.
4. Garantizar la entrega total de la información de los proyectos
formulados e inscritos en el Banco Regional de Proyectos, a los
responsables de los proyectos, inclusive en el momento de registrarse
cambios en la formulación.
5. Validar que los cambios solicitados y aprobados, estén reflejados en
los proyectos; esto para asegurar el cumplimiento de los parámetros
técnicos y de calidad definidos en la formulación del proyecto.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitud y correspondencia
6. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO K01. Autocontrol
7. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
8. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
9. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
157
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
10. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
11. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Título Profesional en áreas Administrativas,
Empresariales, Financieras, Contables y Económicas,
Administración Pública, Arquitectura, Ingeniería
Industrial o Ingeniería Civil.
Un (1) año de experiencia profesional y Un (1) año de
experiencia en el sector educativo.
Planeación y Administración Pública.
Administración de Planes y programas
Normatividad y Administración del Sector Educativo.
Metodología MGA.
Formulación
y
Evaluación
de
Proyectos,
Procedimientos del Banco de programas y proyectos
de inversión Nacional.
Manejo de Ofimática, Internet y Bases de Datos.
Metodologías de planeación y proyectos del DNP.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
158
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
159
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.2.4.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Sistema de
Gestión de Calidad y Control Interno de Gestión.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional universitario
CÓDIGO
219
GRADO
02
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Planeación
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Planeación
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Desarrollar las actividades que permitan, que las iniciativas de planes y
programas de las dependencias de la Secretaría o de los establecimientos
educativos, sean viables, se formulen y se ejecuten adecuadamente para
bien de la comunidad y del sector educativo.
Mantener el Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría.
•
•
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el apoyo
y fortalecimiento a la gestión de los municipios no certificados y
establecimientos educativos.
Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la
Administración de documentos, en cumplimiento de la Norma ISO
9001:2008.
160
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los
municipios no certificados y establecimientos educativos.
1. Garantizar, que la programación de la asistencia técnica, sea viable y
consistente, previniendo posibles cruces, a partir de la
retroalimentación efectiva con las distintas áreas de la Secretaria de
Educación y el Comité directivo.
2. Construir y gestionar la aprobación del informe de ejecución de
asistencia técnica, y en caso de generarse recomendaciones de
ajustes, actualizar el documento consolidado y el Portafolio de
Servicios de la Secretaría de Educación.
3. Consolidar, coordinar y realizar seguimiento al plan de asistencia
técnica elaborado por cada área de la secretaría, para el
fortalecimiento de la gestión de los establecimientos educativos
4. Estudiar la capacidad de brindar asistencia técnica, a partir del
estudio de las solicitudes para asistencia técnica presentadas por los
establecimientos educativos.
5. Recibir el plan de asistencia técnica e incluir o ajustar los aspectos
solicitados por el Comité directivo, para generar la agenda de
asistencia técnica y luego distribuir entre las áreas de la Secretaría de
Educación
6. Garantizar que la programación de la asistencia técnica sea viable y
consistente, previniendo posibles cruces, a partir de la
retroalimentación efectiva con las distintas áreas de la Secretaria de
Educación y el Comité Directivo.
7. Realizar el seguimiento a la ejecución de la asistencia técnica, a partir
de la consolidación de los informes de ejecución de cada una de las
áreas y la definición de las desviaciones presentadas respecto a los
objetivos propuestos.
8. Construir y gestionar la aprobación del informe de ejecución de
asistencia técnica, y en caso de generarse recomendaciones de
ajustes, actualizar el documento consolidado y el Portafolio de
Servicios de la Secretaría de Educación.
9. Seleccionar y establecer la existencia de los registros, que son insumo para
161
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad.
10. Realizar la revisión del sistema de gestión de calidad mediante los
resultados de las auditorías realizadas en los procesos de la SE, con el fin
de definir acciones para mejorar el desempeño de los procesos.
11. Analizar manejo y estado de acciones correctivas y preventivas, con los
registros insumo para este análisis y los resultados obtenidos los refleja en
el informe de análisis de resultados de la revisión del sistema de gestión de
la calidad, así como el plan de acción, que facilite tomar las decisiones para
finalizar las acciones correctivas y preventivas establecidas.
•
PROCESO B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y
proyectos
12. Analizar el diligenciamiento de los formatos del módulo de
identificación de la metodología general ajustada MGA de acuerdo a
las características de la iniciativa a desarrollar, asegurándose que
estén correctamente elaborados y registrados en la SE.
13. Divulgar al interior del comité directivo la viabilidad de las iniciativas
recibidas, para que se generen las directrices necesarias y se tramite
su aprobación o ajuste.
•
PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y
proyectos
14. Gestionar las actividades necesarias para el inicio de los proyectos y
divulgarlas a cada uno de los responsables de los proyectos.
15. Garantizar la entrega total de la información de los proyectos
formulados e inscritos en el Banco Regional de Proyectos, a los
responsables de los proyectos, inclusive en el momento de registrarse
cambios en la formulación.
16. Validar que los cambios solicitados y aprobados, estén reflejados en
los proyectos; esto para asegurar el cumplimiento de los parámetros
técnicos y de calidad definidos en la formulación del proyecto.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
17. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO K01. Autocontrol
162
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
18. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
19. Gestionar los recursos para la realización de las auditorías internas
de calidad, teniendo en cuenta los parámetros de eficiencia
establecidos, para dar cumplimiento al programa de auditoría.
20. Elaborar el programa de auditorías internas de calidad y liderar la
ejecución de éste, aplicando las disposiciones técnicas definidas en el
Manual de Procesos y Procedimientos, con el fin de dar cumplimiento
a los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2000.
21. Elaborar el reporte de auditorías internas de calidad, cumpliendo las
disposiciones técnicas definidas en el Manual de Procesos y
Procedimientos, con el fin de hacer la revisión general al sistema de
gestión de calidad.
22. Definir, hacer seguimiento y verificar la eficacia de las acciones
preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no
conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con
el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo
de la SE.
23. Consolidar registro de producto no conforme para facilitar el análisis
del estado de la no conformidad.
24. Evaluar la gestión del auditor interno al terminar cada ciclo de
auditoría, para garantizar el mejoramiento continuo de su desempeño.
25. Verificar eficacia de las acciones correctivas y preventivas
implementadas, para conocer su impacto y mejorar continuamente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
26. Registrar y controlar los registros externos que afecten la ejecución de los
procesos definidos para la SE.
27. Aprobar la elaboración o actualización de documentos y/o formatos previa
verificación de la viabilidad de su modificación o elaboración para la
documentación de los procesos.
28. Elaborar o actualizar documentos y/o formatos que son soporte para los
procesos, con el fin de mantener la documentación actualizada.
163
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
29. Distribuir documentos y formatos actualizados o modificados de acuerdo a
las necesidades de los procesos o por las normativas generadas que
puedan afectarlos, con el fin de mantener informados a todas las áreas de la
secretaría respecto a las nuevas disposiciones frente a los procesos.
30. Publicar la nueva versión del documento y controlar los documentos
obsoletos, para garantizar la utilización de los documentos vigentes en la
Secretaría de educación.
31. Velar por la adecuada actualización de los documentos del sistema de
gestión de calidad de tal manera que se garantice la coherencia y la
integralidad del sistema de gestión de calidad.
32. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control de los
documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención
documental.
33. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber
cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo
establecido en la tabla de retención documental.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas
para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
Título Profesional en áreas Administrativas,
Económicas, Administración Pública, Arquitectura,
Ingeniería Industrial o Ingeniería Civil.
DE Un (1) año de experiencia profesional y un (1) año de
experiencia en el sector educativo.
Conocimientos en la norma ISO 9001 vs 2008 y la norma
DEL NTC-GP 1000: 2004. Certificación de procesos de calidad
y normas ISO en General e ICONTEC.
Conocimientos en gestión documental.
Conocimientos en gestión de proyectos.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
164
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
165
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.2.5.
Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Planeación.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Técnico.
CÓDIGO
314
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Planeación
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Planeación.
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar operativamente la recopilación de información y las actividades
relacionadas con la ejecución de los procesos asociados a la Gestión
Estratégica Análisis Sectorial, la Gestión de Planes y Programas y la Gestión
de Apoyo Municipal e Institucional
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades
asociadas con el análisis de la información estratégica educativa, la
formulación del plan de desarrollo educativo, el apoyo y fortalecimiento a
la gestión de EE.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO A01. Análisis de la información estratégica educativa
1. Recopilar información Estratégica del Sector, verificar que esté
completa garantizando que sirva de insumo para el análisis posterior,
y así convocar al comité directivo, para realizar el estudio del Sector
Educativo, conforme a la programación realizada.
166
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
2. Convocar mesas de trabajo con la Comunidad Educativa y el Comité
Directivo, para la realización del análisis de la información estratégica
del sector y una vez reunidos, verificar que estén presentes los
convocados.
•
PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo
educativo
3. Recopilar información del Boletín Estadístico de la Secretaría, el
diagnóstico estratégico del sector y las lecciones aprendidas de
programas y proyectos, asegurando que la información esté completa
y convocar al comité directivo para realizar el estudio de los
resultados, conforme a la programación realizada por el Profesional
Especializado de Planeación.
4. Convocar a la comunidad educativa y a los funcionarios de la
Secretaría de Educación para la divulgación del contenido del plan de
desarrollo educativo aprobado.
5. Convocar a los actores de la Comunidad Educativa y al Comité
Directivo, para la realización de una mesa de trabajo, con el fin de
realizar un análisis y definición de estrategias con la información
definida en el componente estratégico del plan de desarrollo
educativo.
6. Identificar y recopilar la información financiera de la Secretaría de
Educación y las estrategias para el sector donde se definen los
programas y proyectos generales, para definir la capacidad de
inversión de la Secretaría.
7. Recopilar la información del plan de desarrollo educativo, para
consolidarlo y enviarlo a revisión y aprobación.
8. Convocar a la comunidad educativa y a los funcionarios de la
Secretaría de Educación para la divulgación del contenido del plan de
desarrollo educativo.
9. Convocar al Comité Directivo y a los funcionarios asignados de cada
de área, para dar a conocer el plan indicativo definido.
10. Convocar al funcionario asignado y al equipo de trabajo de cada área
de la Secretaria, con el fin de analizar y definir el plan de acción para
cada área.
167
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
11. Convocar al Comité Directivo y a los funcionarios asignados de cada
área, con el fin de verificar y aprobar los componentes del plan de
acción por área.
12. Entregar a cada área el plan de acción para su ejecución.
13. Convocar al Comité Directivo y verificar su asistencia, con el fin de
analizar y verificar la consistencia del POAI generado para la
Secretaría de Educación.
•
PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los
establecimientos educativos
14. Recibir las solicitudes de asistencia técnica (demanda) y el plan de
asistencia técnica de la Secretaría aprobado, con el fin de remitirlas
para el estudio de viabilidad de ejecución de las solicitudes de
asistencia presentadas.
15. Enviar la agenda coordinada de asistencia técnica al Comité Directivo
para su aprobación.
16. Recopilar los informes sobre la ejecución de la asistencia técnica de
las áreas ejecutoras, con el fin de enviarlos para su consolidación.
•
PROCESO A04. Evaluación de resultados
17. Convocar al Comité Directivo con el fin de revisar y analizar los
informes de seguimiento de programas y proyectos y el de eficacia y
una vez reunidos verificar que estén todos presentes.
18. Recopilar los informes de avance de programas y proyectos, con el
fin de enviar al Profesional Universitario para la revisión del nivel de
ejecución de los programas y proyectos.
19. Convocar al Comité Directivo con el fin de analizar y sugerir ajustes
en la consolidación del tablero de indicadores y una vez reunidos
verificar que todos estén presentes.
•
PROCESO B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y
proyectos
20. Convocar mesas de trabajo con la Comunidad Educativa y el Comité
Directivo, para la realización del análisis de la información estratégica
del sector y una vez reunidos, verificar que estén presentes los
convocados.
168
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y
proyectos
21. Recopilar la información de los planes y programas a ejecutar y en
ejecución, con lo cual permite convocar al Comité directivo para
realizar el seguimiento a la puesta en marcha de los mismos.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
22. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO K01. Autocontrol
23. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
24. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
25. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
26. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
27. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas
para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
169
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título de Formación Técnica o Tecnológica,
certificación de aprobación de mínimo cuatro (4)
semestres en educación superior o Título de Bachiller
en cualquier modalidad y curso específico no inferior
a 60 Horas relacionado con las funciones del cargo.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Ley 594 del Archivo General de la Nación.
Técnicas de archivo y correspondencia.
Operación de computadores, máquinas de escribir,
conmutador, teléfono y fax.
Manejo de Ofimática e Internet.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Manejo de la información.
Adaptación al cambio.
Disciplina.
Relaciones interpersonales.
Colaboración.
170
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.3.
Dependencia Jurídica del segundo nivel
6.3.1.
Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de
Jurídica.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Especializado
CÓDIGO
222
GRADO
05
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Jurídica
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Secretario de Despacho
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Profesional Universitario de Apoyo a Jurídica
OBJETIVO DEL CARGO
Liderar los procesos judiciales y extrajudiciales en los que se ve involucrada la
Secretaría de Educación, coordinando la labor de los profesionales jurídicos de
la SE y ofreciendo asesoría jurídica a la SE dentro de los términos y el marco
legal vigente.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades del soporte jurídico requeridas
para el buen funcionamiento de la SE.
• Aplicar los conocimientos propios de su formación profesional el soporte
jurídico a las diferentes áreas de la SE.
171
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo
educativo.
1. Preparar los planes de acción del área teniendo en cuenta los
objetivos de cada una y los programas y proyectos de la Secretaría,
con la coordinación y aprobación de la oficina asesora de
planeación, para verificar, ordenar y coordinar las acciones,
proyectos y recursos que se van a desarrollar en la vigencia, y dar
cumplimientos a las metas previstas en el plan que son de su
competencia.
•
PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los
municipios no certificados y establecimientos educativos.
2. Elaborar el plan de asistencia técnica del área, de acuerdo a la
demanda de los municipios no certificados y establecimientos
educativos así como al portafolio de servicios de la Secretaría, con
el fin de llevar a cabo las acciones requeridas para el fortalecimiento
de su gestión.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
3. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO H03. Desarrollo de personal.
4. Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal
a su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente
y promover el desarrollo integral de los funcionarios.
5. Identificar las necesidades de bienestar de tal forma que respondan
a las necesidades organizacionales e individuales del funcionario
dentro del contexto laboral, los retos y cambios organizacionales,
políticos y culturales con el fin de fortalecer a la entidad y esto se
viabilice en un servicio más eficiente y amable frente al ciudadano.
6. Colaborar en la elaboración del plan de formación y capacitación
172
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
para que el personal de la Secretaría de Educación cuente con las
competencias necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su
vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida desarrollando
programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la
satisfacción en el desempeño de sus funciones.
•
PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios.
7. Revisar los términos de referencia, pliegos de condiciones y minutas
de contratos que se elaboren para la contratación directa, licitación o
concurso y convenios que suscriba la Secretaría de Educación, de
modo que cumpla con los parámetros legales.
•
PROCESO K01. Autocontrol.
8. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
•
PROCESO M01. Atender asuntos disciplinarios.
9. Hacer seguimiento a las solicitudes de información requerida a los
funcionarios de la SE que provengan de los entes de control de
modo que se cumpla con los tiempos establecidos.
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigioss.
10. Coordinar con los funcionarios del área el adecuado y oportuno
trámite de las acciones judiciales a favor y en contra de la Secretaría
de Educación.
11. Identificar acciones judiciales que se deben interponer en contra de
terceros con el fin de favorecer los intereses de la Secretaría de
Educación.
12. Garantizar el cumplimiento de los fallos establecidos a favor y en
contra de la Secretaría.
•
PROCESO M03. Prestar asesoría jurídica.
13. Coordinar con los funcionarios del área la adecuada revisión de los
actos administrativos, y verificar que los mismos cumplen con los
parámetros legales y del cliente.
14. Coordinar con los funcionarios del área la adecuada emisión de
conceptos y orientaciones de tipo jurídico, y verificar que los mismos
173
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
cumplen con los parámetros legales y del cliente.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora.
15. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE
16. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
Participar activamente en las funciones descritas en el Comité directivo, comité
de comunicaciones y comité de compras.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con
el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Jurídica y Tarjeta Profesional.
Título de Postgrado.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia profesional, un (1) año
de experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Constitución Política de Colombia.
Derecho Administrativo.
Legislación Educativa.
Administración Pública.
COMPETENCIAS
174
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos de trabajo.
Toma de decisiones.
175
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.3.2.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Apoyo a Jurídica.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional universitario
CÓDIGO
219
GRADO
02
NÚMERO DE CARGOS 2
DEPENDENCIA
Jurídica
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Jurídica
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Dar trámite a los asuntos judiciales, extrajudiciales y asesoría jurídica dentro
de los términos y el marco legal vigente a las diferentes áreas de la SE.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
•
Aplicar los conocimientos propios de su formación profesional el soporte
jurídico a las diferentes áreas de la SE.
Asesorar y apoyarlas actividades del soporte jurídico requeridas para el
buen funcionamiento de la SE.
176
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO I01. ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS
2. Realizar los ajustes requeridos en conjunto con el interventor a las
actas de liquidación de contratos o convenios, garantizando el
cumplimiento de los parámetros legales.
•
PROCESO K01. Autocontrol
3. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
•
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigios
4. Representar a la Secretaría de Educación en las conciliaciones
cuando le sea asignado, cumpliendo con los parámetros
establecidos en el estudio jurídico, técnico y económico y las
recomendaciones del comité de conciliación del Ente Territorial.
5. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos, relacionadas con su área y funciones.
6. Recolectar y analizar la información necesaria para interponer una
acción judicial contra un tercero o responder una acción presentada
contra la SE, y atender los procesos que se encuentran activos
dentro de los términos estipulados para el caso.
7. Procurar por el cumplimiento de lo acuerdos de conciliación en los
que participa la Secretaría de Educación según lo establecido por el
ente conciliador.
PROCESO M03. Prestar asesoría jurídica
8. Revisar y/o elaborar los actos administrativos de modo que cumplan
con los parámetros legales y del cliente.
9. Emitir conceptos y orientaciones de tipo jurídico de modo que
correspondan a la legislación vigente.
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
10. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
177
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
11. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
12. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
13. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con
el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Jurídica y Tarjeta Profesional.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia profesional y Un (1) año
de experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Derecho Administrativo.
Legislación Educativa.
Administración Pública.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
178
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.4.
Dependencia Inspección y Vigilancia del segundo nivel.
6.4.1.
Funciones y perfil del
Inspección y Vigilancia.
cargo
Profesional
Especializado
de
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional especializado
CÓDIGO
222
GRADO
05
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Inspección y Vigilancia
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Secretario de Despacho
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Profesional Universitario de Apoyo a Inspección y
Vigilancia
Auxiliar Administrativo de Inspección y Vigilancia
OBJETIVO DEL CARGO
Organizar, verificar el plan operativo anual de inspección y vigilancia,
reglamento territorial y planear las actividades de visitas de control a los
municipios no certificados y EE.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la gestión
de la inspección y vigilancia de los municipios no certificados y
establecimientos educativos.
•
Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
179
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo
educativo.
1. Preparar los planes de acción del área teniendo en cuenta los
objetivos de cada una y los programas y proyectos de la Secretaría,
con la coordinación y aprobación de la oficina asesora de planeación,
para verificar, ordenar y coordinar las acciones, proyectos y recursos
que se van a desarrollar en la vigencia, y dar cumplimientos a las
metas previstas en el plan que son de su competencia.
•
PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los
municipios no certificados y establecimientos educativos.
2. Elaborar el plan de asistencia técnica del área, de acuerdo a la
demanda de los establecimientos educativos así como al portafolio de
servicios de la Secretaría, con el fin de llevar a cabo las acciones
requeridas para el fortalecimiento de su gestión.
•
PROCESO B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y
proyectos
3. Desarrollar las actividades relacionadas con la formulación de
proyectos del área a la cual pertenece, teniendo en cuenta la
información contemplada en los formatos del módulo de identificación
de la metodología general ajustada MGA y las características de la
iniciativa a desarrollar.
•
PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y
proyectos
4. Gestionar la ejecución de los proyectos a su cargo y realizar
seguimiento a los mismos, teniendo en cuenta los parámetros legales
vigentes y los criterios técnicos definidos por el área de planeación.
Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes
requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los
180
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
proyectos a su cargo.
•
PROCESO C05. Hacer seguimiento a la gestión de matrícula
5. Revisar los informes de auditoría, para verificar el cumplimiento de los
parámetros técnicos y metodológicos establecidos y la consistencia
entre los hallazgos reportados, las causas y las acciones
recomendadas.
6. Comunicar al EE la autorización para la corrección de inconsistencias
detectadas a través de la modalidad de “novedad de matrícula”,
teniendo en cuenta los parámetros técnicos y procedimentales
definidos.
7. Identificar casos críticos de incumplimiento en las directrices y
procedimientos asociados a la gestión de cobertura del servicio
educativo, para remitirlos a asuntos disciplinarios.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y Correspondencia
8. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO F01.
Inspección
establecimientos educativos
y Vigilancia
a
la
gestión
de
9. Verificar el cumplimiento del reglamento territorial, plan operativo
anual de inspección y vigilancia.
10. Verificación de los informes de la visitas de control, seguimiento del
plan operativo anual de inspección y vigilancia.
11. Organizar la logística para las visitas de control de los EE,
asegurando el cumplimiento de los objetivos trazados.
12. Hacer el seguimiento al plan operativo anual de inspección y
vigilancia con el fin de verificar su cumplimiento, según la realización
de las visitas, el cumplimiento de las fechas de realización y la
recepción de los informes, donde se revisa si se cumplió con las
actividades planteadas, fechas estimadas y cual fue la fecha real en
que se ejecutó la actividad y se debe hacer el seguimiento de las
metas e indicadores se cumplieron.
•
PROCESO F02. Legalización de establecimientos educativos
181
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
13. Recibir y verificar el cumplimiento del plan de visitas con el fin de que
esté completo y coherente.
14. Organizar la logística para las visitas de verificación de requisitos para
las diferentes novedades.
15. Hacer el seguimiento al plan de visitas para verificar su cumplimiento,
según la realización de las visitas y la recepción de los informes.
16. Analizar los resultados del informe de visita del EE que fueron
visitados con el fin de aprobación de licencia funcionamiento o
reconocimiento oficial, o de las diferentes novedades.
17. Revisar la información de verificación de requisitos de las diferentes
novedades para analizar la consistencia de la documentación
suministrada.
•
PROCESO H03. Desarrollo de personal
18. Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal a
su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y
promover el desarrollo integral de los funcionarios.
19. Identificar las necesidades de bienestar de tal forma que respondan a
las necesidades organizacionales e individuales del funcionario dentro
del contexto laboral, los retos y cambios organizacionales, políticos y
culturales con el fin de fortalecer a la entidad y esto se viabilice en un
servicio más eficiente y amable frente al ciudadano.
20. Colaborar en la elaboración del plan de formación y capacitación para
que el personal de la Secretaría de Educación cuente con las
competencias necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su
vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida desarrollando
programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la
satisfacción en el desempeño de sus funciones.
•
PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios
21. Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de
requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área
y enviarlas para su trámite, con el fin de solicitar las compras
necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.
22. Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la
Secretaría de Educación velando por su correcta ejecución, de
182
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad
vigente, ajustando los cronogramas de seguimiento, cuando se
requiera, así como elaborar las solicitudes de compromisos de pago
generadas durante la supervisión.
23. Liquidar los contratos y convenios de la Secretaría de Educación de
acuerdo a lo estipulado contractualmente, cerrándolos legal y
financieramente, ya sea por entrega a satisfacción o por finalización
anticipada de estos.
24. Participar en la elaboración de los términos de referencia o pliegos de
condiciones de las contrataciones a realizar, ya sea por contratación
directa, licitación o concurso o convenios, con el fin de aportar el
conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.
•
PROCESO K01. Autocontrol
25. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
26. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
27. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
Participar activamente en las funciones descritas en el Comité directivo y en el
Comité de Comunicaciones.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas
para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en ciencias Administrativas, de la
Educación, Sociales, Jurídica, Administración de
183
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Instituciones Educativas, supervisión educativa o
Administración Pública.
Título de Postgrado en áreas afines al cargo.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia profesional, un (1) año
de experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Normatividad del sector público y el sector educativo.
Funcionamiento del sector educativo.
Manejo de herramientas ofimáticas e Internet.
Conocimiento
estadísticas.
en
manejo
de
indicadores
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos de trabajo.
Toma de decisiones.
184
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y
6.4.2.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a
Inspección y Vigilancia.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional universitario
CÓDIGO
219
GRADO
02
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Inspección y Vigilancia
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Organizar, elaborar y apoyar el desarrollo del plan operativo anual de
inspección y vigilancia, reglamento territorial y soportar tácticamente las
actividades de visitas de control a los EE.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la
Inspección y Vigilancia a la gestión de Establecimientos Educativos.
• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la
legalización y la administración de novedades de los Establecimientos
Educativos.
• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el
fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de
trabajo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
185
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
PROCESO B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y
proyectos
1. Desarrollar las actividades relacionadas con la formulación de
proyectos del área a la cual pertenece, teniendo en cuenta la
información contemplada en los formatos del módulo de identificación
de la metodología general ajustada MGA y las características de la
iniciativa a desarrollar.
•
PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y
proyectos
2. Gestionar la ejecución de los proyectos a su cargo y realizar
seguimiento a los mismos, teniendo en cuenta los parámetros legales
vigentes y los criterios técnicos definidos por el área de planeación.
Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes
requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los
proyectos a su cargo.
•
PROCESO C05. Hacer seguimiento a la gestión de matrícula
3. Analizar los informes de auditoría de matrícula, para evaluar los
logros y mejoras obtenidos en la gestión de los procesos de
cobertura; lo anterior teniendo en cuenta el nivel de ejecución de las
acciones formuladas por el EE en la auditoría anterior.
4. Analizar el comportamiento o la tendencia histórica de la información
reportada por cada EE en los informes de matrícula. Este análisis se
debe realizar teniendo en cuenta los criterios y parámetros técnicos
definidos en el proceso de seguimiento a la gestión de matrícula.
5. Planear auditoría externa, definiendo el alcance, participantes,
cronogramas y recursos involucrados. La planeación de la auditoría
debe contemplar los aspectos técnicos definidos en el proceso de
seguimiento a la gestión de matrícula.
6. Elaborar y enviar reporte de auditoría al MEN cuando sea solicitado,
cumpliendo con los parámetros técnicos y metodológicos definidos
para tal efecto.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
7. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
186
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
área y funciones.
•
PROCESO F01.
Inspección
establecimientos educativos.
y
vigilancia
a
la
gestión
de
8. Revisar la normatividad y analizar la incidencia del plan de desarrollo
educativo en la gestión de inspección y vigilancia de los
establecimientos educativos para definir la organización e igualmente
debe revisar como se articularán las actividades de inspección y
vigilancia con las políticas, objetivos, metas, estrategias planes y
programas
9. Elaborar o ajustar el reglamento territorial a partir del análisis
realizado al plan de desarrollo educativo y plan operativo anual de
inspección y vigilancia alineado al reglamento territorial y al plan de
acción por área y se debe asegurar la complementariedad y
coherencia del plan de acción con el POAIV.
10. Proyectar la resolución correspondiente para el reglamento territorial y
plan operativo anual de inspección y vigilancia.
11. Diligenciar el Formato Único de Solicitud de Novedades, diseñado
para la asignación de las nuevas funciones que van a asumir las
personas encargadas de las comisiones de visita de control a EE.
Este formato debe ser remitido al área de personal para que se
consoliden las novedades en las funciones.
12. Recibir y verificar el cumplimiento de la revisión de los informes de
visita de los EE que estén completos y sean consistentes.
13. Hacer seguimiento a los compromisos o acciones que se detectan en
las visitas de control de los establecimientos educativos y a la vez
revisar si los responsables de la Secretará de Educación o de los
establecimientos educativos cumplieron con los compromisos en la
fecha estimada.
•
PROCESO F02. Legalización de establecimientos educativos.
14. Realizar seminario de inducción para la creación de EE, para
asesorar técnica y legalmente a los responsables del EE.
15. Recibir informes de visita y verificar los requisitos para las diferentes
novedades, teniendo en cuenta los parámetros técnicos y legales.
16. Elaborar plan de visitas para la creación de los EE y verificación de
las diferentes novedades reportadas, asegurando el cumplimiento de
187
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
parámetros técnicos y legales.
17. Proyectar la resolución correspondiente para licencia
funcionamiento ó reconocimiento oficial y diferentes novedades.
•
de
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigios.
18. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos relacionados con su área y funciones.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en ciencias Administrativas, de la
Educación, Sociales, Jurídica, Administración de
Instituciones Educativas, supervisión educativa o
Administración Pública.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia profesional y Un (1) año de
experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Normatividad y funcionamiento del sector público.
Normatividad y funcionamiento del sector educativo.
Manejo de herramientas ofimáticas e Internet.
Conocimiento
estadísticas.
en
manejo
de
indicadores
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
188
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y
6.4.3.
Funciones y perfil del cargo Auxiliar Administrativo de Inspección y
Vigilancia.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Auxiliar Administrativo
CÓDIGO
407
GRADO
10
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Inspección y Vigilancia
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Inspección y Vigilancia
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Soportar técnica y operativamente el desarrollo de los procesos y
procedimientos relacionados con la gestión de la inspección y vigilancia de
Establecimientos Educativos.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Apoyar administrativamente en el desarrollo de las actividades
relacionadas con la inspección y vigilancia a la gestión de EE.
•
Apoyar administrativamente en el desarrollo de las actividades
relacionadas con el trámite de novedades y la legalización de EE.
189
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Recibir las solicitudes y la correspondencia de Servicio de Atención al
Ciudadano o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de
correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer
seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar
las respuestas y enviar a Servicio de Atención al Ciudadano para su
respectivo envío al destinatario.
•
PROCESO F01.
Inspección
establecimientos educativos
y
vigilancia
a
la
gestión
de
2. Comunicar a las partes interesadas, el contenido del Reglamento
Territorial y el Plan operativo anual de Inspección y Vigilancia, para
conocer las actividades programadas en lo concerniente a visitas de
control a EE y los parámetros técnicos y legales que rigen su
ejecución.
3. Diligenciar el Formato Único de Solicitud de Novedades, diseñado
para la asignación de las nuevas funciones que van a asumir las
personas encargadas de las comisiones de visita de control a EE.
Este formato debe ser remitido al área de personal para que se
consoliden las novedades en las funciones.
4. Enviar informes de evaluación de los EE a la Entidad Territorial,
organismos de control, a los EE y al Ministerio de Educación
Nacional, para identificar las faltas graves e iniciar procesos
disciplinarios.
•
PROCESO F02. Legalización de establecimientos educativos
5. Recibir y verificar las solicitudes y la documentación presentada por
las personas interesadas en la creación de EE, asegurando el
cumplimiento de los requisitos técnicos y legales establecidos para
este tipo de novedad.
6. Diligenciar el Formato Único de Solicitud de Novedades, diseñado
para la asignación de las nuevas funciones que van a asumir las
personas encargadas de las comisiones de visita responsables de la
administración de las novedades de EE. Este formato debe ser
remitido al área de personal para que se consoliden las novedades en
190
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
las funciones.
7. Comunicar y remitir a las partes interesadas el Acto Administrativo
resultante de las diferentes novedades tramitadas y aprobadas,
teniendo en cuenta los parámetros de oportunidad establecidos en el
proceso.
8. Oficiar y remitir al interesado o responsable, la documentación
relacionada con el trámite de novedades, cuando ésta no cumpla con
los requisitos técnicos y legales establecidos en cada caso.
9. Actualizar la información del directorio único de establecimientos
(DUE), con base en las diferentes novedades tramitadas y aprobadas;
esta actualización debe cumplir con los parámetros técnicos y de
oportunidad definidos por el MEN.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
10. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control
de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de
retención documental.
11. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
Bachiller en cualquier modalidad.
DE Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
Legislación Laboral y Educativa.
DEL
Ofimática e Internet.
Manejo de software de recursos
administración de bases de datos.
humanos
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
191
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Experticia técnica.
Trabajo en equipo.
Creatividad e innovación.
192
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.5.
Dependencia calidad educativa del segundo nivel
6.5.1.
Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de Calidad
Educativa.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Especializado de Calidad Educativa
CÓDIGO
222
GRADO
05
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Calidad Educativa
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Secretario de Despacho
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Profesional Universitario de Evaluación Educativa
Profesional Universitario de Mejoramiento
Técnico Operativo de Calidad Educativa.
OBJETIVO DEL CARGO
Planear, verificar, realizar la estrategia para la aplicación de las pruebas
SABER y promover la utilización de los resultados de las evaluaciones a
docentes y directivos como insumos para el perfeccionamiento de los
planes de mejoramiento, propendiendo por la calidad del servicio
educativo que prestan los Establecimientos Educativos Oficiales y no
oficiales.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la
Gestión de la Calidad del Servicio Educativo en educación pre-escolar,
básica y media.
•
Garantizar la implementación de las estrategias pedagógicas
transversales dentro del PEI de los Establecimientos Educativos,
contribuyendo a la globalización del conocimiento y la integralidad de las
193
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
disciplinas, de manera que la formación del ser humano no sea
solamente de conocimiento intelectual, sino que trascienda a los valores
y perfeccionamiento integral de la persona.
•
Garantizar la calidad del Servicio Educativo a través de la coordinación y
el seguimiento de las actividades dirigidas al mejoramiento continuo en la
prestación del Servicio Educativo.
•
Evaluar y aprobar las estrategias, proyectos y políticas definidas para el
mejoramiento de la calida del Servicio Educativo.
•
Hacer seguimiento y control a las actividades ejecutadas por los
profesionales especializados de evaluación educativa y mejoramiento y
realizar la evaluación del desempeño de éstos.
•
Liderar el comité de Calidad Educativa, a través de la planeación,
ejecución y seguimiento a los procesos relacionados con la Gestión de
Calidad del Servicio Educativo en educación pre-escolar, básica y
media.
•
Realizar el direccionamiento estratégico para la prestación del Servicio
Educativo, bajo condiciones óptimas de calidad que garanticen el
cumplimiento de los registros estadísticos por el Ministerio de Educación
Nacional.
•
Definir los lineamientos, directrices y retroalimentación sobre la gestión
educativa, para realizar la auto-evaluación institucional en los EE.
•
Revisar y desarrollar los lineamientos, directrices y retroalimentación
sobre la gestión educativa, para realizar la auto-evaluación institucional
en los EE
•
Seleccionar, validar, consolidar y socializar la información de los
resultados de la autoevaluación a los EE.
•
Evaluar y aprobar las estrategias, proyectos y políticas definidas para el
mejoramiento de la calidad del Servicio Educativo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
194
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
PROCESO D01. Gestión de la evaluación educativa
1. Gestionar la estrategia de aplicación de las pruebas SABER., para
dar cumplimientos a los requisitos exigidos por el MEN.
2. Coordinar con los representantes del ICFES los operativos para la
ejecución de las pruebas SABER, y de esta manera verificar el
cumplimiento de las estrategias propuestas.
3. Coordinar el manejo de los cuadernillos de las pruebas SABER, antes
durante y después de la ejecución de las mismas.
4. Preparar, difundir y realizar el taller de socialización de herramientas y
metodología de evaluación, para la evaluación de desempeño de
docentes y directivos docentes.
5. Analizar los resultados de las evaluaciones ejecutadas, con el fin de
generar y hacer seguimiento a los planes de mejoramiento como
resultado de las evaluaciones.
6. Difundir y socializar estándares, metas, prioridades y acciones a
realizar en la evaluación a Docentes y Directivos Docentes.
7. Responder en forma oportuna los recursos de reposición y apelación.
•
PROCESO E01. Gestionar Solicitudes y Correspondencia
8. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO K01. Autocontrol
9. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
10. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
11. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que este no se entregue de
manera intencional al cliente.
195
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Participar activamente en las funciones descritas en el Comité directivo, comité
de comunicaciones, comité de calidad educativa, comité departamental de
formación de docentes y comité de capacitación, bienestar e incentivos.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Ciencias de la Educación,
Jurídica, Sociales, Administración, Administración
Pública, educativa o pedagogía.
Título de Postgrado en áreas afines al cargo.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia profesional, un (1) año
de experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Legislación y funcionamiento del sector educativo.
Administración Educativa.
Manejo de herramientas ofimáticas e Internet.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos de trabajo.
Toma de decisiones.
196
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.5.2.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Evaluación
Educativa.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Universitario
CÓDIGO
219
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Calidad Educativa
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Calidad Educativa
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Profesional de Apoyo a la Evaluación Educativa
OBJETIVO DEL CARGO
Organizar, controlar y dirigir las actividades de mejoramiento y evaluación
educativa en los procesos de enseñanza-aprendizaje y la gestión
institucional que permitan cumplir los lineamientos emitidos por el MEN, la
normatividad vigente y los objetivos trazados por la SE, para alcanzar los
estándares establecidos en lo referente a calidad del servicio educativo.
Definir los lineamientos, directrices y retroalimentación sobre la gestión
educativa, para realizar la auto-evaluación institucional en los EE.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la
aplicación de las pruebas SABER en Instituciones Oficiales y no
Oficiales.
•
Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la
evaluación de desempeño de docentes y directivos docentes en
Instituciones Oficiales.
197
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
Organizar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la
aplicación de la autoevaluación institucional en Instituciones Oficiales y
no Oficiales.
•
Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el
fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos y planes de acción del
área.
•
Evaluar y promover el uso de los resultados a través de la medición de
indicadores, con el propósito de establecer los planes de mejoramiento
en los establecimientos educativos.
•
Revisar y desarrollar los lineamientos, directrices y retroalimentación
sobre la gestión educativa, para realizar la auto-evaluación institucional
en los EE
•
Seleccionar, validar, consolidar y socializar la información de los
resultados de la autoevaluación a los EE.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO D01. Gestión de la evaluación educativa
1. Gestionar la estrategia de aplicación de las pruebas SABER., para
dar cumplimientos a los requisitos exigidos por el MEN.
2. Gestionar y hacer seguimiento a la aplicación de la evaluación de
desempeño de docentes y directivos docentes, para garantizar la
calidad del servicio educativo.
3. Diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de aplicación de la
autoevaluación institucional, para dar cumplimiento a la gestión del
mejoramiento continuo en los Establecimientos Educativos.
4. Analizar los resultados de las evaluaciones ejecutadas en el proceso
D01. Gestión de la evaluación educativa, con el fin de generar y hacer
seguimiento al plan de calidad educativa.
5. Difundir y socializar estándares, metas, prioridades y acciones a
realizar en Calidad Educativa
6. formular, realizar, publicar proyectos de calidad educativa
198
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
PROCESO E01. Gestionar Solicitudes y Correspondencia
12. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO K01. Autocontrol
13. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
7. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
8. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que este no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
9. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
10. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Calidad
Educativa.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas
para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
199
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Ciencias de la Educación,
Sistemas, Administración de Empresas, Ingeniería
Administrativa o Industrial.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia profesional en el sector
educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Legislación y funcionamiento del sector educativo.
Competencias y evaluación educativa.
Manejo de herramientas ofimáticas e Internet.
Conocimiento
estadísticas.
en
manejo
de
indicadores
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
200
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y
6.5.3.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Apoyo a la Evaluación Educativa
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Universitario
CÓDIGO
219
GRADO
02
NÚMERO DE CARGOS 3
DEPENDENCIA
Calidad Educativa
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Evaluación Educativa
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
•
Definir los lineamientos, directrices y estrategia para la aplicación de
las pruebas SABER conforme a los requerimientos y normatividad
establecidos por el MEN.
•
Garantizar que los Establecimientos Educativos apliquen en forma
adecuada y conforme con los lineamientos definidos por el MEN, las
evaluaciones de desempeño a los docentes y directivos docentes en
el cual se generen nuevas estrategias y planes de formación y
capacitación para el mejoramiento de la Calidad Educativa.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Liderar, controlar y hacer seguimiento a las actividades relacionadas con
la aplicación de las pruebas SABER en Instituciones Oficiales y no
Oficiales.
•
Organizar, planear, dirigir y controlar el plan de acción, con el fin de
201
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
asegurar el cumplimiento de los objetivos del área.
•
Liderar, controlar y hacer seguimiento a las actividades relacionadas con
la aplicación de las evaluaciones de desempeño a los docentes y
directivos docentes.
