Domina tu tiempo 52 técnicas para gestionar el tiempo de Investigadores Posiblemente te habrás preguntado, en más de una ocasión si a lo largo de un día podrías haber aprovechado una hora más. El secreto está en adoptar pequeños cambios que te ayuden a aprovechar esa hora e incluso alguna que otra más. A continuación te proponemos 52 consejos rápidos y sencillos: 1 - Confecciona un listado en el que priorices tu 11 -¿Tienes algo fastidioso que hacer? Déjalo para tareas. Clasifícalos del siguiente modo: A- para las tareas más importantes B- para las tareas importantes C- para las tareas poco importantes D- para las tareas sin ningún tipo de importancia Dale prioridad a las tareas del tipo A antes que a las del B y trata de deshacerte de todas las tareas tipo D (delegándolas a otra persona). Realiza las tareas tipo C únicamente cuando tengas tiempo de sobra. mas tarde- igual que cuando te dejas los bordes de una pizza o pastel para el final. NO te pongas excusas para no hacerlo pero permítete el lujo de posponerlo. 2 -Haz un esquema con los aspectos básicos- esto ni siquiera te llevará un minuto; de este modo, podrás reducir tu listado de tareas. 3 -Reserva algo de tiempo todas las noches para planear tu trabajo del día siguiente: saber qué harás mañana te ayudará también a dormir mejor. Planificar la noche antes te ayudará a estar más descansado y a concentrarte mejor en tu trabajo el día siguiente. 4 -Trabaja en un lugar y en un escritorio que estén siempre limpios y ordenados. Trabajar en un lugar poco ordenado te hará perder de 60 a 90 minutos diarios buscando cosas; o bien te hará perder la concentración en tu trabajo. Un lugar de trabajo desordenado puede quitarte una cantidad de tiempo y energía muy importante para tu trabajo. 5 -Prográmate el tiempo que te llevará organizar tu lugar de trabajo con el fin de centrarte mejor en él. 6 -Reduce el flujo continuo de documentos innecesarios mediante la eliminación de informes y listas de correo basura; de este modo, no tendrás esos documentos o correos en lugar preferente. 7 -Selecciona los documentos con el fin de que solo los elementos más importantes terminen sobre tu escritorio. Si no tienes a nadie que te lo haga, lo puedes realizar mediante equipos de auto-selección. Nombra a cuatro personas para que te ayuden. Los lunes puedes ocuparte tú de seleccionar los documentos entrantes para el resto del equipo; el martes, la segunda persona lo realiza para el resto del equipo; y así sucesivamente. Rotar la actividad durante toda la semana entre los miembros del equipo permitirá llevar a cabo esta tarea sin que resulte demasiado pesada. 8 -Realiza un experimento completo al día. Focaliza tu atención en un solo experimento diario, así aprovecharas mejor tus recursos. Si tienes que esperar a que termine el experimento (“tiempos muertos”), usa este tiempo para actividades complementarias. 9 -Trabaja por tiempos. Por ejemplo, tienes una propuesta de envergadura y, prepararla te va a llevar tres horas de trabajo. Por consiguiente, segmenta el tiempo; utiliza los primeros 20 minutos para realizar un esquema y un listado de recursos. A continuación, anota la parte para el día siguiente. Puede que tengas que dedicarle cuatro o cinco días, pero así te asegurarás de terminar la tarea aunque sea de manera segmentada. 10 –Planifica bien, pero agrega un poco de flexibilidad al plan por si tienes que hacer cambios urgentes. 12 -Márcate plazos. Ponle un plazo a una tarea y termínala. Aquellas tareas que se programan para hacer “lo antes posible” acaban apiladas todas juntas y al final se posponen. Márcate plazos de una manera realista y establece, además, un tope de tiempo. 13 -Evita aquellos procedimientos que te lleven a una crisis de gestión. Si esperas a que falte poco para que cumplan los plazos tendrás que hacer frente a un estrés añadido y tendrás que apurar al máximo para terminar esas tareas: tu única opción será volver atrás y rehacerlas. Si te encuentras en esta situación con mucha frecuencia, entonces probablemente tendrá mucho más que ver con una falta de previsión que con tus responsabilidades diarias. 14 -Fíjate tu propia meta con el fin de leer solamente la primera página. Si te ves en la necesidad de leer información muy extensa y tediosa como resultados o datos de laboratorio o un artículo científico muy largo, comprométete a leer solo la primera página en cinco minutos. Antes de que te des cuenta ya habrás terminado. 