IMEE-34: Cumplimiento legal SGIEE - Universidad Pablo de Olavide

SISTEMA DE GESTIÓN DE INSTALACIONES Y EFICIENCIA ENERGÉTICA (SGIEE)
Procesos del SGIEE
Requisitos Legales de Gestión de la Energía
Dirección General de Infraestructuras y Espacios
Área de Infraestructuras, Mantenimiento y Eficiencia Energética
Dirección General de Infraestructuras y Espacios
Área de Infraestructuras, Mantenimiento y Eficiencia Energética
Título
Procesos del SGIEE
Entregable
Nombre del
Fichero
Autor
Requisitos Legales de Gestión de la Energía
Control Cambios
Nuevo formato de descripción del proceso
IMEE-34_RequisitosLegales.docx
Responsable del SGIEE
V02.r00
Versión/Edición
Aprobado por
CGIC
Fecha Versión
111/12/2015
Fecha
Aprobación
11/12/2015
CONTROL DE DISTRIBUCIÓN
Nombre y Apellidos
Cargo
Área
CGIC
IMEE
Dirección IMEE
IMEE
Responsable del SGIEE
IMEE
Personal IMEE
IMEE
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Área de Infraestructuras, Mantenimiento y Eficiencia Energética
Índice
Índice ..................................................................................................................................... 3
1.
Misión............................................................................................................................. 4
2.
Alcance. .......................................................................................................................... 4
3.
Definiciones. .................................................................................................................. 4
4.
Responsabilidades. ......................................................................................................... 6
5.
Canales de Entradas. ...................................................................................................... 8
6.
Salidas. ........................................................................................................................... 8
7.
Descripción..................................................................................................................... 8
8.
Registros y documentos de referencias. ....................................................................... 10
9.
Diagrama de Flujo. ....................................................................................................... 11
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1. Misión.
El objetivo de este procedimiento es identificar, actualizar, verificar y evaluar los
requisitos legales de la gestión de la energía, relacionados con los aspectos
ambientales y energéticos de la Universidad Pablo de Olavide (UPO) de ámbito
europeo, estatal, autonómico y local, y definir los mecanismos para su continua
verificación y evaluación del cumplimiento legal, con base en la metodología
establecida e implementada que sean aplicables a las actividades y servicios del área
de IMEE de la UPO.
2. Alcance.
Empieza: Identificación de los requisitos legales que aplica a los procesos,
actividades y proyectos que realice la UPO, que sean parte del alcance del su Sistema
de gestión.
Incluye: La aplicación de los requisitos legales en materia calidad, de medio
ambiente, de seguridad y salud laboral, de sustancias restringidas y de eficiencia
energética en el ámbito europeo, estatal, autonómico y local, así como otros
compromisos suscritos de forma voluntaria, que afectan a las actividades y/o
proyectos y servicios desarrollados por el área de IMEE de la UPO.
Termina: Elaboración anual del cumplimiento de los requisitos.
3. Definiciones.
o SGIEE: Sistema de Gestión de Instalaciones y Eficiencia Energética.
o CGIC: Comité de Garantía Interna de Calidad.
o Aspecto ambiental: Elementos de las actividades, productos o servicios de la UPO
que puede interactuar con el medio ambiente.
o Activos: Componente o funcionalidad de un sistema de gestión de energía de la
organización. Incluye: información, datos, servicios, aplicaciones (software),
equipos (hardware), comunicaciones, instalaciones, recursos administrativos,
recursos físicos y recursos humanos.
o Ahorro de energía: la cantidad de energía ahorrada, determinada mediante la
medición y/o estimación del consumo antes y después de la aplicación de alguna
medida de mejora de la eficiencia energética, teniendo en cuenta al mismo tiempo
la normalización de las condiciones externas que influyen en el consumo de
energía;
o Auditoría energética: todo procedimiento sistemático destinado a obtener
conocimientos adecuados del perfil de consumo de energía existente de un edificio
o grupo de edificios, de una instalación u operación industrial o comercial, o de un
servicio privado o público, así como para determinar y cuantificar las posibilidades
de ahorro de energía a un coste eficiente e informar al respecto.
