Manual de Sistema Financiero

Planificación del Sistema
Financiero en SIME.
Alcance del documento.
Este documento tiene por objeto explicar cómo planificar el uso
del Sistema SIME en todo lo referente al sistema financiero.
La información que a continuación figura, describe el esquema
general de procesos de este sistema financiero.
En caso de querer entrar en detalle, por favor lea nuestro
Manual de Usuario, donde encontrará el detalle de cada una de
las pantallas y procesos.
Índice del Documento
1
ESQUEMA GENERAL DEL SISTEMA FINANCIERO. ............................................................2
1.1
2
TAREAS PREVIAS PARA UTILIZAR EL SISTEMA FINANCIERO EN SIME.........................................3
CONFIGURACIÓN DE LAS CUENTAS CONTABLES EN SIME. ..........................................3
2.1
CONFIGURACIÓN DE LAS CUENTAS CONTABLES: ........................................................................5
2.1.1
Configuración inicial de las cuentas. ...................................................................................5
2.1.2
Configuración de las cuentas de Detalle..............................................................................7
2.1.2.1
2.1.2.2
3
MODELO DE ASIENTOS QUE SE EXPORTAN A CONTABILIDAD..................................17
3.1
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.2
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.3
3.4
4
Cuentas de Situación ....................................................................... 7
Cuentas de Explotación ...................................................................14
DOCUMENTOS DE CLIENTES .....................................................................................................17
Contabilizar Facturas emitidas ..........................................................................................17
Contabilizar Abonos Emitidos............................................................................................17
Contabilizar pagos de clientes............................................................................................17
Contabilizar devoluciones ..................................................................................................18
Contabilizar impagados ( medio de pago impagado).........................................................18
DOCUMENTOS DE PROVEEDORES .............................................................................................18
Contabilizar Facturas Recibidas........................................................................................18
Contabilizar Abonos Recibidos. .........................................................................................19
Contabilizar pagos a proveedores......................................................................................19
GASTOS FINANCIEROS. .............................................................................................................19
MOVIMIENTOS BANCARIOS ......................................................................................................20
FORMAS DE PAGO ......................................................................................................................21
5
IMPORTACIÓN DE LOS MOVIMIENTOS DE CUENTAS CORRIENTES CSB 43¡ERROR!
MARCADOR NO DEFINIDO.
1 Esquema general del Sistema Financiero.
Configuración
de las cuentas.
Gestión
Facturas y Abonos
de
Compras y Ventas
Asociar pagos de
menor cuantía. Se
genera otro por la
diferencia
Agrupaciones.
Recibos
compensados.
Remesas. Impresiones
Generación de
ficheros
Devoluciones
Asociar pagos
de igual
cuantía
Configuración
de las formas de
pago
Gestión de
Recibos
Cobros a cuenta de
Clientes. Disminución
de riesgos
Gastos
Financieros
Punteos (P)
Preconciliación de
movimientos
bancarios
Casaciones (C)
Resto de movimientos (N)
Entidades que se pueden conciliar con el fichero de Bancos CSB 43
Entidades que se exportan a contabilidad
Procesos que generan recibos
1.1 Tareas previas para utilizar el sistema financiero en SIME
-
Configuración de todas las cuentas que maneja el sistema y
que están detalladas en 2.1 Configuración de las cuentas contables:
-
Validación y aceptación de todos los modelos de asiento que
exportamos a contabilidad y que están relacionados en 3
Modelo de Asientos que se exportan a Contabilidad
-
Crear y configurar las formas de pago
2 Configuración de las Cuentas contables en SIME.
En cada instalación se parametriza de acuerdo con el cliente el
número de dígitos que tienen las cuentas contables. Ese número de
dígitos es igual para todas las empresas que existan en esa
instalación.
