Memorando Técnico - Electrificadora del Meta

ELECTRIFICADORA DEL META S.A.-EMSA
Consultoría para el acompañamiento de la implementación del nuevo marco normativo
contable para las empresas que se encuentran bajo el ámbito de contabilidad pública e
Información Financiera para Entidades Gubernamentales que no cotizan en el mercado de
valores, ni captan ni administran ahorro al público, de acuerdo con la Resolución 414 de
2014 expedida por la Contaduría General de la Nación el 8 de Septiembre de 2014,
mediante la cual se incorpora como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública,
el Marco Conceptual y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y
Presentación de los Hechos Económicos aplicable a las empresas definidas en el artículo
segundo de dicha resolución.
ANALISIS DEL IMPACTO TECNOLÓGICO
Objetivo:
Realizar un análisis del impacto en los cambios tecnológicos necesarios para la adecuada
adopción e implementación del nuevo marco normativo contable para las empresas que se
encuentran bajo el ámbito de contabilidad pública e Información Financiera para Entidades
Gubernamentales que no cotizan en el mercado de valores, ni captan ni administran ahorro
al público, de acuerdo con la Resolución 414 de 2014.
Alcance:
El alcance del presente documento es relacionar los principales impactos tecnológicos y las
necesidades relacionadas en cada uno de los componentes que afectan de manera directa
la adopción del nuevo marco en Electrificadora del Meta S.A.-EMSA.
1
TABLA DE CONTENIDO
I.
INTRODUCCIÓN .......................................................................................... 3
II. CONTEXTO DE LA TECNOLOGIA .................................................................. 4
A. Arquitectura Actual ................................................................................. 4
B. Contexto de Adopción ............................................................................. 6
III. MARCO METODOLOGICO ........................................................................... 8
IV.
DIAGNÓSTICO DE IMPACTOS ................................................................... 9
V. RESUMEN Y CONCLUSIONES ..................................................................... 11
Conclusión General ...................................................................................... 11
Inductores del Proyecto de ajuste Tecnológic: ............................................. 11
Aspectos relevantes que requieren definición ............................................. 12
Consideraciones Finales ............................................................................... 13
2
I.
INTRODUCCIÓN
Este documento resume aspectos del análisis adelantado sobre la tecnología instalada en
ELECTRIFICADORA DEL META S.A., a fin de aproximar los desafíos y acciones que deben ser
asumidos para el ajuste de los sistemas de información CONTABLE Y FINANCIERO en este
caso (SAP), en línea con la adopción de las normas internacionales de información y reporte
financiero.
A partir de la identificación de la plataforma de información y su capacidad de adaptabilidad
a los requerimientos impuestos por el proceso de implementación normativa, considerando
además que a nivel tecnológico el impacto va asociado a los componentes de tecnología
involucrados de hardware y software, que soportan los requerimientos NIIF, los cuales
evolucionan a la medida de las exigencias, se desarrolló el análisis expuesto enseguida,
como un elemento de estudio y aplicación, que implicará nuevas inversiones en recursos de
tiempo, personal, apoyo externo y financieros que deben cuantificarse.
3
Aplicación
SIEC
SAP
SP6
ORFEO
PRIME
SPARD
EPS30 (Venta Prepago)
Ubiest
Gestión de Activos
Soluaudi
SCADA
Ofimática
Consulta Protocolos
Mercadeo
Contact Center
Transacciones
Comercial (Telemedida)
Gerencia Comercial
Facturación
Atención al Cliente
Cartera
X X X X
X X
X
X
X
X
X
X X X X
X
X
X X X X
X
X
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X X
X
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Ingeniería
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X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Planeación
X
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Responsabilidad Social
Gerencia General
Ing. Corporativa y
comunicaciones
Proyectos Estratégicos
Mejoramiento Organizacional
C.I.
Gerencia de planeación
Jurídica
Control Interno
Jurídica
Administración de proc. Legales
Financiero Administrativa
y Gestión Humana
Disciplinarios
Secretaria General
Nomina, admón. personal
Salud Ocupacional
Evaluación Desempeño
Bienestar Social
Gerencia Gestión Humana
Abastecimiento
TIC
X
Logística
Distribución
Tesorería
Presupuesto
Contabilidad
Subestaciones
X
X
Gerencia Financiera Admin
Líneas y redes
Comercial
Planeamiento eléctrico
Distribución
X
X
Gerencia Distribución
II.
