Resolución de aprobación - Hospital San Rafael de Tunja

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ESE.
HOSPITAL
San Rafael
Tunja
¡Nuestra ESEncia, la Vida!
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RESOLUCIÓN No.
DE 2012
2 9 MAR 2012
Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental actualizadas de la E.S.E. Hospital San
Rafael de Tunja.
EL GERENTE DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
HOSPITAL SAN RAFAEL DE TUNJA,
CONSIDERANDO:
Que en cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, la E.S.E Hospital San Rafael
de Tunja, elaboró las Tablas de Retención Documental, las cuales fueron presentadas ante los
órganos competentes para su evaluación y aprobación.
Que el 17 de abril de 2008, el Consejo Departamental de Archivo, aprobó las Tablas de Retención
Documental de la E.S.E Hospital San Rafael de Tunja, sujeto a la realización de ajustes según
sugerencias contempladas en comunicación de esta misma fecha, los cuales fueron realizados, tal
como consta en Acta No. 02 del 9 de mayo de 2008 del Comité de Archivo del Hospital.
Que según Resolución 185 del 30 de mayo de 2008, el Hospital adoptó las Tablas de Retención
Documental debidamente aprobadas; las cuales fueron implementadas en las 45 Unidades
Productoras de Documentos en los términos que establece la Resolución en mención.
Que durante estos tres años de aplicación de las Tablas de Retención Documental, ha surgido una
serie de normatividad y nuevos procesos que obligan al hospital a hacer ajustes en su organización
interna de trabajo e incluye la producción de nueva documentación; casos especiales, el Decreto
4747 de 2007 en sus artículos 13 y 15, así como la Resolución 3047 de 2008 en sus artículos 4, 6 y
11 contemplan la solicitud de autorizaciones a las aseguradoras, para la prestación de algunos
servicios de salud, durante el proceso de atención al usuario.
Que como este caso, existen otros como el Informe al Sistema de Información de Precios de
Medicamentos - SISMED del Ministerio de Protección Social en el Servicio Farmacéutico y los
controles de Calidad Interna, en el Laboratorio Clínico, que no estaban contemplados en la Tabla de
Retención.
Que es pilar fundamental para la Institución contar con documentación de calidad, completa,
ordenada y disponible que sirva como soporte en los diferentes procesos de atención al usuario,
Planeación, toma de decisiones y defensa del hospital; como también para la ejecución de los
procesos administrativos, legales y de investigación; además de su importancia en la identidad e
historia institucional.
Carrera 11 No 27 - 2 7 Conmutador: 8-7405030 Ext.: 2106
www.hospitalsanrafaeltunja.dov.co
e-mail: [email protected]
Tunja - Boyacá - Colombia
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ORGULLO DE AMÉRICA
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HOSPITAL
San Rafael
Tunja
¡Nuestra ESEncia, la Vida!
La Vialidad se mei'
CONTINUACIÓN RESOLUCIÓN No.
i1 7
DE 2012
2 9 MAR 2012
Que la profesional de Gestión Documental en conjunto con los líderes de cada Unidad Productora
de Documentos, adelantó la actualización de las 45 Tablas de Retención Documental-TRD
existentes en la institución y elaboró tres nuevas TRD para Unidades Administrativas que no
contaban con esta herramienta.
Que dichas Tablas de Retención Documental fueron presentadas ante el Comité de Archivo del
Hospital para su revisión y aprobación. Una vez adelantada la revisión y realizados los ajustes
pertinentes, quedaron aprobadas en su totalidad las Tablas de Retención Documental para 48
Unidades Productoras de Documentos de la institución, como consta en Actas de Comité de Archivo
Nos. 1 del 20 de diciembre de 2011; 1, 2 y 3 del 24 y 27 de febrero, y 5 de marzo de 2012.
RESUELVE:
ARTICULO 10. Adoptar en todas sus partes las Tablas de Retención Documental actualizadas para
la E.S.E. Hospital San Rafael de Tunja; documento que hace parte integral de la presente
Resolución.