Las cuentas contables que actualmente maneja SIME, son las que se
reflejan en el siguiente cuadro:
Cuentas de Situación
1. Financiación Básica
2.- Inmovilizado
3.- Existencias
4.- Acreedores y Deudores
por operaciones de Tráfico
5.- Cuentas Financieras
400. Proveedores.
401. Proveedores. Efectos comerciales
a pagar.
430. Clientes
431. Cliente Efectos comerciales a
Cobrar
4315. Efectos Comerciales Impagados
472. Iva Soportado
4751. Hacienda Acreedor Retenciones
Practicadas.
477. Iva Repercutido
520. Deudas a corto plazo con
entidades de crédito.
555. Partidas Pendientes de la
Aplicación.
570. Caja.
572. Bancos.
Cuentas de Explotación
6.- Compras y Gastos
7.- Ventas e Ingresos
600. Compras de Mercadería.
650. Pérdidas.
664. Gastos financiero por descuento
de efectos.
665. Descuentos por pronto pago
669. Otros Gastos Financieros
700. Ventas de Mercadería.
75. Otros Ingresos de Gestión
2.1 Configuración de las cuentas contables:
2.1.1 Configuración inicial de las cuentas.
A nivel de cada empresa se pueden cambiar las cuentas genéricas
iniciales que figuran en el cuadro anterior. Para ello deberemos editar
la empresa en la que queremos hacer esos cambios, e irnos a la
pestaña de empresas.
Para cada tipo de las que figuran en el cuadro anterior, salvo las de
IVA 472 y 477 podremos cambiar los dígitos, es decir:
- 400. Proveedores
- 401. Proveedores. Efectos comerciales a pagar.
- 430. Clientes
- 431. Cliente Efectos comerciales a Cobrar
- 4315. Efectos Comerciales Impagados
- 4751. Hacienda Acreedor Retenciones Practicadas
- 520. Deudas a corto plazo con entidades de crédito.
- 555. Partidas Pendientes de la Aplicación.
- 570. Caja.
- 572. Bancos.
- 600. Compras de Mercadería.
-
650. Pérdidas.
700. Ventas de Mercadería.
75. Otros Ingresos de Gestión.
En esta pantalla no deja añadir dos veces la misma cuenta contable,
ya que lo que indicaría es que queremos cambiar dos veces los
dígitos iniciales de la misma cuenta .
2.1.2 Configuración de las cuentas de Detalle.
2.1.2.1
Cuentas de Situación
Como hemos visto anteriormente, de momento, nuestro sistema
maneja cuentas de:
- Clientes
- Proveedores
- Tipos de IVA.
- Bancos y Caja
- Deudas a corto plazo con entidades de crédito
- Partidas Pendientes de la Aplicación.
2.1.2.1.1 Configuración de las cuentas de clientes.
Las cuentas de los clientes se pueden configurar de varias maneras
dependiendo si a todos les vamos a asignar una misma cuenta
contable, o bien cada cliente tiene una misma cuenta contable para
varias o todas las empresas, o bien para un mismo cliente le
queremos dar una cuenta contable distinta para cada empresa.
Configuración Subcuentas de Clientes:
Método de configuración
Una subcuenta para un cliente
en una empresa determinada.
Una subcuenta para varias o
todas las empresas
Cuenta común para todos los
clientes
que
no
tengan
configurada su cuenta contable.
Pantalla
configura
donde
se Prioridad a la hora de
buscar la cuenta en la
exportación a contabilidad
Edición del Cliente y en la
Primero
pestaña
de
cuentas
contables.
