PA-GA-5.4-PR-18 Mantenimiento de bienes muebles,inmuebles y

División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
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Fecha de actualización:04-09-2015
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1. PROCESO/SUBPROCESO
RELACIONADO:
Gestión Administrativa/Gestión de la Infraestructura y el
mantenimiento físico
2. RESPONSABLE(S):
Profesionales
Universitarios (Coordinador de
Mantenimiento y Coordinador de Mantenimiento de
Equipos) Técnico Operativo, Técnicos Administrativos,
Monitores y Contratistas, Trabajadores Oficiales.
3. OBJETIVO:
Examinar periódicamente las condiciones de bienes
muebles e inmuebles y equipos, asegurando la
conservación
en
condiciones
óptimas
de
funcionamiento, reduciendo las posibles averías y fallos
provocados garantizando la disponibilidad y el
funcionamiento eficiente de los recursos físicos y
tecnológicos, para obtener así el rendimiento máximo
posible de la inversión económica en estos recursos.
4. ALCANCE:
Se inicia con la planeación de unas actividades que se
deben ejecutar a los bienes muebles y enseres;
inmuebles (infraestructura física); equipos (eléctricos,
electrónicos,
mecánicos,
electromecánicos,
industriales, de cómputo, de transporte, biomédicos,) y
redes (telefónicas, eléctricas de baja y media tensión)
teniendo en cuenta unos protocolos y termina con la
ejecución de las actividades de mantenimiento.
5. MARCO NORMATIVO:
Decreto 1769 de 1994: Por el cual se reglamenta la
asignación del presupuesto para gestión de actividades
en equipos de mantenimiento.
Código Colombiano de Construcciones sismo
resistente NSR10.
Norma UNE-EN 13460, GTC20, GTC62, GTC-ISOTR10013, GTC-ISO-TR10017.
Resolución 2003 de 2014 estándar 3: Mantenimiento
de equipos biomédicos.
Acuerdo 105 de 1993: Estatuto General de la
Universidad del Cauca.
Acuerdo 043 de 2002: Por el cual se adoptan normas
generales sobre la clasificación, administración y
custodia de los bienes de propiedad de la Universidad
del Cauca.
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Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
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Fecha de actualización:04-09-2015
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Resolución 357 del 2008, adopta el procedimiento de
Control Interno Contable y de reporte del informe anual
de evaluación a la Contaduría General de la Nación
Acuerdo 051 de 2007: Estatuto Financiero y
Presupuestal de la Universidad del Cauca
Acuerdo 064 de 2008: Estatuto de Contratación de la
Universidad del Cauca.
Resolución 837 de 2011: Por la cual se determinan
las Políticas y Prácticas Contables dentro de la
Universidad del Cauca.
6. CONTENIDO:
No.
Actividad / Descripción
Cargo
Responsable
Punto de control
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y EQUIPOS
1
Elabora el programa de mantenimiento
preventivo de los bienes muebles e
inmuebles y equipos en las diferentes
dependencias de la Universidad del
Cauca.
Determina si requiere personal externo
para la realización del mantenimiento
preventivo.
Profesional
Universitario
Elabora la justificación, estudio de
necesidad, el presupuesto, matriz de
riesgo y oficio de remisión para las
actividades
del
mantenimiento
preventivo
de
bienes
muebles,
inmuebles y equipos.
2
Cuando se trata de obras de
mantenimiento, además de lo anterior,
se requiere, viabilidad técnica y diseños.
Para contratos de prestación de
servicios se diligencia PA-GA-5-FOR-38
Solicitud de contratación de talento
humano por OPS.
Profesionales
Universitarios
Verifica
cronograma de
mantenimiento
preventivo,
Profesionales
Universitarios,
diariamente
Verifica y refrenda
la documentación
requerida para el
trámite de la
contratación,
Profesional
Especializado
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Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
Autoriza el proceso de contratación con
la
solicitud
del
Certificado
de
Disponibilidad Presupuestal, CDP.
3
Ordenador del gasto
Ver procedimiento PA-GA-5.2-PR-6
Egresos
Presupuestales,
para
la
solicitud del certificado de disponibilidad
presupuestal.
Página 3 de 26
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal, CDP
Ver procedimientos de contratación, si
es de mayor cuantía se debe realizar el
proceso de contratación para la
interventoría:
Ordenador del gasto
4
PA-GA-5-PR-4 Contratación
entre 0 y 100 SMLMV
PA-GA-5-PR-6 Contratación
mayor a 100 SMMLV
5
directa
pública
Notifica la asignación de la supervisión
en la ejecución del contrato.
Ordenador del Gasto
Ejecuta el mantenimiento y la
contratación, si es el caso.
6
Para el caso de mantenimiento de
equipos se realiza el acta de entrega del
bien mueble.
Profesionales
Universitarios
Verifica Registro
del recibido de
notificación de
supervisión,
Supervisor
PA-GA-5-FOR-16:
Acta de Iniciación,
PA-GA-5-FOR-36:
Acta de
Liquidación final,
PA-GA-5-FOR-3:
Acta de
Suspensión de
OPS,
PA-GA-5-FOR-27:
Acta de
Reiniciación de
OPS,
Supervisores,
Cada vez que se
requiera,
Sistema Help sk,
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Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
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Fecha de actualización:04-09-2015
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Supervisión en
informes
7
8
9
10
Registra
las
actividades
de
mantenimiento realizadas, en el sistema
Help Desk.
