manual de calidad (mc-gc-06) - Universidad Tecnológica de Pereira

MANUAL DE CALIDAD
(MC-GC-06)
OBJETIVO
ALCANCE Y EXCLUSIONES
PRESENTACION DE LA EMPRESA
INTERACCION DE LOS PROCESOS
DESCRIPCION DEL SGC
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
EL PRESENTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD
EXCLUSIVA DE SUMILEC S.A., SU USO Y
REPRODUCCION SIN AUTORIZACION ESTAN
TERMINANTEMENTE
PROHIBIDOS.
LOS
POSEEDORES DE COPIAS CONTROLADAS
ESTAN SUJETOS A DEVOLUCION EN LOS
CASOS QUE LA EMPRESA LO REQUIERA.
OBJETIVO
Establecer y desarrollar actividades que
permitan cumplir con los requisitos del
sistema de gestión de calidad bajo los
lineamientos de la norma ISO 9001 y llevar a
cabo un proceso de calidad sistemático, para
garantizar la continua satisfacción del
cliente.
ALCANCE Y EXCLUSIONES
ALCANCE DE LA NORMA ISO 9001:2000 EN SUMILEC S.A.
Comercialización de productos y equipos eléctricos para media y baja tensión y de
telecomunicaciones, para los sectores industriales y de comunicaciones.
EXCLUSIONES DE LA NORMA
7.3
Diseño y desarrollo.
PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
RESEÑA HISTORICA
MISION – VISION
ORGANIGRAMA
POLITICAS DE CALIDAD
PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS
LINEAS DE PRODUCTOS
LISTADO DE PROVEEDORES
LISTADO DE CLIENTES
DISEÑO DE PLANTA
RESEÑA HISTORICA
SUMILEC S.A. Es una empresa fundada en 1986, con el objetivo de comercializar equipos y elementos eléctricos y de comunicación.
En la actualidad cuenta con una estructura administrativa, financiera y comercial que le permite establecer una relación de servicio
y comunicación entre clientes y proveedores.
Como fruto de un análisis del mercado suple las necesidades y requerimientos de la industria, comercio, sector público y de comunicaciones
de la región, acercándose a la meta propuesta de ubicarse en una posición de liderazgo a nivel regional. Ha trabajado con vocación de
servicio hasta hacerse acreedor del galardón ”Premio nacional al desarrollo empresarial” en el año 1995.
Como objetivo o política de la empresa se tiene, atender el aspecto de la administración eficiente del personal y los productos
comercializados y para ello contamos con un proceso de mejoramiento continuo, respaldado con nuestra certificación de calidad ISO 9001:2000.
Actualmente cuenta con una serie de proveedores que le brindan productos de excelente calidad, entre otros contamos con:
Dexson, Grupo Schneider, Iluram, Teldor, ABB, Bticino, 3M, Laumayer, Rebra, Legrand, Danfoss, Siemens.
El departamento de ventas presta asesoría y tiene dentro de sus clientes empresas como:
Colombit, Emtelsa, C.I. Super de Alimentos, Acerías de Caldas, Papeles Nacionales, Ingenio Risaralda, Conelec, C.I. Cartagenera,
Montajes y Suministros, Coats Cadena, La Rosa, etc.
ING. WALTER GARCIA M.
GERENTE GENERAL
MISION - VISION
MISION
SUMILEC S.A., ES UNA EMPRESA QUE SE DEDICA A COMERCIALIZAR
PRODUCTOS Y EQUIPOS ELECTROINDUSTRIALES Y DE COMUNICACIÓN, QUE
SATISFAGAN OPORTUNAMENTE LAS NECESIDADES DEL CLIENTE EN CALIDAD Y
SERVICIO, CONTRIBUYENDO AL DESARROLLO SOCIOECONOMICO
DE LA
REGION.
VISION
“SER LA EMPRESA LÍDER
EN LA COMERCIALIZACIÓN DE PRODUCTOS
ELÉCTRICOS ESPECIALIZADOS PARA SUPLIR LAS NECESIDADES DEL SECTOR
INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE LA REGIÓN CONTRIBUYENDO AL DESARROLLO Y
PROGRESO DE LA ORGANIZACIÓN”.
POLITICAS DE CALIDAD
FOMENTAR LA ARMONIA,
EL RESPETO Y LA CONFIALBILIDAD,
PARTICIPACIÓN Y CAPACITACION A SUS EMPLEADOS Y CLIENTES.
CONTAR CON UN SELECTO GRUPO DE PROVEEDORES QUE GARANTICEN CALIDAD,
CUMPLIMIENTO Y PRECIOS COMPETITIVOS.
CUMPLIR CON TODAS LAS NORMAS ETICAS Y LEGALES BASADOS EN LOS PRINCIPIOS DE LA
SANA COMPETENCIA, CONTRIBUYENDO AL DESARROLLO SOCIAL Y ECONOMICO DE LA
REGION.
SATISFACER LAS NECESIDADES
EXCELENTE CALIDAD Y SERVICIO.
REALIZAR CONTINUO SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES TANTO A NIVEL
INTERNO COMO EXTERNO QUE GARANTICE EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA
ORGANIZACIÓN.
CUMPLIR CON TODOS LOS REQUERIMIENTOS NECESARIOS PARA CONTRIBUIR CON EL
MEJORAMIENTO DEL MEDIO AMBIENTE.
DE
LOS
CLIENTES
BRINDANDO
GENERANDO
PRODUCTOS
DE
INTERACCION DE LOS PROCESOS
EN SUMILEC S.A. SE IDENTIFICARON
LOS SIGUIENTES PROCESOS:
ADMINISTRATIVO
GESTION DE CALIDAD
COMPRAS
BODEGA
VENTAS
MAPA DE PROCESOS
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
OBJETIVOS CORPORATIVOS
DESCRIPCION DEL SISTEMA DE
GESTION DE CALIDAD
A CONTINUACION SE DESCRIBE LA FORMA EN QUE
SUMILEC S.A. DA CUMPLIMIENTO A LOS REQUISITOS
DE LA NORMA ISO 9001:2000.
CAPITULO 4: SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
CAPITULO 5: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
CAPITULO 6: GESTION DE LOS RECURSOS
CAPITULO 7: REALIZACION DEL PRODUCTO
CAPITULO 8: MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
INFORME DE AUDITORIA
(ESQUEMA Y EXPLICACION)
ELABORADO POR
NOMBRE DEL AUDITOR
CIUDAD, FECHA DE PRESENTACION
TABLA DE CONTENIDO
1. INFORMACION GENERAL DE LA AUDITORÍA
2. CRITERIOS DE LA AUDITORIA
3. DOCUMENTOS DE APOYO UTILIZADOS
4. ACTIVIDADES REALIZADAS
5. ASPECTOS RELEVANTES
6. ASPECTOS POR MEJORAR
7. RESULTADO DEL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
ANTERIORES
8. RESUMEN DE NO CONFORMIDADES ENCONTRADAS (E-R-C)
ANEXOS
A. REGISTRO LISTA DE CHEQUEO
B. REGISTRO ACCIONES CORRECTIVAS – PREVENTIVAS- DE MEJORA
DESARROLLO
INFORMACION GENERAL DE LA AUDITORIA
Empresa:
Tipo de auditoría : Interna
Proceso Auditado:
Cargo del Auditado:
Fecha de la Auditoría:
Hora de inicio:
Hora de terminación:
CRITERIO DE LA AUDITORÍA
Pueden ser:
Determinar el cumplimiento de uno o más requisitos de la dirección.
Determinar la conformidad con los criterios de la norma ISO 9001:2000
DOCUMENTOS DE APOYO UTILIZADOS
Enuncie los documentos de los cuales se apoyó tanto para la preparación como para el
trabajo de campo y la elaboración del presente informe.
ACTIVIDADES REALIZADAS
P. EJ:
Citación- Reunión de Apertura – Entrevistas- Observacion- Toma de fotografias, etc.
ASPECTOS RELEVANTES
Cuente brevemente todo lo positivo que encontró dentro de la auditoría.
Por ejemplo, la disponibilidad de tiempo del auditado, la cordialidad, el orden, el estado del
área de trabajo, la colaboración con el suministro de la información, el estado de las
instalaciones, la receptividad, etc. Y demás aspectos positivos inherentes al sistema, lo que
se ha mejorado, y estuvo conforme.
ASPECTOS POR MEJORAR
En este apartado el auditor puede hacer cualquier tipo de RECOMENDACIÓN, que
considere que debe estudiarse su conveniencia para incrementar la eficacia del SGC , y
principalmente hacer recomendaciones y observaciones inherentes a los requisitos de
norma. (NO CONFORMIDADES POTENCIALES) De los aspectos por mejorar deben
abrirse las acciones preventivas y de mejora. En lo posible hágalo utilizando la
metodología ERC.
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
Informe cómo encontró las acciones abiertas en periodos anteriores
Se implementaron? , Se les hizo seguimiento?, Fueron Eficaces ?, Hay Registros ?
Hay estadísticas?
RESUMEN DE NO CONFORMIDADES ENCONTRADAS
Liste las no conformidades encontradas con la metodología ERC
EVIDENCIA- REFERENCIA- CONCLUSION
Se observa….
EVIDENCIA
Incumpliendo al … REFERENCIA
“REQUISITO DE NORMA O DE LA ORGANIZACIÓN”
CONCLUSION
Afectando así…
PRINCIPIO O FACTOR CRITICO DE ÉXITO DEL SCC
= EFICACIA EFICIENCIA EN CUANTO A
Firma del Auditor
NOTA:
No olvide anexar la lista de chequeo que utilizó y el registro de las acciones a implementar,
recuerde que el análisis de causas y el compromiso de la acción que se considere pertinente
lo sugiere el auditado, ud simplemente evalúa su conveniencia ,lo documenta y fija los
plazos de seguimiento.
