INTRODUCCIÓN.

INTRODUCCIÓN.
Uno de los factores de mayor importancia en la administración actual, es poseer información de alta calidad,
tanto en los distintos procesos de una organización, como para la toma de decisiones; esto ha provocado que
cada día se busque un mayor perfeccionamiento, tanto de los elementos técnicos para obtenerla, como de los
sistemas de información que se desarrolla, con el objeto de lograr resultado oportunos, confiables y al más
bajo costo.
Por lo tanto, es necesario controlar que cada etapa de sistema conformado para obtener la información se haya
cumplido correctamente, es decir, se verifique que los procesos administrativos y electrónicos de datos sean
coherentes y actúen como un todo que satisfaga los requerimientos de quienes deben hacer uso de dicha
información.
¿ QUÉ ES UN S.IA.?
Para poder definir lo que es un S.I.A. (Sistemas de Información Administrativa), primero debemos tener
conocimiento sobre ciertos conceptos:
• − Información: Toda entidad por formar parte de un sistema económico− social, está expuesta a una serie
de cambios que el medio le impone y a los cuales debe adaptarse. Paralelamente, debe cumplir ciertos
objetivos que se ha fijado y para lograrlo esta continuamente enfrentada a tomar decisiones, lo que hace
necesario la existencia de información elaborada que cumpla con las condiciones propias de esta.
Información es el dato percibido que, en una u otra forma, cambia la conducta del individuo que la percibe, es
toda señal (o dato) que decrece la incertidumbre que posee un individuo sobre una situación determinada. Es
una selección de datos organizados con relación a un usuario, problema, tiempo, espacio y función.
• − Sistemas: Es un conjunto de elementos o funciones, estructuradas e interactuantes cuya finalidad es
lograr un objetivo determinado.
Los sistemas varían en cuanto a elementos, aspectos, volumen, atributos, relaciones y objetivos. Si lo miramos
desde este punto de vista la empresa es un sistema, así lo demuestran las diversas y múltiples interrelaciones
que existen entre sus partes.
Los Sistemas pueden clasificarse en abiertos y cerrados, los primeros se diferencian de los segundos en que
interactúan con el medio, o sea, obtienen de él los recursos que necesitan (corriente de entrada), y los
transforman con lo cual generan el bien y/o servicio (corriente de salida).
La corriente de entrada puede tomar diferentes formas dependiendo del tipo de empresas. En términos
generales abarca a los insumos y materias primas, esfuerzo humano, recursos financieros, capacidad
administrativa, la información interna o externa que requieren las empresas.
El proceso del sistema es la transformación de la corriente de entrada a través de la mezcla de los distintos
elementos que la componen en una corriente de salida.
La corriente de salida generalmente va a estar ligada a la función u objetivo principal de la empresa que es la
producción de un bien y/o servicio.
GRAFICAMENTE.
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EL SISTEMA DE INFORMACIÓN (S.I.)
La administración efectiva de una organización requiere buenos sistemas de información. La toma de
decisiones lógicas requiere que se entiendan las circunstancias que rodean un evento y de las expectativas de
que se disponga. Mientras más oportuna y pertinente sea la información mejor será la decisión resultante.
El sistema de información de una empresa es el punto básico para una buena gestión administrativa, ya que a
través de sus componentes toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de
elaboración, al proceso de decisiones.
Para comprender lo que significa un buen sistema de información dentro de una entidad, es necesario
identificar los objetivos que este persigue.
Objetivos del Sistema de Información.
Este trata fundamentalmente de:
• Suministrar a la dirección de la empresa y a todos los niveles, el conocimiento de los resultados de la
actividad, así como el estado de los factores internos o externos que afectan el curso de la misma.
• Proveer los canales a través de los cuales las decisiones de la dirección, expresadas en ordenes e
información de diversas clases y contenidos, se incorporen a las operaciones de la empresa.
• Coordinar entre todas las personas de la empresa, a fin de lograr el grado de relación precisa para conseguir
los objetivos de aquella.
De acuerdo a lo señalado anteriormente, el objetivo del sistema queda expresado a través de los siguientes
puntos:
• Elaborar los métodos y desarrollar las técnicas necesarias para adquirir y transmitir la información, así
como desarrollar los procedimientos para su almacenamiento y utilización posterior.
• Servir de soporte al sistema de planificación, recogiendo su contenido en documentos adecuados para
hacerla efectiva y trascendente.
