2015 MANUAL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO DISTRISEGURIDAD CARTAGENA 23/01/2015 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Nombre Autores Revisión Aprobación Oficialización Enrique Brieva Guillermo Acosta Álvaro Martínez Álvaro Martínez Control del Documento Cargo Dependencia P.U.E. Dirección General Planeación Director de Dirección de Control Interno Control Interno Director Dirección General General Director Dirección General General Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 1 de 46 Fecha 09/04/2013 18/04/2013 25/04/2013 26/04/2013 Control de los Cambios Versión No. 1.0 2.0 3.0 Fecha de Descripción de los Cambios Aprobación 26/04/2013 Emisión original 30/01/2014 Se actualiza el Plan anticorrupción y atención al ciudadano con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos de la Ley 1474 de 2011 23/01/2015 Se actualiza el Manual Plan anticorrupción y atención al ciudadano con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos de la Ley 1474 de 2011 1 Solicitó Director General Director General Director General Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 2 de 46 PRESENTACIÓN Con el propósito de fortalecer el trabajo institucional y de dar un marco de referencia para el buen gobierno, DISTRISEGURIDAD ha querido, además de cumplir con los requerimientos de la Ley 1474 de 2011, establecer un marco guía del quehacer público, definiendo las directrices y los mecanismos básicos para la realización de una administración clara, “Transparente”, de cara a la comunidad y de conformidad al marco legal aplicable a la gestión pública. En el año 2015 se actualiza el del 2014, resaltando lo bueno de lo anterior y además se establecerán controles preventivos y se implementaran estrategias orientadas a mantener la transparencia y celeridad en los procesos de contratación pública y aplicación del manual de contratación de la entidad, que permita la elaboración y presentación permanente de Informes de gestión a los organismos de control y rendición de cuentas a la comunidad en general, en especial a los actos administrativos y las acciones desarrolladas en cumplimiento de nuestra misión institucional, lo anterior se plasmará en la actualización y puesta en marcha del “Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano 2015”. En el presente documento se presenta el “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, haciendo énfasis en la “Prevención” de los eventos de corrupción que se puedan presentar, y la potestad que tiene el ciudadano para con el ejercicio de sus deberes y derechos consagrados en la constitución y en la Ley. Se presentarán en el contenido del presente texto las acciones y estrategias al implementar, teniendo en cuenta que para ello se requiere del talento humano idóneo y con la experiencia necesaria para rendir a la comunidad con los resultados de una gestión orientada al logro y cumplimiento del Plan de Desarrollo “Ahora Sí Cartagena 2013-2015” JOSÉ RAIMUNDO RICAURTE GÓMEZ Director General, Distriseguridad. 2 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 3 de 46 CONTENIDO 1. Introducción……………………………………………………………………. 4 2. Objetivos……………………………………………………………………… ... 6 3. Fundamento Legal……………………………………………………………… 7 4. Elementos Estratégicos De La Entidad……………………………………. 9 5. Componentes del Plan, aspectos generales………………………………. 11 5.1. Primer Componente……………………………………………………….. 11 Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo y mapa de riesgos. 5.2. Segundo Componente……………………………………………………. 12 Estrategia Antitrámites. 5.3. Tercer Componente……………………………………………………….. 14 Rendición de cuentas 5.4. Cuarto Componente………………………………………………………. 19 Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano 6. Anexos……………………………………………………………………………. 3 23 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 4 de 46 1. INTRODUCCIÓN Distriseguridad en cumplimiento a los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011, concordantes con los artículos 1 y 2 del Decreto 2641 del 17 de diciembre de 2012, de la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República como instancia encargada de orientar la elaboración y seguimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, generó la herramienta “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, como un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestión, cuya metodología incluye cuatro componentes autónomos e independientes, con parámetros y soportes normativos propios, los cuales son: 1. Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo. 2. Estrategia Antitrámites. 3. Rendición de Cuentas. 4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano Es importante destacar que para el tema de “riesgos” la herramienta enfatiza en la metodología del mapa de riesgos de corrupción y para los demás componentes, se tienen en cuenta los lineamientos dados por las normas y entidades encargadas de su implementación, con las cuales la Secretaría de Transparencia se articulará para dar cumplimiento al Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 del 12 de julio de 2011), en especial a sus artículos 73, 76 y 78. Así las cosas, el presente documento abordará dichos componentes de la siguiente manera: Para Mapa de riesgos de corrupción y las medidas para mitigarlos, siguiendo los criterios generales de identificación y prevención de los riesgos de corrupción establecidos en la herramienta, los generaremos para cada proceso de la entidad, teniendo en cuenta sus respectivos procedimientos, permitiendo así la generación de alarmas tempranas y la aplicación de mecanismos orientados a controlarlos y evitarlos. La elaboración del mapa de riesgos de corrupción la alinearemos con la metodología de administración de riesgos de gestión del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, puesta a disposición del Sector Público Colombiano en marzo de 2011, y seguiremos los parámetros establecidos en la herramienta “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” expedida recientemente por la Secretaría de Transparencia del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE. 4 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 5 de 46 Consecutivamente afrontaremos la Estrategia Antitrámites, con el propósito de facilitar el acceso a los servicios que brinda nuestra entidad, permitiendo simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes que ameriten una o algunas de estas intervenciones, así como, acercar al ciudadano a los servicios que prestamos, mediante la modernización y eficiencia de los procedimientos administrativos que dan respuesta a los mismos. En cuanto a la Rendición de cuentas, consideramos que como expresión de control social comprende acciones de información, diálogo e incentivos, buscando adoptar un verdadero proceso permanente de interacción entre nuestros servidores públicos y demás entidades con los ciudadanos y con los actores interesados en la gestión de los primeros y sus resultados. Con la implementación de este componente buscamos la transparencia en la gestión en aras de lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. Finalmente, trabajaremos los Mecanismos para la atención al ciudadano, dado que somos conscientes que nuestros esfuerzos deben garantizar el acceso de los ciudadanos, en todo el territorio nacional y a través de distintos canales, a los trámites y servicios que ofrecemos con principios de información completa y clara, eficiencia, transparencia, consistencia, calidad, oportunidad en el servicio, y ajuste a las necesidades, realidades y expectativas del ciudadano. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de DISTRISEGURIDAD, es un instrumento estratégico conducente a la prevención de actos de corrupción y a la efectividad del control de la gestión institucional, que con motivo de esta publicación, se revisará y se ajustará trimestralmente. 2. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Elaborar y Adoptar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2015 de Distriseguridad, conforme lo establecen los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer 5 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 6 de 46 los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” y establecer estrategias encaminadas a la Lucha contra la Corrupción y de Atención al Ciudadano OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Estructurar u homologar el mapa de riesgos de corrupción a partir de los mapas de riesgos por procesos ya implementados y definir las medidas para mitigarlos, estableciendo los criterios generales para la identificación y prevención de los riesgos de corrupción de Distriseguridad, permitiendo la generación de alarmas y la aplicación de mecanismos orientados a controlarlos y evitarlos. Implementar la estrategia de racionalización de trámites, buscando facilitar el acceso a los servicios que brinda la Entidad, permitiéndole simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes, así como, acercar al ciudadano a los servicios que presta, mediante la modernización y eficiencia de sus procedimientos. Programar la rendición de cuentas, como una expresión de control social que comprende acciones de información, diálogo e incentivos, que busca la adopción de un proceso permanente de interacción entre servidores públicos y la Entidad con los ciudadanos y con los actores interesados en la gestión de los primeros y sus resultados, en aras de la transparencia en la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. Fortalecer los mecanismos de servicio al ciudadano, centrando los esfuerzos en garantizar el acceso a los mismos, a través de distintos canales, a los trámites y servicios de Distriseguridad con principios de información completa y clara, eficiencia, transparencia, consistencia, calidad, oportunidad en el servicio, y ajuste a las necesidades, realidades y expectativas del ciudadano. 3. FUNDAMENTO LEGAL Constitución Política de Colombia. Ley 42 de 1993 (Control Fiscal de la CGR). Ley 80 de 1993, artículo 53 (Responsabilidad de los Interventores). Ley 87 de 1993 (Sistema Nacional de Control Interno). Ley 190 de 1995 (normas para preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa). 6 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 7 de 46 Ley 489 de 1998, artículo 32 (Democratización de la Administración Pública). Ley 599 de 2000 (Código Penal). Ley 610 de 2000 (establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías). Ley 678 de 2001, numeral 2, artículo 8o (Acción de Repetición). Ley 734 de 2002 (Código Único Disciplinario). Ley 850 de 2003 (Veedurías Ciudadanas). Ley 1150 de 2007 (Dicta medidas de eficiencia y transparencia en la contratación con Recursos Públicos). Ley 1437 de 2011, artículos 67, 68 y 69 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo). Ley 1474 de 2011 (dictan normas para fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública). “Artículo 73. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias Antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción señalará una metodología para diseñar y hacerle seguimiento a la señalada estrategia. Parágrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este sistema con la definida por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción.” “Artículo 76. Oficina de Quejas, Sugerencias y Reclamos. En toda entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulen, y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad. La oficina de control interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá a la administración de la entidad un informe semestral sobre el particular. En la página web principal de toda entidad pública deberá existir un link de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso para que los ciudadanos realicen sus comentarios. Todas las entidades públicas deberán contar con un espacio en su página web principal para que los ciudadanos presenten quejas y denuncias de los actos de corrupción realizados por funcionarios de la entidad, y de los cuales 7 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 8 de 46 tengan conocimiento, así como sugerencias que permitan realizar modificaciones a la manera como se presta el servicio público. La oficina de quejas, sugerencias y reclamos será la encargada de conocer dichas quejas para realizar la investigación correspondiente en coordinación con el operador disciplinario interno, con el fin de iniciar las investigaciones a que hubiere lugar. El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción señalará los estándares que deben cumplir las entidades públicas para dar cumplimiento a la presente norma. Parágrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un proceso de gestión de denuncias, quejas y reclamos, se podrán validar sus características contra los estándares exigidos por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción.” Decreto 4567 de 2011 (Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y decreto ley 770 de 2005). Decreto 4632 de 2011 (Reglamenta Comisión Nacional para la Moralización y la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha contra la Corrupción). Decreto 2641 del 17 de Diciembre de 2012. Documento CONPES 3714 de diciembre 01 de 2011: Del Riesgo Previsible en el Marco de la Política de Contratación Pública. Decreto 0019 de 2012 (Normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública). 4. LA ENTIDAD Y SUS ELEMENTOS ESTRATÉGICOS CORPORATIVOS DISTRISEGURIDAD es un Establecimiento Público creado mediante Decreto Número 040 del 27 de enero de 2003, emanado de la Alcaldía Distrital en uso de las facultades conferidas por el acuerdo 028 del 30 de diciembre de 2002, que a su vez se fundamenta en el artículo 1° de la ley 97 de 1913 y en la ley 48 de 1915, leyes que facultan a los concejos municipales para la creación y cobro del IMPUESTO AL TELÉFONO. 4.1. NATURALEZA JURÍDICA: Establecimiento Público del orden distrital con personería jurídica, dotada de autonomía administrativa, financiera y patrimonio propio. Sus 8 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 9 de 46 actuaciones se sujetarán por las reglamentaciones establecidas en la ley y en sus estatutos. 4.2. OBJETO: Es un establecimiento público vinculado al Distrito Turístico y Cultural de Cartagena de Indias, cuyo objeto es el aprovechamiento de los proyectos tecnológicos aplicados al servicio de la vigilancia y seguridad; la consecución, aplicación y control de los bienes y servicios destinados al apoyo integral de los organismos de seguridad y la fuerza pública que opera en el Distrito Turístico y Cultural de Cartagena de Indias y la participación en planes, programas y proyectos que sean diseñados por tales organismos y por la Alcaldía Distrital para la prestación eficiente de los servicios que garantizan la seguridad integral y fomenten la convivencia pacífica en el Distrito. 4.3. MISIÓN: Obtener recursos, aplicarlos y controlarlos racional y transparentemente en la ejecución de proyectos propios y en el apoyo logístico y tecnológico a los programas y proyectos diseñados por la Alcaldía Distrital, Organismos de Seguridad y fuerza Pública de Cartagena de Indias, para contribuir con el mejoramiento de las condiciones de seguridad integral y convivencia del Distrito. 4.4. VISIÓN: Distriseguridad en el 2015 será reconocida por la Ciudadanía del Distrito de Cartagena como una entidad pública eficaz, eficiente y efectiva en la ejecución de proyectos propios y en el apoyo logístico y tecnológico a los programas y proyectos diseñados por la Alcaldía Distrital, organismos de seguridad y fuerza pública, que contribuyan con las soluciones integrales en materia de seguridad y convivencia ciudadana en el Distrito. 