INFORME AVANCE IMPLEMENTACION MODELO ESTANDAR DE

INFORME
AVANCE IMPLEMENTACION
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI
VIGENCIA 2012-2013
Bogotá D.C., Enero de 2014
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
INDICE
Pág.
1.
1.1
1.2
2.
2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.2
2.3
Aspectos Generales
Objetivo
Alcance
Resultados
Avance Implementación del Modelo Estándar de Control
Interno – MECI Vigencia 2012-2013
Subsistema de Control Estratégico
Subsistema de Control de Gestión
Subsistema de Control de Evaluación
Estado general del Sistema de Control Interno
Conclusiones
Elaboró Oficina de Planeación
3
3
3
3
3
11
21
25
27
Página 2
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
1. Aspectos Generales
El Modelo Estándar de Control Interno- MECI 1000:2005, fue adoptado en la
Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC, mediante la Resolución No. 2758
del 21 de abril de 2006.
1.1 Objetivo
Dar a conocer el estado de avance en la implementación y seguimiento al Modelo
Estándar de Control Interno- MECI.
1.2 Alcance
El presente informe corresponde al resultado de las actividades programadas y
realizadas en relación a la implementación y seguimiento del Modelo Estándar de
Control Interno- MECI de la Entidad durante la vigencia del año 2012 y 2013, en
cumplimiento Decreto 1599 de 2005.
2. Resultados
2.1 Avance Implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI
Vigencia 2012-2013
2.1.1 Subsistema de Control Estratégico
Desarrollo del Talento Humano
· En el primer semestre de 2013, la Gerencia del Talento Humano actualizó la
Cartilla de Inducción- Conoce tu Entidad y El Plan Institucional de Formación y
Capacitación – PIFC-2013, el cual busca lograr una mayor participación de los
funcionarios de la Organización Electoral, en los diferentes procesos de
capacitación permitiendo el desarrollo de habilidades y destrezas del recurso
humano, en actividades que fortalezcan los conocimientos, los valores, se
fomente el sentido de pertenencia, y se eleve la calidad de vida de las personas.
Durante la vigencia del 2012 la Gerencia del Talento Humano realizó 100
eventos en los cuales participaron 2603 funcionarios.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 3
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
·
En primer semestre del 2013, mediante la Circular 047 de 2013 la Gerencia del
Talento Humano implementó el Sistema de Gestión y Seguridad y Salud en el
Trabajo cuyo objetivo es diseñar, planear, organizar, implementar y evaluar el
desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, dando
cumplimiento a la legislación vigente, y así establecer un diagnóstico y aplicar
los controles preventivos y mecanismos de protección frente al riesgo
profesional. Durante el 2013, se elaboraron y socializaron los siguientes
documentos: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST),
Política de Seguridad y Salud en el trabajo y el Reglamento de Higiene y
Seguridad Industrial.
·
Obedeciendo a las indicaciones de la ARL establecidas en el año 2012, se
continuó en el año 2013 con el desarrollo de los programas de vigilancia
epidemiológica y se vinculó a las Delegaciones Departamentales con la
creación del Plan Básico para establecer las necesidades de cada delegación,
que involucró el desarrollo de 11 actividades específicas (análisis de
vulnerabilidad, elaboración del Plan de Emergencia, Matriz de Riesgos y
Peligros, entre otras.).
·
Se realizaron capacitaciones en cada una de las Delegaciones
Departamentales sobre el Comité Paritario de Salud Ocupacional- COPASO,
de la misma manera se capacitó a los funcionarios que lideran el Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo sobre el reporte e investigación de
accidentes de trabajo.
·
Durante el 2013, la Gerencia del Talento Humano encaminó parte de sus
acciones a la implementación del Plan Básico del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, en todas las Delegaciones Departamentales,
Registraduría Distrital y Oficinas Centrales. Es así, que junto con la ARL
Positiva se trabajó en la búsqueda de asesoría en Seguridad Industrial, Riesgo
Biológico, y en la conformación y actualización de la Brigada de Emergencias,
simulacros, elaboración de cartillas personalizadas para brigadistas, asistencia
técnica.
·
Durante el 2012 y 2013, se adelantó una serie de campañas institucionales
lúdicas formativas sobre Medicina Preventiva en el Trabajo como: Autoexamen
de seno, Cáncer de Próstata, La Osteoporosis, el Cuidado de las manos, entre
otros.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 4
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
·
Respecto al Programa de Bienestar Social durante la vigencia del 2013, la
Gerencia del Talento Humano se trazó el propósito de implementar este
programa a nivel nacional en busca de ampliar el número de beneficiados
fomentando la calidad de vida de los funcionarios y las familias, y promoviendo
ambientes de trabajo agradables, misión que se está realizando con el apoyo
de Cajas de Compensación a nivel nacional.
Teniendo en cuenta lo anterior, durante el primer semestre de 2013, se llevó a
cabo la celebración del día de la mujer, día del hombre, día de la secretaria y
día del niño; y durante el segundo semestre el día del conductor, la realización
de las Olimpiadas Nacionales, el día de la familia, el Halloween, el seminario de
pre-pensionados, la conmemoración del día de la Registraduría Nacional del
Estado Civil- RNEC, el reconocimiento a funcionarios de los años de servicio a
la entidad, la celebración navideña para los hijos de los funcionarios y la fiesta
de fin de año para los funcionarios de la entidad.
·
Durante el año 2012, y dando cumplimiento a las leyes 1350 de 2009 y 1450 de
2011, se inició el proceso de implementación de la Carrera Administrativa
Especial, con la conformación de las Comisiones de Personal Central y
Seccionales y el Consejo Superior de la Carrera. Así mismo, se creó el Grupo
de la Carrera Administrativa Especial, conformados los órganos de
administración de la carrera.
·
Con el propósito de afianzar de forma pedagógica y lúdica, el conocimiento
sobre el Modelo Estándar de Control Interno- MECI, la oficina de Planeación
lideró la capacitación de los funcionarios de la RNEC mediante cursos virtuales.
