ESTUDIO DE CONVENENCIA - 4-72

CP-JU-001-FR-001
ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
VERSIÓN: 02
Área solicitante:
Vigencia
Jefatura Nacional de Almacén, Especies y Franqueadoras
2014
A continuación presento el estudio de conveniencia y oportunidad requerido para adelantar el proceso de
selección y la consecuente celebración del contrato.
JUSTIFICACIÓN
Servicios Postales Nacionales S.A., demanda para el normal funcionamiento de los procesos de la
Gestión Operativa y de la Gestión Administrativa, el suministro de Tóner Original y remanufacturado en
diferentes Referencias a nivel Nacional para el desarrollo normal de sus actividades, razón por la cual, se
evidencia la necesidad de mantener un stock suficiente en el Almacén General abasteciendo los
requerimientos que eventualmente se originen, por tanto, se planea realizar una compra estimada para el
consumo de doce (12) meses.
DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER
Establecer un contrato de suministro sujeto a un monto máximo pero abierto en cantidades y referencias
de Tóner Original y Tóner Remanufacturado que se manejan en la empresa para que con precios
preestablecidos y de acuerdo a las necesidades que se presenten se vayan solicitando al proveedor y
este a su vez nos facture con cada entrega. Dentro de las referencias a solicitar se encuentran las
relacionadas a continuación:
SUMINISTRO DE TÓNER ORIGINAL
Las referencias requeridas por la entidad son las siguientes:
Ítem
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Elemento
Cartucho de Tinta HP C4911A Cyan Plotter
Cartucho de Tinta HP C4912A Magenta Plotter
Cartucho HP C4844A Negro Plotter
Cartucho Tinta Amarillo C9722A
Cartucho Tinta Magenta C9723A
Cartucho Tinta Plotter Yellow C4913A Plotter
Tóner HP 9720A N
Tóner HP 9721A Cyan
Tóner HP CC530A Negro
Tóner HP CC531A Cyan
Tóner HP CC532A Yellow
Tóner HP CC533A Magenta
Tóner HP Q6470A Negro Lj 3600/3800
Tóner HP Q7581A Cyan Lj 3800
Tóner HP Q7582A Yellow Lj 3800
Rendimiento
Esperado
69ml
69ml
69ml
8.000 páginas al 5%
8.000 páginas al 5%
69ml
9.000 páginas al 5%
8.000 páginas al 5%
3.500 páginas al 5%
2.800 páginas al 5%
2.800 páginas al 5%
2.800 páginas al 5%
6.000 páginas al 5%
6.000 páginas al 5%
6.000 páginas al 5%
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Compra
Estimada Total
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
15
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16
17
Tóner HP Q7583A Magenta Lj 3800
Tóner Xerox Phaser 3435 Original
6.000 páginas al 5%
10.000 páginas al 5%
Unidad
Unidad
15
1.872
SUMINISTRO DE TÓNER REMANUFACTURADO
Las referencias requeridas por la entidad son las siguientes
Ítem
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Elemento
Tóner Remanufacturado Ce505A
Tóner HP 7553A
Tóner Impresora Laser 7115A
Tóner Impresora Laser Q2612A
Tóner Impresora Laser Samsung 1710 N
Tóner Remanufacturado CB436A
Tóner Remanufacturado HP 5942X
Tóner Remanufacturado HP CB435A LJ
P1005/1006
Tóner Remanufacturado Hp 9721A
Tóner Remanufacturado HP 9720 Negro
Tóner Remanufacturado HP 9722 Amarillo
Tóner Remanufacturado HP 9723 Magenta
Tóner Remanufacturado Lexmark T642 - Negro
Tóner Remanufacturado Fax Panasonic 205
Tóner Remanufacturado HP Q5949A
Tóner Remanufacturado Lexmark E260 – Negro
Tóner Remanufacturado Lexmark T650 – Negro
Tóner Xerox Phaser 3435 Remanufacturado
Tóner Remanufacturado CE278A
Tóner Remanufacturado Okidata B430DN
Tóner Remanufacturado CE285A
Rendimiento
Esperado
2.300 páginas al 5%
3.000 páginas al 5%
2.500 páginas al 5%
2.000 páginas al 5%
2.500 páginas al 5%
2.000 páginas al 5%
20.000 páginas al 5%
1.500 páginas al 5%
Cantidad
a cotizar
130
100
12
200
12
250
300
300
Unidad de
Medida
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
8.000 páginas al 5%
9.000 páginas al 5%
8.000 páginas al 5%
8.000 páginas al 5%
21.000 páginas al 5%
N/A
2.500 Páginas al 5%
3.500 Páginas al 5%
36.000 páginas al 5%
10.000 páginas al 5%
2.100 páginas al 5%
3.500 páginas al 5%
1.600 páginas al 5%
12
12
12
30
12
100
12
12
12
2.474
12
12
12
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Unidad
Nota Aclaratoria: La compra total estimada es una cifra indicativa para el cálculo de ofertas equivalente a
un año, las solicitudes mensuales se realizarán parcialmente de acuerdo a las necesidades de la Entidad
y no obligan a SPN a cumplir con mínimos ni máximos.
CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
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VERSIÓN: 02
Objeto:
SUMINISTRO DE TÓNER REMANUFACTURADO Y TÓNER ORIGINAL EN
LAS CANTIDADES, ESPECIFICACIONES Y CONDICIONES DEFINIDAS POR
SERVICIOS POSTALES NACIONALES
Plazo:
Doce (12) meses contados a partir del cumplimiento de los requisitos de
perfeccionamiento y ejecución del contrato y/o hasta agotamiento de la partida
presupuestal asignada, lo que primero ocurra.
Valor:
De acuerdo con el estudio de mercado adelantado y redondeando en millares,
los insumos requeridos pueden llegar a costar MIL SEISCIENTOS
CUARENTA Y TRES MILLONES TRESCIENTOS SEIS MIL PESOS M/CTE
($1.643.306.000) Se anexa el sondeo de mercado.
Forma de Pago:
Se pagará dentro de los treinta (30) días calendario siguiente a la radicación de
la factura correspondiente a cada parcial, con la entrada de almacén donde
consten las cantidades entregadas y con la certificación de recibo a
satisfacción, emitida por el Supervisor del Contrato.
Obligaciones especiales del Contratista:
Sin perjuicio de las demás obligaciones que se emanan de la ley y del contrato que se va a celebrar, el
contratista está especialmente obligado a:
1. Garantizar la oportuna y eficaz prestación del objeto a contratar, respondiendo por la calidad de los
bienes entregados.
2. Entregar los elementos en el Almacén General ubicado en la Diagonal 25 G # 95 A 55 de la ciudad
de Bogotá en facturas parciales de acuerdo con los requerimientos que realice el Supervisor del
Contrato en un término no superior al presentado en la oferta comercial y que no puede ser superior
a cinco (05) días hábiles.
3. Entregar los elementos empacados de tal forma que no sufran daños o deterioros para facilitar su
embalaje, almacenamiento y transporte.
4. Remplazar los insumos que por cualquier motivo sean catalogados como defectuosos o fuera de las
especificaciones técnicas para lo cual el Supervisor del Contrato comunicará por escrito la situación
presentada al Contratista, y este, en un término no superior a los cinco (05) días hábiles siguientes
efectuará la reposición de los bienes en el Almacén General en la dirección indicada anteriormente.
5. Cuando se deje de entregar dentro del plazo mencionado anteriormente ya sea parcial o totalmente
una solicitud, y de acuerdo con la revisión del Supervisor del Contrato del impacto causado por el
evento, el proveedor deberá otorgar un descuento financiero en todos los elementos de la misma
solicitud correspondiente al 5% del valor del mismo; y por cada día hábil posterior al segundo día de
atraso, un 0.25% adicional.
6. En caso de que La Entidad requiera un elemento que no se encuentre relacionado previamente
dentro del contrato, el Contratista lo suministrará previa verificación por parte del Supervisor del
contrato de que el Contratista presenta la mejor oferta económica mediante un sondeo de mercado
realizado con dos (2) proveedores más, de manera que se verifique que el Contratista se ajusta a la
oferta más económica.