Edición Clientes y en la
Segundo ( no se ha
pestaña
de
Datos encontrado cuenta en el
Generales.
caso primero)
Edición Empresas en la
Tercera( no se ha
pestaña
de
cuentas encontrado cuenta en los
contables
casos anteriores)
Para el caso primero, editaremos el cliente e iremos a su pestaña de
cuentas contables:
En esta pestaña podremos configurar para cada una de las empresas
de SIME, su cuenta de cliente (430), la cuenta de sus efectos
comerciales a cobrar (431) y efectos comerciales impagados (4315)
Para el caso segundo, es decir en el caso de que el cliente vaya a
tener el mismo código de cuenta para todas las empresas de SIME,
este código se lo podremos indicar en el alta del cliente, en la primera
pestaña de datos generales, en el campo “Código C.C.”. Este código
será irrepetible. Cuando damos de alta un cliente e introducimos un
valor en el primer campo correspondiente al código, en ese momento
el segundo campo de cuenta contable se inicializa con los caracteres
numéricos que hayamos puesto en el primero. El valor introducido
como cuenta contable será el código de ese cliente, para todas las
empresas de SIME, salvo las que explícitamente se hayan indicado en
la pestaña de cuentas contables.
El código de cuenta contable deberá tener una longitud de 3
caracteres menos que la longitud de cuenta que se haya determinado
en esta instalación, de manera que el código se forme por “430” +
Código de Cuenta Contable. Si el código introducido tiene menos de
los caracteres necesarios para completar la longitud del código, se
rellenará con ceros por la izquierda.
Para el tercer caso, usaremos la pantalla ya descrita en
2.1.1Configuración de las Cuentas contables en SIME. en el registro 430, 431 y
4315
2.1.2.1.2 Configuración de las cuentas de Proveedores.
Es análogo a la de Clientes.
Las cuentas de los proveedores se pueden configurar de varias
maneras dependiendo si a todos les vamos a asignar una misma
cuenta contable, o bien cada proveedor tiene distintas cuentas
contables para varias o todas las empresas, o bien para un mismo
proveedor le queremos dar una cuenta contable distinta para cada
empresa.
Configuración Subcuentas de Proveedores:
Método de configuración
Una
subcuenta
para
un
proveedor en una empresa
determinada.
Una subcuenta para varias o
todas las empresas
Cuenta común para todos los
proveedores que no tengan
configurada su cuenta contable.
Pantalla
configura
donde
se Prioridad a la hora de
buscar la cuenta en la
exportación a contabilidad
Edición del proveedor y
Primero
en la pestaña de cuentas
contables.
Edición de proveedores y
Segundo ( no se ha
en la pestaña de Datos encontrado cuenta en el
Generales.
caso primero)
Edición Empresas en la
Tercera( no se ha
pestaña
de
cuentas encontrado cuenta en los
contables
casos anteriores)
Para el caso primero, editaremos el proveedor e iremos a su pestaña
de cuentas contables:
En esta pestaña podremos configurar para cada una de las empresas
de SIME, su cuenta de proveedor (400), la cuenta de sus efectos
comerciales a cobrar (401) y Hacienda acreedor por retenciones
practicadas (4751)
Para el caso segundo, es decir en el caso de que el proveedor vaya a
tener el mismo código de cuenta para todas las empresas de SIME,
este código se lo podremos indicar en el alta del proveedor, en la
primera pestaña de datos generales, en el campo “Código C.C.”. Este
código será irrepetible. Cuando damos de alta un proveedor e
introducimos un valor en el primer campo correspondiente al código,
en ese momento el segundo campo de cuenta contable se inicializa
con los caracteres numéricos que hayamos puesto en el primero. El
valor introducido como cuenta contable será el código de ese cliente,
para todas las empresas de SIME, salvo las que explícitamente se
hayan indicado en la pestaña de cuentas contables.
El código de cuenta contable deberá tener una longitud de 3
caracteres menos que la longitud de cuenta que se haya determinado
en esta instalación, de manera que el código se forme por “430” +
Código de Cuenta Contable. Si el código introducido tiene menos de
los caracteres necesarios para completar la longitud del código, se
rellenará con ceros por la izquierda.
Para el tercer caso, usaremos la pantalla ya descrita en
2.1.1Configuración de las Cuentas contables en SIME. en el registro 430, 431 y
4315
2.1.2.1.3 Configuración de las cuentas de Tipos de IVA
En el menú maestros y en la subopción de Tipos de IVA, encontramos
las siguiente pantalla:
Mediante los botones de Insertar y eliminar y con el sistema de
edición en línea que se detalla en el capitulo inicial de generalidades,
podremos gestionar los distintos tipos de IVA que necesitemos. Para
cada tipo detallaremos una cuenta para el IVA soportado y otra para
el IVA repercutido.