•
Revisar y desarrollar los lineamientos, directrices y retroalimentación
sobre la gestión educativa, para realizar la auto-evaluación institucional
en los EE
•
Preparar, difundir y realizar el taller de las herramientas y metodología
de evaluación.
•
Organizar, planear, dirigir y controlar los planes de mejoramiento como
resultado de las evaluaciones, con el fin de asegurar el cumplimiento de
los objetivos del área.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO D01. Gestión de la evaluación educativa
1. Diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de aplicación de la
autoevaluación institucional, para dar cumplimiento a la gestión del
mejoramiento continuo en los Establecimientos Educativos.
2. Verificar la aplicación de la autoevaluación en las instituciones oficiales y no
oficiales, y analizar los resultados, con el fin de realizar la ubicación del
Establecimiento Educativo en el régimen adecuado.
3. Analizar los resultados de las evaluaciones ejecutadas en el proceso D01.
Gestión de la evaluación educativa, con el fin de generar y hacer
seguimiento al Plan de calidad educativa.
4. Gestionar la estrategia de aplicación de las pruebas SABER., para
dar cumplimientos a los requisitos exigidos por el MEN.
5. Coordinar con los representantes del ICFES los operativos para la
ejecución de las pruebas SABER, y de esta manera verificar el
cumplimiento de las estrategias propuestas.
6. Coordinar el manejo de los cuadernillos de las pruebas SABER, antes
202
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
durante y después de la ejecución de las mismas.
7. Preparar, difundir y realizar el taller de socialización de herramientas y
metodología de evaluación, para la evaluación de desempeño de docentes y
directivos docentes.
8. Analizar los resultados de las evaluaciones ejecutadas, con el fin de generar
y hacer seguimiento a los planes de mejoramiento como resultado de las
evaluaciones.
9. Difundir y socializar estándares, metas, prioridades y acciones a realizar en
la evaluación a Docentes y Directivos Docentes.
•
PROCESO E01. Gestionar Solicitudes y Correspondencia
10. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO K01. Autocontrol
11. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
11. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
12. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que este no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
13. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber
cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido
en la tabla de retención documental.
Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Calidad
Educativa.
203
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas
para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Ciencias de la Educación,
Sistemas, Administración de Empresas, Ingeniería
Administrativa o Industrial.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia profesional en el sector
educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Legislación y funcionamiento del sector educativo.
Competencias y evaluación educativa.
Manejo de herramientas ofimáticas e Internet.
Conocimiento
estadísticas.
en
manejo
de
indicadores
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
204
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y
6.5.4.
Funciones y perfil del cargo Profesional de Mejoramiento.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Universitario
CÓDIGO
219
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Calidad educativa
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Calidad Educativa
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Profesional Universitario de Apoyo a Mejoramiento.
OBJETIVO DEL CARGO
Asesorar y acompañar la asistencia técnico-pedagógica a los
establecimientos educativos para la formulación y ejecución de los planes de
mejoramiento y proyectos educativos; diseñar y ejecutar programas de
formación y actualización permanente de Docentes y Directivos Docentes y
promover el uso de herramientas tecnológicas y medios educativos con el fin
de alcanzar los estándares de calidad reflejados en el fortalecimiento de las
competencias de los estudiantes.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Asesorar y acompañar a los Establecimientos Educativos en la elaboración,
actualización y ajuste del Proyecto Educativo Institucional (PEI) de acuerdo
con sus necesidades educativas, las de la región y los resultados de la
autoevaluación institucional.
•
Elaborar el plan de acompañamiento de los EE frente a la formulación,
ejecución y seguimiento de los PMI, como instrumento de cambio para
lograr niveles superiores de calidad en el servicio educativo.
•
Organizar y desarrollar estrategias orientadas a la ejecución de programas
205
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
académicos y de perfeccionamiento, que tengan por finalidad la formación,
actualización y el mejoramiento profesional de los educadores, para que
estos a su vez sean promotores del mejoramiento continuo de la calidad del
servicio educativo.
•
Garantizar la implementación de las estrategias pedagógicas transversales
dentro del PEI de los Establecimientos Educativos, contribuyendo a la
globalización del conocimiento y la integralidad de las disciplinas, de
manera que la formación del ser humano no sea solamente de
conocimiento intelectual, sino que trascienda a los valores y
perfeccionamiento integral de la persona.
•
Facilitar el desarrollo de las competencias en el estudiante, gestionando
acciones que faciliten la articulación curricular entre los diferentes niveles
educativos y que permitan la integración con otros sectores, esto incluye las
iniciativas que se llevan a cabo con las entidades de bienestar familiar
(antes de pre escolar) y con el sector productivo (después de la educación
media).
•
Garantizar que en los Establecimientos Educativos existan ambientes y
medios de aprendizaje apropiados, que estimulen la creatividad, el auto
aprendizaje y el desarrollo de competencias que aseguren el mayor uso del
potencial de los estudiantes.
•
Apoyar, desarrollar y promover las buenas prácticas pedagógicas en los EE,
mediante su socialización a través de los diferentes medios de participación
a los que la SE pueda acceder, de tal manera que éstas prácticas se
incluyan en los PEI y los PMI de los EE.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO D02.
Garantizar el mejoramiento continuo de los
establecimientos educativos
1. Verificar la conformidad de plan de acompañamiento a los
establecimientos educativos frente a la formulación, ejecución y
seguimiento de los PMI.
2. Realizar la verificación de la estrategia para la articulación de los
niveles educativos en los establecimientos educativos.
3. Diseñar, ejecutar, garantizar y hacer seguimiento al plan de
acompañamiento en el uso de medios educativos para los
establecimientos educativos.
206
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
4. Identificar, analizar, recopilar y promover experiencias significativas
dentro de la comunidad educativa con el fin de contribuir al
mejoramiento de la gestión de los establecimientos educativos.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
5. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO K01. Autocontrol
6. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
7. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
8. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
9. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
10. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental
Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de calidad
educativa.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas
para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
207
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Ciencias de la Educación,
Sistemas, Administración de Empresas, Ingeniería
Administrativa o Industrial.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia profesional en el sector
educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Legislación y funcionamiento del sector educativo.
Competencias y evaluación educativa.
Manejo de herramientas ofimáticas e Internet.
Conocimiento
estadísticas.
en
manejo
de
indicadores
Conocimiento en medios educativos.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos de trabajo.
Toma de decisiones.
208
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y
6.5.5.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Apoyo al Mejoramiento.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Universitario
CÓDIGO
219
GRADO
02
NÚMERO DE CARGOS 3
DEPENDENCIA
Calidad Educativa
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Mejoramiento
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar, desarrollar y promover las buenas prácticas pedagógicas en los EE,
mediante su socialización a través de los diferentes medios de participación
a los que la SE pueda acceder, de tal manera que éstas prácticas se
incluyan en los PEI y los PMI de los EE.
Garantizar que en los Establecimientos Educativos existan ambientes y
medios de aprendizaje apropiados, que estimulen la creatividad, el auto
aprendizaje y el desarrollo de competencias que aseguren el mayor uso del
potencial de los estudiantes.
209
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Planear, desarrollar, asistir, verificar y controlar los procesos relacionados
con la gestión escolar como componente del mejoramiento continuo en los
establecimientos educativos.
•
Recibir, difundir, preparar, consolidar y evaluar el plan de experiencias
significativas como componente de mejoramiento continuo en los EE.
•
Hacer seguimiento y control a las estrategias pedagógicas del PEI de los
Establecimientos Educativos, y de esta forma contribuir a la globalización del
conocimiento y la integralidad de las disciplinas, de manera que la formación
del ser humano no sea solamente de conocimiento intelectual, sino que
trascienda a los valores y perfeccionamiento integral de la persona.
•
Realización del diagnóstico de la tenencia y uso de medios educativos de los
EE.
•
Elaboración del plan de acompañamiento en el uso de los medios educativos,
la ejecución del plan de acompañamiento el cual involucra el fortalecimiento
de competencias en el uso de medios y el reconocimiento de la importancia
de éstos para el cumplimiento de los proyectos de aula,
•
Identificación y formación de multiplicadores en el uso de medios que
garanticen la permanencia del conocimiento en la SE, incluye la adquisición
de medios educativos, y el seguimiento de la ejecución del plan de
acompañamiento.
•
Planear, desarrollar, verificar y controlar los procesos relacionados con la
gestión escolar currículos en todo lo relacionado con la estrategia pedagógica
para implementar ejes transversales, como componente del mejoramiento
continuo en los establecimientos educativos.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO D02.
Garantizar el mejoramiento continuo de los
establecimientos educativos
1. Realizar la revisión y el análisis de los PEI de los establecimientos
educativos para definir la estrategia de acompañamiento en la reformulación
210
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y ejecución del PEI.
1. Diseñar, ejecutar y hacer seguimiento al plan de acompañamiento en
el uso adecuado de medios educativos para los establecimientos
educativos.
2. Verificar el cumplimiento del plan de acompañamiento para la
ejecución de planes de mejoramiento de los Establecimientos
Educativos.
3. Diseñar el plan de formación docente y hacer seguimiento a su
ejecución, para promover la calidad del servicio en los
Establecimientos Educativos.
4. Destacar procesos de mejora a través de experiencia significativas,
para aplicarlos en otros Establecimientos Educativos.
5. Verificar la articulación de los niveles educativos en los establecimientos
educativos, para garantizar la calidad del servicio prestado por los
Establecimientos Educativos.
6. Identificar, analizar, recopilar y promover experiencias significativas dentro
de la comunidad educativa.
7. Realizar el foro educativo y el evento de estímulos para las experiencias
significativas a multiplicar en los establecimientos educativos.
8. Análisis adopción de lineamientos de las estrategias pedagógicas
transversales definidas por el MEN
9. Definir
alternativas de
implantación y asesoría
acción
intersectorial
y
estrategia
de
10. Verificar las acciones definidas con el plan de calidad educativa
11. Formular proyectos intersectoriales
12. Recibir,
y Asesorar
al establecimiento en reformulación o
modificación del plan de estudios, incorporando y aplicando ejes
transversales en currículos y planes de estudio.
13. Verificar
ajuste
transversales
del
plan
de
estudios,
incluyendo
proyectos
14. Identificar proyectos a incluir en el Plan de Mejoramiento
15. Definir y verificar los lineamientos y la estrategia para promover la
211
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
articulación de niveles educativos.
16. Ejecutar planes de capacitación y asesoría para gestionar proyectos
interinstitucionales
17. Analizar los resultados de las evaluaciones de desempeño de
docentes y directivos docentes
18. Identificar, analizar y priorizar las necesidades de formación,
actualización, profesionalización, profundización, especialización,
perfeccionamiento y/o mejoramiento, capacitación e investigación
19. Generar convocatoria para recibir y evaluar
propuestas de
programas de formación e investigación
20. Promover, Recibir y evaluar informes finales de programas de
investigación
21. Evaluar resultados de los beneficiados del programa de capacitación,
formación e investigación.
22. Recibir certificados de capacitación o formación
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
23. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO K01. Autocontrol
24. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N02. Administración de documentos
25. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control
de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de
retención documental.
26. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Calidad
212
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Educativa.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer
las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Ciencias de la Educación,
Sistemas, Administración de Empresas, Ingeniería
Administrativa o Industrial.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia profesional y Un (1) año de
experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Legislación y funcionamiento del sector educativo.
Competencias y evaluación educativa.
Manejo de herramientas ofimáticas e Internet.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
213
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.5.6.
Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Calidad
Educativa.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Técnico Operativo
CÓDIGO
314
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Calidad Educativa
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Calidad Educativa
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar táctica y operativamente la ejecución de las actividades del área de
calidad de la educación.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Apoyar técnica y operativamente el desarrollo de procesos y
procedimientos asociados con la Evaluación Educativa y el mejoramiento
continuo.
•
Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento como resultado de las
evaluaciones, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos del
área.
•
Apoyar técnica y operativamente el desarrollo de procesos y
procedimientos asociados con la Evaluación Educativa y el mejoramiento
continuo de los Establecimientos Educativos.
•
Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades
214
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
asociadas con la administración de documentos (archivo de gestión –
archivo central – archivo histórico – control de documentos y datos).
•
Apoyar técnica y operativamente el desarrollo de
procedimientos asociados con el mejoramiento continuo.
procesos
y
•
Hacer seguimiento a los planes de mejoramiento como resultado de las
estrategias orientadas a la formación, actualización profesional de los
educadores, al desarrollo de las competencias de los estudiantes, y de
las buenas prácticas pedagógicas, con el fin de asegurar el cumplimiento
de los objetivos del área.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO D01. Gestión de la evaluación educativa
27. Preparar, remitir y recibir la documentación correspondiente a los
instrumentos de las pruebas SABER y sus resultados.
28. Preparar la logística para la aplicación de de la evaluación de
desempeño de docentes y directivos docentes, para garantizar el uso
adecuado de los recursos.
29. Recibir y consolidar los resultados de las autoevaluaciones
institucionales, para la posterior elaboración de informes.
30. Recibir consolidado de las evaluaciones realizadas, para entregarlas
como insumo en la generación del Plan de calidad educativa.
31. Generar llamado de atención por inasistencia a reunión, a docentes y
directivos docentes.
•
PROCESO D02.
Garantizar el mejoramiento continuo de los
establecimientos educativos
32. Organizar la logística de los eventos programados: Convocatorias,
reproducción del material, consecución del salón, ayudas didácticas.
Se diligencia el formato Control de asistencia.
33. Recibir inscripciones de la Institución de Educación Superior, la
relación de inscritos a los programas
34. Recopilar, consolidar, y hacer seguimiento a la situación actual en el
215
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
tema de la articulación de los niveles educativos
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
35. Recibir las solicitudes y la correspondencia de la dependencia
encargada para ello o de las áreas de la Secretaría cuando se trata
de correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta,
hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos,
recopilar las respuestas y enviar a la dependencia encargada de la
distribución para su respectivo envío al destinatario.
•
PROCESO K01. Autocontrol
36. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N02. Administración de documentos
37. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control
de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de
retención documental.
38. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título de Formación Técnica o Tecnológica,
certificación de aprobación de mínimo cuatro (4)
semestres en educación superior o Título de Bachiller
en cualquier modalidad y curso específico no inferior
a 60 Horas relacionado con las funciones del cargo.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Normatividad del sector educativo.
Conocimientos en ofimática.
Conocimientos en archivística y gestión documental.
216
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
217
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.6.
Dependencia Cobertura del segundo nivel
6.6.1.
Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de
Cobertura.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Especializado
CÓDIGO
222
GRADO
05
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Cobertura
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Secretario de Despacho
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Profesional Universitario de Acceso
Profesional Universitario de Permanencia
Técnico Operativo de Cobertura
OBJETIVO DEL CARGO
Dirigir y planear el desarrollo de los procedimientos
definidos para la
organización de la gestión de cobertura del servicio educativo, prestando apoyo
táctico para evaluar la información de la oferta en lo referente a proyección y
asignación de cupos para los EE oficiales, así como en las actividades
involucradas en la auditoría de matrícula.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Definir los procedimientos y la ejecución de los procesos del macroproceso
gestión de la cobertura del servicio educativo
• Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos relacionados con la
solicitud, reserva, traslado y asignación de cupos oficiales.
• Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la gestión de
218
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
matrícula de cupos oficiales.
• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO C01 Establecer las directrices, criterios, procedimientos
y cronograma para la organización y Gestión de Cobertura del
Servicio Educativo
1. Verificar y gestionar las realizaciones de las evaluaciones en las
fechas programadas junto con su respectiva aprobación en un
porcentajes de asistentes igual o superior al 80% .
•
PROCESO C02. Proyectar Cupos
2. Analizar y evaluar la información de oferta educativa del
Establecimiento Educativo para definir las estrategias de continuidad
en los establecimientos educativos.
3. Revisar y conformar el Banco de Oferentes; calificar y seleccionar a
los oferentes, teniendo en cuenta los criterios de elegibilidad y los
parámetros técnicos y legales establecidos para tal efecto.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
4. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO K01. Autocontrol
5. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
6. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
7. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que este no se entregue de
219
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
18. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
19. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Participar activamente en las funciones descritas en el Comité Directivo,
Comité de Cobertura, Comité de Capacitación, Bienestar e Incentivos y Comité
de Comunicaciones.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Ciencias de la Educación, En
Ciencias
Administrativas,
Empresariales
o
Económicas, Sistemas, Administración Pública,
Ingeniería Administrativa, Industrial o de Sistemas.
ESTUDIOS
Título de Postgrado en áreas relacionadas con las
funciones del cargo.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia profesional, un (1) año
de experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Legislación y funcionamiento del sector educativo.
Manejo de herramientas ofimáticas, Internet y Base
de Datos.
Conocimiento
estadísticas.
en
manejo
de
indicadores
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
220
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos de trabajo.
Toma de decisiones.
221
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.6.2.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Acceso.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Universitario
CÓDIGO
219
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Cobertura
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Cobertura
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Profesional Universitario de Apoyo al Acceso
OBJETIVO DEL CARGO
Coordinar el desarrollo de las actividades del área que ejecutan el acceso a la
cobertura del servicio educativo en el departamento ejecutando planes de acción
requeridos para mejorar el acceso a los establecimientos educativos.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con el acceso a la
Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo.
• Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos relacionados con la
solicitud, y asignación de cupos oficiales.
• Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la gestión de
matrícula de cupos oficiales.
• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
222
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
PROCESO C01 Establecer las directrices, criterios, procedimientos
y cronograma para la organización y Gestión de Cobertura del
Servicio Educativo
1. Apoyar el desarrollo de las capacitaciones sobre lineamientos y
directrices de la gestión de matrícula, suministrando a los asistentes
el material diseñado como guía o soporte de la capacitación
2. Convocar y capacitar al personal en el manejo del Sistema de
Cobertura, como también asistir a las jornadas de Capacitación en los
lineamientos de matrícula.
•
PROCESO C02. Proyectar Cupos
3. Definir estrategias de continuidad y evaluar la viabilidad de
estrategias para la generación de cupos. Analizar la viabilidad de
realizar convenios o contratos con entidades prestadoras del servicio
educativo, teniendo en cuenta las necesidades de oferta
consolidadas.
4. Buscar y establecer acuerdos de transferencia de alumnos con los
establecimientos educativos oficiales cercanos a su sitio de
residencia.
5. Analizar la viabilidad de implementar un nuevo modelo educativo, con
el fin de ofrecer a los alumnos matriculados opciones y alternativas
para continuar sus estudios.
6. Registrar las novedades de los contratos de prestación de servicios
educativos, con base en la información de matrícula reportada por los
EE.
•
PROCESO C03. Solicitar, Reservar y Asignar Cupos Oficiales
7. Gestionar las solicitudes de traslados de cupos presentadas en la
jurisdicción a su cargo, de acuerdo a los cupos disponibles
identificados, criterios de asignación y de priorización establecidos.
Una vez asignado el cupo para traslado informar el padre de familia o
acudiente y a los establecimientos educativos para que se haga
efectivo el trámite.
8. Gestionar la inscripción de los alumnos nuevos mediante el
establecimiento, de común acuerdo con los rectores, de los puntos de
inscripción y centros de acopio, distribución de los formatos de
inscripción a los aspirantes, registro de la inscripción y consolidación
223
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y reporte a la SE de la información de inscripción.
•
PROCESO C05. Hacer seguimiento a la Gestión de matrícula
9. Analizar los informes de auditoría de matrícula, para evaluar los
logros y mejoras obtenidos en la gestión de los procesos de
cobertura; lo anterior teniendo en cuenta el nivel de ejecución de las
acciones formuladas por el EE en la auditoría anterior.
10. Comunicar al EE la autorización para la corrección de inconsistencias
detectadas a través de la modalidad de “novedad de matrícula”,
teniendo en cuenta los parámetros técnicos y procedímentales
definidos.
11. Identificar casos críticos de incumplimiento en las directrices y
procedimientos asociados a la gestión de cobertura del servicio
educativo, para remitirlos a asuntos disciplinarios. efecto.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
12. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO K01. Autocontrol
13. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
14. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
15. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que este no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
16. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
17. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
224
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Cobertura.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Ciencias de la Educación,
Administración
de
Empresas,
Economía,
Administración Pública, Ingeniería Administrativa,
Industrial o de Sistemas.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia profesional en el sector
educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Legislación y funcionamiento del sector educativo.
Conocimiento
Estadísticas.
en
manejo
de
Indicadores
y
Manejo de herramientas ofimáticas, Internet y Bases
de Datos.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos de trabajo.
