PLAN DE TRABAJO CAJA CENTRAL COOPERATIVA FINANCOOP

PLAN DE TRABAJO
CAJA CENTRAL COOPERATIVA FINANCOOP
Período: 1 de enero al 31 de diciembre del 2013
NOMBRE DEL PROCESO:
UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO:
PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS
UNIDAD DE CUMPLIMIENTO
OBJETIVO GENERAL: Asegurar a la Administración que las políticas y procedimientos establecidos en la Organización para la prevención del lavado de activos, son suficientes, pertinentes y competentes, permitiendo administrar,
monitorear, mitigar y controlar los diferentes riesgos a los que está expuesta
ACCION ESTRATEGICA:
Cumplir con la normativa en Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delítos emitida por los Organismos de Control
OBJETIVO: Mantener actualizado el Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos, así como las políticas y procedimientos en base a los lineamientos vigentes de los Organismos de Control.
1.
1.1
1.2
Ejecutor Responsable
Indicador de Medición
Observaciones
% Meta
Fin
ACTIVIDADES
Inicio
No.
Duración
(Días
hábiles)
Tiempo Estimado de Ejecución
Directo
Indirecto
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Actualizar, revisar, y difundir el Manual de Prevención de Lavado de Activos y
Financiamiento de Delitos
Supervisar la aplicación de normas, políticas, procedimientos y regulaciones para prevenir
el lavado de activos y el financiamiento de delitos de acuerdo a la normativa y Ley vigente
ACCION ESTRATEGICA:
250
250
02/01/2013 31/12/2013
Manual actualizado, aprobado y
difundido.
100%
Oficial de Cumplimiento
Comité de Cumplimiento y
Consejo de Administración
Manual actualizado
# Políticas establecidas con relación
al # de Políticas de la normativa
100%
Oficial de Cumplimiento
Comité de Cumplimiento y
Consejo de Administración
Las políticas de control están basadas en la
normativa del País y las recomendaciones de
organismos externos
Comité de Cumplimiento y
Consejo de Administración
Manual de Prevención de Lavado de Activos y
Financiamiento de Delitos de acuerdo a la
normativa vigente
02/01/2013 31/12/2013
Verificar el cumplimiento a la política "Conozca a su Cliente"
2.
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
2.1
Evaluación de la aplicación de los procedimientos de la "debida diligencia" de acuerdo a la
normativa vigente y al Manual de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento de
Delitos
2.2
Monitorear las operaciones y transacciones por encima del umbral de acuerdo a
parámetros establecidos
2.3
Monitorear las operaciones y transacciones por debajo del umbral de acuerdo a parámetros
establecidos
2.4
Adquirir la base de sindicados y homónimos del CONSEP, misma que será validada con las
bases de Socios, Clientes y Empleados, con el carácter de información reservada
2.5
Establecer el procedimiento y monitoreo de la actualización de la base de sindicados del
CONSEP
2.6
Revisión de las carpetas de cada una de las Cooperativas de ahorro y crédito socias y
clientes.
02/01/2013 31/12/2013
Manual de Prevención de Lavado de
Activos y Financiamiento de Delitos
02/01/2013 31/12/2013
# de transacciones por encima del
umbral con relación al # de
transacciones Totales
250
02/01/2013 31/12/2013
# de transacciones por debajo del
umbral con relación al # de
transacciones totales
10
15/04/2013 30/04/2013
Bases del CONSEP parametrizadas
para consulta
250
250
100%
Oficial de Cumplimiento
100%
Oficial de Cumplimiento
Comité de Cumplimiento y
Consejo de Administración
100%
Oficial de Cumplimiento
Administrativo
100%
Oficial de Cumplimiento
Comité de Cumplimiento y
Consejo de Administración
100%
250
02/01/2013 31/12/2013
22
75%
Oficial de Cumplimiento
01/07/2013 31/07/2013
Página 1
Se bajará información del sistema interno de la
Cooperativa
Se bajará información del sistema interno de la
Cooperativa
Comprar la base de acuerdo a requisitos exigidos
por el CONSEP
Informe elaborado
Oficial de Cumplimiento
Revisiones Mensuales
Carpetas revisadas / Total de carpetas
Comité de Cumplimiento y
Consejo de Administración
Oficial de Cumplimiento y
Operaciones
Verificar que las carpetas de socios y clientes contengan la
información establecida y actualizada al año 2013
Indicador de Medición
2
Elaboración del informe de la politica Conozca a su Cliente en base a los resultados
obtenidos
2.8
Monitorear permanentemente las operaciones o transacciones de la Institución, a fin de
detectar operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas.