• Establecer causes para recoger la información interna y externa, lo cual es relevante para la vida de la
empresa, transmitiéndola a aquellos que deben incorporarla a las operaciones a través de sus
decisiones.
• Proveer los medios para que la información procedente de los resultados de la actividad, sea elaborada
de acuerdo con las reglas determinadas al efecto.
• Dar a conocer en forma sistemática y organizada la información, a los ejecutivos y directores de la
empresa, a través de los sistemas de información, control y gestión.
En conclusión, podemos decir, que los Sistemas de Información de la Empresa son conjuntos organizados de
elementos dirigidos a recoger, procesar, almacenar y distribuir información de manera que pueda ser utilizada
por las personas adecuadas en la empresa de modo que desempeñen sus actividades de modo eficaz y
eficiente. La información puede verse sobre personas, lugares, cosas o eventos internos a la empresa, o sobre
el entorno que los rodea. Las personas utilizan la información para tomar decisiones, mantenerse informado
sobre los recursos empleados y para planificar el futuro. La información tiene atributos de exactitud, fiabilidad
y oportunidad.
Los elementos que conforman un sistema de información son cuatro:
• INFORMACIÓN. Todo aquello (número, texto, imagen, voz) que el sistema captura, procesa,
almacena y distribuye.
• PERSONAS. Gente que introduce, procesa y/o utiliza la información del sistema.
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• TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN. Hardware y software empleado
en las tareas del sistema.
• TÉCNICAS DE TRABAJO. Métodos utilizados por las personas y las tecnologías para desempeñar
su trabajo.
Estos elementos constituyen un Sistema de Información cuando se juntan y operan coordinadamente para
alcanzar un objetivo determinado en la empresa, ya sea gestionar las transacciones corrientes, facilitar la toma
de decisiones estratégicas, mantener un canal comercial o cualquier otro propósito útil para el éxito de la
empresa.
En este sentido, un sistema informático, un conjunto de hardware o software, no es un Sistema de
Información. Sólo cuando este sistema informático actúa en coordinación con el resto de elementos para un
propósito empresarial definido hablamos de Sistemas de Información de la Empresa.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN DENTRO DE UNA EMPRESA.
En las empresas pueden existir innumerables sistemas de información, dependiendo del tipo de empresa los
más comunes son:
• El Sistema Contable:
Este sistema es el más usado de todos, ya que casi la totalidad de las empresas cuentan con un sistema
contable, es decir, un medio para recolectar, sumarizar, analizar y presentar en signos monetarios la
información relativa al negocio.
• El Sistema de Costos:
La contabilidad de costos es la técnica encargada de registrar y presentar las operaciones relativas a la
producción de mercancías y servicios, por medios de los cuales esos registros se convierten posteriormente en
un método de medida y en un medio de control.
Este tipo de contabilidad implica el análisis y la síntesis de las operaciones, de tal forma que es posible
determinar el costo total de producción de una mercancía, un trabajo o un servicio, así es como también se
puede clasificar el costo en sus elementos materiales, mano de obra y de gastos de fabricación.
La contabilidad de costos incluye también el análisis y la síntesis del costo total de producción en función de
los costos por departamento o por centros de costos, así como por operaciones manuales o de máquinas.
Todo sistema cualquiera sea su naturaleza tiene un porque de su existencia, el sistema de contabilidad de
costos tiene tres finalidades principales:
• Proporciona los valores de los inventarios de manufactura en proceso y de artículos terminados.
• Proporciona datos para el control de costos.
• Proporciona datos para las decisiones sobre negocios.
• El Sistema de Presupuesto:
Este sistema exige una previsión sistemática basada en la experiencia del pasado y en las condiciones que se
preveen para el futuro.
Un sistema presupuestario es primordial para las entidades que desean mantener un buen sistema de
información, ya que este es básicamente el esquema de un plan proyectado de acción del ente, para un período
de tiempo definido.
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Los pronósticos que se realizan a través de este sistema son tabulaciones formales de decisiones de la
administración, en las cuales cada uno de los directivos de las unidades organizacionales a reunido en
términos concretos sus juicios ponderados sobre lo que hará dentro del campo de su responsabilidad.
El objetivo fundamental que hace necesario realizar un presupuesto es el ayudar a obtener el control de los
diferentes aspectos de un negocio, lo cual se logra comparando los resultados obtenidos con las cifras del
presupuesto, utilizando estás últimas como una base de comparación o medida para determinar la eficiencia de
las operaciones.
USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMÁCIÓN EN UNA EMPRESA.