Asigna órdenes de trabajo al personal
técnico y operativo de acuerdo a los
bienes muebles, inmuebles y equipos
para la realización de actividades de
mantenimiento
preventivo,
si
el
mantenimiento se realiza con personal
de la Universidad.
Registra
las
actividades
de
mantenimiento y los responsables de
acuerdo a los protocolos establecidos.
Realiza seguimiento a las actividades
generadas
y
ejecutadas
del
mantenimiento interno.
Profesionales
Universitarios,
Técnicos Operativos
y Administrativos,
Trabajadores
oficiales
Profesionales
Universitarios
Técnico
Administrativo del
Área de Equipos,
Monitores,
Contratistas,
Auxiliares de
Servicios de
Mantenimiento,
Técnicos Operativos
Profesionales
Universitarios,
Técnico Operativo
Registra reporte de
mantenimiento en
el Sistema Help
Desk,
Informes de
supervisores
Genera órdenes
de trabajo,
Profesional
universitario,
Cada vez que
requiera
Sistema Help Desk
Rutina de
mantenimiento,
Técnico
Administrativo del
Área de Equipos,
Monitores,
Contratistas,
Auxiliares de
Servicios de
Mantenimiento,
Técnicos
Operativos,
Continuamente
Supervisa y
registra novedades
en el
Sistema Help
Desk,
Profesional
Universitario
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Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
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11
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
Informa al usuario del bien que ya está
disponible para su uso.
Responsable
Sistema Help
Desk o Técnico
Operativo
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Recibo del bien
por parte del
usuario, registro
Help Desk
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y EQUIPOS
1
Realiza solicitud
correctivo.
de
mantenimiento
2
Registra en el sistema Help Desk la
solicitud de arreglo del equipo o del bien
mueble e inmueble, su ubicación y
responsable.
Visita en el sitio donde se requiere el
mantenimiento con el fin de evaluar las
condiciones operativas y funcionales de
los bienes muebles, inmuebles y
equipos.
Hace
un
diagnóstico
preliminar,
determina si la reparación la puede
realizar personal interno o por
contratación.
3
Jefe de la
dependencia
y/o usuario del bien
Responsable del
manejo del sistema
Help Desk, Área de
Mantenimiento
Profesionales
Universitarios
Personal
designado para el
respectivo
mantenimiento
Determina si se hace el mantenimiento
en el sitio de ubicación del equipo o hay
necesidad de movilizarlo.
Si hay necesidad de movilizar el bien, el
responsable
solicita
servicio
de
transporte. Ver procedimiento PA-GA5.4.4-PR-1 Servicio de transporte.
Si no hay disponibilidad de transporte
institucional, el responsable del bien
solicita autorización para movilizar el
bien en vehículo particular, a su Jefe
Inmediato.
Diligencia
formato
PA-GA-5-FOR-12
Verifica registro en
el sistema Help
Desk
Registra
el reporte de la
actividad en
Helpdesk,
Profesional
Universitario,
Personal
designado para
el respectivo
mantenimiento
Responsable del
bien
Coordinador Área
de Transporte
Verifica que el
bien que sale de
la institución sea
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Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
Control de Salida y Entrada de Equipos
y/o Elementos.
Ver procedimiento PA-GA-5.4.4-PR-2
Coordinación y supervisión de vigilancia
de bienes muebles e inmuebles.
4
Determina si la reparación la realiza
personal interno o externo, teniendo en
cuenta el diagnóstico y las actividades a
realizar.
Responsable del
bien
Profesional
Universitario
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el relacionado en
el formato PAGA-5-FOR-12
Control de Salida
y Entrada de
Equipos y/o
Elementos;
vigilante (interno
o externo), cada
vez que sea
necesario
Supervisa las
contrataciones,
Profesional
Universitario
Ordenes de
servicio interno
5
Informa al Área de Adquisiciones e
Inventarios
si
el
tiempo
del
mantenimiento es mayor a 30 días.
6
Realiza un estudio de los precios del
mercado cuando se requiera realizar
presupuestos.
7
Elabora la justificación, estudio de
necesidad, el presupuesto, matriz de
riesgo y oficio de remisión para las
actividades del mantenimiento correctivo
de bienes muebles, inmuebles y equipos
Cuando se trata de obras de
mantenimiento, además de lo anterior,
se requiere, viabilidad técnica y diseños.
Para
contratos
de
prestación
de
Profesional
Universitario
Oficio remisorio,
Profesional
Universitario,
Área de
Adquisiciones e
Inventarios
Profesional
Universitario
Profesionales
Universitarios
Verifica y refrenda
la documentación
requerida para el
trámite de la
contratación,
Profesional
especializado
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Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
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Fecha de actualización:04-09-2015
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servicios se diligencia PA-GA-5-FOR-38
Solicitud de contratación de talento
humano por OPS.
8
Autoriza el proceso de contratación con
la
solicitud
del
Certificado
de
Disponibilidad Presupuestal, CDP.