Durante el 2012 se realizaron un total de tres (3) cursos virtuales a un total de
448 funcionarios, y para el 2013 cuatro (4) cursos a 502 funcionarios.
·
En el primer semestre de 2013, producto de las reuniones efectuadas con la
ESAP, y con fundamento en el convenio interadministrativo vigente, se coordinó
realizar capacitaciones a todos los funcionarios de la Registraduría Nacional del
Estado Civil- RNEC, por parte de la ESAP, sobre el Sistema de Gestión de la
Calidad y Modelo Estándar de Control Interno - MECI. Se llevaron a cabo 42
capacitaciones con intensidad horaria de 8 horas en las instalaciones de la
ESAP y RNEC. De la misma manera, se desarrollaron capacitaciones
presenciales en las Delegaciones Departamentales de Boyacá, Risaralda,
Caldas, Quindío, Meta, Córdoba, Sucre, Antioquia, Cauca, Nariño, Valle, Huila,
Tolima, Santander, Norte de Santander, Choco, y Medellín.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 5
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
Direccionamiento Estratégico
·
Con fundamento en la Ley 1450 de 2011, Plan Nacional de Desarrollo
“Prosperidad para todos” y el Decreto 019 de 2012 “Ley Anti trámites” fue
estructurado el Plan Estratégico de la Registraduría Nacional del Estado CivilRNEC “La Democracia es Nuestra Huella” 2012-2015, que marcó el inicio de
una serie de actividades de orden estratégico que permiten el cumplimiento de
los Objetivos Estratégicos y la mejora continua de los procesos, en cabeza de la
Oficina de Planeación.
·
Durante el primer semestre de 2012, se estructuró el Plan Estratégico de la
Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC para dar cumplimiento a 5
Objetivos Estratégicos. Se elaboró el informe de seguimiento al Plan
Estratégico 2012-2015 “La Democracia es nuestra huella” con corte a 30 de
junio de 2012.
·
En el segundo semestre de 2012, en pro del fortalecimiento institucional, la
Oficina de Planeación diseño unos afiches alusivos al Plan Estratégico “la
democracia es nuestra huella”, con los cinco (5) Objetivos Estratégicos, Política
y Objetivos de Calidad, los cuales se distribuyeron a nivel nacional
·
Durante el primer trimestre de 2013, se socializaron los resultados que se
obtuvieron en cumplimiento a los Objetivos Estratégicos establecidos en la
Planeación Estratégica 2012-2015 de la RNEC y del Fondo Rotatorio de la
Registraduría durante la vigencia 2012. De acuerdo con el resultado que se
obtuvo frente al cumplimiento de los objetivos inductores de resultados, los
cuales permitieron dar cumplimiento a los cinco Objetivos Estratégicos, se
concluye que el Plan Estratégico la Democracia es Nuestra Huella, 2012-2015,
alcanzó el 67% de cumplimiento durante la vigencia 2012.
·
Al finalizar la vigencia 2012, la Alta Dirección de la Registraduria Nacional del
Estado Civil, identificó la necesidad de analizar y actualizar los objetivos
estratégicos para las vigencias 2013-2015, para lo cual se convocó a una mesa
de trabajo, el 17 de mayo de 2013, en la que participo el señor Registrador
Nacional Doctor Carlos Ariel Sanchez Torres y su Equipo Directivo, donde se
trató el avance y cumplimiento alcanzado de los objetivos estratégicos 20122015, y se analizó el Plan Estratégico la Democracia es Nuestra Huella de la
Registraduría Nacional del Estado Civil para las vigencias 2013-2015,
quedando los siguientes 3 objetivos estratégicos.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 6
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
1. “Optimizar los procesos de las áreas misionales para asegurar una prestación
eficaz del servicio a entidades públicas, particulares que ejerzan funciones públicas,
población vulnerable y
ciudadanía en general, reduciendo los tiempos de
respuesta, acorde con las nuevas tecnologías de la RNEC”.
2. “Fortalecer el uso y la incorporación de herramientas tecnológicas para la
simplificación de los procesos misionales y de apoyo”.
3.
“Implementar el sistema de carrera
Registraduria Nacional del Estado Civil”.
administrativa
especial
en
la
(Ver Informe Planeación Estratégica vigencia 2012 y 2013)
http://www.registraduria.gov.co/-Planeacion-Estrategica-2012-.html
·
Se elaboró el documento soporte del ejercicio de la Planeación estratégica,
realizado el 17 de mayo de 2013, sobre el cumplimiento y los resultados
obtenidos de los Objetivos Estratégicos formulados en cumplimiento a la Misión
Institucional.
·
En el último trimestre de 2013, se elaboró y se publicó en la página Web el
informe de seguimiento al Plan Estratégico La Democracia es Nuestra Huella
que da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos durante
la vigencia 2013.
En cumplimiento del plan estratégico se realizaron las siguientes actividades:
·
Se reglamentaron las condiciones de acceso a las bases de datos de la Entidad
de los servicios de validación biométrica para sectores públicos y privados, de
acuerdo con lo previsto en la Resolución 188 de 2012, que establece las tarifas
para el acceso a las bases de datos del ANI de los particulares.
·
Se efectuó una primera revisión de los procesos, procedimientos de las áreas
misionales de la entidad de cara a las nuevas funciones asignadas por el
Decreto 0019 de 2012. Con base en esta revisión se determinaron los servicios
y productos a ofertar a entidades públicas.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 7
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
·
La Registraduría Nacional del Estado Civil - RNEC, con el fin de dar
cumplimiento al Decreto 019, diseñó un aplicativo para que las Notarías y
demás funcionarios que ejercen la actividad de Registro Civil de Defunción
puedan ingresar los Registros Civiles con el soporte del documento físico, lo
que permite actualizar automáticamente las bases de datos de Registro Civil de
la Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC, como es tener actualizado el
Censo Electoral y el estado de la cédula a disposición de las entidades públicas
y privadas prestadoras de servicios de salud, o pensión entre otras.