ARTÍCULO 20 . Adelantar el proceso de socialización de las Tablas de Retención Documental con las
48 Unidades Productoras de Documentos involucradas.
ARTÍCULO 30 . La aplicación de las Tablas de Retención Documental se hará con retroactividad al
primero de enero de 2012.
ARTÍCULO 40 . La presente Resolución rige a partir de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Tunja, a los
2 9 MAR 2012
días de
CARLOS AUGUSTO,SÁNGH-EZ-ESTUPIÑÁN
Gerente
Revisó: Félix Hernán Vargas o./ Asesor Oficina Jurídica OPS"
VoBo. María Victoria Ávila Ramos 1 Subgerente Administral
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0
Proyectó: Flor María Plazas Soler/ Profesional Administr tivo Gestión Documental.
Carrera 11 No 27 - 2 7 Conmutado 8-7405030 Ext.: 2106
www.hospitalsanrafaeltunja.gov.co
e-mail: [email protected]
Tunja - Boyacá - Colombia
3OYACA
ORGULLO DE AMÉRICA
GESTIÓN DE LA INFORMACION
FORMATO INSTITUCIONAL
Código: OADS-CA-F-18
Versión: 00
Hoja I
1
'De I
1
ACTA DE REGISTRO Y SOPORTE DE REUNIÓN
ACTA No.
REUNIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
GRUPO O CARÁCTER DE LA REUNIÓN
LUGAR Y FECHA DE REALIZACIÓN
LUGAR
Sala de Juntas Subgerencia Administrat
FECHA:
20 de diciembre de 2011
HORA DE INICIO: 9:30 am.
ORDEN DEL DÍA / TEMAS
Revisión y aprobación de la
actualización de las Tablas de Retención Documental del Hospital.
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
Una vez se da inicio ala reunión, con el quorúm deliberatorio y decisorio, los miembros de Comité acuerdan la metodología a utilizar para adelantar la
revisión de las Tablas de Retención Documental; la cual queda así:
Se dará lectura una a una de las series y subseries documentales por Unidad Productora de Documentos y se van analizando las sugerencias y comentarios,
respecto de tiempos de retención y disposición final; igualmente la competencia de los temas para cada servicio. Una vez se concertan los ajustes se van
realizando en cada TRD y cuando una serie o subserie no corresponde al proceso, se reconduce a quien tiene la competencia de su manejo documental.
Las TRD analizadas y ajustadas son:
10. Subgerencia de Servicios de Salud
11. Educación Médica
12. Epidemiología
13. Internación o Servicios Hospitalarios y Quirúrgicos
14. Central de Esterilización
15. Coordinación de Enfermería
16. Salas de Cirugía
17. Referencia y Contrareferencia
18. Servicio Farmacéutico
1. Gerencia
2. Desarrollo de Servicios
3. Coordinación de Mantenimiento
4. Ingeniería Biomédica
5. Oficina de Gestión de Calidad
6. Sistema de Gestión Ambiental
7. Sistemas
8. Control Interno
9. Coordinación Jurídica
Queda pendiente por analizar las TRD de:
19. Sercicios Ambulatorios, Apoyo diagnóstico
y Terapéutico
20. Archivo de Historias Clínicas
21. Cardiología
22. Gastroenterología
23. Imagenología
24. Laboratorio Clínico
25. Patología
26. Rehabilitación
27. Trabajo Social
28. Urgencias
29. Subgerencia Administrativa y Financiera
30. Adquisiciones y Suministros
31. Almacén
32. Auditoría de Cuentas
33. Autorizaciones
34. Cartera
35. Comercial
36. Comunicaciones
37. Contratación
38. Control Interno Disciplinario
39. Facturación
48. SIAU
LUGAR
HORA INICIO:
FECHA DE LA SIGUIENTE REUNIÓN
NOMBRES Y APELLIDOS
MARIA VICTORIA ÁVILA RAMOS - Presidente Comité de Archivo
JOSÉ AGUSTÍN ARIAS MILLÁN, Miembro Comité
MARÍA DORIS ARCOS DOZA, Secretario Técnico del Comité de Historias Clínicas-Miembro Comité
FLOR MARÍA PLAZAS SOLER, Secretaria Comité de Archivo.
