SEPARATA - CUENTAS POR PAGAR

SESION Nro- 08
“CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES”
Las cuentas por pagar, básicamente incluyen todas las cuentas
correspondientes a deudas contraídas por las compras de mercaderías y
comprendidas dentro del ciclo de compras, están vinculadas a las deudas con
los proveedores de bienes y servicios, y son necesarias para el desarrollo de
las actividades de las empresas.
Cuentas por pagar es el término que usualmente se utiliza para describir
cantidades específicas que se originan por la adquisición de bienes y servicios:
Representan por ello cantidades que se deben en una cuenta corriente a
proveedores de materia prima, mercaderías, materiales u otros
abastecimientos, que se documentan con las facturas de los respectivos
proveedores.
Pero el término se usa también con amplitud, para abarcar no solo los saldos a
favor de los proveedores, sino además las cantidades que con frecuencia se
conocen como gastos o pasivos acumulados o devengados. Por ejemplo, una
empresa contrató los servicios de una empresa consultora para la evaluación
de personal, el haber recibido el servicio generará una factura de la consultora
que al momento de ser registrada originará un débito y un abono al pasivo.
La mayoría de las partidas dentro del saldo de cuentas por pagar resultan de
transacciones en proceso “en tránsito, en trámite” que ocurren en el curso
normal del negocio, operaciones que se registran al recibirse las facturas de los
proveedores y que están en proceso de aprobarse y en trámite de pago; sin
embargo, la etapa “en tránsito, en trámite” puede muchas veces ser
prolongada. Algunas compañias en función a su capacidad de negociación, se
financian a través de la buena disposición o la paciencia de sus proveedores; y
también, una competencia vigorosa por la existencia de otros proveedores,
puede hacer que los proveedores estén dispuestos a ofrecer condiciones
amplias de pago, a fin de lograr colocar sus productos.
Sin embargo, las pruebas analíticas que hace el auditor mediante la aplicación
de un ratio que es el periodo promedio de pagos, no debe exceder las prácticas
usuales de los negocios, sería muy extraño si al efectuar esta prueba existieran
proveedores que se demoren en recibir sus pagos más de 180 días.
La cuenta proveedores entonces debe tener como soporte un listado con los
nombres, número de factura e importe de los saldos pendientes de pago.
Cuando el auditor programa una visita preliminar, en razón a su contratación
oportuna, es decir antes del cierre al 31 de diciembre, suele aplicar un
procedimiento de auditoria que consiste en enviar cartas de confirmación a los
proveedores, estas caratas de confirmación circularizadas a los proveedores
-1Expositor : C.P.C.- AUDITOR :
Dr. SILVIO WILDER ACUÑA JARA
permitirán detectar la existencia de los proveedores y también la existencia de
una relación permanente de éstos con la empresa auditada.
Objetivos de auditoria.
El auditor debe formarse una opinión razonable de las cuentas por pagar, por lo
que debe obtener información suficiente sobre los siguientes aspectos:
a. Los saldos de los proveedores deben ser razonables y el importe de las
compras guardar relación con el giro del negocio.
b. Debe existir una correlación entre el pedido, la mercadería recibida y el
importe facturado.
c. Verificar la existencia de la autorización correspondiente para cada
pedido.
d. Comprobar que los saldos de pasivos están valorados, adecuadamente
descritos y clasificados en los estados financieros.
e. Corroborar que los pagos realizados están adecuadamente autorizados.
f. Cerciorarse que la contabilización se ha realizado de acuerdo a las
normas contables, en referencia a intereses devengados y gastos
cargados.
g. Verificar que los saldos de las cuentas a pagar representan deudas
reales de la organización
h. Realizar un análisis de la antigüedad de los saldos
i. Comprobar que los pasivos están contabilizados en el período que les
corresponde según criterios contables.
j. Confirmar que los sistemas de control interno utilizados en esta área,
son suficientes y eficaces.
Aspectos fundamentales en el control
existencias.
interno de
inventarios o
Los aspectos fundamentales en el Control Interno son los siguientes:
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•
•
•
•
•
•
Una adecuada segregación de funciones, con personas independientes
para cada uno de los departamentos que intervienen.
Existencia de un control en el momento de recepción de las mercaderías
(conteo y control de calidad)
Establecimiento de la forma y condiciones de pago
Listado de proveedores y acreedores, comprobando: precios,
condiciones de pago, descuentos, órdenes de compra, etc.
Realización de conciliaciones periódicas entre fichas individuales de
proveedores y acreedores, y los saldos del mayor al final de cada mes.
Registro y control de las mercancías recibidas, comprobando que se
acompaña la documentación respectiva.
Control de los vencimientos de los pagos a realizar
Comprobar toda la documentación soporte de una compra antes de la
autorización de pago.
Procedimiento para la verificación de cuentas por pagar.
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Mediante la verificación de cuentas por pagar, el auditor obtendrá la mejor
evidencia sobre esta área de los proveedores y acreedores. Para lo cual se
solicitará de la empresa la redacción de cartas de circularización para todos los
proveedores seleccionados.
El tamaño de la muestra a circularizar estará en función del resultado del
control interno y del criterio utilizado por el auditor, donde elegirá:
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•
Los saldos más importantes
Posean saldo deudor
Recojan movimientos muy importantes
No hubieran tenido movimientos durante el ejercicio
Proveedores que tuvieran deudas recogidas en varias cuenta.
Algunos con saldo cero.
Procedimientos para la verificación de la correcta valorización de las
cuentas.
Los procedimientos a seguir son:
1. Verificar que el tratamiento contable dado a las operaciones realizadas
con las cuentas de ese grupo, siguen las normas de valorización de los
principios contables.
2. Analizar las cuentas de partidas antiguas o en proceso legal
3. Comprobar la adecuada clasificación de las cuentas a corto y largo
plazo.
4. Examinar la correcta distinción entre proveedores y acreedores.
5. Realizar la prueba de “corte” de operaciones para comprobar que no se
han contabilizado operaciones en fechas diferentes a las que se
produjeron.
Valorización de las cuentas por pagar y presentación.
Los pasivos por la adquisición de bienes deben estar a su valor nominal. Los
intereses con vencimiento superior a un año deberán registrarse en el balance
como gastos a distribuir en varios ejercicios, imputándose anualmente a
resultados de acuerdo con un criterio financiero.
El reconocimiento de las deudas se debe hacer en el momento del nacimiento
de la obligación de pago; es decir, cuando se produce el traspaso de
propiedad, que suele coincidir con la recepción de la mercancía.
Los saldos deudores de proveedores, aparecerán en el activo del balance
como adelantos.
Deudas en moneda extranjera.
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Las deudas en moneda extranjera a favor de terceros deben valorarse al tipo
de cambio vigente en el mercado en el momento de perfeccionarse el contrato.
De alterarse la paridad monetaria de la deuda se calculará al final del ejercicio
en que la modificación se haya producido, aplicando el nuevo cambio
resultante a la misma.
Las diferencias positivas o negativas que pudieran surgir por razón únicamente
de variaciones de cotización de mercado de divisa extranjera, deberán
registrarse al final del ejercicio cargándose al resultado.
Deudas recogidas en efectos a pagar.
Las deudas formalizadas en efectos comerciales deben contabilizarse en
cuentas diferentes y por ello el PGC establece que el saldo de la cuenta
proveedores, será el de la deudas con proveedores formalizadas en efectos de
giro aceptados. Los efectos aceptados deben figurar en el balance hasta su
vencimiento.
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