CONTEXTO DE LA TECNOLOGIA
A. Arquitectura Actual
La electrificadora del Meta presenta en la actualidad las siguientes aplicaciones relacionadas con las funciones financieras:
Gerencia
General
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Neos (Mesajeria
instantanea interna)
X X X X
Intranet (Consulta de
documentos calidad)
X X X X
Digiturno
X
Joomla (Editor de
contenidos web)
Generador Certificados
Retenciones
Proveedores
Antivirus
X X X X
OMS (Registro de fallas
clientes)
Fillezila (Cliente para
transferencia de
archivos)
X
Liquidación clientes
STR Y AP (Aplicación
en Access)
Generador de
informes cierre cartera
(Aplicación Access)
X
Publicación de
procesos de
contratación
Envío electrónico de
facturas de los clientes
X
Consulta factura de
clientes en la web
X X X
Teamviewer (acceso
remoto)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
5
X
X
Para nuestro estudio las aplicaciones con impacto directo a nivel tecnológico para la
implementación NIIF se relacionan a continuación, junto con las áreas de los usuarios que
tendrán alcance:
Aplicación
Áreas
SIEC
Gerencia comercial, Facturación, Atención al
cliente, Cartera, Mercadeo, Contact Center,
Transacciones,
Comercial
telemedida,
Gerencia de distribución, Planeamiento
Eléctrico, Líneas y redes, subestaciones,
Ingeniería,
Contabilidad,
Presupuesto,
Tesorería, Logística, Jurídica, Control
Interno, Gerencia General.
SAP
Gerencia comercial, Facturación, Cartera,
Gerencia de distribución, distribución,
Líneas y redes, subestaciones, Ingeniería,
Gerencia
Financiera,
Contabilidad,
Presupuesto, Tesorería, Logística, TIC,
Abastecimiento, Control Interno, Gerencia
de Planeación, Gerencia General.
SP6
Gerencia
Financiera,
Contabilidad,
Tesorería, Abastecimiento, Gerencia Gestión
Humana, Evaluación de desempeño,
Nómina y administración de personal,
Control Interno.
B. Contexto de Adopción
A continuación señalamos algunos de los temas relevantes en el estudio que compete a
este documento:
Capitulo: Hace referencia a la definición de los elementos de los estados financieros de
acuerdo con la normativa y el documento de Normas para el Reconocimiento, medición,
revelación y presentación de los hechos económicos bajo la resolución 414 de 2014.
6
Sección: Relaciona el subtema especifico por grupo de cuentas contemplados para cada
capítulo dentro del documento de Normas para el Reconocimiento, medición, revelación y
presentación de los hechos económicos bajo la resolución 414 de 2014.
Cuenta Local: Hace referencia al código de cuentas por grupo bajo el Régimen de
Contabilidad Pública, establecido por la contabilidad para el Catálogo General de Cuentas
versión 2007.14
Cuenta NIIF: Hace referencia al código de cuentas por grupo bajo el Régimen de
Contabilidad Pública, establecido por la contabilidad para el Catálogo General de Cuentas
de la resolución 139 del 24 de marzo de 2015 y sus modificaciones.
Ledger: Libros transaccionales habilitados para su uso en (SAP), en la actualidad se
encuentran aperturados tres: Local, Fiscal y NIIF, convirtiéndose el ledger NIIF en la
implementación en el libro principal del que se replica la información a los demás.
Política Contable: Son los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados
por la empresa para la elaboración y presentación de los Estados Financieros.
Medición: Para reconocer un elemento en los estados financieros este debe tener un valor
que se haya determinado con fiabilidad. La medición es el proceso mediante el cual se
asigna un valor monetario al elemento. Este proceso se lleva a cabo en dos momentos
diferentes en el reconocimiento y en la medición posterior.
Impacto Tecnológico: Se entenderá como los cambios surgidos para alguno de los libros a
partir de los requerimientos que surgen por la aplicación de las normas.
Necesidad: Requerimientos específicos para el sistema de información, permitirá evaluar si
se requiere de algún tipo de aplicación o desarrollo o si se puede soportar bajo un proceso
estándar para dar cumplimiento a lo requerido por la implementación.
Libro principal: Considerando que el periodo de transición implica mantener información
tanto para las normas vigentes como para las normas en proceso de implementación, así
como que es necesario priorizar los libros contables en la tecnología instalada, se propone
como libro principal el de la norma internacional NIIF y secundarios los de Local y Fiscal.
