Sistema de Información administrativa

UNIVERSIDAD DE PLAYA ANCHA
FACULTAD DE CIENCIAS
INGENIERÍA EN INFORMÁTICA
TEORÍA DE SISTEMAS
ANÁLISIS DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN ADMINISTRATIVOS
AUTORES :
FECHA :
RESUMEN.
Se estudia el funcionamiento de la sección de consumos básicos de la Ilustre Municipalidad de Viña del Mar y
conforme a nuestras observaciones, se le aplican mejoras tanto en el ámbito estructural como en el
informático, con el fin de optimizar este sistema, todo esto, en base a los conocimientos adquiridos durante el
actual semestre en el curso de Teoría de sistemas.
ÍNDICE.
RESUMEM.......................................................................................................... 1
• DEFINICIÓN DEL PROBLEMA........................................................................... 2
1.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN......................... 2
1.2 DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN Y SU ENTORNO............................... 3
• ANÁLISIS SISTEMA ACTUAL............................................................................. 5
2.1 MODELO DEL SISTEMA FÍSICO ACTUAL............................................. 5
2.2 MODELO DEL SISTEMA LÓGICO ACTUAL........................................... 12
• MODELO DEL SISTEMA NUEVO........................................................................ 17
3.1 MODELO DEL SISTEMA LÓGICO NUEVO............................................. 17
3.2 DÓMINIO DEL CAMBIO........................................................................... 21
3.2.1 ALTERNATIVAS DE AUTOMATIZACIÓN.................................... 21
3.2.2 ESPECIFICACIONES DE LA AUTOMATIZACIÓN...................... 21
• DOCUMENTACIÓN DE LOS
1
PROCESOS MANUALES DEL SISTEMA PROPUESTO........................ 22
3.4 DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA PROPUESTO.................... 23
• DEFINICIÓN DEL PROBLEMA.
• DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA U ORGANIZACIÓN.
La Ilustre Municipalidad de Viña del Mar tiene como objetivo ofrecer las
condiciones necesarias para una vida grata de sus residentes y turistas velar por el bienestar de ellos prestando
una innumerable cantidad de servicios a la comunidad, ayudando a impulsar las actividades económicas a
través del rubro inmobiliario, turístico comercial y educacional. También destaca la importancia que la Ilustre
municipalidad de Viña del mar da a las actividades culturales.
Para lograr estos y muchos otros objetivos, la Ilustre Municipalidad de Viña del mar está organizada
jerárquicamente como muestra el siguiente organigrama.
• DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN Y SU ENTORNO.
Los límites de nuestro sistema serán la dirección de administración y finanzas en el departamento de finanzas
y en el departamento de infraestructura y recursos materiales abocándonos principalmente a su sección de
servicios generales y consumos básicos, tal como muestra el diagrama siguiente.
La sub−sección de consumos básicos es la encargada de llevar todas las cuentas y/o gastos que tiene la
Municipalidad (llámense electricidad, telefonía, etc.), se encarga de recibir dichas cuentas, archivarlas y
enviarlas al departamento de finanzas para su posterior cancelación.
En la siguiente tabla se especificarán los servicios
contratados, en que son ocupados, y sus respectivos proveedores.
SERVICIO USO PROVEEDOR
ELECTRICIDAD
AGUA POTABLE
INTERNET
TELEFONIA FIJA
ARRIENDO FOTOCOPIAS
GAS LICUADO
SEGURIDAD
CORREOS
TELEGRAMA
TELEFONIA MOVIL
Semáforos, instalaciones,
estadios
Instalaciones, estadios, grifos
Computadores de
instalaciones
Todas las instalaciones
Instalaciones, imprenta
Instalaciones en general,
estadios
Instalaciones con valores
(museos, tesorerías)