2.1.2.1.4 Configuración de cuentas bancarias y cajas.
En la edición de una empresa y en su pestaña de cuentas bancarias,
podremos gestionar las distintas cuentas de cada una de las
empresas.
Para cada una de las cuentas bancarias podremos asociar su
subcuenta en detalle. Y además podemos dar de alta cuentas de
distintas cajas , si es así.
Podremos indicar también para cada cuenta bancaria una cuenta
auxiliar, que se utilizará en las exportaciones a contabilidad cuando
se utilice para pagos y cobros cuentas bancarias y NO hayan sido
conciliadas mediante el fichero de movimientos de cuentas corrientes
que podemos importar CSB43
2.1.2.1.5 Configuración de las Deudas a corto plazo con entidades de crédito
La configuración de esta cuenta se ha descrito
Configuración inicial de las cuentas
ya en 2.1.1
2.1.2.1.6 Configuración de la Partidas Pendientes de la Aplicación
La configuración de esta cuenta se ha descrito ya en 2.1.1
Configuración inicial de las cuentas
2.1.2.2 Cuentas de Explotación
El Sistema SIME actualmente maneja las cuentas de:
- Ventas y compras de Productos y servicios
- Gastos Financieros.
- Pérdidas
- Otros Ingresos de Gestión.
2.1.2.2.1 Configuración de las cuentas de Ventas (materiales y servicios).
Las cuentas de ventas y compras se pueden configurar de varias
maneras dependiendo si a todos los productos y servicios les vamos a
asignar una cuenta contable específica, o bien por cada familia les
queremos agrupar en una misma cuenta contable, o todos las ventas
de productos y servicios van a ir en la misma cuenta
Configuración Subcuentas de Ventas (materiales y Servicios):
Método de configuración
Pantalla
configura
Una
subcuenta
para
producto o servicio
cada
Una
subcuenta
familia
cada
para
Cuenta común para todos de los
productos y servicios que no se
haya especificado la cuenta
contable
donde
se Prioridad a la hora de
buscar la cuenta en la
exportación a contabilidad
Edición del material o
Primero
servicio y en la pestaña
de cuentas contables.
En el mantenimiento de
Segundo ( no se ha
familias.
encontrado cuenta en el
caso primero)
Edición Empresas en la
Tercera( no se ha
pestaña
de
cuentas
encontrado cuenta en los
contables
casos anteriores)
Para el caso primero, editaremos el material o Servicio e iremos a su
pestaña de cuentas contables:
Para cada empresa podremos indicar su cuenta de compra y de
venta. Una vez exportada una vez, ya no se podrá cambiar la cuenta.
En el segundo caso, es decir por familias, deberemos ir a la pantalla
de mantenimiento de familias:
en los campos de C.C.Compra y C.C.Venta, podremos configurar las
subcuentas donde queremos que se exporte en contabilidad las
ventas o compras de los productos o servicios de cada familia.
En el tercer caso indicamos las cuentas de compra y venta donde
queremos contabilizar todos aquellos productos y servicios a los que
no hayamos configurado en uno de los dos casos anteriores. Esta
opción está descrita en 2.1.1 Configuración inicial de las cuentas
2.1.2.2.2 Configuración de las cuentas de Gastos Financieros.
La cuenta de gastos financieros es fija 6640001
2.1.2.2.3 Configuración de las cuentas de Descuentos por Pronto Pago
La cuenta de gastos financieros es fija 6650001
2.1.2.2.4 Configuración de la cuentas de Otros Gastos Financieros
La cuenta de gastos financieros es fija 6690001
2.1.2.2.5 Configuración de la Cuenta de Pérdidas.)
Esta opción está descrita en 2.1.1 Configuración inicial de las cuentas
2.1.2.2.6 Configuración de Otros ingresos de Gestión.
Esta opción está descrita en 2.1.1 Configuración inicial de las cuentas
3 Modelo de Asientos que se exportan a Contabilidad
Las cuentas que figuran en los siguientes modelos de asiento, tienen
las cuentas que inicialmente trae SIME. No obstante esa codificación
como ya se ha descrito en el documento puede ser cambiada.