4.5. POLÍTICA DE CALIDAD: En DISTRISEGURIDAD es nuestro compromiso es cumplir con los requisitos de la ciudadanía del Distrito de Cartagena de Indias, mediante criterios de eficacia, eficiencia y efectividad que contribuyan al mejoramiento de las condiciones de seguridad y convivencia ciudadana, basándonos en el mejoramiento continuo de los procesos, en el cumplimiento de la normatividad legal vigente y en un personal competente y comprometido con el fortalecimiento de nuestra gestión institucional orientada al apoyo logístico y tecnológico de los diferentes organismos de seguridad del Distrito de Cartagena de Indias 4.5.1. OBJETIVOS DE CALIDAD 9 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 10 de 46 Cumplir con los requerimientos del cliente para mejorar la seguridad y convivencia en el distrito mediante la ejecución del plan de Acción de la entidad. Mejorar continuamente los procesos de la entidad para mantener vigente el sistema de Gestión de calidad mediante la revisión de los mismos. Formar periódicamente al personal mediante programas de capacitación para que adquiera competencias que contribuyan al empoderamiento de sus funciones y al cumplimiento de la misión institucional 4.6. PRINCIPIOS: Respeto, fundamento de las relaciones interpersonales. Justicia, garante de la inviolabilidad de los derechos. Ética pública, soporte de las actuaciones de los servidores de Distriseguridad. Honestidad: Es la claridad, honradez y coherencia en el actuar, consistente con los propósitos de la Corporación. 4.7. VALORES INSTITUCIONALES: Responsabilidad: Asumir las consecuencias. Lealtad: Responder a la confianza Tolerancia: Entender a los demás. Respeto: Atención y trato digno. Solidaridad: Apoyo y ayuda mutua. Compromiso: Entregar lo mejor de sí. Justicia: Instaurar y preservar el orden. Transparencia: Actuar con objetividad. Equidad: Dar lo que corresponde. 5. COMPONENTES DEL PLAN, ASPECTOS GENERALES: Con la promulgación de la Ley 1474 de 2011, las entidades que conforman el Estado colombiano fueron dotadas con un mecanismo que hiciera posible una lucha conjunta en contra del flagelo de la corrupción y el mejoramiento de la atención al ciudadano por parte de las mismas. Una vez publicadas las “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, diseñadas por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, en coordinación con la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública, el Programa Nacional del Servicio al Ciudadano y la Dirección de Seguimiento y Evaluación a Políticas Púbicas del 10 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 11 de 46 Departamento Nacional de Planeación, establecidas como marco de la estrategia nacional de Lucha contra la Corrupción y de Atención al Ciudadano, el reto lo asumen de manera individual cada una de las entidades al responder al artículo 73 de la Ley en mención. En este marco, DISTRISEGURIDAD debe anualmente elaborar su Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, con el siguiente contenido: (1) el mapa de riesgos de corrupción y las medidas para controlarlos y/o evitarlos, (2) las medidas Antitrámites, (3) la rendición de cuentas y (4) los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. La metodología con la que deben ser realizados cada uno de estos componentes, son las contenidas en el documento “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, y en los lineamientos que adicionalmente establezcan las entidades que elaboran dicho documento. 5.1. PRIMER COMPONENTE: METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO. Este componente establece los criterios generales para la identificación y prevención de los riesgos de corrupción de la entidad, permitiéndonos a su vez la generación de alarmas y la elaboración de mecanismos orientados a prevenir o evitar los riesgos de corrupción. El referente para la construcción de nuestro Mapa de Riesgos de Corrupción, lo constituye la Guía Metodológica del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP expedido en Septiembre de 2011 pero puesto a disposición del Sector Público Colombiano en marzo del 2012, documento que se ajustó al Estándar internacional AS/NZS ISO 31000:2011. Distriseguridad ha establecido los criterios contenidos en la Ley 1474 de 2011 referente a la elaboración e implementación de un Plan de Manejo de riesgos. Para su elaboración se utilizó la Guía Metodológica del DAFP para la elaboración del Mapa de Riesgos Institucional, el cual está integrado por los siguientes componentes: Contexto Estratégico: Identificación de las características internas y la situación externa o entorno del Instituto que impactan positiva o negativamente el logro de los objetivos anticorrupción. Identificación del Riesgo: Caracterización de los eventos potenciales, internos o externos al Instituto, que generan riesgo de corrupción que redunden en el posible incumplimiento de la misión institucional. 11 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 12 de 46 Valoración del riesgo: Se valoran los riesgos estableciendo los controles de acuerdo a su ocurrencia o materialización. Implementación de políticas para la administración del riesgo: Estableciendo las acciones y lineamientos necesarios que permitan prevenir la ocurrencia del riesgo o mitiguen el impacto de los mismos, concretando la administración del riesgo, de forma que redunde en la disminución del nivel de valoración del riesgo. Publicación constante en la página web con criterios de fácil acceso a la ciudadanía de todos los planes, programas y proyectos, así como del seguimiento, tratamiento y resultados sobre las quejas, reclamos y denuncias por hechos d corrupción presentados por la comunidad. Cabe resaltar que para el año 2015 se tiene la intención de trazar Planes, Programas y Proyectos medibles que tengan que ver directamente con este primer componente. Lo anterior debido a que todas las entidades, ya sea de orden Nacional y territorial deben tener este componente como parte de su Planeación Estratégica Institucional, por lo tanto se establecerán elementos estratégicos en especial objetivos institucionales, líneas de acción, proyectos y programas que tengan que ver con la lucha anticorrupción. Se debe entonces inscribir en los Bancos de proyectos de las oficinas de Planeación dichas estrategias –En este caso la secretaría de planeación Distrital de Cartagena-, con el fin de canalizar recursos a nivel territorial y/o nacional para esta estrategia–Para presentar proyectos de Inversión ante la secretaría de trasparencia de la presidencia de la república-. MAPA DE RIESGOS VER ANEXO # 1 5.2. SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTITRÁMITES: La Estrategia Antitrámites es un componente del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (Ley 1474 de 2011, Art. 73), que señala que “cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano”. Así mismo, atendiendo a lo dispuesto en el Artículo 20 de la Ley 489 de 1998 (ver imagen 1), las entidades territoriales deben definir acciones concretas para optimizar los trámites. 12 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 13 de 46 Distriseguridad debido a su naturaleza y objeto no tiene trámites establecidos como tal en su estructura de Atención al ciudadano, solo los que conforme al artículo 14 de la Ley 1437 de 2011 (Artículo INEXEQUIBLE, con efectos diferidos hasta el 31 de diciembre de 2014. Sentencia C-818-11. Magistrado Ponente Dr. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub), en donde los términos a Resolver son: Para cualquier petición: 15 días hábiles siguientes a la recepción. Para la petición de documentos: 10 días hábiles siguientes a la recepción. Consultas de materias a su cargo: 30 días hábiles siguientes a la recepción. Peticiones entre autoridades: 10 días hábiles siguientes a la recepción. Teniendo en cuenta lo anterior la dependencia encargada de la Gestión de Peticiones, Quejas, Sugerencias Y Reclamos (Dirección General y PUE Jurídico), deberán cumplir con los términos legales. Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del Derecho de Petición consagrado en el Artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. Mediante este, entre otras actuaciones, el cliente de Distriseguridad y los miembros de los entes de seguridad y Socorro del Distrito de Cartagena y entidades de control de niveles central y territorial, podrán solicitar el reconocimiento de un derecho o que se resuelva una situación jurídica, que se le preste un servicio, que se le entregue información, se le permita consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos que la ley los faculta. 13 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO 5.3. Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 14 de 46 TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS El documento CONPES 3654 del 12 de Abril de 2010 Reza que la rendición de cuentas es una expresión de control social que comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión. Este proceso tiene como finalidad la búsqueda de la transparencia de la gestión de la administración pública y a partir de allí lograr la adopción de los principios de buen gobierno, eficiencia, eficacia, transparencia y rendición de cuentas, en la cotidianidad del servidor público. Para tal fin es fundamental adelantar acciones de sensibilización, promoción y capacitación de la participación ciudadana en la rendición de cuentas y concertar espacios de diálogo con actores claves en el proceso. El CONPES 3654 de 2010 establece como objetivo “fomentar el diálogo y la retroalimentación entre la Rama Ejecutiva y los ciudadanos”. Para ello las entidades deben programar espacios de diálogo con la ciudadanía para explicar los resultados y avances en su gestión. El proceso de rendición de cuentas se desarrollará de conformidad con los lineamientos y requerimientos que se describen a continuación, dentro del presente Diagrama1. 1 http://modelointegrado.dafp.gov.co/que_es_el_modelo/gestion/transparencia_participacion_servicio_ciudad ano/rendicion_cuentas_ciudadania/ 14 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 15 de 46 Más allá de ser una práctica periódica de audiencias públicas, la rendición de cuentas a la ciudadanía debe ser un ejercicio permanente que se oriente a afianzar la relación Estado – Ciudadano. Por su importancia, se requiere que las entidades elaboren anualmente una estrategia de rendición de cuentas y que la misma se incluya en las estrategias del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. De conformidad con el Artículo 78 del Estatuto Anticorrupción todas las entidades y organismos de la Administración Pública deben rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía. Los lineamientos y contenidos de metodología serán formulados por la Comisión Interinstitucional para la Implementación de la Política de Rendición de Cuentas creada por el CONPES 3654 del 12 de Abril de 2010. 15 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 16 de 46 De conformidad con el Artículo 78 del Estatuto Anticorrupción todas las entidades y organismos de la Administración Pública deben rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía. Los lineamientos y contenidos de metodología serán formulados por la Comisión Interinstitucional para la Implementación de la Política de Rendición de Cuentas creada por el CONPES 3654 del 12 de Abril de 2010. A continuación se señalan los lineamientos generales contenidos en el mencionado Documento CONPES: Información: Está dada en la disponibilidad, exposición y difusión de datos, estadísticas, informes, etc., de las funciones de la entidad y del servidor. Abarca desde la etapa de planeación hasta la de control y evaluación. Diálogo: Se refiere a: (1) La justificación de las acciones; (2) Presentación de diagnósticos e interpretaciones; y (3) Las manifestaciones de los criterios empleados para las decisiones. Envuelve un diálogo y la posibilidad de que otros actores incidan en las decisiones. Incentivos o Sanciones: Son las acciones que refuerzan los comportamientos de los servidores públicos hacia la rendición de cuentas; así mismo, los medios correctivos por las acciones de estímulo por el cumplimiento o de castigo por el mal desempeño. 16 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 17 de 46 SEGÚN LA GUÍA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DEL DNP SE DEBE RENDIR CUENTAS EN: 1. CONTENIDOS INSTITUCIONALES OBLIGATORIOS INFORMACIÓN SOBRE Recursos humanos. Acciones para el mejoramiento institucional y el fortalecimiento de la gestión pública. Procesos y procedimientos relacionados con la inversión y con la prestación de servicios en el ámbito social. Atención a poblaciones específicas Atención de coyunturas especiales OBSERVACIONES Debe proporcionarse información sobre el equipo de gobierno, los principales servidores públicos y contratistas del municipio, distrito o departamento, aclarar: ¿quiénes son?, ¿por qué fueron seleccionados?, ¿cuál es su desempeño laboral? Son útiles las evaluaciones del desempeño para los servidores públicos. También hay que decir qué hace la administración para formar o capacitar a su recurso humano. Pueden socializarse y explicarse los resultados de: • La evaluación del desempeño integral departamental y municipal. • Otras mediciones y evaluaciones que aportan información sobre la gestión. Entre ellas: la premiación del mejor municipio de Colombia, realizada por Colombia Líder, o el Índice de Transparencia Municipal y Departamental, calculado por la Corporación Transparencia por Colombia. En nuestro caso particular podríamos hacer comparaciones en cuanto a inversión y resultados con otras entidades con objetos similares en otras ciudades y mirar las fortalezas y debilidades nuestras para así mostrar los objetivos de fortalecimiento de la gestión pública. Como salud y educación –En nuestro caso fortalecimiento logístico de la Seguridad Ciudadana-. Incluir información sobre mecanismos de selección de beneficiarios de programas sociales-En nuestro caso trabajo con los jóvenes en riesgo y socialización del manual de conducta y convivencia ciudadana-. Niños, jóvenes, adultos mayores, mujeres cabeza de hogar, grupos étnicos, población en situación o riesgo de desplazamiento forzado, etc. En particular, las autoridades territoriales deben rendir cuentas ante: La Corte Constitucional, sobre la atención prestada a la población en situación de desplazamiento forzado. Órganos de control como la Procuraduría General de la Nación, en lo relacionado con la atención a la infancia, la adolescencia y la juventud. Por ejemplo, los recursos, programas, proyectos y acciones implementadas y previstas para atender y solucionar las problemáticas generadas por emergencias o desastres naturales: ola invernal, terremotos, etc. 17 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 18 de 46 2. INFORMACIÓN DE INTERÉS PARA LA CIUDADANÍA OBLIGATORIOS Peticiones, quejas y reclamos de la ciudadanía ante la administración pública territorial Intereses concretos de la ciudadanía Relacionadas con: En relación con ciertos sectores o temas específicos (agenda ciudadana) 18 • Solicitudes frecuentes por sectores, áreas o servicios institucionales. • Requerimientos de interés general. • Servicios frente a los cuales hay mayor demanda. • Cantidad de usuarios y ciudadanos inconformes por el servicio o el proceso de la entidad. • Propuestas de mejoramiento por servicio o proceso de la entidad. • Mecanismos mediante los cuales la administración responde los requerimientos de la ciudadanía. • Solicitudes frecuentes por sectores, áreas o servicios institucionales. • Requerimientos de interés general. • Servicios frente a los cuales hay mayor demanda. • Cantidad de usuarios y ciudadanos inconformes por el servicio o el proceso de la entidad. • Propuestas de mejoramiento por servicio o proceso de la entidad. • Mecanismos mediante los cuales la administración responde los requerimientos de la ciudadanía. Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 19 de 46 Teniendo en cuenta lo anterior, DISTRISEGURIDAD, Establecerá los criterios y cronogramas para la rendición de cuentas que se efectuarán en audiencias públicas cuando se requieran y/o mediante publicaciones en su página WEB y en otros medios de divulgación y socialización, como redes sociales, entre otras, de los contenidos institucionales obligatorios que establece la ley para rendir cuentas y de información de interés para la ciudadanía. Lo anterior en cumplimiento de los principios constitucionales de transparencia, responsabilidad, eficacia, eficiencia y participación en el manejo de los recursos públicos. En consecuencia la Dirección General conformará en el primer semestre del 2015 un EQUIPO DE TRABAJO, para dinamizar el ejercicio de la rendición de cuentas, el cual está integrado por: ASESOR DE CONTROL INTERNO DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DIRECTOR OPERATIVO PUE PLANEACIÓN PUE JURÍDICO PU RECURSOS HUMANOS Y FÍSICOS Los cuales se encargarán de trazar y cumplir cronogramas de actividades tendientes a que la ciudadanía en general y los entes de control conozcan la gestión de la entidad, por cualquiera que sea el método o medio de divulgación. Entre otras las funciones de dicho Equipo de Trabajo serán las siguientes: Liderar la organización y desarrollo de cualquier audiencia pública y divulgación de la información por otros medios, que sean herramientas de divulgación de la rendición de cuentas, de conformidad con las pautas dadas por el Director General y la normatividad vigente. En coordinación con la Dirección General y ajustados a las normas definen los grupos de interés y personalidades que deben participar del evento de audiencia pública, para la elaboración por parte de esta última de las invitaciones y su correspondiente entrega o en el caso de divulgación por página WEB o por redes sociales. Coordinar la estrategia de medios, convocatoria al evento, socialización del informe de gestión con 30 días de anticipación a la Audiencia Pública o medio de divulgación, recepción de propuestas y sugerencias, entre otros. Recepcionar las preguntas registradas por la ciudadanía, organizaciones, entidades, órganos de control e integrantes de Distriseguridad, ya sea en la audiencia pública, página WEB y/o redes sociales, para su trámite y correspondiente respuesta al peticionario dentro de los términos legales. 19 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 20 de 46 Realizar las inscripciones de las personas, organizaciones y entidades interesadas en participar en el evento. Elaborar el análisis, clasificación y selección de las propuestas o preguntas radicadas en la página web institucional y redes sociales, coordina la correspondiente respuesta a cada peticionario, con el fin de ser presentada el día de la audiencia pública general que se hace a nivel central de la Alcaldía Distrital de Cartagena y en la cual Distriseguridad hace parte y vela porque también sea socializada en la página web y en las mismas redes sociales. Realizar el acta y consolidar el archivo con todos los antecedentes de la actividad, cualquiera que sea la forma de rendición de cuentas. Realizar la actualización permanente de la información del link de la página web y redes sociales. La Dirección General de Distriseguridad recibirá de los servidores públicos involucrados en la rendición de cuentas el máximo compromiso y profesionalismo, la coordinación de esfuerzos y el trabajo en equipo, igualmente enfatizará en la veracidad y oportunidad de la información requerida para la consolidación del informe de gestión. 5.4. CUARTO COMPONENTE: ATENCIÓN AL CIUDADANO Este componente es liderado por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación, como ente rector de la Política Nacional de Servicio al Ciudadano, la cual busca mejorar la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la administración pública y satisfacer las necesidades de la ciudadanía. En la actualidad Distriseguridad Cartagena cuenta con mecanismos para optimizar la atención al ciudadano con los cuales pretende promover acciones que maximicen la calidad y mejoren ostensiblemente la accesibilidad de los trámites y servicios que se ofrecen a los ciudadanos y garantizar su satisfacción. 20 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Para todo esto, dos estrategias las siguientes: estrategia para públicos”. Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 21 de 46 la Dirección general implementa y actualiza progresivamente las que tienen que ver con la atención al ciudadano, las cuales son “La estrategia fortalecimiento de canales de atención” y “la afianzar la cultura de servicio al ciudadano en los servidores 5.4.1. ESTRATEGIA FORTALECIMIENTO DE CANALES DE ATENCIÓN Distriseguridad permite a los usuarios la presentación de solicitudes o requerimientos a través de los siguientes canales: Página web institucional: La ciudadanía puede acceder a la página web de Distriseguridad en el link www.distriseguridad.gov.co, y visualizar en nuestro Home un módulo de noticias actualizadas de la gestión y las actividades realizadas por la entidad, dicho módulo permite a nuestros usuarios y a la comunidad en general ubicar cronológicamente cualquier noticia o comunicado de prensa de su interés. Así mismo cuenta con audios de entrevistas y declaraciones oficiales del director general de Distriseguridad, una galería fotográfica de todas las actividades y reuniones llevadas a cabo dentro y fuera de las instalaciones de la entidad y videos de proyectos y actividades que se realizan con las comunidades. Con el fin de minimizar los tramites a la ciudadanía nuestra página web institucional cuenta con cuatro herramientas al servicio de la comunidad: 1 Contáctenos; 2. Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR); 3. Toda la información suministrada por el Centro de Observación y Seguimiento del Delito (COSED) y 4. Los contratos publicados en el SECOP y COVI Correos Electrónicos: Distriseguridad como una entidad pública comprometida con la prestación de un servicio de atención de calidad cuenta con el correo electrónico [email protected] para atender a las solicitudes y peticiones de la ciudadanía y dar la respectiva respuesta de manera oportuna. Redes Sociales: Nuestras redes sociales se encuentran integradas con la página web a través de un módulo ubicado en la página principal o home de www.Distriseguridad.gov.co, desde este link nuestros usuarios y comunidad en general pueden acceder a los perfiles en Facebook, Twitter y YouTube en los siguientes links: www.facebook.com/distriseguridad.cartagena y @distrisegctg respectivamente. Esto ha traído consigo que otro grupo de personas que no tenían ni querían tener acceso a la información como los jóvenes accedan e interactúen con mayor facilidad y en tiempo real con nuestra entidad y por ello conocer lo que hacemos y novedades de la entidad en general. 21 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 22 de 46 De igual forma a través de Facebook la comunidad puede solicitar la presencia del director de la entidad en cualquier barrio de la ciudad, dejando sus datos personales en el buzón de entrada de mensajes del perfil de Distriseguridad. Esta información es extraída por el cummunity manager de la entidad y socializada para agendar con el responsable de comunidades de la entidad para su seguimiento. Medios de comunicación: el director de Distriseguridad asiste a entrevistas en las emisoras de la ciudad donde realiza balance de la gestión de la entidad y recibe peticiones, quejas y reclamos al aire de la comunidad en general para su trámite y resolución por parte del personal encargado al interior de la entidad. Teléfono: El usuario se podrá contactar directamente con la entidad en horas hábiles de Lunes a Viernes, a los números 6642245 Y 6643617 Medio Fisico: Las solicitudes se podrán presentar de manera escrita en la siguiente dirección Cartagena, Bolívar; Chambacú, Edificio Inteligente, Piso 6 oficina Número (105–1),para lo cual deberán contener como mínimo: Nombres y apellidos del solicitante Y/o su representante o apoderado, dirección de correspondencia o correo electrónico para su respectivo contacto, objeto de la solicitud, razones en las que se apoya y relación de documentos que soportan la evidencia o fundamento de la situación descrita. 5.4.2. ESTRATEGIA PARA AFIANZAR LA CULTURA DE SERVICIO AL CIUDADANO EN LOS SERVIDORES PÚBLICOS Se fortalecerá la Atención al ciudadano a través de protocolos para la orientación y canales de interacción, creando relaciones de respeto y mejorando la percepción del ciudadano frente a Distriseguridad mediante las siguientes actividades y con los siguientes responsables: ACTIVIDAD Jornadas de divulgación de los servicios de Atención al ciudadano a todos empleados de planta y los que prestan servicios en la entidad cada 6 meses. Campaña de cultura organizacional Institucionalízate eres Distriseguridad para la implementación de un sistema de atención al ciudadano con calidad. Tendremos participación en las Ferias Nacionales de Servicio de Atención al Ciudadano. Participación de servidores públicos en procesos de capacitación virtual o presencial en temáticas de servicio al ciudadano. 