CRITERIOS DE ACTUACIÓN OFICINAS INTEGRADAS EN

CRITERIOS DE ACTUACIÓN PARA OFICINAS
INTEGRADAS EN CASTILLA Y LEÓN
CONVENIO MARCO de 31 de octubre de 2013 entre la AGE
y la Comunidad Autónoma de Castilla y León
para la implantación de una red de oficinas
integradas de atención al ciudadano en
el ámbito territorial de Castilla y León
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ÍNDICE
1.- INTRODUCCIÓN
2.- SOBRE EL CONVENIO MARCO
2.1 Objeto del Convenio.
2.2 Plazo de vigencia del Convenio y prórrogas.
2.3 Vigencia y extinción de las adhesiones.
3.- CRITERIOS DE ACTUACION EN MATERIA DE REGISTRO PARA ENTIDADES LOCALES ADHERIDAS EN
CASTILLA Y LEÓN
3.1 Admisión de solicitudes, escritos y comunicaciones en los registros de las Oficinas Integradas.
3.1.1 Administraciones y órganos o entidades respecto de los que se debe realizar la
admisión.
3.1.2 Improcedencia del auto-registro.
3.1.3 Carácter gratuito de la admisión de solicitudes, escrito o comunicaciones para el
ciudadano.
3.1.4 Efectos en cuanto a plazos.
3.2 Expedición de recibos o copias selladas.
3.3 Asiento registral.
3.4 Expedición de copia sellada de documentos.
3.5 Compulsa o cotejo de documentos.
3.6 Elaboración de relaciones de documentos enviados.
3.7 Remisión inmediata a Administración destinataria.
4.- INFORMACIÓN Y CONSULTAS
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1.- INTRODUCCIÓN
El presente manual, elaborado conjuntamente entre la Administración General del Estado y la
Administración de la Comunidad de Castilla y León, tiene por objeto informar y orientar a las Entidades
Locales que voluntariamente se adhieran al Convenio Marco para la implantación de una red de Oficinas
Integradas de atención al ciudadano en el ámbito territorial de Castilla y León, sobre los criterios que deben
ser aplicados por sus registros, logrando así una uniformidad de actuación entre todas las administraciones
intervinientes, siempre en beneficio y garantía de la ciudadanía.
En concreto, su alcance se limita a homogeneizar los criterios de actuación respecto de los registros
de las Entidades Locales adheridas como “Oficinas de Contacto”, nivel básico de prestación de servicios
consistentes en la recepción, registro y remisión de comunicaciones del ciudadano.
Este manual no pretende sustituir al Convenio Marco, cuyo clausulado será siempre el referente final
de este programa de colaboración en materia de atención al ciudadano, pero sí informar, orientar y aclarar
a su luz las principales cuestiones y dudas que se producen en la gestión diaria de los registros locales
adheridos como Oficinas de Contacto.
Esperamos, pues, que este documento resulte de utilidad para todos los que hemos decidido
colaborar para facilitar la realización de trámites administrativos al ciudadano, ahorrándole costes de gestión
y desplazamientos, superando, en definitiva, los obstáculos territoriales propios de una Comunidad tan
extensa como la de Castilla y León. Es, sin duda, síntoma de la apuesta común por una administración más
cercana, moderna y, en definitiva, de calidad y confianza para nuestros ciudadanos.
2.- SOBRE EL CONVENIO MARCO
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen
Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC) (modificado por
el art. 27.1 del Real Decreto-Ley 8/2011, de 1 de julio) las solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a
cualquier Administración Pública -y, por tanto, también a la Local- pueden presentarse, entre otros, en los
registros de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de
las Comunidades Autónomas, a la de cualquier Administración de las Diputaciones Provinciales, Cabildos y
Consejos Insulares, a los Ayuntamientos de los Municipios a que se refiere el artículo 121 de la Ley 7/1985, de
2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, o a la del resto de las entidades que integran la
Administración Local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio.
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La Administración General del Estado y la de la Comunidad de Castilla y León firmaron el 31 de octubre
de 2013, Convenio Marco para la implantación de una red de Oficinas Integradas de atención al ciudadano
en el ámbito territorial de la Comunidad Autónoma de Castilla y León, publicado en el B.O.E. nº 271, de 12
de noviembre de 2013 y B.O.C. y L. nº 221, de 15 de noviembre de 2013.
