Resolución Interna No. 4-2010 - Ministerio de Finanzas Públicas

MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
TESORERÍA NACIONAL
TORRE DE FINANZAS: 8'. AVENIDA Y 21 CALLE, ZONA 1, NIVEL 5, CENTRO CIVICO W WW MINFIN.0013.GT
PBX: 23228888, EXTENSIÓN 10502
RESOLUCIÓN INTERNA No. 4-2010
Guatemala, 30 de agosto de 2010
EL TESORERO NACIONAL
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 54 del Decreto 101-97, Ley Orgánica del
Presupuesto y el Artículo 36 de su Reglamento, el sistema de tesorería lo constituyen
el conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos relacionados con la
administración de los recursos públicos y su aplicación para el pago de las obligaciones
del Estado;
CONSIDERANDO
Que de acuerdo al artículo 40 del Acuerdo Gubernativo 240-98, Reglamento de la Ley
Orgánica del Presupuesto, la Tesorería Nacional a través del Fondo, Común Cuenta
Única Nacional, pagará las obligaciones del Estado, directamente a cad
a beneficiario,
pudiendo utilizar para ello el Sistema Bancario Nacional.
CONSIDERANDO:
Que el proceso de modernización del Sistema de Administración Financiera del Estado,
requiere la constante revisión de los procedimientos administrativos y operativos, para
facilitar, agilizar y transparentar la gestión pública, razón por la cual se hace necesario
actualizar el procedimiento para registro de cuentas de depósitos monetarios de
beneficiarios del Estado en el Sistema de Contabilidad Integrado -SICOINWEB-.
POR TANTO:
Con fundamento en las facultades que le confiere el Artículo 3 del Acuerdo Ministerial
21-2007, del 25 de abril de 2007, "Actualización y Modificación del Manual de Procesos
y Procedimientos".
41 López Molina
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MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
TESORERÍA NACIONAL
TORRE DE FINANZAS: 8'. AVENIDA Y 21 CALLE, ZONA 1, NIVEL 5, CENTRO CIVICO VVWW.MINFIN.GOLL(ST
PBX: 23228888, EXTENSIÓN 10502
RESUELVE:
Aprobli: eel "PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO . Y APROBACIÓN DE
CUENTAS DE DEPÓSITOS MONETARIOS DE BENEFICIARIOS DEL ESTADO
EN EL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA —SICOIN-, el cual forma parte
de ésta resolución.
Aprobar el formulario TNCM-04 "INVENTARIO DE CUENTAS", el cual forma parte
de esta resolución.
Se deja sin efecto la resolución interna número 2-2009, del 26 de octubre de 2009.
La presente resolución surte efectos inmediatamente.
JMLM/LRBM/VVDUDBdV
TESORERIA NACIONAL
Nivel 5, Edificio de Finanzas Públicas, Se. Ave. y 21 calle, zona 1, Centro Cívico, ciudad Guatemala
PBX 2322-8888 Extensión 10 502 www.minfinxiob.cit
Forma TNCM-04
No INVENTARIO DE CUENTAS
PARA PAGO A PROVEEDORES, ENTIDADES Y OTROS BENEFICIARIOS DEL ESTADO
•
LISTADO DE BANCOS
QUE TIENE CONVENIO
CON EL ESTADO
Nombre de la persona o empresa beneficiaria del pago:
Nombre del representante legal (Persona Jurídica):
Banrural
Agromercantil
G & T Continental
Industrial
Internacional
Reformador
Crédito Hipotecario Nac.
De Crédito
Inmobiliario
Citibank, NA
Citibank Guatemala
De los Trabajadores
Número de Identificación Tributaria (NIT):
Dirección:
5. Municipio:
7. Teléfono/Fax:
6. Departamento:
Email:
NOTA IMPORTANTE:
Por este medio autorizo a Tesorería Nacional para que previo:I I:a f registro de esta cuenta en SICO1WEB, se deje sin
efecto cualquier otra cuenta registrada en dicho sistema a favertde quien suscribe.