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o Autoridad pública de ejecución: un organismo de Derecho público responsable
de la aplicación o del control de la fiscalidad de la energía o del carbono, de
sistemas e instrumentos de financiación, de incentivos, normas y criterios
tributarios, de sistemas de etiquetado de la energía o de actividades de formación o
educación en este ámbito.
o Consumo de energía primaria: el consumo interior bruto, excluidos los usos no
energéticos
o Consumo de energía final: toda la energía suministrada a la industria, el
transporte, los hogares, los servicios y la agricultura. No incluye los suministros al
sector de transformación de la energía y a las industrias de la energía propiamente
dichas.
o Eficiencia energética: la relación entre la producción de un rendimiento, servicio,
bien o energía, y el gasto de energía.
o Energía: todas las formas de productos energéticos, combustibles, calor, energía
renovable, electricidad o cualquier otra forma de energía, según se definen en el
artículo 2, letra d), del Reglamento (CE) n o 1099/2008 del Parlamento Europeo y
del Consejo, de 22 de octubre de 2008, relativo a las estadísticas sobre energía.
o Gases de Efecto Invernadero (GEI): Se denominan gases de efecto invernadero
(GEI) o gases de invernadero a los gases cuya presencia en la atmósfera contribuye
al efecto invernadero.
o Manual de uso responsable de la energía: Se trata del documento que inspira y
dirige todo el sistema, el que expone y determina las intenciones, alcance,
objetivos, responsabilidades, políticas y directrices principales, etc., del sistema de
gestión de energía. Incluye la política que se define como Política Energética.
o Medida de actuación: un instrumento de reglamentación, financiero, tributario,
voluntario o de suministro de información creado y establecido oficialmente en un
Estado miembro con el fin de que constituya un marco de apoyo, un requisito o un
incentivo para que los agentes del mercado presten y adquieran servicios
energéticos y lleven a cabo otras medidas de mejora de la eficiencia energética.
o Medidas de eficiencia energética: Conjunto de disposiciones encaminadas a
asegurar los objetivos de uso eficiente y eficaz de la energía en la universidad.
Puede tratarse de medidas de prevención, de disuasión, de protección, de detección
y reacción, o de recuperación.
o Mejora de la eficiencia energética: el aumento de la eficiencia energética como
resultado de cambios tecnológicos, de comportamiento y/o económicos.
o Norma europea: una norma adoptada por el Comité Europeo de Normalización, el
Comité Europeo de Normalización Electrotécnica o el Instituto Europeo de
Normas de Telecomunicaciones, y puesta a disposición para su utilización pública.
o Norma internacional: una norma adoptada por la Organización Internacional de
Normalización puesta a disposición del público.
o Norma ISO 50001:2011: Es una normativa estándar internacional desarrollada
por ISO (Organización Internacional para la Estandarización u Organización
Internacional de Normalización), donde se establecen los requisitos para el
establecimiento de un sistema de gestión de energía.
o Otros Requisitos: Acuerdos, convenios, pactos u otro tipo de compromiso,
voluntario que la UPO ha suscrito o a los que se ha adherido, con instrucciones,
entidades, empresas y organizaciones.
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o Parte participante: una empresa o un organismo público que se ha comprometido
a cumplir determinados objetivos en virtud de un acuerdo voluntario, o que está
cubierto por un instrumento nacional de regulación de la actuación.
o Política Energética: Conjunto de directrices plasmadas en este documento escrito,
que rigen la forma en que la universidad gestiona la energía que utiliza para sus
fines.
o Requisito: Necesidad o expectativa, generalmente implícita (significa que es un
habitual o una práctica común para la UPO, sus clientes (PAS-PDI-estudiantes) y
otras partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo consideración está
implícita) u obligatoria.
o Requisito Legal: exigencia o prohibición derivada de disposiciones legales,
reglamentaria o normativas cuyo cumplimiento es de carácter obligatorio para la
UPO. El incumplimiento de un requisito legal puede ocasionar sanciones o derviar
en responsabilidades penales o civiles.
o Requisitos Legales Generales: Hace referencia a las exigencias o prohibiciones
derivadas de disposiciones legales, reglamentarias o normativas nacionales e
internaciones, estatales, provinciales, departamentales y locales, aplicables a los
aspectos ambientales de la UPO.
o Requisitos Legales ambientales y de gestión de la energía específicos que
apliquen a la UPO: Hacen referencia a las exigencias o prohibiciones establecidas
en los actos administrativos expedidos por la autoridades ambientales, así como
autoridades que regulan el uso y consumo de la Energía, derivadas de la
evaluación a proyectos nuevos y el seguimiento de proyectos en operación.
o Servicio energético: el beneficio físico, la utilidad o el bien derivados de la
combinación de una energía con una tecnología energética eficiente o con una
acción, que puede incluir las operaciones, el mantenimiento y el control necesarios
para prestar el servicio, el cual se presta con arreglo a un contrato y que, en
circunstancias normales, ha demostrado conseguir una mejora de la eficiencia
energética o un ahorro de energía primaria verificables y medibles o estimables.
