Invitacion a ofertar
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FIDUAGRARIA S.A., REQUIERE CONTRATAR LA REALIZACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO DE SUS ACTIVOS FIJOS (INMUEBLES, MAQUINARIA, EQUIPOS, MUEBLES Y ENSERES) Y EL AVALUO DE LOS MISMOS A TRAVÉS DE LOS PROCESOS DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN, IDENTIFICACIÓN, AVALUO Y CONCILIACIÓN. Invitación No. 036 de 2013 GERENCIA DE DESARROLLO CORPORATIVO Octubre 25 de 2013 1. ANTECEDENTES Fiduagraria S.A., es una Sociedad Anónima de Economía Mixta del orden nacional constituida mediante Escritura Pública No 1199 de Febrero 18 de 1992 de la Notaría 29 de del Circulo de Bogotá, perteneciente al sector agropecuario, vinculada al Ministerio de Agricultura. Teniendo en cuenta que el avalúo actual de la Fiduciaria, se encuentra vigente hasta el 31 de diciembre de 2013, se requiere contratar una firma especializada en la elaboración de inventarios y avalúos, con el fin de realizar el proceso de actualización, de conformidad con lo establecido en el artículo 64 de Decreto 2649 de 1993, modificado por el artículo 2 del decreto nacional 1536 de 2007, mediante el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, que establece “el valor de realización actual o presente de estos activos debe determinarse al cierre del período en el cual se hubieren adquirido o formado y al menos cada tres años, mediante avalúos practicados por personas naturales, vinculadas o no al ente económico, o por personas jurídicas de comprobada idoneidad profesional o solvencia moral, experiencia e independencia”. 2. OBJETO DEL CONTRATO Seleccionar la persona natural o jurídica que ofrezca la mejor propuesta que cumpla con los requisitos habilitantes, para el levantamiento del inventario físico de todos los activos de la fiduciaria (inmuebles, maquinaria, equipo, muebles y enseres) y el avalúo de esos mismos bienes, incluyendo el levantamiento de la información, identificación, avalúo y conciliación con los registros contables de los bienes a ser inventariados y avaluados, en los términos que señalan dentro de la presente invitación y de acuerdo con el procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios de la Fiduciaria. Los activos (inmuebles, muebles, enseres y equipos), están localizados en Bogotá, Quibdó y Barranquilla. La gran mayoría de estos bienes se encuentran ubicados en la ciudad de Bogotá D.C., los restantes, están en las ciudades de Quibdó y Barranquilla donde la fiduciaria cuenta con Unidades de Gestión. Respecto de la información y detalle de los bienes ubicados en Quibdó y Barranquilla, ésta será suministrada directamente al contratista, para efectos de su inventario y valoración. 2.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Realizar el levantamiento de la información de inventarios e identificación de los activos fijos retornables y de control de propiedad de la Fiduciaria. 2 2. Realizar el Inventario de los activos de la Fiduciaria. 3. Realizar los avalúos de los activos de la Fiduciaria, por lo cual deberá definir el valor de todos y cada uno de ellos, mediante el método o métodos que garanticen la adecuada valoración para el proceso de convergencia a Normas Internacionales de Información Financiera NIIF. Igualmente deberá cumplir los requisitos establecidos en el en el artículo 64 de Decreto 2649 de 1993, modificado por el artículo 2 del decreto nacional 1536 de 2007. 4. Realizar la conciliación de los bienes físicos contra la información del módulo contable, de forma tal que aquellos que no estén registrados en la contabilidad queden identificados y conciliar contra el inventario físico, los registros contables. 3. PRESUPUESTO El presupuesto para atender la ejecución del objeto de la presente invitación, es la suma de QUINCE MILONES DE PESOS ($15.000.000) moneda corriente, en la cual se encuentra comprendido el Impuesto al Valor Agregado (IVA), costos directos e indirectos, así como, el pago de todos los impuestos de carácter Nacional o Distrital, vigentes al momento de presentar propuestas. 