OTRO DOCUMENTO
PLAN DE INDUCCION
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
(OD-AD-01)
VERSIÓN: 06
(OD-CO-02)
OTRO DOCUMENTO
LISTADO DE PROVEEDORES
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OTRO DOCUMENTO
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OTRO DOCUMENTO
LISTADO MAESTRO DE
DOCUMENTOS
CODIGO
NOMBRE
(OD-GC-02)
VERSIÓN: 06
VERSION
(PR-GC-01)
(NE-GC-01)
(NE-GC-02)
(PT-GC-01)
(PT-GC-02)
(PT-GC-03)
(OD-GC-01)
(OD-GC-02)
(OD-GC-03)
(OD-GC-04)
(OD-GC-05)
(OD-GC-06)
(OD-GC-07)
(OD-GC-08)
(OD-GC-09)
(OD-GC-10)
(OD-GC-11)
(OD-GC-12)
(OD-GC-13)
GESTION DE CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
REUNIONES COMITE DE CALIDAD
IMPLEMENTACION DE ACCIONES P, C, Y DE M.
ATENCION DE RECLAMOS
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
LISTADO MAESTRO DE DOCUMETOS
LINEAS DE PRODUCTOS
LISTADO DE CLIENTES
DISEÑO DE PLANTA
MAPA DE PROCESOS
MATRIZ DE RESPONSABILIDAD
INTERACCION DE LOS PROCESOS
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS
ORGANIGRAMA SUMILEC S.A.
OBJETIVOS CORPORATIVOS
COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
(PR-AD-01)
(PT-AD-01)
(PT-AD-02)
(PT-AD-03)
(PT-AD-04)
(PT-AD-05)
(PT-AD-06)
(DC-AD-01)
(OD-AD-01)
ADMINISTRATIVO
CONTRATACION DEL PERSONAL
EVALUACION DE PERSONAL
FACTURACION
COBRANZA
CORRESPONDENCIA ENVIADA
CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
DESCRIPCION DE CARGOS
PLAN DE INDUCCION
06
06
06
06
06
06
06
06
06
(PR-BO-01)
(PT-BO-01)
(PT-BO-02)
(PT-BO-03)
(PT-BO-04)
BODEGA
ALMACENAJE
RECIBIR MERCANCIA
DESPACHAR MERCANCIA
INVENTARIO POR LINEAS
06
06
06
06
06
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
OTRO DOCUMENTO
LISTADO MAESTRO DE
DOCUMENTOS
CODIGO
NOMBRE
(OD-GC-02)
VERSIÓN: 06
VERSION
(PR-CO-01)
(PT-CO-01)
(PT-CO-02)
(PT-CO-03)
COMPRAS
EVALUACION Y SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
EVALUACION DE PROVEEDORES DE SERVICIOS
REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS PTO.
06
06
06
06
(PR-VE-01)
(PT-VE-01)
(PT-VE-02)
(PT-VE-03)
(OD-VE-01)
VENTAS
VENTA EXTERNA
VENTA MOSTRADOR
REQUISITOS ESENCIALES DE LOS CLIENTES
REGLAMENTO DE VENTAS
06
06
06
06
06
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
OTRO DOCUMENTO
LINEAS DE PRODUCTOS
•
•
•
•
•
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•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ABB
BTICINO
3M
CENTELSA
COLMENA
CUTLER-HAMMER
DANFOSS
DEXSON
GENERAL ELECTRIC
ILURAM
KLOCKNER MOELLER
LEGRAND
TELEMECANIQUE
SICK
PEPPERL+FUCHS
ELERO
ECS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
(OD-GC-03)
VERSIÓN: 06
MECANO
MICRONET
UPS
WEG
SQUARE D.
PANDUIT
SIEMENS
SIMELCA
TELDOR
REBRA
ROY APLHA
AUTONICS
BRETTER
OMRON
ASCON
DIELL
HONEYWELL
ILTEC-PHILLIPS
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
OTRO DOCUMENTO
LISTADO DE CLIENTES
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(OD-GC-04)
VERSIÓN: 06
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Fecha:
(OD-GC-04)
OTRO DOCUMENTO
LISTADO DE CLIENTES
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APROBO:
Cargo:
Fecha:
Cargo:
Fecha:
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OTRO DOCUMENTO
(OD-GC-05)
DISEÑO DE PLANTA
VERSIÓN: 06
BODEGA 1
PISO 1
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
OTRO DOCUMENTO
(OD-GC-05)
DISEÑO DE PLANTA
VERSIÓN: 06
MEZANINE
BODEGA 2
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
DE APOYO
OTRO DOCUMENTO
(OD-GC-06)
MAPA DE PROCESOS
VERSIÓN: 06
ESTRATÉGICO
OPERATIVOS
VENTAS
VENTA EXTERNA
VENTA MOSTRADOR
ADMINISTRATIVO
COMUNICACIÓN CON CLIENTES
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
EVALUACION DE PERSONAL
COMPRAS
GESTION DE CALIDAD
CONTRATACION DE PERSONAL
COMUNICACIÓN INTERNA
PEDIDO MERCANCIA
CONTROL DE DOCUMENTOS
COMPETENCIA TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION
EVALUACION DE PROVEEDORES
AMBIENTE DE TRABAJO
VERIFICACION DEL PRODUCTO
CONTROL DE REGISTROS
ACCIONES CORRECTIVAS
BODEGA
ACCIONES PREVENTIVAS
ALMACENAJE
AUDITORIA INTERNA
CLIENTES
CONTROL PRODUCTO NO CONFORME
IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD
INVENTARIO POR LINEA
PRESERVACION DEL PRODUCTO
DESPACHO DE MERCANCIA
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
(OD-GC-07)
BODEGA
VENTAS
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x
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X
X
x
x
VERSIÓN: 06
COMPRAS
APARTADO DE LA NORMA
EVALUACION DE REQUISITOS ISO 9001:2000
Requisitos Generales
Sistema de gestión de la calidad
Manual de Calidad
Control de los documentos
Control de los registros
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
Compromiso de la dirección
Enfoque al cliente
Política de calidad
Objetivos de Calidad
Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad
Responsabilidad y autoridad
Representante de la dirección
Comunicación Interna
Revisión por la dirección
GESTION DE LOS RECURSOS
Provisión de Recursos
Recursos Humanos
Infraestructura
Ambiente de trabajo
REALIZACION DEL PRODUCTO
Planificación de la realización del Producto
Procesos relacionados con el cliente
Diseño y desarrollo
Compras
Produccion y prestación del servicio
Control de la prestación del servicio
Validación del los procesos de produccion y p / s.
Identificación y trazabilidad
Propiedad del cliente
Preservación del producto
Control de los dispositivos de seguimiento y medición
MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
Satisfaccion del cliente
Auditoría Interna
Seguimiento y medición de los procesos
Seguimiento y medición del producto
Control del producto no conforme
Análisis de datos
Mejora Continua
Accion Correctiva
Acción Preventiva
ADMINISTRA
T.
GESTION DE
CALIDAD
Nº
4
4.1
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
5
5.1
5.2
5.3
5.4.1
5.4.2
5.5.1
5.5.2
5.5.3
5.6
6
6.1
6.2
6.3
6.4
7
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.5.1
7.5.2
7.5.3
7.5.4
7.5.5
7.6
8
8.2.1
8.2.2
8.2.3
8.2.4
8.3
8.4
8.5.1
8.5.2
8.5.3
GERENCIA
MATRIZ DE RESPONSABILIDAD
OBSERVAC.
OTRO DOCUMENTO
X
X
X
NA
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
(OD-GC-09)
OTRO DOCUMENTO
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
VERSIÓN: 06
CODIGO
NOMBRE
VERSION
(FO-GC-01)
(FO-GC-02)
(FO-GC-03)
(FO-GC-04)
(FO-GC-05)
(FO-GC-06)
(FO-GC-07)
(FO-GC-08)
(FO-GC-09)
GESTION DE CALIDAD
OBJETIVOS DE CALIDAD
TRATAMIENTO PTO NO CONFORME
PLAN DE AUDITORIA
INFORME DE AUDITORIAS INT.
SOLICITUD MODIFIC. DE DOCTOS
CONTROL DE DISTRIBUC. DTOS.
ACPM
LISTA DE CHEQUEO
ACTAS-REUNIONES
06
06
06
06
06
06
06
06
06
ADMINISTRATIVO
(FO-AD-01)
(FO-AD-02)
(FO-AD-03)
(FO-AD-04)
(FO-AD-05)
(FO-AD-06)
(FO-AD-07)
CAPACITACION
CONTROL HORARIO
SOLICITUD DE CREDITO
PLANILLA DIARIA DE RECAUDO
EVALUACION DE PERSONAL
RECIBO Y DISTR. CORRESP. Y FAX
DESCRIPCION DE CARGOS
(FO-BO-01)
(FO-BO-02)
(FO-BO-03)
(FO-BO-04)
(FO-BO-05)
(FO-BO-06)
BODEGA
CONTROL INVENTARIO
TRANSPORTE DE MCIA
VERIFCICACION O/C.