Cuando una cantidad sea con signo menos, se pone con ese signo y
entre paréntesis.
3.1 Documentos de Clientes
3.1.1 Contabilizar Facturas emitidas
DEBE
HABER
430 - Importe total del Documento
477 – Un apunte por cada tipo de IVA que
exista en el documento.
665 – Descuento por pronto Pago
700 – Un Apunte por cada subcuenta distinta
definida por el usuario de los productos y
servicios que intervienen
Si el recibo se pasa a cartera
DEBE
HABER
430 - Importe total del Documento
431 - Importe total del Documento
3.1.2 Contabilizar Abonos Emitidos.
DEBE
HABER
(- 430 ) - Importe total del Documento
(- 477). Un apunte por cada tipo de IVA que
exista en el documento.
(- 665 ) – Descuento por pronto Pago
(-700). Un Apunte por cada una subcuenta
distinta definida por el usuario.
3.1.3 Contabilizar pagos de clientes
A través de cuentas bancarias.
DEBE
HABER
Si ese pago ya ha sido exportado a
contabilidad
555. Total del recibo
Si no ha sido aun exportado y el medio de
pago no es ni “efectivo” ni “impagado”
572. Total del recibo
Si el medio de pago es confirming
520. Total del recibo
Si el recibo estaba en cartera
431. Total del recibo
El resto de casos
430. Total del recibo
A través de caja ( efectivo )
DEBE
HABER
570. Total del recibo
430. Total del recibo
A través de Crédito y Caución.
( No se contabilizará el paso a cartera de este tipo de pagos)
( No se podrá devolver este tipo de pagos)
DEBE
HABER
Si no hay movimiento anterior
430. Total del recibo
Si hay devolución previa
4315. Total del recibo
65. – Total del recibo
75. Importe indemnización C y C
Si medio de pago Pago efectivo
570. Importe C y C
Si el pago ya está exportado a contabilidad
555. Importe C y C
Otro caso
572. Importe C y C
3.1.4 Contabilizar devoluciones
(el medio de pago efectivo no admite devoluciones)
DEBE
HABER
Si se concilia con un mov. Previamente
exportado a banco
555. Total recibo
Resto de casos
572. Total recibo
Si el medio de pago fué confirming. ( se
cancela el anticipo)
520. Total recibo
Resto de casos
4315. Total recibo
3.1.5 Contabilizar impagados ( medio de pago impagado)
DEBE
HABER
650. Total del recibo
430. Total del recibo
3.2 Documentos de Proveedores
3.2.1 Contabilizar Facturas Recibidas
DEBE
HABER
400 - Importe total del Documento
472 – Un apunte por cada tipo de IVA que
exista en el documento.
765 – Descuento por pronto Pago
4751. IRPF entiendo que no se puede
600 – Un Apunte por cada subcuenta distinta
definida por el usuario de los productos y
servicios que intervienen
Si el recibo se pasa a cartera
DEBE
HABER
400 - Importe total del Documento
401 - Importe total del Documento
3.2.2 Contabilizar Abonos Recibidos.
DEBE
HABER
(- 400 ) - Importe total del Documento
(- 472). Un apunte por cada tipo de IVA que
exista en el documento.
(-765 ) – Descuento por pronto Pago
(600). Un Apunte por cada una subcuenta
distinta definida por el usuario.
3.2.3 Contabilizar pagos a proveedores
A través de cuentas bancarias.
