manual organización y funciones

Mantiene
Cooperativa Nacional de Servicios Múltiples
de Servidores Judiciales, Inc.
(COOPNASEJU)
MANUAL
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SANTO DOMINGO
MAYO, 2014
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Contenido
Contenido ............................................................................................................................ 2
1. ASPECTOS GENERALES .................................................................................... 4
1.1 La Cooperativa ................................................................................................. 4
1.2 Marco Legal ...................................................................................................... 4
1.3 Otras Disposiciones Legales ....................................................................... 4
1.4 Modificación y Aprobación del Manual ................................................... 5
1.4.1 Proceso de Modificación y Aprobación del Manual ...................... 5
1.4.2 Control de Modificación y Aprobación del Manual ...................... 5
1.4.3 Distribución, Guarda y Custodia del Manual ............................... 6
2. OBJETIVOS DEL MANUAL ................................................................................ 7
2.1 Objetivos del Manual..................................................................................... 7
3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .................................................................. 8
3.1 Desarrollo de la Estructura de la Cooperativa ..................................... 8
3.2 Preparación de Descripción de Puestos .................................................. 8
3.3 Organigrama .................................................................................................... 8
3.4 Líneas de Autoridad....................................................................................... 9
3.5 Grado de Supervisión.................................................................................. 10
4. ORGANIGRAMA GENERAL .............................................................................. 11
5. ORGANISMOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL ................................ 12
5.1 Asamblea General de Delegados ............................................................. 12
5.2 Consejo de Administración ....................................................................... 13
5.3 Comité de Vigilancia .................................................................................... 15
5.4 Comité de Crédito ......................................................................................... 16
5.5 Comisión de Educación .............................................................................. 16
5.6 Comité de Disciplina ................................................................................... 17
5.7 Distrito Cooperativo ..................................................................................... 17
5.8 Comité Ejecutivo ........................................................................................... 18
5.9 Auditoría Externa ......................................................................................... 18
5.10 Asesoría Externa ........................................................................................... 19
5.11 Auditoría Interna ........................................................................................... 21
6. ORGANIGRAMA Y DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS ........................... 26
6.1 Gerencia General .......................................................................................... 26
6.1.1 Secretaria ................................................................................................. 30
6.1.2 Mercadeo y Asistencia Social ............................................................ 33
6.1.3 Legal .......................................................................................................... 34
6.2 Departamento de Operaciones ................................................................. 39
6.2.1 Auxiliar de Operaciones ...................................................................... 43
6.2.2 Atención a Socio .................................................................................... 47
6.2.3 Captación ................................................................................................. 50
6.2.4 Crédito ...................................................................................................... 54
6.3 Departamento Financiero .......................................................................... 57
6.3.1 Contabilidad ........................................................................................... 62
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6.3.2 Auxiliar de Contabilidad ..................................................................... 66
6.3.3 Caja ............................................................................................................ 69
6.4 Departamento Administrativo .................................................................. 73
6.4.1 Servicios Generales .............................................................................. 76
6.4.2 Archivo ...................................................................................................... 79
6.4.3 Chofer........................................................................................................ 82
6.4.4 Mensajero ................................................................................................ 84
6.4.5 Conserje ................................................................................................... 86
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
1.
ASPECTOS GENERALES
1.1
La Cooperativa
La Cooperativa de Servicios Múltiples de Servidores Judiciales, Inc.
(COOPNASEJU) fue incorporada en el año 2005 mediante el Decreto No. 574-05
del Poder Ejecutivo, e inicio sus operaciones en el año 2006, nace con la
finalidad de fomentar el ahorro entre sus asociados y conceder facilidades de
financiamiento. También, ofrecer apoyo de orientación y capacitación social y
económico, es una cooperativa cerrada, sus empleados y el personal del Poder
Judicial son los permitidos como socios de la misma.
La dirección con la visión de que la Cooperativa se desarrolle con el objeto de
ampliar sus actividades internas de manera uniforme, estandarizada y eficiente,
en esta nueva etapa está iniciando el proceso de institucionalización con el
diseño del manual de organización y funciones que tiene como propósito
describir la estructura de funciones y departamentos de la Cooperativas, así
como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada directivo y personal
de la Sociedad.
La Cooperativa legalmente regida por las disposiciones de la Ley No. 127 sobre
Asociaciones Cooperativas, publicada en la gaceta oficial No. 8826 del 26 de
enero del 1964 y su Reglamento No. 623-86 sobre el funcionamiento de las
cooperativa s organizadas en la República Dominicana.
Sus operaciones son supervisadas y controladas por el Instituto de Desarrollo y
Crédito Cooperativa (IDECOOP), creado en base a la Ley 31 del 25 de octubre
del año 1963, según Gaceta No. 8803, del 6 de Noviembre del 1963 y tiene
como función promover, educar, tecnificar y fiscalizar el Movimiento
Cooperativo a nivel nacional.
1.2
Marco Legal
a. Ley no. 127/64 sobre Sociedades Cooperativas y su Reglamento.
b. Ley no. 31/63 que crea el Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo
c. Decreto no. 1498/71 autoriza a todas las Cooperativas públicas y privadas
para hacer los descuentos por nómina a favor de las cooperativas que así lo
soliciten.
1.3
Otras Disposiciones Legales
a. Ley No. 87-01 Sistema Dominicano de Seguridad Social
b. Ley 11-92 Código Tributario
c. Ley 16-92 Código de Trabajo
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1.4
Modificación y Aprobación del Manual
El Manual de Organización y Funciones debe ser revisado y actualizado por lo
menos una vez al año, de acuerdo al desarrollo de la Cooperativa y del
IDECOOP. Dichas modificaciones serán aprobadas por el Consejo de
Administración.
1.4.1 Proceso de Modificación y Aprobación del Manual
a. El Manual sólo podrá ser modificado por la Gerencia General, con la previa
autorización del Consejo de Administración.
b. Las modificaciones serán propuestas por la Gerencia General y/o Consejo
de Administración en dos momentos básicos.
i.
ii.
Cuando sea identificada la necesidad.
Cuando sea sugerida por el Consejo de Administración y/o la
Gerencia General.
c. La propuesta será presentada en un documento en el que se expongan los
motivos y necesidades del cambio, incluyendo claramente las razones de la
modificación.
d. La propuesta de modificación, la presentará la Gerencia General al Consejo
de Administración para su conocimiento y aprobación.
e. En caso de ser aprobada, su aplicación será al siguiente día hábil a la
resolución tomada al respecto por el Consejo de Administración.
f. La Gerencia General será la responsable de emitir el nuevo documento y
enviará a los responsables de operar con el Manual, la modificación
correspondiente, vía comunicación por escrito mencionando a que parte del
Manual sustituye o complementa, las modificaciones realizadas.
1.4.2 Control de Modificación y Aprobación del Manual
La Gerencia General llevará un control donde anotará las modificaciones
considerando los siguientes puntos:
a.
b.
c.
d.
Fecha de solicitud de modificación.
Nombre de la persona que solicitó la modificación.
Breve comentario que motivo la modificación.
Fecha en que se solicitó la modificación para su aprobación al Consejo de
Administración.
e. Fecha en la que el Consejo aprobó la modificación.
f. Fecha en la que entró en vigencia la modificación.
g. Mención de la parte del manual que sustituye y/o complementa.
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1.4.3 Distribución, Guarda y Custodia del Manual
1. El contenido de este Manual es confidencial y es de uso exclusivo de
COOPNASEJU y no podrá ser fotocopiado en ningún tipo de medio
impreso, electrónico, visual o audible sin el permiso escrito del Consejo de
Administración.
2. La custodia y guarda del Manual será responsabilidad de cada persona
que lo utilice en el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades, y
persona al que se le asigne, y estará bajo su cuidado y responsabilidad
para ser usado en los momentos en que sea requerido.
3. La Gerencia General como responsable de la custodia del Manual utilizará
su criterio para dar a conocer el contenido tanto a personal interno como
externo.
4. Se entregará un ejemplar y sus modificaciones a:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Miembros del Consejo de Administración
Miembros del Consejo de Vigilancia
Miembros del Comité de Crédito
Miembros de la Comisión de Educación
Miembros del Comité de Disciplina
Gerencia General
Persona que lo utilizará para el desarrollo de sus actividades
Las autoridades que lo requieran.
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2.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El Manual de Organización y Funciones es un documento institucional cuyo
propósito es, describir la estructura departamental y funciones de
COOPNASEJU, así como las tareas específicas y la autoridad asignada a cada
miembro de la Cooperativa.
2.1
Objetivos del Manual
a. Presentar una visión de conjunto de la Cooperativa.
b. Dar un orden sistemático de las funciones que se desempeñan en
COOPNASEJU.
c. Precisar las funciones encomendadas a cada puesto de trabajo, para
establecer responsabilidades, evitar duplicidad de funciones y detectar
omisiones.
d. Mostrar la coordinación que existe entre los diferentes cargos que integran
la Cooperativa.
e. Coadyuvar a la ejecución correcta de los deberes y responsabilidades
encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
f. Facilitar el reclutamiento y selección de personal y orientar al personal de
nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las distintas unidades
administrativas.
g. Evitar la repetición de instrucciones para economizar tiempo y esfuerzo en el
desarrollo del trabajo.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
3.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
3.1
Desarrollo de la Estructura de la Cooperativa
En base a la información obtenida en el proceso de entrevistas, análisis del
Estatuto Social y la Ley que la regula, se procedió a desarrollar la estructura
organizacional, la cual identifica las líneas de autoridad y responsabilidad de
cada unidad de trabajo.
La estructura de organización concebida contempla a nivel administrativo y
operativo una Gerencia General, con tres (3) departamentos, uno financiero,
uno administrativo y otro de operaciones. También, una unidad de mercadeo y
asistencia social. Este nivel ejecutivo permitirá una delimitación de funciones
por áreas, imprescindibles para la funcionalidad de la Cooperativa, así como
para viabilizar su desarrollo futuro.
3.2
Preparación de Descripción de Puestos
Las descripciones de los puestos de trabajos preparados, indican las funciones
fundamentales de cada posición, así como los canales de comunicación
pertinentes a cada puesto según se establece en los organigramas
departamentales. Las descripciones de puestos desarrolladas son el producto
del análisis de la información obtenida a través del proceso de entrevistas con
los ocupantes de las diferentes posiciones y con el análisis y sugerencias de
funcionarios.
3.3
Organigrama
El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa
interna de la Cooperativa, define visualmente el agrupamiento de funciones y
posiciones, el área de control de cada función y las relaciones básicas de
autoridad;
como consecuencia, es preciso
que se maneje como una
herramienta dinámica actualizada y de acuerdo a la configuración del
momento.
El organigrama debe ser conocido por los directivos, funcionarios y demás
empleados hasta el nivel más bajo de la Cooperativa, de modo que todos
conozcan cuales son las líneas de autoridad y sus deberes y responsabilidades.
Las líneas del organigrama ilustran en forma gráfica las relaciones de autoridad
y dependencia de cada uno de los puestos de trabajo. Estas líneas deberán ser
respetadas.
Las líneas de relaciones de trabajo entre las diferentes unidades operativas no
se muestran gráficamente en los organigramas, ya que éstas siempre deben
existir y de hecho atraviesan las líneas de autoridad para que el trabajo pueda
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ser realizado de una manera más ágil, eficiente, y productivo para el logro de
los objetivos de la Cooperativa.
No debe existir ningún obstáculo, que no permita a un superior trabajar
directamente con personal de otras unidades operativas cuando sea necesario.
Sin embargo, cuando esto suceda deberá mantenerse informado a los
superiores cuya línea de autoridad vaya a ser cruzada, acerca de aquellos
asuntos por los cuales se puede hacer responsable al superior, aquellos
asuntos que puedan causar problemas entre las unidades de organización y los
que involucren desviaciones a las políticas establecidas en la Cooperativa.