o Sistema de gestión de Instalaciones y Eficiencia Energética (SGIEE): Sistema
de gestión de la energía que, basado en estándares, se establece para crear,
implementar, hacer funcionar, supervisar, revisar, mantener y mejorar la gestión
del uso de la energía. El sistema de gestión incluye la estructura organizativa, las
políticas, las actividades de planificación, las responsabilidades, las prácticas, los
procedimientos, los procesos y los recursos.
o Sistema de gestión de la energía: un conjunto de elementos relacionados entre sí
o en interacción pertenecientes a un plan que establece un objetivo de eficiencia
energética y una estrategia para alcanzarlo.
4. Responsabilidades.
o Dirección UPO:
-
Proporcionar los mecanismos para mantener informados a los responsables de la
gestión de la energía (área de IMEE), sobre normas, leyes y reglamentos vigentes.
Solicitar la evaluación del cumplimento legal de los requisitos legales generales.
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-
Mantener los registros de los resultados de la evaluación (podrá encargar al área de
IMEE la custodia de la información y/ documentación).
o Dirección IMEE:
-
Estructura la matriz de identificación de requisitos legales generales y otros
requisitos ambientales y de gestión de la energía de la UPO.
Presenta los requisitos legales a la dirección de la UPO para precisar su
aplicabilidad en la Universidad.
o Responsables de Instalaciones, Infraestructuras y Mantenimiento:
-
-
Son responsables del seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales y de
gestión de la energía y de mantener los registros de los resultados de la evaluación
del cumplimiento legal.
El personal encargado del cumplimiento y/o seguimiento al cumplimiento del
requisito legal aplicable es responsable de asegurar el cumplimiento de los
requisitos legales ambientales y de gestión de la energía, aplicables a las
actividades que realice la UPO. Así mismo, los gestores de los contratos suscritos
con la Upo en materia de gestión de la energía.
o Responsable del SGIEE:
- Genera informes a la dirección del área de IMEE de los requisitos legales
aplicables a la UPO.
o Responsable de documentación junto con el Director del área:
- Actualiza en el sistema de gestión de la documentación del SGIEE la matriz de
seguimiento de los requisitos legales de gestión de la energía.
- Realizar el seguimiento y comprobación de que la documentación está conforme
al documento de normas para la documentación aprobado.
- Realiza las revisiones periódicas del sistema de documentación BSCW del
SGIEE.
- Actualizar y custodiar los documentos de documentación, plantilla y registros.
- Publica los requisitos legales y/o referencias externas en la Web del área de
IMEE. (https://www.upo.es/infraestructuras/sobre-imee/normativa/)
o Comisión de Garantía Interna de calidad (CGIC):
- Aprueba los planes definidos de la gestión de los servicios.
- Aprueba los Procesos del SGIEE y SGS (documentación, responsables, registros,
indicadores).
- Aprueba el Sistema de Gestión de Servicios y el Sistema de Gestión de la
Energía..
- Comunica al personal y dirección de las acciones y resultados obtenidos.
- Verifica que las mejoras cumplen los objetivos propuestos.
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- Aprueba los documentos del SGS y del SGIEE.
- Delega la ejecución de las tareas de desarrollo e implementación del SGS y
SGIEE.
5. Canales de Entradas.
o Normativas en vigor europeas, estatales, autonómicas, locales (DOUE- BOEBOJA- BUPO).
o CTE (http://www.codigotecnico.org/index.php/menu-documentoscte).
o RITE
(http://www.minetur.gob.es/energia/desarrollo/EficienciaEnergetica/RITE/Paginas/
InstalacionesTermicas.aspx).
6. Salidas.
o
o
o
o
Matriz de evaluación de requisitos legales.
Información en la web del área de IMEE.
Informes a la dirección de la UPO.
Informes de inspecciones de cumplimiento legal.
7. Descripción.
7.1 El responsable del SGIEE, en colaboración con la dirección del área de IMEE y
los asesores de origen externo y de la UPO, identifica e incorpora al sistema la
legislación en materia de calidad medio ambiental y gestión de la energía.
Para ello se dará de alta en las alertas tempranas de las distintas fuentes de
información (DOUE, BOE, BOJA, BUPO).
En el caso que existan dudas sobre la interpretación y aplicación de algún requisito,
se solicitará a la asesoría jurídica de la UPO o de un experto en asuntos legales en el
tema relacionado.
La información sobre requisitos legales y otros requisitos que sean aplicables a las
empresas externas implicadas en la gestión de la energía, se dará a conocer a estos,
por parte del área de IMEE.