22 RESPONSABLE (S) DIRECCIÓN GENERAL, PLANEACIÓN, TALENTO HUMANO Y ATENCIÓN AL CIUDADANO DIRECCIÓN GENERAL, TALENTO HUMANO, COMUNICACIONES DIRECCIÓN GENERAL, PLANEACIÓN, TALENTO HUMANO. DIRECCIÓN GENERAL, PLANEACIÓN, TALENTO HUMANO. Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 23 de 46 Teniendo en cuenta lo anterior y En concordancia con los lineamientos del Departamento Nacional de Planeación, que recomienda a las entidades de la administración pública incluyan en sus planes institucionales, una línea estratégica para la gestión del servicio al ciudadano, de modo que las actividades puedan ser objeto de financiación y seguimiento y no se diseñen formatos adicionales para tal fin. DISTRISEGURIDAD incluyó en el plan de Acción y POAI del año 2015 líneas estratégicas con relación al cuarto componente del plan para así poder presentar proyectos de inversión encaminados a optimizar la atención al ciudadano. 23 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 24 de 46 6. ANEXOS MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN ENTIDAD DISTRISEGURIDAD MISIÓN Obtener recursos, aplicarlos y controlarlos racional y transparentemente en la ejecución de proyectos propios y en el apoyo logístico y tecnológico a los programas y proyectos diseñados por la Alcaldía Distrital, Organismos de Seguridad y fuerza Pública de Cartagena de Indias, para contribuir con el mejoramiento de las condiciones de seguridad integral y convivencia del Distrito. IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS RIESGO PROCESO Y OBJETIVO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y ADQUISICIÓN CAUSAS Alta centralización: Exceso de poder o autoridad concentrado en una área, cargo o funcionario. No. 1 DESCRIPCIÓN Autoridad Centralizada: Discrecionalidad y posible extralimitación de funciones. MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO VALORACIÓN PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIÓN POSIBLE TIPO DE CONTROL PREVENTIVO 24 ADMINISTRACIÓN ACCIONES DEL RIESGO EVITAR RESPONSABLE INDICADOR Descentralizar y Controlar: * Someter a revisión las actuaciones de los delegados, con pruebas Oficina de aleatorias de transparencia y Control Interno. anticorrupción en los diferentes frentes que cubre el delegado. Número de pruebas realizadas a delegados / Número total de pruebas programadas aleatoriamente a los delegados. * Debe haber una acción sorpresiva pero regular de Oficina de visitas y supervisión por Control Interno. medio de los organismos de control de la entidad. Visitas realizadas / Visitas programadas. Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 25 de 46 * Se deben conformar “comisiones técnicas accidentales”, las cuales Comisiones deberían convertirse en Técnicas instancia obligatoria para el Evaluadoras. estudio de los temas que a ellas atañen. Descentralización sin control: Otorgamiento de responsabilidades, autoridad y capacidad para decidir, sin criterios bien definidos y no hay rendición de cuentas. Adaptación subjetiva de las normas: Los directivos y otras instancias hacen uso de las normas según sus intereses particulares. Exceso de normas: Proliferación de regulaciones que dificultan el quehacer administrativo. Excesiva reserva: Las instancias gerenciales no permiten la divulgación de la información. 1.1 1.2 1.3 1.4 Ausencia de controles. Interpretación y uso de las normas para favorecer intereses personales, políticos o de otro tipo. Funcionarios o particulares pueden aprovechar para ofrecer, con manejos corruptos, la violación de las normas o su inobservancia. Uso indebido o privilegiado de la información. Viola el derecho a la información. 25 Comisiones técnicas conformadas. Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Falta de transparencia: Existe la percepción de que la información divulgada es manipulada o acomodada por la gerencia. Falta de una estrategia de comunicación: La gerencia no muestra interés en que la información fluya a lo largo y ancho de la entidad. Inadecuada selección de personal: Los procesos de selección, incluyendo las instancias gerenciales no cumplen con el rigor técnico y administrativo. Desmotivación: Los funcionarios no están satisfechos con la organización. Falta de profesionalismo y baja capacitación: Personas sin las condiciones requeridas para desarrollar su trabajo con calidad y la entidad no se preocupa por prepararlas. 1.5 No hay credibilidad en la honestidad gerencial frente a la información divulgada. 1.6 La falta de una estrategia gerencial frente a la comunicación hace que cada instancia maneje la información a su acomodo. 1.7 Influencia indebida de criterios politiqueros y de intereses particulares en la elección de funcionarios. 1.8 Bajo compromiso de los funcionarios con la transparencia en el manejo de la organización. 1.9 Desgreño administrativo y manejo indebido de las funciones en las diferentes instancias. Mayor gravedad cuando se presenta en el nivel directivo. 26 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 26 de 46 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Delegación para la contratación estatal: Se dispersa el compromiso y la responsabilidad, los procesos se tornan más dispendiosos, aumenta la disparidad de criterios contractuales y el riesgo aumenta en tanto que estos funcionarios pueden contratar altísimas cuantías sin control alguno. Inestabilidad directiva: Hay alta rotación del personal en el nivel gerencial. Discrecionalidad: La alta dirección tiene control excesivo en el manejo del recurso humano. Complacencia: Falta de autoridad o capacidad gerencial para tomar decisiones en contra de quienes contravienen las normas. 1.10 1.11 1.12 1.13 Se diluye la responsabilidad. Falta de manejo adecuado de las funciones y aprovechamiento indebido por parte de funcionarios de otros niveles. Intromisión de la gerencia en las funciones de otras instancias para manipular las decisiones según sus propios intereses. No hay respeto de los funcionarios por los principios éticos, con la certeza de que pueden ser cubiertos por la impunidad. 27 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 27 de 46 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Amiguismo: Los criterios para defender la ética son reemplazados por favoritismos personales o políticos de los directivos. Falta de programas que promuevan la ética pública: La dirección no muestra interés ni responsabilidad para mantener programas a favor de la ética. Falta de probidad: Los directivos no son el mejor ejemplo de respeto por las normas éticas y, por el contrario, ofrecen mal ejemplo. Ausencia de participación ciudadana: No se estimula o se restringe la presencia de la ciudadanía o de la comunidad en la vigilancia o acompañamiento de las actividades de la entidad. 1.14 Los funcionarios y particulares prefieren atender los intereses de los amigos causando detrimento a la entidad. 1.15 Cualquier comportamiento indebido puede ser tolerado, imitado o compartido. 1.16 Los funcionarios se sienten en libertad de cometer actos corruptos porque saben que a sus directivos no les conviene castigarlos, por la falta de autoridad moral. 1.17 Los funcionarios o los particulares hacen uso indebido de los intereses o recursos de la entidad, aprovechando la falta de control ciudadano. 28 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 28 de 46 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Inestabilidad normativa: Cambios permanentes e innecesarios de las normas. 1.18 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 29 de 46 Favorecimiento de intereses contrarios a los organizacionales. Falta de planeación presupuestal: Desconocimiento de principios básicos en la elaboración y ejecución del presupuesto y la gestión financiera. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, GESTIÓN FINANCIERA Y GESTIÓN CONTABLE Estacionalidad de fondos: Altas sumas de dinero son mantenidas en cuentas corrientes o en caja sin generar ningún rendimiento. 2 Incumplimiento de términos. 