Anexo - Ingeniería de Sistemas | Pontificia Universidad Javeriana

GUÍA PARA INTERACTUAR CON STAKEHOLDERS EN EL PROCESO DE INGENIERÍA DE REQUERIMIENTOS
Anexo - I
Estrategias para identificar y conocer Stakeholders
CARLOS ALEJANDRO MERA AMEZQUITA
01/12/2009
En este documento se enmarca un listado de Estrategias para identificar y conocer Stakeholders en el proceso de
Ingeniería de Requerimientos, que sirven como referencia para la elaboración del trabajo de grado “GUÍA PARA
INTERACTUAR CON STAKEHOLDERS EN EL PROCESO DE INGENIERÍA DE REQUERIMIENTOS”
Tipo Proyecto
Impacto
Estrategia de Conocimiento de Identificación y Conocimiento de Stakeholders
Alto
(Corto plazo) Identifique y Reúna a los dueños de los procesos que impacta el proyecto.
Guíese para esta identificación de los Stakeholders de Alto nivel o de los Stockholders. Realice
una reunión con ellos, en la medida que las posibilidades lo permitan, explique de manera
clara y sencilla los aspectos desea usted saber respecto a su trabajo y a su personalidad. Valla
al punto y sin rodeos.
(Mediano plazo) Identifique y Reúna a cada de los miembros que hacen parte de los procesos
que se impactan con el proyecto, de está seleccione el personal que tiene más experiencia en
el desarrollo de las actividades, que comprenden los procesos que se impactaran. Con ellos
desarrolle actividades que le permitan conocer su carácter, como es el caso de juegos de
estrategia y negociación; estos le darán un espectro al analista acerca de la manera como se
desempeñan.
(Largo plazo) Identifique y describa a cada miembro que hace parte o contribuye en los
procesos que se impactaran. Puede hacer uso de la teoría de colores para identificar y perfilar
las preferencias de pensamiento de cada uno de los miembros que hacen parte del proceso,
para conocer
su estilo de pensamiento. Para tener más conocimiento acerca de estos
Stakeholders válgase de test o pruebas de personalidad. Estos le ayudaran a saber cómo
Desarrollo
tratarlos para facilitar el proceso de obtención de información.
Medio
(Corto plazo) Identifique las cabezas de los procesos que más se afectan por la puesta en
marcha del proyecto. Haga una reunión muy corta, en la que inste a las cabezas de los
procesos a discutir y hablar de la organización en la que laboran, este le ofrecerá la
posibilidad de conocer a las personas con las que interactuara en el transcurso de los
procesos de Obtención y Análisis de requerimientos del proyecto de TI.
(Mediano) Priorice los procesos que tienen más impacto por el proyecto, en ese orden ideas
reúnase con cada uno de los cabezas de los procesos de acuerdo a la priorización hecha,
adicional solicite a estas cabezas que lo acompañen las personas con mayor experiencia en los
procedimientos y actividades del proceso. Reúnase con cada uno de ellos y conozca su
personalidad a través de una conversación preparada, donde el analista de requerimientos
pueda evidenciar aspectos como el carácter, amabilidad e influencia.
(Largo Plazo) Pida a los Stakeholders de alto nivel o Stock que en compañía de las cabezas de
procesos, generen un listado de actividades o procedimientos que más se ven afectados por el
desarrollo del proyecto, en este listado debe estar referenciado el encargado de cada
actividad. Seguido reúnase y conozca a cada uno de los encargados de las actividades, indague
acerca de vida y su desempeño en la organización. Si es posible realice actividades con ellos,
las cuales le permitan aplicar la teoría de colores para identificar
Bajo
(Corto plazo) el Analista debe identificar las personas que probaran y recibirán a satisfacción
el producto o servicio a desarrollar por el proyecto. Realice una reunión para conocer a estas
personas en la que se inste a conversar acerca de los objetivos de la compañía y las
experiencias que han tenido con la entrega de otros servicios o productos, esto con el fin de
conocer aspectos de la personalidad de las personas con que le analista interactuara.
(Mediano plazo) Solicite a los Stakeholders de alto nivel o Stockholders hacer una serie de
reuniones junto a las personas que probaran y recibirán el producto o servicio a satisfacción,
estas con el objetivo de que el analista de requerimientos conozca los principales
Stakeholders y su roles dentro de la organización, en estas reuniones los temas a tratar deben
estar relacionados con las labores que estos personajes desempeñan, esto con el objetivo de
conocer aspectos que contribuyan a la obtención de información.
(Largo Plazo) solicite un listado a los Stakeholders de alto nivel, de cada una de las personas
que se beneficiara o será afectada por el desarrollo del proyecto, solicite que sean
especificados sus datos de contacto, sus principales funciones, la cabeza de proceso que los
dirige, este con el objetivo de que el analista de requerimientos establezca, prepare una serie
de entrevistas con el objetivo de conocer a las personas que serán su fuente de información.