Instalaciones en general
Cargos importantes y
emergencias
Funcionarios, alcalde,
concejales
CHILQUINTA Y CONAFE
ESVAL
TERRA, ENTEL
TELEFÓNICA
XEROX
GASCO
ADT Y GUARD SERVICE
CORREOS DE CHILE
TELEX CHILE
TELEFÓNICA MOVIL Y
BELLSOUTH
DATA RED
2
SISTEMA RED
TELEFÓNICA
RADIO TRANSMISORES
Todas las instalaciones están
conectadas con anexos
Radio−patrullas municipales. GALLYAS
2. ANÁLISIS SISTEMA ACTUAL.
2.1 MODELO DEL SISTEMA FÍSICO ACTUAL.
NIVEL 0
NIVEL 1 / 1 CORREOS DE CHILE
NIVEL 2 / 1.1 SECRETARÍA DE RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
NIVEL 2 / 1.2 DEPARTAMENTO DE FRANQUEO
NIVEL 2 / 1.3 DEPARTAMENTO DE CLASIFICACIÓN
NIVEL 2 / 1.4. DEPARTAMENTO DE REPARTIDORES
NIVEL 3 / 1.4.1 CARTERO O REPARTIDOR
NIVEL 1 / 2 ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE VIÑA DEL MAR
NIVEL 2 / 2.1 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
NIVEL 3 / 2.1.1 DEPARTAMENTO DE CONSUMOS BÁSICOS
NIVEL 4 / 2.1.1.1 RECEPCIÓN DE CUENTAS
NIVEL 4 / 2.1.1.2 CONTADOR Y ENCARGADO DE CONSUMOS BÁSICOS
NIVEL 2 /2.2 DEPARTAMENTO DE FINANZAS
NIVEL 3 / 2.2.1 CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
NIVEL 4 / 2.2.1.1 SECETARÍA DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
NIVEL 4 / 2.2.1.2 ENCARGADO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
NIVEL 3 / 2.2.2 DIRECTOR DE FINANZAS
NIVEL 3 / 2.2.3 TESORERÍA
• MODELO DEL SISTEMA LÓGICO ACTUAL.
NIVEL 0
NIVEL 1 / 1 CORREO
NIVEL 1 / 2 MUNICIPALIDAD
3
NIVEL 2 / 2.1 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
NIVEL 3 / 2.1.1 DEPARTAMENTO DE CONSUMOS BÁSICOS
NIVEL 4 / 2.1.1.1 ENCARGADO DE CONSUMOS BÁSICOS
NIVEL 2 / 2.2 DEPARTAMENTO DE FINANZAS
NIVEL 3 / 2.2.1 CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
NIVEL 4 / 2.2.1.1 ENCARGADO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
NIVEL 3 / 2.2.2 DIRECTOR DE FINANZAS
NIVEL 3 / 2.2.3 TESORERÍA
NIVEL 0
NIVEL 1 / 1 MUNICIPALIDAD
NIVEL 2 / 1.1 DEPARTAMENTO DE FINANZAS
NIVEL 3 / 1.1.1 SECCIÓN DE CONSUMOS BÁSICOS
NIVEL 3 / 1.1.2 CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
NIVEL 3 / 1.1.3 DIRECCIÓN DE FINANZAS
NIVEL 3 / 1.1.4 TESORERÍA
NIVEL 1 / 2 TRANSACCIÓN BANCARIA
NIVEL 2 / 2.1 BANCO
3.2 DOMINIO DE CAMBIO
EL PROBLEMA.
El problema que se detecta en esta área es la gran cantidad de procesos por los que tiene que pasar la
recepción, y luego cancelación de cuentas, deben pasar por dos departamentos y en cada uno de ellos por sus
distintas secciones, lo que aumenta el tiempo entre que llega la cuenta hasta que es finalmente cancelada.
3.2.2 ESPECIFICACION DE LA AUTOMATIZACION
INICIO
SI LLEGA_CUENTA AND VERIFICA_CUENTA ENTONCES
ENVIAR_A (DEPARTAMENTO_DE_FINANZAS.CONSUMOS_BASICOS , CUENTA)
RESPALDAR_EN_CONTABILIDAD
4
ENVIAR_POR_EMAIL_A(DEPTO_DE_PRESUPUESTO_Y_CONTABILIDAD,CUENTA)
FIN−SI
SI NO_APRUEBA_PRESUPUESTO(CUENTA) ENTONCES
ENVIAR_A(CONTRALOR , CUENTA)
SI CONTRALOR_APRUEBA(CUENTA) ENTONCES
ENVIAR_A(TESORERIA , CUENTA)
FIN−SI
SINO
ENVIAR_A(TESORERIA , CUENTA)
SI ESTA(TESORERIA,CUENTA) ENTONCES
ENVIAR_A(CUENTA_EN_LINEA_INF,CUENTA)
CUENTA_EN_LINEA(CUENTA,BANCO,EMPRESA)
FIN−SI
FIN
3.3 DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS MANUALES DEL SISTEMA
PROPUESTO.
Se pueden apreciar diferencias entre el actual y el nuevo, por ejemplo está el ahorro de tiempo al incluir en
sólo un departamento tanto la sección de consumos básicos como el departamento de finanzas, lo que agiliza
el movimiento de documentos entre estos por estar ubicados en las mismas dependencias.
