guia metodológica para la elaboración del informe de gestión

GUIA METODOLÓGICA PARA LA
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ELABORACIÓN
DEL INFORME DE GESTIÓN
K-DP-DIR-002
Rev: A
03-09-2014
PRESENTACIÓN
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña en su fortalecimiento
institucional por medio de los principios de Buen Gobierno y mediante la aplicación
de prácticas de transparencia como es la rendición de cuentas realiza la presente
guía metodológica para la elaboración del Informe de Gestión en el cual se
registran las actividades desarrolladas, los alcances obtenidos y las dificultades
presentadas durante el periodo a evaluar de la gestión de cada uno de los
procesos, dependencias y/o áreas de la institución.
Esta guía será el instrumento para la elaboración de los Informes de Gestión de
cada proceso, los cuales se consolidaran en la oficina de Planeación en un solo
documento que es el Informe de Gestión Institucional siendo éste el insumo para
la rendición de cuentas en la Audiencia Pública que se realizará anualmente en los
primeros meses de cada año.
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CONTENIDO
1.
OBJETIVOS ..................................................................................................... 4
1.1 Objetivo General ............................................................................................ 4
1.2 Objetivos Específicos..................................................................................... 4
2. ALCANCE ........................................................................................................ 4
3. DEFINICIONES ................................................................................................ 4
4. NORMATIVIDAD .............................................................................................. 5
5. METODOLOGIA .............................................................................................. 5
5.1 Tiempo para la elaboración del informe ......................................................... 5
5.2 Estructura para la Elaboración del Informe de Gestión ................................. 6
5.3 Consolidación del Informe de Gestión ........................................................... 8
5.4 Revisión y Validación del informe de Gestión ............................................... 9
5.5 Publicación del Informe de Gestión ............................................................... 9
5.6 Socialización del Informe de Gestión ............................................................ 9
5.7 Evaluación de la Socialización del Informe de Gestión ................................. 9
6. RESPONSABILIDAD ........................................................................................ 10
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1. OBJETIVOS
Objetivo General
Establecer la metodología para la elaboración de los informes de gestión de los
procesos de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña.
Objetivos Específicos
Definir la estructura para la elaboración y presentación de los informes de gestión
que se deben presentar al interior de la institución.
Implementar la guía para el desarrollo de los informes de gestión para racionalizar
tiempo y recurso.
2. ALCANCE
Esta guía aplicara para los procesos
institucional.
definidos en el mapa de proceso
3. DEFINICIONES
Actividad: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas
de un programa o plan, que consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas
(mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y/o
financieros asignados a la actividad). Conjunto de operaciones o tareas que son
ejecutadas por una persona o unidad administrativa como parte de una función
asignada.
Gestión: El concepto de gestión hace referencia a la administración de recursos,
sea dentro de una institución, para alcanzar los objetivos propuestos.
Guía: Documento que ayuda a encontrar el camino que se ha de seguir o que
orienta en la realización de una actividad, formato, documento, informe, entre
otros.
Informe de Gestión: El informe de gestión es un documento donde se pone en
conocimiento las actividades de coordinación, control, dirección, etc., ejecutadas
durante un período de tiempo y los logros y dificultades que se presentaron
durante tales actividades en cada uno de los procesos de la institución.
Plan de Acción: Es un plan que prioriza las iniciativas más importantes para
cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta manera, un plan de acción se
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constituye como una especie de guía que brinda un marco o estructura a la hora
de llevar a cabo un proyecto.
Rendición de Cuentas: Es una expresión de control social, que comprende
acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de
la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública
para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. (Documentos
CONPES 3654 del 12 de abril de 2010).
4. NORMATIVIDAD
Artículo 33 de la Ley 489 de 1998, Audiencias públicas. Cuando la administración
lo considere conveniente y oportuno, se podrán convocar a audiencias públicas en
las cuales se discutirán aspectos relacionados con la formulación, ejecución o
evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad, y en especial cuando
esté de por medio la afectación de derechos o intereses colectivos.