·
Se realizó el lanzamiento de la tarjeta de identidad azul para los niños y niñas a
partir de los siete años, con el propósito de unificar los formatos vigentes y
garantizar que los niños y niñas puedan acceder a los beneficios de la tarjeta de
identidad azul biométrica
·
Mediante la Circular 010 del 2 de febrero de 2012, se dio a conocer los
lineamientos para la formulación y seguimiento del Plan de Acción Institucional
de Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC, Fondo Rotatorio - FRR y
Fondo Social de Vivienda - FSV, para la vigencia 2012.
·
La oficina de Planeación proyectó la Circular DRN-150 del 14 de noviembre de
2012, por medio de la cual se dan a conocer los parámetros a tener en cuenta
para la formulación del Plan de Acción Institucional para la vigencia 2013.
·
Durante el segundo semestre de 2012, producto del análisis del Plan de Acción
Institucional y la consolidación de los diez (10) Macro procesos y la
concertación de metas con las Delegaciones Departamentales y Registraduría,
a tercer trimestre se presentó un avance del plan del 78%. Dentro de las
actividades que más se destacaron se encuentran; la elaboración de los censos
electorales para las elecciones atípicas en: Valle (Gobernación), Florida - Valle
(Alcalde) y San Pedro - Valle (Alcalde) y para las Consultas de los Partidos y
Movimientos Políticos que se llevó a cabo el 30 de septiembre de 2012.
·
En el último trimestre de 2013, producto del análisis y revisión que efectuó la
Oficina de Planeación en cumplimiento a las directrices impartidas en la Circular
150 de 2012, a primer semestre de 2013, se concluye que el Plan de Acción
Institucional presentó un avance del 52%, respecto al 100% establecido para la
presente vigencia.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 8
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
Modelo de Operación Por Procesos
·
Teniendo en cuenta que la existencia de un modelo de operación por procesos,
ha facilitado la planeación, ejecución, evaluación y comunicación entre los
diferentes niveles de la Entidad, durante el segundo semestre de 2013, la
Oficina de Planeación, actualizó la Red de Procesos de la RNEC, mediante la
resolución 10320 del 08 de Octubre de 2013- “Por la cual se adopta la Red de
Macro Procesos y Procesos de la Registraduría Nacional del Estado Civil."derogando en su totalidad las Resoluciones 8182 del 05 de diciembre de 2008,
5318 del 12 de agosto de 2009 y 2797 del 11 de abril de 2011, y todas aquellas
que le sean contrarias.
·
La Oficina de Planeación con el apoyo y asesoría brindada al Consejo Nacional
Electoral- CNE, elaboró la Red de Procesos del Consejo Nacional ElectoralCNE, donde se determinaron 10 procesos así: 2 estratégicos, 3 misionales, 4
de apoyo y 1 de evaluación y Control. De la misma manera, asesoró en la
definición del Manual de Funciones por áreas administrativas y en la
identificación de la información correspondiente al componente ambiente de
Control, elementos: Acuerdos, Compromisos o Protocolos éticos; Desarrollo del
Talento Humano y Estilo de Dirección.
·
El último trimestre de 2013, se diseñó la Red de Procesos del Fondo de
Vivienda, que será adoptada mediante acto administrativo por la Junta Directiva
de dicho fondo.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 9
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
Actualización y/o creación de Caracterizaciones 2012- 2013:
§
Se actualizó en sexta versión la caracterización del proceso Permanencia del
Talento Humano.
§
Se realizó la actualización a la caracterización del nuevo proceso
Administración de recursos físicos y documentales como resultado de la fusión
de dos (2) procesos - Administración de Recursos Físicos y Gestión
Documental.
Administración de Riesgos
·
En Enero de 2013, la oficina de Planeación elaboró el procedimiento, formato y
la Guía – Administración y Manejo de los Riesgos- cuyo objetivo principal es
implementar los parámetros y metodología para la adecuada administración y
manejo de los riesgos, a partir del contexto estratégico, identificación, análisis,
valoración y establecimiento de políticas; garantizando así, la estandarización y
unidad de criterio para el adecuado manejo de los riesgos que surjan en cada
Macro proceso.
·
En marzo de 2013, se socializó el procedimiento y la guía de administración del
Riesgo Institucional. De la misma manera, se efectuaron reuniones con los
responsables de los Macro procesos de Identificación y Electoral y de los Macro
procesos de Gestión Administrativa y Financiera, Gestión del Talento Humano y
Gestión Tecnológica y de la Información, para dar a conocer la nueva
metodología a ser aplicada de acuerdo a los lineamientos emitidos por el DAFP,
para la administración de los riesgos y el procedimiento para efectuar
seguimiento y control.
·
En cumplimiento al artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, la Oficina de Planeación
en coordinación con los responsables de los Macro procesos de Identificación,
Electoral, Gestión Administrativa y Financiera, Gestión Tecnológica de la
Información, Gestión del Talento Humano y Gestión Jurídica; consolidó el Mapa
de Riesgos de Corrupción, el cual se encuentra publicado en la página web de
la Entidad.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 10
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
2.1.2 Subsistema de Control de Gestión
Indicadores:
Durante la vigencia 2012, se actualizó el Manual de Indicadores de la Registraduría
Nacional del Estado Civil, que define los parámetros para medir la gestión de los
procesos a través de los indicadores de eficiencia, eficacia, efectividad y
económicos.
Actualización y/o creación de Indicadores 2012- 2013:
§
§
§
§
§
Satisfacción del programa de Bienestar Social correspondiente al Macro
proceso de Gestión del Talento Humano.
Se actualizaron los indicadores del proceso Administración de Recursos Físicos
y Documentales de la Gerencia Administrativa y Financiera.
Se incluyeron los indicadores financieros de la RNEC (Ejecución presupuestal,
Estados financieros, Razón corriente y Conciliaciones bancarias).