4. RÉGIMEN LEGAL De conformidad con el artículo 15 de la Ley 1150 de 2007 la presente Invitación no está sujeta a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, por lo tanto, por lo cual se rige por las normas del derecho privado. La fiduciaria se reserva el derecho a suspender el proceso de selección o la contratación misma en cualquier momento, situación que aceptan los oferentes con la presentación de la propuesta. 5. DURACIÓN Y PLAZOS DEL PROCESO A continuación se presentan los plazos máximos para adelantar las actividades relacionadas con el presente proceso de contratación: Tabla No. 1 - Duración y Plazos 3 6. COSTOS DE PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y PROPUESTAS Todos los gastos en que incurran los proponentes para presentar la propuesta, según lo establecido en la presente invitación, tales como los de preparación de los documentos necesarios para acreditar el cumplimiento de las condiciones exigidas y sus propuestas económicas, incluyendo cargas tributarias y las regulaciones aplicables, entre otros, serán de su propia responsabilidad y costo. En consecuencia, cualquiera que sea el resultado del procedimiento de selección, no habrá lugar a reconocimiento alguno por parte de FIDUAGRARIA S.A. 7. REQUISITOS HABILITANTES Son aquellos requisitos que serán objeto de verificación de cumplimiento como habilitantes para la participación en el proceso de selección. Estos requisitos son: las condiciones generales, condiciones técnicas, las condiciones financieras, condiciones de experiencia. Son los requisitos mínimos que debe cumplir la oferta para que proceda la evaluación técnica. Su verificación debe dar como resultado si las ofertas “CUMPLEN” o “NO CUMPLEN” con los mismos. 7.1 CONDICIONES GENERALES El proveedor deberá presentar oferta teniendo en cuenta los siguientes parámetros: El proponente, sea persona natural o jurídica de carácter privado, deberá tener vigente el Registro Nacional de Avaluadores, el cual deberá anexar a la oferta. Deberá contar con personal idóneo para cada labor de acuerdo a la necesidad y objeto del contrato. 7.2 CONDICIONES TÉCNICAS Las condiciones técnicas a desarrollar como parte del cumplimiento del objeto del contrato serán las siguientes: El contratista deberá: 4 Efectuar la visita de inspección de los activos de la FIDUCIARIA en la ciudad de Bogotá, y, en caso de tener funcionarios en las ciudades de Quibdó y Barranquilla, realizar la inspección sin costo adicional, de lo contrario se hará de acuerdo a la información suministrada por la FIDUCIARIA. Presentar propuesta de muestra de la etiqueta autoadhesiva de poliéster de la más alta calidad y resistencia, la cual debe ser: tipo void en k plata, tamaño 4.6 x 1.7, color negro y, que tenga como contenido el logotipo de la Fiduagraria, lectura humana y fecha de inventario. Llevar a cabo el inventario de activos fijos constituidos por: paneles, superficies y muebles modulares; muebles no modulares y enseres; equipos electrónicos, de computo, teléfonos y varios (8.000 elementos aproximadamente); 2 vehículos; dos pisos de propiedad de Fiduagraria y 6 parqueaderos ubicados en el mismo edificio. Marcación de los activos inventariados con etiquetas autoadhesivas aprobadas por la Fiduciaria. Llevar a cabo el avalúo de los activos de propiedad de Fiduagraria S.A., aplicando el método o métodos que garanticen la adecuada valoración, para el proceso de convergencia a Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, de acuerdo con lo previsto en éstos estándares o en otros estándares de valoración reconocidos internacionalmente. Realizar la conciliación producto del proceso del avalúo de los bienes físicos contra la información del módulo contable, de forma tal que aquellos que no estén registrados en la contabilidad queden identificados y conciliar contra el inventario físico, los registros contables. Suministrar sin ningún costo adicional 300 etiquetas adicionales, para uso después de terminado el contrato. Suministrar los valores de reposición con el avalúo comercial. 