CONTROL DE GARANTIAS
CONTROL PRÉSTAMOS
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE
EQUIPOS DE MEDICION
(FO-CO-01)
(FO-CO-02)
(FO-CO-03)
(FO-CO-04)
COMPRAS
SOLICITUD DE COTIZACION
ORDEN DE COMPRA
SOLICITUD DE PEDIDO INTERNO
EVALUACION DE PROVEEDORES
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
06
OTRO DOCUMENTO
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
CODIGO
NOMBRE
(FO-VE-01)
(FO-VE-02)
(FO-VE-03)
(VO-VE-04)
VENTAS
PLAN DE TRABAJO
REPORTE DE VISITAS
COTIZACION
FACTURA
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
(OD-GC-09)
VERSIÓN: 06
VERSION
06
06
06
06
OTRO DOCUMENTO
VALORES Y PRINCIPIOS
CORPORATIVOS
(OD-GC-10)
VERSIÓN: 01
Los valores y principios corporativos de Sumilec S.A. obedecen a conductas que
sustentan todos sus miembros, algunos en mayor grado, pero que en esencia
tienen unos mínimos compartidos y que representan su ideología central
permitiéndole a través del tiempo mantener la continuidad entre la estrategia y la
naturaleza duradera de la organización, representando la identidad coherente que
va más allá de los ciclos de vida del producto o del mercado.
Este conjunto de valores son los que la dirección ha logrado transmitir con su
ejemplo a través del tiempo a su equipo de trabajo, y que se espera sean
compartidos e interiorizados también en el personal que se vincula día a día.
PROFESIONALISMO: Excelencia en la realización de sus funciones y de las
tareas asignadas de acuerdo al perfil ocupacional que cada uno sustenta.
COMPROMISO CON LA EMPRESA: Esfuerzo por mantenerla en el mercado,
por el cumplimiento de la misión y los objetivos de calidad.
LEALTAD: La lealtad se evidencia en los años del personal al servicio de la
compañía y la dedicación a las nuevas iniciativas.
LA DISCIPLINA: En el trabajo, porque sin disciplina pocas veces se hace algo
bien hecho .
ENTUSIASMO:
se le
Con los nuevos proyectos, con la aceptación de las labores que
BUEN HUMOR: El buen humor facilita trabajar en equipo, permite ser mas
asertivos, crear un clima organizacional adecuado, hace más manejable el
volumen de trabajo y la velocidad.
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
OTRO DOCUMENTO
(OD-GC-13)
ORGANIGRAMA
VERSIÓN: 01
ACCIONISTAS (7)
GERENTE GENERAL (1)
ASESOR TECNICO (1)
ASESOR SISTEMAS (1)
REVISOR FISCAL (1)
REPRES.VTAS EXT.(1)
PROCESO
DE VENTAS (8)
PROCESO ADMINISTRATIVO (8)
ASISTENTE
TECNICO (1)
*CONTADOR (1)
ASIST.FINANCIERO (1)
JEFE DE CARTERA (1)
PROCESO GEST
DE CALIDAD (1)
ASISTENTE
VENTAS (1)
PROCESO
DE BODEGA (8)
PROCESO DE COMPRAS (1)
JEFE BODEGA (1)
JEFE DE COMPRAS (1)
LIDER GESTION DE
CALIDAD
ASISTENTE
VENTAS
VENTAS
ADMINISTRATIVO (1)
MOSTRADOR (2)
EXTERNAS (3)
AUX.INVENT. (1)
PRACTICANTE SENA
*AUX. FACTURACION (1)
ASESOR
COMERCIAL (1)
AUX. DE CARTERA (1)
ASESOR
COMERCIAL (1)
ASESOR
COMERCIAL (1)
ASESOR
COMERCIAL (1)
AUX. BODEGA (6)
MENSAJERO (1)
OF.VARIOS (1)
ASESOR
COMERCIAL (1)
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
OTRO DOCUMENTO
OBJETIVOS CORPORATIVOS
MISION
VISION
POLITICA DE
CALIDAD
Directriz 1
Directriz 3
SUMILEC S.A., ES UNA
Directriz 4
EMPRESA QUE SE
“SER LA EMPRESA LÍDER
DEDICA A
EN LA
COMERCIALIZAR
COMERCIALIZACIÓN DE
PRODUCTOS Y
PRODUCTOS
EQUIPOS
ELÉCTRICOS
ELECTROINDUSTRIALES ESPECIALIZADOS, QUE
Y DE COMUNICACIÓN,
SUPLAN LAS
QUE SATISFAGAN
NECESIDADES DEL
OPORTUNAMENTE LAS
SECTOR INDUSTRIAL Y
NECESIDADES DEL
COMERCIAL DE LA
CLIENTE EN CALIDAD Y
REGIÓN,
SERVICIO,
CONTRIBUYENDO AL
CONTRIBUYENDO AL
DESARROLLO DE LA
DESARROLLO
ORGANIZACIÓN Y AL DE
SOCIOECONOMICO DE TODOS SUS MIEMBROS ”. Directriz 5
LA REGION
TEMA
OBJETIVO AÑO ANTERIOR
CAPACITACION
ADMINISTRACION: 2 al año
ISO 9001:
2 al año.
SISTEMAS:
2 al año
VENTAS: 24 al año
CRECER VENTAS
CRECER 10% REFERENCIA
AL AÑO 2004
PORTAFOLIO PRODUCTOS
IMPORTACION
NUEVOS CLIENTES
ISO 9001: 2000
ADMINISTRACION: 2 al año
ISO 9001:
2 al año.
VENTAS: 24 al año (2 c/mes)
Asist. Administrativo
Coord. De Calidad
Gerente
12 mil millones
2 mil millones
CONSEGUIR 8 CLIENTES AL MES, QUE NO
SEAN DE MOSTRADOR (tramite factura).
CONSEGUIR 100 CLIENTES AL
AÑO,
QUE NO SEAN DE MOSTRADOR
(tramite factura).
MANTENER LA CERTIFICACION
DE LA NORMA ISO 9001:2000
MANTENER LA CERTIFICACION
DE LA NORMA ISO 9001:2001.
Proceso de Ventas
OBTENER UNA SATISFACCION
DEL 87%
2 GARANTIAS POR MES (con solucion del
problema)
24 GARANTIAS AL AÑO
CLIMA ORGANIZACIONAL
OBTENER UNA SATISFACCION
DEL 97%
RECLAMOS EXTERNOS
EVALUACION DE PROVEEDORES
Todos los procesos
48 RECLAMOS QUE AFECTEN LA
SATISFACCION DEL CLIENTE AL
AÑO.
OBTENER CAL. PROVEED.
ESPECIALES
50%
OBTENER CAL. PROVEED.
ACEPTABLES
50%
REVISADO POR:
CARGO:
RESPONSABLE
Proceso de Ventas
TENER UN CRECIMIENTO
DEL 20%
SATISFACCION CLIENTE
RECLAMOS POR CALIDAD DEL
PRODUCTO
OBJETIVO AÑO 2007
APROBADO POR:
CARGO:
(OD-GC-12)
VERSION 06
CUMPLIMIENTO
A JUNIO
2007
INDICADOR
# Capacitaciones
registradas
cumplido
Crecimiento
obtenido
con respecto
periodos
anteriores
52%
NO SE CUMPLIO
100 clientes
# Clientes
Creados
Resultados
obetnidos en
cada auditoria
externa
Se mantiene
33
Resultado
Encuestas de
Satisfaccion de
clientes
92.4
# de Garantias
98
Resultado
Encuestas de
Satisfacciòn
70%- 2005
44%- Esp
56%- Acep
# de Reclamos
obtenidos
Resultado
Evaluacion de
Proveedores
OTRO DOCUMENTO
COMPETENCIA DE LOS
AUDITORES
(OD-GC-13)
VERSIÓN: 00
OBJETIVO:
Describir los criterios bajo los cuales Sumilec S.A. Selecciona su equipo de auditores
internos, los evalúa y promueve la eficacia en su desempeño.
ALCANCE:
Aplica para todas las personas que deseen o sean asignadas para hacer parte del
sistema de Gestión de Calidad.
DESARROLLO:
y
1. RESPONSABILIDADES
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Seguir el plan de auditoría.
Permanecer dentro del alcance de la auditoría.
Planear y ejecutar las labores individuales que sean asignadas de una
manera efectiva.
Recolectar evidencias con exactitud.
Mantener la confidencialidad.
Reportar las observaciones, no conformidades y fortalezas.
Verificar las acciones correctivas de la auditoría anterior. (Si no están
cerradas y ya fueron implementadas, debe cerrarlas).
Cooperar con y apoyar al auditor principal.
No retener y/o mantener documentación.
RESPONSABILIDADES ADICIONALES DE QUIEN SEA NOMBRADO COMO
AUDITOR PRINCIPAL
•
•
•
•
Ayudar a la selección del equipo auditor.
Asignar Tareas Individuales.
Asegurar que los documentos de trabajo estén preparados.
Representar al equipo de auditoría en las reuniones de apertura y cierre o
en los eventos que sea pertinente.
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
(OD-GC-13)
OTRO DOCUMENTO
COMPETENCIA DE LOS
AUDITORES
•
•
•
VERSIÓN: 00
Asegurar el progreso de la auditoría de acuerdo al plan.
Asegurar que las reuniones de enlace se lleven a cabo regularmente.
Asegurarse que os resultados de la auditoría sena reportados de manera
clara y oportuna.
2. COMPETENCIA
EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA
Auditor Principal: Mínimo dos años laborando en la empresa
Auditores Secundarios: Mínimo un año laborando en la empresa.
EXPERIENCIA EN AUDITORÍAS
Auditor Principal: Haber participado como auditor secundario en mínimo tres ciclos
de auditoría.
Auditor Secundario: Haber participado como observador en tres ciclos de
auditoría.
FORMACIÓN COMO AUDITORES
Auditor Principal: Formación como auditor de sistemas de gestión de calidad bajo
la norma ISO 9001: 2000.
