circular interna 0018 de 2003

Ministerio de la Protección Social
República de Colombia
Despacho del Ministro
CIRCULAR INTERNA
000018
PARA:
Viceministros del Ministerio de la Protección Social
Secretario General
Representantes Legales de las entidades adscritas o
vinculadas al Ministerio de la Protección Social
Funcionarios del Ministerio de la Protección Social
DE:
MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL
ASUNTO:
TRAMITE DE COMISIONES DE SERVICIOS AL EXTERIOR
Bogotá, D.C., 5 de mayo de 2003-05-29
Teniendo en cuenta los inconvenientes que se han presentado en el trámite de las
Comisiones de Servicios al Exterior, con el objeto de unificar el procedimiento, es
necesario precisar las instancias responsables y las condiciones y términos para
así facilitar su otorgamiento. Por lo anterior me permito impartir las siguientes
instrucciones:
1. DEPENDENCIAS RESPONSABLES
1.1
Oficina de Cooperación y Relaciones Internacionales. Corresponde a
esta Oficina recibir las solicitudes tanto de los funcionarios del Ministerio
como de las entidades descentralizadas, solicitar la autorización a este
Despacho o al Despachos de los Viceministerios, según el caso, revisar
la documentación allegada, proyectar los actos administrativos (Decreto
de Autorización y Resolución de Comisión de Servicios, esta última
también contendrá el encargo, cuando haya lugar a ello) y tramitar, vía
la Secretaría General, la expedición de los mencionados actas
administrativos.
1.2
Representante Legales de las entidades adscritas o vinculadas,
Directores Generales, Jefes de Oficina, Jefe de Unidad Especial, Jefe
de Unidad Administrativa Especial y Directores Territoriales.
Corresponde a estos funcionarios allegar trimestralmente, en forma
anticipada, la programación de los eventos internacionales en los cuales
deban participar o sean invitados, indicando el nombre de los
funcionarios de la respectiva dependencia.
1.3
Secretaría General. Corresponde a la Secretaría General adelantar la
revisión y trámite ante la Presidencia de la República de los actos
administrativos requeridos para o con ocasión del otorgamiento de las
comisiones de servicio al exterior y la suscripción de las Resoluciones
de Comisión de su competencia.
1.4
Despacho de los Viceministerios. Corresponde a los Viceministros
autorizar internamente la asistencia a eventos internacionales de los
funcionarios del Ministerio de la Protección Social asignados a las
Direcciones Generales de los respectivos Viceministerios, previa
consulta con el Despacho del Ministro.
1.5
Despacho del Ministro de la Protección Social. Corresponde a este
Despacho autorizar internamente la asistencia a eventos internacionales
de los Viceministros, Secretario General y representantes legales de las
entidades adscritas o vinculadas al Ministerio de la Protección Social,
solicitar y suscribir los actos administrativos para la firma del señor
Presidente de la República o de este Despacho.
2. INSTRUCCIONES INTERNAS
2.1
Las solicitudes de Comisión de Servicios al Exterior deberán allegarse
con una antelación no menor a quince (15) días del evento internacional,
a la Oficina de Cooperación y Relaciones Internacionales.
2.2
Las solicitudes incompletas serán devueltas por la Oficina de
Cooperación y Relaciones Internacionales y sólo podrán tramitarse si
llegan en el tiempo previsto en el numeral precedente.
2.3
Las solicitudes de Comisión de Servicios al Exterior que sean
financiadas con cargo a recursos del presupuesto nacional, conforme a
la Directiva Presidencial 11 de 2002, deberán surtir el proceso de
autorización ante la Secretaría General de la Presidencia de la
República; por tal razón deberán venir acompañadas del respectivo
Certificado de Disponibilidad Presupuestal y cuando requieran decreto
de autorización, la documentación deberá allegarse en dos (2) copias.
Para su estricto cumplimiento, remito copia de la citada Directiva
Presidencial.
2.4
Cuando con ocasión de la Comisión de Servicios al Exterior sea
necesario expedir un Decreto de Encargo, deberá allegarse la hoja de
vida del funcionario que va a ser encargado, acompañada de la
fotocopia pertinente del acto administrativo de requisitos y funciones y
de certificación del Jefe de Personal, o quien haga sus veces, en la que
indique que el funcionario cumple con los requisitos para desempeñar el
cargo para el cual va a efectuarse el encargo.
2.5
Los funcionarios comisionados deberán entregar los informes sobre las
actividades cumplidas en desarrollo de la comisión a los Representantes
Legales de las entidades adscritas o vinculadas, Directores Generales,
Jefes de Oficina, Jefe de Unidad Especial, Jefe de Unidad
Administrativa Especial y Directores Territoriales, quienes a su vez,
deberán reportar a los Viceministros, Secretario General y a este
Despacho, según el caso, el nombre de los funcionarios comisionados,
si éstos entregaron el informe y si cumplieron el objetivo de la Comisión.
2.6
Por último, quiero informarle que no serán autorizadas Comisiones de
Servicios al Exterior, salvo que la asistencia o participación del
Ministerio de la Protección Social o de las entidades descentralizadas
sea estrictamente necesaria y de la mayor importancia, caso en el cual
deberá sustentarse plenamente.
Cordialmente,
DIEGO PALACIO BETANCOURT
DIRECTIVA PRESIDENCIAL NUMERO 11 DE 2002
(septiembre 6)
PARA: VICEPRESIDENTE DE LA REPUBLICA, MINISTROS DEL DESPACHO,
DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS Y DIRECTORES
GERENTES Y PRESIDENTES DE ENTIDADES CENTRALIZADAS Y
DESCENTRALIZADAS DEL ORDEN NACIONAL
DE: PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
ASUNTO: COMISIONES AL EXTERIOR.
FECHA: Bogotá, D. C., septiembre 6 de 2002.
CONSIDERACIONES GENERALES
La ejecución del Presupuesto General de la Nación, así como de todos los
recursos públicos, debe regirse por principios de eficiencia y enderezarse al logro
de los fines estatales.
Las comisiones de servicios al exterior implican un alto costo para el Estado y por
tanto es necesario aplicar un criterio de austeridad con el fin de que el esfuerzo
que implican para el erario los viajes al exterior esté plenamente justificado para el
país.
Por lo anterior se imparten precisas instrucciones a los destinatarios de esta
directiva en materia de comisiones al exterior:
INSTRUCCIONES
1. Las autorizaciones para aceptar invitaciones de gobiernos o entidades
extranjeras sólo se tramitarán cuando no impliquen costos para el erario y sean
indispensables y convenientes para el país, lo cual debe estar plenamente
justificado.
2. Las comisiones de estudios y servicios al exterior deben limitarse a lo realmente
urgente, indispensable y conveniente para el país, hecho que debe estar
plenamente justificado.
3. El Secretario General de la Presidencia de la República debe impartir
autorización previa para toda comisión de estudios o servicios fuera del país que
se pretenda otorgar con cargo a recursos del presupuesto nacional. Esta
autorización es requisito para la expedición de los actos administrativos
relacionados con las comisiones al exterior.
4. No se recibirán proyectos de decreto o solicitudes de autorización previa que no
se ajusten a lo anterior.
5. Los Ministros y Directores de Departamento Administrativo impartirán las
orientaciones necesarias para que las entidades del respectivo sector den
cumplimiento a lo previsto en la presente directiva.
ÁLVARO URIBE VÉLEZ