ERWIN FERNANDO BERMÚDEZ, Miembro Comité
NOMBRES Y APELLIDOS
AREA
Administrativa
Subgerencia
Financiera
Subgerente de Servicios de Salud
Archivo de Historias Clínicas
Gestión Documental
Calidad
AREA
Desarrollo de Servicios
OSCAR ALONSO DUEÑAS ARAQUE, Miembro Comité
DATOS DEL
TRANSCRIPTOR
CARGO
FECHA DE CUMPLIMIENTO
RESPONSABLE
COMPROMISOS
2
3
4
40. Financiera
41. Contabilidad
42. Costos
43, Presupuesto
44. Tesorería
45. Gestión Documental
46. Talento Humano
47. Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional
FLOR MARIA PLAZAS SOLER
Profesional Proceso dé Apoyo Gestión Documental
Contratista CICODIS CTA.
Secretaria Comii de Archivo
HORA DE FINALIZACIÓN
FIRMA
Y
AUSENCIA JUSTIF.
Se encuentra disfrutando
vacaciones.
12:00m
Código: OADS-CA-F-18
Versión: 00
1
Hoja
De
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
FORMATO INSTITUCIONAL
1
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San Rafael
ACTA DE REGISTRO Y SOPORTE DE REUNIÓN
1
ACTA No.
REUNIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
GRUPO O CARÁCTER DE LA REUNIÓN
LUGAR Y FECHA DE REALIZACIÓN
Subgerencia
de
Juntas
Sala
Administrativa y Financiera
LUGAR
FECHA:
HORA DE INICIO: 9:30 am.
24 de febrero de 2012
ORDEN DEL DÍA / TEMAS
Continuación con la revisión y aprobación de la actualización de las Tablas de Retención Documental del Hospital.
DESARROLLO DE LA REUNION
Continuando con la metodología definida, en sesión anterior, para esta actividad y contando con el quórum deliberatorio y decisorio, se
continúa la revisión y aprobación de las siguientesTablas de Retención Documental- TRD actualizadas, según estructura orgánico funcional,
así:
1. Sercicios Ambulatorios, Apoyo diagnóstico y Terapéutico
2. Archivo de Historias Clínicas
3. Cardiología
4. Gastroenterología
5. Imagenología
6. Laboratorio Clínico
RESPONSABLE
COMPROMISOS
FECHA DE CUMPLIMIENTO
2
3
4
FECHA DE LA SIGUIENTE REUNIÓN
Lunes 27 de febrero
I
HORA INICIO:
LUGAR
8:00 am.
Subgerencia de Servicios de Salud
ASISTENTES
AREA
NOMBRES Y APELLIDOS
OSCAR ALONSO DUEÑAS ARAQUE, Miembro Comité
JOSÉ AGUSTÍN ARIAS MILLÁN, Miembro Comité
Desarrollo de Servicios
Subgerente de Servicios de
MARÍA DORIS ARCOS DOZA, Secretario Técnico del Comité de Historias ClínicasFLOR MARÍA PLAZAS SOLER. Secretaria Comité de Archivo.
ERWIN FERNANDO BERMUDEZ, Miembro Comité
Archivo de Historias Clínicas
Gestión Documental
Calidad
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AUSENTES
AREA
NOMBRES Y APELLIDOS
MARÍA VICTORIA ÁVILA RAMOS — Presidente Comité de Archivo
DATOS DEL
TRANSCRIPTOR
CARGO
FLOR MARÍA PLAZAS SOLER
Profesional Administrativo
Proceso de Apoyo Gestión Documental
Secretaria Comité de Archivo
Subgerencia
y Financiera
AUSENCIA JUSTIF.
