impacto de la firma digital en costa rica

MEMORIA - XX Congreso Archivístico Nacional - 2008
IMPACTO DE LA FIRMA DIGITAL EN COSTA RICA
Alicia Avendaño Rivera 1
Buenas tardes, primero deseo agradecerles la invitación al XX Congreso
Archivístico Nacional, en especial a la directora y subdirectora del Archivo
Nacional por invitarme a esta actividad de tanta importancia.
Creo que la profesión Archivística tiene que sufrir una transformación
fundamental y yo creo que una de las pioneras en ese proceso ha sido la directora
del Archivo Nacional, que se ha comprometido a buscar precisamente esa
inserción de la parte tecnológica en un área realmente importante. Es un gusto
poder compartir con ustedes la importancia de lo que viene: el gobierno digital y
el efecto que puede tener la implementación de la firma digital en la parte de
archivos.
Primero voy a darles una introducción de lo que estamos haciendo desde el
punto de vista del gobierno digital, para después caer un poco en lo que se ha
hecho en la parte de firma digital, de lo que falta por hacer, de lo cual posiblemente
pueden hablar un poco más las personas del Banco Central.
El gobierno digital tiene como foco central el ciudadano, o sea los servicios que
se están planteando dentro del proyecto de gobierno digital en Costa Rica, siempre
tienen como punto central al ciudadano. Básicamente el enfoque tiende a cambiar
la interacción del ciudadano con el estado. Esa misión viene reflejada
precisamente al buscar que las instituciones puedan prever servicios de calidad a
las empresas y al ciudadano para agilizar la vinculación que existe entre ambos.
Para nosotros lo importante es que la institución o el gobierno sean
transparentes, que se promueva la productividad, la competitividad y cambie la
relación entre el ciudadano y el Estado. El tener documentos digitales y hacer los
trámites por vía digital, va a garantizar un cambio radical en esa relación
ciudadano-Estado.
Los objetivos estratégicos que nosotros nos hemos propuesto, tienden a alcanzar
un nivel significativo de cultura y utilización de las tecnologías en el sector
1. Directora de la Secretaría Técnica de Gobierno Digital. Administración de Negocios y Administración
Aduanera en la Universidad de Costa Rica. Maestría en Finanzas Internacionales y otro en Administración
Tecnológica. Premio Ancora de Ciencia y Tecnología correspondiente al año 2007.
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gobierno, mejorar y asegurar los servicios y procesos gubernamentales claves, que
puedan significar un mayor impacto hacia la ciudadanía.
Fomentar la interoperabilidad de los procesos y trámites entre instituciones es un
tema fundamental, es cambiar la forma en que se relacionan las instituciones. En
este momento hay muchas instituciones que son feudos de información, cada una
tiene su información y no se comparte. El Estado debe compartirse, debemos
buscar estándares de cómo interrelacionar esa información para que el ciudadano
sea el beneficiado final, eliminando duplicaciones. Eso es parte de la interoperabilidad, para que al ciudadano ya no se le exija un papel, una certificación, que
tiene que ir a traer a una institución para hacer el trámite en otra. Bueno, la
interoperabilidad significa conectar sistemas, enlazar instituciones, alcanzar un
nivel significativo de conectividad, mejorar en forma significativa el acceso y la
cultura hacia los ciudadanos. En esto también tiene que haber toda una estrategia
sobre cómo llegar al ciudadano, para que se use la tecnología en forma adecuada.
Nosotros empezamos hace poco en la incursión en el gobierno digital; somos un
proyecto joven. Comenzamos en octubre del 2006, sin oficina. Yo cuento esto
porque realmente el equipo de trabajo éramos dos personas, don Kevin Casas y yo;
dos personas trabajando en una idea. Posteriormente, a diciembre, ya teníamos
firma con convenio con varias instituciones. Éramos dos personas y cincuenta más
que se apuntaron en las instituciones. De ahí empezamos a establecer una
estrategia de corto plazo, en donde se establecían proyectos concretos que iban a
resolver problemas a los ciudadanos. Se hizo una encuesta de opinión sobre cuáles
eran los servicios que se querían transformar. El resultado fueron diez servicios
que los ciudadanos quieren que se cambien radicalmente, entre ellos licencias,
pasaportes y servicios médicos, las citas que se les dan a las personas en la caja,
las matrículas de las escuelas, la parte de pensiones, la parte de constancias.