Alto
(Corto Plazo) Solicite a los Stakeholders de Alto nivel hacer un listado con las personas
encargadas del Área de Tecnología y Sistemas de Información de la organización o similar,
también con personas encargadas del Área de Help Desk o similar, es indispensable el
conocerlas y tratar con ellas. Realice encuentros o charlas con cada uno de ellos, en lo posible
una reunión con todos en donde el tema sea los protocolos y exigencias por cada una de la
áreas que ellos manejan, inste a que se creen ciertas discusiones en con estos temas, esto con
el objetivo de conocer algunos aspectos de la personalidad de cada uno de ellos. Es
indispensable indicarles que estos Stakeholders serán portavoces y en medio de
comunicación de las cabezas de los procesos que el proyecto con el analista de
requerimientos, esto se da debido a la limitante de tiempo.
(Mediano plazo) Solicite a los Stakeholders de alto nivel o Stockholders en compañía de los
Stakeholders expertos en tecnologías de información generar el listado de cabezas de proceso
que se afectan por el proyecto, Junto con los expertos en tecnologías de información de la
organización y las cabezas de los procesos afectados, realice algunas sesiones donde se usen
juegos de estrategia y negociación, esto con el objetivo de dar a conocer aspectos de la
Implantación
personalidad de los expertos en tecnologías de información y las cabezas de procesos.
(Largo plazo) El analista de requerimientos debe solicitar a los Stakeholders de alto nivel o
Stockholders en compañía de los Expertos en tecnología y cabezas de procesos de la
organización el listado de los miembros de la organización que hacen parte y contribuyen en
los procesos que afectan la organización por parte del proyecto. Seguido puede hacer uso de
las teoría de colores y test de personalidad que encamine a brindar información de las
preferencias de pensamiento y personalidad de cada una de las personas que hace parte de
los procesos.
Medio
(Corto plazo) Solicite a los Stakeholders de alto nivel en nombre de todos los expertos en
tecnología de información y telecomunicaciones de la organización, desde las personas
expertas en determinadas aplicaciones o herramientas hasta los directores de tecnología.
Seguido filtre y escoja los roles y cargos que intervienen directamente con los procesos que el
proyecto mas impacte. Con estas personas realice actividades y dinámicas grupales que
contribuyan a identificar por parte del analista de requerimientos aspectos personales de
estas personas. En caso de no haber expertos involucrados en estos procesos, remítase a los
directores de tecnologías de información y telecomunicaciones de la organización y realice las
actividades propuestas. Tenga siempre presente la limitante de tiempo para hacer esto
(Mediano plazo) en este caso solicite la misma información del Corto plazo y no realice ningún
tipo de filtración, simplemente destaque los vínculos que se tienen con los procesos que
impacta el proyecto y realice el mismo conjunto de actividades. Tenga presente que en este
caso se contara con un poco mas de margen de tiempo.
(Largo Plazo) el analista de requerimientos debe solicitar a los Stakeholders el listado de las
personas que ejecutan las actividades que más se ven impactadas por el desarrollo del
proyecto. Realice actividades con cada una de estas personas con el fin de entender aspectos
personales de su personalidad y de su manera de pensar. Puede hacer uso de la Técnica de
colores y de test de personalidad, esto para conocer cómo tratar en futuro con las mejores
fuertes de información para la realización del proyecto.
Bajo
Para estos tres casos es más que suficiente identificar a los expertos en tecnologías de
información y comunicación de la Organización y si es el caso el dueño del proceso al que se le
entregara el nuevo producto si este fuese el caso
(Corto Plazo) en especial indague por la manera y forma en que deben ser entregados los
productos y servicios del proyecto. Opte por tener reuniones cortas donde se realice este tipo
de indagaciones con los expertos en tecnologías de información de la organización, de esta
manera conocerá aspectos de las personalidad de las personas con las que se deberá
enfrentar.
(Mediano Plazo) (Largo Plazo) en estos dos en especial, identifique la persona que darán
soporte y mantenimiento a los productos y servicios que se implantaran cuando se desarrolle
el proyecto. Una vez tenga identificada a la personas o las personas que desarrollaran esta
labor, convoque una reunión en la que el analista de requerimientos pueda darse a conocer y
pueda hacer preguntas acerca de los procesos de la organización en cuanto al soporte y
mantenimiento, en estas reuniones opte por generar controversias y discusiones
Alto
(Corto, mediano y Largo plazo) el analista de requerimientos de basarse en la combinación las
mismas estrategias recomendadas para los proyectos de Desarrollo e Implantación , pero
Integración
teniendo en cuenta:
Medio
-
Sistemas de información externos
-
Entidades de regulación
-
Auditores contratados por la organización
-
Servicios contratados
-
Reglamentación
Para todos y cada uno de ellos se debe identificar una persona con la que el analista de
requerimientos pueda interactuar y conocer. En este también se puede hacer uso de test de
personalidad, juegos de estrategia, juegos de negociación y la teoría de colores, siempre
cuando se tenga presente las restricciones de tiempo del proyecto.
Bajo
Cabe resaltar que se tiene que tener presente que aquí se puede presentar proyectos en los
que se pueda presentar Desarrollo y conectividad con una agente externo o todas las
combinaciones posible con proyectos de implantación. Es aquí es donde a juicio y
entendimiento del lector se debe optar por las recomendaciones para los proyectos de
desarrollo e implantación. Por último es recomendable desde el punto de vista de la gerencia
de proyectos dividir los proyectos de integración en fases.