Procedimiento de Levantamiento Fisico de Inventarios.

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Levantamiento de Inventario Físico de Bienes
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Instrumentales
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1. Propósito
Mantener actualizado el registro del inventario y verificar la existencia física de los Bienes Instrumentales del
Instituto Tecnológico de Apizaco, a fin de mantener un control de los mismos.
2. Alcance
Se aplica a todos los bienes pertenecientes a la Secretaria de Educación Publica que se encuentren dentro
de las Instalaciones del Instituto Tecnológico de Apizaco.
3. Políticas de operación
3.1 La Oficina de Almacén e Inventarios efectuara anualmente el levantamiento del inventario físico de los
bienes instrumentales en cada una de las áreas del Instituto, para esto establecerá, dentro de los primeros
quince días del mes de enero del año que se trate, un programa de actividades para el levantamiento del
inventario físico.
3.2 El programa de actividades para el levantamiento de Inventario Físico, debe ser notificada mediante
oficio al área usuaria, solicitando la designación de un responsable para la ubicación, levantamiento y
valoración del estado físico de los bienes.
3.3 La Oficina de Almacén e Inventarios debe planear, organizar, coordinar y supervisar los mecanismos
empleados para realizar el levantamiento del inventario físico de bienes instrumentales, así como garantizar
la correcta y oportuna ejecución de todas las actividades involucradas en el mismo.
3.4 En caso de que al realizar el levantamiento del inventario se localicen bienes instrumentales no
registrados en la plataforma del SIBI-SEP, la Oficina de Almacén e Inventarios debe levantar el “Acta
Administrativa de Bienes Localizados sin Registro”, elaborar el marcaje correspondiente, registrarlo en la
plataforma del SIBI-SEP y efectuar la asignación del Vale de Resguardo Provisional del mismo.
3.5 Es responsabilidad de la Oficina de Almacén e Inventarios organizar, integrar y controlar toda la
documentación generada durante el levantamiento del inventario físico de bienes instrumentales.
3.6 La Oficina de Almacén e Inventarios con el área usuaria que se trate investigaran las diferencias
detectadas durante el levantamiento del inventario físico de bienes instrumentales del área.
3.7 En caso de que al realizar el levantamiento de inventario de bienes instrumentales, no se localice algún
bien registrado en la plataforma del SIBI-SEP, se debe de consultar el procedimiento “Tramite para la Baja
del Bienes Instrumentales del Organismo”.
3.8 Es responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos notificar por escrito a la Oficina de
Almacén e Inventarios las altas, bajas y cambios de área del personal, a fin de actualizar oportunamente los
resguardos de bienes instrumentales.
3.9 El Departamento de Recursos Humanos es responsable de notificar por escrito a la Oficina de Almacén
e Inventarios incapacidades medicas por 28 o más días del personal, para asegurar el resguardo de los
bienes con el jefe inmediato o persona que este designe.
3.10 Es responsabilidad de los usuarios de los bienes instrumentales informar a la Oficina de Almacén e
Inventarios cuando un bien ya no le es útil para las actividades que realiza, a fin de que esta última proceda
a retirarlo y asignarlo a un nuevo usuario o confinarlo en el Almacén.
3.11 Es responsabilidad de los usuarios notificar por escrito a la Oficina de Almacén e Inventarios el cambio
de adscripción física o de resguardo de un Bien Instrumental bajo su asignación3.12 Es responsabilidad del usuario o resguardarte, levantar el acta circunstanciada cuando un bien
instrumental haya sido robado, extraviado o destruido, así como notificar a las autoridades competentes, a
la Gerencia Jurídica, a la Contraloría Interna y a la Oficina de Almacén e Inventarios para los fines jurídicos
y administrativos que procedan.
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3.13 La Oficina de Almacén e Inventarios informara trimestralmente por oficio a la Área de Inventarios y
Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de la Dirección General de Educación Superior
Tecnológica (DGEST) y turnara copia al Órgano Interno de Control (OIC), los resultados parciales del
levantamiento de Inventario Físico.