Toma de decisiones.
225
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.6.3.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Permanencia.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Universitario
CÓDIGO
219
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Cobertura
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Cobertura
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Profesional Universitario de Apoyo a la Permanencia
OBJETIVO DEL CARGO
Analizar y prestar apoyo táctico para el diseño e implementación de estrategias
de permanencia que permitan asegurar la continuidad de los alumnos en EE
Oficiales.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con la
consolidación de la proyección de cupos y la identificación de estrategias de
permanencia.
•
Coordinar, supervisar y controlar los proyectos relacionados
poblaciones vulnerables que pertenecen a la jurisdicción de la SE.
•
Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
con
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
226
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
PROCESO B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y
proyectos
1. Desarrollar las actividades relacionadas con la formulación de
proyectos del área a la cual pertenece, teniendo en cuenta la
información contemplada en los formatos del módulo de identificación
de la metodología general ajustada MGA y las características de la
iniciativa a desarrollar.
•
PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y
proyectos
2. Gestionar la ejecución de los proyectos a su cargo y realizar
seguimiento a los mismos, teniendo en cuenta los parámetros legales
vigentes y los criterios técnicos definidos por el área de planeación.
Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes
requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los
proyectos a su cargo.
•
PROCESO C02. Proyectar cupos
3. Analizar y evaluar la información de oferta educativa de los
Establecimientos Educativos, para determinar el valor de los cupos
faltantes y verificar crecimientos significativos en la demanda de
cupos con respecto a la matrícula de años anteriores.
4. Evaluar la viabilidad de estrategias de generación de cupos para
definir alternativas que permitan satisfacer la demanda de los
mismos, teniendo en cuenta los lineamientos y las metas de cobertura
de la SE.
5. Verificar el cumplimiento de los parámetros técnicos establecidos
para el registro de la información relacionada con los alumnos que
serán atendidos en los diferentes EE.
6. Evaluar la viabilidad de implementación de estrategias de
estimulación de demanda y de estrategias de retención acordes a las
particularidades de la jurisdicción.
7. Cuando aplique, actualizar el registro de las novedades de matrícula
correspondiente a los contratos de prestación de servicios suscritos
con entidades privadas.
Lo anterior, teniendo en cuenta los
parámetros técnicos e instrumentos definidos para tal efecto.
227
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
8. Evaluar el desempeño de los contratistas de servicios educativos,
para generar la carta de satisfacción que se requiere para la
autorización del pago.
Dicha evaluación debe considerar los
parámetros de calidad y obligaciones contempladas en el contrato
suscrito.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
9. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios
10. Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de
requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área
y enviarlas para su trámite, con el fin de solicitar las compras
necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.
11. Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la
Secretaría de Educación velando por su correcta ejecución, de
acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad
vigente, ajustando los cronogramas de seguimiento, cuando se
requiera, así como elaborar las solicitudes de compromisos de pago
generadas durante la supervisión.
12. Liquidar los contratos y convenios de la Secretaría de Educación de
acuerdo a lo estipulado contractualmente, cerrándolos legal y
financieramente, ya sea por entrega a satisfacción o por finalización
anticipada de estos.
13. Participar en la elaboración de los términos de referencia o pliegos de
condiciones de las contrataciones a realizar, ya sea por contratación
directa, licitación, concurso o convenios, con el fin de aportar el
conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.
•
PROCESO K01. Autocontrol
14. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigios
15. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos relacionados con su área y funciones.
228
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
12. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
13. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que este no se entregue de
manera intencional al cliente.
Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Cobertura.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Ciencias de la Educación,
Administración
de
Empresas,
Economía,
Administración Pública, Ingeniería Administrativa,
Industrial o de Sistemas.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia profesional en el sector
educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Legislación y funcionamiento del sector educativo.
Manejo de herramientas ofimáticas, Internet y Base
de Datos.
Conocimiento
estadísticas.
en
manejo
de
indicadores
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
229
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos de trabajo.
Toma de decisiones.
6.6.4.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Apoyo a Acceso.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional universitario
CÓDIGO
219
GRADO
02
NÚMERO DE CARGOS 3
DEPENDENCIA
Cobertura
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Acceso
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Organizar, planear y coordinar el desarrollo de los procedimientos definidos
para la organización de la gestión de cobertura del servicio educativo, prestando
apoyo táctico para el desarrollo de las actividades relacionadas con la gestión y
auditoría de matrícula.
Determinar la capacidad actual y necesaria para cubrir la demanda potencial, a
través de la consolidación de la información de la proyección de cupos y
establecer las estrategias requeridas con el fin de garantizar la continuidad de
los alumnos matriculados y atender las solicitudes de los alumnos nuevos.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos relacionados con el
230
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
registro de matrícula de cupos oficiales.
• Coordinar, supervisar y controlar las actividades orientadas a determinar la
capacidad de oferta de los Establecimientos Educativos oficiales y programas
de educación no tradicional, para determinar los cupos requeridos y definir
las estrategias de ampliación de oferta necesarias, que permitan garantizar la
continuidad y atender las solicitudes de los alumnos nuevos.
• Coordinar, supervisar y controlar las actividades orientadas a la identificación de
estrategias necesarias para asegurar el acceso y la permanencia de los alumnos en
el sistema educativo oficial.
• Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos relacionados con el
seguimiento a la gestión y auditoría de matrícula.
• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y
proyectos
1. Desarrollar las actividades relacionadas con la formulación de
proyectos del área a la cual pertenece, teniendo en cuenta la
información contemplada en los formatos del módulo de identificación
de la metodología general ajustada MGA y las características de la
iniciativa a desarrollar.
•
PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y
proyectos
2. Gestionar la ejecución de los proyectos a su cargo y realizar
seguimiento a los mismos, teniendo en cuenta los parámetros legales
vigentes y los criterios técnicos definidos por el área de planeación.
Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes
requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los
proyectos a su cargo.
•
PROCESO C02. Proyectar Cupos
3. Realizar talleres de capacitación a los profesionales de
establecimientos educativos, para asegurar el entendimiento de los
231
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
lineamientos relacionados con la proyección de cupos.
4. Solicitar, recibir, consolidar y generar reportes de proyección de
cupos de los establecimientos educativos pertenecientes a su
jurisdicción; validar la información, asegurando el cumplimiento de los
parámetros técnicos establecidos. Cuando existan inconsistencias,
reportar y enviar profesionales para que procedan a efectuar los
ajustes del caso con el establecimiento educativo involucrado.
5. Definir muestra, programar y preparar visitas de auditoría a los
establecimientos educativos de su jurisdicción, para verificar la
pertinencia en la solicitud de recursos y el cumplimiento de los
parámetros y procedimientos establecidos para la gestión de
cobertura.
6. Analizar y evaluar la información de oferta educativa de los
establecimientos educativos de su jurisdicción, teniendo en cuenta las
directrices definidas para la organización y gestión de cobertura.
7. Definir estrategias de continuidad y evaluar la viabilidad de
estrategias para la generación de cupos. Analizar la viabilidad de
realizar convenios o contratos con entidades prestadoras del servicio
educativo, teniendo en cuenta las necesidades de oferta
consolidadas.
8. Revisar y conformar el Banco de Oferentes; calificar y seleccionar a
los oferentes, teniendo en cuenta los criterios de elegibilidad y los
parámetros técnicos y legales establecidos para tal efecto.
9. Informar al municipio no certificado y al EE, sobre la estrategia de
ampliación de cupos aprobada por la Secretaría de Educación; lo
anterior, como base para las modificaciones requeridas en los
formatos de proyección de cupos generados.
10. Buscar y establecer acuerdos de transferencia de alumnos con los
establecimientos educativos oficiales cercanos a su sitio de
residencia.
11. Analizar la viabilidad de implementar un nuevo modelo educativo, con
el fin de ofrecer a los alumnos matriculados opciones y alternativas
para continuar sus estudios.
12. Registrar las novedades de los contratos de prestación de servicios
educativos, con base en la información de matrícula reportada por los
EE.
232
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
13. Evaluar la viabilidad de implementación de estrategias de
estimulación de la demanda y de retención acorde a las
particularidades de la jurisdicción, asegurando el cumplimiento de los
parámetros técnicos y legales establecidos para tal efecto.
14. Analizar fuentes de cupos y recursos adicionales para continuidad.
•
PROCESO C03. Solicitar, reservar y asignar cupos oficiales
15. Generar y coordinar entrega de los formatos de prematrícula o
reserva de cupos para alumnos antiguos; lo anterior para asegurar la
estandarización de la actividad en todos los establecimientos
educativos oficiales.
16. Consolidar la información de prematrícula o reserva de cupos para
alumnos antiguos de los establecimientos educativos oficiales de su
jurisdicción, con el fin de identificar los cupos disponibles o faltantes.
17. Definir criterios de asignación de cupos oficiales y pesos para las
variables de priorización, teniendo en cuenta los lineamientos y
directrices definidos por el MEN y la Entidad Territorial, para la
gestión de cobertura.
18. Gestionar las solicitudes de traslado de cupos presentadas en la
jurisdicción a su cargo, teniendo en cuenta los cupos disponibles
identificados y los criterios de asignación y de priorización
establecidos. Una vez asignado el cupo para traslado, informar el
padre de familia o acudiente y a los establecimientos educativos para
que se haga efectivo el trámite.
19. Apoyar cuando se requiera, las actividades relacionadas con la
inscripción de los alumnos nuevos en el establecimiento educativo,
acordando con los rectores los puntos de inscripción y centros de
acopio, distribución de los formatos de inscripción a los aspirantes,
registro de la inscripción, consolidación y reporte de información a la
SE.
20. Consolidar, clasificar y revisar las solicitudes de traslado y los cupos
faltantes reportados por los EE de la jurisdicción, para definir las
estrategias a implementar. Lo anterior teniendo en cuenta los
parámetros de tiempo establecidos en el cronograma de matrícula.
21. Informar a los interesados, los resultados del proceso de traslado o
transferencia de alumnos a Establecimientos Educativos, teniendo en
cuenta los parámetros de tiempo establecidos en el cronograma de
matrícula.
233
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
22. Validar la información de cupos recibida antes de ser reportada a la
jerarquía superior, para asegurar su consistencia y corregir posibles
errores.
23. Apoyar cuando se requiera, las actividades relacionadas con el
registro de matrícula de cupos oficiales, teniendo en cuenta los
parámetros técnicos y legales establecidos.
•
PROCESO C05. Hacer seguimiento a la gestión de matrícula
24. Planear auditoría externa, definiendo el alcance, participantes,
cronogramas y recursos involucrados. La planeación de la auditoría
debe contemplar los aspectos técnicos definidos en el proceso de
seguimiento a la gestión de matrícula; diseñar la lista de verificación
con la cual será ejecutada la auditoría en los EE.
25. Ejecutar la auditoría en el EE, a través del examen de evidencias
objetivas, el registro de los hallazgos encontrados y la consolidación
de la información en el respectivo informe de auditoría.
26. Analizar los informes de auditoría de matrícula, para evaluar los
logros y mejoras obtenidos en la gestión de los procesos de
cobertura; lo anterior teniendo en cuenta el nivel de ejecución de las
acciones formuladas por el EE en la auditoría anterior.
27. Analizar el comportamiento o la tendencia histórica de la información
reportada por cada EE en los informes de matrícula. Este análisis se
debe realizar teniendo en cuenta los criterios y parámetros técnicos
definidos en el proceso de seguimiento a la gestión de matrícula.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
28. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO K01. Autocontrol
16. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigios
29. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos relacionados con su área y funciones.
234
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
PROCESO I01. Adquirir Bienes y Servicios
30. Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de
requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área
y enviarlas para su trámite, con el fin de solicitar las compras
necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.
31. Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la
Secretaría de Educación velando por su correcta ejecución, de
acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad
vigente, ajustando los cronogramas de seguimiento, cuando se
requiera, así como elaborar las solicitudes de compromisos de pago
generadas durante la supervisión.
32. Liquidar los contratos y convenios de la Secretaría de Educación de
acuerdo a lo estipulado contractualmente, cerrándolos legal y
financieramente, ya sea por entrega a satisfacción o por finalización
anticipada de estos.
33. Participar en la elaboración de los términos de referencia o pliegos de
condiciones de las contrataciones a realizar, ya sea por contratación
directa, licitación, concurso o convenios, con el fin de aportar el
conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.
Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de Cobertura.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Ciencias de la Educación,
Administración de Empresas o
Economía,
Administración Pública, Ingeniería Administrativa,
Industrial o de Sistemas.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia profesional en el sector
educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Legislación y funcionamiento del sector educativo.
Manejo de herramientas ofimáticas, Internet y Base
de Datos.
Conocimiento
estadísticas.
en
manejo
de
indicadores
235
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos de trabajo.
Toma de decisiones.
236
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.6.5.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Apoyo a la Permanencia
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional universitario
CÓDIGO
219
GRADO
02
NÚMERO DE CARGOS 3
DEPENDENCIA
Cobertura
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Permanencia
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Organizar, planear y coordinar el desarrollo de los procedimientos y actividades
establecidas para garantizar el acceso y la permanencia de las poblaciones
vulnerables al servicio educativo, así como la gestión de proyectos y
procedimientos orientados a mejorar las condiciones educativas de dichas
poblaciones.
Coordinar, planear y organizar las actividades necesarias para calcular el número
de cupos que estarían en capacidad de ofrecer los Establecimientos Educativos
oficiales en el siguiente año escolar en cada una de las sedes, jornadas, modelos
educativos y grados con el fin de asegurar la continuidad de los alumnos
matriculados y atender las solicitudes de los alumnos nuevos, con los recursos
existentes o definiendo estrategias que soporten la creación de nuevos cupos.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos y las actividades
relacionadas con el acceso y la permanencia de las poblaciones especiales.
•
Coordinar, supervisar y controlar los procedimientos y las actividades
relacionadas con la gñestión del PEI en los establecimientos educativos
oficiales y no oficiales que atienden poblaciones especiales.
•
Coordinar, supervisar y controlar los planes de mejoramiento definidos a
237
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
nivel territorial para asegurar la atención de poblaciones en condiciones de
vulnerabilidad.
•
Coordinar, supervisar y controlar los eventos asociados a la formulación y
revisión de estrategias pedagógicas y la evaluación de experiencias
significativas, orientados a mejorar las condiciones educativas de las
poblaciones vulnerables.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO B01. Análisis, formulación e inscripción de programas y
proyectos
1. Desarrollar las actividades relacionadas con la formulación de
proyectos del área a la cual pertenece, teniendo en cuenta la
información contemplada en los formatos del módulo de identificación
de la metodología general ajustada MGA y las características de la
iniciativa a desarrollar.
•
PROCESO B02. Ejecución, control y seguimiento de programas y
proyectos
2.
•
Gestionar la ejecución de los proyectos a su cargo y realizar
seguimiento a los mismos, teniendo en cuenta los parámetros legales
vigentes y los criterios técnicos definidos por el área de planeación.
Identificar riesgos y reportar al área de planeación los ajustes
requeridos para asegurar el cumplimiento de los objetivos de los
proyectos a su cargo.
PROCESO C02 Proyectar Cupos
3. Analizar los fuentes de cupos y recursos adicionales para garantizar
la continuidad de los alumnos en el sistema educativo en el siguiente
año escolar lectivo.
4. Desarrollar, analizar y evaluar la información de oferta educativa de
los Establecimiento Educativo de la región, definiendo estrategias de
continuidad.
5. Informar al Establecimiento Educativo sobre los cupos que se de
acuerdo a su capacidad se puede otorgar de lo contrario buscar
Transferencia a Establecimientos Oficiales Cercanos para los
alumnos adicionales.
238
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6. Informar a los alumnos el Establecimiento Educativo donde serán
atendidos y definir los alumnos que deben ser atendidos en los
establecimientos educativos de acuerdo a la proyección de cupos
establecidos por la SE.
7. Evaluar la viabilidad de implementación de estrategias de
estimulación de demanda como también de retención acordes a las
particularidades de la jurisdicción.
•
PROCESO C03 Solicitar, Reservar y Asignar Cupos Oficial
8. Verificar si la Secretaría de Educación estableció obligatoria la
prematrícula en los establecimientos educativos oficiales.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
9. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios
10. Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de
requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área
y enviarlas para su trámite, con el fin de solicitar las compras
necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.
11. Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la
Secretaría de Educación velando por su correcta ejecución, de
acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad
vigente, ajustando los cronogramas de seguimiento, cuando se
requiera, así como elaborar las solicitudes de compromisos de pago
generadas durante la supervisión.
12. Liquidar los contratos y convenios de la Secretaría de Educación de
acuerdo a lo estipulado contractualmente, cerrándolos legal y
financieramente, ya sea por entrega a satisfacción o por finalización
anticipada de estos.
13. Participar en la elaboración de los términos de referencia o pliegos de
condiciones de las contrataciones a realizar, ya sea por contratación
directa, licitación, concurso o convenios, con el fin de aportar el
conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.
•
PROCESO K01. Autocontrol
239
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
14. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigios
15. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos relacionados con su área y funciones.
Participar activamente en las funciones descritas en el Comité de cobertura.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Ciencias de la Educación,
Sistemas, Administración de Empresas, Ingeniería
Administrativa o Industrial..
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia profesional en el sector
educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Legislación y funcionamiento del sector educativo.
Manejo de herramientas ofimáticas e Internet.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
240
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.6.6.
Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Cobertura.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Técnico Operativo
CÓDIGO
314
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Cobertura
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Cobertura
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar táctica y operativamente la ejecución de las actividades del área de
cobertura que permitan asegurar el ingreso de los alumnos en los
establecimientos educativos.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades
asociadas con la gestión de cobertura del servicio educativo y el análisis de
la información relacionada con acceso y permanencia.
• Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de las actividades
asociadas con la administración de documentos (archivo de gestión – archivo
central – archivo histórico – control de documentos y datos).
• Soportar técnicamente y complementar la ejecución de las actividades
relacionadas con la gestión, seguimiento y auditoría de matrícula, teniendo
en cuenta los parámetros legales y técnicos establecidos en el macroproceso
de gestión de cobertura del servicio educativo.
• Apoyar técnica y operativamente el desarrollo de los procedimientos y
241
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
actividades relacionadas con la gestión y auditoría de matrícula.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO C01. Establecer las directrices, criterios, procedimientos
y cronograma para la organización y Gestión de Cobertura del
Servicio Educativo
1. Publicar y entregar los comunicados de las estrategias de acceso
definidas para el servicio educativo, teniendo en cuenta los
lineamientos generales para la organización de la gestión de
matrícula oficial.
2. Apoyar el desarrollo de las capacitaciones sobre lineamientos y
directrices de la gestión de matrícula, suministrando a los asistentes
el material diseñado como guía o soporte de la capacitación.
3. Apoyar la aplicación de la evaluación de entendimiento realizada para
evaluar el grado de comprensión de los temas relacionados con las
directrices y los lineamientos de la gestión de cobertura. Dicha
evaluación, debe ser aplicada a los asistentes y ausentes (invitados
no presentes).
4. Convocar y capacitar en el sistema de información de matricula,
teniendo en cuenta los parámetros técnicos de la herramienta
tecnológica.
•
PROCESO C02. Proyectar cupos
5. Apoyar la recepción y consolidación de la información relacionada con
la proyección de cupos de cupos de los establecimientos educativos.
6. Enviar comunicados oficiales a los establecimientos educativos, para
reportar el incumplimiento en la consolidación y el envío de
información solicitada.
7. Apoyar la generación de reportes de proyección de cupos, necesarios
para analizar el estado de la oferta educativa a partir del número de
cupos excedentes y faltantes.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
8. Recibir las solicitudes y la correspondencia de Servicio de Atención al
Ciudadano o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de
correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer
242
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar
las respuestas y enviar a Servicio de Atención al Ciudadano para su
respectivo envío al destinatario.
•
PROCESO K01. Autocontrol
9. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigio.
10. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos relacionados con su área y funciones.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
11. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
12. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
13. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control
de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de
retención documental.
14. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título de Formación Técnica o Tecnológica,
certificación de aprobación de mínimo cuatro (4)
semestres en educación superior o Título de Bachiller
en cualquier modalidad y curso específico no inferior
a 60 Horas relacionado con las funciones del cargo.
243
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Normatividad del sector educativo.
Conocimientos en ofimática, Internet y estadística.
Conocimientos en archivística y gestión documental.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Experticia técnica.
Trabajo en equipo.
Creatividad e innovación.
244
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.