Auditor Secundario: Haber sido formado como auditor interno en Sumilec S.A.
CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS EN CALIDAD
Conocimiento básico de la norma ISO 9001:2000.
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
(Mínimo 8 horas)
OTRO DOCUMENTO
COMPETENCIA DE LOS
AUDITORES
Conocimiento de la norma ISO 19011.
(OD-GC-13)
VERSIÓN: 00
(Mínimo 8 horas)
HABILIDADES
El auditor interno de Sumilec S.A. debe caracterizarse por desarrollar las
siguientes habilidades en el ejercicio de sus funciones:
Perceptivo: Para atender el problema rápidamente sin saltar a conclusiones.
Tener un punto de vista flexible: Para ver las cosas desde diferentes puntos de
vista.
Tener habilidades sociales: Para comunicarse y trabajar con otras personas.
Tener habilidades técnicas: Para investigar y determinar el grado de cumplimiento
en todas las áreas y procesos.
Además el auditor interno Sumilec S.A. debe ser:
Cortés
Constructivo
Informativo
Honesto
Juicioso
Y haber obtenido un buen desempeño en la evaluación de personal.
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
(PR-AD-01)
PROCESO
VERSIÓN: 06
ADMINISTRATIVO
PROCESO:
ADMINISTRATIVO
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
OBJETIVO:
Describir las actividades necesarias para Direccionar y Gestionar el Talento Humano- Los recursos Finacieros y los Servicios Generales
ALCANCE:
Aplica para toda la organización
LÍDER DE PROCESO:
ACTIVIDADES DE TRANSFORMACION (PHVA)
PROVEEDORES
DEL PROCESO
ENTRADAS DEL
PROCESO
Nivel Salarial - Hojas de
Fuentes Externas Vida - Personal- Decretos
leyes en Seguridad Social.
Todos los
procesos
Gerencia
Necesidades de personal
y /o Competencias
Personales/ necesidades
de Insumos Papelería
Presupuestos Financieros
Políticas Financieras
Objetivos de Calidad
Financiera
ACTIVIDAD
Establecimiento de perfiles de
Cargos- Selección e inducción de
personal. (P)
Programación De trabajo de
Mensajería y Servicios Generales
(P)
Asignación de Responsabilidades y
autoridades en la empresa (P)
Capacitación , Formación y
Entrenamiento de personal. (H)
Evaluación de personal (H)
Asistente Adminstrativa
Gerencia - Asistente
Administrativo
Asistente Administrativo
Asistente Administrativo Líder proceso de Calidad
Descripción de Cargos -Manual de funcionesMatriz de Responsabilidades
Afiliaciones- Contratos- Decretos-Leyes
Medición de los Objetivos de
Calidad de Cada proceso (V)
Seguimiento a las ventas crédito y
recaudos (V)
Evaluar y reestablecer
Direccionamiento Estratégico (A)
Asistente Administrativo
Todos los procesos
Resultado de La
Revisión Gerencial
Todos los procesos
Formato Evaluación de Personal- Control de
Horario
Asistente FinancieraAsistente Administrativa
Revisión y Seguimiento al Sistema
de Gestión de Calidad (V)
Personal Competente
Plan de Capacitación del Periodo- Archivos Hojas
de Vida
Cumplimiento en la reglamentación
de Seguridad Social, pago de
nómina y afiliaciones (H)
Asistente Adminsitrativo Auxiliar de Archivo- Líder
Gestión de Calidad
Asistente Adminstrativo Gerencia- Líder Proceso de
Calidad
CLIENTES DEL
PROCESO
Control de Mensajería - Control de Horario
SIIGO
Gerencia - Asistente
Administrativo
SALIDAS DEL
PROCESO
Descripción de Cargos - Plan de Inducción Archivos Hojas de Vida
Asistente Administrativo
Administrar la comuncicación
Interna y Externa de la empresa (H)
Necesidades deSeguridad
y Salud Ocupacional
Gerencia - Asistente
Administrativo
DOCUMENTOS
Compras de Papelería Implementos de Aseo - Software y
muebles de Oficina (H)
Asignación de los recursos (H)
Todos los
procesos
RESPONSABLE
SIIGO
Procedimiento Mecanismos y Medios de
Comunicación Interna- Formato Recibo y
Distribución de Correspondencia y Fax.
Información Contable y
Dian- MercadoFinanciera Actualizada Todos los Procesos
Acta De Revisión por la Dirección
Cuadro de Objetivos de Calidad del Periodo
Procedimiento Cobranza- Recibos de CajaVendedores -Jefe de CarteraConsignaciones-Notas de Devoluciones -Cartera de
Gerencia
Clientes-Planilla diaria de Recaudos.
Gerencia - Asistente
Administrativo -Líder
Manual de Calidad.
proceso de Calidad
Bienestar Laboral y
Clima Organizacional
Adecuados
Todos los procesos
Mantenimiento del SGC
Cliente Interno y
Externo
REQUISITOS DE LA NORMA
RECURSOS NECESARIOS PARA LA TRANSFORMACIÓN
RECURSOS
QUÍEN LOS SUMINISTRA
Humanos: Asistente Adminsitrativo, Gerente, líder
proceso de Calidad.
5. Responsabilidad de la dirección
5.5.3 Comunicación Interna
GERENCIA
Físicos: Oficina, Papeleria, archivadores.
GERENCIA
Técnologicos: Computador, Impresora, Internet
GERENCIA
6. Gestión de los recursos
8.2.3.: Seguimiento y medición de los procesos
8.4.: Análisis de datos
-
8.5.: Mejora Continua
COMUNICACIÓN INTERNA
INFORMACIÓN
RESPONSABLE
A QUÍEN INFORMA?
Necesidades de capacitación
Asistente Adminsitrativo
Gerencia
Ajustes o redistribución del Presupuesto
Asistente Adminsitrativo
Gerencia
MEDIO Y CANAL
Personalmente
FRECUENCIA
Por Evento
Personalmente
Por Evento
ACTIVIDADES PARA LA MEJORA
SEGUIMIENTO
Revisión Cumplimiento de Metas
REVISÓ:
Cargo:
Fecha:
RESPONSABLE
MEDICIÓN
RESPONSABLE
META
INDICADOR
FRECUENCIA
Gerencia
Cumplimiento Objetivos de
Calidad
Asistente Adminstrativo- Líder proceso
de Calidad
Cumplimiento del 80%
Indicador de Eficiencia del SGC.
Anual
APROBÓ:
Cargo:
Fecha:
(PR-BO-01)
PROCESO
VERSIÓN: 06
BODEGA
PROCESO:
BODEGA
OBJETIVO:
Describir las actividades necesarias para recibir, mantener, preservar y transportar las mercancias para la venta
ALCANCE:
Aplica para toda la mercancía, materias primas y material eléctrico y de comunicación disponibles para la venta
LÍDER DE PROCESO:
JEFE DE BODEGA
ACTIVIDADES DE TRANSFORMACION (PHVA)
PROVEEDORES
DEL PROCESO
PROVEEDORES
ENTRADAS DEL
PROCESO
Material eléctrico y de
Comunicaciones
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTOS
Determinar la rotacion del
personal en Bodegas 1 -2 (P)
Jefe de Bodega
-
Definir el Tipo de transporte a
utilizar en cada despacho (P)
Jefe de Bodega
-
Entrar oportunmente la mercancia
al sistema, llevar la trazabilidad de
la mercancía. (H)
Cliente
Gerencia
Procesos
Auxiliar de Inventarios
Procedimiento Inventario
inventario.SIIGO
por
Líneas
-Entradas
al
Recibir Material Eléctrico y de
Comunicaciones (H)
Jefe de Bodega/ auxiliares de
bodega
Procedimiento Recibir mercancía -Formato transporteFormato Verificación Orden de Compra
Entregar la mercancía solicitada
(H)
Jefe de Bodega/ auxiliares de
bodega
Procedimiento Entrega de Mercancía, remisión, factura de
venta, Guía empresa Transportadora
Almacenar Mercancía (H)
Jefe de Bodega/ auxiliares de
bodega
Procedimiento Almacenaje
Llevar control de Garantías (V)
Jefe de Bodega/ auxiliares de
bodega
Procedimiento Atención de reclamos- Formato control de
garantías
Llevar control de préstamos y
demostraciones (V)
Jefe de Bodega/ auxiliares de
bodega
Formato Control de Préstamos y demostraciones
Mantener en óptimas condiciones
herramientas de transporte,
metrología etc. (V)
Jefe de Bodega/ auxiliares de
bodega
Formato Control y seguimiento de equipos de medición.
Mantener la Bodega en
condiciones adecuadas de
Bienestar y seguridad (A)
Administrativo/ Jefe de Bodega
Copaso- Panorama de Riesgos- reglamento de Higiene y
Seguridad industrial. Nota: En Revisión .
SALIDAS DEL
PROCESO
CLIENTES DEL
PROCESO
Material eléctrico y de
Comunicaciones en las
condiciones óptimas de
calidad.
Cliente interno y
externo
TRAZABILIDAD
Todos los
procesos/ Cliente
Externo
Requisitos del Cliente
Requisitos internos de la
empresa
Documentación y gestión
de los procesos
RECURSOS NECESARIOS PARA LA TRANSFORMACIÓN
RECURSOS
QUÍEN LOS SUMINISTRA
Humanos: Jefe de Bodega/ Auxiliares de Bodega
Administrativo
Físicos: Locaciones, Papeleria, Estanterías - Herramientas
Administrativo
Técnologicos: Computador, Impresora, Internet
Administrativo
REQUISITOS DE LA NORMA
7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio
7.5.3 Identificación y Trazabilidad - 7.5.4 Prop. D. Cliente
7.5.5 Preservación del Producto - 7.6 Control Disp. Seguimiento y Medición
8.2.3.: Seguimiento y medición de los procesos
8.3.: Control del producto no conforme - 8.4.: Análisis de datos
8.5.: Mejora Continua
COMUNICACIÓN INTERNA
INFORMACIÓN
RESPONSABLE
A QUÍEN INFORMA?