Se incluyeron los indicadores financieros del FRR (Ejecución presupuestal,
Estados financieros, Recaudos, Liquidez, y Conciliaciones bancarias).
Se crearon cuatro (4) indicadores para el Macro proceso de Gestión
Administrativa y Financiera (contratos de arrendamientos celebrados, impuestos
cancelados y ejecución del plan de cupos y arrendamientos cancelados).
Se actualizó la hoja de vida del indicador denominada Porcentaje de Avance
sobre actividades del Macro proceso de la Gestión tecnológica de la
información.
Procedimientos:
·
De acuerdo al procedimiento establecido para realizar mejoras al Sistema de
Gestión de Calidad- SGC y Modelo Estándar de Control Interno- MECI, los
responsables de procesos de la Gerencia de Talento Humano, Informática e
Identificación, presentaron requerimientos y solicitudes que permitieron mejorar
los procedimientos inherentes a sus procesos. Para la vigencia 2012-2013, se
atendieron solicitudes como actualizaciones a las caracterizaciones de los
procesos, codificaciones a los procesos, creación de formatos, actualizaciones
de indicadores y procedimientos.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 11
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
·
A mediados de Junio de 2012, la oficina de Planeación presentó al Comité de
Coordinación de Control Interno, el Procedimiento de Auditoria Interna de
Calidad, que comprende la aplicación de la metodología para programar,
planificar, ejecutar, realizar seguimiento e informar los resultados de la Auditoría
Interna de Calidad, con el fin de asegurar la mejora continua del Sistema de
Gestión de Calidad de la Registraduria Nacional del Estado Civil y los Fondos
adscritos, el cual fue aprobado mediante acta 03.
·
La Oficina de Planeación revisó y proyectó la modificación a la Resolución No.
7584 del 24 de noviembre de 2008 que “adopta el procedimiento para formular
Políticas y Directrices en la Registraduria Nacional del Estado Civil”. De la
misma manera, efectúo el ajuste al procedimiento para formular Políticas y
Directrices en la Registraduría Nacional y de los Fondos adscritos a la entidad,
mediante la Resolución No. 7629 del 18 de septiembre de 2012.
·
La Oficina de Planeación, en pro de la mejora continua, se encuentra revisando
para su respectiva actualización los procedimientos obligatorios del SGC: Plan
de mejoramiento por Procesos - Acciones Preventivas y Correctivas, Control de
Registros, Producto No conforme. Igualmente, ajustó la Guía, la Resolución y el
procedimiento para la Administración de Riesgos, procedimientos de informática
e identificación. De la misma manera, se realizó la actualización del Manual de
Indicadores de la Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC y de los
fondos Adscritos, el cual fue comunicado a los responsables de procesos,
Delegados departamentales, y Registradores de Distrito, para que efectuara la
respectiva socialización a los funcionarios de su circunscripción.
·
El en tercer trimestre de 2012, la oficina de Planeación elaboró el estudio de
necesidad y conveniencia para contratar la prestación de servicios
profesionales, bajo la modalidad de Invitación Pública., con el propósito de que
se llevara a cabo la revisión Integral de los procesos y procedimientos de los
Macro procesos misionales de Identificación y Electoral, lo cual debe involucrar
tiempos de respuesta en atención al servicio y cargas laborales.
·
La Oficina de Planeación dio a conocer el procedimiento de control de
documentos, mediante memorando SG-OP116 del 15 de marzo de 2013.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 12
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
·
Durante el año de 2013, la Oficina de Planeación actualizó el procedimiento de
peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias-PQRSD’s, el cual se
encuentra ajustado a la normativa vigente y se proyectó la Resolución que se
encuentra en revisión para realizar su adopción.
Así mismo, el Grupo de PQRSDs, paso hacer parte de la oficina de Planeación
y se le crearon nuevas funciones mediante la Resolución “ Por la cual se
modifica el artículo 2° de la Resolución 11519 de 2010, funciones del Grupo de
Peticiones, Quejas y Reclamos”, en la Registraduría Nacional Del Estado Civil.
·
Con fundamento en el procedimiento de Control de Documentos, la Oficina de
Planeación asesoró en el levantamiento y revisión de procedimientos,
instructivos y formatos de los diferentes Macro procesos, efectuando el control
documental de los siguientes documentos remitidos por el Macro proceso de
Electoral y Planeación y Direccionamiento Estratégico. Los siguientes formatos
fueron codificados y revisados: 1. Formulario para recolección de apoyos para
inscripción de candidatos a consulta presidencia de la república. 2. Formulario
para el registro del comité promotor de grupos significativos de ciudadanos a
consulta presidencia de la república. 3. Formato Informe de Rendición de
Cuentas. 4. Formato Inquietudes Rendición de cuentas. 5. Formulario para
recolección de firmas de apoyo para inscripción del comité promotor del voto en
blanco presidencia de la república.
·
Acogiendo la Directiva Presidencial 04 del 3 de abril de 2012 "Eficiencia
Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración
Pública", el Decreto 019 de 2012 "Ley Anti trámites" y la Ley 1437 de 2011, se
estableció mediante la Circular 133 del 4 de octubre de 2012, la Política de
Cero Papel en la Registraduria Nacional del Estado Civil y las fases de
implementación.
Actualización y/o creación de Procedimientos 2012- 2013:
§
§
Se elaboró y codificó el procedimiento de auditoria de calidad del Macro
proceso de Planeación Y Direccionamiento Estratégico.
Se realizó la actualización de veintiún (21) procedimientos del proceso
Administración de Recursos Físicos y Documentales- ARFD.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 13
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
§
§
§
§
§
Se realizó la codificación del procedimiento Elaboración de carnet institucional
del Macro proceso Gestión del Talento Humano.
Se actualizó el procedimiento para el ingreso y control del inventario de los
bienes intangibles del Macro proceso de Gestión Administrativa y Financiera.
Se actualizó el procedimiento trámite de una iniciativa legislativa o normativa y
solicitud de referendo constitucional del Macro proceso de Electoral.
