Tuxtla Gutierrez Case Study

 EL ESPECTÁCULO DE LA
COMUNICACIÓN EFECTIVA.
DESAFÍO
Desplegar una tecnología
de comunicación efectiva
y sin falla, que evitara
perder el 50% de las
llamadas entrantes, y
soportar la correcta
atención de los clientes
SOLUCIÓN
IP Office 500, 3 teléfonos
digitales y analógicos
El Centro de Convenciones de Chiapas, el más moderno del
sureste mexicano, ha hecho de IP Office su plataforma para
soportar su negocio, y dar servicio a sus usuarios internos y
atender de la mejor manera a sus clientes y garantizar la
comunicación durante sus eventos. Tecnología enfocada a
los negocios
Recinto espectacular
Proyectado por el prestigiado
PROPORCIONADO
Disponer de una
plataforma de
comunicación robusta,
efectiva y actual
que responde a los
requerimientos y
exigencias de tecnología,
tanto de usuarios como de clientes
de 200 mil asistentes anualmente, a
través de casi 300 eventos por año. Tecnología a todo su ancho
arquitecto Abraham Zabludovski, el
Centro de Convenciones y Polyforum
Chiapas abrió sus puertas desde 1994.
Desde ese entonces, este recinto
ha ido creciendo y evolucionando,
VALOR
Benjamín López Mendoza, reciben más
adaptándose a las necesidades del
mercado. En la actualidad cuenta
con nueve salas con capacidad de 50
hasta 1,500 personas, para realizar
eventos sociales, empresariales e
“El objetivo del Centro de Convenciones,
que a su vez aloja a la Oficina de
Convenciones y Visitantes del estado
de Chiapas, es atraer eventos, no
sólo a Tuxtla Gutiérrez sino a otras
ciudades del estado, como Tapachula,
San Cristóbal y Comitán”, explica el
L.S.C. Miguel Angel Salvador Luciano
Herrera, Jefe de Informática.
institucionales. Por su parte, el auditorio Polyforum
“Y en caso que se realicen aquí, se
puede recibir 3.875 espectadores. Es
les da a los distintos tipos de clientes
utilizado para llevar a cabo conciertos,
todas las facilidades, ya sea para
sucesos deportivos, así como
efectuar una simple conferencia o
presentar obras teatrales y musicales
presentar grandes foros o conciertos,
de renombre. Es uno de los recintos
cuyos organizadores nos demandan
de espectáculos más modernos del
Internet con un ancho de banda hasta
sureste de nuestro país. Ambos,
de 200 megas y múltiples líneas
cuya Dirección está a cargo del C.P.
telefónicas.” avaya.com/mx | 1
tiempo y les restaba productividad,
y representaba un “tache” para esta
dependencia que tiene participación
del gobierno del estado y de
prestadores de servicios.
Mala etapa
Hacia agosto de 2015 se suscitó
la peor etapa y la situación se
volvió insostenible. En octubre
iniciaron los trámites para sustituir
el equipo obsoleto. “Evaluamos dos
empresas: una local, Grupo Zitec,
que nos ofreció un servicio con
La propuesta contempló tecnología IP Office 500, tres teléfonos digitales y varios analógicos
y servicio de garantía. .
un equipo de otra marca, apenas
suficiente; y a la par, a Maya Quetzal,
compañía con muy buena presencia
en telecomunicaciones, pero sus
“
Para el Centro de
Convenciones, Avaya
ha significado
innovación, facilidad de uso y pronta
respuesta.” ” — Miguel Ángel Salvador Luciano
Jefe del área de Informática.
servicios son muy caros.”
Líneas cruzadas
Hasta antes de contactar a Avaya y
Su proveedor de servicios de
su business partner ho1a, el Centro de
Internet y telefonía les ofreció una
Convenciones tenía un conmutador
tercera opción, ya que mantiene una
muy básico, incapaz ya de soportar
estrecha relación con ho1a, que les
su crecimiento en espacios y
hizo una propuesta tecnológica y
personas con requerimientos de
de financiamiento. “Yo he confiado
comunicación cada vez mayores.
desde siempre en la marca Avaya
“El equipo daba servicio al personal
y quería permanecer con ella. Sus
interno, y cuando alcanzaba, se
menús y configuraciones se me
ampliaba a los clientes”.
facilitan mucho y la interfaz de
programación es muy buena.