Se observa también un mayor aprovechamiento de los servicios "en línea" para el envío de documentos
importantes y para hacer transacciones comerciales, depósitos y giros bancarios.
En fin, el sistema es optimizado minimizando el tiempo de espera en el pago de cuentas, también se evita el
extravío de documentos por correo o por baliza, pues ahora todos estos son "movidos" por Internet.
3.4 DICCIONARIO DE DATOS
Nivel 0 :
Proveedores: Entidades encargadas de suministrar los servicios básicos que la Municipalidad necesita, tales
como agua, electricidad, telefonía, etc.
Cuenta: Documentos en el que se indica el valor de un servicio cualquiera luego de un determinado tiempo de
la entrega de este servicio.
5
Correo: Entidad encargada de transportar la correspondencia dentro y hacia fuera del pais. La
correspondencia después de este proceso sale franqueada, con timbres que indican que dichos documentos u
encomiendas están a cargo de correos hasta que llegue a su destino.
Cuentas Franqueadas: Documento o carta timbrada por correos que indican el pago del servicio de
transporte o de correspondencia, quedando esta bajo responsabilidad del correo mientras hasta que llegue a su
destino,
Municipalidad: Organización encargada de velar por la ciudad o un término jurisdiccional regido por un
ayuntamiento en ella existen varios departamentos vinculados al progreso de esta.
Pago: Satisfacer [una deuda o una carga pública]:
Nivel 1
Servicios: Utilidad o provecho que a uno resulta de lo que otro hace en su favor.
Oficio: Comunicación escrita referente a los asuntos del servicio público en las dependencias del estado y, por
extensión, la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a
ellos.
Valija : Saco de cuero, cerrado con llave, donde llevan la correspondencia los correos. La cerrada y
precintada, que contiene la correspondencia oficial entre un gobierno y sus agentes diplomáticos en el
extranjero y que, por su importancia, no se confía al servicio de correos. O bien El mismo correo.
Contralor : funcionario encargado de examinar la contabilidad oficial.
Inspección, control.
Contabilidad : Orden adoptado para llevar las cuentas en debida forma. La que llevan algunas empresas, para
falsear los resultados con fines fiscales. Sistema contable que permite una representación cuantitativa
simplificada de la economía. Conjunto de procedimientos que rigen la ejecución financiera y la comprobación
de las operaciones del estado y demás entes públicos.
Informe de sobreconsumo: este documento se entrega en caso de que las cuentas sobrepasen el presupuesto
estimado de acuerdo al promedio de años anteriores.
Tesorería: Cargo administrativo de la persona encargada de custodiar y distribuir los caudales de una
colectividad.
Recursos: Medio para conseguir algo en caso de apuro. Bienes, medios de subsistencia
Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o llevar a cabo una empresa . Expedientes,
arbitrios para salir airoso de una empresa
6
3.2.1 ALTERNATIVAS DE AUTOMATIZACION
Analizando el diagrama de flujo se visualizo una manera de agilizar el pago de cuentas , un método que se
inicia a partir del auge de Internet, en la cual nos vamos a apoyar para también agilizar la "valija, con lo que
se incrementa el flujo de información cuando las cuentas llegan , hasta cuando son despachadas vía Internet
*
valija
Bodega de cuentas
Bodega de cuentas
proveedores
Departamento de clasificación
Bodega de cuentas
Departamento de repartidores
Departamento de franqueo
Depto de clasificación
I. municipalidad de viña del mar
Depto de clasificación
viña del mar
7
Correos de Chile
Correos de Chile
Contador y encargado de consumos básicos
Recepción de cuentas
Libro de ingresos
Encargado de contabilidad y presupuesto
valija
Secretaria de contabilidad y presupuesto
Oficio
Tesorería
Contabilidad y presupuesto
Director de finanzas
proveedores
Informe de sobreconsumo sólo si el monto es superior al presupuesto
órgano contralor
Proveedores
municipalidad
Depto de finanzas
Correos de Chile
Depto de finanzas
Director de finanzas
Depto de servicios generales
Director de finanzas
Órgano contralor
Dir. De finanzas
proveedores
8
3 MODELO DEL SISTEMA NUEVO.
3.1 MODELO DEL SISTEMA LÓGICO NUEVO.
Consumos básicos
Dirección de finanzas
Tesorería
transacción bancaria
municipalidad
Proveedores
municipalidad
*
valija
valija
valija
9