8. NOMBRE DE LA CUENTA DE DEPOSITOS MONETARIOS
9. NUMERO DE LA CUENTA
11. NOMBRE DEL SOLICITANTE (BENEFICIARIO O REPRESENTANTE LEGAL)
12. FIRMA Y SELLO
LA CUENTA
DEBE SER DE
DEPOSITOS
MONETARIOS
10. NOMBRE DEL BANCO
FECHA:
RECEPCIÓN TESORERÍA NACIONAL
(Sello si es persona jurídica)
Nota: Ver instructivo de llenado y documentación de respaldo
INSTRUCTIVO FORMA TNCM-04 INVENTARIO DE CUENTAS
TESORERÍA NACIONAL
PARA PAGO A PROVEEDORES DEL ESTADO, PRESTACIONES E INDEMNIZACIONES
Nombre de la persona beneficiada del pago, (si es empresa anotar el nombre de la misma).
Nombre del representante legal de la empresa, (sólo si corresponde a una empresa).
Número de Identificación Tributada -NIT-, (persona individual o empresa).
Dirección completa de la persona o empresa beneficiaria del pago.
Identificar el nombre del municipio.
Identificar el nombre del departamento.
Números de teléfono y fax, asimismo anotar correo electrónico.
Nombre de la cuenta registrada en el banco del sistema, que debe coincidir con el nombre del numeral 1, (si el beneficiario es persona individual, el nombre de la cuenta
debe ser de la persona; si es empresa, el nombre de la cuenta debe ser de la empresa).
Número completo de la cuenta de depósitos monetarios, (únicamente cuentas de depósitos monetarios vigentes o activas).
Nombre del banco del sistema donde se aperturó la cuenta.
Nombre completo del solicitante que debe ser el beneficiario del pago, para el caso de las sociedades anónimas es el Representante Legal. j
Firma del beneficiado o Representante Legal.
Fecha de entrega del formulado.
Uso exclusivo de Tesorería, (Recepción del formulario).
Documentos que se deben presentar de acuerdo a los beneficiarios de pago siguientes:
Personal: Fotocopia de Cédula o DPI
Empresa Individual: Fotocopia de Patente de Comercio y fotocopia de Cédula o DPI
Sociedad Anónima: Fotocopia de Patente de Comercio, fotocopia de nombramiento del representante legal y fotocopia Cédula o DPI
Entidad del Estado: Fotocopia de nombramiento del funcionario solicitante y fotocopia de Cédula o DPI
PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO Y APROBACIÓN DE CUENTAS
DE DEPÓSITOS MONETARIOS DE BENEFICIARIOS DEL ESTADO
EN EL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADO - SICOINWEB Tesorería Nacional previó a registrar cuentas depósitos monetarios de
beneficiarios del Estado o realizar pagos en el Sistema de Contabilidad Integrado SICOINWEB- solicitará la confirmación del estatus de las cuentas a los bancos del
sistema.
DEPÓSITOS
REGISTRO Y APROBACIÓN DE CUENTAS DE I.
MONETARIOS APERTURADAS EN BANCOS DEL SISTEMA QUE CUENTAN
CON INTERFAZ PARA CONFIRMACIÓN AUTOMÁTICA DEL ESTATUS DE LAS
CUENTAS.
La confirmación automática del estatus de las cuentas de depósitos
monetarios se realiza en forma electrónica, con el formato y políticas de seguridad
definidas conjuntamente con el banco.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Habilitación de Bancos para confirmación automática de cuentas
Banco del Sistema
Acepta procedimiento para confirmación
1
automática de cuentas.
Jefe del Departamento
2
Modifica estatus en el clasificador de bancos
Administración de
del SICOINWEB, que indica que las cuentas
Cuentas.
con dicho
Banco son
confirmadas
electrónicamente y en forma automática.
Registro y-aprobación de cuentas de depósitos monetarios
Beneficiario del pago
1
Llena formulario (s) de inventario de cuentas
(TNCM-04), adjunta documentación de
respaldo y lo entrega en Tesorería Nacional.
Analista de registro de
cuentas ventanilla CAU
2
Recibe formulario (s) de inventario de
cuentas, revisa que la información esté
completa
que
y
se
presente
la
documentación de respaldo, de acuerdo a
los beneficiarios de pago siguientes:
i.
Personal: Fotocopia de Cédula o DPI.