En esta era de información, el conocimiento está asumiendo el rol del capital como fuente impulsora de las
empresas. Hoy en día el conocimiento es el recurso primario de las personas y organizaciones, donde las
tecnologías de hardware, software y redes comunicacionales pasan a tener un rol vital como habilitantes de
una nueva manera de hacer gestión.
En primer lugar, para la implementación de tecnología informática, la empresa debe realizar un análisis
costo− beneficio, de manera que la adquisición de esta resulte productiva.
En el uso de esta tecnología informática es necesario incorporar computadores con una serie de características,
que al estar interconectados entre sí, facilitan la rapidez y calidad de la información, gestión y posterior toma
de decisiones.
En el poder de la decisión las empresas se encuentran organizadas en grupos relativamente autónomos,
comunicados por tecnología computacional que manejan decentralizadamente con gran efectividad y
eficiencia en los procesos claves de la empresa.
La mayoría de las personas tendrán equipos conectados a redes computacionales, tanto en las empresas como
en el hogar. Estas redes son de carácter global, ya que permiten la conexión entre empresas y personas
cualesquiera.
Las redes comunicacionales producen la contracción del tiempo y el espacio, por la facilidad que tienen las
personas de realizar acciones efectivas en un grupo social y en particular en una empresa.
Es importante hoy en día que las personas que realizan gestión conozcan acerca de las tecnologías de
información y así mismo, deben saber como enfocar el uso de estas para que las empresas tengan una
transición suave hacia los nuevos estilos de gestión.
PRINCIPALES COMPONENTES DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Hardware
El componente de hardware más básico que sirve como plataforma para los sistemas de información y las
aplicaciones, es el computador. El computador consta de dispositivos de entrada, los cuales proveen los
elementos para comunicarse con otros elementos del computador. Los más populares de estos elementos son
el teclado y el Mouse, que sirven para darle instrucciones al computador. Otro componente importante del
computador es la CPU, que interpreta las instrucciones y los datos que ingresan por los dispositivos de
entrada y toma las decisiones adecuadas respecto a ellos. También forman parte importante del computador, la
memoria principal y la memoria secundaria. La memoria principal (RAM) dice relación con la capacidad
que tiene el computador para trabajar con varios programas simultáneamente. La memoria secundaria
corresponde a la capacidad de almacenamiento de computador, es decir, el disco duro. El computador también
posee dispositivos de salida, los cuales permiten que el computador pueda entregar los resultados del
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procesamiento realizado internamente. Los principales dispositivos de salida son: los monitores, las
impresoras, los parlantes, etc.
Software
El SW de los computadores es el que provee las instrucciones por medio de las cuales el HW opera. Dentro de
cada uno de los componentes del computador debe existir un SW adecuado que entienda las instrucciones y
datos y que sea capaz de procesarlos. Por ejemplo, la CPU como unidad física no puede hacer nada si no
cuenta con un conjunto de instrucciones generales que le permitan actuar de acuerdo a reglas bien definidas;
éste está constituido por el Sistema Operativo, el cual es un software. El SW toma la forma de programas, que
son un conjunto de instrucciones escritas en un determinado lenguaje. Los tipos de SW más importantes son:
• Sistema Operativo y otros SW de base: el S.O. es el programa maestro que controla y dirige todas
las operaciones del HW de un computador, por ejemplo, monitorea todos sus componentes y conoce
su estado. También puede recibir requerimientos por la ejecución de múltiples programas y varios a la
vez por un mismo programa, dándoles prioridades y tiempos de procesamiento a la CPU.
• Compilador de lenguajes: traduce un programa escrito en un lenguaje de 3º o 4º generación y lo
transforman en instrucciones en lenguaje de máquinas codificado en binario.
• Software de Aplicación: es el que realiza una labor útil para un usuario final, puede ser empaquetado
(se compra y no puede ser adaptado a las necesidades del usuario), parcialmente empaquetado
(permite adaptaciones a las características particulares de una empresa) y ad−hoc (hechas totalmente a
la medida de los usuarios).
Redes Organizacionales
La base de cualquier Red Organizacional es el medio físico a través del cual se integran las tecnologías de
información. Este medio físico puede ser por trenzado, cable coaxial, fibra óptica o microonda. Cualquiera de
estos medios, algunos más costosos y de mejor capacidad, permite la interconexión y transmisión de
información entre distintos puntos físicos que componen una organización. Dependiendo de la amplitud del
área que se desea comunicar (redes LAN o WAN), el tipo de información (voz, data, imagen) y del ancho de
banda requerido, existen distintas alternativas de transmisión: Packet switching, Frame Relay, ISDN, ATM,
ADSL, etc.