7.2.1 ARCHIVOPLANO El contratista deberá entregar mediante CD, archivo plano con las siguientes características: Todos los campos del archivo, vendrán separados por comas (,) o punto y coma(;) Los campos tipo ¨Valor¨ vendrá con dos decimales separados por (.) Los campos tipo ¨Valor¨ no requieren separadores para los miles Los campos tipo ¨Fecha¨ deben venir en formato ¨DDMMAA¨ Adjuntamos detalle de archivo plano para inventarios Tabla No 2 – Archivo plano 5 item Campo tipo dato Tamaño Obliga Observaciones 1 Bien Caracter 15 Si Bien al cual se hace referencia por migración.Este campo se tendrá en cuenta al realizar el cargue de caracteristicas 2 Tipo de bien Carácter 6 Si 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Fideicomiso Valor Descripción Aplica depreciación Aplica ajustes por inflación Depreación contable Ajustes por inflacion contable Ajustes a la depreciacion contable Decreciacion fiscal Ajustes por inflación fiscal Ajuste a la depreciación fiscal Valoración Provisión Ajuste a la valorización Ajuste a la provisión Porcentaje de garantía 8 21.2 100 1 1 21.2 21,2 21.2 21.2 21.2 21.2 21.2 21.2 21.2 21.2 5,2 Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si No 19 Uso 1 Si 20 21 22 23 24 25 26 27 28 Destino de el bien Placa Marca Modelo Cantidad Ubicación fisica Trasferido a patrimonio Sujeto a titularización Vida útil contable Númerico Númerico Carácter Carácter Carácter Númerico Númerico Númerico Númerico Númerico Númerico Númerico Númerico Númerico Númerico Númerico Númerico Carácter Carácter Carácter Carácter Carácter Carácter Carácter Carácter Carácter Carácter numérico 1 20 50 20 20 1 1 1 6 No No Si No Si No Si Si No 29 Vida útil fiscal numérico 6 No 30 Fecha ini. depreciación fecha 8 No Es la forma como se resume el nombre de un tipo de bien COMP,EQUIP,etc,según como este definido los tipos de bienes en INVENTARIOS Fideicomiso al cual esta asociado del bien Indica el valor de el bien actual expresando en moneda nacional Descripción del bien Aplica depreciacion para este bien (s,n) Aplica ajustes de inflacion para este bien (s,n) Valor de la dreprecición acumulada ( contable) Valor de ajustes por infaccion contable acumulado(contable) Valor de los ajustes de la depreciacion acumulado acumulado (contable Depreciaicion fiscal (fiscal) Es el valor acumulado del bien despues de el ultimo ajuste (fiscal) Valor de ajuste depreciacion inicio mes (fiscal) Valoración (avalúo). Provisión(avalúo) Ajuste por inflación del valor de valorizacion del bien (Avaluó) Ajuste acumulado por inflación de le valor de valorizacion del bien(avalúo) Porcentaje de garantía sobre el bien en fideicomisos en garantía Es obligatorio si esta asociado a un fideicomiso de garantía Utilizacion de el bien A-Arriendo V-Venta N-Ninguno D-Administracion G-garantía Destino de aplicación de bien A-Administracion G-garantía Es el numero de la placa de el producto invantarios Es el nombre de la marca de el producto inventarios Es el numero del modelo del producto inventariados Cantidad de unidades Ubicación fisica de el bien, C-Cliente,U-Custodia,fisica o null El bien es transferido al patrimonio autónomo <s> o <N> El bien esta sujeto a titulación (s,n). Es la vida útil de un inmueble expresada en meses.Se valida si se definió que tiene depreciacion Es la vida útil de un inmueble expresada en meses.Se valida si se definió que tiene depreciacion Es la fecha de inicio de depreciación de bien 7.2.2 INFORME FINAL El contratista deberá hacer entrega física y digital del informe final el cual deberá contener como mínimo: Metodología utilizada Recomendaciones a Fiduagraria S.A. para cumplir con las normas vigentes en el manejo de activos. Listado con el inventario de activos fijos organizados y detallados por grupos homogéneos, cada grupo deberá tener el activo valorizado y relacionado con el número de placa actual y el nuevo número de placa asignado, discriminado el estado de los bienes en bueno, regular, malo y obsoleto, con las observaciones del caso e indicando la vida útil para ejecutar. 6 Valorizar activos y/o elementos de menor cuantía o de consumo (perforadora, cosedora, saca ganchos, etc.).No obstante, estos elementos no harán parte de los activos fijos de la entidad, solamente se levanta la información como control a los elementos de trabajo y el valor de reposición. Conciliación producto del proceso del avalúo de los bienes físicos contra la información del módulo contable. Avaluó de los bienes inmuebles conforme los requisitos del artículo 64 Decreto 2649 de 1993, modificado por el artículo 2 del decreto nacional 1536 de 2007, de igual forma el porcentaje de participación de los bienes inmuebles frente al terreno total donde se encuentra ubicado. 