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7. Mantener los precios presentados en la oferta comercial durante toda la vigencia del Contrato y sus
eventuales prórrogas y/o adiciones.
8. Observar las restricciones de horario y seguridad que exige la entidad.
9. Cumplir con las obligaciones de que trata el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
10. Constituir oportunamente las garantías exigidas en el presente contrato.
11. Mantener vigentes las pólizas que amparen el cumplimiento y calidad del objeto del contrato.
12. Atender los requerimientos y solicitudes que formule el Supervisor del contrato.
13. Las demás obligaciones inherentes a la naturaleza del objeto contratado.
Elementos Técnicos:
Para evaluar las diferentes propuestas que se presenten, el comité evaluador técnico realizará la
inspección de que los ítems mencionados a continuación se cumplan, de lo contrario, no serán habilitadas
para continuar en el proceso de evaluación:
SUMINISTRO DE TÓNER ORIGINAL
a. Deben ser ofertados la totalidad de los elementos y con las mismas características solicitadas
por la Entidad.
b. El rendimiento de cada tóner deberá ser igual al solicitado por la entidad, para ello, el oferente
deberá indicar frente a cada elemento, el rendimiento ofrecido de cada referencia que incluya
dentro de su propuesta.
c. El proponente deberá contar con certificaciones emitidas por el fabricante del producto, en donde
se autorice su comercialización y/o distribución de la totalidad de los elementos incluidos en el
presente proceso.
SUMINISTRO DE TÓNER REMANUFACTURADO
a. Deben ser ofertados la totalidad de los elementos y con las mismas características solicitadas
por la Entidad.
b. El rendimiento de cada tóner deberá ser igual al solicitado por la entidad, para ello, el oferente
deberá indicar frente a cada elemento, el rendimiento ofrecido de cada referencia que incluya
dentro de su propuesta.
c. El proveedor deberá anexar una certificación firmada por el Representante Legal, en donde se
indique el proceso de remanufacturado y se garantice la calidad del producto, evitando así que la
Entidad adquiera Tóner rellenados que no cumplen con el requerimiento planteado en el
proceso.
d. Anexar una certificación firmada por el Representante Legal, en donde el proponente se
comprometa a realizar como mínimo un mantenimiento anual a una cantidad de equipos a nivel
nacional que estipule la Entidad, en los casos en los que el uso de los elementos objeto del
presente proceso influya negativamente en el buen desempeño de las máquinas, para lo cual la
Entidad habrá informado previamente al proveedor.
Análisis de riesgos de la contratación

Cumplimiento por el 10% sobre el valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo de
ejecución y Seis (6) meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la misma.
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
Calidad por el 20% sobre el valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución
y Seis (6) meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la misma.
SOPORTE ECONÓMICO ESTUDIO DE MERCADO Y ANÁLISIS DE PRECIOS DE MERCADO
Se anexa cuadro con resumen de las propuestas firmado por el solicitante y el ordenador de gastos, así
como copias de las cotizaciones presentadas por los proveedores que participaron en el estudio de
mercado.
RECOMENDACIONES
Conforme a la continua necesidad de adelantar las actividades relacionadas, en atención a lo
anteriormente expuesto y contando la entidad con los recursos económicos; es viable, conveniente y
oportuno adelantar el proceso de selección y contratación respectivos para satisfacer la necesidad aquí
determinada.
Con la presentación de este estudio, queda evidenciada la necesidad del contrato tendiente a cumplir con
los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la Entidad,
por consiguiente se solicita adelantar el proceso contractual respectivo y su perfeccionamiento.
Área Solicitante
Visto Bueno
(Original Firmado)
Julio César Valdés Silva
Jefe Nacional de Almacén, Especies y Franqueadoras
(Original Firmado)
Ana Lucia López Pinzón
Directora Nacional de Infraestructura (e)
Visto Bueno
(Original Firmado)
Jairo Cardona Marín
Vicepresidente de Soporte Corporativo
Ordenador del Gasto
(Original Firmado)
Adriana María Barragán López
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