Trazabilidad del producto
Jefe de Bodega
Procesos Involucrados
Estado De Garantías
Jefe de Bodega
Líder Proceso Gestión de Calidad
Líder Gestión de Calidad
Gerencia
Evaluación de desempeño del personal (si aplica)
MEDIO Y CANAL
Productos Marcados
FRECUENCIA
Por Evento
Evaluación de Proveedores
Anual
Evaluación de personal
Anual
ACTIVIDADES PARA LA MEJORA
SEGUIMIENTO
REVISIÓN TÉCNICA DEL PROCESO
RESPONSABLE
GERENCIA/ Líder
Proceso de Calidad
MEDICIÓN
RESPONSABLE
META
INDICADOR
FRECUENCIA
Reclamos de Empaques
Jefe de Bodega
0
Nº de reclamos
Mensual
Errores en la recepción
de Mercancía
Jefe de Bodega
0
Nº errores empaque de Mcía
Mensual
Error de Codificación del
Producto
Jefe de Bodega
0
Nº Errores de Codificación
Mensual
REVISÓ:
APROBÓ:
Cargo:
Fecha:
Cargo:
Fecha:
PROCESO
(PR-CO-01)
COMPRAS
VERSIÓN: 06
PROCESO:
COMPRAS
OBJETIVO:
Describir las actividades necesarias para adquirir los materiales, partes, insumos y equipos para la venta
ALCANCE:
Aplica para todas las compras de materiales, partes, insumos y equipos para la venta y uso de Bodega.
LÍDER DE PROCESO / AUTORIDAD:
Jefe de Compras/ Gerente General
ACTIVIDADES DE TRANSFORMACION (PHVA)
PROVEEDORES
DEL PROCESO
Todos los
procesos
ENTRADAS DEL
PROCESO
Solicitudes de partes,
materiales , equipos… etc
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTOS
Establecimiento de los
criterios para selección de
proveedores (P)
Jefe de Compras
Listado de Proveedores-Procedimiento evaluación
y seguimiento de proveedores
Selección y Evaluación de
proveedores (H)
Compras de Material
Eléctico y de
Comunicaciones (H)
Cliente Externo
Orden de Compra de
Cliente/ Cotización de
Proveedor
Jefe de Compras
Módulo Análisis de Existencias SIIGO
Seguimiento Ordenes de
Compra (V)
Jefe de Compras
Ordenes de Compra- Historial de e-mail
RECURSOS NECESARIOS PARA LA TRANSFORMACIÓN
QUÍEN LOS SUMINISTRA
Administrativo
Físicos: Puestos de Trabajo, papelería, archivadores.
Administrativo
Tecnológicos: Computador, impresora, internet
Administrativo
Material Eléctrico y de
Comunicaciones
Cliente Externo Todos los
procesos
Listado de Proveedores- Evaluación de
Proveedores- Evaluación de Proveedores de
Servicios.
Formato Solicitud de Cotizaciones -Formato
Orden de Compra-Listado de proveedoresJefe de Compras - Gerente
Normatividad Importaciones -Requisitos legales y
reglamentarios del Producto
Realizar Análisis de
Existencias (V)
Humanos: Jefe de Compras- Gerente
CLIENTES DEL
PROCESO
Jefe de Compras / lider
proceso de Calidad
Implemenación de Acciones
Preventivas-correctivas y/o Jefe de Compras- Lider de
mejora derivadas del
Proceso de Calidad
seguimiento al proceso (A)
RECURSOS
SALIDAS DEL
PROCESO
Iplementación de acciones -correctivaspreventivas y de mejora.
REQUISITOS DE LA NORMA
7.4.1 Proceso de Compras
7.4.2 Información de las compras
7.4.3 Verificación de los productos comprados
8.4.: Análisis de datos
8.5.: Mejora Continua
COMUNICACIÓN INTERNA
INFORMACIÓN
RESPONSABLE
Información Actualizada de proveedores y resultados
de evaluación
Resultados de Seguimiento al proceso
A QUÍEN INFORMA?
MEDIO Y CANAL
FRECUENCIA
Jefe de Compras
Gerencia
Escrita - Evaluación de
Proveedores
Jefe de Compras-Gerente -Auditores
Internos
Gerencia
Cuadro Objetivos de Calidad Informe de Auditoría
Cada vez que se
realicen las
mediciones / para
revisión gerencial
Líder del proceso
Gerencia
Personalmente- Objetivos de
Calidad
Por evento
Líder Gestión de Calidad
Gerencia
Evaluación de personal
Solicitud de recurso humano / Solicitud de Capacitación
o entrenamiento.
Evaluación de desempeño del personal (si aplica)
Anual
Anual
ACTIVIDADES PARA LA MEJORA
SEGUIMIENTO
REVISIÓN TÉCNICA DEL PROCESO
RESPONSABLE
GERENCIA
MEDICIÓN
RESPONSABLE
META
INDICADOR
FRECUENCIA
Nº de No Conformidades
Jefe de Compras- Lider proceso de
Calidad
<=5
Total de No conformidades del
proceso
Mensual
Calificación Evaluación
de Proveedores
Jefe de Compras- Lider proceso de
Calidad
50% P. Especiales
50% P.Aceptables
Tabulación Evaluación de
Proveedores
Anual
REVISÓ:
APROBÓ:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
(PR-GC-01)
PROCESO
VERSIÓN: 06
GESTIÓN DE CALIDAD
PROCESO:
GESTIÓN DE CALIDAD
OBJETIVO:
Implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad que garantice el mejoramiento continuo de la compañía y el aumento en la satisfacción de nuestros Clientes
ALCANCE:
Aplica para toda la organización
LÍDER DE PROCESO:
Quién sea asignado por la Gerencia para un periodo deterninado, para coodinar las actividades
ACTIVIDADES DE TRANSFORMACION (PHVA)
PROVEEDORES
DEL PROCESO
ICONTEC
ENTRADAS DEL
PROCESO
Requisitos de la norma
NTC ISO 9001:2000
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTOS
Estructuración y diseño del
SGC (P)
Líder del proceso
-
Estructuración y edición de
la documentación del SGC
(H)
Líder del proceso
Control de Documentos - Control de Registros
Control del Manual de
Calidad (V)
Líder del proceso
Manual de Calidad
Manejo y seguimiento de
acciones correctivas,
preventivas y de mejora (V)
Gerencia
Requisitos del Cliente
Requisitos internos de la
empresa
Comité de Calidad
Líder del proceso Auditores internos de
Calidad
Realización de Auditorías
Internas de Calidad (A)
Implementación de Nuevas
acciones preventivas,
correctivas o de mejora (A)
Humanos: Reunión de Ventas, Representante de
Gerencia
Mejora de los procesos
Cliente interno y
externo
Mantenimiento del SGC
Todos los
procesos
Cuadro Objetivos de calidad del periodo - Acta de
Comité de Calidad
Plan de Auditoría -Lista de Chequeo-Informe de
Auditoría-Tratamiento de No conformidades
Líder del proceso- Comité Acción correctiva - Acción Preventiva Descripción
de Calidad - Gerencia
de herramientas de mejoramiento continuo.
RECURSOS NECESARIOS PARA LA TRANSFORMACIÓN
RECURSOS
CLIENTES DEL
PROCESO
Lider del proceso- Gerencia- Acción correctiva - Acción Preventiva Descripción
Auditores Internos
de herramientas de mejoramiento continuo.
Seguimiento de los Objetivos
de calidad(V)
Cliente
SALIDAS DEL
PROCESO
QUÍEN LOS SUMINISTRA
Administrativo
Físicos: Oficina, Papeleria, archivadores
Administrativo/ Compras
Técnologicos: Computador, Impresora, Internet
Administrativo/ Compras
REQUISITOS DE LA NORMA
4.1.: Requisitos Generales
4.2.: Requisitos de la documentación
8.1.: Generalidades (Medición, análisis y mejora) - 8.2.2.: Auditoría interna
8.2.3.: Seguimiento y medición de los procesos
8.3.: Control del producto no conforme - 8.4.: Análisis de datos
8.5.: Mejora Continua
COMUNICACIÓN INTERNA
INFORMACIÓN
RESPONSABLE
MEDIO Y CANAL
FRECUENCIA
Gerencia
Según se defina en
la acción
Líder del proceso
Gerencia
Cuadro Objetivos de Calidad Reunión Comité de Calidad
Cada vez que se
realicen las
mediciones / para
revisión gerencial
Líder del proceso
Gerencia
Cuadro Objetivos de Calidad Solicitud Personalmente
Por evento
Líder Gestión de Calidad
Gerencia
Control de Horario- Evaluación de
Personal
Anual
Líder del proceso
Medición de los objetivos de Compras
Solicitud de recurso humano / Solicitud de Capacitación
o entrenamiento.
Evaluación de desempeño del personal (si aplica)
A QUÍEN INFORMA?