Administrativa Calamidad familiar
HORA DE FINALIZACIÓN
12:00m
Código: OADS-CA- F-18
Versión: 00
Hoja
1
De
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
FORMATO INSTITUCIONAL
1
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S an Rafael
ACTA DE REGISTRO Y SOPORTE DE REUNIÓN
2
ACTA No.
REUNIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
GRUPO O CARÁCTER DE LA REUNIÓN
LUGAR Y FECHA DE REALIZACIÓN
Sala de Juntas Subgerencia Servicios
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LUGAR
27 de febrero de 2012
FECHA:
HORA DE INICIO: 9:30 am.
ORDEN DEL DIA / TEMAS
Continuar con la revisión y aprobación de la actualización de las Tablas de Retención Documental de procesos asistenciales del Hospital.
DESARROLLO DE LA REUNION
Con el quórum deliberatorio y decisorio, en la presente sesión se culminó la revisión y aprobación de las Tablas de Retención DocumentalTRD actualizadas para la parte asistencial del hospital. Hoy se revisaron y aprobaron las TRD de:
1. Patología
2. Rehabilitación
3. Trabajo Social
4. Urgencias
COMPROMISOS
iii~11112=1"111.
1
2
3
4
FECHA DE LA SIGUIENTE REUNIÓN
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LUGAR
HORA INICIO:
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AREA
NOMBRES Y APELLIDOS
Desarrollo de Servicios
Subgerente de Servicios d
OSCAR ALONSO DUEÑAS ARAQUE, Miembro Comité
JOSÉ AGUSTÍN ARIAS MILLÁN, Miembro Comité
V
V
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MARÍA DORIS ARCOS DOZA, Secretario Técnico del Comité de Historias ClínicasFLOR MARÍA PLAZAS SOLER, Secretaria Comité de Archivo.
ERWIN FERNANDO BERMÚDEZ, Miembro Comité
Archivo de Historias Clínicas
Gestión Documental
Calidad
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AUSENTES
AREA
NOMBRES Y APELLIDOS
MARÍA VICTORIA ÁVILA RAMOS — Presidente Comité de Archivo
DATOS DEL
TRANSCRIPTOR
CARGO
FLOR MARÍA PLAZAS SOLER
Profesional Administrativo
Proceso de Apoyo Gestión Documental
Secretaria Comité de Archivo
Subgerencia
y Financiera
AUSENCIA JUSTIF.
en
encuentra
Administrativa Se
diligencias oficiales del
hospital
HORA DE FINALIZACIÓN
11:30 am.
Código: OADS-CA-F-18
Versión: 00
Hoja
1
De
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
FORMATO INSTITUCIONAL
1
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ACTA DE REGISTRO Y SOPORTE DE REUNIÓN
•
ACTA No.
REUNIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
GRUPO O CARÁCTER DE LA REUNIÓN
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san Rafael
3
LUGAR Y FECHA DE REALIZACIÓN
Sala
LUGAR
de
Juntas
Subgerencia
Ariminictr>tivA v Finanriprp
5 de marzo de 2012
FECHA:
HORA DE INICIO: 9:30 am.
ORDEN DEL DIA / TEMAS
Revisión y aprobación de las Tablas de Retención Documental actualizadas para los procesos Administrativos del Hospital.
DESARROLLO DE LA REUNION
Con el quórum deliberatorio y decisorio, en la presente sesión se inica la revisión y aprobación de las Tablas de Retención Documental- TRD
actualizadas para la parte Administrativa del hospital; quedando aprobadas las siguientes:
29. Subgerencia Administrativa y Financiera
30. Adquisiciones y Suministros
31. Almacén
32. Auditoría de Cuentas
33. Autorizaciones
34. Cartera
42. Costos
43, Presupuesto
44. Tesorería
45. Gestión Documental
46. Talento Humano
47. Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional
48. SIAU
35. Comercial
36. Comunicaciones
37. Contratación
38. Control Interno Disciplinario
39. Facturación
40. Financiera
41. Contabilidad
Es de anotar que con la aprobación de las TRD mencionadas anteriormente, se culmina el proceso total de revisión y aprobación de las TRD
para las 48 UPD tanto asistenciales, como administrativas. Con lo cual se debe iniciar el proceso de adopción, a través de Resolución Interna
y su posterior socialización e implementación en las áreas involucradas.