Se actualizaron los siguientes procedimientos del Macro proceso de Gestión
Administrativa y Financiera: recepción, distribución y trámite de
comunicaciones oficiales enviadas, elaboración y registro del plan anual de
adquisiciones, licitación pública, selección abreviada - menor cuantía,
selección abreviada - subasta inversa, concurso de méritos, contratación
directa, contratación de mínima cuantía, elaboración perfeccionamiento,
traslado de bienes devolutivos, ingreso de bienes y legalización del contrato.
Se crearon los siguientes procedimientos del Macro proceso de Gestión
Administrativa y Financiera: requerimiento y estudios previos, contratación
directa por prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión,
contratación directa, contratos interadministrativos y cuando no exista
pluralidad de oferentes, eliminación de documentos de archivo y enajenación
de bienes muebles e inmuebles a título oneroso.
Información
·
Durante el segundo semestre de 2012, se implementó el aplicativo DARUMA,
el cual permite la administración del Sistema Integrado de Gestión de la
Registraduria Nacional del Estado Civil. Durante la puesta en marcha de este
software, se realizaron capacitaciones sobre el manejo de los trece (13)
módulos (documentos, auditorías, encuestas, planes de acción, riesgos,
satisfacción al cliente, no conformes, procesos, actas, auditorías
complementarias, indicadores e informes) del aplicativo DARUMA, con una
intensidad horaria de 3.5 días, y conformando seis (6) grupos con funcionarios
de oficinas centrales, Distrito y Cundinamarca y dos (2) grupos para las
Delegaciones Departamentales; en total participaron y se capacitaron un total
de noventa y un (91) funcionarios.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 14
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
·
En la vigencia 2013 se contó con el servicio de Datacenter alterno para el
respaldo de algunos sistemas sensibles con que dispone la Registraduria
Nacional del Estado Civil en la ciudad de Medellín, a través del contrato 007
de 2013 suscrito con el presupuesto del Fondo Rotatorio de la Registraduria
Nacional del Estado Civil.
·
la Gerencia de Informática con el propósito de sociabilizar las Políticas
Informáticas, remitió vía correo electrónico Tips informáticos periódicos a los
funcionarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil, con referencia a la
concientización, educación y entrenamiento de Seguridad de la Información,
formalizadas mediante la Resolución No. 9025 del 30 de octubre de 2012.
·
Con relación al desarrollo de las Tecnologías Informáticas y de Comunicación
durante el 2013, se realizaron las siguientes actividades:
-
Mantenimiento y mejoramiento de los servicios de expedición de certificaciones
de vigencia vía WEB y en donde estoy registrado, que se encuentran
disponibles para ser utilizados por la ciudadanía ingresando por la página
institucional.
-
Desarrollo e implementación de los servicios que permiten que tanto las
Delegaciones como las oficinas centrales, puedan
publicar los actos
administrativos, notificaciones por aviso y notificaciones por mandamiento de
pago, con acceso vía web.
-
Se desarrolló e implementó una aplicación para las elecciones de los
representantes de los trabajadores, convocadas por la Gerencia del Talento
Humano, que fue utilizada para los procesos requeridos, con total funcionalidad.
-
Se desarrolló e implemento un aplicativo para las elecciones atípicas del
Caquetá y consultas de los partidos en Putumayo, con la inclusión de los
procesos de pre conteo y escrutinios, en ambiente web.
-
Servicios de agendamiento de citas vía web para la ciudad de Cúcuta, el cual
ya fue puesto al servicio por la Registraduría Especial.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 15
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
-
Se actualiza y mantienen los procesos correspondientes para la prestación del
servicio de la base de datos del SISBEN y la exoneración de pagos
correspondientes.
-
Se mantiene y actualiza el aplicativo de registros civiles de defunción que está
disponible para la utilización de los Notarios y entidades como hospitales,
funerarias y cementerios que reportan las defunciones en cumplimiento del
decreto 019 de 2012.
-
Desarrollo de una solución de sala virtual para la presidencia del Consejo
Nacional Electoral, que permite el seguimiento de forma conjunta de las
ponencias y la participación de los Señores Magistrados.
-
Ajustes a la solución informática desarrollada para el Fondo Social de Vivienda,
la cual se encuentra en fase de pruebas por los funcionarios de esa oficina.
Se continúa con los procesos de actualización y mejoramiento de los servicios
de expedición de certificaciones de vigencia vía WEB y Consulta de la oficina
en donde se encuentra su Registro Civil, estos aplicativos están disponibles
para ser utilizados por la ciudadanía ingresando por la página institucional
www.registraduria.gov.co.
-
·
Se formalizaron los contratos 010 de 2013 y 034 de 2013 con el Fondo
Rotatorio de la Registraduria Nacional del Estado Civil, en la cual se adquirieron
la siguiente cantidad de elementos:
ELEMENTOS
Computador de escritorio
Computador portátil
Escáner gama alta
Impresoras matriz de punto
Impresoras láser monocromática
Impresoras multifuncionales
Impresoras a color
Discos duros externo
Monitores LED
Elaboró Oficina de Planeación
CANTIDAD
2013
977
124
83
70
350
500
75
100
120
Página 16
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
UPS de 6 KVA
Switch administrable 48 puertos
Switch administrable 24 puertos
LICENCIAS OFFICE STD 2013 OLP
WIN PRO SA OLP
Escáner de producción de
documentos
Impresoras matriz de punto angosto
para UDAPV
Servidor producción de documentos
20
5
5
1103
1102
2
23
1
Comunicación Pública
· Durante el primer semestre de 2013, se socializaron a todos los funcionarios las
“Directrices para el manejo de Comunicaciones Oficiales y Correspondencia”
conforme a las leyes vigentes.
· En desarrollo de las acciones de mejora y con base en los hallazgos de la Pre
auditoria se incluyó en el aplicativo Sistema de Información de Correspondencia
(Módulo de Recepción) el campo fecha de entrada. Con la implementación del
campo y su correcto diligenciamiento se permitieron establecer controles,
generar indicadores y tomar decisiones respecto de la eficiencia de las áreas,
relacionadas con el trámite realizado a los documentos recibidos en la entidad.
