Guía para la entrega de puestos de trabajo del Registro

DIRECCIÓN EJECUTIVA
Ref. DE-1490-2015
Guatemala, 02 de julio de 2015
Registro Nacional de las Personas
Licenciado
Dante Antonio Ávalos Agullar
Director de Gestión y Control Interno
Registro Nacional de las Personas -RENAP-
o 2 JUL 2015
Presente
DiRECCiONCE
CONTROLINTERNO
Hora.
SO
Licenciado Avaios:
Adjunto al presente remito Guía para la entrega de puestos de trabajo del Registro
Nacional de las Personas, el cual se traslada debidamente firmado por las áreas
correspondientes y aprobadas por este Despacho para que continúe con la divulgación e
implementación del mismo.
Atentamente,
Lic. Ri^y Leonel Gallardo Rósale
DIRECTOR
EJECUTIVO
Director Ejecutivo
c.c. Archivo
RLGR/alsc
Adjunto 01 engargolado Guía para la entrega del Puesto de Trabajo
Calzada Rooseveit 13-46, zona 7
3 Nivel Edificio RENAP CENTRAL
PBX 2416-1900 CALL CENTER: 1516
Hi
www./_enap,gob,gt
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DTA-GUI-01-15
RENAP
fí0gi$tro Nacional de las Personas
APROBACION
DE LA:
GUIA PARA LA ENTREGA DEL PUESTO DE
TRABAJO
Junio 2015
X.V.V- .V
-2(1
,
-/- Osrdon,
^V^^sR^^^'ONiADMíNISTRATíVA
^^^víj^^ubdirecíor dé Recursos Humanos
Oficinas Centrales RENAP, Guatemala Gip^errol
,.,,^..tefma*M/relíaiQíe.
DIRECCION ADMIÍOT
Invent
, itarios
lia, Guatemala
76- Lic. Carlos Alfredo López Valdez
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
Jefe de Gestión de RRHH
Director Adítótraíivo
r:p?ntraifi-« fíENAP^ii
i^ ^ • >-g» n
'fWALÍ..
GUÍA PARA LA ENTREGA DEL PUESTO DE TRABAJO
Junio 2015
Versión 1
Página 2de8
J
Contenido
Contenido
2
I.
3
Introducción
II.
Objetivo de la Guía Administrativa
3
III.
Campo de Aplicación
3
IV.
Base Legal
3
V.
Monitoreo y Seguimiento de la Guía
3
1.
Instrucciones para la entrega del puesto de trabajo
4
2.
Instrucciones especiales
6
3.
Esquema para la entrega del puesto de trabajo
7
Control de Cambios
8
GUÍA PARA LA ENTREGA DEL PUESTO DE TRABAJO
Junio 2015
Versión 1
Página 3 de 8
I. Introducción
La información es uno de los activos más importantes de la Institución; considerando las situaciones
más complicadas de asumir y que representa riesgo tanto para la seguridad de la información como
para la continuidad de las operaciones, como lo es la finalización del vínculo laboral de los empleados
con la Institución, es importante conocer la forma de actuar ante situaciones de esta índole.
Por lo anterior se hace necesario adoptar algunas medidas que permitan la transferencia de bienes y
la entrega de puesto de forma que se garantice la entrega total de los activos de información a la
Institución.
II. Objetivo de la Guia Administrativa
Proveer un documento técnico-administrativo que sirva para establecer la adecuada ejecución del
proceso para el retiro del empleado de la Institución, fortaleciendo el procedimiento actual y garantizar
que todo activo de la información perteneciente al RENAP sea entregado al momento del término de
la relación laboral.
III. Campo de Aplicación
La presente Guía será de aplicación y observancia obligatoria.
IV. Base Legal
Decreto número 90-2005 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Registro Nacional de
las Personas y sus reformas.
V. Monitoreo y Seguimiento de la Guía
Para garantizar la vigencia y efectividad de la Guía, se deberá mantener un proceso constante de
revisión y solicitar la actualización oportuna para realizar la inclusión de ajustes y modificaciones que
se consideren pertinentes, debiendo efectuarse cada vez que cualquiera de las normas y
procedimientos establecidos lo requieran.
Junio 2015
GUÍA PARALAENTREGA DELPUESTO DETRABAfO
Versión 1
Página 4 de 8
1. Instrucciones para la entrega del puesto de trabajo
Listado
Bloqueo
de
Procederá a bloquear usuario para evitar el
Subdirección
usuarios
acceso a
de Recursos
bloqueados en
de
los sistemas y/o equipo de
usuano
cómputo.
Humanos
el sistema.