CONPES 3654 del 12 de abril de 2010, Política de Rendición de Cuentas de la
Rama Ejecutiva a los Ciudadanos.
Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.
5. METODOLOGIA
Para elaborar el Informe de Gestión se deben tener en cuenta los siguientes
pasos.
5.1 Tiempo para la Elaboración del Informe de Gestión
Se requiere establecer tiempos definidos para la recolección de la información,
elaboración y presentación del informe de gestión por proceso, para que
posteriormente el proceso de planeación consolide el informe final para la
Audiencia Pública de Rendición de Cuentas y otros eventos y/o entes que lo
requieran.
Se presenta el siguiente cronograma para establecer los tiempos de desarrollo
que deben ser de estricta responsabilidad y cumplimiento por los líderes de
proceso, estas fechas se deben establecer a partir del mes de octubre de cada
año:
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Fecha de solicitud de la elaboración de los Informes de Gestión del año
correspondiente a los procesos, dependencias y áreas de la Universidad.
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Fecha en la que cada proceso, dependencia y/o área de la Universidad
elabora su Informe de Gestión.
Fecha de recepción por parte de la oficina de Planeación de la
documentación requerida.
Fecha de ajuste de la información.
Fecha de consolidación del Informe de Gestión.
Fecha de revisión del Informe de Gestión por equipo de apoyo definido en
el Manual de Rendición de Cuentas: el Director, Subdirector Académico,
Subdirector Administrativo, Jefe de la Oficina de Planeación, Jefe Control
Interno, Jefe del Sistema de Información, Telecomunicaciones y Tecnología
y el Secretario General.
Fecha para el ajuste del Informe de Gestión.
Fecha para la publicación del Informe de Gestión.
Fecha para realizar la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.
Fecha para la inscripción de propuestas para la Audiencia Pública de
Rendición de Cuentas.
Fecha de evaluación de la Rendición de Cuentas.
5.2 Estructura para la Elaboración del Informe de Gestión
Los informes de gestión en la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña,
estarán desarrollados bajo un orden especifico donde se den a conocer los
resultados de la gestión al interior de cada proceso, lo que permitirá que
posteriormente se consoliden en un informe y se presente a la comunidad, a los
ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de
control como lo determina la Ley.
A continuación se presente la relación del contenido de los informes de gestión.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
Nombre del Proceso y/o área
Fecha de elaboración
Actividades desarrolladas
Gráficas
Otros aspectos relevantes de la gestión
Asuntos en proceso
Dificultades presentadas en la ejecución
Tablas y/o gráficas comparativas con años anteriores
Conclusiones
Firma del responsable del informe
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a) Nombre del proceso, dependencia y/o área
Se debe identificar el nombre del proceso y las dependencias o área que se
encuentran incluidas dentro desarrollo de las actividades para determinar la
responsabilidad de la información que se reporta.
b) Fecha de Elaboración
Se debe anotar el día, mes y año de elaboración del informe de gestión de cada
proceso, dependencia y/o área.
c) Actividades desarrolladas
Se debe describir las actividades desarrolladas durante el año a evaluar, de
acuerdo con los planes, programas y proyectos formulados y ejecutados en cada
una de los procesos, dependencias y/o áreas de la Universidad los cuales deben
corresponder con el direccionamiento estratégico descrito en los ejes estratégicos
del Plan de Desarrollo Institucional y articulados con los planes de acción de cada
proceso, como se presente en la siguiente gráfica:
d) Gráficas
Se debe graficar los porcentajes de ejecución de las actividades desarrolladas en
los planes de acción.
e) Otros Aspectos Relevantes de la Gestión
Se describe las actividades que no se encuentran incluidas en el plan de acción
pero que marcaron un desarrollo importante para el cumplimiento de los objetivos
en el proceso.