7.3 CONDICIONES FINANCIERAS El oferente deberá presentar junto con la propuesta, los siguientes documentos en forma legible, en español y las cifras deben estar representadas en Pesos Colombianos: Balance General a diciembre 31 de 2011 y Balance General con corte a 31 de diciembre de 2012, debidamente firmado por contador y el representante legal de la empresa. 7.4 CONDICIONES DE EXPERIENCIA Los proponentes deberán anexar como mínimo a la propuesta dos (2) certificaciones, cada una donde demuestre el cumplimiento de contratos celebrados, ejecutados o en ejecución, cuyo objeto deberá ser igual o similar al requerido, por un monto igual o superior al relacionado en la propuesta. Para el caso de los contratos certificados que se encuentren en ejecución, los mismos deberán haberse ejecutado para la fecha del cierre de la presentación de la oferta, como mínimo el 50% del valor contratado. Para ser verificadas las certificaciones de experiencia deberán cumplir con las siguientes especificaciones: Cada certificación deberá corresponder a contratos suscritos entre el 1 de enero de 2010 hasta el 30 de junio de 2013. Las dos (2) certificaciones deberán como mínimo ser por monto igual o superior al relacionado en la propuesta. La certificación debe ser expedida por el contratante. La certificación debe incluir como mínimo: (i) Nombre o razón social, (ii) dirección, (iii) Teléfono del contratante. (iv). Fechas de iniciación y terminación del contrato. (v) Objeto del contrato. (vii). Valor. (viii) Duración (ix) Cumplimiento o calidad del servicio (x) Fecha de Expedición (xi) Firma del funcionario competente, porcentaje de ejecución 7 Este aspecto no dará puntaje pero habilitará (Cumple) o deshabitará (No Cumple) jurídicamente la propuesta 8. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Sólo podrán participar en la presente invitación quienes no se encuentren incursos en las causales de inhabilidad o incompatibilidad constitucional o legal para contratar, contenidas en la Constitución Política de Colombia, en los artículos 8º y 9º de la Ley 80 de 1993, artículo 18 de la ley 1150 de 2007 y demás normas sobre la materia. La ocurrencia de una causal durante este proceso o con posterioridad al mismo, debe ser comunicada por el participante dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en que se tenga conocimiento de la misma. La Entidad se reserva el derecho de tomar las decisiones que estime pertinentes y de comunicarla al participante incurso en la causal. 9. DOCUMENTOS QUE DEBEN INCLUIR LAS PROPUESTAS Los documentos contentivos de las PROPUESTAS deben reunir las condiciones que se precisan en el presente numeral. 9.1 IDIOMA Todos los documentos deberán presentarse en idioma castellano. 9.2 FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La propuesta deberá ser radicada en la Oficina de Correspondencia de la Fiduciaria, ubicada en la calle 16 No 6-66 piso 29. La propuesta deberá ser entregada en original y su contenido foliado en orden consecutivo ascendente, sin incluir hojas en blanco, con un índice, anexando todos los documentos y requisitos exigidos 9.3 DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LA PROPUESTA La propuesta deberá contener la información requerida, presentada en los documentos señalados a continuación, la cual es necesaria para su comparación. PARA PERSONAS JURÍDICAS 1. Original del formato de hoja de vida del Departamento Administrativo de la Función Pública para personas jurídicas junto con sus anexos. Ver Anexo 3 PARA PERSONAS NATURALES 1. Original del formato de hoja de vida del Departamento Administrativo de la Función Pública para personas naturales, para contratos de prestación de servicios. . Ver 8 2. Original del Formato de Inscripción y Conocimiento de Proveedores junto con la documentación requerida en el mismo o sus anexos. Ver Anexo 4. 3. Original del Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá o de la entidad que le corresponda, con fecha no superior a quince (15) días calendario. 4. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal, ampliada al 150%. 5. Autorización para la suscripción del contrato expedida por el órgano social competente, cuando se requiera en razón de la naturaleza o la cuantía del mismo. 6. Certificación expedida por el Representante Legal o por el Revisor Fiscal, cuando a ello haya lugar, en la cual se deje constancia de que la persona jurídica está al día en los pagos a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje y, demás normas que lo modifiquen, complementen o deroguen. 7. Fotocopia del RUT. 8. Fotocopia de la tarjeta profesional del Revisor Fiscal (si firma la constancia del pago de los aportes parafiscales). 9. Original de la propuesta económica detallada y debidamente firmada. 10. Manifestación del número de cuenta y entidad bancaria, en la cual se le consignaría el valor a pagar. 11. Estados financieros ( balance general y estado de resultados) con corte a 31 de diciembre de 2011 y 31 de diciembre de 2012, debidamente certificado por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o en su defecto, por contador público cuya fotocopia de la matrícula deberá anexarse. 12. Certificado de Antecedentes Disciplinarios del Representante Legal, vigente (menor a un Anexo 5 2. Original del formato de inscripción y conocimiento de proveedores junto con la documentación requerida en el mismo. 3. Fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150%. 4. Fotocopia del último pago realizado al sistema de salud y pensiones. 5. Fotocopia del RUT 6. Certificado de Antecedentes Judiciales vigente (menor a 1 año). 7. Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente (menor a un 1 mes), del Representante Legal. 8. Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal vigente (con fecha del último corte del Boletín). 9. Manifestación del número de cuenta y entidad bancaria en la cual se le debe consignar el valor a pagar. 9 1 mes). 13.Certificado de Antecedentes de Responsabilidad Fiscal vigente (con fecha de último corte del Boletín). NOTA: La Sociedad Fiduciaria de Desarrollo Agropecuario S.A. se reserva el derecho de comprobar la autenticidad de los documentos aportados, así como de verificar el cumplimiento a cabalidad de los contratos que el oferente certifique y que se encuentren en ejecución. 10. VIGENCIA DE LA PROPUESTA La propuesta deberá permanecer vigente por un periodo mínimo de noventa (30) días calendario a partir de la fecha de su entrega. La Fiduciaria podrá solicitar, si ello fuere necesario, la ampliación de la vigencia de la propuesta y por ende la ampliación de la garantía de seriedad por el término que se requiera. Durante este período, el proponente no podrá retirar su propuesta ni modificar los términos o condiciones de la misma. Si por cualquier circunstancia se amplía el trámite del proceso y el proponente presenta ampliación a la garantía de seriedad de la propuesta que abarque este término, se entenderá con el hecho de la presentación de dicha ampliación que mantiene la totalidad de las condiciones de la propuesta. 11. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS La verificación y evaluación de las propuestas presentadas se efectuará hasta la fecha establecida en la Tabla No. 1 para el efecto, de conformidad con los criterios y factores contemplados en la presente invitación. Dentro de este término, la Fiduciaria podrá solicitar aclaraciones sobre puntos dudosos de las propuestas, sin que por ello el proponente pueda adicionar, mejorar o modificar su oferta. En tal evento, la Fiduciaria podrá prorrogar el plazo de evaluación con el fin de garantizar la selección objetiva y el cumplimiento de los principios generales de transparencia y buena fe contractual. El informe de evaluación de las propuestas será publicado en la página WEB de la Fiduciaria en la fecha establecida en la Tabla No. 1. 12. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS La verificación de las ofertas se realizará respecto de los requisitos habilitantes especificados en el numeral 7 de la presente invitación, la igual se tendrá en cuenta según el mérito de cada una de las propuestas en función de su calidad y precio. El puntaje definitivo se obtendrá promediando los puntajes finales de la evaluación frente a los requisitos habilitantes como a las propuestas en función de su calidad y precio. La mejor propuesta será la que obtenga el puntaje más alto. El informe de evaluación se presentará conforme se establece en el numeral 10. 10 12.1. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA Las propuestas serán evaluadas por puntuación, teniendo en cuenta los siguientes criterios: 14. DETERMINACIÓN DEL ORDEN DE CALIFICACIÓN El orden de calificación de las propuestas se determinará después de la evaluación de las mismas y será el resultado de clasificar de mayor a menor el resultado obtenido de sumar los puntajes de calificación. 15. ADJUDICACIÓN La publicación de la adjudicación del presente proceso, se hará mediante oficio, en la fecha establecida en la Tabla No. 1 para tal efecto, acto que será publicado para consulta en la página WEB de la Fiduciaria. La Fiduciaria adjudicará el presente proceso en forma total, es decir, a un sólo proponente. La fiduciaria se reserva del derecho de suspender el proceso de contratación o la contratación misma, en caso de considerarlo necesario. 16. CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTO EL PROCESO DE CONTRATACIÓN La Fiduciaria declarará desierto el presente proceso de selección por cualquiera de los siguientes motivos: a) Cuando no se presente propuesta alguna. b) Cuando ninguna de las propuestas elegibles cumpla con los requisitos en la presente invitación. c) Cuando existan motivos o causas que impidan la selección objetiva de una propuesta. d) Cuando su órgano de dirección determine la no procedencia de la adjudicación por definición de un rumbo estratégico para la Fiduciaria. 11 Una vez agotado el término para la presentación de las ofertas, La Sociedad Fiduciaria de Desarrollo Agropecuario S.A. procederá a evaluarlas y a adoptar la decisión que corresponda. La Sociedad Fiduciaria de Desarrollo Agropecuario S.A. podrá terminar este proceso anticipadamente en cualquier momento, ampliar los plazos del mismo o, una vez concluido, abstenerse de seleccionar o realizar adjudicación, sin que por una cualquiera de tales decisiones deba justificarlo o asumir responsabilidad alguna frente a los oferentes o reconocerles costos en los cuales haya incurrido por la elaboración y presentación de sus ofertas. Ninguna de tales decisiones causará responsabilidad alguna de La Sociedad Fiduciaria de Desarrollo Agropecuario S.A. frente a los oferentes. La decisión se comunicará a los oferentes dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su adopción, sin necesidad de dar a conocer los motivos de la misma. 17. GARANTÍA ÚNICA En caso de adjudicación, el proponente deberá constituir, y a satisfacción de la Fiduciaria, una garantía única de cumplimiento, que consistirá en una póliza de seguros expedida por una compañía de seguros o en una garantía expedida por un banco o una combinación conformada por las dos posibilidades mencionadas, expedidas por entidades legalmente autorizadas para operar en Colombia y, en caso de póliza, deberá expedirse en el formato para garantías a favor de particulares. La garantía única, deberá amparar: a) Cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. Por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. Este amparo deberá estar vigente durante toda la duración del contrato y seis (6) meses más. b) Calidad de los servicios prestados. Por un valor equivalente al treinta por ciento (30%) del valor total del contrato. Este amparo deberá estar vigente durante toda la duración del contrato y dos (2) años más. c) Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones. Por un valor equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato. Este amparo deberá estar vigente durante toda la duración del contrato y tres (3) años más. En cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia, el proponente que resulte adjudicatario está obligado a ampliar o prorrogar la garantía única. La garantía única referida en la presente invitación, debe otorgarse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de suscripción del contrato. El plazo aquí establecido puede ampliarse por decisión de la Fiduciaria. 