DEBE
HABER
Si el medio de pago es efectivo
570. Total recibo
Si está conciliado con un mov. Bancario ya
contabilizado
555. Total del recibo
Otro caso.
572. Total del recibo
Si el recibo estaba en cartera
401. Total del recibo
El resto de casos
400. Total del recibo
A través de caja ( efectivo )
DEBE
HABER
570. Total del recibo
400. Total del recibo
3.3 Gastos financieros.
DEBE
Intereses por descuento de efectos
664. Importe de gasto
Otros gastos financieros
669. Importe de gasto
Intereses por descuento de efectos
669. Importe de gasto
HABER
Si está contabilizado con Mov. Bancario ya
contabilizado
555. Importe de Gasto
Otro caso.
572. Importe de Gasto
3.4 Movimientos Bancarios
Cuando se exporta a contabilidad, se exportarán todos los
movimientos importados del fichero CSB43 que tengan la fecha
menor o igual que la fecha hasta de la importación y que no hayan
sido previamente exportados. Se exportarán independientemente de
su estado.
Los movimientos de cuentas corrientes en el momento de su
exportación a contabilidad, estará en uno de los siguientes estados:
N – No tiene punteo ni casación (Rojo)
P – Punteado (Verde claro)
C – Casado
- Verde oscuro: Si no hay importe pendiente conciliar
- Naranja: Si hay importe pendiente de conciliar
- Amarillo: Si hay parte casado y parte punteado y no queda
nada pendiente.
Si no tiene punteo ni casación, o está punteado (Casos N y C)
DEBE
HABER
Si el movimiento es positivo ( entrada en banco )
572. Total del movimiento
555. Total del movimiento
Si el movimiento es negativo ( salida en banco )
572. Total del movimiento
555. Total del movimiento
Si está Casado (Caso C)
Casado Totalmente, no queda importe por conciliar
DEBE
HABER
Si el movimiento es positivo ( entrada en banco )
572. Total del movimiento
Apunte o Apuntes que correspondan al
pago(s), recibo(s) o Gasto(s) financieros
Si el movimiento es negativo ( salida en banco )
572. Total del movimiento
Apunte o Apuntes que correspondan al
pago(s), recibo(s) o Gasto(s) financieros
Casación parcial, queda importe por conciliar
DEBE
HABER
Si el movimiento es positivo ( entrada en banco )
572. Total del movimiento
Apunte o Apuntes que correspondan al
pago(s), recibo(s) o Gasto(s) financieros
555. Diferencia que reste por casar
Si el movimiento es negativo ( salida en banco )
572. Total del movimiento
Apunte o Apuntes que correspondan al
pago(s), recibo(s) o Gasto(s) financieros
555. Diferencia que reste por casar
4 Formas de Pago
Las formas de pago del sistema se gestionan en la opción de menú de tablas y dentro de
ella “Formas de pago”
A cada forma de pago le asociaremos un estado inicial de los recibos que se creen con
esa forma de pago mediante el campo “recibos por defecto“, que podrá ser
- Emitidos (no sabemos cuando nos van a pagar ese recibo)
- Pagados (solo se lo deberíamos asociar a un pago en efectivo)
- Pagados al vencimiento. Indica que el recibo se dará como pagado, cuando
llegue la fecha de vencimiento del mismo. Por ejemplo giros.
Cada uno de los recibos se crea con uno de los estados anteriores, con un medio de pago
y con una fecha de cobro.
Recibos
Inicialmente
Pendientes de
Pago
Estados Iniciales
posibles
- Emitidos
- Pagados al
vencimiento
Posibles medios de pago
Iniciales
Cheque, Confirming, Letra,
Pagaré, Pagaré no a la orden,
recibo, recibo no a la orden,
Tarjeta y Transferencia
Pagos /
Devoluciones
Si
Estados posibles
intermedios
- Emitidos
- Pagados al
vencimiento
- En cartera
- Pagado
- Devuelto
Ya Pagados
- Pagados
Efectivo
No
No procede