15 -No aspires a la perfección. Se trata del juego de la regla 20/80 en la cual, invirtiendo el 20% de tu tiempo consigues el 80% del resultado y así avanzas. Si sufres de perfeccionismo, el 80 % no será suficiente, querrás que tus resultados sean perfectos. Pero puede que te cueste otro 80% del tiempo que has dejado para conseguir ese 20% extra del resultado, haciéndolo 16 veces más caro. 16 -Delega parte de tu trabajo. Si quieres sacarlo adelante no siempre tendrás que hacerlo tu solo, especialmente cuando se te eche el tiempo encima. Cédele algo de trabajo a tus compañeros. 17 -Sé razonable cuando delegues. Intenta delegar sin ponerte posesivo y sin que parezca que de ello dependerá que te den el proyecto o subvención de tu vida; llévate bien con tus compañeros de investigación de los laboratorios adyacentes. 18 -Deja a un lado esa tarea que te gusta controlar. Pásasela a la persona apropiada y proporciónale el apoyo y los instrumentos necesarios. Deja que tome sus propias decisiones y que se equivoque y ofrécele algo de feedback con el objeto de maximizar los resultados. 19 -Contrata a algún especialista que te haga ciertos trabajos. Busca a un experto que te haga la declaración de la renta, paga a alguien para que te corte el césped, contrata servicios profesionales para la elaboración de currícula, etc. Consulta tu lista de tareas, reuniones y eventos programados y hazte esta pregunta: ¿estoy aprovechando el tiempo como es debido? Si la respuesta es “no”, entonces delega todo aquello que creas conveniente. necesario en una reunión concreta, si sacarías provecho de ella y en qué podrías contribuir. 21 -Confecciona una agenda de reuniones. Si una reunión es absolutamente necesaria, entonces deberás crear una agenda con los tiempos y adherírsela a la reunión en cuestión. Desarrolla los puntos clave de la reunión y determina quién va a hacer un seguimiento de ellos, de manera que no se repitan los puntos de un mes a otro. 22 -En las reuniones asígnale un tiempo a cada uno de los puntos de la agenda del día. Por ejemplo: 2.00-2.20 Nuevas tareas rotativas de laboratorio 2.20-2.45 Cambios en los procedimientos de seguridad. Esto reforzará la discusión. 23 -Convoca reuniones en lugares apropiados. Si tienes una reunión con un representante comercial y no quieres que se extienda demasiado, sugiérele, por ejemplo, que la reunión tenga lugar en una cafetería o local de comida rápida. Pero si, por el contrario, te interesa que sea más larga, propón un restaurante que resulte agradable. Solo por la elección del sitio podemos influir en el tiempo y en la calidad de la reunión. 24 -Registra las interrupciones. Existen interrupciones buenas y malas. De hecho, a ti te pagan para que te encargues de las interrupciones tipo A y B, porque las del tipo C y D te quitarán un tiempo muy valioso y te traerán problemas. 25 -Apunta todas las interrupciones en una libreta: el registro de interrupciones puede parecer una auténtica lata aunque solo te llevará unos segundos. Si esperas al final de día para rellenar dicho registro, se te olvidará; por eso debes ocuparte de esto después de cada interrupción. 26 -Elabora dos registros para las interrupcionesuno de tipo "presencial" y otro "telefónico". Separar estos registros es necesario porque ambos miden parámetros distintos. 27 -Realiza los registros de tres a cinco días: esto te dará una visión más exacta de un día normal de trabajo. Observa quién o qué te interrumpió, de qué se trataba, cuánto tardaste en gestionarlo y si se trataba de una A, B, C o D. Haz todo lo posible para evitar interrupciones del tipo C y D. 28 -No respondas al teléfono. Si se trata de algo importante volverán a llamar; y por supuesto, si estás esperando una llamada importante, atiéndela (aunque la mayoría de las llamadas no son relevantes, por lo que puedes dejarlo sonar). Debes enseñar a las personas cómo deben tratarte: si siempre que te llaman al teléfono estás disponible, lo que les estás transmitiendo es que pueden llamarte a cualquier hora. 29 -No te preocupes si no recuperas el tiempo perdido por culpa de las interrupciones; normalmente, la gente pierde la mitad del tiempo de trabajo por culpas de ellas. Con solo recuperar una hora y media al día o siete horas y media semanales, al final se traducirá en que habrás recuperado nueve semanas de trabajo en un año. 20 -No desperdicies tiempo en reuniones innecesarias. Pregúntate si eres estrictamente www. esacsis.arjournals.com Copyright © Sociedad para el Avance Científico 2011. Todos los derechos reservados a nivel mundial. La duplicación no autorizada o la distribución de este material en cualquier forma, están estrictamente prohibidas por la ley. Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, almacenada o transmitida en cualquier forma o por cualquier medio, electrónico, web, blog, mecánico, por fotocopia, grabado ni de otra manera, sin el permiso previo y escrito de SACSIS. Domina tu tiempo 52 técnicas para gestionar el tiempo de Investigadores 30 -Trata de identificar la cantidad de tiempo que empleas en aquellas cosas que mejor se te dan. Después haz los ajustes necesarios para encontrar tiempo de trabajo y dedícaselo a las cosas que aumentan notablemente tu trabajo y tu productividad personal. 31 -Si lo que realmente quieres es gestionar mejor tu tiempo y eres consciente de cómo lo estás haciendo, tendrás que ser capaz de identificar modos eficientes y rápidos que te permitan ocuparte de tus tareas diarias. 32 -Busca el equilibrio. Tener muchas cosas que hacer y el tiempo escaso solo te provocará estrés, frustración y te pondrá en una situación de crisis organizativa. Aprende a buscar equilibrio en las siete facetas de tu vida: salud, familia, dinero, relaciones, carrera profesional e intelectual, espiritual. Con que solo una de estas facetas no esté en equilibrio conseguirá afectar al resto. No permitas que tu salud, tu familia o tu trabajo sean los que dominen tu tiempo. 33 -No distribuyas tu tiempo en función de quien más lo necesita sino de quien más lo merece. No seas negativo ni arrogante si esto implica que alguien “no merezca tu tiempo”. No permitas que la demanda de tu tiempo supere notablemente a la oferta. 34 -Utiliza un calendario o aplicación para priorizar tu tiempo. Llévalo contigo a todos sitios, al laboratorio y a cualquier compromiso social o familiar. El control empieza cuando, en lugar de tratar de recordar las cosas, las anotamos. 35 -Mantén todas tus citas y eventos programadosde trabajo y personales- en un único lugar. De este modo, no correrás el riesgo de programar responsabilidades de trabajo y un compromiso personal a la misma hora. 36 -Sé puntual y no llegues tarde. Si llegas tarde, tu probabilidad de ir dejando las cosas para después irá en aumento. 37 -No vayas dejando las tareas tipo A y B para después. A la hora de enfrentarte al hecho de “ir dejando todo para luego”, conviértelo en un juego: date una recompensa al final por haberlo hecho. 38 -Cíñete al trabajo. Son las dos de la tarde y tienes que trabajar en ese experimento largo y tedioso con cultivos celulares. Pretendes marcharte a las 5 pero pierdes casi una hora y media buscando material, vas a por café, etc.; y piensas, “vaya, ya es demasiado tarde para ponerme con esto”. En lugar de eso, quédate en la zona de experimentos y convéncete de que no puedes irte hasta que hayas terminado el trabajo. Cuando hayas acabado sé positivo contigo mismo o date una recompensa. 39 -En vez de decir, “lo voy a hacer todo”, dí lo siguiente: “voy a hacer todo aquello que es más importante”. Esto te permitirá que te centres en la calidad y no en la cantidad. 40 -No te conviertas en víctima de las “cosas irrelevantes”, es decir, todas las exigencias, peticiones y responsabilidades de trabajo que se acumulan en un cajón sin fondo y que nunca puedes acabar. Al final del día no has terminado todo aquello que es más importante porque te has visto abstraído por todas esas “cosas”. El único modo de disponer de más aprovechándolo. tiempo es sencillamente 41 -No justifiques tu productividad por lo que has dejado sobre tu mesa: hazlo por lo que has conseguido. Siempre que los puntos que hayas realizado sean más importantes que los que te has dejado se traducirá en que tu día de trabajo ha sido productivo. 42 -No pases todos los puntos incompletos al día siguiente. En vez de eso, pásalos al siguiente día que te venga bien para su conclusión- un día que sepas que vas a tener tiempo de sobra para ello. 43 -Planifica siempre teniendo en cuenta las interrupciones. Es posible que la mayoría de las interrupciones se produzcan a primera hora de la mañana y al comienzo de la semana. Esto implica que, si lo primero que has planificado es llevar a cabo un proyecto vital el lunes por la mañana, sentirás frustración nada más empezar porque el teléfono te empezará a sonar o el personal técnico no parará de entrar donde tu estés. Planifica, pues, tus proyectos más importantes más tarde ese mismo día y a lo largo de la semana cuando sepas que tendrás menos probabilidades de que te interrumpan. 