250
02/01/2013 31/12/2013
2.9
Monitorear el origen de las precancelaciones de créditos
250
02/01/2013 31/12/2013
2.10
Actualización de las bases de datos de la unidad
250
02/01/2013 31/12/2013
2.11
Monitoreo mensual de transacciones a fin de detectar operaciones o transacciones
inusuales e injustificadas
250
02/01/2013 31/12/2013
2.12
Elaboración del informe mensual en base a los resultados obtenidos
250
02/01/2013 31/12/2013
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
3.1
Revisión de los documentos aplicados para los funcionarios de acuerdo a la normativa
vigente (incluida la declaración juramentada de bienes y de no haber cometido actividades
ilícitas)
100%
Informe elaborado
Oficial de Cumplimiento
01/08/2013 03/08/2013
revisiones diarias
100%
SISTEMAS
Transacciones monitoreadas diariamente
Oficial de Cumplimiento
revision de precancelaciones
90%
actualizaciones mensuales
100%
# Meses revisados / 12 meses
100%
Determinar el origen de las precancelaciones
Oficial de Cumplimiento
Mantener las bases actualizadas
Oficial de Cumplimiento
Transacciones monitoreadas mensualmente
Oficial de Cumplimiento
# Informes elaborados / 12 Informes
planificados
20
01/09/2013 30/09/2013
# de documentos existentes con
relación al # de funcionarios que
deben aplicar los documentos
Patrimonio 2013 del empleado Patrimonio 2012 del empleado
Revisión de la situación patrimonial de los empleados
20
100%
Informe con cuadros estadísticos
Oficial de Cumplimiento
90%
Recursos Humanos, Oficial
de Cumplimiento
100%
01/09/2013 30/09/2013
3.3
Aplicar las políticas de selección y contratación de personal que contemplen la verificación
de antecedentes personales y laborales
250
02/01/2013 31/12/2013
# de funcionarios con aplicación de
verificación de antecedentes
personales y laborales con relación
al # total de funcionarios
contratados
3.4
Monitoreo de posibles inusualidades y alertas de funcionarios y directivos y caso que
aplique reportar a la UAF con los mismos procedimientos establecidos para el cliente
externo
250
02/01/2013 31/12/2013
Alertas de acuerdo a la política
"conozca su empleado"
3.5
Elaboración y presentación del informe en base a los resultados obtenidos
2
01/10/2013 03/10/2013
4.
Indirecto
Verificar el cumplimiento a la política "Conozca a su Empleado"
3.
3.2
Observaciones
% Meta
Directo
Informe Elaborado
2.7
ACCION ESTRATEGICA:
Ejecutor Responsable
Fin
ACTIVIDADES
Inicio
No.
Duración
(Días
hábiles)
Tiempo Estimado de Ejecución
Informe Elaborado
Determinar si la situación patrimonial del empleado tuvo
variaciones en el transcurso del año
Recursos Humanos, Oficial
de Cumplimiento
Recursos Humanos
Recursos Humanos
Oficial de Cumplimiento
Recursos Humanos, Oficial
de Cumplimiento
Todos los Funcionarios;
Directivos
100%
100%
100%
De acuerdo a la incorporación del personal
Informe elaborado
Oficial de Cumplimiento
POLITICAS DE CAPACITACION
4.1
Impartir talleres de capacitación con temas actualizados y de aplicación, dirigido
especialmente a las áreas relacionadas con los procesos de prevención y al personal nuevo
4.2
Aplicación de mecanismos de evaluación a los participantes para medir el cumplimiento de
los objetivos establecidos
1
1
15/10/2013 15/10/2013
90% de funcionarios con
conocimientos del tema de PLA
15/10/2013 15/10/2013
Aplicación de cuestionarios de
evaluación a la totalidad de
participantes
Página 2
Oficial de Cumplimiento
Recursos Humanos
Se ha planificado las jornadas de capacitación en
PLA dirigido a todos los funcionarios. Al personal
nuevo se entrenará de acuerdo a su incorporación.