3.4
Líneas de Autoridad
El establecimiento y seguimiento de las líneas de autoridad, es determinante
para el funcionamiento orgánico de la Cooperativa. Cada empleado debe tener
un solo superior inmediato a nivel jerárquico a quien acudir para orientación y
para referir asuntos que requieren decisiones a niveles más altos.
Las líneas de autoridad deberán seguirse en forma estricta, para garantizar
decisiones compatibles con las metas y políticas trazadas por el nivel directivo
de la Cooperativa.
El seguir las líneas de autoridad en forma estricta, no persigue entorpecer el
flujo de información. La comunicación entre las distintas unidades operativas y
administrativas es indispensable para el buen funcionamiento de la Cooperativa
como un sistema.
La rigidez de las líneas de autoridad debe ser contemplada sólo para el proceso
de toma de decisiones y la fijación de responsabilidades.
Como regla general, el empleado deberá referir a su superior inmediato aquellas
situaciones para las cuales no está autorizado a decidir; al hacerle el
planteamiento de la situación, el empleado deberá presentarle posibles
soluciones al problema.
En los casos en que el empleado no esté de acuerdo con la decisión tomada por
su superior inmediato, este puede plantear el asunto a niveles superiores,
previa notificación de que va a ejercer este derecho a su superior inmediato.
Estas medidas no sólo estimularán la creatividad y el desarrollo del personal,
sino que proveerán un marco de autoridad que permitirá coordinar y supervisar
adecuadamente las distintas unidades operativas, sin despertar sospechas ni
intrigas.
Estas medidas ayudarán también, a establecer y propagar de una manera
uniforme, las políticas y guías que deberán ser seguidas en el funcionamiento
de la Cooperativa.
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3.5
Grado de Supervisión
Cualquier nivel ejecutivo o de supervisión de la Cooperativa, podrá actuar con
el grado adecuado de efectividad si a éstos se les asignan un número limitado
de subordinados. Este número de personal a ser supervisados y dirigidos
dependen de varios factores, tales como:
a.
b.
c.
d.
Los conocimientos y destrezas del personal
El grado de delegación de autoridad
La claridad de los planes, políticas y procedimientos
La efectividad en la comunicación
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4.
ORGANIGRAMA GENERAL
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Consejo de Administración
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5.
ORGANISMOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL1
La dirección, administración y control de la Cooperativa está a cargo de:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
5.1
Asamblea General de Delegados;
Consejo de Administración;
Consejo de Vigilancia;
Comité de Crédito;
Comité de Educación
Comité de Disciplina; y
Distrito Cooperativo
Comité Ejecutivo
Asamblea General de Delegados
La Asamblea General de Delegados es el organismo superior y sus acuerdos
obligan a todos los asociados presentes y ausentes, siempre que los mismos se
hubieren tomado de conformidad con el Estatuto Social y la Ley 127/64 sobre
Asociaciones Cooperativas.
Será nulo todo acuerdo tomado en Asamblea que, contraviniendo las sanas
prácticas financieras o las condiciones prevalecientes en el mercado, que tenga
como propósito provocar un deterioro en la condición financiera de la
Cooperativa. Igualmente, será nulo todo acuerdo tomado en Asamblea que
contravenga los Estatutos Sociales, el marco legal que regula la Cooperativa y
las disposiciones secundarias aplicables.
El régimen de asamblea es el siguiente:
a. Serán ordinarias o extraordinarias
La Asamblea General Ordinaria de Delegados se reunirá una vez al año, dentro
de los primeros tres (3) meses siguientes al cierre del ejercicio social de la
Cooperativa, y estará integrada por los delegados escogidos por los socios que
estuviesen calificados, a la fecha del cierre.
Dentro de las facultades que le confieren los Estatutos Sociales, la Ley 127/64
y su Reglamento, están:
a. Designar y remover con motivos justificados, a los miembros del Consejo
de Administración, Consejo de Vigilancia, Comité de Crédito, Comité de
Disciplina y Comité de Educación.
1
Estatutos Sociales
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Consejo de Administración
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b. Responsabilizar a los miembros de los consejos y de los comités a efecto
de requerir la aplicación de las sanciones en que incurran, o imponer las
que sean de su competencia.
c. Aprobar la distribución de los excedentes, incluyendo la fijación de los
intereses sobre los certificados de aportaciones.
d. Conocer y aprobar el presupuesto anual sometido por el Consejo de
Administración.
e. Conocer y aprobar los informes anuales presentados por los órganos de
dirección central.
f. Aprobar la separación de asociados en los casos de apelación de los
asuntos previstos en el párrafo del artículo 7 de los estatutos.
g. Aplicación de sanciones disciplinarias a los asociados, según el
reglamento.
h. Nombramiento y remoción con motivo justificado de los miembros del
Consejo de Administración, del Consejo de Vigilancia, del Comité de
Crédito y comisiones de los comités especiales.
Son atribuciones de las asambleas extraordinarias:
a. Modificación de los estatutos.
b. Disolución de la Sociedad.
c. Fusión de la Cooperativa con otras sociedades de igual finalidad.
d. Afiliación y desafiliación de una federación.
e. Emisión de bonos o contratación de préstamos para la cooperativa en
exceso del 50% del capital pagado.
5.2
Consejo de Administración
El Consejo de Administración es el órgano ejecutivo de la Asamblea General de
Delegado, y tendrá la representación de la sociedad, y podrá elegir entre los
socios o personas no asociadas a uno o más Gerentes con las facultades y
poderes que les asigne para realizar los fines de la Cooperativa.
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Gerencia General
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Consejo de Administración
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Dentro de las atribuciones estatutarias, están:
a. Recomendar a la Asamblea General de Delegados la distribución de los
excedentes y pagos de los intereses sobre los certificados de aportaciones y
ahorros.
b. Presentar a la Asamblea General de Delegados, las memorias del año
finalizado, así como los estados financieros.
c. Reglamentar las inversiones en valores de la Cooperativa.
d. Designar el (los) banco(s) en que se depositarán los valores de la
Cooperativa.
e. Fijar junto con del Comité de Crédito, las normas para los préstamos:
montos, plazos, interés, y naturaleza de las garantías.
f. Elegir los comités de educación, préstamos en mora y otros.
g. Crear y suprimir plazas en la nómina y escala de sueldos para los
empleados.
h. Decidir sobre admisión, exclusión o renuncia de los socios y sobre el
traspaso y/o devolución de certificados de aportaciones.
i.
Contratar servicios técnicos y económicos con organismos nacionales e
internacionales para el logro de los fines y propósitos de la Cooperativa.
j.
Delegar poderes especiales a la Gerencia General.
k. Velar para que se lleve un sistema de contabilidad ordenado y que se
mantenga al día.
l.
Preparar plan de trabajo y presupuesto anual.
m. Determinar el monto o naturaleza de las fianzas que deben prestar los
funcionarios y empleados que custodien o manejen fondos.
n. En general, asumir las funciones de reglamentación de los servicios de la
Cooperativa y ejercer todas aquellas que le correspondan como órgano
ejecutivo de los negocios que estén adscritos a otros organismos.
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Gerencia General
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Consejo de Administración
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5.3
Comité de Vigilancia
El Consejo de Vigilancia ejercerá la supervisión de todas las actividades de la
sociedad y tendrá derecho de veto, con el objeto de que el Consejo de
Administración reconsidere las resoluciones vetadas. El derecho de veto debe
ejercerse ante el Presidente del Consejo de Administración, dentro de las 48
horas de haber recibido el de Vigilancia la notificación de los acuerdos de aquél,
la cual debe ser transmitida por el Secretario del Consejo de Administración al
Presidente del Consejo de Vigilancia dentro de las 48 horas de aprobada. El
Consejo de Administración podrá ejecutar su decisión bajo su responsabilidad,
pero la siguiente Asamblea General de Delegados estudiará el conflicto y
resolverá en definitiva.
Además de los deberes que puedan asignarle los estatutos de la Cooperativa, el
Consejo de Vigilancia cumplirá con los siguientes:
a. Examinar trimestralmente los libros, documentos, balances y verificar el
estado de caja de la sociedad.
b. Presentar a la Asamblea General un informe de las actividades ejercidas
durante el período en que él haya actuado.
c. Denunciar los errores o violaciones que se hayan cometido, sugiriendo las
medidas que tiendan a impedir esas circunstancias.
d. Convocar extraordinariamente la Asamblea General de Delegados, cuando a
su juicio se justifique esa medida.
En la supervisión de las operaciones de la Cooperativa debe realizar las
siguientes actividades:
a. Revisar el cumplimiento a las disposiciones legales, a los Estatutos Sociales
y a las normativas internas.
b. Realizar arqueos a los diferentes fondos de caja de la Cooperativa.
c. Evaluar las operaciones de la cartera de crédito.
d. Revisar las conciliaciones bancarias.
e. Analizar los estados financieros.
f. Supervisar los procesos contables.
g. Revisar los cheques emitidos.
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CIFCOOP
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Gerencia General
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Consejo de Administración
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h. Revisar las compras de Propiedades, Muebles y Equipos.
i.
Analizar los contratos realizados sobre servicios.
j.
Evaluar el presupuesto y los planes de trabajo.
k. Revisar los intereses ganados y los pagados.
5.4
Comité de Crédito
El Comité de Crédito será solidariamente responsable con el Consejo de
Administración y con el Consejo de Vigilancia, de la buena marcha de la
sociedad. Participa junto con el Consejo de Administración, en el diseño y
formulación de las políticas de crédito.
Será el árbitro de todas las solicitudes de préstamos y créditos de los socios,
con excepción de aquellos casos de consejeros o miembros del mismo Comité
que solicitan préstamos en exceso a sus aportaciones de capital. En estos
casos, las solicitudes deberán ser aprobadas por una mayoría simple del
Consejo de Administración, con el Consejo de Vigilancia y con el Comité de
Crédito en reunión conjunta y el acuerdo figurará en el libro de actas del
primero.
Atribuciones.- Son atribuciones del Comité de Crédito
a) Proponer a la Gerencia General las metodologías y condiciones para el
otorgamiento de créditos, en especial las relacionadas con los topes para
aprobación, la documentación y requisitos exigidos para el estudio de los
mismos, la cobranza de los créditos vencidos, y los montos máximos que
deben concederse a deudores individuales.
b) Analizar el riesgo y la calidad de los créditos otorgados conforme a dichas
metodologías y el impacto de su diseño en esta calidad, para a partir de ello,
proponer los cambios necesarios.
c) Analizar junto con la Gerencia General y las áreas involucradas en proceso
crediticio, la efectividad de los procesos implementados y adecuado
cumplimiento por el personal que debe llevarlos a cabo.
5.5
Comisión de Educación
Es la responsable de coordinar, planificar, organizar y controlar todas las
actividades relacionadas con la educación de los socios, directivos y empleados
de la Cooperativa.
Entre sus funciones están:
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Gerencia General
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Consejo de Administración
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a. Organizar y coordinar con el Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo
(IDECOOP) y otras instituciones programas de capacitación cooperativa.
b. Promover otras actividades educativas de interés tanto para los socios como
para la comunidad donde la Cooperativa se encuentra establecida.
c. Elaborar y desarrollar un plan de trabajo.
d. Presentar un informe anual al Consejo de Administración dando cuenta de
las labores realizadas y la forma en que se utilizaron los fondos.