44 -Evita el agotamiento. Los investigadores, a menudo dicen: “haré todo lo que haga falta para terminar este proyecto”; desde luego, se trata de una ética de trabajo encomiable. Pero si te “quemas” y, entonces, te marchas, al final no gana nadie; el organismo o institución para el que trabajas tendrá que contratar a otra persona para reemplazarte y el valor de tu experiencia se perderá y habrá que empezar de nuevo. Cambiar de trabajo para experimentar nuevas oportunidades y mejorar, a veces, puede ser una buena táctica, pero abandonar un puesto, por mero agotamiento, por el solo hecho de aceptar otro puesto y “quemarte” de nuevo es contraproducente. tu vida, visualiza las cosas de manera positiva. Bloquea los mensajes negativos. Lee algo positivo o estimulante. Camina, haz ejercicio, desayuna bien, dúchate. Controla tu mente, tu cuerpo y tu entorno. 49 -Ten claro si eres un caballo de carreras o una tortuga. Un caballo de carreras es alguien que trabaja perfectamente con una sobrecarga. Lo que realmente le inyecta una carga de adrenalina a un caballo de carreras es tener mucho trabajo que hacer. Una tortuga es alguien que funciona mejor a un ritmo más medido. Tanto los caballos de carreras como las tortugas logran muchas cosas en este mundo. Sencillamente lo hacen de una manera diferente. Si eres caballo agrupa todas las reuniones de trabajo que puedas, pero si eres una tortuga lo mejor es ponerlas distantes. 50 -Ponte una meta. Si no sabes adonde vas, cuando llegues nunca lo sabrás. Cuando hagas las cosas que tienes que hacer, no dejes que los “tengo que” te absorban: nunca vivirás una vida plena y satisfactoria a menos que le dediques algo de tiempo a los “quiero hacer”. 51 -Escribe tu plan de acción y los pasos a seguir para lograr tus objetivos. Revísalo con cierta periodicidad y haz los cambios oportunos. 52 -Relájate un poco. No tienes que ser productivo el 100 por 100 del tiempo. Una de las mayores ventajas de aprender a gestionar mejor el tiempo es que al final acabas teniendo más tiempo para ti mismo. Lo necesitas. Disfruta con tu trabajo, con cada momento y cada relación personal al máximo. Aprende de todas las experiencias (incluso de las negativas) de manera que puedas aplicarlas de forma productiva. 45 -Aprovecha tu agenda con el fin de programar reuniones o eventos entorno a ella. Digamos que un colega investigador de Madrid quiere concertar una cita el 26 de septiembre para hablar sobre una colaboración contigo, pero te das cuenta de que será el día 29 cuando estarás en la ciudad. Trata de combinar citas en un mismo día para ahorrar tiempo. 46 -No te cargues de negatividad antes de irte a la cama. No veas las noticias de la noche; en vez de eso, pon tu programa de humor favorito, lee una novela que te distraiga o ten una conversación agradable con una persona que sea especial para ti. Dormirás mejor y te despertarás con una sensación fantástica. 47 -Duerme lo suficiente. Los estudios demuestran que el 75 por ciento de la población se encuentra cansada prácticamente a cualquier hora del día principalmente por el modo de llevar la semana. Muchísimas personas sufren días de mucho estrés por no planificar bien; por eso, su descanso no es de calidad. Sin una buena noche de descanso no estarás en las mejores condiciones. 48 -Levántate una hora antes de lo normal. Todos necesitamos tener una hora a la que levantarnos. Saca provecho de esto: levántate todos los días una hora antes de lo habitual y arrancarás el día con buen pie. Céntrate en las circunstancias normales de www. esacsis.arjournals.com Copyright © Sociedad para el Avance Científico 2011. Todos los derechos reservados a nivel mundial. La duplicación no autorizada o la distribución de este material en cualquier forma, están estrictamente prohibidas por la ley. Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, almacenada o transmitida en cualquier forma o por cualquier medio, electrónico, web, blog, mecánico, por fotocopia, grabado ni de otra manera, sin el permiso previo y escrito de SACSIS.