3.14 De los resultados finales del Levantamiento de Inventario Físico, la Oficina de Almacén debe informar
por oficios a la Coordinación Sectorial de Administración y Finanzas y a la Coordinación de Recursos
Materiales y Servicios de la Dirección General de Educación Superior Tecnológica (DGEST), marcando
copia al Órgano Interno de Control (OIC), el Resultado Final del Levantamiento del Inventario Físico.
3.15 La Oficina de Almacén e Inventario debe remitir a la Coordinación de Recursos Materiales y Servicios
de la Dirección General de Educación Superior Tecnológica (DGEST) mediante oficio, el “Informe Trimestral
de Altas y Bajas de Bienes Muebles”
ELABORÓ
ING. ANTONIO SOLÍS LIMA
Jefe del Departamento de
Recursos Materiales y
Servicios
CONTROL DE EMISION
REVISIÓN
LIC. FREDERICK GARCÍA LÓPEZ
Subdirector de Servicios
Administrativos del Instituto
Tecnológico de Apizaco
AUTORIZÓ
M.C. JESUS MARIO FLORES
VERDUZCO
Director del Instituto Tecnológico
de Apizaco
Firma
Firma
Firma
15 de Junio de 2011
15 de Junio de 2011
15 de Junio de 2011
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4. Diagrama del procedimiento
Oficina de Almacén e
Inventarios
Oficina de Almacén e
Inventarios y Área
Usuaria (persona
asignada)
Área Usuaria
Responsable del
Resguardo
Inicio
1
Emite el “Listado
bienes por ubicación”.
de
Listado de bienes por
ubicación
2
3
Acude
a
las
áreas
usuarias,
en
fecha
indicada en el Programa,
a fin de realizar el
levantamiento
del
inventario físico de bienes
instrumentales.
4
Designa a un representante a
fin de que apoye al personal de
la Oficina de Almacén e
Inventarios en el levantamiento
del inventario físico
Localizan físicamente los
bienes, y los identifican en
el “Listado de bienes por
ubicación”.
5
NO
Notifica por escrito al
resguardarte que el bien no
se encuentra físicamente, a
fin de que proceda a la
búsqueda del mismo.
¿El bien fue
localizado
físicamente?
Oficio
SI
6
1
No se
localizó
¿El usuario
localizo el
bien?
Notifica a la Oficina de
Almacén e Inventarios y
levanta
el
Acta
Circunstanciada
de
extravió,
perdida,
destrucción o robó, según
se trate.
Acta Circunstanciada
Si se
localizó
7
Sitúa el bien y le notifica
por escrito a la Oficina de
Almacén e Inventarios la
ubicación del mismo.
Oficio
A
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Oficina de Almacén e Inventarios
A
8
Revisa que el marcaje o
etiqueta de identificación del
bien se encuentre en buen
estado.
1
SI
¿El marcaje o
etiqueta de
identificación se
encuentra en
buen estado?
NO
9
Se remarca o elabora una
nueva
etiqueta
de
identificación y se coloca en
el bien.
10
Actualiza en el padrón
inventarial el registro del
bien y emite el “Vale Único
de Resguardo de Bienes”.
Entrega al responsable
bien el “Vale Único
Resguardo de Bienes”
solicita
la
firma
conformidad de este.
11
13
de
de
y
de
Elabora Reporte de altas y
bajas,
lo
envía
mensualmente
mediante
oficio a la Coordinación de
RMyS de la DGEST.
Vale Único de
Resguardo de Bienes
Reporte de altas y
bajas
Fin
INICIO/FIN
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
DECISIÓN
CONECTORES
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5. Descripción del procedimiento
Secuencia de
etapas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Actividad
Emite el “listado de bienes por ubicación”.