Entonces desde ahí se empezó a trabajar ¿cuáles eran esos proyectos que el
gobierno digital debería de trabajar? Precisamente empezamos a trabajar en esos
proyectos que le iban a dar un impacto grande en esa relación de servicio.
Todos esos servicios que mencionamos estaban colapsados, o están todavía,
porque hemos empezado con algunos y otros no. Para sacar una licencia antes, las
personas duraban uno o dos días haciendo filas, con “gavilanes”, estableciendo
procesos que no eran correctos y se empezó a trabajar en eso.
En abril de 2007 se inició la integración de cinco personas más y en julio ya
teníamos dos proyectos implementados, que fueron licencias y pasaportes. Si
alguno ha sacado últimamente licencia en el Banco de Costa Rica siente el cambio
radical que se dio. Tal vez ahí lo que se utilizó fue el sentido común porque se
utilizó la misma tecnología que estaba, nada más convirtiéndola e insertándola
dentro de un proceso, dentro de un flujo e integrando varios procesos y
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cambiando. Realmente el lanzamiento de ese proyecto trajo bastantes buenos
resultados.
En octubre lanzamos también un programa de inserción digital que fue el de las
computadoras para los educadores. En este sólo mil quinientos educadores de
sesenta mil se insertaron dentro del proceso y compraron computadora e Internet.
Bueno ¿por qué sólo mil quinientos educadores de sesenta mil supuestos
educadores que hay en el país? Yo creo que el problema que se dio es que no hay
cultura, porque los educadores no tienen para qué utilizar la computadora y el
Internet. En ese caso también tiene que pensarse dentro del país si al final de
cuentas la máquina y el Internet son fundamentales pero no hay contenido o no hay
forma de utilizarlo. Los educadores no le vieron valor a comprarse una
computadora e Internet para la casa dándoles condiciones sumamente bajas,
porque en ese proceso también tiene que haber un cambio radical en la cultura, en
la educación. La inserción de la tecnología en la educación es fundamental. Si no,
no vamos a poder seguir para adelante.
En enero de este año lanzamos un nuevo plan y ese plan tiene 24 proyectos, esos
24 proyectos están enfocados a cambiar radicalmente varios servicios. Dentro de
esos uno de los fundamentales es el de las compras del estado por vía electrónica.
Aunque ustedes no crean, eso podría posibilitar la transformación del Estado en sí
mismo. El Estado a veces está amarrado en las compras; los procesos de
adquisiciones son tremendamente burocráticos, se puede durar en una compra un
año comprando equipo o cualquier proceso. La transformación de compras del
Estado podría producir un cambio radical en cuanto a cómo podemos ejecutar las
cosas. Inclusive se podría tener un ahorro de casi 2% del producto interno bruto,
solamente incorporando el sistema de compras. En eso hay varios proyectos; son
24 proyectos dentro de los que se destaca precisamente el proceso de compras,
establecimiento de telepeajes en las carreteras, el proyecto de permisos
migratorios y la parte de bibliotecas. Estamos trabajando arduamente con la
Dirección General de Bibliotecas, donde en este momento hay 54 bibliotecas
dispersas y no existe un sistema central de información o de gestión bibliotecario
y se está construyendo precisamente el sistema. También se están digitalizando
libros, o sea la Biblioteca Nacional está digitalizando la historia de Costa Rica
porque está en papel; hay documentos a los que nadie puede acceder porque tienen
demasiado valor histórico y no es posible tener acceso a ellos por razones de
conservación y por otra serie de factores.