Son, por tanto, Administraciones intervinientes de este Convenio las Administraciones firmantes a
las que se unirán las Entidades Locales del ámbito territorial de Castilla y León que voluntariamente se
adhieran al mismo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 38.4-b, de la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
2.1 OBJETO DEL CONVENIO.
El Convenio Marco tiene como objeto acordar la colaboración entre la Administración General del
Estado y la Administración de la Comunidad Autónoma de Castilla y León para el desarrollo de las actuaciones
precisas para establecer progresivamente una red de espacios comunes de atención al ciudadano que
permita la prestación de servicios integrados de información, orientación, atención y tramitación sobre
determinados aspectos de la actividad administrativa, coordinando para tal fin el ejercicio de las
competencias de las Administraciones intervinientes.
Dicho convenio, por tanto, permite la adhesión al mismo de los Ayuntamientos y demás Entidades
Locales que lo soliciten, pudiéndose clasificar, en función de sus capacidades y del nivel de servicios que
presten, en las siguientes categorías:
a) Oficinas de contacto: Prestación de servicios de nivel primario consistentes en recepción, registro
y remisión de comunicaciones del ciudadano.
b) Oficinas de información: Además de los servicios expresados para las Oficinas de contacto,
desarrollo de servicios de nivel intermedio consistentes en la atención y orientación personalizada
al ciudadano sobre los servicios públicos e informaciones más relevantes de las Administraciones
intervinientes.
c) Oficinas de gestión: Además de los propios de las dos categorías anteriores, asumen un nivel
avanzado definido por la prestación de servicios integrales de gestión que comprendan la
tramitación conjunta de procedimientos y trámites de competencia de las distintas
Administraciones intervinientes.
2.2 PLAZO DE VIGENCIA DEL CONVENIO Y PRÓRROGAS.
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El período de vigencia del Convenio se inicia el 15 de noviembre de 2013, fecha de su publicación en
el Boletín Oficial de Castilla y León, y finalizará el 31 de diciembre de 2016, pudiendo prorrogarse de forma
expresa, por ambas partes, por un plazo de 3 años siempre que su prórroga se adopte con anterioridad a la
finalización de su plazo de vigencia.
También podrá extinguirse la vigencia si el Convenio es denunciado, previa audiencia de la Comisión
de Seguimiento y comunicación a las otras partes firmantes, por aquélla que considere que se ha vulnerado
el espíritu del mismo o se ha incumplido alguna de sus cláusulas. La denuncia se efectuará por escrito, con
una antelación mínima de tres meses a la fecha de su eficacia. En todo caso, salvo pacto expreso, las partes
se comprometen a realizar las actuaciones necesarias dirigidas a la finalización de las acciones ya iniciadas.
2.3 VIGENCIA Y EXTINCIÓN DE LAS ADHESIONES
Las obligaciones asumidas entre las Administraciones firmantes y las Entidades Locales que se adhieran
al Convenio Marco tendrán vigencia desde la publicación de cada adhesión en el Boletín Oficial de Castilla y León
hasta la extinción del Convenio por transcurso de los plazos o por denuncia de las partes.
La adhesión de cada Entidad Local quedará sin efecto por denuncia expresa realizada por escrito, y
comunicada a la Comisión de Seguimiento con una antelación mínima de tres meses a la fecha en que se
pretenda que tenga eficacia, por mutuo acuerdo entre dicha Entidad y las Administraciones intervinientes, así
como por decisión unilateral de alguna de ellas cuando se produzca por otra un incumplimiento grave acreditado
de las obligaciones asumidas. La extinción de las obligaciones derivadas de la adhesión de la Entidad Local no
afectará a la vigencia del Convenio Marco ni al resto de adhesiones al mismo.
3.- CRITERIOS DE ACTUACIÓN EN MATERIA DE REGISTRO PARA ENTIDADES LOCALES ADHERIDAS EN
CASTILLA Y LEÓN.