Empresa Individual: Fotocopia de
patente de comercio y fotocopia de
Cédula o DPI del propietario
Sociedad Anónima: Fotocopia de
patente de comercio, fotocopia de
nombramiento del representante legal
y fotocopia de Cédula o DPI
correspondiente.
iv. Entidad del Estado: Fotocopia de
funcionario
del
nombramiento
solicitante y fotocopia de Cédula o DPI
Verifica que estén correctos los datos en
formulario (s) de inventario de cuentas y
documentación de respalde,
Si la información está incompleta o
incorrecta se devuelve al interesado.
Nota: Caso de excepción: Si el beneficiario
del pago presenta más de 10 formularios, y
se observa fila en la ventanilla, firma de
recibido los' formularios y se trasladan al
Analista de registro de cuentas (Tesorería,
5°. Nivel) para que continúe el proceso a
partir del paso 3.1.
3.1
Registra cuenta en el SICOINWEB, para lo
cual, ingresa el código de banco y número
de cuenta monetaria, en este paso el
sistema consulta automáticamente al banco
el nombre y el estatus de la cuenta.
Banco Comercial
Devuelve
en
forma
automática
al
SICOINWEB, nombre y estatus de la cuenta
de depósitos monetarios (01 Activa, 02
Inactiva, 03 No existe), así como, número de
confirmación.
Nota: Se considera que una cuenta esta
activa cuando permite abonos.
Analista registro de
cuentas
Con la información que devuelve el banco a
través del sistema verifica que la cuenta esta
activa.
Nota: Si hay error en la respuesta del banco
ver procedimiento III.
5.1
Ingresa el NIT del beneficiario verifica que el
nombre de la cuenta que aparece en el
sistema (devuelto por el banco) coincida con
el nombre asociado al NIT (devuelto por la
SAT) y que esos datos correspondan a la
documentación de respaldo.
it
5.2
Si la información esta correcta, graba la
cuenta de depósitos monetarios en estado
de solicitado, devuelve copia de formulario
(s) al interesado con sello de recibido e
informa que la cuenta ha sido registrada
pendiente de aprobación y traslada
documentación al analista de aprobación de
cuentas.
••• n•••••n
Nota: Si la cuenta esta inactiva o no existe
en el banco, el sistema no permite ningún
registro.
5.3
Si la información de la cuenta no es correcta,
la misma no se graba, se informa al
beneficiario y se devuelve el expediente.
Nota: Caso de excepción: El analista de
registro de cuentas (Tesorería, 5°. Nivel)
archiva expediente con las observaciones
correspondientes
y
se
contacta
al
beneficiario.
Beneficiario de Pago
6
Analista
cuentas
7
registro
Analista de aprobación
de cuentas
8
Recibe copia del formulario (s) con sello de
recibido.
Traslada formulario (s) y documentación de
respaldo al analista de aprobación de
cuentas.
Analiza en el SICOINWEB los datos de la •
cuenta solicitada (número, nombre, NIT) y la
documentación de respaldo
8.1
Si el NIT tiene una cuenta asociada, se pone
restrictiva la cuenta anterior y se registra la
nueva.
8.2
Si la información esta correcta aprueba la
cuenta en el sistema SICOINWEB. Al
formulario de inventario de cuenta se le
coloca el número de correlativo que genera
el sistema.
8.3
Si la información no es correcta, se elimina
la cuenta, se contacta al beneficiario
8.4
Se archiva el expediente con las
observaciones correspondientes, si es
aprobada por correlativo, si es rechazada
por banco y por fecha.
e-
REGISTRO Y APROBACIÓN DE CUENTAS DE DEPÓSITOS
II.
MONETARIOS APERTURADAS EN BANCOS DEL SISTEMA QUE NO TIENEN
HABILITADA LA CONFIRMACIÓN AUTOMÁTICA DEL ESTATUS DE LAS
CUENTAS.
La confirmación del estatus de las cuentas de depósitos monetarios se realiza
por correo electrónico.
RESPONSABLE
Beneficiario del pago
Llena formulario (s) de inventario de cuentas
(TNCM-04), adjunta documentación de
respaldo y lo entrega en Tesorería Nacional.
