Manual de instrucciones para la aplicación de seguimiento

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MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE
SUBDIRECCIÓN GENERAL DE FORMACION Y MOVILIDAD
DEL PROFESORADO E INNOVACION DOCENTE
MANUAL DE AYUDA
APLICACIÓN PARA LA GESTION DE LAS SUBVENCIONES
CONCEDIDAS EN EL SUBPROGRAMA DE MOVILIDAD
1. MODALIDAD A: ESTANCIAS DE PROFESORES E INVESTIGADORES
SENIOR EN CENTROS EXTRANJEROS
2. MODALIDAD B: ESTANCIAS DE MOVILIDAD EN EL EXTRANJERO “JOSE
CASTILLEJO” PARA JOVENES DOCTORES
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1. ACCESO AL TRÁMITE ORGANISMOS
Como pre-requisito se establece que el usuario se haya registrado en la Sede Electrónica del Ministerio de Educación. Con los datos de
usuario y contraseña se podrá acceder al trámite.
Una vez en Sede (https://sede.educacion.gob.es/portada.html), han de acceder a Trámites y Servicios, y desde esa página elegir la opción
Organismos. Al entrar en Organismos, hay que acceder a Formulario de solicitud y consulta de solicitudes. Se nos solicitan nuestros datos de
usuario y contraseña para logarnos en la Sede y acceder al trámite.
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Nos aparece una pantalla con un enlace que nos lleva a Trámites disponibles, es decir, los trámites en los que tenemos autorización para
acceder.
Al pinchar en Trámites disponibles, nos aparece esta pantalla con un desplegable de los trámites a los que tenemos acceso. En este caso
seleccionaremos ‘Movilidad José Castillejo-Seguimiento solicitudes’ o ‘Movilidad Prof. Seniors-Seguimiento solicitudes’.
Al acceder a la aplicación aparece una pantalla con las acciones disponibles: Ver/Modificar datos y desde este enlace accedemos a los
listados de los beneficiarios del programa seleccionado.
2. LISTADO DE BENEFICIARIOS:
Se proporciona un buscador para seleccionar los beneficiarios sobre los que queremos trabajar. Hay varios criterios: Convocatoria, Año, Fecha
Resolución y Estado.
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3. DATOS DE UNA SOLICITUD/BENEFICIARIO:
Una vez que accedemos a los datos del beneficiario, se muestra un menú donde se pueden consultar todos los datos del Beneficiario divididos
en diferentes apartados. En la parte final del menú se muestran las opciones de Trámites disponibles para ese beneficiario.
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4. MODIFICACIÓN FECHAS DE ESTANCIA
Si el beneficiario no puede o no ha podido realizar la estancia en las fechas concedidas, por motivos de visado o por otras causas excepcionales, es
imprescindible solicitar la modificación del periodo en el impreso normalizado correspondiente.
Ha de indicarse la causa y las fechas de inicio y fin del nuevo periodo. Una vez constatado que todo es correcto se pulsa el botón guardar.
Antes de finalizar ha de adjuntarse el archivo con la solicitud correspondiente.
En este momento el estado pasa a ser Prórroga solicitada y ha de ser autorizada por el órgano gestor. Si el órgano gestor la aprueba, el estado pasara a
Aplazado. Si al revisar la documentación el órgano gestor considera que hay algún error o deficiencia, enviará al organismo una notificación de subsanación.
Cada vez que el órgano gestor efectúe un requerimiento de subsanación, el sistema informático emitirá un correo informativo desde la dirección:
[email protected] [mailto:[email protected]] que se enviará de forma automática a las personas autorizadas para el acceso a
la aplicación.
Tanto en este trámite como en cualquier otro que pueda ser objeto de subsanación, al acceder al expediente del beneficiario, en el menú de trámites
figurará al final el de Subsanación. Debe acceder a Subsanación para ver el documento o acción que requiere ser subsanada.
5. RENUNCIA
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Cuando el beneficiario no puede hacer uso de la subvención y no llega a incorporarse al centro receptor, ha de comunicarse la Renuncia, en el modelo
normalizado correspondiente.