2.1 Favorecimiento a entidades bancarias con el propósito de obtener beneficios personales (préstamos, comisiones, etc.). POSIBLE PREVENTIVO 29 EVITAR Implantar un sistema integrado de información óptimo con módulos robustos: Para producir una información capaz de responder a los requerimientos de la sociedad moderna, es necesario el montaje de un sistema integrado que abarque el registro y análisis de la actividad financiera, que busque un manejo cada vez más idóneo de los recursos y a su vez que pueda evaluar y detectar anomalías en el desarrollo de las actividades Oficina de Planeación, Control Interno y Sistemas de Información. Sistema Integrado de Información Implementado. Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Jineteo de fondos: Los dineros recaudados no se registran ni se consignan oportunamente. Inversiones sin respaldo: La alta discrecionalidad de ciertos funcionarios permite hacer grandes inversiones en entidades que no ofrecen sólido respaldo. Falta de control sobre los bienes del Estado: La falta de control y las pocas medidas de seguridad para su protección hacen frecuente la pérdida de bienes. Recursos tecnológicos inapropiados: Los equipos de sistemas, así como el software utilizado, no corresponden a las necesidades requeridas por la entidad. 2.2 Apropiación de dineros públicos. 2.3 Acuerdos con ciertas entidades a cambio de beneficios indebidos para funcionarios. 2.4 Pérdida de inventarios. 2.5 Sobrecostos por alquiler o compra de equipos no acordes con los requerimientos. 30 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 30 de 46 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Atraso en la información contable y financiera: La falta de coordinación, la mala calidad de la información y la ausencia en algunos casos, hacen que el proceso contable sea dispendioso, poco confiable y los estados financieros se presenten tardíamente y no sean tenidos en cuenta para la toma de decisiones. Trámites dispendiosos: El exceso de procedimientos y papeleos diluyen la responsabilidad de los funcionarios y fomentan el cobro de “peajes” para el pago de cuentas. Filtración de información: La información confidencial de la adquisición se puede filtrar a los proveedores o a otras fuentes interesadas. 2.6 Información inoportuna e incompleta. 2.7 Pagos dobles. 2.8 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 31 de 46 Elaborar y formalizar institucionalmente un acto administrativo donde se plasme la importancia de la confidencialidad y las consecuencias que trae consigo para los funcionarios la filtración de esta información. Carencia de confidencialidad en los procesos 31 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO PROCESO DE ADQUISICIÓN Direccionamiento desde el pliego de condiciones o términos de referencia: En el confeccionamiento de los pliegos de condiciones o términos de referencia se establecen reglas, fórmulas matemáticas, condiciones o requisitos para favorecer a determinados proponentes. 3 Favorecimiento a Terceros: Facilita el favorecimiento de la adjudicación de un contrato a una determinada persona. POSIBLE Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 32 de 46 PREVENTIVO 32 EVITAR * Buscar la efectividad de los mecanismos de control para imponer las sanciones a los Oficina de infractores del estatuto Control Interno. contractual, particularmente a los interventores. Servidores públicos sancionados. * Vincular en los procesos contractuales a las agremiaciones privadas de los diferentes campos relacionados con la materia Dirección contractual (Sociedad General. Colombiana de Ingenieros, de arquitectos, lonjas de propiedad raíz, etc.), como apoyo técnico en decisiones y reclamaciones. Agremiaciones privadas vinculadas a la gestión contractual. * Fortalecer las Oficinas de Control Interno a efecto de adelantar una gestión de Dirección orden preventivo que General. detenga a tiempo la comisión de hechos irregulares. Oficina de Control Interno Fortalecida (Incremento de recursos humanos, físicos, y financieros). Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 33 de 46 * En lo atinente a las interventorías se hace imprescindible y necesaria la creación de un comité técnico que las supervigile, toda vez que se han convertido en una rueda Dirección suelta en el desarrollo del General. contrato principal y el de interventoría. La ausencia de juicios de responsabilidad fiscal incrementa el grado de riesgo dentro de la mecánica contractual. Aclaraciones, adiciones y adendas: El ente público mediante pronunciamiento y decisiones favorece intereses particulares y puede perfilar a un futuro contratista. Filtración de información: La información confidencial de la adquisición se puede filtrar a los proveedores o a otras fuentes interesadas. 3.1 3.2 Quebranta el principio de igualdad. Elaborar y formalizar institucionalmente un acto administrativo donde se plasme la importancia de la confidencialidad y las consecuencias que trae consigo para los funcionarios la filtración de esta información. Carencia de confidencialidad en los procesos 33 Comité Técnico creado. Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Falta de estudios serios de factibilidad y conveniencia: Se ha generalizado la práctica de ordenar gastos, sin que previamente exista un inventario de necesidades y prioridades y, por ende, de estudios de factibilidad y conveniencia. Fraccionamiento técnico: Con el fin de evadir los procesos licitatorios, el objeto contractual es fraccionado o dividido artificialmente para facilitar en esta forma la escogencia a dedo de los contratistas. Monopolio de contratistas: Se han conformado grupos de contratistas considerados como los únicos capaces de ofrecer determinados productos y bienes al Estado, estableciendo una posición dominante en el mercado contractual estatal. 3.3 Erogaciones patrimoniales innecesarias que conllevan detrimento del erario. 3.4 Sobrecostos. 3.5 Manejo el mercado en cuanto a precios, condiciones y calidad. 34 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 34 de 46 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Época electoral y transferencias regionales: En épocas electorales se incrementan las transferencias regionales destinadas a los procesos contractuales para ser utilizadas como mecanismo para atraer o cautivar electorado, dejando de lado los fines y objetivos de la contratación. Ausencia de reglamentación para fijar precios: Al no existir límites para el Estado en cuanto a la determinación de precios y calidades, el contratista y el posible “servidor corrupto” fijan estas condiciones a su libre albedrío. 3.6 Desvirtúa fines y objetivos de la contratación estatal. 3.7 Alto costo de productos y servicios que adquiere el Estado. 35 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 35 de 46 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Compañías ficticias: Contrataciones celebradas con empresas fantasmas, que ofrecen en su objeto social una gran variedad de servicios, constituidas con capitales e infraestructura ficticia y socios que en tal calidad aparecen en varias compañías. Oferentes y de la misma índole. Contratos interadministrativos: Al hallarse excluidos del proceso licitatorio y de garantías, que en un momento dado son importantes instrumentos para requerir el cumplimiento del objeto contractual, y basados únicamente en el compromiso administrativo, se pierden los controles, facilitando la corrupción. 3.8 Se contrata con personas no idóneas. 3.9 Elaboración de contratos sin estudios previos de factibilidad y técnicos. 36 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 36 de 46 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Interventorías: El estrecho vínculo que generalmente une al contratista con el interventor distorsiona el control de verificación que le es propio de su función, avalando y aprobando las decisiones del contratista, aun en perjuicio de la administración. Caos administrativo: La falta de cuidado y diligencia en el trámite de los asuntos administrativos se traduce en la ineficacia administrativa del Estado, verificándose la ausencia de archivos, archivos incompletos, ausencia de soportes importantes de los contratos, contratos sin foliar y contratos sin liquidar. 3.10 Altos costos de este tipo de contrato sin resultados que reflejen su inversión. 3.11 Ausencia de archivos. 