Ordenador del gasto
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal, CDP
Ver procedimiento PA-GA-5.2-PR-6
Egresos Presupuestales.
Ver procedimientos de contratación, si
es de mayor cuantía se debe realizar el
proceso de contratación para la
interventoría:
Ordenador del gasto
9
PA-GA-5-PR-4 Contratación
entre 0 y 100 SMMLV.
PA-GA-5-PR-6 Contratación
mayor a 100 SMMLV.
10
directa
pública
Notifica la asignación de la supervisión
en la ejecución del contrato.
Ejecuta el mantenimiento y la
contratación, si es el caso.
11
Para el caso de mantenimiento de
equipos se realiza el acta de entrega del
bien mueble.
12
Registra
las
actividades
de
mantenimiento realizadas, en el sistema
Help Desk.
Ordenador del gasto
Verifica Registro
del recibido de
notificación de
supervisión,
Supervisor
Profesionales
Universitarios
Sistema Help
Desk,
Supervisión en
informes, Cada
vez que se
requiera
Profesionales
Universitarios,
Técnicos operativos
y administrativos,
Trabajadores
oficiales
Registra reporte de
mantenimiento en
el sistema Help
Desk,
Informes de
supervisores
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Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
Da concepto técnico y solicita la baja del
elemento en el Área de Adquisiciones e
Inventarios, en el caso de equipos que
no pueden ser reparados.
13
Recomienda renovación de equipos con
especificaciones técnicas, de acuerdo a
la tecnología actual.
Profesional
Universitario
Relaciona las partes de los equipos que
puedan ser reutilizadas.
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Recibo de la
notificación Área
de Adquisiciones e
Inventarios y
responsable del
equipo
Ver procedimiento PA-GA-5.4.5-PR-15
Baja de bienes.
14
Informa al Área de Adquisiciones e
Inventarios del recibo a satisfacción del
mantenimiento reportado y puesta en
funcionamiento de los equipos que
estaban en mantenimiento por más de
30 días.
15
Informa al Área de Adquisiciones e
Inventarios
la
potencialización
o
mejoramiento, el aumento de vida útil y
el avalúo del bien.
16
Profesional
Realiza Conciliación trimestral de la
Universitario, Área de
información de bienes en mantenimiento
Mantenimiento y
y dados de baja con la información del
Área de
Área de Mantenimiento y el Área de
Adquisiciones e
Adquisiciones e Inventarios.
Inventarios
17
Elabora informe de ejecución
actividades de mantenimiento.
de
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
(Área de
Mantenimiento)
Profesional
Universitario
Recibo de la
notificación, Área
de Adquisiciones e
Inventarios
Verifica oficio,
Profesional
Universitario (Área
de Adquisiciones e
Inventarios)
Verifica
conciliación,
Profesional
Especializado
Verifica informe,
profesional
especializado,
mensualmente
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Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
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MANTENIMIENTO DE EQUIPOS BIOMÉDICOS
1
Verifica un inventario total de los
equipos biomédicos pertenecientes a la
institución, teniendo en cuenta las
características técnicas y operativas de
cada uno de ellos, la ubicación, la
información
comercial,
los
requerimientos para su funcionamiento,
las deficiencias de funcionamiento.
2
Implementa las hojas de vida de los
equipos nuevos y los que no están
involucrados en el proceso a través de
las herramientas tecnológicas que
dispone la Universidad, teniendo en
cuenta la información recopilada en la
actividad 1.
3
Elabora
el
cronograma
de
mantenimiento para los laboratorios con
ventas de servicios y para los
prestadores de servicios de salud, para
dar cumplimiento a los manuales de
usuarios para la tecnología biomédica y
la resolución 1043 de 2006.
Ingeniero Biomédico
Elabora protocolos de mantenimiento.
Ingeniero Biomédico
4
5
Realiza seguimiento a las actividades
generadas
y
ejecutadas
del
mantenimiento interno y controla los
procesos de contratación de servicios
externos para bienes, inmuebles y
equipos.
Ingeniero Biomédico
Ingeniero Biomédico
Profesionales
Universitarios
Técnico Operativo
Contratista
Cronograma de
Mantenimiento
Documento de
programación
Verifica
Contratos, ordenes
de suministro,
ordenes de
servicio,
Sistema Help
Desk,
Profesional
Universitario
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
6
7
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
Registra
las
actividades
de
mantenimiento y los responsables de
acuerdo a los protocolos establecidos.
Determina si la reparación la realiza
personal interno o externo, teniendo en
cuenta el diagnóstico y las actividades a
realizar.
8
Informa al Área de Adquisiciones e
Inventarios,
si
el
tiempo
del
mantenimiento es mayor a 30 días.
9
Realiza un estudio de los precios del
mercado, cuando se requieren realizar
presupuestos.