· A mediados de Julio de 2012, la oficina de Comunicaciones y Prensa de la
Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC actualizó el Plan de
Comunicación Institucional 2012-2015, cuyo objetivo es ofrecerle a la Entidad y
sus funcionarios un enfoque y una metodología para que los procesos
comunicativos en la organización no solamente se propongan establecer unas
buenas relaciones con los medios de comunicación y garantizar la difusión de
sus actuaciones, sino que contribuyan a la consolidación de una cultura
organizacional fundada en los principios de la función pública y encaminada a
movilizar internamente a los servidores públicos en sintonía con los objetivos
estratégicos propios de cada entidad y con el cumplimiento de los fines
esenciales del Estado.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 17
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
· El 10 de diciembre de 2013, se Rindió Cuentas, informando a la ciudadanía
sobre la gestión adelantada por la Registraduría Nacional durante la vigencia
2013, obteniendo un balance positivo. Los responsables de Macro procesos y
procesos de la entidad, informaron sobre los avances de su gestión a través de
un video de media hora. Se divulgaron cifras en cuanto a cobertura en servicio y
logros alcanzados en el campo electoral y de registro civil e identificación.
· La Oficina de Comunicaciones y Prensa en el 2012 elaboró y publicó un total de
53 periódicos murales con noticias misionales de la Registraduría, entre las que
se destacan los temas tratados en las 12 sesiones de la Comisión Asesora para
la Implementación del Voto Electrónico en Colombia, toda la información sobre la
aplicación del Decreto 019 o Ley Antitrámites, tecnología biométrica y
documentos de identidad pendientes por reclamar, y balance de producción de
cédulas y tarjetas de identidad biométricas. Así mismo, se publicaron noticias
sobre elecciones atípicas y la aplicación de biometría en su totalidad, entre las
que se encuentra la del gobernador de Valle el 1 de julio de 2012, donde se
realizó el despliegue más grande de biometría.
· Desde el 1 enero hasta el 31 de diciembre se elaboraron y transmitieron 243
boletines, dirigidos a los funcionarios de la Entidad en todo el país como material
de apoyo para que conozcan la percepción de la opinión pública sobre la gestión
de la Registraduría, para la toma de decisiones y evaluar los riesgos que
eventualmente pueden afectar la imagen y reputación de la Entidad. Así miso, se
elaboró 52 Boletines Semanales Nuestra Huella Digital en los que se destacaron
los procesos y procedimientos de las áreas misionales.
· Durante el año 2012 se realizaron 3.865 registros fotográficos y actualizaciones
del archivo gráfico de la Entidad. Dentro de los eventos registrados
fotográficamente tenemos: grados de los funcionarios, campañas especiales de
identificación, lanzamiento de la tarjeta de identidad, para niños de 7 años en
adelante, consultas de partidos, días especiales (Día de la Virgen del Carmen,
Día de la Mujer, Fiesta de los niños, Novenas navideñas, celebración Día de la
Registraduría, etc.), lavado de la fachada del edificio, adecuaciones en oficinas,
arreglos locativos de la Entidad e inauguración de nuevas sedes, entre otros.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 18
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
· La página Web de la Registraduría como principal medio de comunicación, tuvo
en promedio 1.661 actualizaciones durante los días hábiles de la vigencia 2012 y
8.180.227 visitas por parte de los ciudadanos.
· De enero a diciembre de 2012, se realizaron 49 emisiones del programa
institucional “Registra TV” los sábados a las 10:00 pm. El programa fue visto por
un total de 4.623.000 personas, conforme al rating nacional Ibope, para un
promedio de 385.250 televidentes al mes y 94.346 televidentes por cada emisión,
cumpliendo la meta presupuestada para este año.
· Durante el año 2012 se produjeron alrededor de 462 mil piezas publicitarias, en
los que se dio a conocer información de tipo misional y de apoyo; entre los que
se encuentran: Afiches informativos del Plan Estratégico 2012-2015, afiches y
volantes con información de los trámites gratuitos para la población vulnerable,
afiches y volantes con información sobre el derecho a la identidad, afiches y
volantes con información sobre el trámite de la tarjeta de identidad para los niños
y niñas desde los siete años, afiches y volantes con información sobre la
Ley anti trámites, afiches y volantes con las tarifas de los servicios que presta la
Registraduría Nacional, afiches informativos sobre las Consultas de partidos y
movimientos políticos, afiches con información relevante sobre recaudos,
volantes con las direcciones de las registradurías auxiliares de Bogotá, volantes
con información acerca de la entrega de documentos en la ciudad de Armenia;
que se entregaron con el recibo de servicio domiciliario.
·
La Revista Nuestra Huella se distribuyó a las Delegaciones del país, a las
Registradurías municipales y especiales, periodistas, bibliotecas principales, al
Congreso de la República, Magistrados de las Altas Cortes, al interior de
oficinas centrales, Registraduría Distrital; todos por medio de correo físico
personalizado, revistero de oficinas centrales. Se distribuyeron 7.000
ejemplares mensuales, para un total de 84 mil ejemplares en todo el año. En
conclusión el cumplimiento de este indicador fue del 100%, alcanzando la meta
programada.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 19
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
2.1.3 Subsistema de Control de Evaluación
Durante la vigencia 2012 y 2013, se realizaron las correspondientes
autoevaluaciones a la Gestión y al Control, las cuales permite medir la efectividad
de los controles en los procesos y la gestión adelantada, para la implementación de
medidas preventivas y correctivas, y que las observaciones fueran registradas en el
Plan de Mejoramiento por Procesos de cada Macro proceso y de las Delegaciones
Departamentales.