3.1 Admisión de solicitudes, escritos y comunicaciones en los registros de las Oficinas Integradas.
3.1.1 Administraciones y órganos o entidades respecto de los que se debe realizar la admisión.
Los registros de las Entidades Locales adheridas voluntariamente al Convenio Marco suscrito entre
la AGE y Administración de la Comunidad de Castilla y León, deberán admitir cualesquiera solicitudes, escritos
y comunicaciones presentadas por los ciudadanos y dirigidas:
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- a cualquier órgano de la Administración General del Estado, de la Administración de la Comunidad
de Castilla y León, o a las Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia vinculadas
o dependientes de aquéllas, todos ellos independientemente de su localización territorial,
- a los de cualquier administración de las Diputaciones Provinciales de Castilla y León,
- a los Ayuntamientos de los Municipios de Gran Población en Castilla y León (en la actualidad,
Ayuntamiento de Valladolid y Ayuntamiento de Burgos)
- y al resto de Entidades Locales del ámbito territorial de Castilla y León siempre que estén asimismo
adheridas al Convenio Marco.
Recomendación: La relación de Entidades Locales de Castilla y León adheridas al Convenio Marco de 31 de
octubre de 2013 se encontrará permanentemente actualizada y publicada en la página web de la Junta de
Castilla y León, dentro de “Atención al Ciudadano”, en el apartado “Oficinas Integradas”,
http://www.jcyl.es/web/jcyl/AdministracionPublica/es/Plantilla100/1261041324944/_/_/_, así como en la
página web del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, en la siguiente URL,
http://www.060.es/060_Home/GuiaEstado/ConoceLaAdministracion/AtencionInformadonAdministrativa/Ofi
cinasRegistro/EntidadesLocalesAdheridasALaRed060YFirmantesDeVentanillaUnica.html?votado=0
Por tanto, el Convenio no habilita a los registros de las Entidades Locales adheridas para recibir
solicitudes, escritos o comunicaciones dirigidos a los siguientes órganos, entidades e instituciones:
a) Alguno de los poderes del Estado u órganos constitucionales: Tribunal Constitucional, Consejo
General del Poder Judicial, Defensor del Pueblo y Tribunal de Cuentas, así como las instituciones afines a
alguno de ellos existentes en las Comunidades Autónomas (Procurador del Común de Castilla y León, Tribunal
de Cuentas y Consejo de Cuentas de Castilla y León).
b) Los órganos legislativos, tanto del Estado como de las Comunidades Autónomas: Cortes Generales
y Asambleas legislativas de las Comunidades Autónomas.
c) Los órganos jurisdiccionales (Juzgados y Tribunales), en cuanto integrantes del poder judicial y el
Ministerio Fiscal. Los escritos a ellos dirigidos deben presentarse en los lugares y en la forma exigida por las
leyes procesales.
d) Los órganos de la Unión Europea. No obstante, debe recordarse que lo decisivo es quién sea el
destinatario de las solicitudes, escritos y comunicaciones: sólo podrán rechazarse las dirigidas directamente
a las Instituciones o a los departamentos de la Administración propia de la Unión Europea y no los que se
dirijan a un órgano de la AGE aún cuando materialmente se refieran a asuntos en los que deba intervenir o
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que deban ser resueltos por aquélla (por ejemplo, una solicitud de ayudas de la Unión Europea dirigida al
Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación).
e) Administraciones de Comunidades Autónomas, y sus Entidades de Derecho Público vinculadas o
dependientes, distintas a la de Castilla y León.
f) Entidades Locales, y sus organismos de Derecho Público vinculados o dependientes, de otros
ámbitos territoriales distintos de Castilla y León, o de ésta sin convenio de adhesión.
g) Registros Civil, Mercantil y de la Propiedad.
h) Empresas Públicas(Adif, Aena, Red Eléctrica….).
i) Las Corporaciones de Derecho Público (Cámaras de Comercio, Colegios Profesionales...).
Ahora bien, cuando algunos de estos órganos, actúen en ejercicio de potestades administrativas,
rigiendo, en este caso, las normas de derecho administrativo, es de plena aplicación el art. 38 de la Ley
30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
En cuanto al Consejo de Estado, Banco de España, Consejo Económico y Social, Instituto Cervantes,
Comisión Nacional de Mercado de Valores, Consejo de Seguridad Nuclear, RTVE, Agencia de Protección de
Datos, Comisión del Mercado de Telecomunicaciones y Comisión del Sistema Eléctrico, son organismos
públicos especiales que se rigen por su normativa específica y supletoriamente por el derecho administrativo.
Por lo cual, como hemos indicado anteriormente, si actúan en ejercicio de las potestades administrativas,
será de aplicación también el art. 38 de la Ley 30/1992.