10
Elabora la justificación, estudio de
necesidad, presupuesto, matriz de
riesgo y oficio de remisión para las
actividades del mantenimiento correctivo
de bienes muebles, inmuebles y equipos
Cuando
se
adecuación
requiera
obras
para
puesta
de
en
Técnico
Administrativo del
Área de Equipos,
Monitores,
Contratistas,
Auxiliares de
Servicios de
Mantenimiento,
Técnicos Operativos
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
Página 10 de 26
Sistema Help Desk
Rutina de
mantenimiento,
Técnico
Administrativo del
Área de Equipos,
Monitores,
Contratistas,
Auxiliares de
Servicios de
Mantenimiento,
Técnicos
Operativos,
Continuamente
Supervisa las
contrataciones,
Profesional
Universitario,
Ordenes de
servicio interno
Oficio remisorio,
Profesional
Universitario,
Área de
Adquisiciones e
Inventarios
Profesional
Universitario
Profesionales
Universitarios
Verifica y refrenda
la documentación
requerida para el
trámite de la
contratación,
Profesional
especializado
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
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funcionamiento del equipo, además de
lo anterior, se presenta viabilidad técnica
y diseños.
Para contratos de prestación de
servicios se diligencia PA-GA-5-FOR-38
Solicitud de contratación de talento
humano por OPS.
Autoriza el proceso de contratación con
la
solicitud
del
Certificado
de
Disponibilidad Presupuestal, CDP
11
Ordenador del gasto
Ver procedimiento PA-GA-5.2-PR-6
Egresos
Presupuestales,
para
la
solicitud del certificado de disponibilidad
presupuestal.
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal, CDP
Ver procedimientos de contratación, si
es de mayor cuantía se debe realizar el
proceso de contratación para la
interventoría:
12
13
PA-GA-5-PR-4 Contratación
entre 0 y 100 SMMLV
directa
PA-GA-5-PR-6 Contratación
mayor a 100 SMMLV
pública
Notifica la asignación de la supervisión
en la ejecución del contrato.
Ordenador del gasto
Ordenador del Gasto
Ejecuta el mantenimiento y la
contratación, si es el caso.
14
Para el caso de mantenimiento de
equipos se realiza el acta de entrega del
bien mueble.
Profesionales
Universitarios
Verifica Registro
del recibido de
notificación de
supervisión,
Supervisor
PA-GA-5-FOR-16:
Acta de Iniciación,
PA-GA-5-FOR-36:
Acta de
Liquidación final,
PA-GA-5-FOR-3:
Acta de
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
Página 12 de 26
Suspensión de
OPS,
PA-GA-5-FOR-27:
Acta de
Reiniciación de
OPS,
Supervisores,
Cada vez que se
requiera,
Sistema Help
Desk,
Supervisión en
informes
15
16
Ejecuta
el
mantenimiento
biomédicos.
cronograma
de
de
los
equipos
Documenta las actividades que se
realizan
en
la
ejecución
del
mantenimiento preventivo y o correctivo
en las hojas de vida de cada equipo.
Ingeniero Biomédico,
Técnico Biomédico
Ingeniero Biomédico
Da concepto técnico y solicita la baja del
elemento en el Área de Adquisiciones e
Inventarios, en el caso de equipos que
no pueden ser reparados.
17
Recomienda renovación de equipos con
especificaciones técnicas, de acuerdo a
la tecnología actual.
Supervisa y
autoriza,
Profesional
Universitario
Ingeniero Biomédico
Relaciona las partes de los equipos que
puedan ser reutilizadas.
Ver procedimiento PA-GA-5.4.5-PR-15
Baja de bienes.
18
Informa al Área de Adquisiciones e
Inventarios del recibo a satisfacción del
mantenimiento reportado y puesta en
Informe del
recurso
tecnológico de
equipo biomédico
Profesional
Universitario
Recibo de la
notificación Área
de Adquisiciones e
Inventarios y
responsable del
equipo
Recibo de la
notificación Área
de Adquisiciones e
Inventarios
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
Página 13 de 26
funcionamiento de los equipos que
estaban en mantenimiento por más de
30 días.
19
Informa al Área de Adquisiciones e
Inventarios
la
potencialización
o
mejoramiento, el aumento de vida útil y
el avalúo del bien.
20
Profesional
Realiza Conciliación trimestral de
Universitario, Área de
información de bienes en mantenimiento
mantenimiento y
y dados de baja con la información del
Área de
Área de Mantenimiento y el Área de
Adquisiciones e
Adquisiciones e Inventarios.
Inventarios
21
Elabora informe de ejecución
actividades de mantenimiento.
de
Ingeniero Biomédico
Profesional
Universitario
Verifica oficio,
Profesional
Universitario (Área
de Adquisiciones e
Inventarios)
Verifica
conciliación,
Profesional
Especializado
Verifica informe,
profesional
especializado,
mensualmente
ASEO Y JARDINERIA
1
2
3
Estudia necesidades de personal de
aseo y jardinería, realiza solicitud de
contratación.
Realiza un estudio de los precios del
mercado, cuando se requieren realizar
presupuestos.
Elabora la justificación, estudio de
necesidad, presupuesto, matriz de
riesgo y oficio de remisión para las
actividades de aseo y jardinería.
Para
contratos
de
prestación
de
Profesional
Universitario
Técnico
Administrativo
Profesional
Especializado
Profesional
Universitario
Profesionales
Universitarios
Verifica y refrenda
la documentación
requerida para el
trámite de la
contratación,
Profesional
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
servicios se diligencia PA-GA-5-FOR-38
Solicitud de contratación de talento
humano por OPS.