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III.
MARCO METODOLOGICO
El impacto de la conversión hacia NIIF en los sistemas de información de ELECTRIFICADORA
DEL META S.A., generado por las diferencias conceptuales con las normas locales incitan a
reflexionar sobre:






Diferencias en el tratamiento contable, que pueden requerir de nuevos datos o
nuevos atributos en el manejo de datos contables para dar cumplimiento a las NIIF.
Estructura de cuentas contables y sus políticas relacionadas.
Cambios en los métodos de medición (lógicas de cálculos)
Las aplicaciones tecnológicas actuales de preparación de estados financieros pueden
ser modificadas.
Cambios en los sistemas de reporte. Exigencia de ajustes y nuevos informes que no
solamente cubren el diseño del reporte sino que pueden apoyarse en el lenguaje
utilizado para la generación de los mismos bajo estándares XBRL.
Conciliación entre NIIF con Local, fiscal y otras normas o regulaciones contables.
El resultado de analizar estos temas requiere presupuestar y articular un proyecto de
tecnología que se integre con objetivos corporativos que impliquen el desarrollo de
soluciones.
8
Dado el carácter del proceso contable, las funcionalidades del sistema de información que
se ven impactadas en la adopción de la norma, y que deben ser objeto de análisis,
corresponden a: Parametrización, Reconocimiento y registro, Medición y Presentación.
IV.
DIAGNÓSTICO DE IMPACTOS
Las aplicaciones existentes deben considerar:
Multilibro: Dado que será necesario mantener información contable y fiscal bajo la norma
vigente, simultáneamente con información bajo NIIF, la contabilidad debe poder generar los
registros desde una base transaccional.
Multicontabilidad: A fin de facilitar el uso del sistema de información es conveniente que a
partir de un mismo registro, se pueda originar la información para satisfacer las normas
local, NIIF y Fiscal.
Estados Financieros: Atendiendo la norma, el sistema debe contar con facilidades para
modificar el diseño de los estados financieros, de acuerdo con las exigencias de los entes de
supervisión y control, así como con la dinámica de las NIIF.
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Notas de Revelación-Notas a los Estados Financieros: El sistema de información debería
facilitar la construcción de información que satisfaga los requerimientos de divulgación de
las NIIF.
Requerimiento de hardware: El proveedor del software, debe entregar los requerimientos
mínimos en hardware para almacenamiento y procesamiento con los que debe contar
EMSA, para la implementación del software.
Con base en el contexto enunciado en el titulo anterior y mediciones generales sobre la
tecnología a continuación se resume la valoración de los impactos para los temas contables
y financieros desde el punto de vista tecnológico:
Impacto
TI-SAP Y
OTROS
Nivel
Icono
Descripción
Importante
Implica cambios en las funcionalidades de los
procesos para registro, medición, presentación
de informes y datos para revelación de
información, así como procesos de
consolidación.
Moderado
Los ajustes son menores y pueden ser
absorbidos mediante cambios puntuales en los
aplicativos.
Bajo
Los impactos corresponden a ajustes en
parámetros de los sistemas o desarrollos
menores.
N/A
No existen sistemas de información que sea
impactado o lo que se tienen no requieren
ajuste.
La siguiente es la calificación asignada a los rubros analizados a partir de la norma
internacional y que generan un impacto a nivel tecnológico que debe ser tomado en cuenta
y que se analizan en el “Anexo A. Dx. Tecnológico SAP”:
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Nivel
TI
Sección
EFECTIVO Y EQUIVALENTES DEL EFECTIVO
INVERSIONES
CUENTAS POR COBRAR
DETERIORO DE CARTERA
INVENTARIO
DETERIORO DE INVENTARIOS
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
INTANGIBLES
PRÉSTAMOS POR PAGAR
CUENTAS POR PAGAR
BENEFICIOS A EMPLEADOS
PROVISIONES
INGRESOS
Impacto
El detalle del diagnóstico de estos rubros se observa en el Anexo A. “Dx. Tecnológico SAP”,
así como el detalle de los cambios en la cuentas del Catálogo General de Cuentas de
acuerdo con lo señalado en la Resolución 437 del 12 de agosto de 2015 sobre la información
a reportar respecto al Estado de Situación Financiera de Apertura Anexo B. “PUC
Homologado”.