Analista de registro de
cuentas ventanilla CAU
Recibe formulario (s) de inventario de
cuentas, revisa que la información esté
y
que
presente
completa
se
la
documentación de respaldo de acuerdo a los
beneficiarios de pago siguientes:
i.
3
Personal: Fotocopia de Cédula o DPI.
Empresa Individual: Fotocopia de
patente de comercio y fotocopia de
Cédula o DPI del propietario
Sociedad Anónima: Fotocopia de
patente de comercio, fotocopia de
nombramiento del representante legal
y fotocopia de Cédula o DPI
correspondiente
Entidad del Estado: Fotocopia de
nombramiento
del
funcionario
solicitante y fotocopia de Cédula o DPI
Verifica que la información consignada en el
formulario esta correcta y coincida con la
información de respaldo.
Si la información esta incompleta se
devuelve al interesado.
Nota: Caso de excepción: Si el beneficiario
del pago presenta más de 10 formularios, y
se observa fila en la ventanilla, firma de
recibido los formularios y se trasladan al
Analista de registro de cuentas (Tesorería,
5°. Nivel) para que continúe el proceso a
partir del paso 3.1.
3.1
Si la información esta incorrecta se informa
al beneficiario y se archiva el expediente
como rechazado con las observaciones
correspondientes.
3.2
Si la información esta correcta se registra
una nueva cuenta en el SICOINWEB e
ingresa los datos correspondientes (código
de banco, número de cuenta, nombre de la
cuenta, número de identificación tributaria
NIT y observaciones si las hubiera); al
registrar la cuenta queda en estada—de
solicitado.
3.3
Si el NIT tiene una cuenta asociada, se
marca como restrictiva la cuenta anterior, a
excepción de fondos rotativos institucionales
y de privativos.
3.4
Si la información esta correcta, graba la
cuenta de depósitos monetarios en estado
de solicitado, devuelve copia de formulario
(s) al interesado con sello de recibido e
informa que la cuenta ha sido registrada
pendiente de aprobación y traslada
documentación al analista de aprobación de
cuentas.
«M e-
Nota: Caso de excepción: El analista de
registro de cuentas (Tesorería, 5°. Nivel)
archiva expediente con las observaciones
correspondientes
y
se
contacta
al
beneficiario.
Beneficiario de pago
4
Recibe copia del formulario (s) con sello de
recibido.
Analista de registro de
cuentas ventanilla CAU
5
Traslada formulario (s) de inventario de
cuentas y documentación de respaldo al
Analista de aprobación de cuentas.
Analista de aprobación
de cuentas
6
Con rol diferente al que registra la cuanta en
el sistema verifica que la información de
inventario de cuentas y documentación de
respaldo sean correctas.
6.1
Genera del SICOINWEB listado de cuentas
en estado de solicitado y traslada al banco
por correo electrónico para confirmación de
estatus y nombre de la cuenta.
7
Devuelve por correo electrónico, número de
cuenta, nombre y estatus.
,••
Banco Comercial
Analista de aprobación
de cuentas
Con fa información que devuelve el banco
verifica que la cuenta este activa, y que los
datos de la cuenta registrados en el sistema
(número, nombre, NIT) estén correctos.
8.1
8.2
8.3
Si la información esta correcta se aprueba la
cuenta en el sistema
Si existe error en la información de la cuenta,
se elimina la cuenta solicitede y se archiva el
expediente como rechazado con las
observaciones correspondientes.
Se archiva el expediente con las
observaciones correspondientes, si es
aprobada por correlativo, si es rechazada
por banco y por fecha.
III. PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE ERRORES EN LA
CONFIRMACIÓN AUTOMATICA DE CUENTAS CON LOS BANCOS
DEL SISTEMA
No. Descripción del
error
Error en respuesta
1
del banco, al
momento de
registrar o aprobar
una cuenta
Responsable
Actividad
Analista que
registra y
aprueba
cuentas
Si el mensaje de error indica que no
hay-carrexión con el banco, se debe
comunicar con el contacto del banco
por correo electrónico y por teléfono.
Si el mensaje de error es de
cualquier otra índole, se debe
reportar el mismo por correo
electrónico (adjuntar pantalla de
error) y vía telefónica al proyecto
SIAF 1/
Adicionalmente se puede reportar
por correo electrónico (adjuntar
pantalla de error) y por teléfono al
personal de soporte informático de la
Unidad de Desarrollo y Normatividad
de Tesorería Nacional.