El seguimiento al cumplimiento legal durante la ejecución de los contratos entre
terceros y la UPO en temas de gestión de la energía, le corresponde a los
supervisores de acuerdo a los establecido en el documentos de contratación de los
servicios y concretados en el documento de gestión operacional (DOC_IMEE33_CriteriosOperacionales.docx).
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7.2 Publicar enlaces de la normativa de cumplimiento legal en la Web de IMEE en
temas relacionados con la gestión de la energía y eficiencia energética como medio
de concienciación a la Comunidad Universitaria. Así como las referencias en la WEB
oficial de información de CTE y de RITE.
7.3 Identificación de los requisitos legales y compromisos de cumplimiento
conforme a la matriz aprobada por la dirección de la UPO.
(Instalaciones eléctricas, certificación de edificios, residuos de aparatos eléctricos y
electrónicos, instalaciones de climatización, instalaciones de gas, ACS…).
Tomando como base la matriz de identificación de aspectos y evaluación de
impactos ambientales y de gestión de la energía, se identifican los requisitos legales
generales que son aplicables a los aspectos de gestión de la energía de la UPO.
Compromisos recogidos en el contrato de mantenimiento de las instalaciones desde
la empresa de adjudicataria de mantenimiento (Criterios Operacionales del contrato
con la empresa de servicios de mantenimiento DOC_IMEE33_CriteriosOperacionales.docx).
7.4 En esta fase se analiza desde el control de operaciones del SGIEE los
requerimientos y su cumplimiento (análisis de datos del SGIEE) desde la aplicación
de Power Estudio Scada de la UPO.
Se obtiene del SGIEE los informes de cumplimiento a petición de la Dirección de
IMEE, DGIE y de la UPO (Gerencia y Equipo de Dirección).
Los informes solo se emitirán en papel a requerimiento de las instancias
referenciadas.
7.5 La evaluación del cumplimiento de los requisitos legales y compromisos
voluntarios se realiza de forma periódica (al menos una vez al año) a través de las
reuniones de la comisión de gestión de la energía (responsable del SGIEE y
responsable de las instalaciones e infraestructuras y dirección del área de IMEE),
para detectar la necesidad de tomar acciones como resultado de dicha evaluación.
La dirección del área de IMEE emitirá un informe anual sobre el estado de
evaluación del cumplimiento de los requisitos legales.
El seguimiento y evaluación del cumplimiento legal, podrá apoyarse en mecanismos
como:
-
Inspecciones: Los responsables de la inspección verifican y documentan el
cumplimiento de la normativa a través de listas de chequeo y aplican instrucciones
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-
que deben remitir al responsable de las instalaciones y control de eficiencia
energética.
Auditorías Internas: Mediante el procedimiento de auditorías internas del SGIEE.
La matriz de requisitos legales y otros requisitos se revisa o actualiza siempre que se
de alguna de las siguientes situaciones:
- Incorporación de un nuevo requisito legal o compromiso voluntario que afecten a
los sistemas de gestión de la energía implementados.
- Antes y después de la puesta en marcha de una nueva actividad.
- Cuando se generen cambios en la matriz de identificación de aspectos de impactos
ambientales y de gestión de la energía, que tengan implicaciones legales.
7.6 Acciones correctoras a realizar para el cumplimiento.
También se revisarán las correspondientes acciones correctivas en la planificación
anual Energética, conforme al sistema de gestión de instalaciones y eficiencia
energética (SGIEE) y requisitos legales.
7.7 Verificación del control operacional desde el DGIEE a través del proceso IMEE32 de verificación y acciones correctoras preventivas.
8. Registros y documentos de referencias.
o Matriz de evaluación de requisitos: REG_IMEE34_EvaluaciónRequisitosLegales_SGIEE.xls
o Publicación Web de los requisitos legales para conocimiento de la comunidad
universitaria: https://www.upo.es/infraestructuras/sobre-imee/normativa/
o Actas de evaluación anuales.
o Informes de inspecciones de las instalaciones e infraestructuras conforme a los
requisitos legales, por empresas autorizadas.
o Informes de certificaciones de edificios de la UPO. Información en el servicio de
planimetría del IMEE. (ejemplo:
https://www.upo.es/cms1/export/sites/upo/infraestructuras/planimetria/documentaci
on_grafica/edificios/Edificio_09/documentos/DOC_IMEE_01_CE_09.pdf).
o Criterios operacionales contrato de mantenimiento: DOC_IMEE33_CriteriosOperacionales.docx
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9. Diagrama de Flujo.
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