Autoevaluación a la gestión
Durante el primer semestre de 2012, con base en el análisis efectuado a la gestión
de los procesos del segundo semestre de la vigencia 2011, por parte de los
Responsables de Procesos y Delegaciones Departamentales y Registraduría
Distrital, la oficina de Planeación elaboró el informe consolidado de la
Autoevaluación a la Gestión del segundo semestre de 2011, el cual fue presentado
al comité de coordinación de control interno, para su conocimiento e
implementación de acciones de mejora.
De la misma manera, durante el segundo semestre de 2013 la oficina de
Planeación presentó el informe consolidado de la Autoevaluación a la Gestión del
primer semestre de 2013, e informó a cada responsable de Proceso, Delegado
Departamental y Registrador Distrital las observaciones generales a tener en cuenta
para mejorar el proceso de Autoevaluación.
Con el propósito de mejorar la calidad de la información reportada por parte de los
responsables de Macro proceso, Delegados Departamentales y Registradores
Distritales, la Oficina de Planeación actualizó el Instructivo y los formatos que
contienen los aspectos que se deben tener en cuenta para realizar un análisis
objetivo y eficaz a la gestión adelantada efectuando una autoevaluación objetiva a
la gestión de los procesos, teniendo en cuenta, las actividades, metas programadas
e indicadores establecidos, logrando que la información recibida se pueda a
consolidar de una forma dinámica con el propósito de estructurar el informe que se
debe presentar al comité de coordinación de control interno.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 20
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
Autoevaluación al control
Durante el segundo semestre de 2012, la oficina de Planeación elaboró el informe
consolidado producto de las encuestas aplicadas a 1152 funcionarios de todos los
niveles, sobre el grado de conocimiento y aplicabilidad de los elementos de control
y requisitos de la norma de calidad, de acuerdo a su percepción.
Los tres subsistemas del MECI obtuvieron un cumplimiento Medio, tanto en Nivel
Central como Descentralizado, sin embargo se hace necesario seguir fortaleciendo
las actividades y en Niveles Asistencial y Técnico.
Durante el primer trimestre de 2013, la oficina de Planeación lideró nuevamente la
Autoevaluación al control Vigencia 2012, en esta oportunidad, se realizó la encuesta
a 994 funcionarios, se elaboró el informe consolidado de resultados, y
posteriormente se informó a los responsables de Macro procesos, Delegados
Departamentales y Registradores Distritales la importancia de implementar
acciones que permitan a los funcionarios de todos los niveles fortalecer el
conocimiento en relación al sistema de control interno para el desarrollo de las
funciones que desempeñan.
Se observó que el estado general de la implementación y conocimiento del Modelo
Estándar de Control Interno (MECI), y del Sistema de Gestión de Calidad (SGC),
decreció en el nivel central y aumentó a en el nivel desconcentrado con excepción
de algunos Componentes y Elementos que mostraron pocos avances en la
implementación. Sin embrago, a pesar de haber obtenido una calificación de
cumplimiento medio, se evidencia que aún se presentan deficiencias en la
socialización para que se dé una adecuada aplicación de los Elementos de Control
y Requisitos de los sistemas.
Evaluación Independiente
Para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control, se
programaron en el Plan Anual de Auditoría Interna Integral- PAI, cuarenta y tres
(43) auditorías que fueron aprobadas por el Comité de Coordinación del Sistema de
Control Interno, mediante Acta No1 de enero 20 de 2012.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 21
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
En la vigencia 2012 fueron programadas y realizadas 43 auditorías, razón por la
cual la ejecución anual acumulada corresponde al 100%. Se realizó una auditoria
especial (proyectos de inversión) adicional a las programadas. Así mismo, durante
el 2012, se realizaron cinco (5) auditorias especiales; dos (2) en la Delegación
Departamental de Cundinamarca a los municipios de Cogua y Tena, una a la
Registraduría Distrital, otra a la Delegación de Norte de Santander y una última a
Proyectos de Inversión, la Oficina de Control Interno realiza asesoría y
acompañamiento a las Delegaciones, en especial a los seguimientos de los Planes
de Mejoramiento Institucional: RNEC, FRRNEC y FSV.
La Oficina de Control interno a través del cumplimiento del Plan Anual de auditoría
Interna Integral – PAI de la vigencia 2012, evaluó la gestión adelantada por
Registraduría Nacional del Estado Civil, Fondo Rotatorio de la RNEC y Fondo
Social de Vivienda, con el propósito de verificar la eficiencia, eficacia y oportunidad
de los controles y resultados, que dan cumplimiento a los objetivos misionales, y ha
emitido juicios fundados en evidencias sobre el grado de cumplimiento de los
objetivos, planes y proyectos, de igual manera, sobre irregularidades o errores
presentados en la operación de la entidad. La OCI ha sido un canal de
comunicación con el Ente de Control y ha apoyado a las áreas en el
direccionamiento de las acciones necesarias para corregir las desviaciones, con el
propósito de subsanar las causas que dieron origen a dicha situación.
Se actualizó el Plan Anual de Auditoría Interna Integral para la RNEC, FSV y FRR Vigencia 2013, cuyo objetivo es establecer los Macro procesos, procesos o
dependencias y los Proyectos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, que
serán objeto de auditoría y seguimiento, estableciendo el cronograma de ejecución
y la asignación de auditores.
Finalmente, durante la vigencia del 2013, se programaron en el Plan Anual de
Auditoría Interna Integral – PAI, cincuenta y seis (56) auditorías y trece (13)
seguimientos a ser ejecutadas por el nivel central para un total de sesenta (69)
actividades. Sin embargo, la ejecución real del PAI para esta vigencia fue de
noventa y un (91) auditorías ya ejecutadas y diecinueve (19) en proceso de
consolidación y rendición de los informes por los cierres de la vigencia; veinte (20)
seguimientos consolidados y enviados a través de los diferentes aplicativos (de los
Elaboró Oficina de Planeación
Página 22
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
entes de control e internos) y dos (2) auditorías adicionales realizadas en el
Consejo Nacional Electoral– CNE. De otra parte se programaron ciento y treinta
(130) auditorías efectuadas en las diferentes Delegaciones y cinco (5) especiales a
solicitud del Despacho del Registrador Nacional con una ejecución del 103,85% en
la vigencia de 2013.