3
Error en respuesta
del banco, al
momento realizar
un pago.
Analista de
pagos
Si el mensaje indica que la cuenta no
tiene un estatus valido, (encuentra
inactiva o no existe) o presenta
cualquier otro mensaje de error, se
debe reportar la cuenta y/ o el error
al Departamento de Administración
de Cuentas para las validaciones
correspondientes.
Reporte de cuenta
no valida del
departamento de
Operaciones de
Caja.
Analista que
registra
cuentas
--Confirmar en el SICOIN el estatusde
la cuenta reportada, e informar al
Depto. de Caja, Si la cuenta esta
inactiva en el banco se procede a
marcar como restrictiva en el
sistema.
Si el mensaje de error indica que no
hay conexión con el banco, se debe
comunicar con el contacto del banco
por correo electrónico y por teléfono.
Si el mensaje de error es de
cualquier otra índole, se debe
reportar el mismo por correo
electrónico (adjuntar pantalla de
error) y vía telefónica al proyectó1
SIAF
Adicionalmente se puede reportar
por correo electrónico (adjuntar
pantalla de error) y por teléfono al
personal de soporte informático de la
Unidad de Desarrollo y Normatividad
de Tesorería Nacional.
Problemas técnicos
que no es posible
solucionar en un
tiempo prudencial
Jefe del
Departamento
de
Administración
de Cuentas
Analiza la necesidad de desactivar el
estatus de confirmación automática
de cuentas tomando en
consideración lo siguiente:
Informe del Proyecto SIAF, la
Unidad de Desarrollo y Normatividad
y/o el Banco, en relación a la
solución del problema
La urgencia de registrar cuentas o
realizar pagos
c) Impacto en las Entidades
descentralizadas
De acuerdo al análisis anterior
solicita por correo electrónico al
Despacho
del
Tesorero
o
Subtesorero Nacional el visto bueno
para desactivar el estatus de
confirmación automática de cuentas
del banco que presenta problemas.
Despacho TN
De acuerdo a solicitud y justificación
recibida otorga visto bueno para
desactivar el estatus de confirmación
automática de cuentas.
Jefe del
Departamento
de
Administración
de Cuentas
Desactiva estatus en el clasificador
de bancos del SICOINWEB, que
indica que las cuentas con dicho
banco son confirmadas en forma
automática
Instruye por correo electrónico a los
analistas de registro y aprobación de
cuentas a efecto de operar o no el
registro de cuentas.
Informa por correo electrónico de la
desactivación
del
estatus
de
confirmación automática de cuentas
al Jefe del Departamento de
Operaciones de Caja y personal que
se considere.
Jefe de
Operaciones
de Caja
De acuerdo a las necesidades y
urgencias de pago instruye a su
personal para que realicen o no
pagos con el banco que tiene
problemas.
•111111 ••n•
Se 41 111.
Analistas de
registro y
aprobación de
cuentas
Monitorean y dan seguimiento a la
problema
de
solución
de
confirmación de cuentas para lo cual
se pueden apoyar en:
Pruebas en SICOIN QA
Pruebas en SICOIN producción
previa coordinación con el Jefe
inmediato y el Departamento de
Operaciones de Caja.
Personal de soporte del proyecto
SIAF 1/
Contactos Banco
e) Personal de apoyo informático de
la
Unidad
de
y
Desarrollo
Normatividad.
Resuelto el problema informa a su
Jefe Inmediato para que habilite en
forma definitiva el estatus de
confirmación de cuentas.
Jefe'de
Operaciones
de Caja
Resuelto el problema activa el
estatus de confirmación automática
de . cuentas,
e
informa
al
Departamento de Operaciones de
Caja y Despacho TN.
Los mensajes de CUENTA INACTIVA O NO EXISTE no deben considerarse como error, si
existe duda, será el Departamento de Administración de Cuentas quien verificara dicho
estatus.
1/
Contactos proyecto SIAF-SAG
e-mail: [email protected]
Teléfonos PBX 2322-8888 Extensión 11356, 11278 o 11351.