El tema bibliotecas es un tema importantísimo, es un proyecto importante que va
a garantizar que se digitalice la parte histórica y se ponga a disposición, mediante
Internet, bajo un sistema de búsqueda avanzado. Esperamos que el proyecto esté
empezando el lanzamiento en el mes de diciembre de este año.
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Básicamente también estamos trabajando en emisión de estándares de
interoperabilidad. Precisamente desde ya hay toda una comisión que estamos
organizando para crear los estándares y este estándar de interoperabilidad podría
tener mucha vinculación con el tema de archivo.
Debemos integrar procesos para incorporar la parte de archivos. Tenemos hasta el
2010 varios proyectos importantes que pueden traer también la eliminación de
documentos totales, la inscripción de escrituras, la parte de certificaciones, la parte de
expedientes judiciales. Estos proyectos hacen ver que básicamente el Estado se va a
transformar y la mayoría de sus documentos o su operación va a ser electrónica.
Básicamente el plan está en Internet, está en la página www.gobiernofacil.go.cr
por si tienen interés de consultarlo y aquí la firma juega un rol sumamente
importante. Nosotros hemos estado haciendo grandes esfuerzos por hacer los
servicios del Estado más fáciles, para eliminar inclusive la presencia física en las
ventanillas del Estado.
Precisamente un elemento fundamental que hace falta dentro del rompecabezas
del proyecto es la implementación de la firma digital, que podría garantizar un
salto significativo en el uso de documentos digitales. Yo extraje la definición de
firma digital de la Ley de Certificados y Firmas Digitales, Ley que está vigente,
que fue emitida en el 2005 y que a la fecha está en proceso de implementación.
Tal vez nosotros vamos muy despacio; muchas veces nos toma mucho tiempo
sacar las leyes e implementarlas, al final de cuentas duramos casi tres años para
implementar dos cosas.
La firma digital es cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado
a un documento electrónico que permita verificar su integridad y vincular
jurídicamente al autor. Eso es importante porque son las características que
podrían dar toda la validez a un documento o una transacción. Las ventajas del uso
de la firma digital precisamente están contempladas dentro de su definición. Una
ventaja es la autenticación, porque permite identificar plenamente al signatario, a
quien hizo el documento. Hay imposibilidad de suplantación, porque la firma ha
sido creada por quien suscribe, por medios que se mantienen bajo su control, o sea
esta firma debe garantizar que está controlada, que tiene validez, que respeta la
integridad, porque se detecta cualquier momento en que los datos fueron
modificados. Si el documento es modificado se puede identificar plenamente y
también garantiza el no repudio.
Si nosotros queremos tener un gobierno o un Estado digital, tendríamos que
tener una implementación de la firma y con esta firma garantizar todas estas
características que van a posibilitar todo el esquema del archivo y de manejo de
los documentos.
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La importancia de la firma, para nadie es un secreto, es que puede potenciar el
comercio electrónico, porque garantiza mayor seguridad y fomenta la eliminación
del papel. Ojalá tuviéramos firma digital, porque eliminaríamos muchos papeles y
estaríamos contribuyendo al ambiente, para que se deje de deforestar y elimina
trámites engorrosos en el Estado. Si yo puedo verificar que unos datos son
comprobados por medio de una firma no tengo que estar presentando documentos
dentro del mismo Estado y mejora la seguridad de las transacciones.
Yo he tenido la experiencia de implementar la firma digital en proyectos muy
concretos como el funcionamiento de aduanas. ¿Qué pasó y qué efecto tuvo la
implementación de la firma digital en aduanas? -Pues la aduana se convirtió en una
aduana virtual-. Todo el mundo decía: ¿Qué es eso, aduana virtual? Sí,
desaparecieron las ventanillas porque ya la gente no iba a hacer filas; no sé si
ustedes conocieron una aduana, donde a la entrada de la aduana habían 15
ventanillas y habían 50 personas haciendo trámites. Eran papeles y los presentaban
en esa ventanilla para que un funcionario le pusiera un sello, recibiera el
documento y se diera un proceso. En la actualidad las aduanas de Costa Rica
dejaron esas ventanillas cerradas y son los auxiliares de aduanas o los agentes de
aduana los que preparan el documento en forma digital, lo firman, lo encriptan, lo
envían y el sistema de aduana lo procesa. Entonces ¿qué consecuencia trae esto?