Control Estado ACPM
Personalmente
Estado de acciones correctivas, preventivas y/o de
mejora
ACTIVIDADES PARA LA MEJORA
SEGUIMIENTO
COMITÉ DE CALIDAD - REUNIONES DE
GERENCIA Y LIDER DEL PROCESO
RESPONSABLE
MEDICIÓN
RESPONSABLE
META
INDICADOR
FRECUENCIA
Efectividad en las
acciones preventivas y
correctivas planteadas
Lider del Proceso
70%
Acciones Cerradas
* 100
Acciones Planteadas y Verif icadas
Anual
Cumplimiento de los
requisitos de la norma
Lider del Proceso
90%
Informe de auditoría
Anual
GERENCIA
REVISÓ:
APROBÓ:
Cargo:
Fecha:
Cargo:
Fecha:
(PR-VE-01)
PROCESO
VERSIÓN: 06
VENTAS
PROCESO:
VENTAS
OBJETIVO:
Describir las actividades necesarias para identificar, contactar, atender y mantener los clientes, Realizar seguimiento , control y medición de la satisfacción del cliente
ALCANCE:
Aplica para toda la organización
LÍDER DE PROCESO:
GERENTE
ACTIVIDADES DE TRANSFORMACION (PHVA)
PROVEEDORES
DEL PROCESO
Cliente Externo
ENTRADAS DEL
PROCESO
Requerimientos Requisitos del Cliente
ACTIVIDAD
Cartera/ Cobranzas
Ventas (H)
Aprovación - Cambios en
pedidos- Facturas -PreciosRemisiones (H)
Gerencia
Direccionamiento
Estratégico
Proceso de
Gestión de
Calidad
Nuevas Propuestas
Requisitos internos de la
empresa
Mejoramiento Continuo
Satisfacción del Cliente
DOCUMENTOS
SALIDAS DEL
PROCESO
CLIENTES DEL
PROCESO
Mejora de los procesos
Cliente interno y
externo
Mantenimiento del SGC
Todos los
procesos
Determinación De los
Gerencia
Cuadro de Objetivos Corporativos
Objetivos de Ventas y
Cuotas de ventas (P)
Diseño- Elaboración y
Gerencia - Soporte Técnicopresentación del portafolio de
Jefe de ComprasListas de Precios- Catálogos
Productos (P)
Vendedores
Prospectación (P)
Proceso
Adminstrativo
RESPONSABLE
Vendedores- Gerencia
Registro de Visitas- Plan de Trabajo-Reglamento
de Ventas
Vendedores- Asistente de Procedimiento de Venta Externa- Procedimiento
Ventas-Soporte Técnico - de Ventas Mostrador-Procedimiento Requisitos
Esenciales de los clientes- Código de Comercio
Gerencia
Vendedores- Asistente de
Ventas - Gerencia
Cotización -Formato Factura de Venta - Remisión
Comunicación con el clienteLider del Proceso de
Atención de Quejas y
Procedimiento Atención de Reclamos
Calidad- Proceso implicado
Reclamos (V)
Evaluación de la Satisfacción Lider Proceso de Calidad- Procedimiento Evaluación de la Satisfacción de
de clientes (V)
Gerencia
Clientes
Seguimiento a las ventas
crédito y recaudos (V)
Implementación de Acciones
Correctivas, preventivas y de
mejora derivadas del
seguimiento y la medición
del proceso, asi como de la
retroalimentación del cliente.
(A)
Vendedores -Jefe de
Cartera- Gerencia
Procedimiento Cobranza- Recibos de CajaConsignaciones-Notas de Devoluciones -Cartera
de Clientes
Gerencia- VendedoresAsistente de Ventas
Cuadro de Objetivos Corporativos - Acciones
correctivas- Acciones preventivas.
REQUISITOS DE LA NORMA
RECURSOS NECESARIOS PARA LA TRANSFORMACIÓN
RECURSOS
QUÍEN LOS SUMINISTRA
Humanos: Vendedores, Asistente de Ventas- Soporte
Técnico- Gerente
Administrativo
Físicos: Oficina, Papeleria, archivadores
Administrativo
Técnologicos: Computador, Impresora, Internet
Administrativo
5.5.3 Comunicación Interna
7.2 .1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto
7.2.3 Resultados de Diseño y desarrollo
8.2.1 Satisfacción de Cliente- 8.2.3 Seguimiento y medición del proceso
8.4 Análisis de Datos 8.5 Mejora Continua
COMUNICACIÓN INTERNA
INFORMACIÓN
RESPONSABLE
A QUÍEN INFORMA?
Pedidos de Los clientes
Vendedores -Asistente de Ventas
Bodega- Compras
Solicitud de Garantía
Vendedores -Asistente de Ventas
Bodega- Compras
Cambios en los pedidos por parte del cliente
Vendedores -Asistente de Ventas
Bodega- Compras
Vendedores -Líder proceso de Calidad
Comité de Calidad- Gerencia
Informes periódicos de Ventas
MEDIO Y CANAL
Telefónico-Personalmentecorreo electrónico
Telefónico-Personalmentecorreo electrónico
Telefónico-Personalmentecorreo electrónico
Comité de Calidad - Acta de
Comité- Cuadro de Objetivos
FRECUENCIA
Por Evento
Por Evento
Por Evento
Bimestral
ACTIVIDADES PARA LA MEJORA
SEGUIMIENTO
RESPONSABLE
Revisión de Atención de Reclamos
Líder Proceso de
Gestión de Calidad
Revisión de Resultados Evaluación del Cliente
Líder Proceso de
Gestión de Calidad
MEDICIÓN
RESPONSABLE
META
INDICADOR
FRECUENCIA
Líder Proceso de Calidad
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% Satisfacción total del periodo
Anual
Crecimiento Ventas
Externas
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Anual
Crecimiento Ventas
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Satisfacción del Cliente
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6. GESTION DE LOS RECURSOS
6.1 PROVISION DE RECURSOS
6.2 RECURSOS HUMANOS
6.3 INFRAESTRUCTURA
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
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APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
PROCEDIMIENTO
(PT-GC-05)
EVALUACIÓN SATISFACCIÓN DE
CLIENTES
VERSIÓN: 00
OBJETIVO: Realizar seguimiento de la información relativa a la percepción
del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la
organización.
ALCANCE: Aplica para todos los clientes externos activos en el periodo
enero- diciembre de 2006.
REQUISITO:
la norma.
El presente procedimiento da cumplimiento al apartado 8.2.1 de
DESARROLLO:
La satisfacción del cliente es una respuesta de evaluación que éstos dan
acerca del grado hasta el cual un producto o servicio cumple con sus
expectativas, necesidades y deseos. Sensibilizarse acerca de ella sólo
tiene sentido en la medida que el proveedor esté dispuesto a cambiar su
manera de establecer una relación con ese cliente.
Sumilec Ltda. en su compromiso con la mejora continua en la prestación de
sus servicios y con el mantenimiento de su sistema de gestión de la calidad,
lleva a cabo la encuesta anual para evaluar la satisfacción de clientes en el
año 2006 adicionando elementos que le permitan redefinir un procedimiento
de tipo estadístico que a futuro facilite la obtención de información relativa a
la satisfacción de clientes , el análisis y seguimiento de la misma. Las
encuestas de satisfacción fueron aplicadas entre el 15 de julio y el 3 de
agosto de 2007.
RECOLECCION DE INFORMACION
Con respecto al cuestionario se acuerda aplicarlo en su totalidad, pero
analizar independientemente la pregunta Nº 4, ya que ésta había sido creada
como indicador de la visión empresarial que ya no esta vigente, por lo que
esta queda obsoleta dentro de la medida global de satisfacción. Sin que
quiera decir que no será utilizada como medida de control interno,
proporcionando un análisis independiente.
Para la tabulación y procesamiento de datos se hace uso de la herramienta
ofimática Microsoft Excel.
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
PROCEDIMIENTO
(PT-GC-05)
EVALUACIÓN SATISFACCIÓN DE
CLIENTES
VERSIÓN: 00
PROPUESTA DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
EN PERIODOS FUTUROS
Datos de la variable de Interés:
Variable: “satisfacción del Cliente”
Tipo: Cualitativa- dicotómica.
Pregunta de Interés: ¿ Se encuentra satisfecho con el servicio prestado por
Sumilec Ltda.?
Población Objetivo: Clientes Sumilec Ltda. año 2006.
Marco Muestral: Listado de Terceros por número general entre 01/01/año y
30/12/año Obtenido de SIIGO, se reordenaron los clientes activos ( Ventas
Netas en el periodo >=0) tomar aquellos que tienen indicador de rentabilidad
positivo.
Tamaño de la Muestra: Para objeto de este procedimiento exploratorio se
define una muestra piloto de cuarenta (40) encuestas que permitirá y
determinar, por teorema central del límite una proporción (p) de clientes
satisfechos para asignar a la variable de interés en los futuros cálculos del
tamaño muestral.
Dado que en la muestra piloto se obtuvo una proporción de satisfacción del
17%, es decir, para procedimientos posteriores las fórmulas a tener en
cuenta para calcular el tamaño de muestra son:
n0 = (z^2*q) / (e^2*p).
n = n0 / (1+n0/N).
Donde N: Factor de corrección Poblacional.
z =1.96; Nivel de confianza
e = 0.01; Porcentaje de error.
p= Proporción de clientes satisfechos según muestra piloto. = 0.17.
q= 1-p. = 1-0.17.
Selección de las unidades de muestreo: Las unidades de muestreo se deben
extraer del marco muestral haciendo uso de un generador de números
aleatorios.
Una vez finalizado todo el muestreo e identificadas las unidades de muestreo
se procede a obtención de información primaria según encuesta de satisfacción
vigente, la encuesta es aplicada vía telefónica ya que en procesos anteriores
se ha establecido este método como el más económico en términos de tiempo
y dinero.
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
PROCEDIMIENTO
(PT-CO-01)
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE VERSIÓN: 06
PROVEEDORES
1.