Oficial de Cumplimiento
Recursos Humanos
Cuestionario de acuerdo a la capacitación impartida
100%
90%
Ejecutor Responsable
Indicador de Medición
Directo
Asesorar al personal sobre temas de prevención del lavado de activos y demás consultas
relacionadas con las políticas, los procesos y procedimientos internos
250
02/01/2013 31/12/2013
# considerable de funcionarios con
conocimiento del tema de PLA
100%
4.3
Monitorear que el Manual y sus modificaciones sea consultado y aplicado por los
funcionarios
250
02/01/2013 31/12/2013
Que el 90% de funcionarios
consulten el Manual en PLA
90%
4.4
90%
01/03/2013 15/03/2013
# de documentos existentes con
relación al # de corresponsales que
deben aplicar los documentos
01/03/2013 15/03/2013
# de corresponsales
ACCION ESTRATEGICA:
5
5.1
Oficial de Cumplimiento
Oficial de Cumplimiento
Comité de Cumplimiento,
Recursos Humanos
Oficial de Cumplimiento
Operaciones y Negocios
Oficial de Cumplimiento
Operaciones y Negocios
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Revisión de la política a través de las carpetas de cada corresponsal
10
100%
10
5.2
Elaboración y presentación del informe en base a los resultados obtenidos
Informe Elaborado
2
5.3
ACCION ESTRATEGICA:
Documentación legal
100%
17/03/2013 19/03/2013
Revisar los Convenios
Informe Elaborado
Oficial de Cumplimiento
Verificar el cumplimiento a la política "Conozca a su Mercado"
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Corrida de la Matriz de Prevención de Lavado de Activos, con la información a diciembre de 2012
Aplicación de la Matriz
15
6.1
ACCION ESTRATEGICA:
Area de Riesgos
Matriz con determinación de niveles de riesgo
Oficial de Cumplimiento
Informe Elaborado
2
6.2
100%
01/05/2013 15/05/2013
Elaboración del informe en base a los resultados obtenidos
7
Indirecto
Verificar el cumplimiento a la política "Conozca a su Corresponsal"
Confirmaciones a los Bancos Corresponsales sobre la base de cuestionarios preestablecidos mediante
los cuales certifiquemos los procedimientos y controles en Prevención de Lavado de Activos
6
Observaciones
% Meta
Fin
ACTIVIDADES
Inicio
No.