la eliminación de papel, la eliminación de ventanillas y trámites engorrosos, o sea
de presentación de papeles para que les pongan un sello. La conservación de
información digitalizada elimina las plantillas o sábanas grandes que había antes
de los documentos electrónicos. Era toda una estadística de exportación o balance
de pagos, que ahora es electrónica. Los auxiliares de aduanas firman y lo pueden
hacer desde su casa. Es decir, se elimina el concepto inclusive de ubicación física.
En Costa Rica hay 7 aduanas: Peñas Blancas, Paso Canoas, Limón, Caldera, entre
otras y un agente aduanero antes firmaba y estaba como el Espíritu Santo en todas
las aduanas, ¿qué hacía? -Firmaba en blanco los documentos-. Ahora, con la firma
digital puede firmar desde un punto central y hacer las operaciones en todo el país.
Esto ¿qué garantiza? -pues esa implementación de la firma garantiza que la gente
lo esté haciendo bien, porque es seguro y le da la posibilidad de no tener un lugar
físico para hacer las operaciones-.
Ahora, con el tema de los combustibles y con el problema de traslado y el costo
de la gasolina, nosotros estamos fomentando el proyecto de teletrabajo. Se va a
emitir un decreto precisamente para fomentar este medio. ¿Qué garantizaría la
firma también? -Que usted pueda hacer el trabajo desde su casa porque está
protegido, porque está firmado y una serie de elementos-. A mí me contaba un
agente aduanero que lo mejor que le pasó fue la transformación de la aduana,
porque desde la casa hacía todas las operaciones sábado y domingo sin salir de la
casa y en pijama hacía las declaraciones de aduana. Esa es una de las ventajas que
puede tener la firma.
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También la firma o el certificado digital lo que podría facilitar es esa
interoperabilidad dentro del mismo Estado, que los sistemas se comuniquen entre
ellos y se pueda validar la información que sea certificada por la entidad; si yo
quiero corroborar que una inscripción se dé, yo tengo un certificado y valido la
información.
¿Cuál ha sido la estrategia básica en este tema? -A corto plazo muchos esfuerzos
se están haciendo, cada uno está trabajando la forma de emitir certificados o la
forma de validar las operaciones-.
No nos podemos esperar. Si nos esperamos a implementar la firma digital en su
gran dimensión no transformamos lo que hay que hacer y yo creo que lo
fundamental es ir juntos, caminar, pero también si nos ponemos a esperar mucho
no transformamos el Estado.
A mediano y largo plazo se podrá implementar la firma en el país como
identificación única y ojalá ya en la cédula de identidad haya un chip con la firma
digital. Entonces, ya tiene usted también una personalidad digital y a eso vamos.
Ya a mediano plazo estaríamos con la cédula de identidad, con la firma digital para
hacer todas las operaciones a nivel de Estado y a nivel bancario.
Es importante tomar los retos en este tema. Yo creo que aquí y en todos los
países debemos integrar esfuerzos. Estaba escuchando a la expositora anterior
sobre integrar un portal de archivos. Cada entidad puede tener un portal, cada uno
por su parte, pero también se puede hacer un proyecto común e integrar los pocos
recursos que se tienen hacia un portal de archivos. Yo creo que eso sería un
proyecto fantástico, pero integrando esfuerzos.
Aquí en Costa Rica, que cada uno tenga su página y su propia inversión es lo
que tiene que romperse y establecer esquemas de cómo integrar esfuerzos,
capacitar y cambiar la cultura del papel. A veces uno siente que los funcionarios o
inclusive los ciudadanos se sienten desprotegidos si el papel no está. Yo creo que
también se trata de cambiar la cultura, la utilización de documentos de papel y
universalizar el uso de la firma digital.
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