Por lo que respecta a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, la disposición adicional quinta
de la Ley 30/1992, establece que “los procedimientos tributarios y la aplicación de los tributos se regirán por
la Ley General Tributaria, por la normativa sobre derechos y garantías de los contribuyentes, por las Leyes
propias de los tributos y las demás normas dictadas en su desarrollo y aplicación. En defecto de norma
tributaria aplicable, regirán supletoriamente las disposiciones de la presente Ley”. Por lo cual, habrá que
tener presente las normas específicas, en concreto cuando se trate de escritos que lleven asociadas
liquidaciones económicas.
Por ejemplo: un escrito presentado por un ciudadano en el Registro de una Entidad local, adherida al Convenio
deberá tramitarse si su destinatario es el Ayuntamientos de Burgos. Si, sin embargo, su destinatario fuera la
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Administración de otra Comunidad Autónoma distinta de Castilla y León, procederá su rechazo, al carecer su
admisión de validez a efectos de plazo de presentación.
Recomendación: En aquellas localidades en que, además de la oficina de contacto de la entidad local, exista
algún otro registro perteneciente a cualquiera de las Administraciones intervinientes en el convenio, y sin
perjuicio del cumplimiento de las funciones de orientación debidas, no se denegará el registro justificándose
en la derivación a otro, debiendo, por tanto, dejar al ciudadano que opte libremente, en base a sus
preferencias.
Atención: La presentación de cualquier documento dirigido a una Entidad Local en un registro de la
Administración General del Estado, o de una Comunidad Autónoma, o de las Diputaciones Provinciales, Cabildos
y Consejos Insulares, o de los Ayuntamientos de los Municipios a que se refiere el artículo 121 de la Ley 7/1985,
de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local, es plenamente válida sin necesidad de previo convenio,
siendo asimismo válida la fecha de entrada en dichos registros a efectos del cumplimiento de plazos por los
ciudadanos.
Cuadro resumen de los escritos solicitudes y comunicaciones de los ciudadanos dirigidos a:
DE ENTIDAD
LOCAL ADHERIDA
ALCONVENIO
MARCO CYL
(OFICINA DE
CONTACTO)
A
AGE
A
JCYL
A OOAA Y
ENTIDADES DE
DERECHO
PÚBLICO DE LA
AGE Y JCYL
SI
SI
SI
A
DIPUTACIONES
PROVINCIALES
EN CYL
A MUNICIPIOS DE
GRAN POBLACIÓN
EN CYL
(AYUNTAMIENTOS
DE VALLADOLID Y
BURGOS)
A ENTIDAD
LOCAL DE CYL
ADHERIDA
CONVENIO
MARCO DISTINTA
PROPIA
SI
SI
SI
A OTRAS
CCAA Y SUS
ORGANISMOS
PÚBLICOS
A ENTIDAD LOCAL
DE CYL NO
ADHERIDA A
CONVENIO/ LA
PROPIA
E.L/DIPUTACIONES
PROVINCIALES Y
MUNICIPIOS DE G.P.
FUERA DE CYL
A OTROS
ORGANOS,
ENTIDES O
INSTITUCIONES
DE LA AGE/CA
NO
NO
SÓLO SI EJERCEN
POTESTADES
PÚBLICAS
3.1.2 Improcedencia del auto-registro.
De acuerdo con el dictamen de la Abogacía del Estado del Ministerio de Administraciones Públicas
de fecha 2 de octubre de 1998, no procede utilizar el registro de entrada de una Administración Pública como
registro de la Administración ante la que se deba tramitar un procedimiento administrativo, es decir, no cabe
el "auto-registro" de documentos.
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Así, "el efecto jurídico de tener por válidamente presentado un escrito, instancia o solicitud, en los
casos previstos en el artículo 38.4.b) de la LRJAP y PAC, solamente se produce cuando el remitente,
transmitente y destinatario son personalidades jurídicas distintas".
En los mismos términos se pronuncia el informe emitido por la Asesoría Jurídica de la entonces
Consejería de Administración Autonómica, que, con fecha 13 de febrero de 2009, para entender válidamente
presentada una solicitud, escrito o comunicación, en los casos del artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de
noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento administrativo Común,
como registro de entrada, al efecto del cómputo de plazos, es necesario que el remitente, transmitente y
destinatario sean personas jurídicas distintas.