OBJETIVO
Definir los criterios y requisitos bajo los cuales Sumilec S. A. evalúa, reevalúa y selecciona los proveedores, para garantizar un suministro adecuado
de materiales y equipos para la venta
2.
ALCANCE
Aplica para proveedores de material eléctrico y de comunicaciones nacionales.
3.
RESPONSABLES
Jefe de Compras
Líder del proceso de gestión de calidad.
4.
DESARROLLO
SELECCION DE NUEVOS PROVEEDORES EN SUMILEC S.A.:
Se tienen en cuenta los siguientes criterios
1. Reconocimiento en el mercado en cuanto a calidad de producto
2. Precios competitivos
3. Condiciones de pago (30 ó 60 días)
4. Disponibilidad del producto
5. Cumplimiento en la entrega reconocida en el mercado
6. Certificado de calidad de la empresa o producto
7. Condiciones de Garantía
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
PROCEDIMIENTO
(PT-CO-01)
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE VERSIÓN: 06
PROVEEDORES
EVALUACION DE PROVEEDORES
Los proveedores de material eléctrico y de telecomunicaciones de Sumilec
S.A., como resultado de los procesos de seguimiento podrán encontrarse en
alguna de las siguientes categorías:
PROVEEDOR ESPECIAL: Entre 25 y 30 puntos
PROVEEDOR ACEPTABLE: Entre 20 y 25 puntos
PROVEEDOR EN PERIODO DE PRUEBA: Entre 15 y 20 puntos
PROVEEDOR A REEVALUAR:
Menos de 15 puntos
Los proveedores a reevaluar o en periodo de prueba serán notificados
mediante correo físico, anexando los resultados de la evaluación y explicando
las razones de la calificación.
La evaluación se realiza con una periodicidad de 12 meses para cada
proveedor.
Para la realización de la evaluación de proveedores será nombrada una
comisión evaluadora conformada por cinco personas, así: Jefe de Compras,
Gerente, Vendedores. Los vendedores que participarán en la evaluación del
periodo serán asignados por el jefe de compras y variarán de un periodo a otro
con el objeto de garantizar la participación de todo el equipo de ventas.
Los criterios de evaluación de proveedores se encuentran consignados en el
formato (FO-CO-04) EVALUACIÓN DE PROVEEDORES, y son los siguientes:
1. Servicio al Cliente: Se tendrá en cuenta entre otros:
los mecanismos de los que dispone la empresa para responder ágilmente a
las solicitudes de los vendedores como call center, líneas gratuitas, cuentas de
msn, chats. Asesoría Técnica, Eficacia de las visitas de los vendedores.
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
PROCEDIMIENTO
(PT-CO-01)
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE VERSIÓN: 06
PROVEEDORES
2. Tiempo de Entrega de Cotizaciones.
3. Calidad del Producto o Servicio que Presta.
4. Tiempo de Entrega del Pedido: Este criterio se establece con el objetivo de
identificar la rapidez con que el proveedor responde a una orden de compra,
independiente de la fecha pactada. Se penaliza el incumplimiento a partir del 6
día de aceptada la orden de compra por parte del proveedor, pues el tiempo de
entrega que se entiende por inmediato es de 3 días, a los cuales se le
adicionan otros tres por tiempo estimado de transporte.
Para calificar este criterio se toma la diferencia en días de la fecha de entrega
contra la fecha de la orden.
5. Cumplimiento de lo acordado: El objetivo del criterio es evaluar la capacidad
del proveedor para cumplir con la fecha de entrega pactada. Actualmente el
software no incluye reporte de las fechas pactadas,
por lo que
el
procedimiento tendrá asociada una acción de mejora programada que permita
en periodos futuros evaluar este criterio a través del software
La comisión evaluadora calificará los 6 criterios descritos anteriormente, de la
manera más objetiva posible, se espera que para periodos futuros, el cálculo
de cumplimiento total, Sólo tendrá en cuenta en los criterios de tiempo de
entrega del pedido y cumplimiento de lo acordado la encuesta diligenciada por
el jefe de compras, que debe obedecer a tabulación de los datos arrojados por
el SIIGO, y las otras encuestas servirán como control de la percepción del
vendedor para validar la información suministrada por el sistema.
Una vez los miembros de la comisión evaluadora diligencien las encuestas, el
líder de proceso de gestión de calidad y el jefe de compras, procederán a
promediar los resultados, y a incluir la evaluación de los criterios 5 y 6 para
presentar el resultado final, y notificar a los proveedores los resultados del
proceso.
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
(PT-CO-01)
PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE VERSIÓN: 06
PROVEEDORES
ESQUEMA FORMATO (FO-CO-04) EVALUACION DE PROVEEDORES
Proceso de Compras
Para uso exclusivo de la Comisión de Evaluación de Proveedores
Sírvase llenar la encuesta bajo estos criterios de evaluación por proveedor,
asignando un valor de 1 al 5. De no tener un criterio del proveedor, dejar la
casilla en blanco.
5: Excelente, 4: Muy bueno, 3: Bueno, 2: Regular, 1: Pésimo.
PROVEEDOR
3M COLOMBIA S.A.
ASEA BROWN BOVERI
BTICINO DE COLOMBIA LTDA
CASA DEL BOMBILLO Nº 3 LTDA
COLTAVIRA
DANFOSS S.A.
DEXSON LTDA
ESI DE COLOMBA S.A.
ESPECIALIDADES ELÉCTRICAS S.A.
GL INGENIEROS LTDA
ILUMINACIONES TÉCNICAS LTDA
ILURAM S.A.
INDUSTRIAS CENO
LA CASA DEL BOMBILLO Nº 2 LTDA
LAUMAYER COLOMBIANA LTDA
LUMINEX S.A.
MASTER ELÉCTRICO DEL VALLE LTDA
MATERIALES ELÉCTRICOS Y MECÁNICOS
PROCABLES LTDA
REBRA LTDA
REDES ELÉCTRICAS S.A.
ROY ALPHA
SCHNEIDER ELECTRIC DE COLOMBIA
SIEMENS S.A.
SIMELCA S.A.
WEG COLOMBIA LTDA
SERVICIO
AL
CLIENTE
TIEMPO
DE
ENTREGA
DE
COTIZACI
ONES
CALIDAD
DEL
PRODUCTO
O SERVICIO
QUE PRESTA
Nombre:
Cargo:
Fecha
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
SERVICIO
POSTVENTA
TIEMPO
DE
ENTREGA
DEL
PEDIDO
CUMPLIMIENTO
DE LO
ACORDADO
OTRO DOCUMENTO
COMPETENCIA DE LOS
AUDITORES
(OD-GC-13)
VERSIÓN: 00
OBJETIVO:
Describir los criterios bajo los cuales Sumilec S.A. Selecciona su equipo de auditores
internos, los evalúa y promueve la eficacia en su desempeño.
ALCANCE:
Aplica para todas las personas que deseen o sean asignadas para hacer parte del
sistema de Gestión de Calidad.
DESARROLLO:
y
1. RESPONSABILIDADES
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Seguir el plan de auditoría.
Permanecer dentro del alcance de la auditoría.
Planear y ejecutar las labores individuales que sean asignadas de una
manera efectiva.
Recolectar evidencias con exactitud.
Mantener la confidencialidad.
Reportar las observaciones, no conformidades y fortalezas.
Verificar las acciones correctivas de la auditoría anterior. (Si no están
cerradas y ya fueron implementadas, debe cerrarlas).
Cooperar con y apoyar al auditor principal.
No retener y/o mantener documentación.
RESPONSABILIDADES ADICIONALES DE QUIEN SEA NOMBRADO COMO
AUDITOR PRINCIPAL
•
•
•
•
Ayudar a la selección del equipo auditor.
Asignar Tareas Individuales.
Asegurar que los documentos de trabajo estén preparados.
Representar al equipo de auditoría en las reuniones de apertura y cierre o
en los eventos que sea pertinente.
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
(OD-GC-13)
OTRO DOCUMENTO
COMPETENCIA DE LOS
AUDITORES
•
•
•
VERSIÓN: 00
Asegurar el progreso de la auditoría de acuerdo al plan.
Asegurar que las reuniones de enlace se lleven a cabo regularmente.
Asegurarse que os resultados de la auditoría sena reportados de manera
clara y oportuna.
2. COMPETENCIA
EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA
Auditor Principal: Mínimo dos años laborando en la empresa
Auditores Secundarios: Mínimo un año laborando en la empresa.
EXPERIENCIA EN AUDITORÍAS
Auditor Principal: Haber participado como auditor secundario en mínimo tres ciclos
de auditoría.
Auditor Secundario: Haber participado como observador en tres ciclos de
auditoría.
FORMACIÓN COMO AUDITORES
Auditor Principal: Formación como auditor de sistemas de gestión de calidad bajo
la norma ISO 9001: 2000.
Auditor Secundario: Haber sido formado como auditor interno en Sumilec S.A.
CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS EN CALIDAD
Conocimiento básico de la norma ISO 9001:2000.
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
(Mínimo 8 horas)
OTRO DOCUMENTO
COMPETENCIA DE LOS
AUDITORES
Conocimiento de la norma ISO 19011.
(OD-GC-13)
VERSIÓN: 00
(Mínimo 8 horas)
HABILIDADES
El auditor interno de Sumilec S.A. debe caracterizarse por desarrollar las
siguientes habilidades en el ejercicio de sus funciones:
Perceptivo: Para atender el problema rápidamente sin saltar a conclusiones.
Tener un punto de vista flexible: Para ver las cosas desde diferentes puntos de
vista.
Tener habilidades sociales: Para comunicarse y trabajar con otras personas.
Tener habilidades técnicas: Para investigar y determinar el grado de cumplimiento
en todas las áreas y procesos.