5.6
Comité de Disciplina
Dentro de las atribuciones del Comité de Disciplina, están:
a. Pedir la suspensión, al Consejo de Administración o la expulsión a la
Asamblea General de Delegados según el caso, del ejercicio de sus derechos
a los asociados, por causa de demora en el cumplimiento de sus
obligaciones y de infracción a los Estatutos, a la ley sobre Asociaciones
Cooperativas o a su reglamento y por otras causas, de conformidad con el
párrafo del artículo 7 de los estatutos.
b. Proponer a la Asamblea General de Delegados, la separación o expulsión de
un miembro del Consejo de Administración, Consejo de Vigilancia y Comité
de Crédito que haya cometido una violación de tal gravedad que conlleve
una sanción, de conformidad con los reglamentos.
c. Conocer de cualquier otra atribución que le asignen los reglamentos y el
Estatuto.
5.7
Distrito Cooperativo
Los distritos cooperativos estarán bajo el control de la Asamblea Distrital de
Socios y el Consejo Distrital
La Asamblea Distrital de Socios es la máxima autoridad de la Cooperativa a
nivel distrital. Entre sus atribuciones están:
a.
Conocer los informes de las actividades realizadas por los órganos de
dirección distritales.
b.
Elegir los delegados que lo harán de representar en la Asamblea General
de Delegados ordinaria o extraordinaria.
c.
Elegir entre los socios con integrantes del Consejo Distrital.
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Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
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d.
Conocer los asuntos y jurisdicciones locales. Dichos asuntos deberán ser
incluidos en la agenda de la asamblea distrital y deberá darse a conocer
a los socios con diez (10) días de anticipación a la celebración de la
asamblea.
El Consejo Distrital es el órgano de dirección distrital y tienen entre sus
atribuciones, las siguientes:
a.
Dirigir todas las actividades administrativas, educativas y socio
culturales del mismo y cumplirá y hará cumplir las disposiciones de los
Estatutos Sociales, del Consejo de Administración Central.
b.
Nombrar todas las comisiones que estime conveniente, en las cuales
delegará funciones; dichas comisiones deberán rendir informe
correspondiente de todas sus actividades a dicho consejo.
5.8
Comité Ejecutivo
El Comité Ejecutivo es nombrado por el Consejo de Administración, delegará
funciones específicas y establecerá sus normas de funcionamiento, además de
un reglamento interno para el mismo.
El Comité Ejecutivo dará cuenta de todas sus gestiones y actuaciones
Ejecutivas en cada reunión del Consejo de Administración poniendo a
disposición de éste copias de las actas de toda reunión que celebre.
5.9
Auditoría Externa
Objetivo: Examinar y evaluar los documentos, operaciones, registros y Estados
Financieros de la Cooperativa, para determinar si estos reflejan razonablemente
su situación financiera y los resultados de sus operaciones. La evaluación debe
realizarse de acuerdo con normas de auditorías generalmente aceptadas para el
tipo de Cooperativa y expresar una opinión sobre la situación financiera a una
fecha determinada y sobre los resultados operativos y flujo de efectivo por un
período específico que normal será de un año.
Funciones a Desarrollar:
a. Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar el plan de
trabajo a desarrollar en la Cooperativa.
b. Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad
de los procesos, funciones y sistemas utilizados en la Cooperativa.
c. Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.
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Gerencia General
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Consejo de Administración
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d. Los hallazgos y evidencias incorporarlos a los papeles de trabajo.
e. Investigar y analizar en forma selectiva las operaciones de:





Procedimientos y sistemas
Controles internos de las operaciones
Sistema de contabilidad
Evaluación de informes de auditoría interna
Evaluación de los controles y procedimientos de contabilidad gerencial
f. Diseñar y preparar los reportes de avance e informes finales de auditoría.
g. Emitir informe
Administración.
de
sugerencias
y
recomendaciones
al
Consejo
de
h. Asistir a las asambleas anuales correspondientes que marca la Ley 127.
i.
Asesorar permanentemente a la organización en aspectos administrativos y
operativos.
5.10 Asesoría Externa
Será designado por el Consejo de Administración con la asistencia de la
Gerencia General, las personas designadas deberán tener conocimiento y
experiencia en materia financiera, crediticia y del marco legal, el Consejo de
Administración le asignará las facultades para desarrollar sus funciones.
OBJETIVO
a. Apoyar a los órganos de dirección para establecer políticas generales que
evalúen y aporten al mejoramiento continuo de las operaciones de la
Cooperativa.
b. Incentivar y motivar a los distintos actores del proceso administrativo.
c. Dar orientación y colaborar en la detección de las necesidades y en la
definición de estrategias de operación de la Cooperativa.
d. Asistir a la Gerencia General en el desarrollo de sus funciones.
FACULTADES
1. Asesorar a los órganos de gobierno de la Cooperativa para fijar los
lineamientos de operación que conduzcan a un buen desempeño de la
Cooperativa en su conjunto.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
2. Apoyar en proyectos o programas que impulsen el desarrollo y la
capitalización de la organización.
3. Colaborar en la búsqueda de fuentes de financiamiento que permita a la
Cooperativa cumplir con su objetivo estratégico.
4. Colaborar y asesorar en la gestión administrativa de COOPNASEJU.
5. Asesorar y contribuir en el mejoramiento de las normativas internas.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
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5.11 Auditoría Interna
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Vigilancia
Auditoría Interna
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Auditoría Interna
Área
:
Consejo de Vigilancia
Informa A
:
Consejo de Vigilancia
Propósito General de Puesto
Esta posición depende del Consejo de Vigilancia. Bajo supervisión general, es
responsable de efectuar los trabajos de revisión, verificación y comprobación de
los registros contables y de las operaciones realizadas por la Cooperativa,
además velar por el cumplimiento de las políticas trazadas por el Consejo de
Administración y por la legislación cooperativa. También debe brindar soporte a
los Auditores Externos y a los técnicos del IDECOOP.
Tiene libre acceso a todos los libros, archivos, informes, ejecutivos y/o
empleados de la Cooperativa para revisar cualquier asunto pertinente a la
realización de la auditoría interna y cualquier otra investigación especial que se
le solicite.
Este funcionario debe ser una persona altamente respetuosa y discreta, tanto a
lo interno como lo externo, pues maneja información privilegiada dentro de la
Cooperativa.
Relaciones
Internas:
Dirección General, Gerencia General, departamentos y
personal en general.
Externas:
Auditores externos, técnicos
instituciones relacionadas.
del
IDECOOP
y
otras
Deberes y Responsabilidades
1. Implementar y actualizar el Manual de Auditoría de acuerdo a los
lineamentos, políticas y normas establecidas por el Consejo de
Administración.
2. Elaborar el plan anual de auditoría conjuntamente con el Consejo de
Vigilancia, por actividades a desarrollar en cada área que incluirá como
mínimo, áreas sujetas a revisión, cronograma y personal a cargo de la
Cooperativa.
3. Evaluar y participar en la calificación de activos de riesgo.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
4. Velar por el cumplimiento de las resoluciones del Consejo de Administración
y la Asamblea General de Delegados y por las disposiciones del IDECOOP.
5. Verificar el control sobre los activos de la Cooperativa y sugerir medidas de
control que puedan asegurar la conservación y la utilización efectiva de los
mismos.
6. Vigilar el adecuado funcionamiento de los sistemas de control interno,
mediante la validación de la aplicación estricta de la normatividad
establecida y la gestión de riesgo y la implantación de las recomendaciones
contenidas en los informes de auditoría externa y en las observaciones de
los técnicos del IDECOOP.
7. Evaluar todos los procedimientos operacionales establecidos para verificar
su cumplimiento y detectar debilidades en el control interno, debiendo
recomendar las medidas necesarias para corregir las violaciones a los
procedimientos establecidos.
8. Verificar la información contable proporcionada por los sistemas de
información vigentes, a fin de comprobar su veracidad y confiabilidad.
9. Mantener libre acceso a todos los archivos, informes, funcionarios y/o
personal de la Cooperativa para revisar cualquier asunto pertinente a la
realización de la auditoría interna.
10. Asistir en la revisión de los sistemas y procedimientos operacionales de la
Cooperativa.
11. Preparar informes mensuales sobre los estados financieros de la Cooperativa
y cualquier análisis a requerimiento.
12. Revisar y verificar el adecuado manejo de las diferentes cuentas bancarias, a
fin de certificar los bancos y personal autorizado, así como los movimientos
y gastos autorizados.
13. Verificar que se cumplan las políticas establecidas para el otorgamiento de
crédito, vigilando que se apliquen las normas y reglamentos estrictamente,
revisando físicamente los expedientes de los socios, a fin de ratificar que
estos estén debidamente autorizados y en las condiciones establecidas en la
fecha del otorgamiento y que contengan la documentación necesaria para
garantizar la recuperación de los recursos prestados, en el plazo establecido
contractualmente.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
14. Verificar que los recursos otorgados se están recuperando de acuerdo al
plazo otorgado, la tasa de interés y el mecanismo de información sobre la
cobranza a las clientas.
15. Confirmar que la cartera vencida está contabilizada de acuerdo a las
políticas establecidas. Verificando que se estén creando las reservas de
acuerdo a lo establecido en la Ley 127/64 o de acuerdo al riesgo presentado
por la cartera y a la antigüedad de los saldos.
16. Verificar que los créditos reestructurados se realizaron de acuerdo a las
políticas establecidas y que se contabilizaron correctamente.
17. Certificar que las adquisiciones de bienes y servicios se realicen de acuerdo
a las políticas establecidas, que éstas tengan las características
establecidas, que el precio esté relacionado con el del mercado y que la
calidad sea óptima.
18. Verificar que los sistemas de información de crédito, operen correctamente y
con seguridad a fin de asegurar que se cuente con los respaldos necesarios
en lo que a información se refiere y que los responsables de manejar datos
electrónicos, estén
debidamente
registrados
y
tengan
absoluta
confidencialidad en lo que se refiere a claves de acceso a los diferentes
sistemas.
19. Hacer arqueos sorpresivos al efectivo en existencia en caja y en los
diferentes fondos reponibles.
20. Elaborar los informes y discutirlos con los responsables de las áreas; en
cada una de la revisiones realizadas, conteniendo la información obtenida
así como el nombre y la firma de los funcionarios y empleados involucrados
en el área auditada
21. Certificar que se sigan las políticas y procedimientos establecidos para la
selección, contratación y capacitación del personal contratado, con el fin de
asegurar que se cumplan los perfiles establecidos para cada puesto y se esté
seguro que cuenta con los recursos humanos que se requiere para cada
puesto de trabajo.
22. Verificar que la información generada, esté correcta y puntualmente
elaborada por cada una de las áreas y que estas utilicen los medios
establecidos de acuerdo a la normatividad y a los tiempos establecidos.
23. Verificar que el sistema de información esté funcionando debidamente y que
los usuarios utilizan los medios necesarios para cumplir con sus labores de
manera oportuna y puntual.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
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24. Examinar el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos y políticas,
así como, las metas de corto, mediano y largo plazo, establecidas por el
Consejo de Administración. Para estos fines, las directrices deben ser
claramente establecidas, con la existencia de un sistema de información
confiable e indicadores, que permitan conocer oportunamente las
desviaciones y tomar oportunamente las decisiones requeridas.
25. Evaluar en forma permanente, el funcionamiento del sistema de control
interno para el logro de los objetivos en las siguientes categorías:
i.
ii.
iii.
iv.
Efectividad y eficiencia en las operaciones
Control de riesgos financieros, operativos y administrativos
Confiabilidad en las informaciones financieras
Cumplimiento de las disposiciones legales y normativas internas
26. Evaluar el control del sistema de software para los usuarios, así como las
asignaciones de claves.
27. Ejecutar otras actividades relacionadas con su cargo o a requerimiento de
su superior inmediato, el Consejo de Vigilancia.
Perfil del Puesto
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Grado a nivel universitario en contabilidad y auditoría.
Conocimientos precisos de la organización, sistemas y procedimientos.
Experiencia mínima de tres (3) años en labores similares.
Habilidad para expresar ideas claras en forma verbal y escrita.
Conocimientos del marco legal del sistema cooperativo.