Por tanto, en aplicación del Convenio Marco y los principios de buena fe y confianza legítima que rigen las
relaciones entre Administraciones Públicas, el registro que realicen las Entidades Locales adheridas al
Convenio cuando actúen como interesadas en un procedimiento administrativo tramitado en otra
Administración interviniente, debe considerarse como registro de salida.
Por ejemplo: el registro en la Entidad Local adherida al Convenio de una solicitud que ella misma, como
interesada, desea presentar a un procedimiento de concesión de subvención en concurrencia competitiva
gestionado por la Comunidad de Castilla y León, conllevaría un asiento en su libro de salida, por lo que no
produciría efectos interruptivos de los plazos de presentación de la solicitud, y en consecuencia, no tendría validez
,al objeto de entender presentada dentro de plazo su solicitud hasta su entrada en cualquiera de los lugares
habilitados por el artículo 38.4 de la Ley 30/1992.
3.1.3. Carácter gratuito de la admisión de solicitudes, escritos o comunicaciones, para el ciudadano.
Las Entidades Locales adheridas al Convenio Marco, de conformidad con su cláusula cuarta punto
cuatro a), se comprometen, entre otros, a configurar sus registros como oficinas de contacto, admitiendo la
presentación, de forma gratuita para el ciudadano, de cualesquiera solicitudes, escritos o comunicaciones.
Por tanto, si bien es cierto que en virtud del principio de autonomía local consagrado en la
Constitución Española y en el resto del ordenamiento local, las Corporaciones Locales pueden establecer
tributos y tasas, también lo es que las distintas entidades locales se adhieren voluntariamente al mencionado
Convenio Marco para la prestación de un servicio público que no conlleve contraprestación económica
alguna para sus vecinos, con el fin de evitarles incómodos traslados y en general para facilitarles la realización
de trámites administrativos, agilizando sus relaciones con las Administraciones Públicas, todo lo cual implica
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un compromiso por parte de las entidades locales de no imponer ningún gravamen a sus vecinos por este
servicio.
Gracias a la gratuidad del servicio de admisión para el ciudadano se contribuye a la reducción de los
costes para los ciudadanos, que se benefician de la unificación de los recursos de las Administraciones
firmantes, pero también se apuesta por la homogeneidad en la gestión de los registros, al generalizarse en
todos los implicados el criterio de gratuidad que ya asumen para su gestión habitual tanto la AGE como la de
la Comunidad Autónoma.
Por todo ello, las oficinas de registro de las distintas Entidades Locales tienen la obligación de prestar
gratuitamente todos los servicios que conlleva la admisión de documentos al ciudadano (registro, sellado de
copia, compulsa de los documentos que se acompañen, posterior remisión a Administración Pública
destinataria).
En todo caso, no se cuestiona en ningún momento el cobro de tasas que, en uso de su autonomía
financiera, tenga a bien establecer la entidad local en relación con la admisión de documentos que tengan
como destinatario el propio Ayuntamiento.
3.1.4 Efectos en cuanto a plazos.
La fecha de entrada en los registros de las Entidades Locales que se adhieran al Convenio Marco de las
solicitudes, escritos y comunicaciones presentados por los ciudadanos y dirigidos a los órganos o entidades de
la Administración General del Estado y de la Administración de la Comunidad de Castilla y León, será válida a
efectos de cumplimiento de plazos por los interesados, siendo de aplicación lo dispuesto en el artículo 48 de la
LRJAP y PAC.
Por ejemplo: la presentación en el registro del Ayuntamiento de una Entidad Local adherida a Convenio de
una solicitud de una beca de estudios dirigida a la Consejería de Educación, en el último día del plazo, es válida
jurídicamente y se entenderá como presentada dentro de plazo, aunque la misma se reciba en la Consejería
una vez que tal plazo ya haya finalizado.
Atención: De conformidad con el artículo 42.3 b) de la LRJAP y PAC, los plazos para resolver y notificar en un
procedimiento iniciado a solicitud del interesado, se computarán a partir del día de la fecha en que la solicitud
haya tenido entrada en el registro del órgano competente para su tramitación (órgano de la Administración
interviniente destinataria).
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Cuando un día fuese hábil en el municipio en que resida el interesado e inhábil en la sede del órgano
gestor, o a la inversa, se considerará inhábil en todo caso (art. 48.5 LRJAP y PAC).