12 En el caso en que el proponente que resulte adjudicatario no constituya la garantía única dentro del término señalado en la presente invitación por causas que le sean imputables, la Fiduciaria podrá declarar la caducidad del contrato y hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta. 18. REQUISITOS PARA EL INICIO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO Para el inicio de la ejecución del contrato, es necesaria la aprobación de la garantía única por parte de la Fiduciaria. La Fiduciaria a través del supervisor, mediante comunicación escrita, le informará al oferente sobre el cumplimiento de la anterior condición y procederá a suscribir el acta de iniciación del contrato. 19. DURACIÓN DEL CONTRATO El plazo de ejecución del contrato es de treinta (30) días calendario, partir de la firma del acta de inicio. 20. VALOR Y FORMA DE PAGO DEL CONTRATO El valor total del contrato será pagado por la FIDUCIARIA al CONTRATISTA una vez se realice la entrega del informe a entera satisfacción y, previa aprobación del supervisor del contrato NOTA: No se aceptará una forma de pago distinta a la indicada. 21. SUPERVISOR DEL CONTRATO LA FIDUCIARIA ejercerá la vigilancia de la ejecución del contrato por intermedio del Jefe de gestión administrativa y calidad, o quien haga sus veces, quien como supervisor, y para efectos de pago al CONTRATISTA previamente deberá verificar y certificar que el servicio prestado, sea óptimo, expedir la respectiva constancia de recibo a satisfacción del objeto contratado e impartir su aprobación para el pago. FORMATO FORMATO A. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA TÉCNICA CUALQUIER INQUIETUD PODRA COMUNICARLA AL CORREO ELECTRÓNICO: [email protected] 13 FORMATO A - CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Ciudad y Fecha Señores FIDUAGRARIA S.A. Edificio Avianca Calle 16 No. 6-66 Piso 29 Bogotá, D. C. REF: INVITACIÓN No. 036 DE 2013 Estimados señores: FIDUAGRARIA S.A., REQUIERE CONTRATAR LA REALIZACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO DE SUS ACTIVOS FIJOS (INMUEBLES, MAQUINARIA, EQUIPOS, MUEBLES Y ENSERES) Y EL AVALUO DE LOS MISMOS A TRAVÉS DE LOS PROCESOS DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN, IDENTIFICACIÓN, AVALUO Y CONCILIACIÓN”. El suscrito ____________________________ de conformidad con lo requerido en la presente invitación No. de 2013, cuyo objeto es: “Contratar una firma especializada en la elaboración de inventarios y avalúos, con el fin de realizar el proceso de actualización, de conformidad con lo establecido en el artículo 64 de Decreto 2649 de 1993, modificado por el artículo 2 del decreto nacional 1536 de 2007; que ofrezca la mejor propuesta que cumpla con los requisitos habilitantes, para el levantamiento del inventario físico de todos los activos de la fiduciaria (inmuebles, maquinaria, equipo, muebles y enseres) y el avalúo de esos mismos bienes, incluyendo el levantamiento de la información, identificación, avalúo y conciliación con los registros contables de los bienes a ser inventariados y avaluados”; presentó propuesta y solicitó ser evaluado para la adjudicación del contrato objeto del presente proceso. Declaro así mismo: 1. Que ninguna otra persona o entidad, diferentes de las nombradas aquí, tiene participación en esta propuesta o en el contrato que será el resultado de este proceso y que, por lo tanto, solamente los firmantes están vinculados a dicha propuesta. 2. Que declaramos, bajo la gravedad del juramento que se entiende prestado al firmar esta carta, que no nos encontramos incursos ni personal ni corporativamente, en las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar previstas en las normas legales. Así mismo, que no nos encontramos en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la 14 República. (En caso de tratarse de un consorcio o unión temporal deberá manifestarse que ninguno de sus integrantes se encuentra en dicha situación). 