Conocimientos de las normas y reglamentos que rigen la Cooperativa.
Medidas de Desempeño
a.
b.
c.
d.
e.
Revisiones al proceso de crédito.
Revisiones a los expedientes de créditos.
Evaluación de cartera.
Fortalecimiento controles internos.
Evaluaciones de la aplicación de los manuales de normas, políticas y
procedimientos.
f. Evaluación operativa de todas las operaciones realizadas por la Cooperativa
g. Informes periódicos sobre los trabajos realizados.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
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6.
ORGANIGRAMA Y DESCRIPCIÓN DE LOS PUESTOS
6.1
Gerencia General
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Gerencia General
Área
:
Gerencia General
Informa A
:
Consejo de Administración
Supervisa A
:
Departamento de Operaciones
Departamento Financiero
Departamento Administrativo
Mercadeo y Bienestar Social
Secretaria
Propósito General del Puesto
El responsable de la Gerencia General, es designado por el Consejo de
Administración, quien asignará las facultades y le otorgará poderes de los que
estará investido para el ejercicio de sus funciones. Es la responsable de la
administración y control del desarrollo de las operaciones, las actividades y del
sistema de control interno. Es el representante legal de la Sociedad.
Relaciones
Internas
Mantiene relaciones con los órganos de administración y
control, los comités, los distritos cooperativos, oficinas del
Poder Judicial y con los departamentos.
Externas
Sostiene relaciones con asesorías externa, auditoría
externa, instituciones públicas y privadas, y con
cooperativas en materia de negocios, con órganos de
integración y con el IDECOOP.
Deberes y Responsabilidades
Además de las facultades otorgadas por el Estatuto Social, tiene las siguientes:
1. Asistir, con voz pero sin voto, a las sesiones del Consejo de Administración y
con voz y voto a los Comités de la Cooperativa.
2. Ejecutar las políticas establecidas por el Consejo de Administración,
actuando en todo momento con apego a los Estatutos y a la normatividad
aplicable a la Cooperativa.
3. Preparar y proponer el plan de trabajo y el presupuesto anual al Consejo de
Administración; ejecutarlos debidamente una vez aprobados por este.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
4. Proponer al Consejo de Administración, los manuales operativos,
administrativos y de control interno necesarios para el buen funcionamiento
de la Cooperativa y el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
5. Preparar un informe mensual al Consejo de Administración sobre la
ejecución presupuestaria y de la situación financiera de la Cooperativa.
6. Presentar al Consejo de Administración, para su aprobación, los estados
financieros mensuales de la Cooperativa.
7. Tener la representación legal de la Cooperativa y en otros actos que
determine el Consejo de Administración.
8. Supervisar continuamente los indicadores económicos y financieros que
pudieran afectar la posición financiera de la Cooperativa, así como
supervisar de forma continua las condiciones de financiamiento a corto y
largo plazo para el control de la disponibilidad.
9. Administrar las actividades diarias de la Cooperativa, asegurándose que los
deberes y responsabilidades de los diferentes puestos de trabajo estén
funcionando eficientemente y de acuerdo a los objetivos establecidos.
10. Investigar los métodos y enfoques necesarios para reducir los gastos
operativos consistentes con el mantenimiento de la calidad de los servicios
brindado a los socios (as).
11. Mantener informado al Consejo de Administración en todo lo concerniente a
la cartera de crédito y servicios, sus inversiones, la contabilidad e informes
financieros, presupuesto y procesamiento de datos, entre otros.
12. Ejecutar los acuerdos y demás disposiciones del Consejo de Administración
13. Realizar otras actividades de acuerdo a su posición o a requerimiento del
Consejo de Administración.
Perfil del Puesto
a. Nivel académico universitario preferiblemente en las ramas de
administración, contabilidad o economía.
b. Experiencia de más de tres (3) años en actividades similares.
c. Buenas relaciones inter-personales.
d. Capacidad para establecer canales adecuados de comunicación y buena
expresión oral y escrita.
e. Personalidad ejecutiva, don de mando y capacidad de promover, el
desarrollo del la Cooperativa y mantener la imagen de la misma.
f. Experiencia en la administración de recursos humanos y financieros.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Medidas de Desempeño
a.
b.
c.
d.
e.
Presentación mensual de los estados financieros e indicadores de gestión.
Preparación y ejecución del presupuesto y plan operativo anual.
Desarrollo del plan estratégico.
Actualización de los manuales operativos y administrativos.
Definición y diseño de los lineamientos de control interno para el manejo
prudente de la Cooperativa.
f. Presentación de informes periódicos sobre la situación de la cartera de
crédito.
g. Administrar eficientemente los activos y pasivos de la Cooperativa.
h. Administración recursos humanos.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.1.1 Secretaria
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia
General
Secretaria
`
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Secretaria
Área
:
Gerencia General
Informa A
:
Gerente General
Propósito General Del Puesto
Bajo supervisión periódica desarrolla actividades de la Gerencia General y en
coordinación con esta, de los órganos de administración y control de la
Cooperativa.
Relaciones
Internas
Mantiene relaciones con los directivos y el personal de la
Cooperativa.
Externas
Mantiene relaciones de coordinación con los organismos,
fiscales, de control y supervisión gubernamental
Deberes y Responsabilidades
1. Asistir a la Gerencia General y a los directos de los organismos de
administración y control para cumplir con sus responsabilidades y el plan
de trabajo diseñado.
2. Organizar y llevar el control de las actividades a desarrollar por la Gerencia
General y los órganos de dirección.
3. Contribuir en la elaboración, desarrollo y evaluación de los programas y
proyectos a ponerse en ejecución a nivel de los distritos cooperativos.
4. Recibir y enviar comunicaciones. Hacer y recibir llamadas para la Gerencia
General y los directivos.
5. Coordinar, organizar y ejecutar con los dirigentes distritales a nivel nacional,
los planes, programas y proyectos aprobados por el Consejo de
Administración.
6. Mantener organizado el archivo de toda la documentación utilizada por la
Gerencia General y los organismos de dirección.
7. Convocar a los miembros de los diferentes organismos de dirección, a las
diferentes actividades planificadas y/o invitados por otras instituciones.
9. Coordinar y supervisar la logística para el desarrollo de las actividades de la
Gerencia General y los organismos de dirección.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
10. Preparar toda la documentación hacer utilizada por la Gerencia General y
los directivos en sus diferentes actividades laborales.
11. Llevar y mantener actualizada la agenda de la Gerencia General y los
órganos de dirección.
12. Mantener la coordinación con los diferentes encargados de los
departamentos para el desarrollo efectivo de las actividades de la Gerencia
General con los mismos.
13. Darle seguimiento a las convocatorias de la Gerencia General y los órganos
de dirección para la celebración de cualquier tipo de actividad programada
por estos.
14. Coordinar las actividades de la Gerencia General y los órganos de dirección,
con la dirección y/o personal del Poder Judicial.
15. Llevar el control de las convocatorias y actividades desarrolladas en las
asambleas distritales.
16. Realizar otras actividades relacionadas con su posición y/o a requerimiento
de la Gerencia General.
Perfil del Puesto
a.
b.
c.
d.
Experiencia en labores secretariales.
Buenas relaciones humanas.
Conocimiento de las actividades que desarrolla las Cooperativa.
Habilidad para expresarse oralmente.
Medidas de Desempeño
a.
b.
c.
d.
e.
Informaciones oportunas.
Calidad en el trabajo realizado.
Organización actividades, documentación relacionadas con los trabajos.
Comunicación eficiente con los directivos.
Puntualidad en las actividades programadas y desarrolladas.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.1.2 Mercadeo y Asistencia Social
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Mercadeo
y Asistencia Social
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.1.3 Legal
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Legal
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Legal
Área
:
Gerencia General
Informa A
:
Gerente General
Propósito General Del Puesto
Relaciones
Internas
Mantiene relaciones de coordinación con los órganos de
dirección y control y con la Gerencia General.
Externas
Mantiene relaciones de gestión con las instituciones
relacionadas con las disposiciones legales relacionadas con
la Cooperativa y sus servicios.
Propósito General del Puesto
Bajo dirección general es responsable de planificar, coordinar, dirigir y
supervisar todas las actividades de carácter legal relacionadas con las
operaciones de la Cooperativa, como son: otorgamiento de préstamos, gestión
de cobros vía legal, representación de la Cooperativa frente a los tribunales u
otros organismos públicos y privados.
Deberes y Responsabilidades
1. Planificar, coordinar, dirigir y supervisar todas las actividades de carácter
legal relacionadas con las operaciones de la Cooperativa.
2. Asistir a los directivos y a la Gerencia General en todos los asuntos de índole
legal relacionados con las operaciones de la Cooperativa.
3. Actuar en representación de la Cooperativa ante cualquier acción legal.
4. Recibir los expedientes de préstamos ex socios para comenzar las acciones
legales necesarias, a fin de recuperar los valores prestados.
5. Estudiar y emitir opinión sobre los documentos que requieran examen legal.
6. Participar en calidad de asesor legal en todas las operaciones y actividades
de la Cooperativa, a fin de preparar y regularizar la documentación
concerniente a la misma.
7. Intervenir en la preparación y regularización de la documentación legal que
se requiera para los préstamos otorgados.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
8. Preparar informe bimensual de índole legal sobre las actividades realizadas
en su gestión.
9. Mantener informado al Consejo de Administración y a la Gerencia General
sobre la gestión de cobranza de los préstamos en su poder y las
probabilidades de recuperación de estos.
10. Realizar otras actividades relacionadas con su posición y/o a requerimiento
de la Gerencia General.
Perfil del Puesto
e.
f.
g.
h.
i.
Grado universitario en Derecho.
Experiencia de dos (2) años en labores similares.
Buenas relaciones humanas.
Conocimiento de las actividades que desarrolla las Cooperativa y de su
marco legal.
Habilidad para expresarse oral y escrito.
Medidas de Desempeño
f.
g.
h.
i.
j.
k.
Informaciones oportunas.
Calidad en el trabajo realizado.
Organización actividades, documentación relacionadas con los trabajos.
Comunicación eficiente con los directivos.
Puntualidad en las actividades programadas y desarrolladas.
Recuperación de préstamos.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Mercadeo y Asistencia Social
Área
:
Gerencia General
Informa A
:
Gerente General
Propósito General Del Puesto
Realizar actividades para determinar las necesidades de los socios para
desarrollar productos y servicios para satisfacer sus necesidades. Promocionar
la imagen institucional acuerdo a los planes estratégicos y establecer las
políticas de comunicación a nivel interno y externo, así como evaluar la gestión
en el cumplimiento sobre la asistencia social tendente a solucionar diferentes
tipos de problemas de los socios.
Relaciones
Internas
Mantiene relaciones de coordinación con los diferentes
departamentos y los socios de la Cooperativa.
Externas
Mantiene relaciones de gestión con los medios de
comunicación, con los proveedores y con los organismos de
integración.
Deberes y Responsabilidades
1. Elaborar con tiempo, las oportunidades de nuevos negocios y el desarrollo
de nuevos productos de acuerdo a las necesidades de los socios, para la
toma oportuna de decisiones de la Gerencia General y la dirección.
2. Diseñar políticas de comunicación interna y externa relacionados con la
difusión de la imagen de la Cooperativa, con el visto bueno de la Gerencia
General y aprobación del Consejo de Administración.
3. Investigar para mejorar los procesos de cómo están llegando los servicios y
los productos a los socios.
4. Desarrollar y mantener actualizada la página WEB de la Cooperativa.
5. En coordinación con la Gerencia General, planificar el material promocional
de las actividades, servicios y productos de la Cooperativa.
6. En coordinación con los distritos cooperativos, distribuir el material
promocional de la COOPNASEJU.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
7. En coordinación con la Gerencia General y el Departamento Financiero,
preparar el presupuesto anual para la ejecución de las actividades mercadeo
y de asistencia social.