No obstante, existen supuestos en los que la presentación en el registro de la Entidad Local adherida
no surte estos efectos de prevalencia, prioridad ni atribución de derechos, en tanto dicha solicitud, escrito o
comunicación no tenga entrada en el órgano al que se dirigen:
- Oficina española de Patentes y Marcas
- Registro de la Propiedad Industrial
- Registro de la Propiedad Intelectual
En estos supuestos, la Oficina de contacto realizará la oportuna advertencia al ciudadano.
3.2 Expedición de recibo o copia anotada.
Cuando se presente una solicitud, escrito o comunicación, los registros de la Entidades Locales
deberán expedir, a los interesados que lo soliciten, el correspondiente recibo que acredite la fecha de
presentación, admitiéndose como tal una copia anotada (copia de la solicitud, escrito o comunicación en la
que figure dicha fecha anotada -o un sello o acreditación indicándola- por la oficina de registro), de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 70.3 de la LRJAP y PAC.
La anotación, sello o acreditación, plasmada en la copia, hará constar la entrada en el registro, la
identificación de éste y la fecha y hora (especificando el minuto) de presentación.
Es importante distinguir este supuesto del cotejo de documentos que acompañan a la solicitud o
escrito principal, al que se hace referencia en el artículo 38.5 de la LRJAP y PAC, por lo que debe aclararse
que la entrega al interesado de una copia anotada de la solicitud, escrito o comunicación que presente
implica, lógicamente, la comparación de la copia con el original, que debe remitirse al órgano o entidad
destinataria, pero su finalidad es simplemente la de sustituir al recibo de entrega, consignando la fecha de
presentación en el registro a efectos de acreditar el cumplimiento de plazos por el interesado.
En definitiva, solamente deberán expedirse recibos o copias anotadas de las propias solicitudes,
comunicaciones y escritos que presenten los ciudadanos en las oficinas de registro de la Entidad Local, pero
no de los documentos que acompañen a aquéllos.
Por ejemplo: Si un ciudadano presenta en el registro de una Entidad Local una solicitud de una beca
acompañada de título de bachillerato y copia de la declaración de IRPF, dirigida a la Administración General
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del Estado, el registro optará por expedir un recibo o, como es lo habitual, devolver al interesado una copia
sólo de la solicitud en la que conste la fecha de presentación y la entrada.
3.3 Asiento registral.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 38,.2 y 3 de la LRJAP y PAC, y en el propio Convenio,
las Entidades Locales dejarán constancia en sus registros de la entrada de todas las solicitudes, escritos y
comunicaciones dirigidos a los órganos y entidades que posibilita en convenio, con indicación en sus asientos
de su número, epígrafe expresivo de su naturaleza, la fecha de entrada, la fecha y hora (especificando el
minuto) de presentación, el interesado u órgano administrativo remitente, la persona u órgano
administrativo al que se dirige, así como una referencia al contenido del escrito o comunicación que se
registra. También se anotarán en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a
otros órganos o particulares.
Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y
comunicaciones, e indicarán la fecha del día de la recepción o salida.
Recomendación: Si bien resulta muy aconsejable contar con una aplicación informática que de soporte al
sistema de registro, que redundará en una mejor calidad y garantía del servicio, sin embargo el Convenio
Marco no lo exige, en la medida en que no lo requieren las obligaciones que establece para las
Administraciones intervinientes (admisión gratuita, registro de entrada, expedición de copia sellada,
compulsa de documentos anejos, remisión inmediata a destinatario).
3.4 Expedición de copia sellada de documentos.
Los ciudadanos tienen derecho a obtener copia sellada de los documentos que presenten,
aportándola junto con los originales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 35 c) de la LRJAP y PAC.
La figura de la copia sellada -de nueva creación por la LRJAP y PAC- es de aplicación al siguiente
supuesto: Cuando un ciudadano debe acompañar a su solicitud, escrito o comunicación un documento
original -porque así lo exige la normativa que sea aplicable-, tiene derecho a que se le expida una copia
sellada del mismo, que sirva como justificante acreditativo de que el original se encuentra en poder de la
Administración.
A diferencia del supuesto anterior (recibo o copia anotada), el derecho a obtener copia sellada se
refiere a los documentos que acompañan a las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos
dirigen a la Administración, y no a las solicitudes, escritos y comunicaciones mismos.