Además el auditor interno Sumilec S.A. debe ser:
Cortés
Constructivo
Informativo
Honesto
Juicioso
Y haber obtenido un buen desempeño en la evaluación de personal.
ELABORO:
APROBO:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Fecha:
FORMATO
(FO-GC-12)
LISTA DE CHEQUEO
VERSION: 03
Página
Proceso Auditado
Gestión De Calidad
Fecha
Cargo Auditado
Criterio de la Auditoría
Cumplimiento de los requisitos del sistema
Auditor
Tema o Docto.
Competencia
Auditores Internos
Herramientas
Comunicativas
Tema a Investigar/ Numeral de la norma
6.2.2 literales a) y d).
Los perfiles de competencia de los
auditores internos están definidos y
documentados
5.5.3 Comunicación Interna
Los mecanismos de comunicación interna
están documentados y contribuyen a la
mejora del SGC
Planificación del SGC 5.4.2 Planificación 8.1 Planificación de los
y de los cambios
procesos de segumiento, medición y análisis
Documentos Vigentes 4.2.3 Control de Documentos
Listado Maestro de
Registros
4.2.4 Control de Registros
Comunicación
Organizacional
Evidencia Por Verificar
5.5.3 Comunicación Interna
Acciónes CorrectivasPreventivas y de
8.5.1 Mejora Continua - 8.5.2 Acción
mejora
Correctiva- 8.5.3 Acción preventiva
Información del
cliente
8.2.1 Satisfacción del Cliente
Los procesos de mejora que afectan la
integridad del sistema están planificados,
y documentados
Los documentos vigentes se encuentran
debidamente identificados y ubicados en
los puntos de uso.
El listado Maestro de Registros
se encuentra actualizado
Se evidencia la comunicación y/o
socialización de los cambios que
afectan al SGC a todo el
personal de la empresa.
Se evidencia implementación de las
acciones pendientes, seguimiento de las
acciones abiertas y el cumplimiento de
las cerradas
Se evidencia seguimiento de reclamos
externos. Y evaluación de satisfacción de
clientes
1
De
Ciclo
C OB NC
COMENTARIOS
1
FORMATO
(FO-GC-12)
LISTA DE CHEQUEO
VERSION: 03
Página
Proceso Auditado
Compras
Cargo Auditado
Criterio de la Auditoría
Auditor
Tema o Docto.
Ciclo
Cumplimiento de los requisitos del Sistema
Direccionamiento Estratégico
4.1 Requisitos Generales
Reconoce la importancia de su proceso
para alcanzar los objetivos de calidad,
Ubica su proceso en el mapa de
procesos de la organización.
4.2.3 Control de Documentos
Dispone de las versiones actualizadas de
documentos y formatos que aplican a su
proceso
Manual de Calidad
4.2.1 literal b).
Tiene acceso al manual de calidad
vigente, lo conoce e identifica los cambios
principales que incluye.
Objetivos
Empresariales
5.4.1 objetivos de calidad 7.1 Planificación
de la Realización del Producto
Conoce e interioriza los objetivos de
calidad que su proceso ha definido para el
periodo.
7.4.1 Proceso de Compras
Los criterios para evaluación de
proveedores están establecidos y son
pertinentes a las necesidades de
información del proceso
6.1 Provisión de los Recursos 6.3
Infraestructura
La estación de trabajo, equipos,
sofware, son pertinentes a las
labores realizadas.
Caracterización de
Procesos
Documento y
Registros
Evaluación de
Proveedores
Provisión de
Recursos e
infrestructura
De
Fecha
Evidencia Por Verificar
Conoce e interioriza la nueva
visión Empresarial
Visión
1
Tema a Investigar/ Numeral de la norma
Las actividades inherentes al proceso son
C OB NC
COMENTARIOS
1
Trazabilidad
Las actividades inherentes al proceso son
documentadas de acuerdo a los requisitos
establecidos por el sistema.
7.4.1 Proceso de Compras
FORMATO
(FO-GC-12)
LISTA DE CHEQUEO
VERSION: 03
Página
Proceso Auditado
Bodega
Cargo Auditado
Criterio de la Auditoría
Auditor
Tema o Docto.
Direccionamiento Estratégico
4.1 Requisitos Generales
Reconoce la importancia de su proceso
para alcanzar los objetivos de calidad,
Ubica su proceso en el mapa de
procesos de la organización.
4.2.3 Control de Documentos
Dispone de las versiones actualizadas de
documentos y formatos que aplican a su
proceso
Manual de Calidad
4.2.1 literal b).
Tiene acceso al manual de calidad
vigente, lo conoce e identifica los cambios
principales que incluye.
Objetivos
Empresariales
Provisión de
Recursos e
infrestructura
5.4.1 objetivos de calidad 7.1 Planificación
de la Realización del Producto
Conoce e interioriza los objetivos de
calidad que su proceso ha definido para el
periodo.
6.1 Provisión de los Recursos 6.3
Infraestructura
La estación de trabajo, equipos,
sofware, son pertinentes a las
labores realizadas.
Caracterización de
Procesos
Documento y
Registros
Metrología
De
Tema a Investigar/ Numeral de la norma
Ciclo
Evidencia Por Verificar
Conoce e interioriza la nueva
visión Empresarial
Visión
1
Fecha
7.6 Control de los dispositivos de
seguimiento y medición
7.5.1 Control de la producción y prestación
Se ha realizado el debido y oportuno
mantenimiento y calibración de los
equipos de medición
La Garantías del año en curso han sido
C OB NC
COMENTARIOS
1
La Garantías del año en curso han sido
debidamente
El
producto esatendidas
identificado claramente a lo
Control de Garantías del servicio.
Trazabilidad
7.5.3 Trazabilidad
largo del proceso
FORMATO
(FO-GC-12)
LISTA DE CHEQUEO
VERSION: 03
De
1
Página
Proceso Auditado
Ventas
Cargo Auditado
Criterio de la Auditoría
Auditor
Tema o Docto.
Visión
Caracterización de
Procesos
Documento y
Registros
Manual de Calidad
1
Fecha
Ciclo
Cumplimiento de los requisitos del Sistema
Tema a Investigar/ Numeral de la norma
Direccionamiento Estratégico
Evidencia Por Verificar
Conoce e interioriza la nueva
visión Empresarial
4.1 Requisitos Generales
Reconoce la importancia de su proceso
para alcanzar los objetivos de calidad,
Ubica su proceso en el mapa de
procesos de la organización.
4.2.3 Control de Documentos
Dispone de las versiones actualizadas de
documentos y formatos que aplican a su
proceso
4.2.1 literal b).
Tiene acceso al manual de calidad
vigente, lo conoce e identifica los cambios
principales que incluye.
Conoce e interioriza los objetivos de
Objetivos
5.4.1 objetivos de calidad 7.1 Planificación calidad que su proceso ha definido para el
Empresariales
de la Realización del Producto
periodo.
Provisión de
La estación de trabajo, equipos,
Recursos e
6.1 Provisión de los Recursos 6.3
sofware, son pertinentes a las
infrestructura
Infraestructura
labores realizadas.
Reglamento de
Se conocen, e interiorizan los
Ventas
7.2 Procesos relacionados con el cliente
apartados del reglamento
Comunicación Interna Conoce el resultado de la
Evaluación de la
evaluación de Satisfacción de
C OB NC
COMENTARIOS
Satisfacción del
cliente
5.5.3 Comunicación Interna - 8.2.1
Satisfacción del cliente
Acciónes Correctivas 8.5.1 Mejora Continua 8.5.2 Acción
y de mejora
Correctiva 8.5.3 Acción Preventiva
Cliente Sumilec. Propone
acciones de Mejora
Conoce el estado de las acciones de su
proceso y genera acciones de mejora
desde su puesto de trabajo
FORMATO
(FO-GC-12)
LISTA DE CHEQUEO
VERSION: 03
Página
Proceso Auditado
Administrativo
Fecha
Cargo Auditado
Criterio de la Auditoría
Cumplimiento de los requisitos del Sistema
Auditor
Tema o Docto.
(OD-GC-01)
(OD-GC-01)
Herramientas
Comunicativas
Planificación del SGC
y de los cambios
Formación del
Personal
Clima Organizacional
Evaluación del
Personal
Revisión por la
dirección
Determinación de
Objetivos
Tema a Investigar/ Numeral de la norma
Evidencia Por Verificar
Visión Empresarial
la conoce y comunica
Incluye compromiso de
Política de Calidad
mejoramiento del sistema
5.5.3 Comunicación Interna
Los mecanismos de comunicación interna
están documentados y contribuyen a la
mejora del SGC
5.4.2 Planificación 8.1 Planificación de los
procesos de segumiento, medición y análisis
Los procesos de mejora que afectan la
integridad del sistema están planificados,
y documentados
6.2.2 Literal e)
6.4 Ambiente de Trabajo
6.2.1 Competencia del personal en
Educación, formación, experiencia
Los Registros de Educación y Formación
son
mantenidos.
Existe
registro de Evaluación de Clima
organizacional
La organización Evalúa el
desempeño de su personal
Registros e informes de Revisión
5.6.1 Revisión por la dirección
por la dirección
Los Objetivos del periodo se
5.4.1 objetivos de calidad 7.1 Planificación encuentran definidos y
1
De
Ciclo
C OB NC
COMENTARIOS
1
Empresariales
Caracterización de
Procesos
Manual de Calidad
de la Realización del Producto
registrados
4.1 Literal d)
Se evidencia seguimiento, medición y
análisis de los procesos
4.2.1 literal b).
Tiene acceso al manual de calidad
vigente, lo conoce e identifica los cambios
principales que incluye.