4
Autoriza el proceso de contratación con
la
solicitud
del
Certificado
de
Disponibilidad Presupuestal, CDP.
Página 14 de 26
Especializado
Ordenador del gasto
Ver procedimiento PA-GA-5.2-PR-6
Egresos Presupuestales.
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal, CDP
Ver procedimientos de contratación, si
es de mayor cuantía se debe realizar el
proceso de contratación para la
interventoría:
5
6
7
PA-GA-5-PR-4 Contratación
entre 0 y 100 SMMLV
directa
PA-GA-5-PR-6 Contratación
mayor a 100 SMMLV
pública
Notifica la asignación de la supervisión
en la ejecución del contrato.
Ejecuta el contrato de aseo y jardinería
Ordenador del gasto
Ordenador del Gasto
Profesionales
Universitarios
Verifica Registro
del recibido de
notificación de
supervisión,
Supervisor
PA-GA-5-FOR-16:
Acta de Iniciación,
PA-GA-5-FOR-36:
Acta de
Liquidación final,
PA-GA-5-FOR-3:
Acta de
Suspensión de
OPS,
PA-GA-5-FOR-27:
Acta de
Reiniciación de
OPS,
Supervisores,
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
Página 15 de 26
Cada vez que se
requiera,
Sistema Help
Desk,
Supervisión en
informes
8
9
Elabora programación y distribución del
personal de aseo y jardinería (planta y
empresa externa).
Asigna áreas de trabajo al personal
sobre el servicio de aseo y jardinería a
realizar, mediante oficio.
Técnico
Administrativo
Profesional
Universitario
Técnico
Administrativo
10
Realiza solicitud de implementos de
aseo y jardinería al Área de
Adquisiciones e Inventarios, para el
personal de planta
Técnico
Administrativo,
Profesional
Universitario
11
Recibe implementos de aseo.
Auxiliares de
mantenimiento
12
Programa las actividades de aseo y/o
jardinería.
Técnico
Administrativo
Realiza inspección a las áreas de
trabajo con el fin de verificar la calidad
del servicio.
Técnico
Administrativo
13
Verifica
programación y
distribución del
personal,
Profesional
Universitario, cada
vez que sea
necesario
VoBo Oficio de
notificación,
Profesional
Universitario
Verifica formato
PA-GA-5.4.5FOR-1 Solicitud
de bienes,
Profesional
Especializado,
Cada vez que sea
necesario
Verifica Técnico
Administrativo
Verifica
Profesional
Universitario
Verifica libro de
control de
inspecciones,
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
Página 16 de 26
Técnico
Administrativo
cada vez que sea
necesario
14
15
16
Realiza clasificación primaria
material orgánico y reciclable.
del
Elabora programación de recolección de
reciclaje en las facultades y diferentes
áreas y residuos orgánicos de las
cafeterías de la Universidad del Cauca.
Realiza el recorrido de ruta sanitaria de
acuerdo a la programación en el carro
asignado especialmente para esta
actividad.
Auxiliares de
mantenimiento y
personal de la
empresa privada
Supervisa,
Técnico
Administrativo
Técnico
Administrativo
Verifica
programación de
recolección,
Profesional
Universitario, Cada
vez que sea
necesario
Auxiliar de
Mantenimiento
(encargado de Ruta
Limpia)
Supervisa, Técnico
Administrativo,
Diariamente
Ante una eventualidad se solicita otro
vehículo.
Lleva el material recogido a la División
Administrativa y de Servicios, donde se
realiza una segunda clasificación según
características:
17


Papel cartón, plástico, vidrio,
hierro y aluminio) que se entrega
a la Bodega de la Universidad,
dejando registro del peso (en
kilogramos).
Material Orgánico es llevado a la
finca La Rejoya para elaboración
de compostaje.
Técnico
Administrativo
Verifica formato
PA-GA-5.4-FOR-9
Control material
reciclado,
Profesional
Universitario
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
Técnico
Administrativo
18
19
20
21
Lleva y entrega en
autorizado, el material
recogido y chatarra.
el depósito
de reciclaje
Entrega documento de recibo de
material reciclable en la Vicerrectoría
Administrativa para expedición de
factura universitaria (SQUID).
Entrega en el depósito
universitaria
para
la
consignación.
la factura
respectiva
Elabora relación mensual de material
reciclado y envía a la Oficina de
Planeación y Desarrollo Institucional.
7. FORMATOS:
Auxiliar de
Mantenimiento
(encargado de Ruta
Limpia)
Técnico
Administrativo
Técnico
Administrativo
Profesional
Universitario
Técnico
Administrativo
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Verifica documento
de recibo de
material reciclable,
Técnico
Administrativo
Verifica entrega de
recibo de pago
(SQUID),
Profesional
Universitario,
Cada vez que sea
necesario
Técnico
Administrativo
Oficina de
Planeación y
Desarrollo
Institucional
Verifica Informe,
Profesional
Especializado,
División
Administrativa y
de Servicios
PA-GA-5.4.5-FOR-1 Solicitud de bienes.
PA-GA-5-FOR-3 Acta de Suspensión de OPS.
PA-GA-5-FOR-12 Control de Salida y Entrada de Equipos y/o
Elementos.