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Por otra parte, su finalidad es fundamentalmente acreditar la entrega a la Administración del original
de un determinado documento, no sólo al efecto de constatar el cumplimiento de los plazos, sino también
para prevenir posibles extravíos y garantizar la efectividad de otros derechos legalmente reconocidos a los
ciudadanos, como el consagrado en el artículo 35. f) de la LRJAP y PAC, que les permite no presentar
documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante.
En consecuencia, las Entidades Locales deberán efectuar, de manera gratuita, el sellado, a los efectos
indicados y siempre que así lo soliciten los interesados, de las copias de los documentos originales que
aporten acompañando a las solicitudes, escritos y comunicaciones que dirijan a la Administración General
del Estado o a la Administración de la Comunidad de Castilla y León.
Esta figura se encuentra contemplada en el inciso final del párrafo segundo del artículo 38. 5 de la
LRJAP y PAC.
La realización de copias selladas de documentos originales implica que el personal del registro debe
cotejar el documento original y la copia para comprobar la “identidad de sus contenidos”.
Realizado el cotejo, se unirá el documento original a la solicitud, escrito o comunicación al que se
acompaña para su remisión al destinatario y se entregará la copia al ciudadano una vez diligenciada mediante
la estampación en la misma de un sello, que debe contener los siguientes datos:
-
La fecha de entrega del documento original
-
El órgano destinatario del documento original.
-
Extracto del objeto del procedimiento o actuación para cuya tramitación se aporta.
Por ejemplo: el ciudadano, junto con su solicitud, presenta el original de su título de bachillerato para que se
remita junto con aquélla aportando, además, una copia. En tal caso, puede pedir que se le devuelva dicha
copia sellada. Para satisfacer tal derecho, el registro comprobará la identidad de original y copia, sellará ésta
devolviéndola al ciudadano y remitirá el documento original -junto con la solicitud- al órgano destinatario.
3.5 Compulsa o cotejo de documentos.
Los ciudadanos pueden solicitar, por último, en virtud de lo dispuesto en los artículos 35 c) y 38.5 de
la LRJAP y PAC, la devolución de los originales que aporten junto con sus copias, salvo cuando dichos
originales deban obrar en el procedimiento.
Cuando las normas reguladoras de un procedimiento o actividad administrativa requieran la
aportación de copias compulsadas o cotejadas de documentos originales, el ciudadano podrá ejercer su
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derecho a la inmediata devolución de estos últimos por las oficinas de registro en las que se presente la
solicitud, escrito o comunicación a la que deba acompañar la copia compulsada, con independencia del
órgano, entidad o Administración destinataria. Las oficinas de registro no estarán obligadas a compulsar
copias de documentos originales privados, y públicos no emitidos por la propia entidad local, cuando dichas
copias no acompañen a solicitudes , escritos o comunicaciones presentadas por el ciudadano para su registro.
Para el ejercicio de este derecho el ciudadano aportará, junto con el documento original, una copia
del mismo.
La oficina de registro realizará el cotejo de los documentos y copias, comprobando la identidad de
sus contenidos, devolverá el documento original al ciudadano y unirá la copia, una vez diligenciada con un
sello o acreditación de compulsa, a la solicitud, escrito o comunicación a la que se acompañe para su remisión
al destinatario, y todo ello con carácter gratuito.
El sello o acreditación de compulsa expresará la fecha en que se practicó así como la identificación
del órgano y de la persona que expiden la copia compulsada.
La copia compulsada tendrá la misma validez que el original en el procedimiento concreto de que se
trate, sin que en ningún caso acredite la autenticidad del documento original.
Por ejemplo: el ciudadano presenta con la solicitud una copia de su declaración del IRPF y el original de la
misma. El registro, tras comprobar la identidad entre ambas, compulsará la copia -que remitirá al órgano
destinatario junto con la solicitud- y devolverá al ciudadano el documento original.
Atención: las copias auténticas de documentos públicos administrativos tienen la misma validez y eficacia
que éstos, produciendo idénticos efectos frente a las Administraciones públicas y los interesados. La
expedición se solicitará al órgano administrativo o al Organismo público que emitió el documento original.