8. Realizar la ejecución presupuestaria de los gastos asignados en el
presupuesto, e informar a la Gerencia General sobre la gestión.
9. Mejorar la comunicación con todos los socios.
10. Fortalecer la imagen de la Cooperativa.
11. Dar seguimiento al uso de los recursos en las actividades sobre asistencia
social.
12. Hacer informe a la Gerencia General sobre las actividades desarrolladas
relacionadas con la asistencia social.
13. Conocer, analizar y sugerir ayuda para el apoyo a los socios que requieran
asistencia de la cooperativa a través de los recursos disponibles para la
asistencia social.
14. Desarrollar planes tendentes a mejorar la calidad de vida de los socios y la
comunidad a través de programas educativos, de salud, entre otros.
15. Asistir a los socios que presenten situaciones difíciles en su familia y
necesiten apoyo para posibles soluciones.
16. Desarrollar otras tareas relacionadas con su posición o a requerimiento de
la Gerencia General.
Perfil del Puesto
a. Grado universitario en mercadeo, publicidad, relaciones
(preferiblemente).
b. Experiencia de dos (2) años en labores similares.
c. Conocimiento del sector cooperativo.
d. Conocimiento de las actividades y productos de la Cooperativa.
e. Facilidad para expresar ideas escritas y oral.
f. Buenas relaciones humanas.
públicas
Medidas de Desempeño
a.
b.
c.
d.
Programa de mercadeo y asistencia social.
Informes sobre la gestión realizada.
Ejecución presupuestaria mensual.
Difusión de los servicios y productos.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.2
Departamento de Operaciones
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Departamento
de Operaciones
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Departamento de Operaciones
Área
:
Operaciones
Informa A
:
Gerente General
Supervisa A
:
Auxiliar de Operaciones
Atención al Socio
Captación
Crédito
Propósito General del Puesto
Coordinar, controlar y administrar las labores de organización, dirección y
control de la gestión crediticia, de captación de recursos, analizando el
desarrollo de las operaciones e identificando las necesidades internas y
externas de las mismas en coordinación con la Gerencia General.
Relaciones
Internas
Mantiene relaciones de coordinación con los encargados de
los demás departamentos. ,
Externas
Mantiene relaciones de coordinación con auditores
externos, con las instituciones del Poder Judicial, con
abogados con cobranza judicial, con los socios y con el
público en general.
Deberes y Responsabilidades
1.
Supervisar en forma directa, la evaluación, colocación y recuperación de
los recursos colocados en calidad de créditos, canalizando los
requerimientos y necesidades y administrando los recursos para llevar en
forma eficiente la gestión operativa.
2.
Administrar y controlar todo el proceso de captación de recursos en las
diferentes modalidades de ahorro.
3.
Llevar el control de las cuentas de ahorros y depósitos a plazo fijo para el
correcto proceso de las operaciones de captación.
4.
Revisar y proponer normativas que garanticen la correcta aplicación del
proceso crediticio para garantizar la calidad de la cartera de crédito.
5.
Planificar con la Gerencia General, las operaciones de colocación y
captación de recursos.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.
Mejorar el servicio de crédito, evaluando y proponiendo la factibilidad de
implementar nuevos productos de crédito a través del análisis de los
requerimientos de los socios.
7.
Analizar con la Gerencia General, los productos de ahorros que
contribuyan con el hábito de ahorros de los socios y ponerlos en
ejecución con los instrumentos y herramientas necesarias para el
desarrollo de un servicio efectivo y eficiente.
8.
Dar seguimiento a la recuperación de los valores prestados, mediante
mecanismos de control eficientes para un cobro oportuno.
9.
Participar con la Gerencia General y el Departamento Financiero en la
planificación y elaboración de presupuesto operativo del Departamento.
10.
Aplicar y dar seguimiento a las observaciones del Consejo de Vigilancia,
Auditoría Interna, Auditoría Externa y a los informes del IDECOOP.
11.
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en el Manual de
Políticas de Crédito, y en las normativas de captación de recursos,
aprobadas por el Consejo de Administración.
12.
Diseñar programas
responsabilidad.
13.
Revisar y analizar los reportes estadísticos sobre la cartera de crédito en
cuanto a: colocación de recursos, recuperación, morosidad y otros
aspectos que considere necesarios para la evaluación de la gestión del
proceso crediticio.
14.
Elaborar un informe mensual para la Gerencia General sobre la gestión
realizada por el Departamento en cuanto a la cartera de crédito y la
captación de valores.
15.
Realizar evaluaciones de desempeño, del personal bajo su
responsabilidad de acuerdo a la programación preparada por el
Departamento Administrativo.
16.
Revisar y evaluar mensualmente con el Departamento Financiero, los
saldos que presenten: la cartera de crédito, los depósitos de ahorros, los
depósitos a plazo fijo, las aportaciones y la cartera en riesgo.
17.
Administrar el capital
responsabilidad.
Preparado por:
CIFCOOP
de
capacitación
humano,
Revisado por:
Gerencia General
para
financiero
el
y
personal
material
bajo
bajo
Aprobado por:
Consejo de Administración
su
su
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
18.
En coordinación con el Departamento Financiero, coordinar las
actividades relacionadas con el sistema de información para mejorar los
procesos operativos relacionados con el Departamento.
19.
Dar seguimiento a los cobros realizados mediante mecanismos de control
eficientes.
20.
Aplicar y dar seguimiento a las observaciones de Auditoría Interna,
Auditoría Externa y las recomendaciones del IDECOOP.
21.
Analizar los reportes estadísticos emitidos por el sistema, sobre
otorgamiento de crédito, recuperación, morosidad y otros que considere
necesarios para la evaluación de la gestión de gestión del Departamento.
22.
Desarrollar otras actividades relacionadas
requerimiento de la Gerencia General.
con
su
puesto
o
a
Perfil de Puesto
a. Grado académico universitarios, preferiblemente
contabilidad, economía. Administración o afines.
b. Experiencia de dos (2) años en labores similares.
c. Conocimiento de crédito y ahorro.
d. Facilidad de análisis.
e. Facilidad para expresar ideas escritas y oral.
en
las
ramas
Medidas de Desempeño
a.
b.
c.
d.
e.
Informe mensual a la Gerencia General.
Administración y Control Cartera de Crédito y las captaciones.
Calidad de la cartera de crédito.
Aplicación de las políticas del proceso de crédito y de captación.
Administración personal bajo su responsabilidad.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
de
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.2.1 Auxiliar de Operaciones
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Departamento
de Operaciones
Auxiliar
de Operaciones
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Auxiliar de Operaciones
Área
:
Operaciones
Informa A
:
Encargado Departamento de Operaciones
Propósito General del Puesto
Bajo supervisión directa realizar los trabajos relacionados con las operaciones
de los socios tales como: préstamos, ahorros, aportaciones a través de las
nóminas de las instituciones judiciales.
Relaciones
Internas
De coordinación con todos los departamentos.
Externas
De coordinación con las instituciones donde laboran los
socios de la Cooperativa.
Deberes y Responsabilidades
1. Brindar atención personalizada a los socios (as), vía telefónica y/o por
Internet relacionada con las operaciones de la Cooperativa.
2. Recibir las solicitudes de crédito de los socios.
3. Analizar y revisar la información de las solicitudes de crédito para asegurar
que las mismas son correctas.
4. Informar a los socios sobre las solicitudes de créditos que no contienen
todas las informaciones o que las mismas presentan errores.
5. Registrar las solicitudes de crédito en el sistema de información.
6. Preparar relación de las solicitudes aceptadas como buenas y válidas para
fines de análisis.
7. Enviar las solicitudes registras en el sistema a los analistas de crédito, para
su análisis y envío al nivel de decisión correspondiente.
8. Preparación mensual de la nómina para los descuentos a los socios de las
operaciones de crédito, ahorros y aportaciones.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
9. Aplicación de la nómina en el sistema de acuerdo a los montos y al tipo de
cuenta.
10. Confirmar con el Departamento Financiero la aplicación correcta de los
valores.
11. Preparar mensualmente una relación con las solicitudes
aprobadas y rechazadas para fines de datos estadísticos.
recibidas,
12. Atender los reclamos de los socios relacionados con sus operaciones.
13. Solicitar a través de su superior inmediato, las disponibilidades de recursos,
para el conocimiento de las solicitudes de crédito.
14. Recibir de Servicio al Socio y analizar, las órdenes de compra para enviarlas
al encargado del Departamento de Operaciones para su conocimiento y
decisión.
15. Llevar control por establecimiento de las órdenes de compra para asegurar
la ejecución de la operación.
16. Conciliar mensualmente la cartera de crédito con el saldo presentado en
contabilidad.
17. Diariamente, revisar la cuenta corriente con el banco para conocer sobre
depósitos realizados por los socios y que deben ser acreditados en sus
respectivas cuentas.
18. Analizar mensualmente con contabilidad, los depósitos en banco no
aplicados para proceder al respecto.
19. Mantener archivado y organizado los expedientes de crédito que faciliten su
análisis y evaluaciones en el futuro.
20. Atender y resolver los problemas que se presenten los socios con respectos a
los créditos otorgados o a las solicitudes presentadas, en coordinación con el
encargado del Departamento de Operaciones.
21. Recibir las comunicaciones de los socios solicitando reestructuración del
crédito para ser sometida al nivel de decisión correspondiente vía el
Departamento de Operaciones.
22. Cancelar y entregar los pagarés de los créditos cancelados y estampar el
sello de “CANCELADO”.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
23. Trabajar conjuntamente con el encargado del Departamento de Operaciones,
los préstamos que presentan problemas de morosidad.
24. Apoyar al auditor interno y al Consejo de Vigilancia en la entrega oportuna
de las informaciones solicitadas para cumplir con el plan de trabajo de
estos.
25. Mantener el control de los descuentos realizados a los socios.
26. Prepara en el sistema, la documentación legal del crédito antes de su
desembolso.
27. Desarrollar otras actividades relacionadas con su posición o a requerimiento
del encargado del Departamento de Operaciones.
Requisitos Mínimos
a.
b.
c.
d.
e.
Nivel académico universitario (preferiblemente).
Buenas relaciones humanas.
Experiencia mínima de seis (6) meses en actividades similares.
Conocimiento de las actividades que desarrolla las Cooperativa.
Habilidad para expresarse oralmente.
Medidas de Desempeño
a.
b.
c.
d.
Informaciones oportunas.
Calidad y oportunidad en el trabajo realizado.
Control eficiente de la documentación.
Comunicación efectiva con los socios (as).
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.2.2 Atención a Socio
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Departamento
de Operaciones
Atención
al Socio
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Atención al Socio
Área
:
Operaciones
Informa A
:
Encargado Departamento de Operaciones
Propósito General del Puesto
Bajo supervisión periódica realiza actividades con los socios (as) relacionadas
con préstamos, aportaciones, cuentas de ahorros, depósitos a plazo,
operaciones de caja, realizar actividades secretariales, etc.
Relaciones
Internas
Mantiene relaciones de coordinaciones con las áreas
administrativas.
Externas
Mantiene de coordinación con las instituciones a las que
pertenecen los socios.
Deberes y Responsabilidad
1. Dar trato personalizado, amable y con atención a todos los socios y personas
que visiten la Cooperativa.
2. Aperturar cuentas de ahorros, depósitos a plazo, aportaciones a los socios.
3. Informar a los socios sobre todos los servicios ofrecidos por la Cooperativa.
4. Emitir libretas de ahorros a los socios.
5. Recibir y hacer llamadas a los socios (as) con relación a las cuentas que
posee en la Cooperativa.
6. Recibir y enviar comunicaciones.
7. Entregar los volantes de promoción sobre productos, servicios y actividades
a desarrollar por la Cooperativa.