El jefe inmediato será el responsable de
garantizar que el empleado entregue todos
ios activos a su cargo, estos incluyen:
Gafete
Llaves de escritorio
Activos inventariados
Expedientes y registros
Papel seguridad
Dispositivos
móviles
(teléfono,
modem, memorias USB, entre otros)
"Acta
de
Jefe
entrega
de
inmediato
activos
de
Entrega de activos
de la información
La entrega de estos activos deberá quedar
mediante Acta
registrada en un "acta de entrega de activos
de información", la cual incluirá al menos:
número de acta, fecha, lugar, nombre de
quien
recibe
los
bienes
para
que
comparezca y firme el acta validando lo
indicado y de quien entrega (con código de
empleado), puesto que desempeñó y ei
listado de io que entrega
(llaves, gafete,
número de expedientes, cantidad de equipo
de cómputo y mobiliario, entre otros).
información"
GUÍA PARA LA ENTREGA DEL PUESTO DE TRABAJO
|unto2015
Versión 1
Página 5 de 8
w
Descripción
A^yiaaa
La persona que se retira de la Institución
deberá dejar entregados todos los bienes
cargados de su tarjeta de responsabilidad,
Adjunta
de
solicitud
descarga
de
detallando todos los datos de los activos
Solicitud
de
que entrega.
descarga
de
Ya sea a algún
bienes activos
compañero
que
se
bienes activos.
responsabilice de los mismos o al jefe
inmediato; sin embargo, el jefe inmediato es
el responsable de garantizar dicha entrega.
El jefe inmediato deberá entregar la hoja de
Entrega
del
"Solvencia General" con la
firma
en las
formato "Solvencia
casillas 13 y 14, para que el empleado
General"
continúe con la recolección de firmas en
Solvencia
general
todas las dependencias correspondientes.
Copia del Acta
El jefe inmediato deberá asegurarse que la
de entrega de
persona que recibe los bienes remita los
Jefe
activos
documentos
escaneados
al
correo
con
inmediato
firma
Entrega de activos
electrónico
recibido
formato de carga y descarga de activos con
al
de
[email protected].
área
de
la
diferentes
la finalidad de actualizar el inventario en el
correspondiente
dependencias.
sistema. Las llaves, teléfonos, módems y
En el caso de
memorias USB deberán entregarse a la
inventarios
Dirección Administrativa y el gafete a la
correo
Subdirección de Recursos Humanos.
el
será el
registro.
Cuando el jefe inmediato considere que el
usuario posee en su equipo de cómputo
Recuperación
de
información relevante para la continuidad de
las operaciones, puede solicitar mediante
Oficio con sello
oficio a
de recibido.
información
la Dirección de
Informática y
relevante
Estadística
un
backup
del
equipo
del
usuario, el cual será entregado en disco y
mediante oficio al jefe solicitante.
Validado oapr
alldad
/alldado por:
J
Aprobado pg
GUÍA PARA LAENTREGADEL PUESTO DE TRABAJO
Junio 2015
Versión 1
Página 6 de 8
2. Instrucciones especiales
•
Cuando el empleado tenga a su cargo equipo de enrolamiento, deberá realizarse un acta adicional
de entrega de dispositivos, este documento deberá enviarse ai correo electrónico
[email protected] debidamente firmado por ei jefe inmediato y ia persona que se hará cargo
de ios mismos.
•
La entrega de los puestos de jefes y directores será realizada con acompañamiento de un delegado
de Auditoría interna.
Cuando Auditoría Interna no pueda estar presente en ia entrega del puesto por algún director o jefe,
éste deberá ser entregado a la persona que queda en funciones en el puesto o jefe inmediato quién
deberá dejar constancia en acta de entrega, detallando todos los activos y proyectos entregados.
GUÍA PARA LA ENTREGA DEL PUESTO DE TRABA)0
|unío 2015
Versión 1
Página 7 de 8
3. Esquema para la entrega del puesto de trabajo
mido )
• ACTIVIDAD 1.
ACTIVIDAD 2.
ACTIVIDAD a.
Boqueode usua^
Entrega de activos de la
Adjunta solicitud de
ctescarga de bienes activos
infonnatíón
'
ACTIVIDAD 5.
(
riü )
ACTIVIDAD 6,
Enbega de ac^vos ai área
correspondiente
ACTIVIDAD 4.
Recuperación de
Envega de Solv^tda
información relevante
Generai
'
.r-
Junio 2015
GUÍA PARA LA ENTREGA DEL PUESTO DE TRABAfO
Versión i
Página 8 de 8
Control de Cambios
1
Descripción
Junio 2015
8
Subdirección
de
Recursos
Humanos
Diseño y elaboración de la Guía para la entrega del puesto de trabajo.