37 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 37 de 46 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Ausencia de procedimientos debidamente establecidos o formalizados o formalizados pero que no se tienen en cuenta a la hora de ejecutar procesos: Los procedimientos y los métodos para ejecutar PROCESOS DE los no son conocidos, PLANEACIÓN no están definidos en ESTRATÉGICA, manuales; se TALENTO improvisan las HUMANO, condiciones y criterios SERVICIO AL de decisión; la entidad CLIENTE Y está sujeta a factores y CARACTERIZACIÓN, agentes externos de MEDICIÓN, interacción; la ANÁLISIS Y capacidad de MEJORA negociación sólo depende del perfil del negociador. Se registra cruce de competencias entre los niveles y áreas decisionales. 4 Alta discrecionalidad y concentración de poder en las decisiones que afectan la gestión de los recursos. POSIBLE Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 38 de 46 PREVENTIVO 38 EVITAR * Promocionar, acompañar, aprobar, evaluar, hacer seguimiento y propender por el mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos, como un mecanismo para motivar la racionalización de los procesos, humanizar las relaciones Estado-sociedad y evidenciar su carácter de facilitador del ejercicio, control y evaluación de la gestión pública. Oficina de Planeación, Sistemas de Información y Calidad. Número de procesos y/o procedimientos racionalizados. Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 39 de 46 * Fortalecer el desarrollo tecnológico de la entidad y sus sistemas de información, facilitando y generalizando el uso de Internet tanto a funcionarios como a usuarios externos, información sobre las normas que rigen cada sector, los trámites y procedimientos y en general sobre la gestión y los controles, internos y externos, de las entidades públicas. Baja capacidad tecnológica: No se han incorporado desarrollos tecnológicos para responder a los requerimientos, exigencias, objetivos y compromisos adquiridos por la entidad. Se registra un mayor contacto con el público porque éste no puede obtener información por medios tecnológicos. 4.1 Incide en el procedimiento y calidad de la información, en la agilidad, costos y credibilidad en cuanto a los procedimientos y seguridad de los mismos. 39 Oficina de Planeación, Sistemas de Información y Calidad. Implementación de un Sistema de Información con tecnología de última generación. Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Evaluación y seguimiento de los trámites y procedimientos: Los riesgos y/o puntos críticos de los procedimientos no están identificados ni están acompañados de estrategias o indicadores de evaluación. Se desconoce la relación entre los procedimientos internos y externos y no se ejerce control sobre los mismos. Los procedimientos no son adoptados ni conocidos por lo que no son implementados o están sujetos a constantes modificaciones. 4.2 No es posible identificar los errores causados por la mala administración de los que obedecen a actos contrarios a la ética del servidor público. 40 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 40 de 46 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Formas o modelos empleados para elaborar, regular, racionalizar y sistematizar los procedimientos: No se cuenta con parámetros que favorezcan una administración racional de los trámites y procedimientos. Los requisitos, tiempos y condiciones de atención de los servicios no están determinados. Los ciudadanos desconocen las condiciones, trámites y servicios que ofrece la entidad. 4.3 Propician la exigencia de dádivas o los ofrecimientos de las mismas. 41 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 41 de 46 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Injerencia de la estructura de poder organizacional: Connivencia entre los altos funcionarios de la entidad para la alteración o cambios frecuentes o coyunturales en los procedimientos. La finalidad y forma de los trámites y procedimientos puede ser alterada sin dar lugar a sanciones en virtud del poder que confiere un alto cargo. Influencia en las auditorías: Ofrecimiento de dádivas para impedir visitas de seguimiento, evaluación y/o control. Pagos a los funcionarios investigadores, con el CONTROL INTERNO fin de evitar la detección y sanción de indebidos manejos. Amenazas encaminadas a impedir cualquier tipo de visita de inspección. 4.4 5 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 42 de 46 Permite la toma de decisiones amarradas a intereses económicos, políticos, de estatutos o de grupo dentro de una entidad. Consolidación de prácticas autocráticas en la selección de áreas y procesos a controlar. POSIBLE PREVENTIVO 42 EVITAR EL RIESGO Diseñar y aplicar una encuesta a los líderes de los procesos auditados, para medir la percepción sobre la gestión integral del evaluador independiente (Oficina de Control Interno), en ejercicio de sus funciones al realizar las auditorías internas. Dirección General, con el apoyo de la Oficina de Planeación y Sistemas de Información. Número de encuestas aplicadas a los directivos / Número total de directivos de la entidad. Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Desviación de poder: Centralización y discrecionalidad en las decisiones. Carencia de reglamentos relacionados con competencias. Falta de claridad en torno a productos y resultados a cargo de dependencias y funcionarios. Uso indebido de información: Desorganización y caos en los flujos de información. Carencia de variables e indicadores de gestión y resultados. Tráfico de influencias en la obtención y manipulación de la información. Deficiencias en la entrega oportuna de información confiable y segura. Demora y retardos injustificados de datos e informes. 5.1 Desorden y caos administrativo. 5.2 Fraudes en las actividades. 43 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 43 de 46 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Desvío de visitas: Programación esporádica y descoordinada de seguimiento y evaluación. Concentración del seguimiento y evaluación en determinadas áreas, procesos y dependencias. Revisión de las mismas operaciones, acciones o gastos. Grupos de supervisión integrados por los mismos funcionarios. 5.3 Baja capacidad de seguimiento. 44 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 44 de 46 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Criterios para el ejercicio del control interno: Direccionamiento personalizado de los objetivos y/o las prioridades del control. Decidir sobre la finalidad del control en momentos de enfrentamiento político. Ausencia de mecanismos de seguimiento sobre las recomendaciones realizadas en los informes de control externo. No hay tipificación en las variables y criterios empleados para la valoración de la eficiencia de las entidades. Desconocimiento de la interrelación y competencias entre el control interno y externo. Falta de conocimiento de la razón de ser de las entidades controladas y de equipos interdisciplinarios especializados de control. 5.4 Injerencia de intereses políticos, económicos o de estatus en las directrices para el control. 45 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 45 de 46 Código: MMPE - 001 MANUAL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO Ambiente en que se desarrolla la corrupción en Colombia: Exigua sanción social de la corrupción en el ámbito cotidiano. Infiltración de información, desviación y/o preclusión en las investigaciones. Asignación a dedo de los funcionarios investigadores. Sanciones precarias y exiguo resarcimiento de los perjuicios causados a los intereses públicos. Elevado número de normas para respaldar y/o legalizar los actos administrativos. Ausencia de procedimientos estandarizados y socializados para realizar el control. Filtración de información: La información confidencial de la adquisición se puede filtrar a los proveedores o a otras fuentes interesadas. 5.5 5.6 Versión: 3.0 Fecha:23/01/2015 Página 46 de 46 Connivencia entre la sociedad y el Estado para el ejercicio de la corrupción. Elaborar y formalizar institucionalmente un acto administrativo donde se plasme la importancia de la confidencialidad y las consecuencias que trae consigo para los funcionarios la filtración de esta información. Carencia de confidencialidad en los procesos 46