8. Entregar cheques a los beneficiarios.
9. Preparar carta de orden para la adquisición de bienes de los socios.
10. Ayudar a los socios en lo que soliciten dentro de sus deberes y
responsabilidades.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
11. Recibir y realizar llamadas, tomar mensajes, recibir o despachar
correspondencias, recortar periódicos y publicaciones de interés de la
Cooperativa y de los negocios financieros en general.
12. Llevar el manejo del fondo de Caja Chica.
13. Realizar las labores relacionadas con su posición y a requerimiento del
superior inmediato.
Requisitos Mínimos
a.
b.
c.
d.
Estudios comerciales y/o secretariales.
Buenas relaciones humanas.
Conocimiento de las actividades que desarrolla las Cooperativa.
Habilidad para expresarse oralmente.
Medidas de Desempeño
a.
b.
c.
d.
e.
Informaciones oportunas.
Calidad en el trabajo realizado.
Control eficiente del efectivo.
Comunicación eficiente con los socios (as).
Buen servicio a los socios (as).
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.2.3 Captación
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Departamento
de Operaciones
Captación
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Captación
Área
:
Operaciones
Informa A
:
Encargado Departamento de Operaciones
Propósito General del Puesto
Bajo supervisión directa realizar los trabajos relacionados con las operaciones
de captación de ahorros y aportaciones de los socios, así como su
administración y control.
Relaciones
Internas
De coordinación con todos los departamentos.
Externas
De coordinación con las instituciones donde laboran los
socios de la Cooperativa.
Deberes y Responsabilidades
1. Asegurar la captación de recursos de los socios en las modalidades de
ahorros, depósitos a plazo fijo y aportaciones.
2. Promover productos y servicios de ahorros en base de datos del personal
existente en las instituciones judiciales.
3. Coordinar con el encargado del Departamento de Operaciones, los planes a
desarrollar para captar recursos para el financiamiento de las operaciones
de la Cooperativa.
4. Mantener el control de la documentación utilizada en las modalidades de
depósitos que tengan los socios.
5. Conciliar mensualmente con contabilidad los saldos de las cuentas de
ahorros, depósitos a plazo fijo y aportaciones.
6. Mantener bajo su custodia, los originales de los depósitos a plazo fijo dados
en garantía (pignorado).
7. Evaluar el funcionamiento del sistema de información y los procesos
contables automatizados en los productos de captación, informando al
Departamento Financiero los posibles problemas observados.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
8. Verificar y confirmar mensualmente que los intereses pagados por los
depósitos ahorros de los socios, están de acuerdo a las políticas
establecidas, a los montos y a la tasa de interés pagada.
9. Proponer modificaciones a las políticas y procesos de captación, así como la
creación de nuevos productos, basado en la identificación de necesidades de
los socios.
10. Atender los reclamos de los socios a través de Atención al Socio.
11. Preparar mensualmente un informe al encargado del Departamento de
Operaciones sobre los movimientos de los depósitos de ahorros y las
aportaciones.
12. Solicitar la cancelación de depósitos
Departamento de Operaciones.
de
ahorros
al encargado del
13. Solicitar al Consejo de Administración vía el Departamento de Operaciones y
la Gerencia General, el pago de las aportaciones por retiro de los socios.
14. Verificar la preparación de la documentación de los depósitos de ahorros
para fines de firma y autorización del personal responsable.
15. Mantener un archivo separado de los depósitos a plazo fijo vigentes,
cancelados y pignorados.
16. Identificar los depósitos a plazo fijo cancelados con el sello que indique
“CANCELADO”, tanto en el documento original como en las copias y
mantenerlos archivados separadamente.
17. Asistir en la preparación de la promoción y propaganda para la captación de
depósitos a los socios.
18. Participar en actividades de promoción de los servicios y productos de la
Cooperativa, con la finalidad de captar recursos de los socios.
19. Mantener informado al encargado del Departamento de Operaciones sobre
los diferentes tipos de tasas pasivas y su evolución en la Cooperativa y en el
sector.
20. Apoyar al auditor interno, al Consejo de Vigilancia, los técnicos del
IDECOOP y loa auditores externos, en la entrega oportuna de las
informaciones solicitadas para cumplir con el plan de trabajo.
21. Realizar otras actividades relacionadas con su puesto o a requerimiento de
su superior inmediato.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Requisitos Mínimos
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Nivel académico universitario (preferiblemente).
Buenas relaciones humanas.
Experiencia mínima de seis (6) meses en actividades similares.
Conocimiento de las actividades que desarrolla las Cooperativa.
Habilidad para expresarse oralmente.
Buenas relaciones humanas.
Medidas de Desempeño
a.
b.
c.
d.
Informaciones oportunas.
Calidad y oportunidad en el trabajo realizado.
Control eficiente de la documentación.
Comunicación efectiva con los socios (as).
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.2.4 Crédito
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Departamento
de Operaciones
Crédito
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Crédito
Área
:
Operaciones
Informa A
:
Encargado Departamento de Operaciones
Propósito General del Puesto
Bajo supervisión directa desarrolla actividades relacionadas con el análisis y
evaluación de las solicitudes de crédito para fines de otorgamiento de los
recursos de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos por el Consejo
de Administración.
Relaciones
Internas
De coordinación con todos los departamentos.
Externas
De coordinación con las instituciones donde laboran los
socios de la Cooperativa.
Deberes y Responsabilidades
1. Recibir las solicitudes de crédito de la Asistente de Operaciones para fines
de análisis y evaluación de las mismas.
2. Verificar que las solicitudes están preparadas en todas sus partes y de
manera correcta.
3. Analizar la capacidad de pago del socio y sus valores en la Cooperativa.
4. Verificar con el Departamento Financiero a través del Departamento de
Operaciones, la disponibilidad de recursos para el conocimiento de las
solicitudes de crédito.
5. Imprimir una relación con las solicitudes analizadas para la remisión al
nivel de decisión correspondiente.
6. Remitir las solicitudes analizadas al encargado del Departamento de
Operaciones para su verificación y envío al nivel de decisión
correspondiente.
7. Mantener control de las solicitudes conocidas y analizadas para fines
estadísticos.
8. Analizar las órdenes de compra con los mismos criterios, procedimientos y
políticas establecidas para estos servicios.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
9. Asegurar que el conocimiento de las solicitudes están de acuerdo con las
políticas y procedimientos aprobados por el Consejo de Administración.
10. Garantizar la aplicación del proceso de crédito para el análisis y evaluación
de las solicitudes de crédito y las órdenes de compra.
11. Devolver al encargado del Departamento de Operaciones, las solicitudes que
de acuerdo a su análisis no califican, para ser remitidas al Comité de
Crédito para su conocimiento y decisión final.
12. Aprobar en el sistema, las solicitudes conocidas, analizadas y evaluadas
para fines de conocimiento del Comité de Crédito normal o el Comité de
Crédito ampliado.
13. Devolver a la Asistente de Operaciones las solicitudes que le falte algún tipo
de información para que sea completada con el socio.
14. Desarrollar otras tareas relacionadas con su cargo o a requerimiento de su
superior inmediato.
Perfil del Puesto
a.
b.
c.
d.
e.
Nivel académico universitario (preferiblemente).
Buenas relaciones humanas.
Experiencia mínima de seis (6) meses en actividades similares.
Conocimiento de las actividades que desarrolla las Cooperativa.
Habilidad para expresarse oralmente.
Medidas de Desempeño
a.
b.
c.
d.
Informaciones oportunas.
Calidad y oportunidad en el trabajo realizado.
Control eficiente de la documentación.
Comunicación efectiva con los socios (as).
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.3
Departamento Financiero
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Departamento
Financiero
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Departamento Financiero
Área
:
Financiera
Informa A
:
Gerente General
Supervisa A
:
Contabilidad
Auxiliar de Contabilidad
Cajeros
Propósito General del Puesto
Relaciones
Internas
Mantiene relaciones de coordinación con la Gerencia
General, los encargados de los demás departamentos y el
responsable del sistema de información.
Externas
Mantiene relaciones de coordinación con los bancos
comerciales, cooperativas, auditores externos, con las
instituciones del Poder Judicial, con abogados con
cobranza judicial, con los socios y con el público en general.
Con la Tesorería de la Seguridad Social (TSS) y la Dirección
General de Impuestos Internos (DGII),
Deberes y Responsabilidades
1. Elaborar la información financiera mensual, trimestral y anual que le
solicite el Consejo de Administración y el IDECOOP.
2. Mantener la confidencialidad de la información a la que tiene acceso. La
confidencialidad debe cumplirse aún cuando el funcionario o empleado haya
dejado de laborar en la Cooperativa.
3. Desarrollar y ejecutar el presupuesto y la planificación financiera.
4. Mantener los niveles de liquidez dispuesto por la Gerencia General y
preparar diariamente (preferiblemente) un reporte sobre la disponibilidad de
los recursos y el uso de estos.
5. Evaluar de forma diaria, semanal y mensual, la brecha mínima entre los
activos que generan liquidez y los pasivos que generan obligaciones sobre la
liquidez. La situación presentada debe ser informada a la Gerencia General.
6. Mantener actualizada la relación de las entidades financieras o cooperativas
seleccionadas por la Gerencia General, así como los análisis de riesgos de
estas para fines de negocios.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
7. Llevar el control sobre los pasivos por préstamos, para cumplir con los
porcentajes establecidos por el Consejo de Administración.
1. Calcular y administrar el riesgo de liquidez con base en la información que
produzcan los sistemas de información.
2. Mantener el seguimiento continuo de las tasas de interés activas y pasivas,
mediante series estadísticas, que facilite medir y administrar eficientemente
la exposición al riesgo.
3. Preparar un informe mensualmente a la Gerencia General sobre la situación
de vencimiento de los plazos de los instrumentos que generan tasa de
interés activa y pasiva, así como de la revisión de las tasas de interés, para
la toma de decisión de dicha Gerencia.
4. Determinar la brecha de tasa de interés, siguiendo las políticas establecidas,
por el Consejo de Administración y la Gerencia General.
5. Celebrar reunión conjunta con el Gerente General para analizar las acciones
que se deben seguir para estar preparado en caso de que la brecha de tasa
de interés activa o pasiva excedan la establecida, como máxima a manejar
por el Consejo de Administración.
6. Examinar que los créditos y las inversiones en valores que deben realizarse
a tasas de interés fija o variable y el monto máximo para cada tipo de
interés, se estén realizando de conformidad con las políticas y directrices
aprobadas por el Consejo de Administración y la Gerencia General.
7. Asegurar al cierre de cada mes, que los estados financieros no tengan
errores atribuibles a los sistemas de información y que cumplen con las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF’s), las disposiciones
del IDECOOP y las normativas internas.
8. Confirmar que todos los gastos incurridos en la COOPNASEJU, están
debidamente documentados, revisados y autorizados por las personas
responsables.
9. Comprobar que las conciliaciones bancarias se preparan mensualmente y de
forma correcta, certificando que el saldo conciliado es el mismo que presenta
el Balance.
10. Verificar que las operaciones se están procesando de manera adecuada y
que la información financiera es confiable y oportuna para la toma de
decisión del Consejo de Administración y la Gerencia General. Asimismo, de
que se está cumpliendo con las disposiciones de la Gerencia General para el
proceso de las operaciones.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
11. Asegurar que los gastos a incurrir son los que están contemplados en el
presupuesto de ingresos y gastos.
12. Asegurar que diariamente se concilian las cuentas de caja contra el saldo
que presenta la cuenta de caja en contabilidad.
13. Asegurar que los saldos reflejados en los estados financieros están de
conformidad con los auxiliares que los soportan.
14. Asegurar que los Estados Financieros estén preparados en base a los
principios contables de aceptación general y a las normativas internas.