Dependencia Administrativa y Financiera del segundo nivel
6.7.1.
Funciones y perfil del cargo Profesional Especializado de
Administrativa y Financiera.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Especializado
CÓDIGO
222
GRADO
05
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Secretario de Despacho
Profesional Universitario de Talento Humano
Profesional Universitario de Atención al Ciudadano y
Correspondencia
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Profesional Universitario de Gestión Administrativa de
Bienes y Servicios
Profesional Universitario de Servicios Informáticos
Profesional Universitario de Financiera
Auxiliar Administrativo de Administrativa y Financiera
OBJETIVO DEL CARGO
Generar y dirigir las políticas y actividades de la gestión de los procesos de
Recursos Humanos, Servicio de Atención al Ciudadano y Correspondencia,
Gestión Administrativa, Servicios Informáticos y Financiera.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas para la gestión de los
procesos de Recursos Humanos, Servicio de Atención al Ciudadano y
245
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Correspondencia,
Financiera.
Gestión
Administrativa,
Servicios
Informáticos
y
• Asignar y controlar de manera sistemática las actividades asignadas a los
profesionales de Inspección y Vigilancia, con el fin de asegurar el
cumplimiento de los objetivos definidos para estos cargos en condiciones de
eficiencia y productividad.
• Realizar la planeación, seguimiento y análisis de las políticas y actividades de
los procesos a su cargo y generar los informes para la alta dirección de la
Secretaría.
• Definir, planear la ejecución y hacer seguimiento en conjunto con los jefes de
las áreas de Despacho, Calidad, Cobertura, Inspección y Vigilancia y
Planeación las acciones de asistencia técnica, apoyo e inspección a realizar
en cada una de las jurisdicciones correspondientes en la Secretaría.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE
LOSPROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO A02. Formulación y aprobación del plan de desarrollo
educativo
1. Preparar los planes de acción del área teniendo en cuenta los
objetivos de cada una y los programas y proyectos de la Secretaría,
con la coordinación y aprobación de la oficina asesora de planeación,
para verificar, ordenar y coordinar las acciones, proyectos y recursos
que se van a desarrollar en la vigencia, y dar cumplimientos a las
metas previstas en el plan que son de su competencia.
•
PROCESO A03. Apoyo y fortalecimiento a la gestión de los
municipios no certificados y establecimientos educativos
2. Elaborar el plan de asistencia técnica del área, de acuerdo a la
demanda de los municipios no certificados y establecimientos
educativos así como al portafolio de servicios de la Secretaría, con el
fin de llevar a cabo las acciones requeridas para el fortalecimiento de
su gestión.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
3. Analizar la información consolidada de los reportes de atención al
ciudadano, preparar oportunamente la reunión mensual de
246
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
seguimiento y presidir la misma con las áreas de la Secretaría de
Educación con el fin de verificar la información establecida y generar
los correctivos necesarios cuando se requiera.
•
PROCESO E02. Desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano
4. Determinar mecanismos para identificar necesidades y expectativas
de los clientes, analizar, e interpretar los datos obtenidos de la
percepción de la atención al ciudadano en la Secretaría de Educación
y proponer estrategias de mejoramiento de acuerdo a los mismos con
el fin de mejorar el servicio prestado por la Secretaría.
•
PROCESO H01. Administrar la planta de personal
5. Generar y planear las actividades relacionadas con la administración
de la planta de personal docente, directivo docente y administrativo
de la SE, de acuerdo a las normas y objetivos vigentes, con el fin de
presentarlos para su aprobación y viabilización por parte del MEN y el
Ente Territorial.
6. Aprobar los informes relacionados con la planta de personal docente,
directivo docente y la planta de personal administrativo aprobada.
•
PROCESO H02. Selección e inducción de personal
7. Generar y planear las acciones que debe efectuar la SE para cumplir
con los procesos de selección, concursos docentes, concursos
administrativos, nombramiento e inducción del personal para
garantizar el cumplimiento de las normas a que deba someterse la SE
y el adecuado uso de los recursos.
8. Determinas los cargos a proveer de la planta de personal docente,
directivo docente y administrativo de la SE.
PROCESO H03. Desarrollo del personal
9. Colaborar en la elaboración del plan de formación y capacitación para
que el personal de la Secretaría de Educación cuente con las
competencias necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su
vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida desarrollando
programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la
satisfacción en el desempeño de sus funciones.
10. Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal a
su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y
247
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
promover el desarrollo integral de los funcionarios.
11. Establecer y controlar el plan de capacitación y bienestar, así como la
evaluación de desempeño del personal docentes, directivo docente y
administrativo para asegurar el cumplimiento de los objetivos
propuestos.
•
PROCESO H04. Administración de carrera
12. Dirigir y controlar las acciones que debe efectuar la SE para cumplir
con la inscripción, ascenso o actualización en el escalafón docente y
carrera administrativa el personal docente, directivo docente y
administrativo respectivamente para garantizar el cumplimiento de los
derechos del personal, de acuerdo a las normas vigentes.
•
PROCESO H06. Administración de la nómina
13. Generar y planear las políticas para la ejecución del proceso de
liquidación de nómina del personal docente, directivo docente y
administrativo para efectuar su respectiva aprobación de acuerdo a
los parámetros y normas vigentes, velando por el pago oportuno de
los salarios y prestaciones sociales del personal de la SE.
•
PROCESO H07. Administración de las hojas de vida
14. Dirigir y controlar el archivo de las hojas de vida del personal docente,
directivo docente y administrativo, para asegurar que el flujo de la
información correspondiente sea oportuno y confiable.
•
PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios
15. Presentar al comité de compras los informes de gestión de acuerdo a
los resultados obtenidos de las revisiones de seguimiento a la gestión
del plan de compras, presentando las causas y correctivos
requeridos, con el fin de ajustar las desviaciones en los casos en que
se requieran. Diligenciar formato de requisición de compra y estudio
de conveniencia y viabilidad, con el fin de solicitar los bienes y
servicios requeridos para el correcto funcionamiento del área.
•
PROCESO J01. Presupuesto
16. Analizar el informe de gestión de presupuesto, con el fin de verificar el
cumplimiento en su ejecución e identificar y generar los correctivos
requeridos en el caso en que se presenten desviaciones, y
presentarlo al despacho para la toma de decisiones.
248
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
17. Verificar, analizar y presentar al Secretario de Despacho de la
Secretaría de Educación el proyecto de presupuesto, para su
aprobación y posterior envío al Ente Territorial.
•
PROCESO J02. Tesorería
18. Efectuar las gestiones necesarias para la elaboración y aprobación
del PAC y el flujo de caja requerido por la SE, con el fin de garantizar
que los compromisos que asume la SE sean viables financieramente
y se ajusten a los requisitos que fijen las disposiciones vigentes,
recomendando cuando sea necesario los correctivos pertinentes.
19. Analizar y aprobar la rentabilidad y conveniencia de las inversiones a
realizar por la Secretaría de Educación, en los casos en que se
identifiquen excedentes de liquidez, y aprobar la venta o redención
anticipada de inversiones en los casos en que se requiera.
•
PROCESO K01. Autocontrol
20. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO L. Gestión de la tecnología informática
21. Definir y controlar los lineamientos y procedimientos básicos para la
elaboración y ejecución del PETI, la administración del software, del
hardware, de la seguridad, y de las comunicaciones que conforman la
infraestructura tecnológica informática de la SE con el fin que
respondan a las necesidades de apoyo a la gestión de la SE.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
22. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
23. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que este no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
24. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
249
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
25. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Participar activamente en las funciones descritas en el Comité directivo, comité
de capacitación, bienestar e incentivos, comité de comunicaciones y comité de
compras.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Administración de Empresas o
Contaduría.
Título de Postgrado en
Especialización y Maestría
Contabilidad o Finanzas.
la modalidad de
en Administración,
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia profesional, un (1) año
de experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Gerencia o administración.
Manejo de activos fijos.
Gerencia de proyectos.
Atención al cliente.
Normatividad
relacionada
presupuesto público, SG y
administrativo.
con
manejo
del
personal docente y
Directrices y políticas del DAFP.
Gestión de recursos humanos.
Administración informática y tecnológica.
COMPETENCIAS
250
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos de trabajo.
Toma de decisiones.
251
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.2.
Funciones y perfil del cargo
Administrativa y Financiera.
Auxiliar
Administrativo
de
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Auxiliar administrativo
CÓDIGO
407
GRADO
10
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Administrativa y Financiera.
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Ejecutar las labores de apoyo relacionadas con la gestión administrativa y
financiera.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Realizar actividades de apoyo para la buena marcha y desarrollo de los
procesos y funciones del área administrativa y financiera.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
252
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Recibir las solicitudes y la correspondencia de Servicio de Atención al
Ciudadano o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de
correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer
seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar
las respuestas y enviar a Servicio de Atención al Ciudadano para su
respectivo envío al destinatario.
•
PROCESO I02. Gestionar recursos físicos
2. Recibir a satisfacción y entregar los bienes solicitados por los
funcionarios de la Secretaría de Educación y Establecimientos
Educativos, de acuerdo a los requerimientos establecidos en la
contratación, velando por el correcto almacenamiento de los bienes
recibidos, garantizando que se provean, distribuyan y se entreguen a
satisfacción y en forma controlada los elementos de dotación,
requerimientos e insumos necesarios para el normal funcionamiento
de la Secretaría de Educación y los Establecimientos Educativos.
3. Realizar el inventario del almacén y mantener actualizado el sistema
de información del mismo.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
DE Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
Legislación Laboral y Educativa.
DEL
Ofimática e Internet.
Manejo de software de administración de bases de
datos.
253
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Experticia técnica.
Trabajo en equipo.
Creatividad e innovación.
254
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.3.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Talento Humano.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Universitario
CÓDIGO
219
GRADO
04
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Administrativa y Financiera
Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano
(Nómina)
Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano
(Bienestar-Salud Ocupacional)
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano
(Escalafón y Carrera Administrativa)
Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano
(Planta Nombramiento e Inducción)
Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano
(Prestaciones Sociales del Magisterio)
Auxiliar Administrativo de Talento Humano
OBJETIVO DEL CARGO
Realizar las actividades relacionadas con la gestión del recurso humano
correspondiente a la planta de personal docente, directivo docente y
administrativos de la SE para promover el desarrollo integral del personal, de
acuerdo a las normas y procedimientos establecidos.
255
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Apoyar y coordinar las actividades relacionadas con el área de recursos
humanos de la Secretaría de Educación.
• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO H01. Administrar la planta de personal
2. Coordinar la definición, modificación, legalización y mantenimiento de
la planta de personal docente, directivo docente y administrativo de la
SE para garantizar de manera adecuada y oportuna la asignación y
disponibilidad del personal requerido para la prestación del servicio
educativo.
•
PROCESO H02. Selección e inducción de personal
3. Determinar los cargos a proveer de la planta de personal docente,
directivo docente y administrativo de acuerdo a las necesidades
identificadas.
4. Ejecutar los procedimientos establecidos para selección de personal,
concurso docente y concurso administrativo para proveer cargos de
docentes, directivos docentes y administrativos de la SE con el
personal idóneo y de acuerdo a las normas y políticas vigentes.
5. Realizar el nombramiento del personal docente, directivo docente y
administrativo seleccionados en los cargos correspondientes para
garantizar el funcionamiento normal de la SE y los establecimientos
educativos en relación con la prestación del servicio educativo.
6. Establecer los criterios necesarios para dar a conocer los procesos y
256
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
procedimientos, derechos y deberes frente al cargo del personal
nombrado para promover su buen desempeño.
7. Aprobar los certificados de inducción del personal nombrado.
•
PROCESO H03. Desarrollo de personal
8. Velar por el desarrollo adecuado del proceso de evaluación del
desempeño del personal administrativo, de acuerdo lo establecido en
la normatividad vigente.
9. Programar y ejecutar actividades relacionadas con capacitación y
bienestar para promover el desarrollo integral del personal docente,
directivo docente, administrativo y de sus familias con base en el
estudio, análisis y priorización de las necesidades identificadas.
10. Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal a
su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y
promover el desarrollo integral de los funcionarios.
11. Identificar las necesidades de bienestar de tal forma que respondan a
las necesidades organizacionales e individuales del funcionario dentro
del contexto laboral, los retos y cambios organizacionales, políticos y
culturales con el fin de fortalecer a la entidad y esto se viabilice en un
servicio más eficiente y amable frente al ciudadano.
•
PROCESO H04. Administración de carrera
12. Coordinar y velar por el desarrollo de los procesos necesarios para la
inscripción, actualización y ascenso en el escalafón docente y en
carrera administrativa del personal docente, directivo docente y
administrativo de acuerdo a las normas y procedimientos
establecidos.
•
PROCESO H05. Manejo del fondo prestacional
13. Coordinar la administración del fondo prestacional con el fin de
garantizar la correcta y oportuna liquidación de las prestaciones
sociales y el acceso a los servicios de atención en salud del personal
docente y directivo docente.
14. Asistir a las reuniones del comité regional de prestaciones sociales
cuando el Secretario de Despacho lo delegue.
•
PROCESO H06. Administración de la nómina
15. Coordinar el desarrollo del proceso de nómina para asegurar el pago
257
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
oportuno y correcto de los salarios y prestaciones sociales del
personal administrativo, docente y directivo docente.
•
PROCESO H07. Administración de las hojas de vida
16. Efectuar seguimiento a la custodia, conservación y actualización de
las hojas de vida del personal administrativo, docente y directivo
docente con el objetivo de asegurar el suministro de información
oportuna, confiable y actualizada.
•
PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios
17. Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de
requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área
y enviarlas para su trámite, con el fin de solicitar las compras
necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.
18. Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la
Secretaría de Educación velando por su correcta ejecución, de
acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad
vigente, ajustando los cronogramas de seguimiento, cuando se
requiera, así como elaborar las solicitudes de compromisos de pago
generadas durante la supervisión.
19. Liquidar los contratos y convenios de la Secretaría de Educación de
acuerdo a lo estipulado contractualmente, cerrándolos legal y
financieramente, ya sea por entrega a satisfacción o por finalización
anticipada de estos.
20. Participar en la elaboración de los términos de referencia o pliegos de
condiciones de las contrataciones a realizar, ya sea por contratación
directa, licitación o concurso o convenios, con el fin de aportar el
conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.
•
PROCESO K01. Autocontrol
21. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigios
22. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos, relacionadas con su área y funciones.
258
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
23. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE
15. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
20. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
21. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Participar activamente en las funciones descritas en el comité de capacitación,
bienestar e incentivos, comité del fondo de prestaciones sociales de magisterio,
comité especial de docentes amenazados o desplazados
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
Título Profesional en Psicología, Ingeniería Industrial,
Administración de Empresas, Administración Pública,
Trabajo Social, áreas económicas, contables o
financieras y Título de Especialización.
DE Dos (2) años de experiencia profesional y Un (1) año
de experiencia en el sector educativo.
Políticas públicas en materia de administración del
DEL recurso humano, capacitación y bienestar social.
Políticas públicas, decretos, resoluciones, circulares
de la Comisión Nacional del Servicio Civil y del
259
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Ministerio de Educación Nacional.
Normatividad en Educación (Estatuto Docente).
Ley 909 de 2004 sobre empleo público, carrera
administrativa,
gerencia
pública
y
decretos
reglamentarios.
Metodologías del Departamento Administrativo de la
Función Pública.
Manejo de software de gestión humana.
Reglamento y normas internas de Trabajo.
Constitución Política y Legislación Laboral.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
260
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.4.
Funciones y perfil del cargo Auxiliar administrativo de Talento
Humano.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Auxiliar administrativo
CÓDIGO
407
GRADO
10
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Talento Humano
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Ejecutar las labores de apoyo relacionadas con la gestión de recursos
humanos.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Apoyar la ejecución de las actividades requeridas para la administración
eficaz del área de recursos humanos.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Distribuir requerimiento al responsable involucrado por área de
gestión.
2. Recoger de las diferentes áreas de la SE las respuestas a las
solicitudes, correspondencia, peticiones, quejas y reclamos y otra
correspondencia para su
respectivo envío, comunicación o
notificación de acuerdo a los procedimientos establecidos.
261
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
3. Enviar la correspondencia
•
PROCESO N02. Administración de documentos
1. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control
de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de
retención documental.
2. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con
el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
DE Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
Normatividad del Sector Público
DEL
Conocimientos en Ofimática e Internet
Conocimientos en archivística, correspondencia y
gestión documental
COMPETENCIAS
Orientación a resultados
Orientación al usuario y al ciudadano
Transparencia
Compromiso con la organización
Manejo de la información
Adaptación al cambio
Disciplina
Relaciones interpersonales
Colaboración
262
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.5.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario Apoyo a
Talento Humano (Nómina).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional universitario
CÓDIGO
219
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Talento Humano.
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Técnico Operativo de Talento Humano (Nómina).
OBJETIVO DEL CARGO
Realizar seguimiento, control y verificación de la información de novedades de
nómina y de personal que se ingresan al sistema de información, con el fin de
garantizar la transparencia y legalidad del proceso de liquidación de la nómina
del personal docente, directivo docente y administrativo de la SE para su
correcto y oportuno pago.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades
administración eficaz del área de nómina de la SE.
requeridas
para
la
• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
263
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO H03. Desarrollo de personal
2. Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal a
su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y
promover el desarrollo integral de los funcionarios.
3. Identificar las necesidades de bienestar de tal forma que respondan a
las necesidades organizacionales e individuales del funcionario dentro
del contexto laboral, los retos y cambios organizacionales, políticos y
culturales con el fin de fortalecer a la entidad y esto se viabilice en un
servicio más eficiente y amable frente al ciudadano.
•
PROCESO H06. Administración de la nómina
4. Velar por el ingreso de las novedades de personal y nómina para la
liquidación correcta y oportuna de los salarios y prestaciones del
personal docentes, directivo docente y administrativo.
5. Revisar y autorizar las liquidaciones del pago mensual de salarios a
docentes, directivos docentes y administrativos.
6. Verificar los reportes generados para el pago de la nómina y cada
unos de los informes necesarios para formalizarla y oficializarla con el
área encargada de presupuesto para que se ejecuten los trámites de
pago respectivos.
7. Realizar la liquidación de la prenómina y nómina, con el fin de
garantizar el pago oportuno y real de los salarios y prestaciones del
personal.
•
PROCESO K01. Autocontrol
8. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigios
9. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos, relacionadas con su área y funciones.
264
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
16. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
17. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
22. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
23. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Título Profesional en Administración de Empresas,
Contaduría, Ingeniería Industrial o Administración
Pública.
DE Dos (2) años de experiencia profesional en el sector
educativo.
Normatividad del Sector Educativo.
Metodologías del Departamento Administrativo de la
Función Pública.
Legislación Laboral.
Administración de sistemas de información.
265
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Manejo de software de liquidación de nómina.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Experticia técnica.
Trabajo en equipo.
Creatividad e innovación.
266
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.6.
Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Talento
Humano (Nómina).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Técnico Operativo
CÓDIGO
314
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano
(Nómina).
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Ejecutar las actividades de registro, clasificación, verificación, liquidación y
reporte relacionadas con el trámite de las novedades de nómina y la liquidación
de la nómina del personal docente, directivo docente y administrativo de la SE
de manera correcta y oportuna, de acuerdo a las normas y procedimientos
vigentes.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Desarrollar los procesos y procedimientos en labores técnicas relacionadas
con el procesamiento de la nómina del personal docente, directivo docente
y administrativo de la SE.
267
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO H06. Administración de la nómina
1. Recibir, radicar, clasificar y verificar las novedades de personal que
afectan la liquidación de la nómina de manera oportuna.
2. Ingresar los actos administrativos y reportes al sistema de información
de nómina, con el fin de afectar el pago de cada uno de los docentes
y administrativos impactados.
3. Enviar los actos administrativos tramitados en nómina a la
administración de hojas de vida para que se anexen a las respectivas
historias laborales.
4. Imprimir los listados y reportes de nómina y generar los archivos
planos para llevar a cabo los pagos de salarios y prestaciones.
5. Generar los reportes correspondientes al fondo nacional del ahorro y
la sociedad fiduciaria sobre las novedades tramitadas y los
descuentos realizados a cada uno de los funcionarios.
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
6. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
PROCESO K01. Autocontrol
7. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigio.
18. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos relacionados con su área y funciones.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
19. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
268
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
20. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
21. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control
de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de
retención documental.
22. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
Título de Formación Técnica o Tecnológica,
certificación de aprobación de mínimo cuatro (4)
semestres en educación superior o Título de Bachiller
en cualquier modalidad y curso específico no inferior
a 60 Horas relacionado con las funciones del cargo.
ESTUDIOS
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
DE Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
Legislación Laboral y Educativa.
DEL
Liquidación de Nómina.
Ofimática e Internet.
Manejo de software de recursos
administración de bases de datos.
humanos
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
269
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y
Experticia técnica.
Trabajo en equipo.
Creatividad e innovación.
270
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.7.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Apoyo a Talento Humano (Bienestar-Salud Ocupacional).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional universitario
CÓDIGO
219
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Talento Humano.
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Técnico Operativo Talento Humano (Bienestar-Salud
Ocupacional).
OBJETIVO DEL CARGO
Realizar las actividades de coordinación, análisis, evaluación y control
relacionadas con la administración de la planta de personal y de las hojas de
vida, con la ejecución de los procesos de selección, inducción, capacitación y
bienestar del personal administrativo, docente y directivo docente, escalafón y
prestaciones, para garantizar la buena prestación del servicio educativo y el
cumplimiento de los deberes y derechos de los funcionarios.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades
administración eficaz del área de personal de la SE.
requeridas
para
la
• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
271
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
1. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO H01. Administrar la planta de personal
2. Definir, actualizar y controlar la planta de personal docente, directivo
docente y administrativo adecuada a las necesidades identificadas
para cumplimiento de los objetivos establecidos por la SE para
calidad, cobertura y eficiencia.
3. Coordinar y controlar el trámite a las novedades de la planta de
personal y verificar los actos administrativos respectivos con el fin de
cubrir las necesidades de manera oportuna y adecuada y asegurar la
actualización de la información relacionada.
• PROCESO H03. Desarrollo de personal
4. Coordinar la realización del proceso de evaluación del desempeño del
personal administrativo de la SE para dar cumplimiento a la
normatividad y promover el desarrollo integral de los funcionarios.
5. Garantizar que los funcionarios de la secretaría cuenten con las
competencias necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su
vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida desarrollando
programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la
satisfacción en el desempeño de sus funciones.
•
PROCESO H04. Administración de carrera
6. Coordinar y controlar los trámites necesarios para la inscripción,
actualización y ascenso en el escalafón docente de acuerdo a las
normas vigentes para dar cumplimiento a los derechos y promover el
desarrollo del personal docente y directivo docente.
7. Coordinar y controlar los trámites pertinentes frente a la CNSC para
realizar la inscripción, actualización y ascenso en carrera
administrativa para dar cumplimiento a los derechos y promover el
desarrollo del personal administrativo.
•
PROCESO H05. Manejo del fondo prestacional
8. Coordinar y controlar los trámites correspondientes a las prestaciones
económicas y sociales para los docentes afiliados al Fondo de
Prestaciones Sociales del Magisterio ante la sociedad fiduciaria
autorizada para dar cumplimiento a los derechos del personal.
9. Coordinar y controlar el trámite de las reclamaciones por salud para
dar cumplimiento a los derechos del personal y participar dentro del
comité regional de prestaciones sociales de acuerdo a los
procedimientos establecidos.
272
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
•
PROCESO H07. Administración de las hojas de vida
10. Refrendar los certificados generados a partir de la información
consignada en la hoja de vida del funcionario de acuerdo a su
solicitud y asegurar que la información certificada es correcta y válida.
•
PROCESO K01. Autocontrol
11. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigios
12. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos, relacionadas con su área y funciones.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Administración de Empresas,
Ingeniería
Industrial,
Salud
Ocupacional,
Administración Pública, Trabajo Social o Psicología.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) Año de experiencia profesional y Un (1) año de
experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Políticas públicas, Decretos, Resoluciones, Circulares
de la Comisión Nacional del Servicio Civil y del
Ministerio de Educación.
Estatuto Docente.
Ley 909 de 2004 sobre empleo público, carrera
administrativa,
gerencia
pública
y
decretos
reglamentarios.
Metodologías del Departamento Administrativo de la
Función Pública.
Reglamento y normas internas de trabajo.
Manejo de software de recursos
administración de bases de datos.
humanos
y
Constitución Política y normas legales vigentes en
273
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
educación.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
274
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.8.
Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Talento
Humano (Bienestar - Salud Ocupacional).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Técnico Operativo
CÓDIGO
314
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Apoyo a Personal (Bienestar
y Salud Ocupacional)
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar la ejecución de las actividades relacionadas con los procesos de
selección, inducción y evaluación de desempeño para garantizar la buena
prestación del servicio educativo y el cumplimiento de los deberes y derechos
de los funcionarios.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Apoyar y ejecutar las actividades requeridas para la administración eficaz del
área de novedades de planta de la SE.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO H01. Administrar la planta de personal
2. Definir, actualizar y controlar la planta de personal docente, directivo
275
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
docente y administrativo adecuada a las necesidades identificadas
para cumplimiento de los objetivos establecidos por la SE para calidad,
cobertura y eficiencia.
3. Coordinar y controlar el trámite a las novedades de la planta de
personal y verificar los actos administrativos respectivos con el fin de
cubrir las necesidades de manera oportuna y adecuada y asegurar la
actualización de la información relacionada.
•
PROCESO H02. Selección e inducción de personal
4. Dirigir y controlar las acciones que debe efectuar la SE para cumplir
con los procesos de selección, concursos docentes, concursos
administrativos, nombramiento e inducción del personal para
garantizar el cumplimiento de las normas a que deba someterse la SE
y el adecuado uso de los recursos.
• PROCESO H03. Desarrollo de personal
5. Coordinar la realización del proceso de evaluación del desempeño del
personal administrativo de la SE para dar cumplimiento a la
normatividad y promover el desarrollo integral de los funcionarios.
6. Garantizar que los funcionarios de la secretaría cuenten con las
competencias necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su
vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida desarrollando
programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la
satisfacción en el desempeño de sus funciones.
•
PROCESO H04. Administración de carrera
16. Coordinar y controlar los trámites necesarios para la inscripción,
actualización y ascenso en el escalafón docente de acuerdo a las
normas vigentes para dar cumplimiento a los derechos y promover el
desarrollo del personal docente y directivo docente.
17. Coordinar y controlar los trámites pertinentes frente a la cnsc para
realizar la inscripción, actualización y ascenso en carrera
administrativa para dar cumplimiento a los derechos y promover el
desarrollo del personal administrativo.
•
PROCESO H05. manejo del fondo prestacional
18. Coordinar y controlar los trámites correspondientes a las prestaciones
económicas y sociales para los docentes afiliados al fondo de
prestaciones sociales del magisterio ante la sociedad fiduciaria
autorizada para dar cumplimiento a los derechos del personal.
19. Coordinar y controlar el trámite de las reclamaciones por salud para
276
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
dar cumplimiento a los derechos del personal y participar dentro del
comité regional de prestaciones sociales de acuerdo a los
procedimientos establecidos.
•
PROCESO H07. Administración de las hojas de vida
20. Refrendar los certificados generados a partir de la información
consignada en la hoja de vida del funcionario de acuerdo a su
solicitud y asegurar que la información certificada es correcta y válida.
•
PROCESO K01. Autocontrol
21. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título de Formación Técnica o Tecnológica,
certificación de aprobación de mínimo cuatro (4)
semestres en educación superior o Título de Bachiller
en cualquier modalidad y curso específico no inferior
a 60 Horas relacionado con las funciones del cargo.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Políticas públicas, Decretos, Resoluciones, Circulares
de la Comisión Nacional del Servicio Civil y del
Ministerio de Educación.
Estatuto Docente.
Ley 909 de 2004 sobre empleo público, carrera
administrativa,
gerencia
pública
y
decretos
reglamentarios.
Metodologías del Departamento Administrativo de la
277
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Función Pública.
Reglamento y normas internas de trabajo.
Manejo de software de recursos
administración de bases de datos.
humanos
y
Constitución Política y normas legales vigentes en
educación.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
278
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.9.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Apoyo a Talento Humano (Escalafón y Carrera Administrativa).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional universitario
CÓDIGO
219
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 2
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Talento Humano
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano
(Escalafón).
OBJETIVO DEL CARGO
Gestionar las actividades concernientes con las solicitudes de ascenso en
escalafón y brindar apoyo en la consecución de los objetivos del área.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Apoyar y ejecutar las actividades requeridas para la administración eficaz del
área de novedades de planta de la SE.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO H03. Desarrollo de personal
1. Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal a
su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y
promover el desarrollo integral de los funcionarios.
•
PROCESO H04. Administración de carrera
2. Recibir, tramitar documentos para inscripción, actualización o
ascenso en escalafón.
3. Dar respuesta a las solicitudes de trámites de escalafón.
279
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
4. Tramitar ante la Comisión Nacional del Servicio Civil las novedades
de escalafón.
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
5. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
PROCESO K01. Autocontrol
6. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
7. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
8. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
9. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
10. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
280
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en el área Jurídica y Tarjeta
Profesional.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia profesional y Un (1) año de
experiencia profesional en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Políticas públicas, Decretos, Resoluciones, Circulares
de la Comisión Nacional del Servicio Civil y del
Ministerio de Educación.
Estatuto Docente.
Ley 909 de 2004 sobre empleo público, carrera
administrativa,
gerencia
pública
y
decretos
reglamentarios.
Metodologías del Departamento Administrativo de la
Función Pública.
Reglamento y normas internas de trabajo.
Manejo de software de recursos
administración de bases de datos.
humanos
y
Constitución Política y normas legales vigentes en
educación.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
281
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.10. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Apoyo a
Talento Humano (Escalafón, Carrera Administrativa).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Técnico Operativo
CÓDIGO
314
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Escalafón, Carrera
Administrativa.
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar la gestión táctica y operativa de las actividades concernientes con las
solicitudes de ascenso en escalafón y trámites subsecuentes.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Apoyar y ejecutar las actividades requeridas para la administración eficaz del
área de novedades de planta de la SE.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Distribuir requerimiento al responsable involucrado por área de
gestión.
2. Recoger de las diferentes áreas de la SE las respuestas a las
solicitudes, correspondencia, peticiones, quejas y reclamos y otra
correspondencia para su
respectivo envío, comunicación o
notificación de acuerdo a los procedimientos establecidos.
282
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
3. Enviar la correspondencia
•
PROCESO H04. Administración de carrera
4. Recibir, tramitar documentos para inscripción, actualización o
ascenso en escalafón.
5. Dar respuesta a las solicitudes de trámites de escalafón.
6. Tramitar ante la Comisión Nacional del Servicio Civil las novedades
de escalafón.
PROCESO K01. Autocontrol
7. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
8. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
9. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
24. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
25. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
283
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título de Formación Técnica o Tecnológica,
certificación de aprobación de mínimo cuatro (4)
semestres en educación superior o Título de Bachiller
en cualquier modalidad y curso específico no inferior
a 60 Horas relacionado con las funciones del cargo.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Políticas públicas, Decretos, Resoluciones, Circulares
de la Comisión Nacional del Servicio Civil y del
Ministerio de Educación.
Estatuto Docente.
Ley 909 de 2004 sobre empleo público, carrera
administrativa,
gerencia
pública
y
decretos
reglamentarios.
Metodologías del Departamento Administrativo de la
Función Pública.
Reglamento y normas internas de trabajo.
Manejo de software de recursos
administración de bases de datos.
humanos
y
Constitución Política y normas legales vigentes en
educación.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
284
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.11. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Talento
Humano (Hojas de Vida).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Técnico Operativo
CÓDIGO
314
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 2
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Talento Humano
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Ejecutar las labores de apoyo relacionadas con la gestión de hojas de vida.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Apoyar la ejecución de las actividades requeridas para la administración
eficaz de las hojas de vida de los funcionarios de la Secretaría.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO H07. Administración de las hojas de vida
1. Recibir hojas de vida con soportes e ingresar al sistema y archivar.
2.
Refrendar los certificados generados a partir de la información
consignada en la hoja de vida del funcionario de acuerdo a su solicitud y
asegurar que la información certificada es correcta y válida.
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
8. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
285
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
área y funciones.
PROCESO K01. Autocontrol
9. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N02. Administración de documentos
23. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control
de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de
retención documental.
24. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
Título de Formación Técnica o Tecnológica,
certificación de aprobación de mínimo cuatro (4)
semestres en educación superior o Título de Bachiller
en cualquier modalidad y curso específico no inferior
a 60 Horas relacionado con las funciones del cargo.
ESTUDIOS
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
DE Un (1) año de experiencia profesional Relacionada en
el sector educativo.
Normatividad del Sector Público.
DEL
Conocimientos en Ofimática e Internet.
Conocimientos en archivística, correspondencia y
gestión documental.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Manejo de la información.
286
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Adaptación al cambio.
Disciplina.
Relaciones interpersonales.
Colaboración.
287
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.12.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Apoyo a Talento Humano (Planta, Nombramiento e inducción).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional universitario
CÓDIGO
219
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Talento Humano
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano (Planta,
Nombramiento e Inducción)
OBJETIVO DEL CARGO
Realizar las actividades relacionadas con los procesos de selección, inducción
y evaluación de desempeño para garantizar la buena prestación del servicio
educativo y el cumplimiento de los deberes y derechos de los funcionarios.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Apoyar y ejecutar las actividades requeridas para la administración eficaz del
área de personal de la SE.
• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
288
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
1. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
•
PROCESO H01. Administrar la planta de personal
2. Recibir información y definir que planta de personal docente y
administrativa se va a proyectar.
3. Tramitar y elaborar los actos administrativos según las novedades de
planta que se presenten.
• PROCESO H02. Selección e inducción de personal
4. Recopilar información para citar candidatos a proceso de selección,
practicar y calificar pruebas de admisión.
5. Elaborar Acto Administrativo de nombramiento y comunicación de
nombramiento.
6. Elaborar cronograma de actividades de inducción
7. Desarrollar inducción y verificar asistencia de funcionarios
8. Elaborar y firmar certificado de inducción.
•
PROCESO H03. Desarrollo de personal
9. Coordinar la realización del proceso de evaluación del desempeño del
personal administrativo de la SE para dar cumplimiento a la
normatividad y promover el desarrollo integral de los funcionarios.
10. Garantizar que los funcionarios de la secretaría cuenten con las
competencias necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su
vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida desarrollando
programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la
satisfacción en el desempeño de sus funciones.
•
PROCESO K01. Autocontrol
11. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigios
12. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos, relacionadas con su área y funciones.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
289
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Administración de Empresas,
Administración Pública, Ingeniería Industrial o de
Sistemas.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Dos (2) años de experiencia profesional y Un (1) año
de experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Políticas públicas, Decretos, Resoluciones, Circulares
de la Comisión Nacional del Servicio Civil y del
Ministerio de Educación.
Estatuto Docente.
Ley 909 de 2004 sobre empleo público, carrera
administrativa,
gerencia
pública
y
decretos
reglamentarios.
Metodologías del Departamento Administrativo de la
Función Pública.
Reglamento y normas internas de trabajo.
Manejo de software de recursos
administración de bases de datos.
humanos
y
Constitución Política y normas legales vigentes en
educación.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
290
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
291
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.13. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Apoyo a
Talento Humano (Planta, Nombramiento e Inducción).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Técnico
CÓDIGO
314
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano
(Planta, Nombramiento e Inducción)
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar la ejecución de las actividades relacionadas con los procesos de
selección, inducción y evaluación de desempeño para garantizar la buena
prestación del servicio educativo y el cumplimiento de los deberes y derechos
de los funcionarios.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Apoyar y ejecutar las actividades requeridas para la administración eficaz del
área de novedades de planta de la SE.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO H01. Administrar la planta de personal
13. Dirigir, aprobar y controlar las actividades relacionadas con la
administración de la planta de personal docente, directivo docente y
administrativo de la SE, de acuerdo a las normas y objetivos vigentes,
292
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
con el fin de presentarlos para su aprobación y viabilización por parte
del MEN y el Ente Territorial.
•
PROCESO H02. Selección e inducción de personal
14. Dirigir y controlar las acciones que debe efectuar la SE para cumplir
con los procesos de selección, concursos docentes, concursos
administrativos, nombramiento e inducción del personal para
garantizar el cumplimiento de las normas a que deba someterse la SE
y el adecuado uso de los recursos.
•
PROCESO H03. Desarrollo de personal
15. Colaborar en la elaboración del plan de formación y capacitación para
que el personal de la Secretaría de Educación cuente con las
competencias necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su
vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida desarrollando
programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la
satisfacción en el desempeño de sus funciones.
16. Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal a
su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y
promover el desarrollo integral de los funcionarios.
17. Establecer y controlar el plan de capacitación y bienestar, así como la
evaluación de desempeño del personal docentes, directivo docente y
administrativo para asegurar el cumplimiento de los objetivos
propuestos.
PROCESO K01. Autocontrol
18. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
19. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
20. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
21. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control
de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de
293
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
retención documental.
22. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
Título de Formación Técnica o Tecnológica,
certificación de aprobación de mínimo cuatro (4)
semestres en educación superior o Título de Bachiller
en cualquier modalidad y curso específico no inferior
a 60 Horas relacionado con las funciones del cargo.
ESTUDIOS
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
DE Un (1) año de experiencia laboral en el sector
educativo.
Legislación Laboral y Educativa.
DEL
Ofimática e Internet.
Manejo de software de recursos
administración de bases de datos.
humanos
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Experticia técnica.
Trabajo en equipo.
Creatividad e innovación.
294
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y
6.7.14. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Apoyo a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional universitario
CÓDIGO
219
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Talento Humano
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Técnico Operativo de Apoyo a Talento Humano
(Prestaciones Sociales del Magisterio).
OBJETIVO DEL CARGO
Gestionar las actividades concernientes con el trámite de prestaciones sociales
y económicas y brindar apoyo en la consecución de los objetivos del área.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Apoyar y ejecutar las actividades requeridas para la administración eficaz del
área de prestaciones sociales y económicas de la SE.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO H03. Desarrollo de personal
1. Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal a
su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y
promover el desarrollo integral de los funcionarios.
•
PROCESO H05. Manejo del fondo prestacional
2. Coordinar y controlar los trámites correspondientes a las prestaciones
económicas y sociales para los docentes afiliados al Fondo de
Prestaciones Sociales del Magisterio ante la sociedad fiduciaria
autorizada para dar cumplimiento a los derechos del personal.
295
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
3. Coordinar y controlar el trámite de las reclamaciones por salud para
dar cumplimiento a los derechos del personal y participar dentro del
comité regional de prestaciones sociales de acuerdo a los
procedimientos establecidos.
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
4. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
PROCESO K01. Autocontrol
5. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
6. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
7. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
8. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
9. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
296
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Licenciatura, Derecho,
Administración de Empresas o Pública, Ingeniería
Industrial o Trabajo Social.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia profesional y un (1) año de
experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Políticas públicas, Decretos, Resoluciones, Circulares
de la Comisión Nacional del Servicio Civil y del
Ministerio de Educación.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
297
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.15. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Apoyo a
Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Técnico
CÓDIGO
314
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano
(Prestaciones Sociales del Magisterio).
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Auxiliar Administrativo de Apoyo a Talento Humano
(Prestaciones Sociales del Magisterio).
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar la ejecución de las actividades relacionadas el proceso de prestaciones
sociales y económicas que garantice la satisfacción de los usuarios del proceso
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Apoyar la ejecución de las actividades requeridas para la administración
eficaz del área de prestaciones sociales y económicas de la Secretaría.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Distribuir requerimiento al responsable involucrado por área de
gestión.
2. Recoger de las diferentes áreas de la SE las respuestas a las
solicitudes, correspondencia, peticiones, quejas y reclamos y otra
correspondencia para su
respectivo envío, comunicación o
notificación de acuerdo a los procedimientos establecidos.
•
PROCESO H05. Manejo del fondo prestacional
3. Coordinar la administración del fondo prestacional con el fin de
298
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
garantizar la correcta y oportuna liquidación de las prestaciones
sociales y el acceso a los servicios de atención en salud del personal
docente y directivo docente.
PROCESO K01. Autocontrol
4. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
5. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
6. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
7. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
8. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
Título de Formación Técnica o Tecnológica,
certificación de aprobación de mínimo cuatro (4)
semestres en educación superior o Título de Bachiller
en cualquier modalidad y curso específico no inferior
a 60 Horas relacionado con las funciones del cargo.