Entre los problemas que enfrentaban
–cuenta Miguel Ángel Salvador– “se
“Afortunadamente desde la
nos cruzaban las líneas; si entraba
parte técnica tengo voz y voto. Y
una llamada para mí y otra para
finalmente nos convenció que ho1a
un compañero, nos escuchábamos
fuera de inicio a fin el que instalara,
ambos; no teníamos confidencialidad;
configurara y probara, y nos dieran
el cliente comúnmente nos decía: ‘no
el financiamiento por medio de
te escucho, ¿por qué escucho otra
Megacable, pagando con facilidades
voz?’, y se generaba confusión. Si
a tres años, mes con mes”, explica el
hablaban dos o tres personas, todos
jefe de Informática.
oían un fondo raro. Peor aún, más del
2 | avaya.com/mx
50% de las llamadas se perdían, lo
La propuesta contempló tecnología
cual disgustaba a clientes y usuarios
IP Office 500, tres teléfonos digitales
internos; esa era la parte más crítica”. y varios analógicos y servicio de
Y aunque por estas razones no
garantía. “Queríamos tener una
perdían clientes, pues optaban por
infraestructura robusta, porque en
hacerlos venir o ir físicamente a
los negocios y reuniones de turismo,
donde estaban ellos, sí les quitaba
la tecnología de telecomunicaciones
es una tendencia importante. La
el servicio, simplemente las saco
implementación se realizó en dos
del IP Office”, asegura el ingeniero
días de mediados de febrero de
Luciano. 2016”, destaca. Respuesta al cambio
Negocio sin pérdidas
El personal ha respondido bien al
cambio y admite que la comunicación
Robusto y flexible
es más flexible y viable. “Ya no
La oficina consiste de una Dirección
le lleguen las llamadas. La gente
General, una Dirección del Centro
está contenta, esperando más”. De
de Convenciones, dos direcciones
acuerdo con el licenciado Salvador
que apoyan el recinto y una unidad
Luciano, la organización se ha
de apoyo administrativo. “Estamos
beneficiado pues los clientes cuando
usando 30 líneas analógicas que
llaman son atendidos.
se queja de que se corten o no
están funcionando muy bien”. Tras la implementación del equipo, la administración del conmutador
“Con esta tecnología se ha
se ha facilitado enormemente. “El IP
implantado el modo de ‘robo’ de
Office es robusto pero más flexible
llamadas con lo cual siempre son
–sostiene Miguel Salvador–, fácil
contestadas y eso es básico para
de manejar, entender y de elegir
cualquier empresa. Por el tipo
menús. Se ahorra mucho tiempo, ya
de programación digital, si no se
puedo identificar más rápidamente
extensiones, usuarios y asignar sus
privilegios. En el caso de la telefonía
contesta en un lugar, la llamada ‘salta’
hasta llegar a alguien que por fin
Tras la implementación del equipo la
administración del conmutador se ha
facilitado enormemente. .
Servicio de 10
Las mejoras no han terminado,
análoga, con los modelos que
pueda dar una respuesta o atender a
aclara el Jefe de Informática, y
tenemos se hacen más eficientes las
un cliente. Tenemos cero pérdidas de
van aprovechando las bondades
comunicaciones; por lo que toca a la
llamadas”, establece.
que ofrece el equipo. “Estamos
caminando hacia allá, y en un futuro
telefonía digital ya todo está por red
y tenemos infraestructura cableada.
La afluencia de los eventos
demuestra que las llamadas entran y
“Si hubiera la necesidad de poner en
incorporaremos más privilegios,
correo de voz y videoconferencia.
Un punto importante hoy día es
se realizan sin inconvenientes. “Con
la movilidad y me gustaría hacer
el equipo que teníamos, los clientes
uso de la robustez del equipo e
red, conecto al teléfono digital a
antes de entrar en materia siempre
implementarla. La intención es
la corriente y ya tengo el teléfono
se quejaban. Puedo afirmar que su
documentar, hacer pruebas y
configurado. Antes, si no alcanzaba satisfacción se ha incrementado entre
convencer a la gente que podemos
la extensión había que adicionar una
30 y 40 por ciento, pues ya no hay
tarjeta, configurarla y hacer pruebas,
quejas”.
otro lugar una extensión, únicamente
la doy de alta, pongo un cable de
y debemos aprovechar esta
tecnología”, sostiene.
lo cual resultaba muy engorroso”.