15. Verificar que los ingresos, gastos e inversiones se ejecutan en base al
presupuesto elaborado para el año y aprobado por el Consejo de
Administración.
16. Garantizar que todas las pólizas de seguros y fianzas se mantengan
actualizadas y los valores tengan una cobertura de acuerdo a los valores de
los activos asegurados. Mantendrá informada a la Gerencia General sobre
las vigencias de las pólizas para fines de renovación.
17. Examinar y realizar seguimiento a los objetivos y metas convenidos en
materia de liquidez, inversiones y colocaciones con base en la información
que para el efecto proporcionen los sistemas de información.
18. Examinar en forma detallada, los informes sobre la identificación, la
medición y la administración del riesgo de liquidez.
19. definir la estrategia para atender el eventual riesgo de liquidez que excedan
los recursos disponibles e informar a la Gerencia General sobre el
particular.
20. Evaluar los requerimientos de provisión de efectivo en caso de que la brecha
de liquidez no pueda ser cubierta con los recursos líquidos disponibles.
21. Preparar los estados e indicadores financieros mensuales de la Cooperativa.
22. Supervisar las ejecutorias del personal bajo su responsabilidad.
23. Preparar las informaciones solicitadas por el IDECOOP.
24. Dar apoyo en las actividades de contabilidad al personal bajo su
responsabilidad.
25. Asegurar el mantenimiento eficaz de todos y cada uno de los registros
contables y una adecuada custodia y archivo de los mismos.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
26. Apoyar las labores del Auditor Interno, los Auditores Externos y los técnicos
del IDECOOP.
27. Verificar que los valores depositados diariamente estén de acuerdo a los
importes recibidos para fines de depósito.
28. Velar porque todos los directivos, funcionarios y empleados cumplan con los
procedimientos de contabilidad de aceptación general, así como, comprobar
que los registros se hacen sobre bases uniformes y consistentes.
29. Realizar otras labores relacionadas con su puesto o a requerimiento del
superior inmediato.
Perfil de Puesto
a.
b.
c.
d.
Título universitario en Contabilidad.
Conocimiento del sistema contable de la Cooperativa.
Habilidad para expresar ideas por escrito y supervisar personal.
Conocimiento de las disposiciones gubernamentales referentes a las
deducciones del rol de los empleados.
e. Destreza en el manejo del sistema informático de la Cooperativa.
f. Conocimiento sobre las normas fiscales.
Medidas de Desempeño
a.
b.
c.
d.
Estados financieros oportunos y confiables.
Contabilidad actualizada.
Reportes financieros oportunos.
Calidad en la información financiera.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.3.1 Contabilidad
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Departamento
Financiero
Contabilidad
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Contabilidad
Área
:
Financiera
Informa A
:
Encargado Departamento Financiero
Propósito General de Puesto
El titular de este puesto es el Contador o Encargado de Contabilidad, quien
como objetivo básico debe mantener sistema de registros contables de acuerdo
a las disposiciones de la Dirección, a las normas contables vigentes y a las
disposiciones legales, que permita elaborar información financiera oportuna y
confiable para la toma de decisión de la dirección.
Relaciones
Internas
Con la Gerencia General y los demás departamentos y
áreas operativas.
Externas
Con DGII, la TSS, el Ministerio de Trabajo, el IDECOOP,
bancos y cooperativas.
Deberes y Responsabilidades
1. Revisar los registros contables de las operaciones, verificando la
documentación fuente, operaciones aritméticas, así como la correcta
aplicación del sistema contable basado en el Catálogo de Cuentas de la
Cooperativa.
2. Efectuar asientos de ajustes por diferencias registradas en las operaciones;
3. Revisar y/o preparar las conciliaciones bancarias.
4. Analizar los balances provisionales de las diferentes cuentas que integran
los estados financieros.
5. Preparar los estados e indicadores financieros mensuales de la Cooperativa.
6. Revisar los documentos anexos previo a la emisión de cheques, así como los
cheques antes de ser enviados a las firmas correspondientes.
7. Preparar las entradas de diario recurrentes, ajustes y reclasificación de
cuentas.
8. Preparar la información solicitada por el IDECOOP, los auditores externos,
el Consejo de Vigilancia y Auditoría Interna.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
9. Asegurar el mantenimiento eficaz de todos y cada uno de los registros
contables y una adecuada custodia y archivo de los mismos.
10. Revisar los registros contables de las operaciones, verificando la
documentación fuente, operaciones aritméticas, así como la correcta
aplicación del sistema contable basado en el Catálogo de Cuentas de la
Cooperativa.
11. Efectuar asientos de ajustes por diferencias registradas en las operaciones;
12. Preparar los asientos de cierre de fin de mes y de fin de año.
13. Conciliar mensualmente los intereses ganados y cobrados por la Cooperativa
producto de inversiones en valores en instituciones financieras o en
cooperativas.
14. Preparar los registros contables de los pagos anticipados, gastos
aprovisionados, diferimiento de pagos, depreciaciones y amortizaciones.
15. Apoyar las labores del Consejo de Vigilancia, Auditor Interno, los Auditores
Externos y los técnicos del IDECOOP.
16. Verificar que los valores depositados diariamente estén de acuerdo a los
importes recibidos en caja para fines de depósito.
17. Conciliar mensualmente los intereses ganados y cobrados por la Cooperativa
producto de inversiones en valores en instituciones financieras o en
Cooperativas.
18. Preparar los registros contables de los pagos anticipados, gastos
aprovisionados, diferimiento de pagos, depreciaciones y amortizaciones.
19. Velar porque todos los directivos, funcionarios y empleados cumplan con los
procedimientos de contabilidad de aceptación general, así como, comprobar
que los registros se hacen sobre bases uniformes y consistentes.
20. Realizar otras labores relacionadas con su puesto o a requerimiento del
superior inmediato.
Requisitos Mínimos
a. Título universitario en Contabilidad.
b. Habilidad para expresar ideas por escrito y supervisar personal.
c. Conocimiento de las disposiciones del IDECOOP referentes
disposiciones contables.
d. Experiencia de dos (2) mínimo en labores similares.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
a
Aprobado por:
Consejo de Administración
las
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
e. Destreza en el manejo del sistema informático de la Cooperativa.
Medidas de Desempeño
e.
f.
g.
h.
Estados financieros oportunos y confiables.
Contabilidad actualizada.
Reportes financieros oportunos.
Calidad en la información financiera.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.3.2 Auxiliar de Contabilidad
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Departamento
Financiero
Auxiliar
de Contabilidad
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Auxiliar de Contabilidad
Área
:
Financiera
Informa A
:
Encargado Financiero
Propósito General de Puesto
Bajo supervisión directa realiza trabajos relativos a la unidad de Contabilidad.
Asistir al contador en ausencia justificados de este.
Relaciones
Internas
Relación con los departamentos de
Administrativo y con todo el personal.
Operaciones
y
Externas
Relación con la TSS, DGII, instituciones públicas y privadas
relacionadas con la Cooperativa
Deberes y Responsabilidades
1.
Codificar diariamente todas las operaciones realizadas en la Cooperativa.
2. Preparar asientos diarios y al cierre de mes.
3. Preparar las entradas de diario por las operaciones realizadas.
4. Ayudar en la preparación de las conciliaciones bancarias.
5. Verificar los cuadre de caja.
6. Mantener organizada y archivada la documentación utilizada en el área de
contabilidad que permita su fácil localización de las informaciones
requeridas.
7. Preparar cheques para los pagos servicios, retenciones, bienes y retiros de
ahorro e inversiones de los socios.
8. Llevar el control de los depósitos plazo fijo a vencerse y vencidos, diario y
mensual.
9. Archiva los auxiliares y comprobantes contables
retenciones, trasferencias, etc.).
(ingresos, egresos,
10. Manejar la depreciación de las Propiedades, Muebles y Equipos.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
11. Participar en el inventario de la papelería y material gastable, para ajustar
el balance que presenta en contabilidad.
12. Revisar los arqueos de caja para confirmar los montos con los balances que
presenta contabilidad.
13. Verificar diariamente que los valores depositados coinciden con los recibos
de ingresos preparados por los cobros realizados.
14. Preparar el cuadre a fin de mes de los cartera de crédito, depósitos a de
ahorros y aportaciones.
15. Digitar operaciones del Departamento Financiero.
16. Llevar el control de las cartas orden para fines de pago.
17. Llevar el libro de banco.
18. Confirmar saldos con el banco.
19. Realizar otras tareas de acuerdo con su posición o a requerimiento del
Contador.
Perfil del Puesto
a. Tener nivel técnico en contabilidad o estudiante de término de la carrera de
contabilidad.
b. Experiencia de más de seis (6) meses en trabajos similares.
c. Manejo de Microsoft Office.
d. Manejo de paquete contable.
e. Destreza en el manejo del sistema de cómputos.
Medidas de Desempeño
a.
b.
c.
d.
e.
Informaciones oportunas.
Calidad en el trabajo realizado.
Organización de los archivos de contabilidad.
Control de las operaciones.
Control eficiente de las cuentas de banco.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.3.3 Caja
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Departamento
Financiero
Caja
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Caja
Área
:
Financiera
Informa A
:
Encargado Departamento Financiero
Propósito General de Puesto
Bajo supervisión directa realiza tareas relacionadas con la entrada y salida de
efectivo por las diferentes operaciones que realiza la Cooperativa.
Relaciones
Internas
Relaciones con los diferentes departamentos y los socios.
Externas
Gestión general
cooperativa.
con
personas
relacionadas
con
la
Deberes y Responsabilidades
1. Recibir efectivo por:
a.
b.
c.
d.
e.
Depósitos de ahorro
Depósitos a plazo fijo
Retiro de Aportaciones
Pago de préstamos
Pago de servicios
2. Entregar efectivo por:
a.
b.
c.
d.
e.
Retiros de ahorro
Cancelación depósitos a plazo fijo
Pago de interés
Retiro de Aportaciones
Desembolso de préstamos
3. Administrar con responsabilidad, control y eficiencia, el efectivo de la caja
bajo su responsabilidad.
4. Atender con respeto y amabilidad a los socios y a las personas que
requieran servicios en el área de caja.
5. Verificar la autenticidad de los documentos que recibe, utiliza o tramita para
la ejecución de una operación.
6. Mantener al día, ordenar y ser responsable de toda la documentación
relacionada con las operaciones en caja.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
7. Verificar la identidad de los socios antes de realizar una operación.
8. Mantener la confidencialidad de la información a la que tiene acceso
relacionada con sus labores.
9. Retener los billetes considerados falsos, adulterado o que no reúnan las
condiciones técnicas necesarias y entregarlos a la Gerencia General para los
fines correspondientes.
10. Mantener los billetes organizados por denominaciones para facilitar su
conteo y control.
11. No permitir la entrada al área de caja de personas, sin la debida
autorización.
12. Mantener todo el tiempo su caja cerrada cuando no esté presente en la
misma.
13. Preparar el cuadre diaria de caja manteniendo organizada,
documentación que justifica todas las entradas y salidas de efectivo.
la
14. Entregar todos los días al cierre de caja, el efectivo para fines de custodia en
caja fuerte.
15. Declarar las diferencias (sobrante – faltante) que se originen en las
operaciones del día.
16. Asegurar que el sistema esta funcionado debidamente para garantizar las
correcta aplicación de las operaciones realizadas.
17. Preparar diariamente el cuadre de caja por las operaciones realizadas.
18. Desarrollar otras tareas relacionadas con su puesto o a requerimiento de su
superior inmediato.
Perfil del Puesto
a.
b.
c.
d.
e.
Nivel educativo mínimo secundario.
Responsabilidad en las tareas a desarrollar.
Experiencia de seis (6) meses en labores similares.
Buenas relaciones humanas.
Habilidades para el manejo del sistema de información.