DE Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
Legislación Laboral y Educativa
299
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
ESPECÍFICOS
CARGO
DEL
Ofimática e Internet
Manejo de software de recursos
administración de bases de datos
humanos
COMPETENCIAS
Orientación a resultados
Orientación al usuario y al ciudadano
Transparencia
Compromiso con la organización
Experticia técnica
Trabajo en equipo
Creatividad e innovación
300
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y
6.7.16. Funciones y perfil del cargo Auxiliar Administrativo de Apoyo
a Talento Humano (Prestaciones Sociales del Magisterio).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Auxiliar Administrativo
CÓDIGO
407
GRADO
10
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano
(Prestaciones Sociales del Magisterio).
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar la ejecución de las actividades relacionadas el proceso de prestaciones
sociales y económicas que garantice la satisfacción de los usuarios del proceso
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Apoyar la ejecución de las actividades requeridas para la administración
eficaz del área de prestaciones sociales y económicas de la Secretaría.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO H05. Manejo del fondo prestacional
4. Coordinar la administración del fondo prestacional con el fin de
garantizar la correcta y oportuna liquidación de las prestaciones
sociales y el acceso a los servicios de atención en salud del personal
docente y directivo docente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
3. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control
de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de
301
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
retención documental.
4. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Bachiller en cualquier modalidad.
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
DE Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
Legislación Laboral y Educativa
DEL
Ofimática e Internet
Manejo de software de recursos
administración de bases de datos
humanos
COMPETENCIAS
Orientación a resultados
Transparencia
Compromiso con la organización
Experticia técnica
Trabajo en equipo
Creatividad e innovación
302
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y
6.7.17. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Servicio de Atención al Ciudadano y Correspondencia.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Universitario
CÓDIGO
219
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Administrativa y Financiera
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Técnico Operativo de Atención al Ciudadano
OBJETIVO DEL CARGO
Coordinar y controlar el servicio de atención al ciudadano y manejo de la
correspondencia de la Secretaría, para cumplir los objetivos establecidos con
relación al mejoramiento de la atención y satisfacción de los requerimientos de
la comunidad educativa.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas para la
administración eficaz del área de servicio de atención al ciudadano de la SE.
• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Gestionar con los funcionarios responsables de la SE las quejas y
reclamos, teniendo en cuenta su contenido y las necesidades
expuestas por el ciudadano; lo anterior, teniendo en cuenta los
303
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
parámetros de oportunidad establecidos para los tiempos de
respuesta.
2. Analizar la información consolidada de los reportes de atención al
ciudadano y correspondencia, preparar la reunión mensual de
seguimiento y asistir a la misma oportunamente.
•
PROCESO E02. Desarrollar y mantener relaciones con el ciudadano
3. Gestionar la medición de la satisfacción del cliente con relación al
servicio prestado por la Secretaría de Educación, con el objetivo de
establecer el cumplimiento de los objetivos relacionados y elaborar el
informe requerido en la revisión del SGC.
•
PROCESO H03. Desarrollo de personal
4. Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal a
su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y
promover el desarrollo integral de los funcionarios.
5. Identificar las necesidades de bienestar de tal forma que respondan a
las necesidades organizacionales e individuales del funcionario dentro
del contexto laboral, los retos y cambios organizacionales, políticos y
culturales con el fin de fortalecer a la entidad y esto se viabilice en un
servicio más eficiente y amable frente al ciudadano.
•
PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios
6. Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de
requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área
y enviarlas para su trámite, con el fin de solicitar las compras
necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.
7. Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la
Secretaría de Educación velando por su correcta ejecución, de
acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad
vigente, ajustando los cronogramas de seguimiento, cuando se
requiera, así como elaborar las solicitudes de compromisos de pago
generadas durante la supervisión.
8. Liquidar los contratos y convenios de la Secretaría de Educación de
acuerdo a lo estipulado contractualmente, cerrándolos legal y
financieramente, ya sea por entrega a satisfacción o por finalización
anticipada de estos.
9. Participar en la elaboración de los términos de referencia o pliegos de
304
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
condiciones de las contrataciones a realizar, ya sea por contratación
directa, licitación o concurso o convenios, con el fin de aportar el
conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
10. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE
11. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
Título Profesional en Psicología, Ingeniería Industrial
o de Sistemas, Administración de Empresas,
Administración Pública o Trabajo Social.
DE Dos (2) años de experiencia profesional en el sector
educativo.
Legislación Educativa y del Sector Público.
DEL
Implementación de estrategias para mejorar la
atención al cliente.
Conocimiento general de los procesos misionales y
de apoyo que conforma la cada cadena de valor de la
SE.
Manejo de indicadores de gestión y estadísticas.
Manejo de herramientas ofimáticas e Internet.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
305
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
306
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.18. Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Atención al
Ciudadano.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Técnico Operativo
CÓDIGO
314
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 5
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Atención al Ciudadano al
ciudadano y Correspondencia
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Orientar y atender al ciudadano cuando se acerca a la Secretaría de Educación
con sus solicitudes y requerimientos y gestionar el trámite para dar una
adecuada y oportuna respuesta.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Ejecutar las actividades para cumplir los objetivos establecidos con relación
al mejoramiento de la atención y satisfacción de los requerimientos de la
comunidad educativa.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Brindar atención primaria al ciudadano que se acerca a la SE para
ofrecerle orientación acerca de su requerimiento o inquietud.
2. Recibir, revisar, clasificar y remitir las solicitudes, peticiones, quejas y
307
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
reclamos que los ciudadanos presenten en la SE para dar trámite a
las mismas de acuerdo a los procedimientos establecidos.
3. Hacer seguimiento a las respuestas de las solicitudes, peticiones,
quejas y reclamos con el objetivo de asegurar el cumplimiento de los
tiempos establecidos.
4. Recibir, clasificar, notificar o enviar respuesta a las solicitudes,
peticiones, quejas y reclamos para promover la satisfacción del
cliente.
5. Generar los reportes de control y gestión del área para evaluar el
desempeño del servicio de atención al ciudadano
PROCESO K01. Autocontrol
6. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigio.
7. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos relacionados con su área y funciones.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
8. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
9. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
10. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
11. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
308
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
Título de Formación Técnica o Tecnológica,
certificación de aprobación de mínimo cuatro (4)
semestres en educación superior o Título de Bachiller
en cualquier modalidad y curso específico no inferior
a 60 Horas relacionado con las funciones del cargo.
ESTUDIOS
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
DE Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
Ofimática e Internet
DEL
Manejo de software de recursos humanos
administración de bases Legislación Laboral
Educativa de datos
COMPETENCIAS
Orientación a resultados
Orientación al usuario y al ciudadano
Transparencia
Compromiso con la organización
Experticia técnica
Creatividad e innovación
309
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
y
y
6.7.19.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Gestión
Administrativa de Bienes y Servicios.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Universitario
CÓDIGO
219
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Administrativa y Financiera
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Profesional Universitario de Apoyo
Administrativa de Bienes y Servicios.
a
la
Gestión
Técnico Operativo de Gestión Administrativa de Bienes y
Servicios.
OBJETIVO DEL CARGO
Planear y coordinar las actividades necesarias para garantizar la eficiencia en
el proceso de contratación y la prestación de servicios administrativos en la
Secretaría.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Coordinar el equipo de trabajo en la ejecución de las actividades del proceso
y realizar las mediciones de los indicadores del mismo para mejorar
continuamente.
310
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Recibir las solicitudes y la correspondencia de Servicio de Atención al
Ciudadano o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de
correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer
seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar
las respuestas y enviar a Servicio de Atención al Ciudadano para su
respectivo envío al destinatario.
•
PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios
2. Elaborar cronograma para la elaboración del plan de compras y
solicitar necesidades a cubrir, tanto a las áreas de la Secretaría de
Educación como a los Establecimientos Educativos, con el fin de
identificar las necesidades de funcionamiento y de inversión de estos.
3. Elaborar y ajustar el plan de compras de acuerdo a las necesidades
identificadas, con el fin de presentarlo al Comité de Compras para su
aprobación y posterior envío al Ente Territorial.
4. Verificar plan de compras aprobado Vs. compras reales, con el fin de
verificar su cumplimiento e identificar y analizar las desviaciones
existentes, generando los correctivos requeridos para corregirlas, en
los casos en que aplique, presentando los informes de gestión de
acuerdo al comportamiento de éste.
5. Verificar que los estudios de conveniencia y viabilidad recibidos en el
área, se encuentren correctos, de acuerdo a la normatividad vigente y
a su definición técnica, con el fin aprobarlos y así continuar con el
proceso de compra o informar de la negación de éste al solicitante.
6. Asignar los interventores internos de la Secretaría de Educación, con
el fin de realizar seguimiento y liquidar los contratos y convenios que
sean suscritos Secretaría de Educación.
7. Identificar los proveedores o contratistas de la Secretaría de
Educación que requieren evaluación e informar a los interventores de
éstos, con el fin de realizarla y así poder generar los correctivos
requeridos en los casos en que aplique.
•
PROCESO I02. Gestionar recursos físicos
8. Estimar presupuesto para la elaboración del plan de mantenimiento
preventivo y correctivo de los EE, de acuerdo a la información
311
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
histórica obtenida, y enviar ésta información al Ente Territorial para su
consolidación. Realizar seguimiento a los planes de mantenimiento,
con el fin de verificar el cumplimiento a la ejecución de estos y
generar los ajustes requeridos.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
9. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE
10. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
Participar activamente en las funciones descritas en el comité de compras.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
Título Profesional en Administración de Empresas o
Administración Pública, Contaduría, Arquitectura,
Ingeniería Industrial, Civil o de Sistemas.
DE Dos (2) años de experiencia profesional y un (1) año
de experiencia en el sector educativo.
Legislación Educativa y del Sector Público.
DEL
Implementación de estrategias para mejorar la
atención al cliente.
Conocimiento general de los procesos misionales y
de apoyo que conforma la cada cadena de valor de la
SE.
Manejo de indicadores de gestión y estadísticas.
Manejo de herramientas ofimáticas e Internet.
COMPETENCIAS
312
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
313
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.20.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo a
la Gestión Administrativa de Bienes y Servicios.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional universitario
CÓDIGO
219
GRADO
02
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Gestión Administrativa de
Bienes y Servicios.
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Agilizar y garantizar eficiencia en los procesos de contratación desarrollados
por la secretaría.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Realizar el proceso completo de contratación y realizar el seguimiento del
mismo.
314
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios
1. Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de
requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área
y enviarlas para su trámite, con el fin de solicitar las compras
necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.
2. Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la
Secretaría de Educación velando por su correcta ejecución, de
acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad
vigente, ajustando los cronogramas de seguimiento, cuando se
requiera, así como elaborar las solicitudes de compromisos de pago
generadas durante la supervisión.
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Recibir las solicitudes y la correspondencia de Servicio de Atención al
Ciudadano o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de
correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer
seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar
las respuestas y enviar a Servicio de Atención al Ciudadano para su
respectivo envío al destinatario.
Participar activamente en las funciones descritas en el comité de compras.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Administración de Empresas o
Administración Pública, Contaduría, Arquitectura,
Ingeniería Industrial, Civil o de Sistemas.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia profesional en el sector
educativo.
315
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Procesos de contratación pública.
Políticas públicas, Decretos, Resoluciones, Circulares
de la Comisión Nacional del Servicio Civil y del
Ministerio de Educación.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
316
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.21.
Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo de Gestión
Administrativa de Bienes y Servicios.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Técnico Operativo
CÓDIGO
314
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Gestión Administrativa de
Bienes y Servicios.
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar técnicamente garantizando eficiencia en los procesos de precontractuales y
de contratación desarrollados por la Secretaría de Educación.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Apoyar la ejecución del proceso de contratación y realizar el seguimiento del
mismo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Recibir las solicitudes y la correspondencia de Servicio de Atención al
Ciudadano o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de
correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer
seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar
las respuestas y enviar a Servicio de Atención al Ciudadano para su
respectivo envío al destinatario.
•
PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios
317
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
2. Consolidar las necesidades de adquisición de bienes y servicios
enviadas por las áreas de la Secretaría de Educación y
Establecimientos Educativos, con el fin de elaborar el plan de
compras para su aprobación.
3. Verificar la existencia en el inventario de las solicitudes de adquisición
presentadas por los funcionarios de la Secretaría de Educación y
Establecimientos Educativos, informando al solicitante la existencia
de este para su entrega. En aquellos casos en que no se encuentre
en inventario el elemento solicitado, compara con el plan de compras,
con el fin de verificar si los elementos solicitados se encuentran
programadas o no dentro de éste para elaborar la solicitud del CDP o
informar la negación de la adquisición.
4. Apoyar las actividades de las etapas precontractuales y contractuales
solicitando información de la adquisición, tanto a los funcionarios que
la solicitan como a los proveedores, proyectando las cartas u oficios,
actos administrativos o solicitudes de registros presupuestales
requeridos, para la realización de los contratos, enviándolos a las
áreas requeridas para su ejecución y seguimiento.
5. Apoyar la gestión en la evaluación de proveedores o contratistas,
solicitando al interventor la evaluación de los proveedores
identificados, retroalimentando y consolidando los resultados de las
evaluaciones realizadas, con el fin de mantener registro de éstas.
PROCESO K01. Autocontrol
6. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigio.
7. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos relacionados con su área y funciones.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
8. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
9. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
318
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
10. Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control
de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de
retención documental
11. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
Título de Formación Técnica o Tecnológica,
certificación de aprobación de mínimo cuatro (4)
semestres en educación superior o Título de Bachiller
en cualquier modalidad y curso específico no inferior
a 60 Horas relacionado con las funciones del cargo.
ESTUDIOS
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
DE Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
Legislación Laboral y Educativa
DEL
Ofimática e Internet
Manejo de software de administración de bases de
datos
COMPETENCIAS
Orientación a resultados
Orientación al usuario y al ciudadano
Transparencia
Compromiso con la organización
Experticia técnica
Trabajo en equipo
319
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Creatividad e innovación
320
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.22.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Servicios Informáticos.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Universitario
CÓDIGO
219
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Administrativa y Financiera
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Profesional Universitario de Apoyo a Servicios
Informáticos
OBJETIVO DEL CARGO
Coordinar la gestión de los componentes de la plataforma tecnológica
informática de la Secretaría de Educación, garantizando su buen desempeño y
adecuada utilización.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas
administración eficaz del área de servicios informáticos de la SE.
para
la
• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
321
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO G01. Gestión del sistema de información
1. Planear la recolección de la información necesaria para el
funcionamiento de la Secretaría de Educación y poder cumplir con la
normatividad vigente en cuanto a entrega de información.
2. Realizar la capacitación del personal administrativo, docente y
directivo docente responsable de la recolección de la información.
3. Consolidar y validar la información generada por los EE y las áreas de
la SE, con el fin de contar con insumos de calidad para la toma de
decisiones.
4. Generar los reportes de información que exige la normatividad y los
demás requeridos por las áreas de la SE y los EE para la toma de
decisiones.
•
PROCESO H03. Desarrollo de personal
5. Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal a
su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y
promover el desarrollo integral de los funcionarios.
6. Identificar las necesidades de bienestar de tal forma que respondan a
las necesidades organizacionales e individuales del funcionario dentro
del contexto laboral, los retos y cambios organizacionales, políticos y
culturales con el fin de fortalecer a la entidad y esto se viabilice en un
servicio más eficiente y amable frente al ciudadano.
•
PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios
7. Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de
requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área
y enviarlas para su trámite, con el fin de solicitar las compras
necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.
8. Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la
Secretaría de Educación velando por su correcta ejecución, de
acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad vigente,
ajustando los cronogramas de seguimiento, cuando se requiera, así
como elaborar las solicitudes de compromisos de pago generadas
durante la supervisión.
322
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
9. Liquidar los contratos y convenios de la Secretaría de Educación de
acuerdo a lo estipulado contractualmente, cerrándolos legal y
financieramente, ya sea por entrega a satisfacción o por finalización
anticipada de estos.
10. Participar en la elaboración de los términos de referencia o pliegos de
condiciones de las contrataciones a realizar, ya sea por contratación
directa, licitación o concurso o convenios, con el fin de aportar el
conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.
•
PROCESO L01. Formulación y ejecución del plan de tecnología e
informática
11. Coordinar la definición, actualización
y seguimiento al plan
estratégico de tecnología informática (PETI) de la Secretaría de
educación.
•
PROCESO
L02. Mantenimiento
infraestructura tecnológica
y
soporte
técnico
de
la
12. Coordinar la solución a los requerimientos de soporte técnico de
segundo nivel (asesoría telefónica especializada, o visita de campo) y
coordinar el soporte ofrecido por proveedores para asegurar el
correcto funcionamiento de la plataforma tecnológica e informática de
la SE.
13. Coordinar las actividades del mantenimiento preventivo y establecer
las condiciones iniciales (alcances, procedimientos, formatos) para
garantizar el correcto funcionamiento de los componentes de la
infraestructura tecnológica.
•
PROCESO L03. Administración de la plataforma tecnológica
informática
14. Planear, dirigir, organizar y controlar las actividades relacionadas con
la administración de hardware, software y comunicaciones
informáticas para brindar el correcto, oportuno y permanente
funcionamiento de la plataforma tecnológica que soporta los procesos
de la Secretaría de Educación y establecimientos educativos.
15. Identificar y coordinar las actividades de actualización y diseño de la
página Web de la Secretaría de educación, basado en los
requerimientos realizados por las áreas de la SE y los
establecimientos educativos.
323
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
16. Planear, coordinar y controlar el desarrollo o actualización de
software, ya sea que éste sea desarrollado por el área de servicios
informáticos o una entidad externa con el fin cubrir los requerimientos
de manejo de información de los procesos misionales y de apoyo de
la SE.
•
PROCESO L04. Mantenimiento y administración de la seguridad de
la plataforma tecnológica
17. Coordinar y verificar la estrategia que garantice la integridad y
seguridad de la información de la Secretaría de educación,
programando y asignando actividades de administración de copias de
seguridad, verificando y realizando el seguimiento al control de
acceso a los recursos IT por parte de los usuarios y funcionarios de la
Secretaría.
18. Definir y actualizar constantemente el plan de contingencias de la
Secretaría de Educación con el fin de garantizar la continuidad y
sostenimiento en la prestación de los servicios de la SE.
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
19. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
PROCESO K01. Autocontrol
20. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
21. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE
22. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
324
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Ingeniería de Sistemas.
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
DE Dos (2) años de experiencia profesional en el sector
educativo.
Planeación estratégica de tecnología e informática.
DEL
Administración de base de datos.
Administración de seguridad en tecnología.
Administración de redes informáticas.
Administración de hardware y software.
Administración de servicios de comunicaciones.
Conocimientos técnicos de la
infraestructura especifica vigente.
plataforma
e
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
325
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.23.
Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de Apoyo
a Servicios Informáticos.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Universitario
CÓDIGO
219
GRADO
02
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Servicios Informáticos
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Administrar y gestionar los componentes de la plataforma tecnológica
informática de la Secretaría de Educación, garantizando su buen desempeño y
adecuada utilización.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas
administración eficaz del área de servicios informáticos de la SE.
para
la
• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
• La medición y seguimiento de los indicadores asociados a los sistemas de
información como herramienta de apoyo al logro de los objetivos de los
mismos. La definición de los responsables se encuentra en la hoja de vida de
cada indicador.
326
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO G01. Gestión del sistema de información
1. Planear la recolección de la información necesaria para el
funcionamiento de la Secretaría de Educación y poder cumplir con la
normatividad vigente en cuanto a entrega de información.
2. Realizar la capacitación del personal administrativo, docente y
directivo docente responsable de la recolección de la información.
3. Consolidar y validar la información generada por los EE y las áreas de
la SE, con el fin de contar con insumos de calidad para la toma de
decisiones.
4. Generar los reportes de información que exige la normatividad y los
demás requeridos por las áreas de la SE y los EE para la toma de
decisiones.
•
PROCESO H03. Desarrollo de personal
5. Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal a
su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y
promover el desarrollo integral de los funcionarios.
6. Identificar las necesidades de bienestar de tal forma que respondan a
las necesidades organizacionales e individuales del funcionario dentro
del contexto laboral, los retos y cambios organizacionales, políticos y
culturales con el fin de fortalecer a la entidad y esto se viabilice en un
servicio más eficiente y amable frente al ciudadano.