V.
RESUMEN Y CONCLUSIONES
Conclusión General:
Resultado del diagnóstico adelantado se puede concluir que los impactos derivados de la
adopción de NIIF requerirán de ajustes en la tecnología que apoya el reconocimiento, es
decir registro de la información, así como la medición de los conceptos, la presentación de
los reportes requeridos por las partes interesadas incluidos los estados financieros y las
revelaciones.
Inductores del Proyecto de ajuste Tecnológico:
El proceso de adopción de NIIF no puede ser el único inductor para definir la
transformación, ajuste o cambio de las plataformas tecnológicas, esto debe ir acompañado
de la satisfacción de las necesidades del negocio y la maduración de sus sistemas de
información, elementos que junto con las experiencias de implementación ayudarán a
determinar la inversión y esfuerzo de un proyecto de estos se deriva.
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a) Definición de los requerimientos del negocio. En este sentido es importante en
primera instancia definir los requerimientos del negocio, resultado de adelantar
el ajuste interno de procesos, que considere el análisis y la maduración tanto del
modelo operativo como de dichos procesos. Este estudio también considerará
los requerimientos identificados en el marco del diagnóstico funcional de la
adopción de NIIF. El producto del proyecto señalado inducirá un grado de ajuste
de mayor aproximación que requiera la tecnología.
b) Utilización de la tecnología. La directriz de la Electrificadora es la actualización y
adaptación de sus sistemas de información para que cumplan con lineamientos
aquí expuestos.
Aspectos relevantes que requieren definición.
En línea con lo indicado en este documento, será necesario adelantar los siguientes pasos a
fin de proceder a construir el proyecto de ajuste tecnológico:
a) Confirmación de políticas contables y directrices financieras. Es necesario
formalizar las políticas contables que direccionarán los procesos de registro,
medición consolidación a fin de establecer las directrices que orientarán los
ajustes tecnológicos.
b) Definición de la estrategia de tecnología. La definición de la estrategia a seguir
para la tecnología se orienta bajo el entendimiento de los planes y objetivos
internos de forma que esté alineada con la norma de adopción en Colombia:
1. Definición de los requerimientos del negocio. Previo el desarrollo del
proyecto ajuste de los procesos (modelo operativo).
2. Preparación del proyecto. Desarrollo de los protocolos internos para la
preparación de términos de referencia.
3. Ejecución del proyecto. Se deben iniciar las actividades de implementación.
4. Generación del balance de apertura (Estado de situación financiera de
apertura). Este es un elemento externo al ajuste de la solución, pero que se
debe entender que genera esfuerzos para producir información requerida en
los análisis y mediciones de reconocimiento inicial.
5. Ejecutar el proyecto de alistamiento y ajuste tecnológico, incluidas las
pruebas respectivas y su puesta en productivo.
6. Carga y reprocesamiento.
 Carga del balance de apertura.
 Reprocesamiento de enero a la fecha de implementación de la
solución de la información de componentes como Propiedad planta y
equipo, costos, cartera, bajo las mediciones de las NIIF.
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7. Ingreso del movimiento transaccional, se debe actualizar la información en la
solución para que quede al día en el mes seleccionado por la compañía.
8. Normalización de la operación, adopción de los ajustes funcionales y demás
aspectos relacionados con la gestión del cambio.
9. Generación de los estados financieros no comparativos a diciembre de 2015.
Año 2016: El año 2016 será un proceso de aseguramiento, seguimiento y mantenimiento de
la solución integral basada en los requerimientos del negocio y por ende en la adopción de
Niif. Finalmente la generación de los primeros estados financieros comparativos. La
contabilidad transaccional debe realizarse desde 01 de enero de 2016.
Consideraciones Finales.
Dados el alcance, impacto e importancia del proyecto a continuación ponemos algunas
consideraciones necesarias para el desarrollo:
a) Participación del equipo NIIF y gerencial en la definición, desarrollo y sostenibilidad
del proyecto.
b) Ajuste de procesos alineados a los requerimientos del negocio, incluidos los que se
han originado por la adopción de NIIF.
c) Asignación de recursos al proyecto (Económicos, humanos, Técnicos, Logísticos).
d) Ejecución y control del proyecto
e) Definición del modelo de control y seguimiento al modelo operativo, los procesos
implementados y la solución tecnológica en producción, específicamente para el
reporte exigido por las NIIF.
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