Planes de Mejoramiento
Durante el 2012 y 2013, se estructuraron los Planes de Mejoramiento
Institucionales, tanto por Registraduría Nacional del Estado Civil- RNEC y Fondo
Rotatorio de la RNEC.
De acuerdo a la información reportada en el Plan de Mejoramiento por Procesos de
la Registraduría Nacional del Estado Civil –RNEC, al corte del 30 de septiembre de
2013, las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital tenían 351
observaciones y 462 metas, y los Macro procesos 51 observaciones y 54 metas. A
su vez, se registró en las Delegaciones Departamentales un 49% de avance
general en lo referente a las observaciones y 46% en las metas propuestas y en los
Macro procesos un 32% y un 30.5 % respectivamente.
En cuanto a las observaciones reportadas en el Plan de Mejoramiento por Procesos
de la Registraduría Nacional del Estado Civil –RNEC se evidencia lo siguiente:
§
A nivel de delegaciones la mayoría de observaciones se presentan en los
procesos de Registro y Actualización del Sistema (12), Administración de
Recursos Físicos y Documentales (95) y Administración de Recursos
Financieros (28).
§
A nivel de Macro procesos las observaciones se presentan en los procesos de
Permanencia de Talento Humano (18) y Administración de Recursos Físicos y
Documentales (6).
§
A nivel de Fondo Social de Vivienda la mayoría de observaciones se presentan
en el proceso de Permanencia de Talento Humano (3).
Elaboró Oficina de Planeación
Página 23
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
·
Respecto al Plan de Mejoramiento Institucional de la Registraduria Nacional
del Estado Civil- RNEC, se observó un porcentaje de avance de 62.10% y
100% de cumplimiento, pasando de tener doscientos cuarenta y dos (242)
hallazgos con corte a 31 de diciembre de 2012 a cuarenta y nueve (49)
hallazgos a 31 de diciembre de 2013. Mientras que el Plan de Mejoramiento
Institucional por FRR pasó de tener cuarenta (40) hallazgos con corte a 31 de
diciembre de 2012 a veintiséis (26) hallazgos a 31 de diciembre de 2013, con
un porcentaje de avance de 59.92% y 100% de cumplimiento para el segundo
semestre de 2013. Los bajos porcentajes de avance de los Planes de
Mejoramiento Institucional se deben a dos factores: 1) El retiro de metas y
hallazgos cumplidos, lo que disminuye el porcentaje de avance general; durante
este período se retiraron 25 metas del PMI – RNEC y 10 metas del PMI –
FRRNEC, 2) El replanteamiento de metas y hallazgos incumplidos o no
efectivos, que en total fueron 18 metas del PMI – RNEC y 9 metas del PMI –
FRRNEC; concretamente en los hallazgos relacionados con Cobros Coactivos,
se replantearon las metas de 3 hallazgos del PMI – FRRNEC y 2 del PMI –
RNEC, con el fin de ser subsanados definitivamente.
2.2 Estado General del Sistema de Control Interno
El Modelo Estándar de Control Interno - MECI, se ha venido fortaleciendo
permanentemente, es así que durante los años 2012 y 2013, se alcanzó un
porcentaje de cumplimiento sobresaliente, especialmente en los siguientes
componentes y elementos:
-
Desarrollo del Talento Humano
Planes y Programas
Modelo de Operación por Procesos- Red de Macro procesos - Procesos
Procedimientos
Indicadores
Planes y Programas
Contexto Estrategico
Políticas de Operación
Autoevaluación
Información
Comunicación Publica
Planes de Mejoramiento
Elaboró Oficina de Planeación
Página 24
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
Así mismo, los responsables de Macro procesos, Procesos, Delegados
Departamentales y Registradores Distritales, realizaron seguimiento al cumplimiento
de los planes, programas y proyectos, y a la gestión en general establecida para las
vigencias 2012 y 2013.
En relación al impacto del Modelo Estándar de Control Interno- MECI, se concluye
que éste ha sido destacable, por cuanto se tienen mecanismos y elementos de
control que permiten de manera integral el logro de objetivos y metas
institucionales.
2.3
Conclusiones
· El Modelo Estándar de Control Interno- MECI, se seguirá fortaleciendo, para así
garantizar el sostenimiento del sistema a largo plazo, mediante la ejecución de
actividades de seguimiento y monitoreo permanente a los procesos, planes de
mejoramiento resultantes de las auditorías de Control Interno, Auto evaluaciones
y de los diferentes organismos de control.
· El compromiso y participación activa de la Alta Dirección de la Entidad, ha
permitido que la gestión de los procesos y el sistema de control interno se
fortalezcan continuamente.
· El programa de inducción y re-inducción permite a los funcionarios, mejorar el
conocimiento general de la Entidad y fortalecer sus competencias y desempeño
en la organización.
· La revisión periódica de los procedimientos permite la mejora continua de los
procesos del sistema de gestión de calidad para que cumplan con su propósito.
· Las jornadas de sensibilización y motivación de los funcionarios para el
cumplimiento del Modelo Estándar de Control Interno - MECI, permiten hacer
énfasis sobre el rol individual que cada uno tiene en la Entidad, y la importancia
de su aporte al cumplimiento de la misión y los planes estratégicos
institucionales.
Elaboró Oficina de Planeación
Página 25
INFORME
AVANCE IMPLEMENTACIÓN
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI
VIGENCIA 2012-2013
· La cultura del autocontrol, autoevaluación, autogestión y mejoramiento continuo
con responsables de Macro procesos, Procesos, Delegados Departamentales,
Registradores Distritales y en general con todos los funcionarios, permiten
fomentar una cultura organizacional de trabajo en equipo.
Original firmado
MARTHA VIANEY DIAZ MOLINA
Jefe Oficina de Planeación
Elaboró: Angelica Kondo
Elaboró Oficina de Planeación
Página 26