Medidas de Desempeño
a. Diferencias en sus operaciones.
b. Atención a los socios.
c. Custodia del efectivo.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
d. Manejo del efectivo.
e. Organización en caja.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.4
Departamento Administrativo
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Departamento
Administrativo
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Departamento Administrativo
Área
:
Administrativa
Informa A
:
Gerencia General
Supervisa A
:
Servicios Generales
Chofer
Mensajero
Propósito General de Puesto
Bajo supervisión general es responsable de ejecutar actividades relacionadas
con el personal, realizando tareas de reclutamiento y entrenamiento, control de
novedades del personal, preparación de nómina y administración de los
servicios generales.
Relaciones
Interna
Mantiene relaciones de coordinación con los diferentes
departamentos
Externa
Mantiene relaciones con la TSS, DGII, compañías de
seguros, Ministerio de Trabajo, con bancos y suplidores.
Deberes y Responsabilidades
1. Mantener el control de todas las novedades registradas en el personal.
2. Mantener actualizado los expedientes del personal relacionados con:
vacaciones, licencias, permisos, evaluaciones, entre otros.
3. Preparar la nómina del personal con todas las novedades para ser revisada
por el Departamento Financiero y autorizada por la Gerencia General.
4. Realizar entrevistas preliminares para reclutar personal nuevo para la
Cooperativa.
5. Mantener relaciones directas con la TSS, Ministerio de Trabajo y la DGII
sobre las novedades registradas en la nómina para fines de cumplimiento de
las disposiciones legales relacionadas con los pagos correspondientes.
6. Supervisar las labores del personal bajo su dirección.
7. Mantener el contacto con todos los suplidores de bienes y servicios.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
8. Realizar el proceso de cotizaciones para la adquisición de bienes y servicios.
9. Preparar informe de forma regular de su gestión a la Gerencia General.
10. Atender los reclamos de los proveedores.
11. Mantener el control de los bienes materiales de la Cooperativa.
12. Aplicar los controles para garantizar el adecuado funcionamiento de los
demás departamentos, la Gerencia General y los órganos de dirección.
13. Garantizar el cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con el
personal de la Cooperativa.
14. Supervisar el mantenimiento de las instalaciones físicas.
15. Recomendar a la Gerencia General políticas que permitan la óptima
utilización del inmueble, mobiliarios y equipos de Cooperativa.
16. Disponer las medidas de seguridad internas y externas de la Cooperativa en
coordinación con las áreas correspondientes.
17. Preparar el programa de vacaciones anuales del personal.
18. Programar las fechas de evaluaciones del personal.
19. Mantener archivo de correspondencias, informes y documentos.
20. Administrar el programa de beneficios sociales del personal.
21. Realizar otras labores relacionadas con su posición o a requerimiento de la
Gerencia General.
Perfil del Puesto
a. Grado universitario en administración de empresa o ramas afines,
Conocimiento de las disposiciones legales relacionadas con los empleados.
b. Experiencia mínima de dos (2) años en labores similares.
c. Habilidad para dirigir y supervisar personal.
d. Habilidad para expresar ideas oral y escrita.
Medidas de Desempeño
a.
b.
c.
d.
Organización historial del personal.
Cumplimiento con las disposiciones legales relacionadas con el personal.
Administración y control bienes físicos.
Programa de Evaluación.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.4.1 Servicios Generales
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Departamento
Administrativo
Servicios
Generales
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Servicios Generales
Área
:
Administrativa
Informa A
:
Encargado Departamento Administrativo
Propósito General de Puesto
Bajo supervisión periódica es responsable de las actividades de compra de
materiales. Realiza y/o ejecuta tareas de supervisión de limpieza,
mantenimiento inmueble, mobiliarios y equipos y otros servicios generales.
Relaciones
Interna
Mantiene relaciones de coordinación con los diferentes
departamentos.
Externa
Mantiene relaciones con suplidores de bienes y servicios.
Deberes y Responsabilidades
1. Velar por la seguridad de las propiedades e instalaciones de la Cooperativa.
2. Cuidar el mantenimiento físico de las instalaciones de la Cooperativa.
3. Hacer reparaciones menores a la instalación física, mobiliarios y equipos.
4. Dar seguimiento a los trabajos realizados por personas externas.
5. Asegurar que las instalaciones físicas están funcionado eficazmente.
6. Realizar compras de artículos para ser utilizado en las reparaciones en las
oficinas, mobiliarios y equipos.
7. Solicitar cotizaciones para la compra de materiales para reparaciones en las
oficinas.
8. Recibir los artículos comprados para reparaciones de acuerdo a las
cotizaciones y órdenes de compra.
9. Asegurar que los medios de transporte de la Cooperativa estén funcionando
adecuadamente.
10. Dar seguimiento a las reparaciones de los vehículos de motor de la
Cooperativa.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
11. Asegurar que a los vehículos de motor se le dé el mantenimiento
correspondiente de acuerdo al tiempo y/o kilometraje establecido.
12. Informar cada dos meses al encargado del Departamento Administrativo
sobre la gestión de su trabajo.
13. Mantener contacto con los suplidores de materiales y equipos destinados al
mantenimiento y reparación de las instalaciones físicas, mobiliarios y
equipos.
14. Recomendar a personas para realizar trabajos físicos en las oficinas de la
Cooperativa.
15. Realizar otros trabajos relacionados con su puesto de trabajo o a
requerimiento de su superior inmediato.
Perfil del Puesto
a.
b.
c.
d.
Nivel educativo secundario.
Habilidad para realizar trabajos rutinarios en las oficinas.
Experiencia de un año en trabajos similares.
Habilidad para supervisar trabajos.
Medidas de Desempeño
a. Trabajo puntual y eficiente.
b. Coordinación de trabajos.
c. Calidad de los trabajos realizados.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.4.2 Archivo
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Departamento
Administrativo
Archivo
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Archivo
Área
:
Administrativa
Informa A
:
Encargado Departamento Administrativo
Propósito General de Puesto
Bajo supervisión periódica es responsable de realizar
relacionadas con el archivo central de la Cooperativa.
las
actividades
Deberes y Responsabilidades
1. Recibir y registrar toda la documentación para fines de archivo.
2. Mantener el archivo general de la Cooperativa en orden y al día, a fin de que
se pueda localizar cualquier documentación en el momento necesario.
3. Comprobar que toda la documentación que entra y sale del archivo este
registrada para fines de control.
4. Mantener la documentación legal de los préstamos, archivada separada de
los expedientes de préstamos.
5. Mantener organizado y separado la documentación legal de los préstamos
cancelados para ser entregado a los socios.
6. Mantener un registro con el nombre, fecha y firma de las personas que
tienen en su poder documentación del archivo.
7. Mantener un registro actualizado de las personas que entran y salen al
archivo.
8. Atender de manera efectiva y oportuna a los requerimientos del Consejo de
Vigilancia, Auditoría Interna y a los técnicos del IDECOOP, en los
requerimientos de información para el desarrollo de sus actividades.
9. Buscar autorización del encargado del Departamento Administrativo para la
entrega de documentación que él no esté autorizado hacer.
10. Realizar otros trabajos relacionados con su puesto de trabajo o a
requerimiento de su superior inmediato.
Perfil del Puesto
e. Nivel educativo secundario.
f. Habilidad para realizar trabajos rutinarios en las oficinas.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
g. Experiencia de seis (6) meses en trabajos similares.
h. Experiencia de un año en trabajos similares.
Medidas de Desempeño
d. Trabajo puntual y eficiente.
e. Calidad de los trabajos realizados.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.4.3 Chofer
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Departamento
Administrativo
Chofer
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Chofer
Área
:
Administrativa
Informa A
:
Encargado Departamento Administrativo
Propósito General del Puesto
Bajo supervisión directa, conduce vehículos de motor para el transporte de los
directivos, gerencia y el personal de la Cooperativa, llevar y trae
correspondencia, paquetes y efectuar otras diligencias y actividades de la
Cooperativa.
Deberes y Responsabilidades
1. Conducir vehículos de motor para el transporte de directivos, funcionarios y
personal de la Cooperativa.
2. Dar servicios de mantenimiento, limpieza y reparaciones menores al
vehículo cuando sea necesario.
3. Informar al Encargado del Departamento Administrativo de cualquier
defecto observado en el vehículo bajo su responsabilidad.
4. Ejecutar tareas de archivo en las horas que no esté realizando actividades
de manejo.
5. Apoyar al personal administrativo y operativo en actividades para contribuir
con la ejecución de sus tareas.
6. Realizar otras tareas relacionadas con su puesto o a requerimiento del
superior inmediato.
Perfil de Puesto
a.
b.
c.
d.
e.
Estudio primario.
Poseer licencia de conducir al día.
Experiencia de un año en tarea similar.
Habilidad para seguir instrucciones orales y escritas.
Destreza en el manejo de vehículo de motor.
Medidas de Desempeño
a. Servicio oportuno y a tiempo.
b. Niveles bajo de accidentes.
c. Buena conducta en el desempeño de sus tareas.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.4.4 Mensajero
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Departamento
Administrativo
Mensajero
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Mensajero
Área
:
Administrativa
Informa A
:
Encargado Departamento Administrativo
Propósito General del Puesto
Bajo supervisión directa realiza tareas rutinarias tales como: trabajos de
carácter regular o asignados por el encargado del Departamento Administrativo,
entrega de comunicaciones, valores, paquetes, materiales, etc., entre los
diferentes departamentos de la Cooperativa y en la cuidad.
Deberes y Responsabilidades
1. Recibe y distribuye comunicaciones entre los diferentes departamentos de la
Cooperativa y en la ciudad.
2. Recibe valores para depositar en los bancos.
3. Efectuar tareas rutinarias de oficina, tales como: organizar documentos,
preparación de sobre y otras actividades en los diferentes departamento que
lo necesitare.
4. Realizar otras tareas relacionadas con su puesto o a requerimiento de su
superior inmediato.
Perfil de Puesto
a.
b.
c.
d.
e.
Estudio primario.
Poseer licencia de conducir al día.
Experiencia de un año en tarea similar.
Habilidad para seguir instrucciones orales y escritas.
Destreza en el manejo de motor.
Medidas de Desempeño
a. Servicio oportuno y a tiempo.
b. Niveles bajo de accidentes.
c. Buena conducta en el desempeño de sus tareas.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
6.4.5 Conserje
ORGANIGRAMA
Asamblea General
de Delegados
Consejo
de Administración
Gerencia General
Departamento
Administrativo
Conserje
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Título del Puesto
:
Conserje
Área
:
Administrativa
Informa A
:
Encargado Departamento Administrativo
Propósito General del Puesto
Bajo supervisión directa realiza tareas rutinarias tales como: limpieza preparar
y servir café, preparar y servir refrigerios.
Deberes y Responsabilidades
1. Preparar y servir café a directivo, personal y visitantes.
2. Mantener la limpieza del local, muebles y equipos de la Cooperativa.
a. Barre, lava y cepilla los pisos, escaleras, paredes, baños, puertas y
ventanas.
b. Limpia los escritorios
c. Vacía zafacones, recoge y bota desperdicios.
3. Realizar compras
Cooperativa.
menores
en
los
establecimientos
cercanos
a
la
4. Mantener organizado y controlado los materiales utilizados para ejecutar
sus tareas.
5. Requerir al Encargado del Departamento Financiero los materiales
necesarios para ejecutar sus tareas de manera oportuna y eficiente.
6. Realizar otras tareas relacionadas con su puesto o a requerimiento del
superior inmediato.
Perfil de Puesto
a. Saber leer y escribir.
b. Habilidad para seguir instrucciones orales y escritas.
c. Físicamente activo.
Medidas de Desempeño
a. Servicio oportuno y a tiempo.
b. Buena conducta en el desempeño de sus tareas.
Preparado por:
CIFCOOP
Revisado por:
Gerencia General
Aprobado por:
Consejo de Administración