Y con el cambio también se solucionó
Por necesidades de eventos es
el problema de líneas cruzadas. “Al
posible que se requieran, por
final de cuentas no eran los cables
ejemplo, hasta 30 líneas operando
ni la infraestructura, era el equipo
de forma simultánea. “Se pueden
que ocasionaba ineficiencias en la
implementar sin ningún problema
comunicación de los colaboradores.
y sin recurrir a un proveedor de
El cambio ha redituado en optimizar
servicio externo temporal para tener
recursos y agilizar procesos”, admite. Al evaluar el desempeño de
ho1a, expone: “Si le ponemos una
calificación en la escala del 1 al
10, le pongo 10. Hicieron un buen
seguimiento y la implementación
fue en tiempo y forma. Avaya se ha
actualizado en hardware y software,
han escalado muy bien pero al mismo
tiempo no han dejado de hacer su
avaya.com/mx | 3
interfaz sencilla, amigable, dinámica y flexible, fácil de entender. Es una buena
herramienta para brindar un buen servicio interno y externo.
“El costo-beneficio fue óptimo; es una inversión a largo plazo que en el dado caso
de que se requiriera alguna actualización, no representará problema”, finaliza
Miguel Ángel Salvador Luciano.
SISTEMAS
SERVICIOS
IP Office 500, teléfonos digitales y
analógicos Garantía de servicio
ACERCA DE CENTRO DE CONVENCIONES Y
POLYFORUM CHIAPAS
El Centro de Convenciones y Polyforum Chiapas es un complejo multi propósitos
ubicado en Tuxtla Gutiérrez. El complejo fue proyectado por el arquitecto Abraham
Zabludovsky. Cuenta con nueve salas para la realización de eventos sociales,
empresariales o institucionales, con capacidad de 50 hasta 1.500 personas,
Acerca de Avaya Avaya provee soluciones
de Comunicaciones
Inteligentes que ayudan
a las compañías a
transformar sus negocios
para alcanzar una
ventaja competitiva
en el mercado. Más de
1 millón de empresas
alrededor del mundo,
incluyendo más del 90
por ciento de integrantes
de la lista de Fortune
500, utilizan soluciones
Avaya para Telefonía IP,
Comunicaciones Unificadas,
Centros de Contacto y
Comunicaciones Integradas
a los Procesos de Negocios.
Los Servicios Profesionales
de Avaya proveen servicios
integrales y apoyo para
compañías, de pequeñas
a grandes. Para mayor
información comuníquese
al 01 800 713 80 81 o al
(55) 52 78 7700, o visite el sitio web: www.avaya.com/mx
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mientras el auditorio Polyforum puede recibir 3.875 espectadores. Es utilizado para
efectuar conciertos y eventos deportivos, así como la presentación de obras
teatrales y musicales. Es uno de los recintos de espectáculos más modernos del
sureste de México. ACERCA DE ho1a
ho1a es la empresa mexicana con más de 25 años de experiencia en soluciones de
infraestructura de red y servicios administrados de TI. Cuenta con el portafolio más
completo para el crecimiento de las industrias con soluciones tecnológicas
orientadas para resolver problemas de negocio. Desarrollamos productos y
servicios especializados para verticales como: comercio, educación, finanzas,
manufactura, hospitalidad, salud y sector público.
Somos especialistas en soluciones de atención y servicio al cliente, comunicaciones
y cómputo, en sitio y en la nube, asesoría y consultoría técnica, implementación y
administración de proyectos, servicios de operación, soporte y mantenimiento de
soluciones. A través de la innovación hacemos a nuestros clientes más
competitivos, productivos y rentables.
Para más información sobre ho1a, visite el sitio web: http://www.ho1a.com/. Contacto: 01 800 347 4849 - [email protected] © 2016 Avaya Inc. Todos los derechos reservados.
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