Las Redes de Area Local (LAN) son un conjunto de equipos, cableado y protocolos que permiten a un grupo
de estaciones (habitualmente PC´s) comunicarse y compartir recursos. La motivación original de estas redes
es la centralizar en un servidor los servicios de almacenamiento de SW, datos y de impresión, pudiendo las
estaciones bajar tanto el SW como los datos y realizar procesamientos locales.
Redes Totales
Las redes totales no sólo permiten unir las diferentes unidades de una empresa, sino también interconectar
empresas, y los clientes con éstas. Permiten integrar diversas tecnologías para dar una solución integral a las
necesidades de comunicación de una empresa, tanto internas como externas (con clientes y proveedores), que
haga indiferentes el lugar y el tiempo para los que necesitan interactuar. Estas interconexiones se basan en
distintas tecnologías, como Internet, EDI, Gropware, Workflow, etc., siendo la más importante, sin lugar a
dudas, Internet.
Internet es la red pública mundial, que ofrece posibilidades para desarrollar aplicaciones internas de una
empresa o de interconectar con clientes y proveedores. En su funcionalidad más básica, Internet es un correo
electrónico mundial que permite el envío de mensajes entre todos aquellos computadores conectados a la red
por medio de unos sistemas de direcciones. Por otro lado, el mayor potencial de la red Internet en las
empresas está en el Web, conjunto de servidores que ofrecen sitios y páginas Web, documentos de hipertexto
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que organizan la información sobre un determinado tópico de una manera fácil y atractiva de utilizar. La
importancia de los sitios y páginas Web es que ellos pueden ser utilizados por las empresas para proveer una
gran gama de información de interés comercial.
Otra modalidad de Internet es Intranet, que permite compartir información interna de la empresa
(procedimientos, manuales, informes, catálogos, etc.), la cual está protegida por un firewall. También existe la
modalidad Extranet, según la cual, algunos datos contenidos en un servidor Web se ponen a disposición de
usuarios externos, particularmente clientes (disponibilidad de productos, stock de productos, planes de
producción relevantes para un proveedor, etc.) (*)
Vale la pena mencionar la red EDI, que fue creada para facilitar el comercio electrónico y hace posible el
envío de formatos preestablecidos, por ejemplo; órdenes de compra o facturas entre empresas en forma
electrónica, eliminando el papel. La comunicación EDI es de computador (enviador) a computador (receptor).
En el computador del enviador se genera el formato a traspasar y un SW propio de la solución EDI lo
transforma a señal electrónica transmisible por el protocolo y las líneas que usa la empresa que provee el
servicio. Esta empresa se encarga de rutear el mensaje a la empresa receptora, velando por la seguridad y
exactitud de lo transmitido.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLES.
Dentro de las organizaciones la contabilidad juega un rol importante, ya que, es una base sobre la cual se
toman una gran variedad de decisiones, ya sean económicas o financieras, también influye en el control de la
gestión y las operaciones de las empresas, por esa razón los Sistemas de Información Contable (SIC) son tan
necesarios dentro de la misma. Pero ¿qué es la Contabilidad?, es una parte de los SIA de un ente,
técnicamente es el procesamiento de datos que permite obtener información sobre la composición y evolución
del patrimonio de una empresa.
El SIC es el conjunto de elementos humanos, materiales e integradores que interactúan con el fin de
proporcionar información correspondiente a las operaciones realizadas por la empresa, susceptible de ser
valorizadas en términos numéricos, lo cual permite a sus administradores, en forma fácil, tomar las decisiones
que cumplan sus objetivos.
Existen diferentes tipos de sistemas Contables de acuerdo a los componentes y necesidades que posee la
Empresa, y pueden adoptar diversas formas. Los SIC más utilizados por los entes económicos y más
destacados son:
• El sistema Jornalizador: sistema el cual registra todas las operaciones mercantiles en el DIARIO o libro
único, en forma detallada a través de asientos, de este modo se cumple con el principio contable de la
partida doble, dichas operaciones deben ser registradas en forma cronológica y posteriormente, traspasadas
al Libro Mayor, para ser llevadas al Balance General.