f) Asuntos en Proceso
Registrar todas las acciones realizadas que aún no han sido concluidas, que
tengan un porcentaje de ejecución mayor al 70%.
g) Dificultades presentadas en la ejecución
Registrar todas las novedades, acontecimientos y/o dificultades que limitaron el
cumplimiento de los objetivos y actividades propuestas para el año.
h) Tablas y/o gráficas comparativas con años anteriores
Mostrar en gráficas y/o tablas la evolución del cumplimiento de los objetivos en
cada proceso, dependencia y/o área de acuerdo con las actividades y acciones
realizadas durante el año en ejecución comparada con los años anteriores.
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i) Conclusiones
Describir desde la perspectiva del responsable del proceso, dependencia y/o área
todas las propuestas y acciones de mejora para la consecución de los objetivos y
actividades propuestas.
j) Firma del Responsable del Informe
Al finalizar el Informe de Gestión debe validarse con la firma del responsable del
proceso, dependencia y/o área de la Universidad y enviarlo al correo de la oficina
de Planeación planeació[email protected] de forma digital.
5.3 Consolidación del Informe de Gestión
El contenido del informe de Gestión de cada uno de los procesos, dependencias
y/o áreas se recibirá en la oficina de Planeación bajo las fechas establecidas en el
numeral 1. Tiempo para la elaboración del Informe de Gestión y será revisado
por el Coordinador general del Plan de Desarrollo Institucional para verificar la
información acorde a los planes de acción de cada uno.
Llegado el caso se requiera realizar ajustes o modificaciones se enviara
nuevamente a los responsables que reportaron la información para la corrección y
ajustes correspondientes. Con las correcciones realizadas, se iniciara la
consolidación de la información para construir el Informe de Gestión.
5.4 Revisión y Validación del Informe de Gestión
El informe de gestión que se presentará en la rendición de cuentas será revisado
por los siguientes integrantes antes de su publicación en la página web y la
respectiva Audiencia Pública de rendición de cuentas.
El Director, Subdirector Académico, Subdirector Administrativo, la Jefe de Control
y el secretario General, se reunirán para para revisar el documento final, sino
surgen cambios, se valida la información y se construye por parte de la Oficina de
Planeación el Informe de Gestión.
5.5 Publicación del Informe de Gestión
El Informe de Gestión se publicará en la página web institucional con un tiempo
considerable de antelación a la fecha establecida para la Audiencia Pública de
Rendición de Cuentas, el cual será el insumo para que los grupos de interés, la
comunidad universitaria y la ciudadanía en general puedan dirigir las preguntas y
propuestas para intervenir y aclarar su inquietudes sobre la gestión de la
Institución al periodo correspondiente del Informe.
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5.6 Socialización del Informe de Gestión
La socialización del Informe de Gestión se realizará en la fecha y lugar
establecidos para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas y ante el
Consejo Superior Universitario en la fecha establecida para el mismo.
5.7 Evaluación de la Socialización del Informe de Gestión
La evaluación de la socialización del Informe de Gestión se realizara el día de la
Audiencia Pública de Rendición de Cuentas con el formato que el grupo de apoyo
según el manual de rendición de cuentas establezca para esa fecha.
Con dicho formato la oficina de Planeación se encargará de realizar el informe de
la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas con el fin de que los aportes de la
comunidad universitaria, los grupos de interés y de la ciudadanía en general serán
puestos a consideración de la Alta Dirección para la formulación del Plan de
mejoramiento institucional donde se establezca las acciones de mejoramiento.
6. RESPONSABILIDAD




Director de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña
Oficina de Planeación
Oficina de Control Interno
Jefes de los procesos, líderes y coordinadores de las dependencias y/o
áreas.
REVISÓ:
APROBO:
COORDINADOR SIG
FECHA
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LIDER DEL PROCESO
CONTROL DE CAMBIOS
Creación del documento
REVISIÓN
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