Duración
(Días
hábiles)
Tiempo Estimado de Ejecución
100%
16/05/2013 18/05/2013
Informe elaborado
Oficial de Cumplimiento
Entrega de informes, estructuras y reportes al Consejo de Administración, Comité de Cumplimiento y Organismos de Control
POLITICAS DE CUMPLIMIENTO CON LOS REGULADORES, CONSEJO Y
COMITÉ DE CUMPLIMIENTO
7.1
Coordinar para que dentro del plazo establecido, la Unidad de Cumplimiento cuente con
las estructuras establecidas por la UAF y la SBS
7.2
Remitir en línea a la UAF y a la SBS las estructuras sobre operaciones y transacciones de
acuerdo a la normativa e instructivos correspondientes
250
12
02/01/2013 31/12/2013
Estructuras de acuerdo a formatos
establecidos por los reguladores
02/01/2013 31/12/2013
Estructuras validadas y enviadas en
línea a los reguladores
Página 3
100%
100%
Sistemas, Oficial de
Cumplimiento
Sistemas, Oficial de
Cumplimiento
Confirmación de validación exitosa
Ejecutor Responsable
Indicador de Medición
Informes conocidos y analizados en
el Comité de Cumplimiento
7.3
7.4
Presentar al Comité de Cumplimiento posibles reportes de transacciones inusuales e
injustificadas ROII(s)
7.5
Remitir a la UAF en línea de acuerdo al instructivo establecido, previa a la decisión del
Comité de Cumplimiento el reporte de transacciones u operaciones económicas e inusuales
e injustificadas ROII(s), en caso de que hubiere
Establecer los procedimientos para el archivo de reportes, estructuras y posibles ROII(s)
remitidos a los reguladores, de acuerdo a la normativa
12
02/01/2013 31/12/2013
Reportes, estructuras y ROII(s)
correctamente archivados
100%
7.6
Remitir a la Superintendencia de Econimía Popular y Solidaria los datos e información para
la actualización de la calificación y acreditación del oficial de cumplimiento
22
02/01/2013 31/12/2013
Información del oficial de
cumplimiento actualizada
100%
7.7
7.8
Remitir a la Superintendencia de Econimía Popular y Solidaria el Manual de Prevención de
Lavado de Activos y Financiamiento de Delitos actualizado y aprobado por el Directorio
10
02/01/2013 31/12/2013
Manual de Control Interno
actualizado
22
02/01/2013 31/01/2013
Plan de Trabajo e informe remitido
en los plazos establecidos
100%
7.9
Remitir a la Superintendencia de Econimía Popular y Solidaria el Plan de Trabajo de la
Unidad de Cumplimiento, con el informe anual de cumplimiento de los objetivos en
materia de prevención de lavado de activos
Remitir a la UAF el informe anual de las actividades de capacitación
22
02/01/2013 31/01/2013
Informe de capacitación remitido en
el plazo establecido
100%
Requerimientos atendidos
100%
250
02/01/2013 31/12/2013
7.10
02/01/2013 31/12/2013
eventual 02/01/2013 31/12/2013
# de ROII(s) reportados al Comité
de Cumplimiento con relación al #
de transacciones generadas
eventual 02/01/2013 31/12/2013
# de ROII(s) reportados a la UAF
con relación al # ROI(s) reportadas
por el oficial de cumplimiento al
Comité de Cumplimiento
Respuesta a requerimientos y oficios recibidos de los organismos de control
7.11
Directo
Indirecto
Oficial de Cumplimiento
Comité de Cumplimiento
100%
Presentar al comité de cumplimiento los informes mensuales y anuales de la gestión
realizada en la Unidad de Cumplimiento
12
Observaciones
% Meta
Fin
ACTIVIDADES
Inicio
No.
Duración
(Días
hábiles)
Tiempo Estimado de Ejecución
100%
Oficial de Cumplimiento
100%
Envío de ROII(s) de acuerdo a instructivo de la
UAF
Oficial de Cumplimiento
Oficial de Cumplimiento
Sistemas
Oficial de Cumplimiento
100%
Oficial de Cumplimiento
Consejo de Administración
Oficial de Cumplimiento
El Plan de Trabajo es del año en curso y el informe
de actividades es del año transcurrido
Oficial de Cumplimiento
El informe de capacitación es del año transcurrido
Atender los requerimientos y elaborar respuestas
inmediatamente
Oficial de Cumplimiento
7.12
Coordinar las Convocatorias de las sesiones del Comité de Cumplimiento
12
02/01/2013 31/12/2013
Convocatorias de acuerdo a los
tiempos establecidos dirigida a
todos los miembros del Comité de
Cumplimiento
7.13
Reportar al Comité de Cumplimiento la no aplicación de las políticas y procedimientos de
prevención de lavado de activos que impliquen responsabilidad de los empleados
12
02/01/2013 31/12/2013
Políticas, procesos y procedimientos
cumplidos
Elaborado por: Jacqueline Velasteguí C.
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
10 de enero de 2013
Página 4
Cuando hayan cambios en la normativa
100%
Oficial de Cumplimiento
Gerente General
Oficial de Cumplimiento
Comité de Cumplimiento,
Recursos Humanos
70%