•
PROCESO I01. Adquirir bienes y servicios
7. Detectar las necesidades de adquisiciones, diligenciar los formatos de
requisición de compra y estudio de conveniencia y viabilidad del área
y enviarlas para su trámite, con el fin de solicitar las compras
necesarias para cubrir las necesidades de funcionamiento.
8. Realizar seguimiento a los contratos y convenios suscritos por la
Secretaría de Educación velando por su correcta ejecución, de
acuerdo a lo establecido contractualmente y a la normatividad vigente,
ajustando los cronogramas de seguimiento, cuando se requiera, así
como elaborar las solicitudes de compromisos de pago generadas
durante la supervisión.
9. Liquidar los contratos y convenios de la Secretaría de Educación de
acuerdo a lo estipulado contractualmente, cerrándolos legal y
327
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
financieramente, ya sea por entrega a satisfacción o por finalización
anticipada de estos.
10. Participar en la elaboración de los términos de referencia o pliegos de
condiciones de las contrataciones a realizar, ya sea por contratación
directa, licitación o concurso o convenios, con el fin de aportar el
conocimiento técnico, legal y económico para cada una de estos.
•
PROCESO L01. Formulación y ejecución del plan de tecnología e
informática
11. Coordinar la definición, actualización
y seguimiento al plan
estratégico de tecnología informática (PETI) de la Secretaría de
educación.
•
PROCESO
L02. Mantenimiento
infraestructura tecnológica
y
soporte
técnico
de
la
12. Coordinar la solución a los requerimientos de soporte técnico de
segundo nivel (asesoría telefónica especializada, o visita de campo) y
coordinar el soporte ofrecido por proveedores para asegurar el
correcto funcionamiento de la plataforma tecnológica e informática de
la SE.
13. Coordinar las actividades del mantenimiento preventivo y establecer
las condiciones iniciales (alcances, procedimientos, formatos) para
garantizar el correcto funcionamiento de los componentes de la
infraestructura tecnológica.
•
PROCESO L03. Administración de la plataforma tecnológica
informática
14. Planear, dirigir, organizar y controlar las actividades relacionadas con
la administración de hardware, software y comunicaciones
informáticas para brindar el correcto, oportuno y permanente
funcionamiento de la plataforma tecnológica que soporta los procesos
de la Secretaría de Educación y establecimientos educativos.
15. Identificar y coordinar las actividades de actualización y diseño de la
página Web de la Secretaría de educación, basado en los
requerimientos realizados por las áreas de la SE y los
establecimientos educativos.
16. Planear, coordinar y controlar el desarrollo o actualización de
software, ya sea que éste sea desarrollado por el área de servicios
informáticos o una entidad externa con el fin cubrir los requerimientos
328
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
de manejo de información de los procesos misionales y de apoyo de
la SE.
•
PROCESO L04. Mantenimiento y administración de la seguridad de
la plataforma tecnológica
17. Coordinar y verificar la estrategia que garantice la integridad y
seguridad de la información de la Secretaría de educación,
programando y asignando actividades de administración de copias de
seguridad, verificando y realizando el seguimiento al control de
acceso a los recursos IT por parte de los usuarios y funcionarios de la
Secretaría.
18. Definir y actualizar constantemente el plan de contingencias de la
Secretaría de Educación con el fin de garantizar la continuidad y
sostenimiento en la prestación de los servicios de la SE.
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
19. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
PROCESO K01. Autocontrol
20. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
21. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE
22. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
329
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título Profesional en Ingeniería de Sistemas.
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
DE Un (1) año de experiencia profesional en el sector
educativo.
Planeación estratégica de tecnología e informática.
DEL
Administración de base de datos.
Administración de seguridad en tecnología.
Administración de redes informáticas.
Administración de hardware y software.
Administración de servicios de comunicaciones.
Conocimientos técnicos de la
infraestructura especifica vigente.
plataforma
e
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
330
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.24. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Financiera.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Universitario
CÓDIGO
219
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Administrativa y Financiera
Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Fondo
de Servicios Educativos)
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Profesional Universitario de Apoyo a Financiera
(Presupuesto)
Profesional Universitario de Apoyo a Financiera
(Contabilidad)
Auxiliar de Financiera
OBJETIVO DEL CARGO
Elaborar, realizar seguimiento y controlar el presupuesto asignado a la
Secretaría de Educación, garantizando el correcto uso de los recursos
provenientes del SGP y recursos propios de acuerdo a lo establecido en el plan
de inversión del plan de desarrollo educativo y los gastos de funcionamiento y a
la normatividad vigente.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades
administración eficaz del área financiera de la SE.
requeridas
para
la
331
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO J01. Presupuesto
1. Elaborar y gestionar la aprobación del proyecto de presupuesto de
ingresos, inversión y gastos de funcionamiento de la SE para la
vigencia, lo anterior de acuerdo a la información recibida de la
proyección de ingresos de recursos propios y del SGP, de lo
establecido en el plan de inversiones del plan desarrollo educativo, de
los gastos asociados a la planta de personal docente, directivo
docente y administrativo aprobada y del plan de compras, con el fin
de asegurar los recursos financieros requeridos para el cumplimiento
de los objetivos estratégicos de la SE.
•
PROCESO J02. Tesorería
2. Efectuar las gestiones necesarias para la elaboración y aprobación
del PAC requerido por la SE, para garantizar que los compromisos
que asume la SE sean viables financieramente y ajusten a los
requisitos que fijen las disposiciones vigentes, recomendando cuando
sea necesario los correctivos pertinentes.
3. Analizar el flujo de caja de caja proyectado de la Secretaría de
Educación de acuerdo a los ingresos y egresos establecidos, con el
fin de establecer si se requieren redimir, vender, cancelar inversiones
o reprogramar pagos.
•
PROCESO J03. Contabilidad
4. Revisar y analizar los estados financieros y reportes de información
económica y social de la secretaría de educación y de los
establecimientos educativos para identificar debilidades y fortalezas y
establecer el plan de acción a seguir.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
5. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
332
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE
6. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
Participar activamente en las funciones descritas en el comité de compras.
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la
ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones
respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Título Profesional en Contaduría,
Finanzas, o Ingeniería Financiera.
Economía,
Dos (2) años de experiencia profesional en el sector
educativo.
Régimen Contable y Estatuto Tributario.
Administración Pública.
Presupuesto, Tesorería y Manejo de Inversiones.
Ofimática y manejo de sistemas de información.
Legislación sobre administración
financieros públicos.
de
recursos
Normatividad del sector educativo.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continuo.
Experiencia profesional.
333
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
334
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.25.
Funciones y perfil del cargo Auxiliar Administrativo de
Financiera.
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Auxiliar Administrativo
CÓDIGO
407
GRADO
10
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Financiera.
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Ejecutar las labores de apoyo relacionadas con la gestión administrativa y
financiera.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Realizar actividades de apoyo para la buena marcha y desarrollo de los
procesos y funciones del área administrativa y financiera.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Recibir las solicitudes y la correspondencia de Servicio de Atención
al Ciudadano o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de
correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer
seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar
las respuestas y enviar a Servicio de Atención al Ciudadano para su
respectivo envío al destinatario.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con
335
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
TIEMPO
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS
CARGO
Título de Bachiller en cualquier modalidad.
DE Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
Normatividad del Sector Público.
DEL
Conocimientos en Ofimática e Internet.
Conocimientos en archivística, correspondencia y
gestión documental.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Manejo de la información.
Adaptación al cambio.
Disciplina.
Relaciones interpersonales.
Colaboración.
336
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.26. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Apoyo a Financiera (Fondo de Servicios Educativos).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional Universitario
CÓDIGO
219
GRADO
02
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Especializado de Administrativa y Financiera
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Técnico Operativo Gestión de Apoyo a Financiera (Fondo
de Servicios Educativos).
OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar la ejecución de las labores técnicas de gestión de contabilidad de la SE, en lo
referente a Fondos de Servicios Educativos, de manera oportuna y correcta.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
•
Desarrollar los procesos y procedimientos en labores técnicas relacionadas con el
área contable de la SE.
337
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO J03. Contabilidad
1. Suministrar la información requerida por el Ente Territorial para la ejecución
de la parametrización, procesos contables y conciliaciones.
2. Revisar y analizar los estados financieros y reportes de información
económica y social de la Secretaría de Educación y de las instituciones
educativas para identificar debilidades y fortalezas y establecer el plan de
acción a seguir.
3. Apoyar en la gestión de la verificación y consolidación de la información de
los fondos de servicios educativos, para su validación y envío al Ente
Territorial, asegurando que hayan sido presentados con los parámetros
establecidos.
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
1. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
PROCESO K01. Autocontrol
2. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
3. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
4. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
5. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
338
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel,
la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
TIEMPO DE EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Título Profesional en Contaduría,
Finanzas, o Ingeniería Financiera.
Economía,
Un (1) año de experiencia profesional en el sector
educativo.
Régimen Contable y Estatuto Tributario.
Legislación del Sector Educativo.
Presupuesto público y Tesorería.
Ofimática e Internet.
Legislación sobre administración de recursos financieros
públicos
Técnicas de archivo documental.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Experticia técnica.
Trabajo en equipo.
Creatividad e innovación.
339
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.27.
Funciones y perfil del cargo Técnico Operativo Gestión de Apoyo a
Financiera (Fondo de Servicios Educativos).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Técnico Operativo
CÓDIGO
314
GRADO
03
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Apoyo a Financiera (Fondo
de Servicios Educativos).
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Ejecutar las labores relacionadas con la gestión financiera de apoyo a Fondos
de Servicios Educativos.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
Realizar actividades de apoyo en el Área Administrativa y Financiera para
la buena marcha de los Fondos de Servicios Educativos
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE LOS
PROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO J03. Contabilidad
1. Prestar asesoría técnica a los establecimientos educativos con
relación a la presentación de los reportes de información financiera,
económica y social para asegurar su correcta elaboración de acuerdo
los requerimientos establecidos.
340
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
2. Apoyar técnicamente la verificación y consolidación de la
información de los fondos de servicios educativos, para su validación
y envío al Ente Territorial, asegurando que hayan sido presentados
con los parámetros técnicos y legales establecidos.
3. Revisar y analizar los estados financieros de los establecimientos
educativos, para identificar debilidades, fortalezas y establecer el
plan de acción a seguir.
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
4. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
PROCESO K01. Autocontrol
5. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO M02. Tramitar acciones judiciales y litigio.
6. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las peticiones
enviadas por los ciudadanos relacionados con su área y funciones.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
7. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
8. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
9. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
10. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
341
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha
técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para
lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
Título de Formación Técnica o Tecnológica,
certificación de aprobación de mínimo cuatro (4)
semestres en educación superior o Título de Bachiller
en cualquier modalidad y curso específico no inferior
a 60 Horas relacionado con las funciones del cargo.
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
Un (1) año de experiencia en el sector educativo.
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Legislación Laboral y Educativa.
Políticas públicas, Decretos, Resoluciones, Circulares
de la Comisión Nacional del Servicio Civil y del
Ministerio de Educación.
Manejo de almacén.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
342
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.28. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Financiera (Presupuesto).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional universitario
CÓDIGO
219
GRADO
02
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Financiera
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Realizar las actividades de apoyo, desarrollo, análisis y verificación, relacionadas
con la ejecución de los procesos contables, tanto en los establecimientos
educativos como en la SE.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas para la gestión eficaz
del área administrativa y financiera de la SE.
• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
343
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE
LOSPROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO J01. Presupuesto
1. Efectuar las gestiones necesarias para la elaboración y aprobación
del presupuesto requerido por la SE, para garantizar que los
compromisos que asume la SE sean viables financieramente y se
ajusten a los requisitos que fijen las disposiciones vigentes,
recomendando cuando sea necesario los correctivos pertinentes.
2. Verificar las solicitudes de modificación del presupuesto y solicitarlas,
en los casos en que aplique, al Ente Territorial para su aprobación
con el fin de que sean incluidas en el presupuesto de la Secretaría de
Educación el cual debe quedar registrado en el sistema.
3. Analizar los informes de gestión presentados por el área Financiera y
determinar las acciones a seguir de acuerdo a los resultados
obtenidos del análisis y presentarlos a los organismos de control
cuando se requiera.
4. Recibir y verificar las solicitudes de CDP, RP y compromisos de pago
asegurando la calidad en la información recibida, realizar el respectivo
seguimiento al presupuesto y al cierre de vigencia presupuestal de la
vigencia, generando los respectivos informes al despacho de la SE
con el fin de realizar las modificaciones al presupuesto cuando sea
necesario y enviar la información solicitada por el MEN y los entes de
control que la requieran.
7. Elaborar matriz de ingresos y egresos, con el fin de realizar
seguimiento al presupuesto aprobado, comparado con el ejecutado
realmente.
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
8. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE
9. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
Participar activamente en las funciones descritas en el comité de compras.
344
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Título Profesional en Contaduría,
Finanzas, o Ingeniería Financiera.
Economía,
Un (1) año de experiencia profesional en el sector
educativo.
Normatividad del Sector Educativo.
Metodologías del Departamento Administrativo de la
Función Pública.
Legislación Laboral.
Administración de sistemas de información.
Manejo de software de liquidación de nómina.
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
345
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
6.7.29. Funciones y perfil del cargo Profesional Universitario de
Apoyo a Financiera (Contabilidad).
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO
Profesional universitario
CÓDIGO
219
GRADO
02
NÚMERO DE CARGOS 1
DEPENDENCIA
Administrativa y Financiera
CARGO DEL JEFE
INMEDIATO
Profesional Universitario de Financiera
CARGOS QUE LE
REPORTAN
Ninguno
OBJETIVO DEL CARGO
Realizar las actividades de apoyo, desarrollo, análisis y verificación, relacionadas
con la ejecución de los procesos contables, tanto en los establecimientos
educativos como en la SE.
FUNCIONES GENERALES DEL CARGO
• Asesorar, apoyar y coordinar las actividades requeridas para la gestión eficaz
del área administrativa y financiera de la SE.
• Dirigir y controlar las actividades asignadas al personal a su cargo, con el fin
de asegurar el cumplimiento de los objetivos del área o grupo de trabajo.
FUNCIONES ESPECÍFICAS RELACIONADAS CON CADA UNO DE
LOSPROCESOS EN LOS QUE PARTICIPA EL CARGO
•
PROCESO J03. Contabilidad
6. Suministrar la información requerida por el Ente Territorial para la
ejecución de la parametrización, procesos contables y conciliaciones.
346
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
7. Prestar asesoría técnica a los establecimientos educativos con
relación a la presentación de los reportes de información financiera,
económica y social para asegurar su correcta elaboración de acuerdo
los requerimientos establecidos.
8. Apoyar técnicamente la verificación y consolidación de la información
de los fondos de servicios educativos, para su validación y envío al
Ente Territorial, asegurando que hayan sido presentados con los
parámetros técnicos y legales establecidos.
9. Revisar y analizar los estados financieros y reportes de información
económica y social de la Secretaría de Educación y de los
establecimientos educativos, para identificar debilidades, fortalezas y
establecer el plan de acción a seguir.
PROCESO E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
10. Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y
correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su
área y funciones.
PROCESO K01. Autocontrol
11. Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales
consisten en atención a visitas de auditoria o revisión, solicitudes de
presentación de informes eventuales o de informes periódicos
•
PROCESO N01. Seguimiento, análisis y mejora
12. Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas
definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o
potenciales identificadas en el proceso, con el fin de garantizar la
calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
13. Definir las acciones para eliminar el producto no conforme generado
en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de
manera intencional al cliente.
•
PROCESO N02. Administración de documentos
14. Archivar registros generados en el desarrollo de las actividades del
despacho, para garantizar el control de los documentos y dar
cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
15. Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de
347
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento
a lo establecido en la tabla de retención documental.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
PERFIL DEL CARGO
ESTUDIOS
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS DEL
CARGO
Título Profesional en Contaduría,
Finanzas, o Ingeniería Financiera.
Economía,
Un (1) año de experiencia profesional en el sector
educativo.
Normatividad del Sector Educativo.
Metodologías del Departamento Administrativo de la
Función Pública.
Legislación Laboral.
Administración de sistemas de información.
Manejo de software de liquidación de nómina
COMPETENCIAS
Orientación a resultados.
Orientación al usuario y al ciudadano.
Transparencia.
Compromiso con la organización.
Aprendizaje continúo.
Experiencia profesional.
Trabajo en equipo y colaboración.
Creatividad e innovación.
Liderazgo de grupos.
Toma de decisiones.
348
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
7. FUNCIONES DE LOS CARGOS SUPERVISOR Y
DIRECTOR DE NÚCLEO EDUCATIVO
Considerando que el Artículo 39 de la Ley 715 de 2001 dice que “Las autoridades
Departamentales, Distritales y de los municipios certificados podrán asignar
funciones administrativas, académicas o pedagógicas, a los actuales docentes
directivos que se desempeñen como supervisores y directores de núcleo
educativo.”, las funciones generales y específicas definidas para los siguientes
cargos dentro de la Secretaría de Educación podrán ser también asignadas a
quienes actualmente se desempeñan como Supervisores y Directores de núcleo
educativo, así:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Profesional Especializado de Planeación
Profesional Universitario De Análisis Sectorial
Profesional Universitario De Planes, Programas y Proyectos
Profesional Especializado De Inspección y Vigilancia
Profesional Universitario De Apoyo a Inspección y Vigilancia
Profesional Especializado De Calidad Educativa
Profesional Universitario De Evaluación Educativa
Profesional Universitario De Apoyo a la Evaluación Educativa
Profesional Universitario De Mejoramiento
Profesional Universitario De Apoyo a Mejoramiento
Profesional Especializado De Cobertura
Profesional Universitario De Acceso
Profesional Universitario De Apoyo a Acceso
Profesional Universitario De Permanencia
Profesional Universitario De Apoyo a Permanencia
Profesional Universitario de Talento Humano
Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Nómina)
Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Planta,
Nombramiento e Inducción).
Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Escalafón y Carrera
Administrativa).
Profesional Universitario de Apoyo a Talento Humano (Prestaciones
Sociales del Magisterio).
Profesional Universitario de Servicio de Atención al Ciudadano y
Correspondencia
349
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
ACTIVIDADES NECESARIAS PARA LA IMPLANTACIÓN
DE ESTRUCTURA
La implantación de la estructura organizacional propuesta en la Secretaría de
Educación requiere la ejecución de un conjunto de actividades que faciliten su
adopción. A continuación se presentan las siguientes actividades generales que se
deben tener en cuenta para hacer viable la implantación de la estructura:
1. Identificación y análisis de diferencias frente a Manual de funciones de la
entidad territorial.
2. Identificación de diferencias conceptuales frente a la tipología propuesta.
3. Identificación de cargos vacantes en la Secretaría de Educación que fueron
incluidos dentro del actual concurso nacional de carrera administrativa.
4. Identificación de diferencias entre la planta pagada por recursos propios
aprobada por la Entidad Territorial para la secretaria de Educación y la
efectivamente asignada a la secretaria en este momento.
5. Finalizar el proceso de homologación de cargos administrativos pagados
con recursos del SGP.
6. Formalización de las funciones a asignar a Directores de Núcleo y
Supervisores para la implantación de los procesos.
7. Definir la situación de funcionarios de planta central pagados por el SGP y
su manejo frente a la cuota de administración permitida.
8. Definir acuerdos sobre áreas cuyos procesos serán asumidos por la
Entidad Territorial. Esto va de la mano con la definición de Acuerdos de
Nivel de Servicio para los procesos implicados.
9. Análisis de tiempos de retiro de Directores de Núcleo y Supervisores.
10. Definir junto con el MEN y la entidad territorial las fuentes de financiación de
la estructura.
11. Definición de cargos que deben ser creados prioritariamente en la medida
en que ocurra la supresión de cargos de directores de núcleo y
supervisores.
350
Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers
12. Ajuste de las funciones y perfiles inicialmente diseñados en la medida en
que la gestión por procesos se afiance en cada Secretaría.
13. Los entes territoriales que administren en una Secretaría de Educación lo
relacionado con cultura, recreación o deporte podrán incorporar dentro de
su estructura las áreas correspondientes, teniendo en cuenta los
lineamientos establecidos por la Nación para la definición de plantas.
14. Los departamentos que presenten disminución de la matrícula como
consecuencia de la certificación en educación de algunos de sus municipios
deben proceder a ubicarse dentro de la tipología de estructura que les
corresponda de acuerdo con sus nuevos valores para las variables
matrícula y municipios no certificados.
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Liborio Cuellar, Firma Miembro de PricewaterhouseCoopers