PA-GA-5-FOR-16 Acta de Iniciación.
PA-GA-5-FOR-27 Acta de Reiniciación de OPS
PA-GA-5-FOR-36 Acta de Liquidación final.
PA-GA-5-FOR-38 Solicitud de contratación de talento humano por
OPS.
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
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MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Se define como las acciones
8. ABREVIATURAS Y
DEFINICIONES:
técnicas y administrativas que se realizan para el cuidado e
inspección sistemática de un equipo, elemento e infraestructura
con el propósito de mantenerlos en buen estado de
funcionamiento, evitar y detectar fallas menores antes que estas se
conviertan en fallas mayores. La aplicación del mantenimiento
preventivo permite que los equipos y la infraestructura funcionen a
plena capacidad y elimina los posibles riesgos de quedar fuera de
servicio ocasionando grandes costos. Para su aplicación es
necesario contar con personal de alto grado de conocimiento
técnico y una organización administrativa.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Consiste en corregir las
fallas en los equipos cuando estas se presentan, usualmente sobre
una base no planificada.
9. REGISTRO DE MODIFICACIONES:
Fecha
04-09-2015
10. ANEXOS:
Versión:
No.
0
Código
Modificaciones
PA-GA-5.4-PR-18
Creación del procedimiento, a partir de la
unificación de los procedimientos MA-GA-5.4.2PR-2 Coordinación y supervisión de vigilancia de
bienes muebles e inmuebles, MA-GA-5.4.2-PR-5
Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles,
MA-GA-5.4.2-PR-6 Servicios de Aseo y Jardinería,
MA-GA-5.4.2-PR-8 Mantenimiento del parque
automotor y MA-GA-5.4.2-PR-9 Mantenimiento de
bienes muebles y Equipos.
Anexo A: Convenciones del diagrama de flujo
Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento
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Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
ELABORACIÓN
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REVISIÓN
Nombre:
Nombre:
Cargo: Profesional Universitario, Coordinador de
Mantenimiento
Fecha: 10-04-2015
REVISIÓN
Responsable Subproceso
Cargo: Profesional Especializado, Jefe División
Administrativa y de Servicios
Fecha: 03-09-2015
APROBACIÓN
Nombre:
Responsable Proceso
Cargo: Vicerrector (a) Administrativo(a)
Fecha: DD-MM.AA
Rector
Fecha: 04-09-2015
Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
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Anexo A: Convenciones del diagrama de flujo
SIMBOLO
Inicio
SIGNIFICADO
Identifica el inicio del proceso.
Representa la preparación de un documento en original.
Representa la preparación de un documento que se
elabora en original y varias copias.
Representa la toma de decisiones.
Representa una operación.
Conector de páginas.
Conector interno. Permite conectar actividades o
formatos con otras actividades dentro del Flujograma.
Indica el sentido de la información. Las flechas se
utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello
se representa el recorrido de la información entre las
diferentes actividades o dependencias.
Fin
Representa el final del procedimiento/proceso.
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
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Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento
Mantenimiento preventivo de bienes muebles, inmuebles y equipos
PROFESIONALES UNIVERSITARIOS
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
ORDENADOR DEL GASTO
SUPERVISOR
TECNICOS OPERATIVOS
TECNICOS ADMINISTRATIVOS
Registra las actividades de mantenimiento realiz adas, en el
sistema help desk
Registra las actividades de mantenimiento realiz adas, en el sistema
help desk
TRABAJADORES OFICIALES
INICIO
Elabora el programa de mantenimiento preventivo de bienes
muebles, inmuebles y equipos
Programa de
mantenimiento
Verifica el cronograma de mantenimiento
¿ El mantenimiento se puede realizar con personal
interno?
NO
Elabora la justificación, estudio de necesidad, el presupuesto y
oficio de remisión
Oficio de remisión
Just if icación
Presupuesto
SI
¿Es Mantenimiento de bienes inmuebles?
SI
NO
Requiere viabilidad técnica y diseños
Diseños
Viabilidad tecnica
Verifica y refrenda la documentación requerida para el trámite
de la contratación
Autoriza el proceso de contratación con la solicitud del
certificado de disponibilidad presupuestal
Realiza procedimiento de contratación
Notifica la asignación de la supervisión en la ejecución del
contrato
Recibe la notificación de supervisión
Ejecuta el mantenimiento y la contratación
Registra las actividades de mantenimiento realizadas, en el
sistema help desk
Asigna órdenes de trabajo al personal técnico y operativo de
acuerdo a los bienes muebles, inmuebles y equipos
Realiza seguimiento a las actividades generadas y ejecutadas
del mantenimiento interno
Realiza seguimiento a las actividades generadas y
ejecutadas del mantenimiento interno
Informa al usuario del bien que el mismo ya está disponible
para su uso
FIN
Registra las actividades de mantenimiento realiz adas, en el sistema
help desk
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
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Mantenimiento correctivo de bienes muebles e inmuebles y equipos
JEFE DE LA DEPENDENCIA Y/O USUARIO DEL BIEN
RESPONSABLE SISTEMA HELP DESK
PROFESIONALES UNIVERSITARIOS
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
RESPONSABLE DEL BIEN
RESPONSABLE ÁREA DE TRANSPORTE
ORDENADOR DEL GASTO
SUPERVISOR
INICIO
Realiza solicitud de mantenimiento correctivo
Solicitud de
mantenimiento
correctivo
Registra en el sistema Help Desk la solicitud de arreglo del
equipo o del bien mueble e inmueble
Visita en el sitio los bienes muebles, inmuebles y equipos
Hace un diagnóstico preliminar
¿Requiere movilizar el bien?