RESPONSABLE
COMPROMISOS
FECHA DE CUMPLIMIENTO
1
2
3
4
FECHA DE LA SIGUIENTE REUNIÓN
HORA INICIO:
LUGAR
ASISTENTES
NOMBRES Y APELLIDOS
AREA
MARÍA VICTORIA ÁVILA RAMOS — Presidente Comité de Archivo
MARÍA DORIS ARCOS DOZA, Secretario Técnico del Comité de Historias ClínicasERWIN FERNANDO BERMÚDEZ. Miembro Comité
FLOR MARIA PLAZAS SOLER. Secretaria Comité de Archivo.
FIRMA
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Administrativa ' 1
Subgerencia
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Archivo de Historias Clínicas
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Calidad
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AUSENTES
AREA
NOMBRES Y APELLIDOS
Subgerente
Salud
OSCAR ALONSO DUEÑAS ARAQUE, Miembro Comité
Desarrollo de Servicios
DATOS DEL
TRANSCRIPTOR
CARGO
FLOR MARÍA PLAZAS SOLER
Profesional Administrativo Gestión Documental
Secretaria Comité de Archivo
de
SENCIA RISTIF.
JOSÉ AGUSTÍN ARIAS MILLÁN, Miembro Comité
Servicios de
HORA DE. FINALIZACIÓN
''...)
12:00 m,
ENTREGA A UPD DE LAS TRD ACTUALIZADAS Y APROBADAS 2012
ADOPTADAS POR RESOLUCIÓN INTERNA No. 117 DEL 29 DE MARZO DE 2012
NOMBRE Y FIRMA DE
QUIÉN RECIBE
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OFICINA PRODUCTORA
No.
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GERENCIA
2
3
4
5
6
7
8
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• CONTROL INTERNO
• COORDINACIÓN JURÍDICA
• DESARROLLO DE SERVICIOS
- COMUNICACIONES
- GESTIÓN DOCUMENTAL
- OFICINA DE CALIDAD
- SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
- SISTEMAS
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11
• EDUCACIÓN MÉDICA
• EPIDEMIOLOGÍA: VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA Y DE INFECCIONES
• INTERNACIÓN O SERVICIOS HOSPITALARIOS Y QUIRÚRGICOS
- CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN
- COORDINACIÓN DE ENFERMERÍA
- SALAS DE CIRUGÍA
• REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA
• SERVICIO FARMACÉUTICO
• SERVICIOS AMBULATORIOS, APOYO DIAGNOSTICO Y TERAPÉUTICO
- ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS
- CARDIOLOGÍA
- GASTROENTEROLOGÍA
- IMAGENOLOGÍA
- LABORATORIO CLÍNICO
- PATOLOGÍA
- REHABILITACIÓN
* TRABAJO SOCIAL
• URGENCIAS
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
• ADQUISICIONES Y SUMINISTROS
• ALMACÉN
• AUDITORÍA DE CUENTAS
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• CARTERA
• COMERCIAL
• CONTRATACIÓN
• CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
• COORDINACIÓN DE MANTENIMIENTO
• FACTURACIÓN
• FINANCIERA
- CONTABILIDAD
- COSTOS
- PRESUPUESTO
- TESORERÍA
• INGENIERÍA BIOMÉDICA
• SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN AL USUARIO -SIAU
• TALENTO HUMANO
I - SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
UPD Unidad Productora de Documentos
TRD Tablas de Retención Documental
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SUBGERENCIA DE SERVICIOS DE SALUD
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23
24
25
26
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FECHA Y HORA
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