3. Que nos hemos familiarizado y hemos estudiado la presente invitación y demás documentos, así como las demás condiciones e informaciones necesarias para la presentación de la propuesta, aceptamos todos los requerimientos establecidos en dichos documentos y elaboramos nuestra propuesta ajustada a los mismos. Así mismo manifestamos que FIDUAGRARIA S.A., facilitó de manera adecuada y de acuerdo con nuestras necesidades, la totalidad de la información técnica requerida para la elaboración de la propuesta, garantizando siempre la confidencialidad de la misma. 4. Que nuestra propuesta cumple con todos y cada uno de los requerimientos y condiciones establecidos en los documentos del proceso. Nos comprometemos a ejecutar la totalidad del objeto del presente proceso en las condiciones requeridas por FIDUAGRARIA S.A. 5. Que entendemos que el valor del contrato, conforme está definido en los documentos de la presente invitación, incluye todos los impuestos, tasas o contribuciones directas o indirectas que sean aplicables, así como, todos los costos directos e indirectos que se causen por labores de administración y las utilidades del contratista. 6. Que no existe ninguna falsedad en nuestra propuesta. Toda la información aportada y contenida en nuestra propuesta es veraz y susceptible de comprobación. 7. Que el (los) abajo firmante(s), obrando en nombre y representación del proponente manifiesto (amos) que me (nos) obligo (amos) incondicionalmente a firmar y ejecutar el contrato, en los términos y condiciones previstos en la presente invitación. 8. Que de acuerdo con lo establecido en la presente invitación, adjunto se anexa la documentación solicitada en los mismos. 9. Que en caso de ser adjudicatarios del contrato derivado del presente proceso, nos comprometemos a notificarnos, perfeccionar, legalizar el contrato e iniciar su ejecución, en los plazos previstos en la presente invitación del presente proceso. Así mismo, a ejecutar el objeto contractual de acuerdo con los documentos que hacen parte del presente proceso; el contrato y las demás estipulaciones del mismo. 10. Que, a solicitud de la Fiduciaria, nos obligamos a suministrar cualquier información adicional necesaria para la correcta evaluación de la propuesta. 11. Que de manera libre y espontánea manifestamos que en el evento de resultar adjudicatarios, renunciamos a efectuar cualquier acción, reclamación o demanda en contra de la Fiduciaria por hechos o circunstancias que conocemos o hemos debido conocer por razón de las condiciones y exigencias que se establecieron en la presente invitación y en el contrato y que manifestamos aceptar en su totalidad. 15 12. Que garantizamos que las creaciones o innovaciones, que hacen parte de la propuesta o se refieren a una o varias de las prestaciones en el marco del presente proceso, no infringen derechos de propiedad intelectual de terceros. 13. Que conocemos detalladamente y que hemos hecho todas las averiguaciones necesarias para asumir los riegos sociales, de orden público, normativos, climáticos, ambientales, técnicos que la ejecución del contrato nos demande, y en consecuencia manifestamos que asumimos los resultados económicos de los mismos. 14. Que nos comprometemos a ejecutar el contrato en el plazo estipulado Treinta días (30) calendario, contados a partir de la firma del acta de iniciación del mismo. 15. Que en caso de ser adjudicatarios del contrato derivado del presente proceso, nos comprometemos a constituir las garantías requeridas y a suscribirlo dentro de los términos señalados para ello. 16. Que conocemos y aceptamos en un todo, las leyes generales y especiales aplicables a este proceso contractual. Nos permitimos informar que las comunicaciones relativas a este proceso de selección las recibirán en la siguiente dirección: Proponente: [indicar nombre completo del proponente] Dirección: [indicar dirección y ciudad] Teléfono y fax: [indicar teléfono y fax] Correo electrónico: [indicar teléfono y fax] Atentamente, Nombre: En calidad de: C.C.: [indicar nombre y cargo del signatario] [indicar el cargo de la persona que firma] [indicar documento de identificación del signatario] _______________________________________ Firma autorizada [firma del representante autorizado] El día [día] del mes [mes] de [año] [Indicar fecha de firma] NOTA: Esta carta debe venir firmada por el representante legal debidamente facultado 16
