Guía para el Mantenimiento y Control Vehicular

Instituto Superior de Educación Normal del Estado de Colima,
“Profr. Gregorio Torres Quintero”
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
Clave: GI-07-09-14
Fecha de emisión: 26/01/2016
Versión N°. 2
Página: 1 de 3
Guía para el Mantenimiento y
Control Vehicular
Elaboró
Revisó
____________________________
_____________________________
Lic. Rafael Alejandro López
Ceballos
Lic. Ma. Guadalupe Medina
Quiroz
Auxiliar de mantenimiento del
Departamento de Recursos
Materiales y Servicios Generales
Aprobó
_____________________________
Prof. Salvador Medina Quiroz
Director General
Jefa de Departamento de Recursos
Materiales y Servicios Generales
Instituto Superior de Educación Normal del Estado de Colima,
“Profr. Gregorio Torres Quintero”
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
Clave: GI-07-09-14
Emisión: 26/01/16
Versión: 2
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GUÍA PARA EL MANTENIMIENTO Y CONTROL VEHICULAR
1. OBJETIVO
Establecer un mecanismo para el mantenimiento y control vehicular, con la finalidad de mantener en buen
estado y funcionamiento los vehículos asignados al Instituto Superior de Educación Normal del Estado de
Colima, “Profr. Gregorio Torres Quintero”.
2. ALCANCE
Aplica para todos los vehículos que se encuentran en funcionamiento bajo la responsabilidad del ISENCO.
3.
POLÍTICAS
3.1 Todo usuario que haga uso del vehículo debe entregar al responsable del proceso una copia de su
licencia de conducir vigente al departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.
4. CONTROL Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULO
4.1 Control Vehicular (Salidas)

El responsable del proceso semanalmente aplica el FO-07-09-21 Revisión vehicular, en donde
realiza una exploración minuciosa de los niveles básicos de los vehículos de la institución.

Los departamentos que soliciten el vehículo para salidas foráneas (distancias mayores a 30 km)
deberán hacerlo mediante oficio.

Cuando las distancias sean menores a 30 km los departamentos deben solicitar el vehículo vía
telefónica o de manera personal.

Los usuarios deberán llenar el FO-07-09-23 Bitácora de salidas de vehículos cada que hagan uso
de un vehículo oficial.

Los usuarios de los vehículos deben entregar una copia de la licencia de conducir vigente al
responsable de este proceso.
4.2 Mantenimiento preventivo de vehículos
 El mantenimiento preventivo menor debe realizarse cada 5,000 kilómetros de recorrido y el servicio
mayor cada 10,000 kilómetros, esta información debe registrarse en el FO-07-09-27 Bitácora de
mantenimiento vehicular.
 Para la realización del mantenimiento preventivo, el encargado del proceso llenará la FO-07-09-26
Solicitud de mantenimiento vehicular, dirigida al Jefe del Departamento de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
4.3 Mantenimiento correctivo de vehículos

Cuando se detecte alguna falla o descompostura del vehículo, es responsabilidad del usuario
notificarlo al departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales a través del FO-07-09-23
Bitácora de salidas de vehículos y el encargado de este proceso verificará dicha observación.

El mantenimiento correctivo del vehículo se solicitara a través de la FO-07-09-26 Solicitud de
mantenimiento vehicular, dirigida al Jefe del departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales.
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
Instituto Superior de Educación Normal del Estado de Colima,
“Profr. Gregorio Torres Quintero”
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
Clave: GI-07-09-14
Emisión: 26/01/16
Versión: 2
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GUÍA PARA EL MANTENIMIENTO Y CONTROL VEHICULAR
-
Servicio externo:
El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales asigna a un taller mecánico para que
se le proporcione el servicio o mantenimiento al vehículo y se solicita al taller mecánico una cotización
del servicio requerido al vehículo.
El Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales gestiona el recurso para el pago del
servicio. El comprobante del pago realizado se entrega al Departamento Recursos Financieros y se
guarda una copia como comprobante anexo al FO-07-09-27 Bitácora de mantenimiento vehicular.
Todos los servicios realizados se registran en la FO-07-09-27 Bitácora de mantenimiento vehicular.
5. REGISTROS DE CALIDAD
Clave
Tiempo de
retención
Registros
FO-07-09-21
Revisión vehicular
1 año
FO-07-09-23
Bitácora de salidas de vehículos.
1 año
FO-07-09-25
Programa
de
mantenimiento
preventivo a vehículos
1 año
FO-07-09-26
Solicitud de mantenimiento vehicular
1 año
FO-07-09-27
Bitácora de mantenimiento vehicular
1 año
Responsable de
conservarlo
Depto. de Rec.Mat. y
Serv. Grales.
Depto. de Rec.Mat. y
Serv. Grales.
Depto. de Rec.Mat. y
Serv. Grales.
Depto. de Rec.Mat. y
Serv. Grales.
Depto. de Rec.Mat. y
Serv. Grales.
6. SECCIÓN DE CAMBIOS
No. de versión
Fecha de actualización
2
26/01/2016
Descripción del cambio



1
0
06/03/2015
02/12/2014

Cambio de responsable del proceso.
Ajustes en el apartado 4.3 mantenimiento correctivo de
vehículos.
Cambios en los formatos: FO-07-09-26, FO-07-09-23,
FO-07-09-27 y FO-07-09-21.



Cambio “Prof” por “Profr” en el nombre del ISENCO
para todo el documento. Según reforma del Congreso
del Estado de Colima en Fe de erratas el 15 de Nov.
de 2014; Núm. 52. Pág. 1747.
Se cambia el tiempo de retención de los registros.
Se elimina FO-07-09-22 Solicitud vehicular.
Se elimina FO-07-09-24 Catalogo de licencias.

Inicia su uso.
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”