Acude a las áreas usuarias, en la fecha indicada en el
Programa, a fin de realizar el levantamiento del inventario
físico de bienes instrumentales.
Designa a un representante a fin de que apoye al personal
de la Oficina de Almacén e Inventarios en el levantamiento
del inventario físico.
Localizan físicamente los bienes y los identifican en el
“Listado de bienes por ubicación”.
¿El bien fue localizado físicamente?
No: Notifica por escrito al responsable del resguardo que el
bien no se encuentra físicamente, a fin de que proceda a la
búsqueda del mismo e informa que tiene un plazo de 10
días naturales para recibir su respuesta
¿El usuario localizo el bien?
No se localizó: Notifica por escrito a la Oficina de Almacén e
Inventarios y levanta el Acta Circunstanciada de extravió,
perdida, destrucción o robo, según se trate. Continua
procedimiento en el punto No. 4. (Ver política 3.7).
Si se localizó: Sitúa el bien y le notica por escrito a la Oficina
de Almacén e Inventarios la ubicación del mismo. Continúa
el procedimiento.
¿El bien fue localizado físicamente?
Si: Revisa que el marcaje o etiqueta de identificación del
bien se encuentre en buen estado.
¿El marcaje o etiqueta de identificación se encuentra en
buen estado?
No. Se remarca o se elabora una nueva etiqueta de
identificación y la coloca en el bien. Continúa procedimiento.
¿El marcaje o etiqueta de identificación se encuentra en
buen estado?
Si: Se actualiza en el padrón inventarial el registro del bien y
emite el “Vale Único de Resguardo de Bienes Muebles”
Entrega al responsable del bien el “Vale Único de
Resguardo de Bienes Muebles” y solicita la firma de
conformidad de este.
Elabora Reporte de altas y bajas, lo envía mensualmente
mediante oficio a la Coordinación de Recursos Materiales y
Servicios de la Dirección General de Educación Superior
Tecnológica (DGEST)
Responsable
Oficina de Almacén e
Inventarios
Oficina de Almacén e
Inventarios
Área Usuaria
Oficina de Almacén e
Inventarios y Área
Usuaria (persona
asignada)
Oficina de Almacén e
Inventarios
Responsable del
resguardo.
Responsable del
resguardo.
Oficina de Almacén e
Inventarios
Oficina de Almacén e
Inventarios
Oficina de Almacén e
Inventarios
Oficina de Almacén e
Inventarios
Oficina de Almacén e
Inventarios
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6. Documentos de referencia
Documentos
Manual de Procedimientos para la Administración de Bienes Muebles en Unidades Administrativas y Planteles
Educativos de la Secretaria de Educación Publica.
Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la
Administración Pública Federal Centralizada.
Lineamientos Generales para la Administración de almacenes de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico.
Ley General de Bienes Nacionales (Titulo Quinto).
7. Registros
Nombre del
Registro
Código
Manejo
Almacenamiento
y Protección
Tiempo de
Retención
Disposición
Responsable de
Conservarlo
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8. Glosario
Baja: la cancelación del registro de un bien en el inventario de la dependencia, una vez consumada su
disposición final o cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado;
Bienes: los bienes muebles de propiedad federal que estén al servicio de las dependencias.
Bienes instrumentales: los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades
que realizan las dependencias, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y
resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio;
Bienes de consumo: los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las
dependencias, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus
inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio;
Bienes no útiles: aquéllos:
a) Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio;
b) Aún funcionales pero que ya no se requieren para la prestación del servicio;
c) Que se han descompuesto y no son susceptibles de reparación;
d) Que se han descompuesto y su reparación no resulta rentable;
e) Que son desechos y no es posible su reaprovechamiento, y
f) Que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta de las señaladas;
CABM: el Catálogo de Bienes Muebles;
Ley: la Ley General de Bienes Nacionales.
9. Anexos
10. Cambios de esta versión
Número de
Fecha de
revisión
actualización
Descripción del cambio
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