SI
Solicita servicio de transporte
Diligencia formato solicitud de mantenimiento correctivo.PAGA-5-FOR-12 Control de Salida y Entrada de Equipos y/o
Elementos
NO
¿La reparación la puede realizar personal
interno?
PA-GA-5-FOR-12 Control de
Salida y Entrada de Equipos y/
o Elementos
Verifica disponibilidad de transporte
NO
Elabora la justificación, estudio de necesidad, el
presupuesto y oficio de remisión para las actividades del
mantenimiento correctivo de bienes muebles, inmuebles y
equipos
1
Oficio de remisión
Justificación
NO
Presupuesto
¿El mAntenimiento es de Obras?
SI
SI
Adjunta viabilidad técnica y diseños
Diseños
Viabilidad tecnica
Verifica y refrenda la documentación requerida para el trámite
de la contratación
Autoriza el proceso de contratación con la solicitud del
certificado de disponibilidad presupuestal
Realiza procedimiento de contratación
Notifica la asignación de la supervisión en la ejecución del
contrato
¿El mantenimiento es mayor a 30 días?
SI
NO
Informa al Área de Adquisiciones e Inventarios
Ejecuta el mantenimiento
A
Recibe la notificación de supervisión
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
TÉCNICOS OPERATIVOS, ADMINISTRATIVOS Y TRABAJADORES
OFICIALES
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
JEFE DE LA DEPENDENCIA Y/O USUARIO DEL BIEN
RESPONSABLE SISTEMA HELP DESK
Versión: 0
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
PROFESIONALES UNIVERSITARIOS
Fecha de actualización:04-09-2015
RESPONSABLE DEL BIEN
RESPONSABLE ÁREA DE TRANSPORTE
ORDENADOR DEL GASTO
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SUPERVISOR
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
TÉCNICOS OPERATIVOS, ADMINISTRATIVOS Y TRABAJADORES
OFICIALES
A
Registra las actividades de mantenimiento realizadas, en el
sistema Help Desk.
Registra las actividades de mantenimiento realizadas, en el sistema Help Desk
¿El equipo puede ser reparado?
NO
Da concepto tecnico y solicita la baja del elemento en el Area
de adquisiciones e inventarios
SI
Recomienda renovación de equipos con especificaciones
técnicas, de acuerdo a la tecnología actual
Relaciona las partes de los equipos que puedan ser reutilizadas
Informa al Área de Adquisiciones e Inventarios del recibo a
satisfacción del mantenimiento reportado y puesta en
funcionamiento de los equipos
Informa al Área de Adquisiciones e Inventarios la
repotencialización o mejoramiento, el aumento de vida útil y el
avalúo del bien
Realiza Conciliación trimestral de información de bienes en
mantenimiento y dados de baja con la información de Área de
Mantenimiento y el Área de Adquisiciones e Inventarios
Verifica Informe
1
FIN
Elabora informe de ejecución de actividades de mantenimiento
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
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Mantenimiento de Equipos Biomédicos
INGENI ERO BI OMÉDICO
PROFESIONALES UNI VERSI TARIOS, TÉCNICO OPERATIVO,
CONTRATISTA
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Realiza seguimient o a las actividades generadas y
ejecutadas del mantenimiento interno y controla los
procesos de contratación
Verifica
Contratos, ordenes de suminist ro,
ordenes de servicioSist ema Help Desk
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
TÉCNICO ADMINISTRATI VO DEL ÁREA DE EQUIPO S,
MONITORES, CONTRATISTAS,
AUXI LIARES DE SERVI CI OS DE MANTENIMI ENTO,
TÉCNICOS OPERATI VOS
ORDENADOR DEL GASTO
SUPERVISO R
INICIO
Verifica un inventario total de los equipos biomédicos
pertenecientes a la institución
Implementa las hojas de vida de los equipos nuevos y los que no
est án involucrados en el proceso
Elabora el cronograma de mantenimiento
Cronograma de mant enimiento
Elabora Prot ocolos de mantenimiento
Prot ocolos de mantenimiento
Regist ra las actividades de mantenimiento y los responsables
de acuerdo a los protocolos establecidos
Determina si la reparación la realiza personal interno o
ext erno, teniendo en cuent a el diagnóstico y las actividades a
realizar
Informa al Área de Adquisiciones e I nventarios, si el t iempo
del mant enimiento es mayor a 30 dí as
Realiza un est udio de los precios del mercado
¿El mantenimiento lo puede realizar personal
interno?
NO
Elabora la just if icación, est udio de necesidad, presupuest o y
of icio de remisión
Oficio de remisión
Just if icación
Presupuesto
SI
Est udio de necesidad
¿Es Mantenimiento de bienes inmuebles?