3.6 Elaboración de relaciones de documentos enviados.
Con el objeto de asegurar una adecuada constancia de los documentos que se remitan por los
registros de las Entidades Locales a los registros destinatarios sería recomendable la confección de una
relación de los documentos que se envíen a cada órgano o Entidad de la Administración General del Estado
y a la Administración de Castilla y León. La documentación se remitiría junto con dos copias de la relación a
la unidad u órgano de destino, quedando en posesión de la entidad remitente una tercera copia para su
archivo.
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En tal caso, el registro de la Administración Local recibirá de la unidad de destino una de las copias
de la relación de documentos en la que se habrá hecho constar la recepción de los mismos, la firma del
receptor y el sello del registro del órgano o de la Entidad correspondiente.
En la relación elaborada se indicará el órgano al que van destinados los documentos, la fecha de
remisión, la denominación del Ayuntamiento o Entidad Local remitente, el número de registro y la fecha y
hora de entrada en la Entidad Local de cada documento, la identificación del interesado que lo presenta, una
sucinta referencia al contenido del escrito, la fecha de remisión, en su caso, y un apartado que se
cumplimentará en el supuesto de que existan observaciones.
3.7. Remisión inmediata a la Administración destinataria.
Como último trámite a realizar como “Oficina de Contacto” se encuentra la remisión inmediata de
los documentos, una vez registrados y, en todo caso, dentro de los tres días siguientes al de su recepción.
Dicha remisión se efectuará directamente a los órganos o entidades destinatarios de los mismos,
sin intermediarios de ningún tipo.
Por ejemplo: En momentos en que sean muchos los ciudadanos que estén acudiendo a presentar, en el
registro de la Oficina Integrada, solicitud de ayuda en concurrencia competitiva con destino a la Consejería
de Agricultura y Ganadería de la Administración de la C. de Castilla y León, la Oficina Integrada, por eficiencia,
podrá no empaquetar y remitir una por una dichas solicitudes, sino que podrá optar por la remisión conjunta
de todas las solicitudes cada dos días (sin agotar el plazo máximo de tres días) hasta el término del plazo de
presentación, momento en que deberá agilizar los últimos envíos.
En el ejemplo anterior, la dirección que se incorporará en el correo es la de la Consejería de Agricultura y
Ganadería, a la que se enviará directamente la documentación, no empleando, indebidamente, otros
registros de la Administración Autonómica u otras Entidades intervinientes en el Convenio.
Recomendación: Hay que tener en cuenta la trascendencia que los retrasos en la remisión de documentación
por las Oficinas de Contacto pueden tener sobre los procedimientos administrativos a los que se cursan y,
concretamente, respecto de los plazos de resolución y notificación, máxime en procedimientos de
concurrencia competitiva. Debido a que esta cuestión puede ser revisada, en perjuicio del ciudadano y bajo
la responsabilidad de la oficina de contacto, gracias a un recursos administrativo, revisión de oficio o,
inclusive, como consecuencia de una fiscalización posterior del correspondiente procedimiento, se aconseja
no incurrir en dilación en la remisión de documentación fuera de los plazos establecidos en el convenio.
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Asimismo, para el envío al órgano o entidad destinataria se emplearán los medios más apropiados
para que su recepción se produzca con la mayor brevedad posible, con especial utilización de medios
informáticos, electrónicos y telemáticos, en los supuestos en que sea posible.
Recomendación: No se exige en el convenio la remisión de la documentación mediante correo certificado,
por lo que sería aconsejable el envío por el medio más económico y que ofrezca las garantías legales
suficiente, como el correo postal ordinario.
4.- INFORMACION Y CONSULTAS
Para mayor información sobre el Convenio Marco, los requisitos para la adhesión y los criterios de
actuación de las Entidades Locales adheridas, se pueden dirigir a:
Consejería de la Presidencia
Viceconsejería de Ordenación del Territorio y Relaciones Institucionales
Dirección General de Relaciones Institucionales y Atención al Ciudadano
C/ Santiago Alba, 1
47008 VALLADOLID
Tfnos: 983 41 12 49 y 983 41 11 00 (Ext. 800207, 800266, 800357 y 800210)
Fax: 983 31 77 97
Correo electrónico: [email protected]
Página web de la Junta de Castilla y León, dentro de “Atención al Ciudadano”, en el apartado “Oficinas
Integradas”, URL
http://www.jcyl.es/web/jcyl/AdministracionPublica/es/Plantilla100/1261041324944/_/_/_
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