• El Sistema Centralizador: El utilizar el anterior sistema era demasiado engorroso el cual traía varias
complicaciones, por esta razón se creo este nuevo sistemas, el cual registra todas las operaciones en
diferentes libros, para que este sistema sea eficiente se han creado diarios nuevos, tales como: Caja,
Documentos por Pagar, Documentos por Cobrar, Compras, Ventas, Gastos, etc.
• El Sistemas de Caja Diario: Este sistema es utilizado por empresas pequeñas que utilizan solo dinero en
efectivo ya que se registran los ingresos y egresos de caja. (*)
• El Sistema de Comprobante: Sistema utilizado por empresas que no poseen muchas transacciones ya que
utilizan para cada transacción un comprobante enumerado en forma correlativa, divididos en comprobantes
de ingresos y comprobantes de egresos.
• Los sistemas de RUF: Se utiliza un libro diario en el cual se registran las transacciones en forma periódica
y fichas las cuales reemplazan a los mayores, este sistema posee tres principios básicos que son: las cuentas
y diarios se llevan en hojas sueltas, los asientos se registran simultáneamente por calco en la cuenta y en el
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diario, cada asiento se anota directamente en la cuenta afectada.
ESQUEMA DE SISTEMA JORNALIZADOR.
ESQUEMA DE SISTEMA CENTRALIZADOR.
CONCLUSIÓN
Hoy en día, resulta necesario para cualquier empresa, contar con un Sistema de Información adecuado y eficaz
que le permita planificar, controlar y gestionar de manera optima los objetivos que persigue, y así tomar las
decisiones según la situación actual en la que se encuentra la empresa.
Además las empresas deben ir adecuándose a las nuevas tecnologías (Informáticas), para así tener una visión
más amplia del mercado en el que compite, tanto nacional como internacional.
Por último, podemos decir que dentro de los sistemas de información el principal es el contable, pues toda
entidad posee uno, ya que, es un medio que permite analizar y presentar en signos monetarios la información
relativa al negocio.
BIBLIOGRAFÍA.
Para la confección de este informe se ha recolectado información, la cual detallaremos a continuación:
• LIBROS:
• Autor : BARROS V., Oscar.
Título : Tecnología de la Información y su uso en Gestión.
(Una visión moderna de los Sistemas de Información).
Edición : Ultima edición.
Año : 1998.
Ciudad : Santiago, Chile.
Editorial : McGRAW−HILL Interamericana de Chile LTDA.
• Autor : BARROS V., Oscar.
Título : Sistemas de Información Administrativos.
Edición : Quinta Edición.
Año : 1988.
Ciudad : Santiago, Chile.
Editorial : McGRAW−HILL Interamericana de Chile LTDA.
• Autor : ILLANES F., Pablo.
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Título : El Sistemas de Empresas.
Edición : Sexta Edición.
Año : 1999.
Ciudad : Santiago, Chile.
Editorial : Manepa.
Nota: En cada píe de página se menciona el libro que fue utilizado, no se menciona página por que nada fue
sacado textual del libro.
• ENTREVISTAS:
• Nombre : SADE C., Alejandra.
Profesión : Ingeniera Comercial.
Universidad : Universidad Internacional SEK.
Empresa : Empresa Nacional de Telecomunicaciones ENTEL.SA
Cargo : Directora de Marketing.
• INTERNET:
• www.sie.efpol.ua.es/sisinf.html
Sistemas de Información Administrativos; BARROS Oscar.
Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.
Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.
Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.
Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.
Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.
Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.
Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.
Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.
Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.
Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.
Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.
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Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.
Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.
Sistemas de Información Administrativos; BARROS, Oscar.
Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.
El Sistema de Empresa; ILLANES, Pablo.
El Sistema de Empresa; ILLANES, Pablo.
Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.
Tecnología de Información y su uso en Gestión; BARROS, Oscar.
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PROCESO
O
TRANSFORMACIÓN
CORRIENTE
DE
ENTRADA
ESFUERZO HUMANO
RECURSOS MATERIALES
INFORMACIÓN
BIENES
Y
SERVICIOS
CORRIENTE
DE
SALIDA
TRANSACCIONES
DIARIO GENERAL
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ESTADO DE RESULTADO
BALANCE GENERAL
MAYOR GENERAL
BALANCE GENERAL
LIBROS AUXILIA.
LIBROS AUXILIA.
MAYOR
DIARIO GENERAL
DIARIOS AUXILIA.
DIARIO DE L. POR COBRAR
COMPRO− BANTES
DIARIOS DE COMPRAS
DIARIOS DE VENTAS
DIARIO DE CAJA (MAYOR)
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