NO
SI
Requiere viabilidad técnica y diseños
Diseños
Viabilidad tecnica
Verifica y refrenda la document ación requerida para el trámite
de la cont ratación
Autoriza el proceso de contratación con la solicitud del
certificado de disponibilidad presupuestal
Realiza procedimient o de cont ratación
Not if ica la asignación de la supervisión en la ejecución del
contrato
Ejecut a el cronograma de mantenimient o de los equipos
biomédicos
Ejecuta el mantenimiento y la cont ratación
Documenta las actividades que se realizan en la ejecución del
mantenimiento preventivo y o correctivo en las hojas de vida de
cada equipo
¿El equipo puede ser reparado?
NO
Da concepto tecnico y solicita la baja del elemento en el Area de
adquisiciones e invent arios
SI
Recomienda renovación de equipos con especificaciones
técnicas, de acuerdo a la t ecnología actual
Relaciona las partes de los equipos que puedan ser reutilizadas
Informa al Área de Adquisiciones e I nventarios del recibo a
sat isf acción del mantenimiento reportado y puesta en
funcionamiento de los equipos
Informa al Área de Adquisiciones e I nventarios la potencialización
o mejoramient o, el aumento de vida útil y el avalúo del bien
Realiza Conciliación trimest ral de información de bienes en
mantenimiento y dados de baja ent re la información de Área
de Mantenimiento y el Área de Adquisiciones e Inventarios
Verifica conciliación
Elabora informe de ejecución de act ividades de
mantenimiento
Informe de ejecución
act ividades de
mantenimiento
Verifica informe
FIN
Recibe notificación de supervisión
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
Versión: 0
Fecha de actualización:04-09-2015
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Aseo y Jardinería
PROFESION AL UN IVERSITARIO
TÉCNICO ADMINISTRATIVO
(COORDINADOR ÁREA DE ASEO Y JARDINERÍA)
PROFESION AL ESPECIALIZADO
ORDEN ADOR DEL GASTO
SUPERVISOR
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
INICIO
Estudia necesidades de personal de aseo y
jardinería, realiza solicitud de contratación
Solicitud de
contratación
Realiza un estudio de los precios del mercado
cuando se requieren realizar presupuestos
Elabora la justificación, estudio de necesidad,
presupuesto y oficio de remisión
Justificación
Estudio de
necesidad
Presupuesto
Oficio remisorio
Verifica y refrenda la documentación requerida
para el trámite de la contratación
Autoriza el proceso de contratación con la solicitud
del certificado de disponibilidad presupuestal
Realiza procedimiento de contratación
Notifica la asignación de la supervisión en la
ejecución del contrato
Recibe notificación de supervisión
Ejecuta el contrato de aseo y jardinería
Elabora programación y distribución del personal de
aseo y jardinería (planta y empresa externa)
Asigna áreas de trabajo al personal sobre el servicio
de aseo y jardinería a realizar mediante oficio
Da VoBo al Oficio de notificación
Oficio de notificación
Realiza solicitud de implementos de aseo y jardinería
al Área de Adquisiciones e Inventarios, para el
personal de planta
Firma el formato de solicitud de bienes
PA-GA-5.4.5-FOR-1
Solicitud de bienes
Recibe implementos de aseo
Programa las actividades de aseo y/o jardinería
Realiza inspección a las áreas de trabajo con el fin
de verificar la calidad del servicio
Realiza clasificación primaria del material orgánico
y reciclable
A
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
(Encargado de Ruta Limpia)
División Administrativa y de Servicios
Mantenimiento de bienes muebles, inmuebles y equipos
Código:PA-GA-5.4-PR-18
TÉCNICO ADMINISTRATIVO
(COORDINADOR ÁREA DE ASEO Y JARDINERÍA)
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Versión: 0
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Fecha de actualización:04-09-2015
ORDENADOR DEL GASTO
SUPERVISOR
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AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
(Encargado de Ruta Limpia)
AUXILIAR DE MANTENIMIENTO
A
Elabora programación de recolección de reciclaje en
las facultades y diferentes áreas y residuos orgánicos
de las cafeterías
Realiza el recorrido de ruta sanitaria de acuerdo a la
programación en el carro asignado especialmente
para esta actividad
¿El material recogido es de reciclaje?
NO
Lleva el material orgánico a la finca La Rejoya para
elaboración de compostaje
1
Minuta de vigilancia de
la finca
SI
Lleva el material a la División Administrativa y de
Servciios
Realiza control del material reciclado (en kilogramos)
en cada área de la universidad
PA-GA-5.4-FOR-9 Control
material reciclado en
kilogramos
Realiza selección del material de reciclaje recogido,
empaca según el tipo, pesa y guarda en bodega
Lleva y entrega el material de reciclaje recogido y
chatarra, en el depósito autorizado, en compañía del
Técnico Administrativo
Entrega Documento de recibo de material reciclable
en la Vicerrectoría Administrativa para expedición de
factura universitaria (SQUID)
Entrega en el depósito la factura universitaria, para la
respectiva consignación
1
Elabora relación mensual de material reciclado y
envía a la Oficina de Planeación y Desarrollo
Institucional
Informe mensual
FIN
Documento de recibo de
material reciclable