6. INCORPORACIÓN DE UN BENEFICIARIO:
Antes de grabar los datos de la fecha de incorporación, ha de marcarse ,obligatoriamente, si el beneficiario con posterioridad a la presentación
de la solicitud ha realizado o no ha realizado alguna estancia en el extranjero de duracion igual o superior a un mes. En caso afirmativo, ha de
seleccionar la opcion SI y grabar las fechas de inicio y fin de la estancia. Para que estas fechas queden guardadas hay que pulsar el botón
“añadir”. En documentación a adjuntar se deberá incluir el impreso normalizado con la Declaración de estancias disfrutadas. Si no ha realizado
ninguna estancia con posterioridad a dicha fecha, se elige la opción NO del desplegable y se pasa a cumplimentar los datos de la
incorporación.
En esta pantalla van a aparecer las fechas de inicio y fin concedidas en la resolucion de concesión, salvo que se haya solicitado y aprobado
una modificacion de fechas, en cuyo caso las fechas que aparecerán son las autorizadas. Se debe grabar la fecha que figura en el certificado
de incorporación y a continuación pulsar el botón ‘Guardar’.
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Este proceso queda finalizado cuando se envia la incorporacion y siempre se va a requerir adjuntar el documento escaneado del certificado de
incorporación, cuyo original debe obrar siempre en poder del organismo. Si se ha realizado alguna estancia con posterioridad a la presentación
de la solicitud, deberá adjuntarse escaneado el impreso normalizado de declaracion de estancias.
El estado de la solicitud pasa a Incorporado y queda pendiente de revisión y aprobación por parte del órgano gestor. Una vez aprobado,
pasará a Propuesta de pago. Si al revisar la documentación el órgano gestor considera que hay algún error o deficiencia, enviará al organismo
una notificación de subsanación.
7. RENUNCIA UNA VEZ INCORPORADO
Una vez incorporado, el beneficiario puede verse obligado a renunciar antes de finalizar de la estancia. Estas renuncias solo deben
cumplimentarse si la fecha de finalización va a ser en un mes anterior al de finalización. Si la fecha final está dentro del último mes de la
estancia, no se requiere ninguna comunicación de renuncia.
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Debe seleccionar el motivo de la renuncia y grabar la fecha del último día de estancia en el centro receptor. Pulsar la opción guardar y para
finalizar se le va a pedir siempre que haya adjuntado el impreso normalizado de comunicación de renuncia. Cuando el proceso está
debidamente finalizado el estado pasa a ser Renuncia solicitada, a la espera de revisión y aprobación por el órgano gestor. Si el órgano gestor
la aprueba, al ser una renuncia tras la incorporación, el estado será Baja.
8. INTERRUPCIONES/AUSENCIAS
Tanto las ausencias por motivos derivados del proyecto como las ausencias por motivos personales o profesionales, no imprescindibles para la
consecución del proyecto de investigación financiado, han de tramitarse aquí.
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Hay un desplegable en el que ha de seleccionarse si es una ausencia por motivos del proyecto o una interrupción, indicando en este último
caso qué tipo de interrupción.
En todos los casos hay que indicar las fechas de inicio y fin de la ausencia o interrupción y adjuntar el impreso normalizado correspondiente.
9. JUSTIFICACIÓN CIENTÍFICA
En el mes siguiente al de finalización de la estancia debe remitirse la documentación acreditativa de la estancia: certificado de estancia con el
informe del responsable del grupo receptor y memoria final que recoja las actividades realizadas por el beneficiario.
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En esta pantalla se ha de grabar la fecha de finalización de la estancia, que es la que aparece como fecha final de la estancia en el documento
del Informe del investigador responsable del centro receptor.
Una vez grabada esta fecha hay que adjuntar los dos documentos de la justificación: el certificado de estancia e informe del responsable del
grupo receptor y el informe final del beneficiario.
Al finalizar este proceso el expediente pasa a Memoria Presentada y el órgano gestor ha de revisar y aprobar que es correcta la
documentacion presentada. Si se aprueba el estado sera Memoria Aprobada.
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